Erhvervs og Boligstyrelsen Bygherrer skaber værdier Udkast 23.08.04 Projektrapport Søndergård, Måløv - 3 seniorbofællesskaber 1
Indholdsfortegnelse Forord 1 Resumé og konklusioner 2 Byggesagerne og parterne Del I, Program, udbud og valg af projekter 3 Valg af fremgangsmåde og programfasen 4 Udbudsgrundlaget 5 Udbudsprocessen og tilbudsbedømmelsen 6 Beboernes vurderinger af de indledende faser 7 Totalentreprenørernes vurdering af de indledende faser Del II, Detaljering af projekterne, udførelsen og aflevering 8 Projektering efter valg af tilbud 9 Udførelse og aflevering 10 Beboernes vurderinger af projektering, udførelse og aflevering 11 Beboernes vurderinger af byggeriet belyst ved interviews og spørgeskemaundersøgelse Del III, Samarbejdet mellem bygherre og byggevirksomhederne 12 Samarbejdsaftalens fælles mål og succéskriterier 13 Succéskriterier for processen 14 Succéskriterier for produktet 15 Erfaringer og anbefalinger Fælleshuset, Kløverrnarken 2
Forord Denne rapport omhandler et forsøgsbyggeri, som indgår i Erhvervs og Boligstyrelsens netværk Bygherrer skaber værdier. I forsøgsbyggerierne indhøstes en række erfaringer, der kan være med til at fremme byggeriets udvikling. Et af netværkets fokusområder er samarbejdet mellem brugere/beboere, bygherrer og byggeerhvervet. Nærværende projektrapport omhandler byggesagen Søndergårdsarealerne i Ballerup og består af 3 seniorbofællesskaber, og der har i byggesagen været en ekstensiv inddragelse af de kommende beboere. Projektrapporten ligger på Erhvervs og Boligstyrelsens hjemmeside, www.ebst.dk. Rapporten indeholder en række synspunkter og betragtninger. Hvor ikke andet anføres, er disse et udtryk for alle involveredes opfattelser. Projektrapporten er udarbejdet af akademiingeniør Mogens Høgsted, Vive Consult i samarbejde med byggesagens parter. Kløvermarken 3
1. Resumé og konklusioner Resumé Byggesagen Søndergård rummer i alt 59 seniorvenlige almene boliger og indeholder en særdeles ekstensiv inddragelse af beboere i alle byggesagens faser. Der er involveret 3 beboergrupper en for hvert af de 3 seniorbofællesskaber med ca. 30 personer i hver beboergruppe. Der ud over har Ballerup Kommune spillet en meget aktiv rolle i byggesagens planlægning og realisering. Byggesagen indeholder desuden anvendelse af udbud i totalentreprise (efter EU s Byggeog Anlægsdirektiv) på grundlag af byggeprogram (brugerprogram) i forbindelse med samarbejdsformen partnering. Udbudsformen har været begrænset udbud efter prækvalifikation med økonomisk mest fordelagtige bud som tildelingskriterium. Byggesagen er endvidere planlagt som et samarbejde i partnering, og er et eksempel på en såkaldt tidlig partnering med fast pris. Der er involveret 2 totalentreprenørgrupper i de 3 bofællesskaber. På grund af uafsluttede uenigheder med den ene totalentreprenørgruppe, er denne rapports del III alene baseret på bofællesskabet Kløvermarken. Konklusioner program og udbudsfaserne Det er i byggesagen demonstreret, at det for et alment byggeri er muligt og kan være hensigtsmæssigt at gennemføre et planlægningsforløb for seniorbebyggelser, som involverer høj beboermedvirken. Det har således været muligt gennem en hensigtsmæssig bistand at brugerprogrammerne og konkurrenceprogrammet som er udarbejdet i tæt samspil med beboerne har kunnet indgå i grundlag for tilbudsindhentning iht. EU s Bygge og Anlægsdirektiv. En række faktorer skønnes at indgå i forudsætninger for at gennemføre et forløb som det aktuelle med succes: kommunen skal være aktiv og støttende hele vejen beboerrepræsentanterne skal have en høj motivation og have det fornødne overblik og overskud til at blive ved med