Huskesedlen beskriver hvorledes en medarbejder opretter en afregning, der indeholder både rejsedage, omkostninger samt kørsel. Vejledningen består af følgende anvisninger: Opret/rediger en afregning hvor man tilføjer den generelle kontering Oprettelse af en manuel post (noget du selv har lagt ud for) eller afregning af en kreditkorttransaktion, trukket på institutionens kreditkort Oprettelse og afregning af tjenesterejsedage med angivelse af reduktion for modtagne måltider og evt. beregning af udokumenteret nattillæg Afregning af kørsel i eget køretøj (motorcykel eller bil) Når du opretter en afregning, skal du tage stilling til hvilken skabelon, der passer bedst til det der skal afregnes. Skabelonen til afregning af rejser, kræver indtastning af flere oplysninger, hvorfor det vil være spild af tid at anvende denne, såfremt der kun skal afregnes en køretur i eget køretøj eller et simplet udlæg (manuelt eller en kreditkort). Der er udarbejdet mindre vejledninger som beskriver afregning af Udlæg, Rejsedage og Kørsel særskilt. Disse hedder: Opret udlægsafregning (kun manuelle udlæg og kreditkort transaktioner) Opret rejseafregning (kun rejsedage) og Opret kørselsafregning i eget køretøj Log på systemet Vælg RejsUd RejsUd er et modul i samme system som IndFak. Du skal derfor anvende følgende link: Log på via https://indfak2.dk Vælg RejsUd via en af de to viste ikoner. Opret/rediger afregning Fra Hovedmenuen vælger du Opret/rediger afregning via ikonet. Kladder Du kan nu se de afregningskladder du har liggende og som mangler at bliver færdiggjort. Første gang vil skærmbilledet naturligvis være tomt. SIDE 1 AF 10
Opret afregning Opret afregning for andre (som sekretær) Generelle oplysninger Opret en ny afregning via det runde blå plus-ikon nederst i højre hjørne af oversigtbilledet eller via knappen + Ny øverst til venstre. Under overskriften Medarbejder vælges den medarbejder, der skal oprettes en afregning for. Der fremkommer kun de medarbejdere, du er opsat til at være sekretær for. Resten af vejledningen gælder både for medarbejdere og sekretære. Når du opretter en afregning, skal du som minimum udfylde alle de felter, der er markeret med en lille stjerne* Indsæt Afregningsnavn* Vælg den Afregningsskabelon* som passer bedst til det du skal afregne Vælg Formål* Indsæt Rejseoplysninger Vælg Kontering Rejseoplysninger (kun hvis du har valgt en skabelon til rejseafregning) Såfremt du har valgt en afregningsskabelon der vedrører afregning af en rejse, skal du indtaste forskellige rejseoplysninger Har du valgt en anden skabelon, vil du ikke blive præsenteret for dette punkt, men vil i stedet ledes direkte til Kontering. SIDE 2 AF 10
Kontering Nu skal du indsætte Kontering. I nogle tilfælde vil en eller flere af dimensionerne være fyldt ud, enten med en låst værdi som ikke kan ændres, eller en forslagsværdi som kan ændres såfremt det er mere retvisende Gem og gå videre, med tryk på fluebenet i øverste venstre hjørne eller via Gem funktionen nederst i skærmbilledet (godt at vide ) Du skal som minimum udfylde alle dimensionerne markeret med en lille stjerne* Du kan søge i alle felterne enten ved at skrive noget af navnet eller nummeret på dimensionen i feltet og vælge den nedrettede piletast. eller Er en dimensionsværdi markeret med en lille urskive, betyder det at du har anvendt netop denne værdi på tidligere afregninger Er en dimensionsværdi markeret med en lille knappenål, betyder det at du har valgt den som favorit. Du kan tilføje favoritter ved at klikke på knappenålen ud for den værdi, som du ønsker skal vises i toppen af listen Afregningselementer Afhængig af den afregningsskabelon du har valgt at arbejde med, kan du vælge imellem at oprette udgifter, rejsedage og/eller kørsler Du kommer videre ved at klikke på det runde blå plusikon eller den lille + Ny knap øverst til venstre Udgifter Du kan registrere udgiftsposter enten manuelle i form af egne udlæg (manuel udgift), kreditkorttransaktioner eller transaktioner fra rejser bestilt hos Carlson Wagonlit Travel CWT. SIDE 3 AF 10
