Bilag 1: Evaluering af pilotprojekt om fleksibel arbejdstid Beskrivelse af projektet På Byrådets møde den 13. marts 2017 blev forslaget om fleksibel arbejdstid for de ansatte i Ringsted Kommune videresendt til Økonomiudvalget med henblik på, at der skulle igangsættes et pilotprojekt. Økonomiudvalget godkendte 20. juni 2017 projektbeskrivelse samt proces- og tidsplan. Pilotprojektet skal evalueres og behandles i Økonomiudvalg og Byråd ultimo 2018. Formålet med fleksibel arbejdstid i Ringsted Kommune er at give kommunens medarbejdere bedre muligheder for at forhandle deres arbejdstid, så den passer til deres aktuelle ønsker og behov, hvorved de opnår en bedre balance mellem deres arbejdsliv og privatliv. Målet med pilotprojektet var at indsamle viden om fleksibel arbejdstid og efterfølgende hvis pilotprojektet blev en succes at udrulle fleksibel arbejdstid til samtlige medarbejdere i Ringsted Kommune. I forbindelse med opstart af projektet blev der valgt to kommunale arbejdspladser til at indgå i forsøget med fleksibel arbejdstid. Arbejdspladserne blev udvalgt i forhold til, at der var forskellige vilkår på arbejdspladserne som for eksempel dag-og døgnarbejde. Forslag til hvilke arbejdspladser, der kunne indgå i pilotprojektet, blev drøftet i såvel HMU som i Koncernledelsen. HMU pegede på, at det var en god idé, at såvel et administrativt område som et ikke administrativt område indgik i projektet. Der blev peget på Koncerncentret, Hjemmeplejen og Bengerds Huse. Da Hjemmeplejen allerede indgik i mange projekter og nye tiltag, ønskede Hjemmeplejen ikke at indgå i pilotprojektet. Koncerncentret drøftede sagen i CMU og gav tilsagn om at deltage. Bengerds Huse drøftede sagen i LMU og gav ligeledes tilbagemelding om gerne at ville indgå i projektet som den anden arbejdsplads. Der blev nedsat en projektgruppe på hver af de to arbejdspladser. Projektgrupperne bestod af tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter, medarbejderrepræsentanter og ledere. Projektgrupperne udarbejdede en beskrivelse af, hvordan fleksibel arbejdstid kunne praktiseres på arbejdspladsen, herunder belyste de hvilke muligheder, der er i forhold til medarbejdernes ønsker, hensynet til borgeren og økonomien på den enkelte arbejdsplads. Arbejdspladserne fandt frem til hvilke arbejdsgange, der skulle være i forhold til medarbejdernes ønsker, herunder om det skulle være muligt at ønske ændring i arbejdstiden hver måned, hvert kvartal, løbende eller noget helt fjerde. Endvidere skulle arbejdspladserne finde frem til, hvilken betydning fleksibel arbejdstid har i forhold til opgaver og opgavefordeling. Begge arbejdspladser besluttede, at der to gange årligt skulle være mulighed for at indgive ønsker om ændring af arbejdstid, og hvis ønskerne blev imødekommet, skulle de gælde for et halvt år ad gangen. Afgrænsningen af projektdeltagere samt de to ønskerunder Koncerncentret: Projektgruppen besluttede følgende afgrænsning: 1
Alle i Koncerncentret er omfattet Dog er følgende undtaget: ledere/chefer (Susanne, Regin og Line), elever, seniorjobbere og fleksjobbere. Det behøver ikke nødvendigvis at være inden for eget team, at én går op og en anden går ned i tid. Ledelsen foretager en individuel vurdering i hvert enkelt tilfælde. Der aftales ikke en nedre grænse for hvor lidt, man kan ønske at gå ned i tid. I første ønskerunde blev alle ønsker imødekommet, hvilket betød, at fem medarbejdere gik op i tid og tre medarbejdere gik ned i tid. Koncerncentret kom senere i gang med projektet på grund af sammenlægningen af Ledelsescentret og Ressourcecentret. Her har timetalsændringerne derfor heller ikke fulgt tidsperioderne, men arbejdstiderne er derimod ændret løbende. I praksis måtte der flyttes lidt rundt på placeringen af arbejdsopgaver. Det gav ikke de store ændringer, da mange opgaver i Koncerncentret løbende tilpasses og ændres. I anden ønskerunde blev alle ønsker ligeledes imødekommet, hvilket betød, at fem medarbejdere gik op i tid og fem medarbejdere gik ned i tid. Bengerds Huse: Af hensyn til borgerne, arbejdsopgaverne og tilknytningen til hvert enkelt hus besluttede projektgruppen at afgrænse deltagerne (medarbejderne) i projektet til at omfatte: Team 1 og 2 (gruppe 1) Team 3, 4 og 5 (gruppe 2) Dag- og aftenvagter Medarbejdere ansat på 