Februar 2011 Funktionsbeskrivelse af DHUV-SYSTEMET Indledning Dette notat beskriver kort funktionaliteten i et DHUV (Digitalisering Handicap og Udsatte Voksne) - system, som det vil fremgå af projektets fælleskommunale kravspecifikation. Hvis man er interesseret i en mere fuldstændig beskrivelse kan man rekvirere udkast til kravspecifikation, herunder vejledningsmateriale, fra pas@sm.dk fra forventet primo april 2011. Skabeloner og vejledning, der illustrerer den underliggende metode og dermed datafangsten i systemet kan rekvireres sammesteds og fra samme tidspunkt. Principper for systemet De grundlæggende principper for opbygningen af DHUV-kravspecifikationen, og dermed et fremtidigt DHUV-system, er følgende: En indgang for sagsbehandleren: Sagsbehandleren skal kunne arbejde i DHUV-løsningen med fagsystemet som indgang til alle aktiviteter og opgaver, således at man ikke skal skifte mellem flere systemer. Udnyttelse af administrative basissystemer DHUV skal ikke dublere funktionalitet, der ligger i kommunernes administrative basissystemer. Det betyder for eksempel, at ESDH-systemer anvendes som kommunes forvaltningsmæssige arkiv, og at økonomisystemer anvendes til f.eks. konteringer og betalinger. Ved at anvende eksisterende basissystemer undgås, at DHUV bliver en informationsmæssig ø i kommunens opgaveportefølje, og at kommunerne skal betale for funktionalitet, der findes i forvejen. Integrationer er med i kravspecifikationen De vigtigste integrationer tages med i kravspecifiationen, således at der kan skabes en sammenhængende løsning for kommunen uden genindtastning af data. For at billiggøre integrationerne bør kommunernes systemer leve op til fællesoffentlige standarder eller anvende allerede afprøvede integrationer. Lokal tilpasning Hvis kommunen selv indkøber med udgangspunkt i kravspecifikationen, kan man tilpasse den til egne behov, herunder evt. fravælge funktionalitet, man
allerede har anskaffet eller vurderer som for dyr eller overflødig. Særligt på økonomiområdet vurderes der at være stor forskel mellem, hvordan kommunerne har indrettet sig. Arbejdsprocesser i it-systemet Hovedforløbet i sagsbehandlingen og i systemet er bygget op omkring en sagsbehandlings og udredningsmetode med seks faser: sagsåbning, sagsoplysning, sagsvurdering, afgørelse på sagen, bestilling af social indsats i forbindelse med sagen, samt opfølgning på en sag. Endvidere omfatter systemet opgaverne planlægning, klager, magtanvendelse, indberetninger til Danmarks Statistik og Ankestyrelsen, økonomisk fremskrivning og opfølgning på faktisk forbrug, samt beregning af statsrefusion. Metoden er udviklet til handicap og udsatte voksne-området. Dette vedrører primært følgende indsatser: Lov om social service 83, 85, 86, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 107, 108, 112, 114, 116. Oversigt over hovedelementer i DHUV-systemet Det vigtigste element i løsningen er et fagsystem. Hertil kommer et antal integrationer til omkringliggende systemer, der skal sikre en sammenhængende løsning. Endelig skal der være mulighed for at eksportere data til ledelsesinformation og borgeroverblik. Kommune Udfører Borger/værge Systemet ESDH Øvrige fagsystemer Økonomisystem Kontorsystemer Danmarks Statistik Blanketsystem Tilbudsportalen Ankestyrelsen CPR-kilde Typisk kommunale systemer Typiske, for kommunen, eksterne systemer Sagbehandling og planlægning Systemet skal guide sagsbehandleren igennem aktiviteter og opgaver i et sagsforløb, og på den måde sikre at de krav der følger af lovgivningen, kommunens sagsbehandlingsstandarder og lokal praksis i øvrigt, overholdes. Det indbefatter frister, kvitteringer, partshøringer m.v. Løsningen skal blandt andet kunne give sagsbehandleren og lederen overblik over eksisterende sager og aktiviteter med markering af hvor meget de haster,