processen, selv når det går trægt og problemer opstår de støttende parter (til beboergrupperne) skal være indstillet på at yde den fornødne bistand og evne at kommunikere (og begrunde) de rammer som processen skal foregå i I den aktuelle byggesag er det på trods af et meget langt forløb lykkedes i det store og hele at holde sammen på beboergrupperne. Konklusioner færdigprojektering, udførelse og aflevering Det væsentlige indtryk er, at beboerne efter afleveringens genvordigheder, er meget tilfredse med bebyggelserne og den fælles proces, der har været. Der er opnået en sammentømring af beboergrupperne, som er meget påskønnet og som af beboerne opleves værdifuld. Hovedmålet er således nået. Når dette er sagt, må der også peges på de områder, hvor der har været mindre positive oplevelser for beboerne: 4
der har været for mange mangler og afhjælpningen har trukket ud i nogle faser har beboerne oplevet, at der ikke var støtte nok fra bygherre og rådgiver tilvalgsprocessen har været svær det har været svært for beboerne at forholde sig til tilvalg på det grundlag som forelå, og det er fra entreprenører/arkitekter oplevet som en vanskelig og meget ressourcekrævende proces De væsentligste erfaringer fra forsøgsprojektet er: Det er centralt, at beboernes forventninger skal afstemmes med de rammer der ligger for økonomi og kvalitetsniveauer. Disse skal formuleres meget konkret og præcist Det kræver en meget konsekvent bygherre til at fastholde beboerne på de aftalte dead-lines for beboerindflydelse Der bør være en styregruppe til bla. at overvåge samarbejdet og med deltagelse af topledelserne. Afleveringen er en kritisk fase, som skal have (endnu) større opmærksomhed 5
1. Byggesagerne og parterne Byggerierne er opført i Ballerup Kommune på et areal omfattet af Lokalplan 102.1, og omfatter følgende 3 bofællesskaber: Solsikken Kløvermarken Valmuen Solsikken består af 20 almene boliger, i alt 1.610 m² incl. fællesarealer. Kløvermarken består af 19 almene boliger hvoraf 14 er almene medejerboliger, i alt ca. 1.890 m² incl. fællesarealer. Valmuen består af 20 almene boliger, i alt 1630 m² incl. fællesarealer Byggesagen Kløvermarken gennemføres som medejerboliger, og dette aspekt indgår ikke i nærværende forsøg, men dokumenteres i en særskilt rapport. Tidsforløb Byggesagernes planlagte tidsforløb var parallelt for de 3 bofællesskaber og er i hovedtræk: - programfase varede til medio maj 2001 - lokalplanfase blev afsluttet i maj 2001 - gennemførelse af udbud og kontrahering fra marts 2001 til ultimo 2001 - indgåelse af samarbejdsaftaler med totalentreprenørerne oktober 2001 - projekteringsfase fra oktober 2001 til april 2002 - indgåelse af udførelsesaftaler (totalentreprisekontrakter) februar 2002 - udførelsesfasen for de 3 bofællesskaber er illustreret herunder: - fra april 2002 til juni-august 2003 Kløvermarken Solsikken Valmuen 2002 2003 2004 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Den fulde streg er selve udførelsesfasen og den stiplede gule streg er mangelafhjælpningsperioden fra planlagt aflevering til aflevering (iht. AB) har fundet sted, Der er herefter en periode med afhjælpning af uvæsentlige mangler, som er angivet med rød stiplet streg. Parterne Ballerup Kommune: 6
