NORDFYNS KOMMUNE EU- UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE KØRSEL TIL AKTIVITETSCENTER OG GENOPTRÆNING NOVEMBER 2008 Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: 72 53 11 82/ Mobil: 72 53 11 92 E-mail: bp@faaborgmidtfyn.dk
1. Indledning:...3 2. Disposition af tilbud:...3 3. Udbudsform:...3 4. Kontraktgrundlag:...3 5. Leverancens art og omfang:...3 6. Kontraktlængde:...5 7. Priser og rabatter:...5 8. Minimumsbetingelser:...5 Økonomisk kapacitet:...5 Teknisk kapacitet:...6 9. Underentreprenører:...6 10. Tildelingskriterier:...6 12. Tilbudsfrist:...7 13. Adresse:...7 15. Prisregulering:...7 16. Øvrige oplysninger:...7 17. Spørgsmål:...8 18. Forbehold:...8 19. Fakturering:...8 20. Betaling:...8 21. Tavshedspligt:...8 22: Misligholdelse:...9 23. Tvist:...9 24. Force majeure:...9 25. Kørselsmateriel:...9 26. Krav til chaufføren:...10 27. Særlige krav til chaufføren...10 Bilag A...11 Erklæring på tro og love...11 Bilag B:...12 Kørselsmateriel....12 Bilag C...13 Forklaringsoversigt over ruter...13
UDBUDSMATERIALE 1. Indledning: Nordfyns Kommune udbyder herved kørsel til aktivitets- og genoptræningscenter, for borgere der har bevilling til transport på kommunens regning i offentligt EU-udbud i henhold til nærværende udbudsmateriale med vedlagte bilag 2. Disposition af tilbud: Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan evt. rekvireres som fil på mail: bp@faaborgmidtfyn.dk besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 3. Udbudsform: Fællesindkøb Fyn som sekretariat for udbuddet og Nordfyns Kommune som ordregivende myndighed, udbyder kørsel til aktivitets- og træningscentre i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af tjenesteydelser i EU. 4. Kontraktgrundlag: Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale med bilag samt tilbud fra den/de vindende vognmænd. 5. Leverancens art og omfang: Kørslen omfatter persontransport af visiterede ældre og handicappede bosiddende i Nordfyns Kommune til aktivitets- og træningscenter i henhold til bilag. Kørslen skal opdeles i rute 1-2-3-6-11-12-13-21-22 og planlægges i henhold til vedlagte bilag C samt øvrige bilag. (øvrige bilag skal rekvireres hos Bjarne Petersen bp@faaborgmidtfyn.dk eller på tlf.: 72 53 11 82) Der kan gives tilbud på én, flere eller alle ruter. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på flere eller alle ruter, men ikke har kapacitet til flere eller alle ruter, skal tilbuddet (ruten) tydeligt prioriteres, således det klart fremgår
hvilken rækkefølge af ruter, tilbudsgiver ønsker, såfremt tilbudsgiver afgiver den laveste pris på ruten. Ligeledes skal det tydeligt fremgå hvilken kapacitet og størrelse af vogne/busser tilbudsgiver har til rådighed og kan indsætte på den enkelte rute. På bilag B skal den totale mængde af busser/biler oplyses som tilbudsgiver råder over. Vognmanden planlægger selv ruten i henhold til oplysninger på vedlagte bilag. Der skal planlægges således, at den samlede køretid bliver så kort og rationel som mulig. Den samlede køretid fra første borger sætter sig i vognen, til denne borger bliver sat af ved center/hjemmet, må ikke overstiger en transporttid på over 1. time ved normale vejr- og trafikforhold. Møde og afhentningstiderne skal overholdes indenfor en margin på puls/minus 10 min. Kørslen skal planlægges med én eller flere biler/busser der har kapacitet til at klare det samlede behov for kørsel på den enkelte rute til normeret tid og så rationelt som muligt. Kørsel skal ske inden for faste tidspunkter i ugens første 5 dage, mandag til fredag fra forskellige bopælsadresser i hele Nordfyns Kommune.(se bilag). Kørslen til aktivitetscenter omfatter ca. 50 uger årlig. Aktivitetscenteret er lukket den 24.12. og 31.12., ligesom der heller ikke skal køres den l. maj og Grundlovsdag, Skærtorsdag, Langfredag, 2. påskedag, Bededag, Kristi Himmelfartsdag, fredagen efter Kristi Himmelfartsdag, 2. pinsedag samt øvrige helligdage som falder på hverdage. 4 dage om året er aktivitetscentrene lukket p.g.a. kursusvirksomhed. Datoerne gives der besked om senest 14. dage før. Kørsel til træningscenter omfatter ca. 48 uger årlig. Træningscenter er lukket den 23.12. og 24.12. samt lukket mellem jul og nytår, ligesom der heller ikke skal køres den l. maj og Grundlovsdag, Skærtorsdag, Langfredag, 2. påskedag, Bededag, Kristi Himmelfartsdag, fredagen efter Kristi Himmelfartsdag, 2. pinsedag samt øvrige helligdage som falder på hverdage. Endvidere er der 2 ugers ferielukning i juli måned. Der skal dog være mulighed for at benytte Rute 6 kørslerne mellem jul og nytår. Leder af aktivitets- og træningscenter vil senest den 1.4. hvert år, orientere om hvilke uger der er ferielukket. Personale i aktivitets- og træningscenter kan visitere ældre og handicappede til kørselsordningen. Ændringer eller tilgang af nye brugere meddeles transportøren via mail senest dagen i forvejen kl. 12.00, med oplysning om, hvor ny bruger skal afhentes. Ligeledes meddeles om borgeren medbringer kørestol eller rollator.