25 timer og derover Pædagoger, omsorgsmedhjælpere og social- og sundhedsassistenter hver faggruppe udgør sin egen gruppe I første ønskerunde var der fire medarbejdere, der ønskede at gå op i tid og ingen medarbejdere, der ønskede at gå ned i tid. Ønskerne kunne derfor ikke umiddelbart imødekommes. I forbindelse med et ledigt barselvikariat blev det dog muligt at imødekomme en del af ønskerne delvist. Ændringerne i timetallet fulgte ikke den aftalte tidsperiode, men ændringerne skete i forbindelse med de muligheder, der opstod og i dialog med medarbejderne. I anden ønskerunde var der 11 medarbejdere, der ønskede at gå op i tid og ingen, der ønskede at komme ned i tid. Otte ønsker blev helt eller delvist imødekommet. Spørgeskemaundersøgelser Før projektet blev iværksat, blev der foretaget en spørgeskemaundersøgelse på begge arbejdspladser. Spørgeskemaet skulle bruges til at undersøge hvor mange medarbejdere, der havde overvejet at få ændre deres arbejdstid. 2
1. spørgeskemaundersøgelse i Koncerncentret Spørgeskemaet blev i Koncerncentret besvaret af 45 medarbejdere, heraf 12 mænd og 33 kvinder. 42 af de 45 medarbejdere er ansat på 37 timer. De tre resterende medarbejdere er ansat på mindre end 37 timer. Disse tre medarbejdere er kvinder. Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen viste, at 14 ud af 33 kvinder enten er på nedsat tid eller har overvejet at gå ned i tid, mens kun seks kvinder har overvejet at gå op i tid. Dette svarer til, at 42 % af de kvinder, der har besvaret spørgeskemaet, er på nedsat tid eller har overvejet at gå ned i tid, mens kun 18 % har overvejet at gå op i tid. Tilsvarende har én mand ud af 12 mænd overvejet at gå ned i tid, mens to mænd har overvejet at gå op i tid. Dette svarer til henholdsvis 8 % og 17 %. Alt i alt har 52 % af kvinderne overvejet at ændre deres nuværende arbejdstid, mens det kun gør sig gældende for 25 % af mændene. I første spørgeskemaundersøgelse blev der ligeledes spurgt ind til medarbejderens motivation og engagement i arbejdet, medarbejderens tilfredshed med balancen mellem arbejdstid og privatliv, medarbejderens oplevelse af arbejdspladsen som åben over for ønsker om højere/lavere timetal samt om medarbejderens tilfredshed med arbejdssituationen ville øges ved muligheden for ændring af den ugentlige arbejdstid. I forhold til motivation og engagement svarer alle medarbejdere, at de er motiverede og engagerede, mens enkelte medarbejdere oplever, at der ikke er balance mellem arbejdstid og privatliv. Med hensyn til arbejdspladsens åbenhed i forhold til ønsker om højere/lavere arbejdstid svarer ca. ¼ af medarbejderne, at arbejdspladsen godt kunne være mere åben over for sådanne ønsker. Ca. 2/3 af medarbejderne svarer, at det vil øge tilfredsheden med deres arbejdssituation, hvis der er mulighed for at ændre den ugentlige arbejdstid. 1. spørgeskemaundersøgelse i Bengerds Huse Spørgeskemaet blev på Bengerds Huse besvaret af 17 medarbejdere, heraf en mand og 16 kvinder. Ud af de 17 medarbejdere er fire ansat på 37 timer. Resten er ansat på et mindre timetal end 37 timer. Der er ingen medarbejdere over 60 år. Ti ud af de 17 medarbejdere havde overvejet at gå op i tid, mens blot én medarbejder havde overvejet at gå ned i tid. Dette svarer til, at 59 % havde overvejet at gå op i tid, mens 6 % havde overvejet at gå ned i tid. I forhold til motivation og engagement svarer størstedelen af medarbejderne, at de er motiverede og engagerede, mens ca. ½ af medarbejderne oplever, at balancen mellem arbejdstid og privatliv kunne være bedre. Med hensyn til åbenhed i forhold til ønsker om højere/lavere arbejdstid svarer ca. ½ af medarbejderne, at arbejdspladsen godt kunne være mere åben over for sådanne ønsker. Over halvdelen af medarbejderne svarer, at det vil øge tilfredsheden med deres arbejdssituation, hvis der er mulighed for at ændre den ugentlige arbejdstid. Konklusion på første spørgeskemaundersøgelse Af første spørgeskemaundersøgelse kan man udlede, at 44 % af medarbejderne i Koncerncentret har overvejet at få ændret deres arbejdstid, mens 65 % af medarbejderne på Bengerds Huse har overvejet at få ændret deres arbejdstid. Der er således relativt mange medarbejdere på begge arbejdspladser, der har 3
