Referat af 8. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet 15.06.2010 Referat 8. møde i OIO-udvalget for sags- og dokumentområdet den 15. juni 2010 Mødested: IT- og Telestyrelsen, Holsteinsgade 63, 2100 Kbh. Ø, kl. 10-12 Til stede: Jakob Aagaard Harder, KL/formand Mads Ellehammer, KL Helga Mohr, Frederiksberg Stadsarkiv Allan Schiellerup Bager, Odense Kommune Mette Hall-Andersen, Statens Arkiver Steen Deth, Gentofte Kommune Jytte Møller Christensen, Ballerup Kommune Henrik Saxtorph, UNI-C (Undervisningsministeriet) Carsten Rohde, VTU/ITST/næstformand Joachim Boye, VTU/ITST/sekretær Ikke til stede: Karin Termannsen, Region Nordjylland Katja C. Overvad, Forsvaret Søren Herget, Region Sjælland Martin Dohn, Finansministeriet Anders Wolff, Skatteministeriet Dagsorden: 1. Velkomst Jakob Harder bød velkommen. Den nye projektleder for Sag og Dokument i ITST, Carsten Rohde, præsenterede sig. Han er uddannet BSc of Computer Science. Han har arbejdet som it-konsulent og projektleder i bl.a. Software Innovation og Bording Data og senest i Region Sjælland, og han har tidligere arbejdet som ESDH-projektleder. Jakob Harders velkomst blev efterfulgt af en generel præsentationsrunde. 21. juni 2010 IT- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø Telefon 3545 0000 Telefax 3545 0010 E-post itst@itst.dk Netsted www.itst.dk CVR-nr. 26769388 Sagsbehandler Joachim Florentz Boye Telefon 3545 0374 Telefax 3545 0020 E-post jfb@itst.dk Sagsnr. 09-049217 Dok nr. Side 1/3 2. Godkendelse af dagsorden og referat Referatet fra 7. møde blev godkendt uden bemærkninger. Punkt 5 på dagsordenen blev flyttet op som punkt 4. Punkt 7 måtte aflyses, da Agata Przybyszewska var forhindret i at deltage. 3. Meddelelser Carsten Rohde blev præsenteret som den nye projektleder. Carsten orienterede om de dialogmøder sekretariatet har afholdt med ESDH-leverandører, se vedlagte bilag 1.
En af konklusionerne fra dialogmøderne var, at de store og mere etablerede leverandører ikke udviser tilslutning til de bitemporale egenskaber. De bitemporale egenskaber blev efterfølgende drøftet. Der var enighed i udvalget om, at bevare dem i standarderne, men at der er behov for at forbedre formidlingen af fordelene ved dem. Det blev desuden foreslået, at leverandørerne af fagsystemer også inviteres til dialogmøder, da disse leverandører er lige så vigtige for udbredelsen af standarderne. I forlængelse af diskussionen om dialogmøderne blev det påpeget, at der er stor variation i det offentlige it-landskab. For bedre at kunne målrette oplysningsindsatsen over for kunderne, blev det foreslået at udarbejde nogle eksempler på typiske systemlandskaber for hhv. det kommunale og regionale it-landskab, samt de mange forbindelser der er mellem primært de kommunale it-landskaber og de statslige styrelser. IT- og Telestyrelsen Side 2/3 ITST blev opfordret til på ledelsesniveau at lave markedsføring over for KOMBIT og Økonomistyrelsen for at øge disses formidling af fordelene ved standardiseringen over for kundesiden. I forlængelse af denne diskussion blev det bemærket, at årets itarkitekturkonference, digitaliser 2010, havde mere fokus på fælles løsninger end fælles standarder, som ofte er forudsætningen for førstnævnte. Sekretariatet vil tage indvendingen op med arrangørerne i ITST. 4. Drøftelse af fremtidig indsats Der forrige møde diskuteret forhold vedrørende den fremtidige indsats af sag og dokument området efter 2010, hvor den eksisterende bevilling udløber. På dette møde blev det konkluderet, at der som minimum skal sikres en vedligeholdelse af de udarbejdede standarder, og at der i 2010 arbejdes på at demonstrere standardernes potentiale via POCs for at skabe interesse for fortsat finansiering. På grund af det begrænsede fremmøde på mødet, blev det imidlertid vedtaget at fortsætte diskussionen på dette møde. Punktet genoptages derfor med henblik på at opnå konklusioner, der kan angive hvilke handlinger OIO-udvalget skal udføres på området. Carsten Rohde fortalte, at ITST er indstillet på at sikre vedligeholdelsen af standarderne efter 2010, dog helt afhængigt af styrelsens fremtidige økonomiske situation. Carsten tilkendegav endvidere, at ITST under forudsætning af, at der ikke igangsættes mange nye initiativer i 2011 gerne fortsætter som sekretariat for udvalget. Der var klar enighed blandt de fremmødte om at vedligeholdelse af standarderne er et absolut minimum ift. den fremtidige indsats, samt at en konkret ef-