Ved samme dag afmelding/afbud meddeles dette telefonisk snarest af personale ansat i aktivitets- og træningscenter, i det omfang personalet er orienteret herom. Kørslen skal foregå i bus/bil, beregnet til mindst det antal passager, der skal køres pr. tur. Ligeledes skal der kunne medbringes kørestol eller rollator, hvis dette er nødvendigt. 6. Kontraktlængde: Kontraktlængden er fra, den 1. april 2009, til 31. marts 2013 (fire år). Med mulighed for forlængelse i op til yderligere 12 måneder på uændrede betingelser. 7. Priser og rabatter: Tilbud skal afgives som fast pris ekskl. moms i DKK pr. rute på vedlagte bilag. 8. Minimumsbetingelser: Oplysninger om økonomisk og teknisk kapacitet skal som minimum vedlægges tilbudet. Økonomisk kapacitet: Sidste års regnskab, med nøgletal, underskrevet af revisor skal vedlægges. Tilbudsgivers miljøpolitik og oplysninger om evt. særlige tiltag på miljøområdet. Oplysninger om i hvilket omfang firmaet beskæftiger medarbejder på særlige vilkår. Erklæring på Tro- og love om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. (Bilag A) Oplysninger om selskabsform samt cvr. nummer. Ved kontraktens indgåelse skal der foreligge dokumentation for, at der er tegnet lovpligtige forsikringer for passager og kørselsmateriel. Udgiften hertil afholdes af transportør. Oplysninger om leverandørens eventuelle tilhørsforhold til en brancheorganisation/arbejdsgiverforening. Oplysninger om, hvorvidt der er indgået overenskomst med forhandlingsberettiget organisation om løn og arbejdsforhold.
Transportøren skal stille en bankgaranti i form af en anfordringsgaranti på DKK 25.000 pr. rute i kontraktperioden. Garantien skal være i kraft i hele kontraktperioden og forfalder på anfordring til dækning af erstatningskrav, der tilkommer Nordfyns Kommune som følge af mislighold af kontrakten. Garantien frigives i forbindelse med aftalens udløb, når der er udfærdiget og godkendt endelig opgørelse af alle økonomiske forpligtigelser. Teknisk kapacitet: Oplysninger om antal ansatte omregnet til fuldtidsbeskæftiget. Oplysninger om antal vogne/busser samt alder og kørte km. (bilag B) Dokumentation for tilladelse til taxibevilling, jf. lov om taxikørsel eller erhvervsmæssig personbefordring, jf. lov om buskørsel. Den udbudte kørsel vil være almindelig rutekørsel og vil derfor kunne udføres af både busser og taxi. Kørsel med taxi kan ske på grundlag af taxibevilling, mens kørsel med øvrige køretøjer kræver tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Busloven. Dokumentation for ovenstående skal vedlægges for tilbudsgiver. 9. Underentreprenører: Underentreprenører accepteres ikke. 10. Tildelingskriterier: Der vil kun blive valgt én leverandør pr. rute. Leverandør udvælgelsen er baseret på tildelingskriteriet - laveste pris. 11. Kommunikation: Al kommunikation i forbindelse med tilbudet skal være skriftlig og på dansk. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 60 dage fra tilbudsfristen.