Kommunen har initieret igangsætning af byggeri af seniorboliger, og kommunen har således sørget for hele planlægningsgrundlaget, herunder dannelse af beboergrupper, forestået en byplankonkurrence for det aktuelle område, udarbejdet lokalplan, bistået på relevante områder ved udarbejdelse af udbudsmateriale, og medvirket i dommerkomite og sekretariat ved tilbudsvurderingen. Ballerup Kommunes Ældreråd har endvidere deltaget aktivt i hele forløbet herunder i dommerkomiteen. Bygherre: FB-Fagforeningernes Boligforening Kronprinsessegade 14 1306 København K Boligforeningen administreres af Fællesadministrationen 3B. 3B har været den drivende kraft for valg af fremgangsmåder i byggesagen og har udøvet den gennemgående bygherrefunktion og haft ansvar for den fornødne sammenhæng i omfang, kvalitet og pris. Bygherrekonsulenter: Dominia AS, Rådgivende Ingeniører Dominia medvirker som bygherrerådgiver, og har i program - og udbudsfasen stået for den byggetekniske del samt udbudsforløbet herunder vurdering af tilbud og bygherretilsyn i udførelsesfasen Arkitekt maa. Peter Duelund Mortensen: Peter Duelund Mortensen har medvirket som konsulent for beboerne ifm. med udarbejdelse af brugerprogrammerne, ved udarbejdelse af de overordnede formuleringer i konkurrenceprogrammet og ved vurderingen af tilbuddene i beboergrupperne og som rådgiver for dommerkomiteen BIC, Boligtrivsel i Centrum: BIC har bistået Ballerup Kommune med etablering af beboergrupperne i det lange forløb fra 1998 og frem til valg af tilbud. BIC har medvirket i byggesagen, som støtte for beboerne frem til valg af tilbud. BIC har endvidere medvirket som rådgiver for dommerkomitéen Totalentreprenørgrupper: Der blev som resultat af bedømmelse af tilbud valgt følgende totalentreprenørgrupper Kløvermarken Valmuen Solsikken Entreprenør E&B Nielsson A/S G.V.L Entreprise A/S G.V.L Entreprise A/S Arkitekter Vilhelm Lauritzen A/S Virumgaard A/S Virumgaard A/S Ingeniører E&B Nielsson A/S Teytaud A/S Teytaud A/S 7
Del I, Program, udbud og valg af projekter 3. Valg af fremgangsmåde og programfasen Beboerinddragelsen Ballerup kommune inviterede alle borgere til møde om seniorboliger i 1998. Der nedsattes 4 beboergrupper, som med støtte fra BIC og kommunen valgte boligform, medvirkede ved valg af byggegrunde og medvirkede i udformning af lokalplaner. De 3 af beboergrupperne blev til de 3 boligfællesskaber på Søndergårdsarealerne, medens den 4. gruppe blev lokaliseret på Østerhøj, Syd. Beboergrupperne valgte entydigt ét plans byggeri og af økonomiske årsager valgtes almene boliger (alternativ var andelsboliger). Valg af et plans boliger gav problemer med bebyggelsesmuligheder på de foreliggende arealer. De 3 grupper, som blev dannet i begyndelsen af forløbet, har i det store og hele holdt sammen gennem hele forløbet, og de har afholdt regelmæssige møder i hele det ca. 4½ årige forløb. Det er blevet til 80-90 møder for hver gruppe uden ekstern deltagelse og hertil kommer møder med BIC, kommunen, 3B, m.fl. Ved tilbudsvurderingen deltog 2 repræsentanter for hvert af de 3 bofællesskaber i dommerkomitéen. Valg af bygherre Kommunen valgte FB som boligselskab ud fra bl.a. erfaringer fra byggesager på Østerhøj Syd. Udarbejdelse af brugerprogrammer Udarbejdelse af brugerprogrammer foregik under ledelse af 3B med bistand fra arkitekt Peter Duelund Mortensen. Udbuds - og entrepriseform For at opnå en sikker styring af byggesagernes omfang, kvalitet og ikke mindst økonomi valgtes begrænset udbud efter prækvalifikation i totalentreprise iht. EU s Bygge og anlægsdirektiv. 4. Udbudsgrundlaget Udbudsgrundlaget generelt Udbudsgrundlaget er baseret på følgende dokumenter. brugerprogrammerne konkurrenceprogrammet 3B s Byggeprogram oplysninger om brugersamarbejdet (BIC-rapporter) 8