terspørgsel er nødvendig for at få yderligere finansiering. En sådan efterspørgsel kan forstærkes, hvis man kan demonstrere nytten af standarderne. Det blev foreslået, på baggrund af de nuværende Sag og Dokumentstandarder, at formulere, hvilke metadata, der skal følge med en aflevering til offentligt arkiv, så både ESDH- og fagsystemer har en hensigtsmæssig snitflade at aflevere til arkiv via, primært Statens Arkiver. En velbeskrevet og ensartet metode til aflevering til offentligt arkiv skønnes der dels at være en positiv business case i, dels vil den kunne bidrage til markedsføringen af standardiseringen af sags- og dokumentområdet og derigennem potentielt trække nye midler til projektet. Der blev orienteret om, at Rambøll i 2008 for ITST udarbejdede en business case vedr. dette (vedlagt dette referat) Der blev desuden efterlyst en form for central informationswebside, enten på digitaliser.dk eller andre steder, hvor myndigheder og leverandører kan henvende sig og få klare svar på deres spørgsmål om standarderne, herunder spørgsmål om governance. Det afgørende er, at folk ikke er i tvivl om, hvor de kan henvende sig og at de kan finde derhen. I øjeblikket ligger materiale om standardiseringen primært i udvalgets gruppe på digitaliser.dk. Her er der arbejdet på at gøre materialet lettere at finde, men problemet er, at folk ikke ved, at det ligger i dén gruppe eller hvordan de finder frem til den på digitaliser.dk. Carsten svarede, at sekretariatet arbejder på at finde en løsning på dette. IT- og Telestyrelsen Side 3/3 Steen Deth foreslog, at man fra kundesiden overvejer en community-struktur med fælles udbud om open source udvikling af de komponenter, som alle alligevel efterspørger. Derigennem kunne man frigøre sig fra leverandørbindinger og få et ejerskab til det udviklede, som man i dette community så kunne udvikle videre på. Et sådant community kunne indrettes i regi af KOMBIT, ITST eller andre. Udvalget syntes, at det ville være en god diskussion at tage, men mente dog ikke, at den kan tages i dette forum. Den nye kommunale digitaliseringsstrategi blev også nævnt, og Allan Bager opfordrede til, at man kigger den igennem for at identificere de standarder, der er nødvendige for at opfylde strategiens mål. Den nye vedtagelse af objektiv sagsbehandling stiller desuden nye krav til standardisering på tværs af myndigheder. Hvis sådanne standarder ikke kan laves fællesoffentligt, må de laves i kommunalt regi. Jakob Harder konkluderede, at hovedopgaverne fremover bliver vedligehold af standarderne, udarbejdelse af en klar governancestruktur herunder en afklaring af, hvordan følg eller forklar-reglen håndteres, sikring af hjælp og vejledning, herunder lette adgangen til materialet, samt markedsføring af standarderne. Både kommuner og staten via Statens IT og ITST blev opfordret til at stille krav til leverandørerne og styrke markedsføringen. Da man fra fællesoffentlig side er afventende indtil den fælles digitaliseringsstrategi ligger klar senere på året, hviler spørgsmålet om finansiering i øjeblikket på at få skabt pres via efterspørgsel fra markedet.
Jakob Harder indstillede desuden til, at udvalget, såfremt der ikke skaffes midler til udvikling af flere standarder, efter 2010 reducerer mødeaktiviteten og kun mødes et par gange om året. Evt. deltagelse i relevante eksterne høringer kan foregå via mail. Der var tilslutning til indstillingen. 5. Migrering Der var en kort præsentation af de overordnede konklusioner i migreringsanalysen, som var udsendt til udvalgets medlemmer inden mødet. I den efterfølgende diskussion blev der spurgt til, hvorvidt de standarder, der ikke indgår i B103 nu, egentlig bliver brugt. Bortset fra et klart ønske om, at FESD Udvalgsbehandling bevares, samt at en del af det operationelle eksempelmateriale i FESD-standarderne indarbejdes i Sag og Dokument evt. i form af et tillæg til standarderne var der bred tilslutning til konklusionerne i analysen. Udvalget anbefalede, at arbejdet med migreringen afsluttes inden årets udgang, hvilket sekretariatet også forventer at kunne imødekomme. Det næste skridt er så at udforme en strategi, som skal svare på, hvordan analysens konklusioner indarbejdes, hvem der skal inddrages i arbejdet og hvornår man kan forvente det gjort. IT- og Telestyrelsen Side 4/4 Derudover udestår det efterfølgende arbejde med notifikation ift. opdateringen af B103-listen. I modsætning til arbejdet med migreringen afhænger notifikationen af eksterne parter, hvorfor det ikke kan loves at denne del afsluttes i indeværende år. 6. Præsentation af Person (Part) Standarden