12. Tilbudsfrist: Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag, den 9. januar 2009 kl. 12.00 13. Adresse: Tilbudet skal afleveres i ét underskrevet papireksemplar. Tilbuddet skal afleveres i lukket kuvert og være tydeligt mærket: Fortroligt - udbud kørsel Nordfyn - må ikke poståbnes Tilbud afleveres til: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb vil ikke blive taget i betragtning og derfor returneret uåbnet. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller erholde oplysninger om indholdet i de afgivne tilbud, men kan efter tilbudsfristen pr. telefon eller mail få oplysninger om, hvem der har afgivet tilbud og på hvilke rute. Tilbudsvurderingen m.v. forventes afsluttet således at der medio, januar 2009 kan gives skriftlig besked til samtlige tilbudsgivere om udfaldet af dette udbud. 15. Prisregulering: Såfremt rutens længde i km. ændres med mere eller mindre end 15 % pga. flere eller færre borgere, der er tilmeldt ruten, reguleres prisen med den tilbudte kilometerpris gange nye kilometer - op eller ned. De tilbudte priser kan yderligere reguleres én gang pr. år pga. prisfremskrivninger, første gang, 1. januar 2010. Til regulering af priser bruges anerkendt prisindeks for bus eller taxa. Alle prisreguleringer skal godkendes af Sundhedsafdelingen, Rådhuset, Vesterled 8, 5471 Søndersø. Kontaktperson oplyses ved underskrivelse af kontrakt. 16. Øvrige oplysninger: Der ydes ikke tilbudsgiveren vederlag for de fremsendte tilbud.
Leverandøren hæfter for, at de til enhver tid gældende lovbestemmelser og myndighedskrav overholdes, herunder krav i nærværende udbudsmateriale om forsikring, krav til chauffører, krav om overholdelse af planmæssige kørsels tider m.v. Overtrædelse vil blive betragtet som mislighold af kontrakten. 17. Spørgsmål: Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål er torsdag, den 23. december, 2008. kl.12:00. Spørgsmål og svar vil blive fremsendt til alle rekvirenter af udbudsmaterialet. 18. Forbehold: Nordfyns Kommune tager forbehold for strukturelle ændringer eller beslutninger i Kommunal Bestyrelsen, der kan betyde, at ruter kan blive nedlagt. Såfremt ruter nedlægges vil kontrakten kunne opsiges med 3. mdr. varsel til den 1. i måneden. Ligeledes er kontrakten betinget af Kommunalbestyrelsens godkendelse og frigivelse af økonomiske midler. 19. Fakturering: Der skal fremsendes elektronisk faktura til Sundhedsafdelingen, Rådhuset, Vesterled 8, 5471 Søndersø. Kontaktperson oplyses ved underskrivelse af kontrakt. Faktura opgøres pr. måned. EAN-nr. oplyses ved kontraktunderskrivelse. Faktura skal bl.a. indeholde antal køredage, pris pr. køredag, rute nr. og adresse på center. 20. Betaling: Betaling finder sted, senest 14. dage efter modtagelse af elektronisk faktura. 21. Tavshedspligt: Vognmanden og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til alle oplysninger vedrørende udbyder eller tredjemands forhold, som de får kendskab til i forbindelse med indgåelse og opfyldelse af kontrakten. Vognmanden er ansvarlig for at sikre, at personalet til enhver tid er forpligtet til at overholde tavshedspligten.
22: Misligholdelse: Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med 1 måneds varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a. Vognmanden bliver insolvent, erklæres konkurs eller træder i likvidation. Vognmanden mister sin bevilling til taxa- eller buskørsel. Forfalden, ikke betalt gæld på mere end kr. 100.000 til offentlige myndigheder opstår. Her skal Nordfyns Kommune straks underrettes skriftligt og kontrakten kan opsiges med en måneds varsel til den første i måneden. Hvis der i aftaleperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene i vognmandens virksomhed (virksomhedsopkøb, fusion, ejerskifte o.l.). Borgerne bliver gentagne gange afhentet/afleveret for tidligt/sent Vognmanden eller dennes chauffører overholder ikke kravspecifikationerne. Manglende overholdelse af lovmæssige krav. 23. Tvist: Uoverensstemmelser i forbindelse med nærværende kontrakt søges afgjort ved forhandling. Retsforholdet ifølge kontrakten og dens fortolkning afgøres efter dansk ret. Alle tvistigheder herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkningen af kontrakten - skalså vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, med mindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsagelig kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved Retten. 24. Force majeure: Hertil regnes kun følgende forhold: Strejke, lockout, krig, naturkatastrofer samt brand hos vognmanden/leverandøren. 25. Kørselsmateriel: Kørselsmateriel, der anvendes til kørsel til aktivitets- og træningscenter for Nordfyns Kommune, skal overholde bestemmelserne i Detailforskrifter for motorkøretøjer og afledte meddelelser heraf.