overvejet at få ændret deres arbejdstid. Det er primært kvinder, der har ønsket at få ændret deres arbejdstid. Dette skal dog ses i sammenhæng med, at der er flest kvinder, der har besvaret spørgeskemaundersøgelsen. På en arbejdsplads som Bengerds Huse, hvor størstedelen af medarbejderne er ansat på nedsat tid, er der mange, der ønsker at gå op i tid, mens der på en arbejdsplads som Koncerncentret, hvor de fleste medarbejdere er ansat på 37 timer, er flest, der ønsker at gå ned i tid. Derudover viser undersøgelsen, at ens overenskomstmæssige tilknytning ikke umiddelbart ser ud til at have indvirkning på, om man ønsker at gå op eller ned i tid. På baggrund af spørgeskemaundersøgelsens sidste fire spørgsmål vedrørende engagement og motivation, balancen mellem arbejdsliv og privatliv mv. kan det konkluderes, at udfordringen med at få driften til at hænge sammen, har indflydelse på arbejdspladsens åbenhed i forhold til ønsker om højere/lavere arbejdstid, ligesom det tyder på, at der på disse arbejdspladser er en lavere tilfredshed med balancen mellem arbejdsliv og privatliv. Man skal dog her tage i betragtning, at det er et begrænset antal medarbejdere, der har indgået i projektet og herved svaret på spørgeskemaundersøgelsen. 2. spørgeskemaundersøgelse Efter projektet havde kørt knapt et år, blev der fulgt op med en ny spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaet skulle blandt andet bruges til at undersøge, hvordan medarbejderne havde oplevet muligheden for fleksibel arbejdstid, og om det var noget, som de kunne tænke sig blev permanent. Koncerncentret Spørgeskemaet blev i Koncerncentret besvaret af 43 medarbejdere. 33 medarbejdere svarer, at de ønsker, at ordningen med fleksibel arbejdstid fortsætter, mens ti medarbejdere svarer ved ikke til dette spørgsmål. 27 medarbejdere ser ordningen med fleksibel arbejdstid som et personalegode, otte svarer ved ikke og de resterende otte medarbejdere svarer, at de ikke ser fleksibel arbejdstid som et personalegode. 22 medarbejdere kan forestille sig, at de vil benytte ordningen med fleksibel arbejdstid, hvis den fortsætter, syv svarer nej og 14 svarer ved ikke. De fleste medarbejdere oplever, at projektet om fleksibel arbejdstid har sat mere fokus på muligheden for at gå op/ned i tid, herunder at man har sikkerhed i at kunne komme tilbage på sin oprindelige arbejdstid. Medarbejderne oplever, at det har været en god måde at afprøve højere/lavere arbejdstid på. Flere tilkendegiver ligeledes, at projektet har gjort, at muligheden for ændret arbejdstid er blevet mere formaliseret. Muligheden for at gå op i tid gør endvidere, at man har mulighed for at afprøve nogle mere tidskrævende opgaver. Endelig angiver flere, at projektet har gjort det muligt at tilpasse arbejdstiden til den enkeltes behov. Fordelen ved fleksibel arbejdstid er ifølge besvarelserne, at det opleves som et plus, at man som medarbejder selv kan have indflydelse på ens arbejdstid, således at der i højere grad kan skabes balance mellem arbejdsliv og privatliv. Det er ligeledes en fordel, at man har mulighed for at gå ned i tid uden at have dårlig sammenvittighed over dette samt at man kan prøve dette i en periode, inden man søger en fast deltidsstilling. En ulempe ved fleksibel arbejdstid opstår ifølge medarbejderne, hvis en medarbejder ønsker at gå ned i tid, og der samtidig ikke er en medarbejder i samme team, der ønsker at gå op i tid. Hvis medarbejderens ønske om ned i tid imødekommes, skal denne medarbejder aflevere en eller flere arbejdsopgaver, men der er ingen kollega i teamet at aflevere til. Hvis nogle opgaver alligevel afleveres til en kollega, der ikke har ønsket ændret arbejdstid, kan dette skabe en dårlig stemning i teamet. 4