understøtte oprettelse og fordeling af sager, fx ved barsel eller sygdom, give mulighed for opsætning af adviser bl.a. i forhold til indhentelse af sagsoplysninger, påminde sagsbehandleren, når frister er overskredet eller er tæt på at blive det og give borgere påmindelser f.eks. på sms i forbindelse med møder. I forbindelse med indstilling og afgørelse skal der være mulighed for beregninger af ydelser og egenbetaling afgørelse og bevilling kunne genanvendes til fremskrivninger af forventede udgifter borgeren kunne oprettes på en venteliste Når en sagsbehandler har registreret at en aktivitet (f.eks. en afgørelse eller et tilbud om handleplan) er gennemført, skal informationen automatisk overføres til overbliksbillede til sagsbehandler og leder, journalark og statslig statistik, hvor relevant. således, at den samme oplysning ikke skal skrives flere gange. Herved understøttes projektets målsætning om at spare tid på administrative sagsgange. De samme oplysninger skal i øvrigt kunne udtrækkes af systemet til ledelsesinformation. Systemet skal generelt kunne understøtte udsendelse af breve, kvitteringer m.v., herunder med anvendelse af eksterne outputmanagementsystemer eller dokumentboks. Disse skal kunne trække på systemets oplysninger om f.eks. afgørelser, stamoplysninger, faglige vurderinger m.v. Samtidig skal der være muligt at udveksle oplysninger med udførerleddet (institutioner), f.eks. stam- og grundoplysninger, bestillinger og status. Generelt lægges der op til, at der skal være et synligt hovedspor i sagsbehandlingen, der følger metoden, men at sagsbehandleren frit skal kunne gå frem og tilbage mellem de forskellige delopgaver. Virkeligheden er sjældent lineær. Understøttelse af udredningsmetode Sagsbehandleren anvender den såkaldte Voksenudredningsmetode som struktur for undersøgelser. Formålet er at øge kvaliteten af primært undersøgelser, men også efterfølgende handleplaner og opfølgning, således at der træffes bedre og mere målrettede afgørelser. Systemet skal blandt andet sikre at sagsbehandleren kan arbejde struktureret og fleksibelt, herunder tilpasse strukturen i undersøgelse m.v. til formål og omfang, at sagsbehandleren kun behøver at åbne relevante temaer og at det kun er de relevante temaer der kan ses i udprint til borger eller visitationsudvalg, versionsstyring af de forskellige undersøgelser, handleplaner m.v.
at sagsbehandleren får hjælpetekster til anvendelsen af udredningsmetoden, hvor det er relevant, f.eks. undertemaer eller definitioner, at tekst og data genbruges f.eks. genanvendes konklusionen fra undersøgelsen i handleplanen og målene fra handleplanen genvendes i forbindelse med bestilling og opfølgning og at udredningen kan foregå og dokumenteres ude af huset, f.eks. ved besøg hos borgeren. Sagsbehandleren arbejder først og fremmest i fritekst i forbindelse med undersøgelse, handleplan og opfølgning. Der er altså ikke tale om, at sagsbehandleren skal træffe afgørelser gennem afkrydsning. Der arbejdes dog med skalaer indenfor undersøgelsens hovedområder dels for at skabe værktøjer til opfølgning og målfastsættelse, og dels for at søge en måling af udvikling i tyngde på tværs af sager. Journalark Projektet har valgt at inkludere et journalark i løsningen af to grunde: 1. Sagsbehandlerne har brug for at kunne se, hvad der er sket i en sag i kronologisk rækkefølge og på tværs af enkeltsager. 2. Sagsbehandleren har brug for et sted at gøre af de løse noter, f.eks. i forbindelse med telefonsamtaler. Systemet skal sikre, at sagsbehandleren ikke skal skrive hændelser i journalarket, som allerede er registreret andre steder. Dette håndteres ved at registrering af aktiviteter, afgørelser og dokumenter andetsteds i systemet automatisk giver stemplinger i journalarket. Journalarket skal således i høj grad opfattes som en visning. De enkelte posteringer kan fremstilles kronologisk eller sorteres i dokumenter, noter, afgørelser og aktiviteter. Visninger skal kunne gemmes i ESDH-systemet og udprintes som dokumenter, således at de kan indgå i dokumentationen på sagen. Internt tilbudssystem og integration til tilbudsportal Tilbudssystemet er en lokal kopi af tilbudsportalen, der samtidig giver mulighed for at kommunen kan lægge supplerende ydelser ind med priser. Formålet er, at sagsbehandleren let skal kunne sammenstille alternative forslag til indsatser med pris og indarbejde disse i indstillinger og afgørelser, således at data omkring indsats og priser genbruges. Det understøttes, at sagsbehandleren let kan orientere sig bredt i mulighederne og inddrage økonomiske overvejelser på en saglig måde. Integration til ESDH-systemer Sagsbehandleren skal arbejde i fagsystemet og kunne oprette og hente sager og dokumenter uden at gå over i ESDH-systemet. Dokumenter lagres i ESDH-systemet med sags- og dokumentoplysninger. På den måde sikres det, at ESDH fortsat er kommunens tværgående forvaltningsmæssige arkiv, hvor dokumentationen for alle afgørelser gemmes. Der arbejdes med alternativt systeminternt arkiv, for de kommuner der foretrækker dette.
