Regler for byggeri i Region Syddanmark

Regler for byggeri i Region Syddanmark Bygherrepolitik Byggeregulativ Organisering af udvendig bygningsvedligeholdelse Organisering af intern energi- og miljøstyring Senest ajourført den 6. juli 2007

INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Forord... 4 1.1 Bygherrepolitik... 4 1.2 Byggeregulativ... 4 1.3 Udvendig vedligeholdelse... 4 1.4 Energi- og miljøstyring... 4 2 Godkendelse... 5 3 Bygherrepolitik... 6 3.1 Indledning... 6 3.2 Velfungerende bygninger... 6 3.3 Fastholdelse af bygningernes værdi... 6 3.4 Energi- og miljørigtige bygninger... 7 3.5 Byggestyringsregler... 7 3.6 Kompetencecenter... 7 4 Byggeregulativ... 8 4.1 Formål... 8 4.2 Anvendelsesområde... 8 4.3 Beslutningsproces og kompetencefordelingsplan... 8 4.4 Bygherrefunktionen... 9 4.5 Indkøb af rådgivningsydelser og entrepriser... 10 4.6 Anlægsregnskabets godkendelse... 10 5 Fasebeskrivelse... 11 5.1 Idéoplæg... 11 5.2 Programoplæg... 11 5.3 Byggeprogram og anlægsbevilling... 11 5.4 Valg af rådgiver og indgåelse af rådgiverkontrakt... 12 5.5 Dispositions- og projektforslag... 12 5.6 Projektering og udbud... 12 5.7 Licitation og godkendelse... 12 5.8 Entreprisekontrakt... 12 5.9 Projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn... 13 5.10 Regnskabsaflæggelse... 13 5.11 1-års eftersyn... 13 5.12 5-års eftersyn... 13 6 Organisering af udvendig vedligeholdelse af bygningerne klimaskærm... 14 6.1 Formål... 14 6.2 Afgrænsning... 14 6.3 Økonomi... 14 6.4 Indsatsområder... 14 6.5 Organisering og opgaver... 15 6.6 Særlige tiltag... 15 6.7 Kompetencefordelingsplan... 16 6.8 Projektplan... 16 7 Organisering af intern energi- og miljøstyring... 17 7.1 Formål... 17 7.2 Love og regler... 17 7.3 Indsatsområder... 17 Side 2

7.4 Organisering og opgaver... 19 7.5 Kompetencefordelingsplan... 20 Bilag A (bilag til punkt 6.8)... 21 Side 3

1 FORORD Regler for byggeri i Region Syddanmark består af Bygherrepolitik Byggeregulativ Organisering af udvendig vedligeholdelse Organisering af intern energi- og miljøstyring 1.1 Bygherrepolitik Bygherrepolitikken giver en beskrivelse af de overordnede hensyn, regionsrådet vil tage udgangspunkt i som bygherre. Formålet med bygherrepolitikken er at sikre sammenhæng i arbejdet med regionens bygningsmasse og sammenhæng til nationale og globale målsætninger om at skabe velfungerende og bæredygtige helheder, såvel i det eksisterende byggeri som i det fremtidige byggeri. Overordnet baserer bygherrepolitikken sig på ønsket om velfungerende bygninger, fastholdelse af bygningernes værdi samt energi- og miljørigtige bygninger. 1.2 Byggeregulativ Byggeregulativet indeholder beskrivelse af den beslutningsproces, der som udgangspunkt skal følges i anlægssager, og forslag til, hvornår der skal træffes politisk beslutning i sagsforløbet. I bilaget til byggeregulativet beskrives indholdet af de enkelte faser i en anlægssag i Region Syddanmark. Byggeregulativet vil gælde for alle sager, hvor der gives særskilt anlægsbevilling. I 2007- budgettet gælder det alle anlægssager over 2 mio. kr. Af punkt 3 i regulativet fremgår, at ved den indledende behandling af et forslag til et anlægsprojekt kan beslutte en særlig organisering eller fremgangsmåde. I første halvår af 2007 vil der blive udarbejdet en byggehåndbog indeholdende hjælpeværktøjer og paradigmaer for eksempelvis entreprisekontrakt, byggeprogram og projektforslag. Byggeregulativet vil sammen med byggehåndbogen udgøre Region Syddanmarks samlede byggestyringsregler. 1.3 Udvendig vedligeholdelse I Organisering af den udvendige vedligeholdelse af regionens bygninger lægges der op til, at regionsrådet årligt skal tage stilling til prioriteringen af vedligeholdelsesarbejderne. Formålet med systematisk udvendig bygningsvedligeholdelse af bygningernes klimaskærm i regionen er at opnå en høj ensartet standard på tværs af regionens ejendomme, der samtidig medvirker til at bevare bygningernes økonomiske og æstetiske værdi. Der lægges op til en systematisk årlig gennemgang af regionens tage og facader (klimaskærmen), som danner grundlag for den efterfølgende vedligeholdelsesplanlægning og gennemførelse af vedligeholdelsesopgaverne. For at opnå potentielle stordriftsfordele udbydes vedligeholdelsesopgaverne så vidt muligt ved samlede udbud på tværs af regionens sygehuse og institutioner. 1.4 Energi- og miljøstyring I Organisering af intern miljø- og energistyring lægges der op til, at regionsrådet følger indsatsen ved behandling af regionens årlige energi- og miljøredegørelse. Formålet med energi- og miljøstyringen i Region Syddanmark er at begrænse regionens energi- og miljøbelastning særligt med fokus på el-, vand- og varmeforbruget. Der fokuseres på at fremme energieffektiv adfærd samt sikre inddragelse af energi- og miljøhensyn i forbindelse med nybyggeri samt drift og vedligeholdelse af regionens bygninger. Side 4