oplysninger om forsøgsprojektet (projektbeskrivelse og tilsagn) koncept til tilvalgskatalog udbudstidsplan (Selve byggeperioden var en konkurrenceparameter) tilbudslister byggesagsbeskrivelse totalentreprisekontrakt oplysninger om bebyggelsesmuligheder (lokalplan) oplysninger om grundene (terræn, kloak, geoteknik) Udbudsgrundlaget indeholder således ikke tegninger af byggeriets udseende. Udformningen af byggeriet var overladt til de bydende. Udbudsgrundlaget indeholder ikke udkast til samarbejdsaftale (partneringaftale). Der ønskedes oplæg hertil fra de bydende under del-tildelingskriteriet Procesbeskrivelse Procesbeskrivelse Tilbudsgiverens konkrete bud på organisation og samarbejde, herunder CV for ansvarlige nøglepersoner knyttet til opgaven. Endvidere beskrives samarbejdet omkring etablering og fastholdelse af fælles mål i projekteringsfasen, udførelsesfasen og ved aflevering og ibrugtagning. Beboermedvirken Beboernes krav og ønsker er formulerede i konkurrenceprogrammet og brugerprogrammerne. Brugerprogrammerne er delvist forskellige for de 3 beboergrupper. Som eksempel vises uddrag fra brugerprogram for Valmuen om køkken. Køkken Køkkenet skal placeres på en sådan måde, at brugerne har mulighed for valg mellem selvstændigt rum eller køkken i åben forbindelse med opholdsstue Der skal i forbindelse med indretning af køkkenelementer tages højde for ønske om højt placeret ovn. For at opnå mulighed for opstilling af bord foran/under køkkenvindue må køkkenelementerne ikke opstilles foran vindue. Der skal tages højde for, at køkkener skal kunne ændres for opfyldelse af krav til bevægelseshæmmede Køkkener skal have køleskab og komfur, jfr. 3B s byggeprogram. Brugerprogrammerne indeholder valg af de fleste overflader, idet der dog for nogle er angivet, at der skal kunne ske andre valg. De overordnede ønsker til byggerierne generelt er anført i konkurrenceprogrammet og udarbejdet af Peter Duelund Mortensen efter dialog med beboerne. Disse omhandler: arkitektonisk kvalitet fællesskabet bæredygtighed ældreegnethed og tilgængelighed fleksibilitet og variation boligtyper og bebyggelsesform integreret kunst 9
Konkurrencegrundlaget Tildelingskriterium valgtes som økonomisk mest fordelagtige bud. Underkriterierne var i prioriteret rækkefølge: 1. Projektforslag 2. Procesbeskrivelse 3. Pris 4. Totaløkonomi 5. Prismæssig fleksibilitet 6. Bæredygtighed 7. Tidsplan Beboerne deltog aktivt ved møder i fastsættelsen af den prioriterede rækkefølge af kriterierne. På disse møder blev de 6 af de 8 kriterier tillige vægtede, om end disse vægte ikke blev anført i Konkurrenceprogrammet. Denne vægtning var 1. Projektforslag 2. Procesbeskrivelse 3. Pris 4. Totaløkonomi 5. Prismæssig fleksibilitet 6. Bæredygtighed 7. Tidsplan 40% 25% 20% 10% 5% OK/ikke OK OK/ ikke OK De enkelt kriterier var uddybede i programmet (pkt. 2, Procesbeskrivelse er anført ovenfor). Det skal særskilt omtales, at der om tilbudspris var anført: Økonomirammen omfattende håndværkerudgifter og rådgiverudgifter i henhold til tilbudslisten er kr. 9.300 pr. kvadratmeter boligareal beregnet inclusive fælleshusets areal. Beløbet er excl. moms. Tilbud skal afgives om fast pris i henhold til cirkulære af 10. oktober 1991 om pris og tid på bygge og anlægsarbejder. Det skal bemærkes, at økonomirammen ikke blev anført som ufravigelig Dommerkomitéen Det valgtes (som ved projektkonkurrencer), at tilbuddene skulle være anonyme og der var udpeget en dommerkomite bestående af: Hanne Bolvig, formand for FB Ejner Baadsgaard, direktør for 3B Ove E Dalsgaard, borgmester Lone Schock, byplanchef 2 deltagere fra hver af de 3 bofællesskaber Rådgivere for dommerkomiteen var Peter Duelund Mortensen, arkitekt maa. Flemming Iversen, Ældrerådet 10