Ligger der uafregnede korttransaktioner, får du her mulighed for at tilknytte disse til afregningen Du kan enten afregne korttransaktioner via ikonet Tilføj korttransaktion (beskrevet længere nede i vejledningen) du kan oprette manuelle udgiftsposter via ikonet Opret manuel udgift Ligger der ikke uafregnede korttransaktioner, vil du blive ledt direkte ind i skærmbilledet, hvor du opretter manuelle udgifter. Du skal aldrig ændre på Betalingsmiddel foreslået i RejsUd!!! En ændring kan afstedkomme manglende eller forkerte udbetalinger. Er du i tvivl om, hvorvidt du er kommet til at pille så slet posten og opret på ny!!! Du vedhæfter dokumentation for udgiften via funktionsknapperne her Du har forskellige muligheder, når du skal vedhæfte et dokument Skal du afregne en eller flere transaktioner, vælger du ind fra liste over åbne korttransaktioner og konterer, som beskrevet herover. I nogle tilfælde vil systemet forslå en omkostningstype. Du kan vælge at beholde forslaget eller vælge en anden omkostningstype. Såfremt du vedhæfter mere end én transaktion ad gangen, vil systemet hjælpe dig til at kontere hver transaktion for sig. Når du er færdig med bearbejdningen af en transaktion, dukker den næste op, indtil alle de valgte transaktioner er konteret. SIDE 4 AF 10
Når du har valgt én transaktion du vil arbejde med, skifter skærmbilledet fra grønt til gråt. Vælger du flere transaktioner, skifter skærmbilledet til blankt. Klik på Tilføj for at tilføje en eller flere korttransaktioner til afregningen. Nu kan du kontere omkostningen. BEMÆRK Der er oprettet et antal omkostningstyder du kan vælge imellem når du konterer dine forskellige afregningsposter/transaktioner. Alle de omkostningstyper der er markeret med et X foran navnet, må KUN benyttes til negative transaktioner hidrørende fra enten et kreditkort eller fra Carlson Wagonlit Travel Husk at tilknytte dokumentation! Afslut med Gem fluebenet i øverste venstre hjørne. også Det er muligt at dele en transaktion op i flere mindre beløb, eksempelvis hvis en del af en transaktion skal dækkes af dig (minibaren på hotelværelset o.l. (Omkostningstypen Egenbetaling)) Transaktionen kan opdeles efter den er valgt ind på afregningen, ved at indtaste det ønskede beløb i feltet Tilgængeligt beløb Rejsedage Er der tale om en rejse med privat del, eller en rundrejse mellem lande der udløser forskellige Time/dagpengesatser, skal du benytte de vejledninger, som netop beskriver disse situationer: Rundrejse samt Privat del Vælg Rejsedage øverst i menulinjen. I første omgang vises der ikke nogen SIDE 5 AF 10
rejsedage, da systemet mangler præcis tidsangivelse for rejsen. Du kommer videre ved at klikke på det runde blå plusikon eller ikonet + Ny øverst til venstre Du har tidligere angivet Afrejsedato og Hjemkomstdato, så, det vil være udfyldt på forhånd. Når du angiver tid, kan du blot indsætte et tal eks. 8 for 08:00 Varighed Afrejsetid og Hjemkomsttid Destination Land og By Beskrivelse Formål og Beskrivelse Under Rejsegodtgørelsessatser, Tilgængelige satser vælg Time-/dagpenge Vælg Reduktion for måltider Afhængig af den opsætning Jeres institution har forud defineret, kan nogle af måltiderne som udgangspunkt være valgt. Hovedreglen er at hvis du har modtaget et gratis måltid, skal der være sat et flueben. Har du ikke modtaget nogle gratismåltider på din rejse, Skal der ikke være sat nogle flueben Vælg Udokumenteret nattillæg såfremt du har overnattet privat. Konteringen afledes automatisk, men du kan ændre kontering på alle rejsedagene her eller foretage rettelser på de enkelte rejsedage senere. Se længere nede i denne vejledning. Når du har taget stilling til alle ovenstående oplysninger trykker du på fluebenet i øverste venstre hjørne for at gemme SIDE 6 AF 10