2 GODKENDELSE Det samlede oplæg har været udsendt i høring i organisationen og til samtlige sygehuse, og er herefter tilrettet efter de indkomne bemærkninger. Oplæggene er godkendt i regionsrådet den 5. februar 2007. Reglerne træder i kraft ved godkendelsen. Side 5

3 BYGHERREPOLITIK 3.1. Indledning Med en bygningsmasse på ca. 1,2 mio. m² bruttoetageareal og et årligt anlægsbudget på 0,4-0,6 mia. kr. er Region Syddanmark en af landets største bygningsejere og bygherrer. Regionsrådet finder det derfor vigtigt at få fastlagt en bygherrepolitik, som kan skabe sammenhæng mellem arbejdet med regionens bygningsmasse og de nationale og globale målsætninger om at skabe velfungerende og bæredygtige helheder såvel i det eksisterende som det fremtidige byggeri. Regionsrådet ønsker at være en bygherre, der via dialogbaseret kommunikation i regionen som helhed og i nærområdet, udviser åbenhed, synlighed og hensynsfuldhed ved opførelse af byggeri. Overordnet baserer bygherrepolitikken sig på ønsket om velfungerende bygninger, fastholdelse af bygningernes værdi samt energi- og miljørigtige bygninger. Politikken er baseret på visionerne for Region Syddanmark som virksomhed: Med regionens brugere som omdrejningspunkt vil vi tilrettelægge vores virksomhed ud fra kvalitet, sammenhæng og tilgængelighed. Vi vil være konkurrencedygtige, fornyende og dagsordenssættende. Vi vil skabe en attraktiv arbejdsplads, der konkurrerer blandt de bedste med udviklingsmuligheder for den enkelte. Politikken baseres også på regionens organisationsprincipper om: At der ikke må være dobbeltdækning af opgaver og at støttefunktioner bliver varetaget centralt og skal yde højt kvalificeret service. 3.2 Velfungerende bygninger Bygningerne skal udgøre æstetiske, funktionelle, fleksible og inspirerende fysiske rammer, der er tilpasset omgivelserne og de konkrete funktioner, som de anvendes til. Regionsrådet ønsker, at dette realiseres gennem bevidst arbejde med arkitektur og kvalitet. Region Syddanmarks bygningsmasse skal være præget af forskellig arkitektur, som beriger det offentlige rum og samtidig tilpasser sig omgivelserne. Der skal være tale om en sammensmeltning af æstetiske, funktionelle, teknologiske, økonomiske og miljømæssige krav. Region Syddanmark lægger vægt på byggeri af god kvalitet der bestemmes af: Udseende, funktionalitet, levetid, miljøbelastning og driftsvenlighed. En rationel udnyttelse af knappe ressourcer er bl.a. at fokusere mere på totaløkonomi. Ved at etablere et kvalitetsbyggeri er der større sandsynlighed for en billig og uproblematisk drift og vedligeholdelse. 3.3 Fastholdelse af bygningernes værdi Regionens bygningsmasse repræsenterer skønsmæssigt en værdi på ca. 18 mia. kr., der som minimum ønskes bevaret via effektiv bygningsplanlægning samt drift og vedligeholdelse. Regionsrådet ønsker, at dette realiseres for hele regionens bygningsmasse gennem en struktureret model for udvendig bygningsvedligeholdelse. Vedligeholdelse af bygningerne skal ud fra både æstetiske og økonomiske hensyn have høj prioritet. I forbindelse med planlægning af udvendig vedligeholdelse udarbejdes løbende byggetekniske vurderinger med henblik på forslag til prioritering af vedligeholdelsesrammerne. Ud- Side 6

møntningen af de planlagte vedligeholdelser bør som hovedregel følge samme tidsplan på tværs i organisationen, således at der kan være mulighed for samlet udbud af en række af opgaver. Også i vedligeholdelsessituationen er det væsentligt at se på totaløkonomien: God løbende vedligeholdelse er med til at give større forsyningssikkerhed (værn mod pludselige nedbrud) og derigennem større budgetsikkerhed, og vil ofte på lang sigt være billigere og dermed muliggøre at der kan frigøres ressourcer til andre formål. 3.4 Energi- og miljørigtige bygninger Ved nybyggeri lægger Region Syddanmark vægt på energi- og miljørigtige løsninger, som sikrer en effektiv bygningsdrift og samtidig er til gavn for miljøet. I den eksisterende bygningsmasse antages der at ligge et meget stort besparelsespotentiale ved at gennemføre energieffektiviseringer, især for det byggeri, der er opført før energikrisen og bygningsreglementstramninger i 1970 erne. Som basis for prioritering af indsatsen udarbejdes energi- og miljøregistrering på den enkelte institution, der årligt bearbejdes til en samlet energi- og miljøredegørelse. 3.5 Byggestyringsregler Regionsrådet ønsker, at slutresultatet af regionens byggeprojekter kommer til at fremtræde med størst mulig optimering af de ønskede funktioner og de anvendte midler. Dette gøres bl.a. via et professionelt og systematisk planlægningsarbejde med inddragelse af alle relevante interessenter. Til støtte herfor er der udarbejdet et sæt byggestyringsregler, der bl.a. sikrer at gældende love og regler vedr. udbud og byggeri overholdes samt sigter mod et ensartet niveau for byggestandarder og maksimal styring af indhold, kvalitet, tid og økonomi. Byggestyringsreglerne består af et byggeregulativ og en byggehåndbog. Sidstnævnte rummer en række administrative retningslinier og paradigmaer med sigte på en ensartet forretningsgang for byggesagerne. Regionsrådet er bygherre og det relevante driftsområde varetager bygherrefunktionen. 3.6 Kompetencecenter Bygningsafdelingen er Region Syddanmarks centrale kompetencecenter vedrørende byggeog anlægsopgaver samt vedligeholdelses- og energiopgaver. Afdelingen har til opgave at sikre gennemførelse af bygherrepolitikken. Dette sker bl.a. gennem udvikling, kompetenceudvikling og LEAN. Region Syddanmark ønsker blandt andet, via deltagelse i eksterne vidennetværk og udviklingsprojekter, at spille en aktiv rolle i udviklingen af dansk byggeri. I Region Syddanmark vil vi gerne fremme kompetencemiljøer, hvor der skabes mulighed for udvikling og videndeling på tværs af afdelinger, driftsområder og institutioner. Medarbejdernes deltagelse i interne og eksterne vidensnetværk, kurser og efteruddannelse prioriteres højt. Det forventes, at bygningsafdelingen bidrager til høj produktivitet i bygge- og vedligeholdelsesopgaverne bl.a. gennem optimering af udbudsprocesser. Bygningsafdelingen forudsættes endvidere at have kompetencer i forhold til alternative projekterings- og finansieringsformer. (OPP mv.) Side 7