Kørselsmateriel til kørestolsbefordring - herunder el-kørestole - skal være forsynet med motordrevet lift, der er indrettet til befordring med kørestolsbrugere. Kørselsmateriel skal være forsynet med udstyr til fastgørelse af kørestole, og skal under kørslen være fastlåst på en sådan måde, at de opfylder de af Statens Bilinspektions stillede krav til fastspænding af kørestole. Kørestolslifte skal efterses min. én gang om året. Transportør skal ved anmodning kunne vise dokumentation for sidste eftersyn på kørestolslifte. Kørselsmaterialet skal til enhver tid være vedligeholdt og i forskriftsmæssigt i stand, således at de kan bestå prøve hos Statens Bilinspektion. Nordfyns Kommune forbeholder sig til enhver tid ret til at inspicere kørselsmateriellet. Ved konstatering af fejl og mangler kan leder af aktivitets- og træningscenter stille krav om, at der skal anvendes anden bus til udførelse af opgaven, hvilket er uden omkostninger for Nordfyns Kommune. 26. Krav til chaufføren: Nordfyns Kommune kræver, at kørslen varetages af chauffører, der er kvalificerede til at transportere ældre- og handicappede, herunder: Høflige og tålmodige Skal kunne tale dansk Har gennemgået kursus i førstehjælp samt vil eller har gennemgået relevant kursus i forhold til befordring af bevægelseshæmmede. Har ren straffeattest Overholde gældende færdselsregler. Tavshedspligt om borgeres forhold i såvel kontraktperioden som efter. Chaufføren har oplysningspligt til kommunen, hvis der observeres forhold hos brugere, som kan medfører et behov for, at Nordfyns Kommune skal nddrages. Orientere om, hvis en bruger ikke ønsker at komme med på aktivitets- og træningscenter. 27. Særlige krav til chaufføren. Chaufføren skal sørge for, at de ældre og handicappede hentes og afleveres på borgers adresse, med mindre andet er bevilliget. Chaufføren skal sørge for, at ikke selvhjulpne personer bliver hjulpet til/fra egen bolig samt være behjælpelig med, at den sædvanlige benyttede dør, er låst op/låst i..
Aktivitets- og træningscenter er ansvarlig for, at transportøren er bekendt med de enkelte brugers særlige problemer i forbindelse med kørslen, idet det skønnes nødvendig for udførelse af opgaven. Bilag A Erklæring på tro og love om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-g Undertegnede virksomhed erklærer hermed, at virksomhedens udbetalte, forfald gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 2 stk. 2, på tilbudstidspunktet udgør: Kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at udbyder kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder og Skat. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-g, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt denne artikel ikke overholdes. Tilbudsgiver erklærer hermed at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) ikke i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
g) ikke svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Dato: Firmanavn: Stempel: Underskrift: Bilag B: Kørselsmateriel. Herunder skal beskrives, hvilket kørselsmateriel der skal benyttes til at køre de tilbudte ruter, samt den reservekapacitet, der evt. rådes over. Bus/bil fabrikat. Årgang. Antal kørte km. Plads til antal personer. Lift - ja / nej Påtænkt rute. Dato:
.. Underskrift Bilag C Forklaringsoversigt over ruter Rute 1 Rute 2 Rute 3 Rute 6 Rute 11 Rute 12 Rute 13 Rute 21 Rute 22 Træning, Vesterbo, Søndersø Træning, Bryggergården, Otterup Træning, Søbo, Svømmehal og Solgården, Bogense Træning, Individuelle kørsler Aktivitetscenter, Fredensbo, Særslev Aktivitetscenter, Bryggergården, Otterup Aktivitetscenter, Solgården, Bogense Aktivitetshus, Veflinge Aktivitetshus, Otterup Ruternes sammenhæng: 1 + 6 + 11 + 21 = Søndersø området 2 + 6 + 12 + 22 = Otterup området 3 + 6 + 13 = Bogense området I øvrigt henvises til underbilag hvor ruterne planlægges og pris pr. rute oplyses m.v.