Som dommerkomiteens sekretariat medvirkede: Erik Præstegaard, 3B Frank L Hansen, Dominia Niels Gervig, BIC Annegitte Hjort, Ballerup Kommune 5. Udbudsprocessen og tilbudsbedømmelsen Udvælgelse af tilbudsgivere Der blev indrykket en sædvanlig bekendtgørelse om prækvalifikation. Der meldte sig 11 ansøgere, som blev vurderet på følgende udvælgelseskriterier: Omsætning Forsikringsforhold Referencer til boligbyggeri Ressourcemæssig kapacitet Kvalitetsstyringssystem Miljøledelsessystem Partneringmodel Arkitektreferencer mm. Ingeniørreferencer mm. Beboergrupperne blev informerede om navne på de 11 ansøgere og om udelukkelses og udvælgelseskriterierne. Udvælgelse af de 5 bydende foregik i sekretariatet. Tilbudsfasen Efter spørgsmål fra de bydende er der er udsendt 4 rettelsesblade. Grundlag for tilbudsbedømmelsen Grundlaget for tilbudsbedømmelsen har været, at der ikke kunne forudsættes gennemført ændringer; dvs. evt. ønskede ændringer i tilbudsprojekterne ikke måtte inddrages i bedømmelsen. Dette er begrundet i EU reglerne. Tilbudsbedømmelsens forløb Inden modtagelsen af tilbud afholdtes møder med beboergrupperne. På disse møder blev bedømmelsens forløb gennemgået. Forløbet af tilbudsbedømmelsen var nøje planlagt ved et mødeforløb for 3 typer møder: møder i dommerkomite møder i beboergrupperne møder i sekretariat Møderne er viste herunder Dato Deltagere 23.08.01 Sekretariat 29.08.01 Beboergrupper 11
03.09.01 Beboergrupper (2 møder) 04.09.01 Sekretariat 10.09.01 Dommerkomite 11.09.01 Beboergrupper 12.09.01 Beboergrupper (2 møder) 18.09.01 Sekretariat 19.09.10 Dommerkomite 27.09.01 Prisoverrækkelse Beboermøderne (særskilt for de 3 bofællesskaber), som er angivet, er sådanne, hvor der har været bistand til stede fra Peter Duelund Mortensen, 3B, BIC og Dominia. Der ud over har beboergrupperne afholdt mellemmøder uden deltagelse af bistand. Beboermøderne er foregået efter en stram dagsorden, hvor fokus på de første møder har været bebyggelsesplan og arkitektur, så boliger og fælleshus og så indretning/overflader. Sekretariatet har analyseret tilbudsprojekterne, både hvad angår størrelse (arealer), tekniske løsninger og priser/forbehold. Sekretariatet har stillet spørgsmål til de bydende for afklaring af uklarheder i tilbuddene. Der har især været problemer med byggegrundens afgrænsning og arealer af boliger. Dernæst er der spurgt til forbehold og fejl i tilbudene. Pga. anonymiteten er dette rent praktisk foregået ved, at spørgsmål er lagt i kuverter med tilbudsprojektets nummer i receptionen på Ballerup Rådhus. Et særligt fokuspunkt var selvsagt priser. Som omtalt var økonomirammen kr. 9.300 pr. m². Eksempelvis blev de indkomne priser for Kløvermarken analyserede til at ligge mellem ca. kr. 7.800 og kr. 11.700. Prisvariationen er betydelig, ca. 50%. En oversigt over de afgivne priser omregnet pr. m² og tillagt kapitaliserede forbehold er vist herunder. 41377 78932 01009 12345 77083 Kløvermarken 7.823 10.496 11.693 10.311 9.425 Valmuen 9.526 11.670 12.364 10.610 9.424 Solsikken 8.562 11.411 11.682 10.268 9.541 Det kan konstateres, at 3 af de afgivne tilbud har prisniveauer, som ligger langt over økonomirammen. Dette har dog ikke medført, at disse tilbud er erklærede ukonditionsmæssige. 2 tilbud, 78932 og 01009 er udeladte i løbet af bedømmelsen. For forslag 78932 er begrundelsen, at der var for store mangler i det tegnede materiale særligt mht. boligernes udformning. Tilbud 01009 blev udelukket i bedømmelsesprocessen pga. den høje pris og svagheder i bebyggelsens og fælleshusets planer til trods for et meget fleksibelt og visionært byggesystem. Alle tilbud er bedømt i forhold til tildelingskriterierne. Først sent i bedømmelsesforløbet er nogle tilbud sorteret fra, og først da det med sikkerhed kunne konstateres, at pågældende tilbud ikke var blandt de økonomisk mest fordelagtige. 12