Integration til CPR Systemet henter data fra en CPR-kilde. Disse oplysninger kan senere anvendes i forbindelse med dokumenter og blanketter. Integration til løn- og økonomisystemer Fra fagsystemet skal der være adgang til at foretage økonomisk fremskrivning på baggrund af afgørelse med bevilling og til at få en oversigt over faktisk forbrug gennem import af posteringer fra økonomisystemer. Dette kan ske i den enkelte cpr-sag eller samlet for kommunens borgere. Desuden lægges der op til, at oplysninger til igangsættelse af løbende betalinger kan sendes fra fagsystemet i stedet for at blive håndbåret til økonomisystemer. Integration til kontorapplikationer Sagsbehandleren skal kunne anvende gængse kontorapplikationer uden at skulle gå ind i ESDH-systemet, og skal i den forbindelse kunne anvende standardbreve, skabeloner for samtykkeerklæringer o.l. Tilsvarende skal der kunne integreres til det lokale kalendersystem, så aftaler synkroniseres mellem det lokale kalendersystem og fagsystemet. Integration til blanketter Kommunerne kan tilgå KL's borger- og virksomhedsrettede blanketter med mulighed for at forhåndsudfylde dem med data fra grundregistre under forudsætning af, at blanketterne kan tilgås i et åbent format. Integration til Ankestyrelsen og Danmarks Statistik Data til indberetninger til Ankestyrelsen og Danmarks Statistik registreres i forbindelse med magtanvendelse og registrering af afgørelser m.v. Disse sendes videres til Ankestyrelsen eller Danmarks Statistik efter at sagsbehandleren har godkendt dem. Klagesager Der skal være mulighed for at oprette sager og registrere og følge udfald af sager, herunder at kunne trække statistik. Borgerens adgang til egen sag Dette kan enten ske direkte i systemet eller via ESDH-systemet. Eksport af data til Borgeroverblik Relevante oplysninger (f.eks. afgørelser) kan udtrækkes til eksterne borgeroverblik, med henblik på at understøtte koordinationen til andre forvaltningsområder, f.eks. arbejdsmarked. Eksport af data til ledelsesinformation Der skal være mulighed for at kunne trække alle strukturerede data ud til ledelsesinformation. Herudover kan kommunen vælge at bede om en række faste rapporter på baggrund af disse. Dokumentation: I det følgende gennemgås kort eksempler på væsentlig dokumentation i sagsbehandlingen, der kan anvendes til ledelsesinformation.
Sagsstyring- og administration Antal henvendelser Antal sager Henvender (hvem har henvendt sig) Overholdelse af sagsbehandlingsfrister Antal tilbud om handleplaner Antal udarbejdede handleplaner Rettidig opfølgning Ændring af indsats i forbindelse med opfølgning (hyppighed) Gennemførelse af individuelt tilsyn Økonomi Varighed af indsats Forventet sluttidspunkt Bevilgede ydelser Bevilgede tilbud Evt. egen betaling Forventet og faktisk pris Handle- og betalingskommune Indsats og effekt Aldersgruppe Funktionsniveau og udvikling i samme Samlet behovsvurdering Udarbejdede handleplaner Omfang af indsats Målgrupper Bevilgede ydelser Afslåede ydelser Bevilgede tilbud Trivselsproblemer for borgeren Magtanvendelse Udfald af klagesager