4 BYGGEREGULATIV 4.1 Formål Formålet med byggeregulativet er at skabe klare og ensartede retningslinier for den administrative og politiske behandling af alle regionens bygge- og anlægssager. 4.2 Anvendelsesområde Regulativet finder anvendelse på alle projekter vedrørende bygge- og anlægsarbejder, hvortil der i henhold til bevillingsreglerne skal søges særskilt anlægsbevilling, som fastlægges i det årlige budget. Regulativet finder ikke anvendelse på medicotekniske apparaturanskaffelser. Regulativet er ikke obligatorisk for byggearbejder, hvortil regionsrådet har givet rammebevilling i årsbudgettet, fx til udvendig bygningsvedligeholdelse, der finansieres af centrale anlægsrammebevillinger. 4.3 Beslutningsproces og kompetencefordelingsplan Beslutningsprocessen følger normalt nedenstående faser. Fasernes indhold fremgår i detaljer af Fasebeskrivelse, bilag 1. I sager under 5 mio. kr. kan driftsområdet beslutte, at kravet til faseindhold reduceres. Af efterfølgende skema fremgår, hvem der normalt udarbejder og godkender de enkelte faser: Fasebeskrivelse Driftsområde Bygningsafdelingen, intern bygherrerådgiver Ekstern rådgiver Regionsrådet 1 Idéoplæg U + I M G 2 Programoplæg U M 3 Byggeprogram og anlægsbevilling M + I U G 4 Rådgivervalg og G U Rådgivningskontrakt 5 Dispositions- og projektforslag M + G M U 6 Projektering og udbud G M U 7 Licitation og godkendelse I M U G 8 Entreprisekontrakter G M U 9 Projektopfølgning, G M U byggeledelse og fagtilsyn 10 Regnskabsaflæggelse U M M G 11 1-års eftersyn M M + G U 12 5-års eftersyn M U + G M Driftsområdet = samlebegreb for områdets stab og institutioner Symbolforklaring U Ansvar for udarbejdelsen/udarbejder M Medvirker, deltager i møder, sikrer intern koordinering G Godkender I Indstiller (udarbejder dagsorden) Det enkelte driftsområde afgør i hvilket omfang driftsområdets kompetence skal fordeles mellem staben, de underlagte institutioner og Bygningsafdelingen. I forbindelse med regionsrådets godkendelse af idéoplæg kan der i den enkelte sag - vedtages afvigelser i forhold til projektets organisation, Side 8

- vedtages anvendelse af andre samarbejds- og udbudsformer (fx partnering eller omvendt licitation), - vedtages sammenlægning af faser, - vedtages at licitationsresultatet godkendes af driftsområde 4.4 Bygherrefunktionen Regionsrådet er bygherre og det relevante driftsområde varetager bygherrefunktionen. Bygherrefunktionen omfatter ansvaret for planlægning, projektering, valg af rådgivere og entreprenører, udførelse af det planlagte byggeri, indhentning af de i regulativet foreskrevne godkendelser og bevillinger. Regionsrådet - foretager den overordnede styring og planlægning af Regionens byggearbejder i forbindelse med regionsrådets vedtagelse af budgettet og investeringsoversigten, - fastlægger ved budgetlægningen de årlige rådighedsbeløb for hvert driftsområde. Dette sker sædvanligvis på baggrund af idéoplæg eller programoplæg fra driftsområderne, - godkender idéoplæg, byggeprogram og meddeler anlægsbevilling til gennemførelse af byggeriet. I særlige tilfælde kan der søges anlægsbevilling til forundersøgelser, udarbejdelse af programoplæg, byggeprogram og eventuel projektering, - godkender licitationsresultat, - godkender det endelige anlægsregnskab, - fastlægger nærmere retningslinier for administration af regulativets bestemmelser. Driftsområdet - udarbejder idéoplæg og budgetgrundlag, - udarbejder programoplæg, - medvirker ved udarbejdelse af byggeprogram, - udarbejder indstilling til regionsrådet om godkendelse af idéoplæg, byggeprogram og licitationsresultat samt meddelelse af anlægsbevilling, - godkender hvilke rådgivere, der indbydes og godkender rådgivningskontrakter, - medvirker ved udarbejdelse af byggeprogram, - godkender dispositions- og projektforslag samt projektering og udbud, - godkender i partneringssager valg af partneringsteams, projekteringsaftale, endeligt byggeprogram, udførelses- og partneringsaftale og projektering - godkender entreprisekontrakter - godkender projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn, - udarbejder endeligt anlægsregnskab, - medvirker ved 1- og 5-års eftersyn. Det enkelte driftsområde afgør, i hvilket omfang driftsområdets opgaver skal fordeles mellem staben, de underlagte institutioner og Bygningsafdelingen. Bygningsafdelingen - medvirker ved udarbejdelse af idé- og programoplæg, - udarbejder byggeprogram i det omfang afdelingen har kompetencer og ressourcer hertil. Herudover udarbejdes byggeprogram af eksterne rådgivere med Bygningsafdelingens medvirken, - udarbejder forslag til valg af rådgivere, - udarbejder rådgivningskontrakter og partneringsaftaler, - medvirker ved dispositions- og projektforslag samt projektering og udbud, - udarbejder forslag til entreprenørvalg ved begrænset udbud (indbudt licitation), - medvirker ved udfærdigelsen af entreprisekontrakter, - medvirker ved projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn, - forestår udarbejdelse af 1- og 5-års eftersyn, - yder efter anmodning fra driftsområdet økonomisk, administrativ og teknisk rådgivning i driftsfasen og i forbindelse med nedrivning Side 9