Facader og snit, bebyggelsen Solsikken Bedømmelsens resultat Der er udarbejdet en særdeles grundig dommerbetænkning (20 A4 sider). Projekterne er nøje gået igennem og tildelingskriterierne er kommenterede. Der har især været konstateret store forskelle på følgende kriterier: Projektforslag Pris Tid De markante forskelle i projektforslagene (41377 og 77083) angår: Husdybden (9 m ctr. 7,2 m) Tagfald (ensidigt fald ctr. sadeltag) Bebyggelsesplanernes tæthed (dette er sammenhængende med husdybden ved den lille husdybde placeres boliger inde i bebyggelsen) Forskelle i priser er anført ovenfor. Forskelle i tid indeholder, at for tilbud 41377 (E&B Nielsson A/S-Kløvermarken) er der tilbudt en byggetid (udførelsesfasen) på 6 måneder begrundet i den høje præfabrikationsgrad. De øvrige tilbud har en byggetid på 10-12 måneder. For de øvrige kriterier har forskellene ikke været betydelige udover, at der til trods for en omhyggelig indsats, ikke mindst fra Ballerup kommune, kun fremkom et tilbud med forslag til udnyttelse af solenergi - solfangeranlæg (12345). 13
Snit, Kløvermarken Udbudsprocessens forløb i relation til EU s udbudsdirektiv Det kan konstateres, at udbudsprocessen ikke har afstedkommet formelle problemer i den henseende, at alle bud er antaget til bedømmelse. Der har ikke været klager fra de bydende. Det må dog konstateres, at EU reglerne og den valgte anonymitet af de bydende fsv. angår bedømmelsesfasen indebærer, at det ikke er muligt at have en dialog med de bydende under tilbudsbedømmelsen. Dette ville have været relevant fsv. angår at få de bydendes svar på, om ændringer var mulige og konsekvenserne heraf. Denne manglende mulighed kan siges at medføre en usikkerhed i bedømmelsesfasen, og den stiller store krav til sekretariatets vurderingsevne. Ikke alt kan blive afklaret og en bedømmelsesproces har i så henseende sine begrænsninger 6. Beboernes vurderinger af de indledende faser Der er gennemført interviews med beboergrupperne om de indledende faser.. Herunder anføres et resumé af interviewene. Emne Spørgsmål Resumé af svar fra de 3 beboergrupper Programfasen Programfasen resulterede i bl.a. Brugerprogrammerne. Hvorledes oplevede I udarbejdelsen af Brugerprogrammerne hvad angår: 1. Kom alle jeres ønsker med 2. Var for meget fastlagt på forhånd 3. Hvordan var den byggetekniske støtte til jeres arbejde 1. Generelt oplevede grupperne, at ønsker kom med. Der var dog nogle ønsker om f.eks. gulvvarme, som man oplevede modstand på.. 2.Grupperne har oplevet dette forhold meget forskelligt. 14
4. Hvordan var jeres eget samarbejde i gruppen 5. Hvilken betydning på længere sigt tillægger I jeres store arbejde med brugerprogrammerne 6. Har det været umagen værd 3. Støtten i programfasen er oplevet svigtende, fraset fra Peter Duelund i den sidste fase. Besøg på Grønhøj (referencebyggeri) var særdeles positivt Udvælgelse af entreprenør teams Der blev udvalgt 5 teams: 1. Hvorledes oplevede I generelt jeres medvirken her 2. Kendte I nogle af de entreprenører som ansøgte om prækvalifikation og fik I indflydelse på valgene 3. Følte I jer trygge ved udvælgelsesprocessen 4. Generelt har grupperne oplevet at samarbejdet var/er godt. 5+6. Generelt oplever grupperne, at det samlede forløb på 3½-4 år er for langstrakt 1. Grupperne fik en gennemgang af de 11 ansøgere og udelukkelses og udvælgelseskriterier. 2. Der er forskellig opfattelse af, om man fik oplyst hvem de 5 bydende var. 3 Generelt er der accept af processen Udbuds grundlaget Tilbudsbedømmelse n Udbudsgrundlaget består foruden brugerprogrammerne bl.a. af Byggeprogram 3B, Byggesagsbeskrivelse og Konkurrenceprogram. 