Bengerds Huse Spørgeskemaet blev på Bengerds Huse besvaret af 15 medarbejdere. 11 medarbejdere svarer, at de ønsker, at ordningen med fleksibel arbejdstid fortsætter, mens fire medarbejdere svarer ved ikke. 11 medarbejdere ser ordningen med fleksibel arbejdstid som et personalegode, to svarer ved ikke og de resterende to medarbejdere svarer, at de ikke ser fleksibel arbejdstid som et personalegode. 11 medarbejdere kan forestille sig, at de vil benytte ordningen med fleksibel arbejdstid, hvis den fortsætter, en svarer nej og tre svarer ved ikke. Fem medarbejdere oplever, at projektet om fleksibel arbejdstid har sat mere fokus på muligheden for at gå op/ned i tid, idet muligheden for fleksibel arbejdstid er blevet mere italesat. Fordelen ved fleksibel arbejdstid er ifølge besvarelserne, at det opleves som et plus, at man som medarbejder selv kan have indflydelse på ens arbejdstid, således at der i højere grad kan skabes balance mellem arbejdsliv og privatliv. Ulempen er, at der er mange, der ønsker at gå op i tid, men at det er svært at finde timerne. Konklusion på anden spørgeskemaundersøgelse Projektet har vist, at begge arbejdspladser ønsker, at ordningen med fleksibel arbejdstid fortsætter. Inden for det administrative område er der dog er en bekymring i forhold til, hvordan opgaverne skal varetages, når en medarbejder ønsker at gå ned i tid. På Bengerds Huse er der ikke den samme bekymring om opgavevaretagelsen. Til gengæld er udfordringen her at få driften til at hænge sammen i forhold til mange medarbejderes ønsker om at gå op i tid. Vejledning om deltidsansattes adgang til højere timetal Det skal bemærkes, at der siden den 1. januar 2008 i henhold til Vejledning om deltidsansattes adgang til højere timetal har været en pligt for lederen til at tilbyde permanente ledige timer til deltidsansatte inden eller samtidig med, at der foretages eksternt opslag, jf. bilag 1. En eventuelt udrulning af fleksibel arbejdstid i hele kommunen, ændrer ikke ved den pligt, der følger af denne vejledning. Denne pligt gælder fortsat. Man skal endvidere være opmærksom på, at fleksibel arbejdstid omfatter flere situationer end vejledningen om deltidsansattes adgang til højere timetal. Fleksibel arbejdstid omfatter også medarbejdere, der ønsker at gå ned i tid, samt medarbejdere, der ønsker mere end 37 timer. Konklusion Erfaringerne indtil nu viser, at det har været nemmere at imødekomme ønsker om ændret arbejdstid fra medarbejdere, der arbejder i dagtiden samt i administrative stillinger, hvor man ikke er tilknyttet bestemte borgergrupper og ikke er afhængig af en fast normering døgnet rundt end på arbejdspladser, hvor dette gør sig gældende. Erfaringerne viser ligeledes, at det kan være svært at imødekomme ønsker om at gå op i tid på områder, hvor man er afhængig af personaledækning hele døgnet, og hvor man for at få vagtplan og budget til at hænge sammen, er nødsaget til at have mange deltidsansatte. 5
Hvis man vælger at udrulle fleksibel arbejdstid i hele kommunen, må det derfor forventes, at de arbejdspladser, der vil få de største udfordringer med at indføre dette, vil være arbejdspladser med døgnbemanding, samt hvor man er afhængig af åbningstider samt flere hænder i spidsbelastningsperioder. Her tænkes særligt på døgninstitutioner såsom Nebs Møllegård, Tinsoldaten, Bengerds Huse, plejecentrene, hjemmeplejen mv. Det kan blandt andet også give udfordringer i SFO erne og andre arbejdspladser, hvor man er afhængig af åbningstider og den heraf følgende bemanding. Pilotprojektet viser endvidere, at det kan være en udfordring, at opgaverne ikke altid kan flyttes fra én medarbejdergruppe til en anden på grund af specialistviden, f.eks. fra pædagog til social- og sundhedsassistent eller fra løn- og personalekonsulent til økonomikonsulent. I praksis har det ligeledes vist sig svært at køre med faste tidsperioder både i forhold til medarbejdernes ønsker og i forhold til, hvad der kan lade sig gøre, da der nogle gange viser sig en mulighed forskudt af de i projektgruppen aftalte tidsperioder. Nogle ledere har endvidere set spørgsmålet om ændret arbejdstid som en naturlig del af MUS. Endelig kan der være økonomiske udfordringer, da alle medarbejdere ikke oppebærer den samme timeløn. Vurdering På baggrund af projektet om fleksibel arbejdstid vurderer arbejdsgrupperne, at det er en god idé at øge fokus på muligheden for ændret arbejdstid på de enkelte arbejdspladser. Spørgeskemaundersøgelserne viser nemlig, at medarbejderne i overvejende grad ønsker, at muligheden for fleksibel arbejdstid fortsætter, og mange medarbejdere ser det som et personalegode. Arbejdsgrupperne vurderer, at det skal være de enkelte LMU er, der tager stilling til, om fleksibel arbejdstid skal være et tilbud på deres arbejdsplads. Hvis LMU et vælger dette som et tilbud, skal LMU et udarbejde retningslinjer for, hvordan fleksibel arbejdstid skal udmøntes hos dem. 6