4.5 Indkøb af rådgivningsydelser og entrepriser Rådgivningsaftaler udarbejdes i overensstemmelse med Almindelige bestemmelser for rådgivning og bistand (ABR 89) med Region Syddanmarks tilføjelser. Har summen af rådgivningskontrakterne en størrelse, så EU s direktiver skal tages i anvendelse, skal der som hovedregel gennemføres et udbud med forudgående prækvalificering af tilbudsgivere. I øvrige sager skal der som hovedregel indhentes tilbud fra 4-5 rådgivere. Fag- og hovedentreprisetilbud indhentes på grundlag af Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 92) med Region Syddanmarks tilføjelser. Totalentreprisetilbud indhentes på grundlag af Almindelige Betingelser for Totalentreprise (ABT 93) med Region Syddanmarks tilføjelser. 4.6 Anlægsregnskabets godkendelse Anlægsregnskab udarbejdes og godkendes som anført i Regler for økonomistyring og registreringspraksis for Region Syddanmark. Side 10

5 FASEBESKRIVELSE (bilag til byggeregulativ) Nærværende fasebeskrivelse uddyber indholdet i de enkelte faser, som indgår i byggeregulativets kompetencefordelingsplan. Fasebeskrivelsen suppleres i byggehåndbogen med paradigmaer og ydelsesbeskrivelser for de enkelte faser. Faseopdelingen svarer til faserne i byggeregulativets kompetencefordelingsplan. 5.1 Idéoplæg Idéoplægget indeholder de første tanker og idéer med henblik på eventuel beslutning om opgavens realisering. Idéoplægget udarbejdes typisk i forbindelse med områdets planlægning og senest ved udarbejdelse af budgetbidrag. Beskrivelse og analyse; Beskrivelse og analyse af projektets formål og idégrundlag i relation til planlægningen for området. Lokalisering af eventuelle særlige indsatsområder og beskrivelse af projektets kapacitets- og arealkrav. Tid og økonomi; Overordnet hovedtidsplan for projektet. Overordnet økonomisk skøn over anlægsudgifter og driftsudgifter. 5.2 Programoplæg Programoplægget er det indledende dokument i programfasen, hvor bygherrens første tanker og idéer konkretiseres. Inden da foreligger der som hovedregel en idébeskrivelse eller et idéoplæg. Programoplægget indeholder normalt følgende: Behov og funktion; Beskrivelse af projektets konkrete formål, behov og funktion, herunder afgrænsning og beskrivelse af målgruppe. Tid og økonomi; Hovedtidsplan for projektet. Økonomisk overslag vedrørende anlægsudgifter og driftsudgifter baseret på antal brugere og det forudsatte arealbehov. Projektorganisation; Fastlæggelse af projektorganisation og nedsættelse af projektgruppe med projektets interessenter. Miljøforhold; Beskrivelse af eventuelle særlige miljøforhold. Særlige forhold; Beskrivelse af projektets krav til driftskapacitet og indstilling om afvigelser fra godkendelsesprocedurer. Stillingtagen til erhvervelse af arealer. 5.3 Byggeprogram og anlægsbevilling Byggeprogrammet er det afsluttende dokument i programfasen. Det omfatter en koordineret sammenfatning af krav til opgaven og udarbejdes på grundlag af programoplægget. Byggeprogram omfatter normalt følgende: Byggeriets beliggenhed; Redegørelse for projektets forudsætninger, herunder lovgrundlag, grundforhold og infrastruktur samt beliggenhed og tilpasning til omgivelserne. Disponering; Fastlæggelse af rumbehov, rumforbindelser, arealer, højder og herunder beskrivelse af fysiske og funktionelle krav. Tid og økonomi; Faseopdelt hovedtidsplan for projektet. Specificeret økonomisk overslag vedrørende anlægsudgifter og driftsudgifter fordelt på kalenderår. Tekniske krav; Redegørelse for projektets principielle konstruktioner og installationer. Miljøforhold; Redegørelse for særlige miljømæssige foranstaltninger og overordnet kortlægning af projektets miljøpåvirkninger. Særlige forhold; Overordnet plan for sikkerhed sundhed. Forslag til udbuds- og entrepriseform. Det færdige byggeprogram forelægges til politisk godkendelse for regionsrådet. Side 11