blev præsenteret. Den forventes at gå i offentlig høring primo juli og der var enighed om, at lade høringen løbe til og med august pga. sommerferieperioden. Steen Deth fortalte efterfølgende om Gentofte Kommunes CPR-broker: Som situationen er i dag skal hvert enkelt fagsystem implementere en specifik tilgang til hver cpr-udbyder. Udover det åbenlyse overhead der er ved at implementere denne tilgang flere steder giver det også et problem med låsning til den cpr-udbyder, som fagsystemet understøtter. En enkelt organisation kan derfor være tvunget til at benytte flere cpr-udbydere, hvis deres fagsystemer ikke understøtter den samme. CPR Broker træder her ind som mellemled. I stedet for at forbinde sig direkte til cpr-udbyderen, skal fagsystemet nu forbinde sig til CPR Broker, som ser ens ud for fagsystemet uanset hvilken slut-cpr-udbyder, man benytter. CPR Broker tilbyder også at fagsystemet kan abonnere på eksempelvis fødselsdage og lignende. Pt. er den monteret på Softwarebørsen og der køres test på den nu. Gentofte har inviteret andre kommuner til at downloade den og teste den ved imple-
mentering i deres systemer, så man kan se, om komponenten virker uafhængigt. Der er kommet respons fra fire kommuner. Desuden har Beskæftigelsesministeriet vist interesse i at implementere den. Steen Deth foreslog, at man implementerer den færdige standard Person(Part) ovenpå brokeren; når udvalget til efteråret kan annoncere den nye standard, kan det samtidig også annoncere, at den afprøves på en konkret cpr-motor. Da man i Gentofte imidlertid ikke har mulighed for finansiering af et sådant projekt, foreslog Steen at udvalget finder en finansiering. Der blev derpå diskuteret en omprioritering af budgettet for 2010. For at frigøre midler til en Proof of Business på standarden Person(Part) var der enighed om at aflyse en særskilt Sag og Dokument konference til efteråret og i stedet promovere standardiseringen på digitaliser 2011. Til dette formål er det imidlertid vigtigt, at der er en struktur til at håndtere de efterfølgende henvendelser, jf. punkt 4. 7. POC 2010 IT- og Telestyrelsen Side 5/5 Punktet udgik, jf. pkt. 2. 8. Emner til næste møde i OIO-udvalget Den omtalte business case for aflevering til offentligt arkiv, opsamling på migreringsarbejdet, opsamling ift. høring af Person(Part), revurdering af årsplanen ift. standardformuleringer vedr. følg eller forklar. 9. Eventuelt Der var intet til punktet.
IT branchen side 1989 BsC of Comp. Science 1999 Projektleder siden 2000 De Montfort Uni. ESDH pl er i Software Innovation under FESD 1 ITST siden 1. april
Hvad er status efter dialogmøderne? Generelt positive overfor standarderne Dog udfordringer og huller i standarderne Afventer kunder for at starte implementeringen KMD strategisk valg påbegyndes efterår 2010 Mangler argumenter for hvorfor kunderne skal bruge standarderne Mangler flere business cases
Hvilken fornemmelse giver leverandørernes feedback anledning til? Positiv holdning til SOA flertallet mener dog, at få org. er store nok Manglende kommunikation af standarderne og deres værdi Efterprøvning af områder for performance, udfordringer med governance Dem som ikke har SOA i deres systemer mere forbeholdende
Hvor er værdien i standarderne? Standardiserede snitflader leverandøruafhængighed Samarbejder på tværs Nemmere at komme ind i systemer Giver små spillere plads på markedet
POC/POB - opsamling Undersøgelse af samspil mellem flere services på tværs af standarderne for at efterprøve samspil og performance Undersøgelse af samspil mellem services fra forskellige leverandører Få standarderne implementeret for at undersøge performance og få lavet brugbare business case sandkasse er ok, dog op mod real life miljø
Samarbejder Alle interesseret i et samarbejde om pilot dog med forskellige betingelser
Konkrete projekter: cbrain: Indfødsret kontoret, Integrationsministeriet med Software Innovation som partner i samme løsning KMD: Implementering af sag og dokumentområdet med udformning af test cases Magenta: Lyngby-Taarbæk kommune, baseret på en Alfresco løsning
Igangsættelse af POC/POB Godt spørgsmål? Ikke mere skrivebordsarbejde Afdækket om der er huller får lev. rigtig går i gang Vi skal ikke afdække alle standarder, det peger dialogmøderne i hvert fald ikke på Kan vi evt. skabe noget som lev./kunde kan trække på?
Reklamefremstød for standarderne Nyheder via itst.dk og digitaliser.dk Planlægger evt. en konference i løbet af efteråret Oplæg for leverandører og deres kunder Oplæg for interessenter