1. Oplevede I at have overblik over indholdet i det samlede udbudsgrundlag 2. Var I orienterede om og indforstået med bedømmelsesprocessen, herunder bedømmelseskriterierne og jeres medvirken 3. Hvordan oplevede I støtten fra 3B, kommunen og Peter Duelund ifm. med udarbejdelsen af udbudsgrundlaget Tilbudsbedømmelsen går frem til offentliggørelse af valg af tilbud. Hvordan oplevede I: 1. den støtte I fik fra 3B, kommunen, Peter Duelund og Boligtrivsel i Centrum - fik I de relevante oplysninger til rette tid 2. samspillet til dommerkomiteen 3. muligheder for at forudsætte ændringer i projekterne 4. den ikke-værende kommunikation med arkitekterne/tilbudsgiverne 5. jeres eget samarbejde i beboergruppen 6. det endelige valg af projekt; var det det rigtigste hvad angår økonomi og kvalitet 1. Generelt henviser grupperne til de 2 medlemmer i dommerkomitéen. 2. Ja, man var med til at fastlægge prioriteringsrækkefølgen for tildelingskriterierne. 3. Generelt oplevedes god støtte 1. Man oplevede god.støtte fra Peter Duelund og 3B/Dominia. 2.Deltagelse i dommerkomitéen oplevedes positivt. Der var for alle 3 grupper væsentligt, at grupperne var enige bag repræsentanterne. 3.+4. Man accepterede generelt den fraværende mulighed for at ændre i projekterne og den manglende kommunikation. 5. Generelt godt samarbejde. 6. Der var i alle 3 grupper enighed om valget. Det kan konstateres, at der er betydelige forskelle på, hvorledes grupperne har oplevet processen. Beboergruppen Kløvermarken (delvis medejerboliger) har signifikant oplevet processen mere positivt end de 2 andre grupper, jf. graf fra spørgeskemaundersøgelsen i afsnit 11. Kløvermarken: Uanset de måske negative (detail-) bemærkninger, er helhedsindtrykket, at det har været en pragtfuld positiv oplevelse. Gruppen er nu rystet sammen i meget høj grad, og det positive forløb og at man har kunnet følge med i program og 15
udbudsprocessen skyldes det mangeårige foranliggende samarbejde om projektet 7. Totalentreprenørernes vurderinger af de indledende faser Tolalentreprenørernes bemærkninger og vurderinger i forbindelse med projekteringen og samarbejdet er angivet herunder baseret på interviews i december 2002 og januar 2003. Emne Spørgsmål Svar E&B Nielsson GVL Entreprise Valg af løsninger - projekteringsfa sen Har I oplevet Jer presset mhp. indhold og kvalitet i projektet? Har I kunnet fastholde Jeres arkitektoniske intentioner? Hvordan vurderer I generelt konceptet med den intensive beboerdeltagelse i projektudformningen? Det er positivt, at der var mulighed for en række kvalitetsløft (bedre sortering på gulv, bedre køkkenelementer, indbyggede skydedøre, gulvvarme, mv.)b i forhold til tilbudsprojektet. Ja, der er tilfredshed med resultatet -byggeriet kan anvendes som reference Tilvalgs processen har været ekstremt ressourcekrævende. Det har ikke været muligt at holde aftalte deadlines for ændringer beboerne følte sig bundet af fristerne - dette er i nogen grad forårsaget af forsinkelser i køkkenelementleverancen. Entreprenøren har i spørgsmål om at stå fast på frister savnet opbakning fra bygherren. Det er dog positivt, at mange har valgt standardhuset (f.eks. har 80 % valgt standardgulvbelægningen) Det har været et problem at have beboerrepræsentanter med på alle byggemøder. Beboerne her har haft svært ved at adskille egen bolig fra helheden. Det positive ved samarbejdet med beboerne var, at man tidligt fik defineret et standardhus. Der var her et konstruktivt samarbejde med bygherren.. Beboerne aktive deltagelse (tidligt i projekteringsforløbet) fik drejet fokus fra de mere overordnede ting til for tidlig detail-fokus på f.eks. køkkener og gangbredde. Generelt: Ved projekter med tilvalg bør projektet være mere færdigt og tilvalg afsluttet inden