Eventuelt grundkøb til projektet, forelægges samtidig til politisk godkendelse. 5.4 Valg af rådgiver og indgåelse af rådgivningskontrakt Til videreførelse af byggesagen kan antages en ekstern rådgiver. Rådgiverydelsen udbydes som hovedregel til 3-4 rådgivere. En eventuel nedsat styregruppe medvirker ved udvælgelse af hvilke rådgivere der anmodes om at afgive bud. Der udbydes normalt på baggrund af byggeprogrammet og tildelingskriteriet er som hovedregel laveste pris. Rådgivningskontrakten er et dokument til fastlæggelse af omfanget af rådgivers ydelse i henhold til F.R.I. og Danske Arkitekt Virksomheders ydelsesbeskrivelser. Kontrakter udarbejdes i overensstemmelse med paradigmaer for rådgivningskontrakter. 5.5 Dispositions- og projektforslag Dispositions- og projektforslaget omfatter en bearbejdelse af det godkendte byggeprogram i en sådan grad, at alle for projektet afgørende beslutninger er truffet og indgår i forslaget. Det udgør et så gennemarbejdet forslag, at bygherren kan træffe endelig beslutning om opgavens miljømæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løsning. Byggeriets beliggenhed; Detaljeret redegørelse for grundens arealer, bebyggelsesprocent, parkeringspladser og oplysninger om friarealernes udnyttelse. Disponering; Disponering af byggegrund, bygningsarealer og rum. Tegninger; Beliggenhedsplan, plan-, snit- og facadetegninger eventuelle perspektivtegninger samt rumtegninger. Tekniske krav; Endelig afklaring af konstruktive og installationstekniske principper. Rumskema for hvert rum med detaljerede oplysninger om installationer og fast inventar. Detaljeret forslag til materialevalg for de enkelte bygningsdele. Tid og økonomi; Tidsplan for projektering og udførelse samt ajourføring af det økonomiske overslag for projektet. 5.6 Projektering og udbud Projekteringen omfatter dokumenterne forprojekt og hovedprojekt. Forprojektet omfatter en viderebearbejdning af dispositions- og projektforslaget i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendelse. Forprojektet indgår som en integreret del af hovedprojektet. Hovedprojektet fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud kontrahering og udførelse. Myndigheder; Ansøgning om byggetilladelse. Tegninger og beskrivelse; komplet tegnings- og beskrivelsesmateriale til grundlag for myndighedsgodkendelse og senere udbud, herunder tilbudslister. Tid og økonomi; Tidsplan for byggefasens gennemførelse og ajourføring af projektforslagets økonomiske overslag. Udbud; Byggesagens entrepriser udbydes efter offentlig prækvalifikation i indbudt licitation blandt 5-7 bydende. 5.7 Licitation og godkendelse Licitationsforretningen gennemføres i henhold til t0ilbudsloven eller EU s udbudsdirektiv. 5.8 Entreprisekontrakt Når licitationsresultatet er godkendt indgås entreprisekontrakt(er) og sikkerhedsstillelse fra entreprenøren(erne) indhentes. Side 12

5.9 Projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn Rådgiveren forestår projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn. Bygningsafdelingen overvåger, at rådgivningsydelserne udføres i overensstemmelse med rådgivningsaftalen. Projektopfølgning; Inden byggeriet igangsættes granskes projektet for eventuelle fejl og mangler og der gennemføres projektgennemgangsmøder med de enkelte entreprenører. Byggeledelse; Byggelederen styrer byggeriets samlede tids- og kvalitetsmæssige samt økonomiske forløb tillige med dokumentationen heraf. Byggelederen sikrer desuden koordineringen af fælles byggepladsmæssige aktiviteter. Fagtilsyn; Fagtilsynet udarbejder en tilsynsplan og forestår den kvantitative og kvalitative kontrol i form af stikprøvevis tilsyn i henhold til tilsynsplanen. Afleveringsforretningen foretages i overensstemmelse med AB92, 28. Inden aflevering foretages mangelgennemgang af rådgiveren, som indkalder entreprenøren til afleveringen og udfører kontrol med mangelafhjælpningen. 5.10 Regnskabsaflæggelse Når byggeriet er færdigt aflægges byggesagens regnskab til politisk godkendelse for regionsrådet. 5.11 1-års eftersyn 1-års eftersynet af byggeriet foretages i overensstemmelse med AB92, 37 og 39. Eftersynet foretages af rådgiveren, som indkalder entreprenøren til gennemgangen og udfører kontrol med mangelafhjælpningen. 5.12 5-års eftersyn 5-års eftersynet af byggeriet foretages i overensstemmelse med AB92, 38 og 39, idet rådgiverens og entreprenørens ansvar forældes efter 5 år. Eftersynet foretages af en bygningssagkyndig, der har erfaring i bygningseftersyn og bygningsprojektering, og som er uafhængig i forhold til opførelse og driften af byggeriet. Bygningsafdelingen og brugeren deltager i gennemgangen. Side 13

6 ORGANISERING AF UDVENDIG VEDLIGEHOLDELSE AF BYGNINGERNES KLIMA- SKÆRM 6.1 Formål Formålet med systematisk udvendig vedligeholdelse af bygningernes klimaskærm i Region Syddanmark er at opnå en høj ensartet vedligeholdelsesstandard på tværs af regionens ejendomme der samtidig medvirker til at bevare bygningernes økonomiske og æstetiske værdi. 6.2 Afgrænsning Det er alene bygningernes klimaskærm, som omfattes er nærværende model for udvendig vedligeholdelse, herunder facader, kælderydervægge, tage, vinduer og døre, tagrender, nedløb, udskiftning af udvendige solafskærmninger og udvendige trapper i tilknytning til bygninger. Parkeringsarealer, veje, stier, cykelskure og -stativer, grønne arealer, bygningsdele i terræn og under terræn, herunder eksempelvis læhegn, trapper i terræn, afløbsinstallationer i jord og udvendige tekniske installationer omfattes ikke af modellen. Som udgangspunkt må et selvstændigt vedligeholdelsesprojekt kun udgøre 25% af den samlede økonomiske ramme indenfor hvert driftsområde. Dvs. at særligt store tag- og facaderenoveringer ikke omfattes af nærværende model, men i stedet må optages i budgettet, som selvstændige anlægsprojekter. 6.3 Økonomi På grundlag af nøgletal for udvendig vedligeholdelse afsættes der for hvert driftsområde en årlig økonomisk ramme til gennemførelse af vedligeholdelsesaktiviteterne. Hvert enkelt driftsområde prioriterer anvendelsen af den årlige ramme på grundlag af en indstilling fra Bygningsafdelingen, udarbejdet i samarbejde med sygehuse og institutioner. Den endelige prioritering forelægges så vidt muligt på samme tidspunkt for regionsrådet til politisk godkendelse for alle driftsområdernes vedkommende. 10 % af den årlige økonomiske ramme afsættes til uforudseelige udgifter og afholdelse af 5-års eftersyn i samtlige byggesager. 6.4 Indsatsområder (model for udvendig bygningsvedligeholdelse) Bygningseftersyn Som hovedregel gennemføres et årligt bygningseftersyn af bygningernes klimaskærm på regionens sygehuse og hvert andet år på regionens mindre institutioner. Bygningseftersynet foretages visuelt suppleret med en fotoregistrering og med enkelte tekniske hjælpemidler. Undersøgelser af svært tilgængelige bygningsdele, som eksempelvis facadepartier på høje bygninger foretages med liftanordning og andre særlige tekniske hjælpemidler, såfremt der er begrundet mistanke om svigt i konstruktioner. Om muligt foretages bygningseftersynet, når der i anden forbindelse er opstillet stillads. Hvor årsager til svigt i konstruktioner ikke umiddelbart kan konstateres, suppleres med destruktive undersøgelser. Bygningseftersynet afsluttes med en rapport om bygningernes tilstand. Vedligeholdelsesplanlægning De efter bygningseftersynets udarbejdede tilstandsrapporter danner grundlaget for den efterfølgende vedligeholdelsesplanlægning og indstilling om prioritering af vedligeholdelsesmidlerne. Oplysninger om bygningernes tilstand og herunder hvilke vedligeholdelsesaktiviteter, der skal gennemføres hvornår og med hvilket interval inddateres i et IT-databasesystem. Herefter udarbejdes et oplæg, til en samlet vedligeholdelsesplan og budget for alle regionens bygninger, gældende for det kommende år. Side 14