Rejsedagene oprettes nu og du ser en samlet linje for hele rejsen Ved at klikke på linjen åbnes den op og alle rejsedagene ses som en separat linje, hvor det er muligt at redigere hver for sig, eksempelvis konteringen Du kan markere ikonet ud for hver enkelt rejsedag og foretage tilføjelser eller ændringer i diæter, nattillæg og kontering via ikonet i øverste højre hjørne (Redigér). Foretag tilføjelser eller ændringer på de enkelte rejsedage og returnér til den samlede afregning via Gem ikonet øverst til venstre eller nederst til højre. Returner til oversigts billede Når du er færdig med at håndtere rejsedage, kan du returnere til afregningsoversigten via menulinjen som består af links. Kørsel Du kan registrere kørsler i egen bil under Kørsler Opret ny kørsel via et af ikonerne SIDE 7 AF 10
Indsæt Generelle detaljer vedr. turen Formål og Beskrivelse. Indsæt herefter Kørselsoplysninger: Afrejsedato Fra Til Adressebog: du kan hente eller oprette destinationer som du anvender hyppigt. Aktiver ikonet ud for Fra og Til. Her kan du oprette nye adresser og se destinationer som er lagt ind af administrator Aktiver Anvendekilometer fra Google Maps hvis du ønsker at distancen bliver beregnet automatisk af Google. Angiv om du ønsker distanceberegningen skal være Tur/retur. Du skal nu registrere Køretøj og satser Vælg køretøjstype og kilometersats. Såfremt du har kørselsbemyndigelse til høj sats, har du mulighed for at vælge imellem høj eller lav sats. Høj sats må kun anvendes, såfremt kørslen er dækket af en skriftlig kørselsbemyndigelse. Registreringsnummer skal udfyldes såfremt du ikke har indsat det under dine Profiloplysninger. Såfremt du ikke ønsker at lade RejsUd/Google beregne den kørte strækning (måske har du måtte køre en omvej pga. vejarbejde) skal du huske at vedhæfte dokumentation for den alternative rute, du har kørt. SIDE 8 AF 10
Konteringen afledes automatisk, men du kan ændre den, hvis det er nødvendigt Du afslutter registreringen af kørsel ved at trykke på et af Gem -ikonerne Vedhæft bilag på overordnet niveau via kladdeoversigten Det er muligt at vedhæfte dokumentation specifikt på alle afregningsposter. Det er også muligt at tilknytte et dokument overordnet på hele afregningen. Der er pt. flere valgmuligheder for at tilknytte forskellige formattyper overordnet på afregningsniveau. Det er pt. kun muligt at tilknytte et bilag på overordnet niveau fra oversigten over afregninger i kladdetilstand Markér det runde ikon ud for den afregning du arbejder med. Nu fremkommer der forskellige menu muligheder Vælg Bilag Vælg om du vil vedhæfte et Bilag eller en Konteringsnote. Det er pt. muligt at vedhæfte flere forskellige filtyper via Konteringsnote. Afslut og send i flow Når du er færdig med at registrere din afregning, sender du den i flow via papirflyverikonet i øverste højre hjørne. SIDE 9 AF 10
Du bliver dog først præsenteret for en oversigt over din afregning i højre side af skærmbilledet. I venstre side kan du se hvor afregningen sendes hen, når du sender den afsted via et klik på fluebenet i øverste højre side (Send afregning). Følg din afregning Du kan til enhver tid se hvor langt din afregning er i flowet. Via Hovedmenuen går du ind på ikonet Afregningsarkiv. Du fremsøger afregningen via søgeværktøjet. Det er muligt at søge på Udlægs nr. Navn, Beløb, Dato elleg Du får den mest præcise viden ved at gå ind på en afregningslinje og trykke på info. Transaktioner Du kan til enhver tid se dine transaktioner, både dem der måtte være kommet fra Carlson Wagonlit Travel (CWT) og dem som dukker op, hvis du har fået udleveret et kreditkort og anvendt det. Du finder oversigten over transaktionerne via hovedmenuen og ikonet Mine korttransaktioner: Har du mange transaktioner, kan du sorterer via klik på kolonneoverskrifterne, eller du kan indsætte et filter. Dette er en oversigt. Du kan ikke behandle transaktionerne via dette skærmbillede. Du skal oprette en afregning for at håndterer transaktionerne. Opdateret 3. januar 2019-AHC SIDE 10 AF 10