Udbud For at opnå potentielle stordriftsfordele udbydes vedligeholdelsesaktiviteterne så vidt muligt ved koordinerede udbud i fagentreprise. Regionen opdeles i et passende antal geografiske zoner, afhængig af omfanget af vedligeholdelsesaktiviteter. For hver zone udbydes vedligeholdelsesaktiviteterne i fagopdelte udbudspakker, som hovedregel i beløbsstørrelser på mellem 600 800.000 kr. Under særlige omstændigheder kan der dog være tale om enten mindre eller større udbudspakker. Udvælgelse af entreprenører til tilbudsafgivningen foregår via offentlig prækvalifikation, og såfremt licitationsresultatet holder sig indenfor rammen indgås entreprisekontrakt. Ved vedligeholdelsesprojekter af kompliceret karakter, eksempelvis restaurering af vinduer i fredede bygninger, udbydes arbejdet som hovedregel i underhåndsbud. Gennemførelse af vedligeholdelsesaktiviteter Den praktiske gennemførelse af vedligeholdelsesaktiviteterne koordineres i eget regi af sygehusets/institutionens vedligeholdelsesansvarlige. Byggeledelse og fagtilsyn foretages efter nærmere aftale på det årlige opstartsmøde af Bygningsafdelingen eller sygehuset/institutionen, afhængig af vedligeholdelsesprojektets karakter. Ved projekter, hvor der stilles krav om særlig teknisk ekspertise, eksempelvis betonrenoveringer, anvendes ekstern rådgivning. Opfølgning og regnskab Behandling af entreprisekontrakter, sikkerhedsstillelser, aftaler om ekstraarbejde, afleveringsforretninger og andre juridiske dokumenter foretages af Bygningsafdelingen. Betaling af entreprenørernes acontobegæringer, regninger og slutopgørelser foretages ligeledes af Bygningsafdelingen, som inden da sikrer, at arbejdet er udført i henhold til entreprisekontrakten ved henvendelse til sygehusets/institutionens vedligeholdelsesansvarlige. Regnskabsaflæggelse foretages af økonomistaben ved afdelingen for Regnskab og Finans. 6.5 Organisering og opgaver Bygningsafdelingen Gennemfører bygningseftersyn Udarbejder oplæg til vedligeholdelsesplanlægning og budgettering i databasesystem Indstiller vedligeholdelsesprioriteringen til godkendelse Forestår udbud af vedligeholdelsesaktiviteter Indgår entreprisekontrakter og eventuelle rådgiverkontrakter Sikrer at vedligeholdelsesaktiviteterne gennemføres Byggeledelse og fagtilsyn, afhængig af aftalen med sygehuset / institutionen, som foretages på det årlige dialogmøde Foretager betalinger og økonomisk opfølgning Gennemfører evalueringer Afholder interne seminarer om udvendig vedligeholdelse mv. Sygehuse og institutioner Udpeger en vedligeholdelsesansvarlig person Indberetter vedligeholdelsesbehov til Bygningsafdelingen Medvirker ved det årlige bygningseftersyn Byggeledelse og fagtilsyn, afhængig af aftalen med Bygningsafdelingen, som foretages på det årlige dialogmøde Koordinerer den praktiske gennemførelse af vedligeholdelsesaktiviteter i eget regi Udarbejder forslag til prioritering af vedligeholdelsesaktiviteter, særligt i forhold til øvrige bygningsmæssige aktiviteter på sygehuset/institutionen. Side 15

6.6 Særlige tiltag Bagatel grænse Ved et akut opstået vedligeholdelsesbehov (eksempelvis vandindtrængning) indlægges en bagatel grænse, hvorunder det enkelte sygehus/institution af eget driftsbudget selv finansierer vedligeholdelsen. For sygehuse er bagatelgrænsen 20.000 kr., og for den enkelte institution er bagatelgrænsen 10.000 kr. pr. skade/svigt. Netværk For at sikre sammenhæng og erfaringsudveksling vedrørende den udvendige vedligeholdelse i regionen etableres et netværk med en repræsentant fra hver af de 6 driftsenheder på sundhedsområdet, en repræsentant fra psykiatrien, en repræsentant fra socialområdet og repræsentanter fra Bygningsafdelingen. Sekretariatsfunktionen forestås af Bygningsafdelingen. 6.7 Kompetencefordelingsplan Opgavebeskrivelse Sygehuse/ institutioner BYG Driftsområde Regionsråd 1 Bygningseftersyn M U 2 Vedligeholdelsesplanlægning M U G og -prioritering 3 Godkendelse af årets I G vedligeholdelsesprioritering 4 Valg af rådgivere (i særlige M U tilfælde) 5 Udarbejdelse af U Udbudsmateriale 6 Valg af entreprenører M U 7 Udbud U 8 Godkendelse af U G Licitationsresultat 9 Entreprisekontrakter U + G 10 Projektopfølgning, byggeledelse M/U M/U og fagtilsyn (*) 11 Regnskabsaflæggelse U G 12 1-års eftersyn (*) M/U M/U 13 5-års eftersyn M U Symbolforklaring U Ansvar for udarbejdelsen/udarbejder M Medvirker, deltager i møder, sikrer intern koordinering G Godkender I Indstiller (udarbejder dagsorden) (*) Afhængig af aftalen på det årlige dialogmøde 6.8 Projektplan Projektplan for årets gang vises på Bilag A. Side 16

7 ORGANISERING AF INTERN ENERGI- OG MILJØSTYRING 7.1 Formål Formålet med energi- og miljøstyringen i Region Syddanmark er at begrænse regionens energi- og miljøbelastning, særligt med fokus på el-, vand- og varmeforbruget. Dette skal ske ved at fremme energieffektiv adfærd, byggeri, samt drift og vedligeholdelse af regionens bygninger. 7.2 Love og regler Energi På energiområdet gælder Lov nr. 585 om fremme af energibesparelser i bygninger, med tilhørende bekendtgørelser, som indebærer Energimærkning af bygninger (EMO afløser ELO). Eftersyn af kedel- og varmeanlæg i bygninger. Fremme af energibesparelser i bygninger. Hertil kommer Cirkulære om energieffektivisering i statens institution. Dette cirkulære forventes at komme til at gælde for kommuner og regioner. Formålet med cirkulæret er at begrænse energi- og vandforbrug ved at fremme energieffektivisering m.h.t.: Indkøb Adfærd Drift og vedligehold af bygninger Miljø Regeringen har i forbindelse med kommunalreformen revideret planloven. Planloven fastslår, at regionsrådet inden 2 år skal udarbejde en strategi for regionens bidrag til en bæredygtig udvikling i det 21. århundrede. Strategi skal indeholde målsætninger for: Mindskelse af miljøbelastningen, Fremme af en bæredygtig regional udvikling, Inddragelse af befolkningen og erhvervslivet i det lokale Agenda 21-arbejde og Fremme af et samspil mellem beslutningerne vedrørende miljømæssige, trafikale, erhvervsmæssige, sociale, sundhedsmæssige, uddannelsesmæssige, kulturelle og økonomiske forhold. Sprøjtemidler Der anvendes ikke sprøjtemidler på offentlige arealer, ej heller på arealer hvor man har lejet sig ind i bygningerne. 7.3 Indsatsområder Energi- og miljøredegørelse Der udarbejdes en samlet redegørelse hvert år. Redegørelsen bygger på oplysninger og data fra institutioner og indeholder som minimum: Stamoplysninger Energi- og miljøpolitik Mål og handlingsplan Prioritering og vurdering Data på institutions og driftsområde niveau Krav til underleverandører og samarbejdspartnere Beregning af miljøbelastning Beskrivelse af udvikling i forbrug samt gennemførte aktiviteter Side 17

Lovpligtige mærkningsordninger Energimærkeordningen (EMO) trådte i kraft den 1. september 2006, hvortil den hidtidige energiledelsesordning (ELO) var gældende. I henhold til EMO skal alle offentlige bygninger større end 60 m² mærkes hvert 5. år, mens det efter ELO kun var bygninger større end 1500 m², som til gengæld skulle mærkes hvert år. Første mærkning i henhold til EMO skal fortages senest 3 år efter sidste mærkning i henhold til ELO, dog skal mærkning af bygninger, som hidtil ikke er blevet mærket, foretages senest 1. januar 2008. Som noget nyt omfatter EMO også regler for eftersyn af kedelanlæg samt varmeanlæg. Bortset fra anlæg med kedler ældre end 30 år, er der en frist til 1. januar 2008 for gennemførelsen. Finansiering af lovpligtige mærkningsordninger foretages over sygehusenes og institutionernes driftsbudgetter. Projekter vedrørende energibesparende foranstaltninger Cirkulære om energieffektivisering af bygninger i statens institutioner foreskriver, at energibesparelsesprojekter anbefalet ved energimærkning af bygninger, og som har en tilbagebetalingstid på indtil 5 år, skal gennemføres, medmindre det kan dokumenteres, at væsentlige forhold taler imod. Tidsfristen for gennemførelsen er 4 år. Cirkulæret er endnu ikke gældende for regionerne, men dette forventes at ske indenfor en kort årrække. Region Syddanmark tilstræber at følge cirkulæret. Finansieringsmuligheder vedrørende energibesparende foranstaltninger En model til finansiering af energibesparende foranstaltninger kan være at skelne mellem projekter som har en tilbagebetalingstid på henholdsvis under og over 5 år. Projekter med en tilbagebetalingstid på under 5 år, kan evt. finansieres ved oprettelse af særlige puljer. Puljeordninger kræver på kort sigt startkapital, men kan på længere sigt være enten delvist eller helt selvfinansierende. Dette kan opnås ved, at investeringerne i energibesparende foranstaltninger tilbagebetales til puljerne via årlige rater, indtil besparelsen er realiseret i fuldt omfang. Især mindre institutioner med relativt små driftsbudgetter kan have gavn af puljeordninger, idet særligt større energibesparelsesprojekter normalt ikke kan realiseres indenfor institutionens eget driftsbudget. Ved energibesparende foranstaltninger, med en tilbagebetalingstid, på mere end 5 år skal den enkelte driftsenhed (sygehus/institution) selv stå for finansieringen, mod at energibesparelsen tilfalder sygehusets/institutionens driftsbudget i takt med, at besparelsen indfries. Ovenstående er eksempler på finansieringsmuligheder, som der senere vil blive udarbejdet nærmere oplæg om. Energiregistrering Mindre institutioner indberetter månedlig registreringer af el-, vand- og varmeforbrug til Bygningsafdelingen. Energiregistreringerne foretages elektronisk direkte via Internettet til et databasesystem. Sygehusene foretager energiregistrering via CTS-anlæg og indberetter forbrugsdata helårligt i skemaform til Bygningsafdelingen. Særlige tiltag I forbindelse med aktiviteterne i Region Syddanmark er der en række forhold, som er væsentlige for miljøet. Det gælder fx transport, indkøb, vedligehold af udenomsarealer, rengøring, affald og fødevarer. Det er hensigten, at arbejdet med disse områder videreføres i Region Syddanmark. Amterne og amternes institutioner har blandt andet i kraft af deres medlemskaber af regionale netværk som fx Green Network og Miljøforum Fyn, arbejdet med energi- og miljø på samme niveau som private industrivirksomheder. Det anbefales at Region Syddanmark etablerer et samarbejde med disse netværk. Et netværk som er godt for videreudvikling af energi- og miljøarbejdet, og som de enkelte institutioner hver især kan have glæde af. De 6 driftsenheder på sundhedsområdet, de 4 selvstændige psykiatriske sygehuse: Amtssygehuset i Ribe, Amtssygehuset i Esbjerg, Augustenborg Sygehus og Middelfart Sygehus Side 18

samt Regionshuset udarbejder selvstændige energi- og miljøredegørelser hvert år, første gang primo 2008. Redegørelserne indeholder som minimum mål og handlingsplan, oplysninger om energi, vand og affald. Redegørelser fra sygehuse omfatter desuden oplysninger om ilt, lattergas, klor, røntgenkemikalier samt spildevand. Hvis en driftsenhed eller Regionshuset udarbejder en redegørelse, der lever op til kravene i det regionale miljønetværk, indsender redegørelsen til bedømmelse i det regionale miljønetværk og får denne godkendt, er det dog kun nødvendigt at aflevere en redegørelse til Bygningsafdelingen hvert andet år. Øvrige enheder/institutioner har tilsvarende mulighed for at udarbejde selvstændige redegørelser, og indsende dem til vurdering i Bygningsafdelingen og det regionale miljønetværk. 7.4 Organisering og opgaver Bygningsafdelingen Samarbejde med institutioner og sygehuse om miljøbevidst adfærd og drift Afholdelse af interne seminarer om energi- og miljø Opdatering og vedligeholdelse af energidata i databasesystem Deltager i planlægning af EMO (energimærkningsordninger) på sygehuse Sikrer at lovpligtig EMO (energimærkningsordninger) gennemføres og offentliggøres for øvrige institutioner Udarbejdelse og offentliggørelse af en samlet energi- og miljøredegørelse hvert år. Redegørelsen udarbejdes i henhold til Key2Green s manual for miljøledelse Udarbejdelse af en samlet målsætning og handlingsplan for udviklingen i regionens energi- og miljøbelastning på kort og lang sigt Samarbejde med Indkøbsafdelingen angående energi- og miljøbevidste indkøb, herunder el og gas Konsulentfunktion vedrørende energi- og miljø i byggeopgaver De 6 driftsenheder på sundhedsområdet, de 3 psykiatricentre og Regionshuset Udpeger en energi- og miljøansvarlig person Sikrer gennemførelse af lovpligtig EMO Udarbejder forslag til energi- og miljøbesparende tiltag Sikrer gennemførelse af energibesparende foranstaltninger Udarbejder en energi- og miljøredegørelse hvert år Følger udviklingen i forbrug af el, vand og varme samt udvalgte miljøparametre Indberetter forbruget til Bygningsafdelingen helårligt, inkl. evt. bemærkninger angående udviklingen i forbrug Øvrige institutioner Udpeger en energi- og miljøansvarlig person Følger udviklingen i forbrug af el, vand og varme samt udvalgte miljøparametre Indberetter forbruget til Bygningsafdelingen månedligt/halvårligt, inkl. evt. bemærkninger angående udviklingen i forbrug Medvirker ved planlægning af EMO Udarbejder forslag til energi- og miljøbesparende tiltag Netværk For at sikre sammenhæng og erfaringsudveksling på energi- og miljøområdet i regionen etableres et netværk med en repræsentant fra hver af de 6 driftsenheder på sundhedsområdet, samt en repræsentant fra henholdsvis psykiatri, socialområdet og Bygningsafdelingen. Sekretariatsfunktionen forestås af Bygningsafdelingen. Side 19

7.5 Kompetencefordelingsplan Opgavebeskrivelse Sygehuse/ institutioner Bygningsafd. Rådgiver Regionsråd Sygehuse Energi- og miljøredegørelse Indberetning af data U M Udarbejdelse af redegørelse U + I Energimærkningsordning Planlægning U M M Gennemførelse U M Evaluering U M M G Øvrige institutioner Planlægning U M M Gennemførelse U M Evaluering U M M Energibesparende projekter Energimærkningsordning Planlægning M U M Gennemførelse M U M Evaluering M U M Energibesparende projekter Planlægning M U M Gennemførelse M U M Evaluering M U M U M Særlige tiltag Selvstændige redegørelser U M (*) Symbolforklaring U Ansvar for udarbejdelsen/udarbejder M Medvirker, deltager i møder, sikrer intern koordinering G Godkender I Indstiller (udarbejder dagsorden) (*) De 6 driftsenheder på sundhedsområdet, de 4 selvstændige psykiatriske sygehuse: Amtssygehuset i Ribe, Amtssygehuset i Esbjerg, Augustenborg Sygehus og Middelfart Sygehus samt Regionshuset. Side 20