udarbejdelse af detailprojekt og påbegyndelse af byggearbejdet. Dette er især relevant/nødvendigt ved udstrakt brug af elementer som i dette projekt. Tilvalgs processen har vanskelig, se herunder Ja Tilvalgs processen er gået helt over gevind. Det har ikke været muligt at holde aftalte deadlines for ændringer der har bla. været situationer, hvor nye beboere har ønsket ændringer, og beboerne har ofte besluttet om. Man har fra entreprenørside tilstræbt at imødekomme ændringsønsker, selvom dette har betydet tegningsændringer, mv. Beboerne er meget aktive og følger byggeriet (i sær deres egen bolig). Man har måttet afgrænse besøg på byggepladsen til udenfor normal arbejdstid. Ved tilvalg bør projektet være mere færdigt inden påbegyndelse af byggearbejdet. Tilvalgssituationen indebærer, at entreprenøren oplyser delpriser uden at kende omfanget (antal) af ændringer. Da entreprenørens tilbudspris er kalkuleret ud fra f.eks. 40 ens køkkener, skrider dette prisgrundlag, hvis der ender op med at være 40 uens køkkener. Dette betyder også at indkalkulerede mængderabatter mistes. Samarbejdsaft alen/ samarbejdet Samarbejdet i projekteringsfa sen Samarbejdsaftalen indeholder et værdistyringsgrundla g (afsnit 3). Har I oplevet formuleringen af disse værdier som vigtige/relevante i forløbet? Hvilken betydning har dette haft i projekteringsfasen? Har I anvendt grundlaget? Har forløbet ressourcemæssigt svaret til Jeres forventninger? Samarbejdsaftalen har ikke direkte været anvendt i forløbet som reference, men den skønnes dog at have haft den betydning, at uenigheder er håndterede anderledes (og altså uden konflikter) end sædvanligt ånden i aftalen har påvirket samarbejdet. Nej, der er (hos TE) anvendt ca. ½ mandår på beboerprocessen og det er meget mere end forventet og langt mere end i byggesager uden beboerinddragelse. Merforbruget har betydning for entrepriseøkonomien. Samarbejdsaftalen har ikke haft nogen betydning for forløbet, som har været som enhver anden byggesag i relation til bygherre/rådgiver. Der har ikke været tale om partnering; f.eks. har der ikke kunnet etableres en hensigtsmæssig fælles dialog om vinterforanstaltninger. Tilvalgs processen har indebåret et meget stort antal møder (ca. 80 møder med beboere ca. 2 separate møder pr. bolig) Resultatet af projekteringen Opfylder projektet jeres forventninger Ad 1 til 3: ja Ad 4: det forventes at DB holdes, selvom Ad 1 til 3: ja Ad 4: nej 16
fsv. angår 1. Boligers ydre og indre 2. fællesarealer 3. fælleshus jeres økonomi Anbefalinger vedrørende tilvalgs processen samarbejdsformen har indebåret, at der ikke er skrevet ekstraregninger. Planlægningen skal være skarpere. Der skal reduceres i valgmuligheder ved formulering af standardtilvalgsbetingelser, så man undgår individuelle (dyre) smagsforvirrede løsninger, som vil give problemer ved værdiopgørelse og genudlejning. Det kunne overvejes at udbyde boligerne uden tilvalg (uden færdigoverflader, køkken, mv), og overlade færdiggørelsen til beboerne efter aflevering.. Der anbefales at anvende hovedentreprise formen, fordi bygherren her har direkte kontakt til arkitekt og ingeniør. 17
Del II, Detaljering af projekterne, udførelsen og afleveringen 8. Projektering efter valg af tilbud Fra valg af tilbud i oktober 2001 er der foregået projektering i totalentreprenørregi og dette er sket i samspil med bygherre og beboerrepræsentanter. Beboerne har foretaget individuelle tilvalg. For hvert af de 3 bofællesskaber er der aftalt en plan for projektets videre forløb. For styring af beslutningsprocessen er der fastlagt en møderække bestående af: Bygherremøder (3B/rådgiver, totalentrepriseteam og 2 repræsentanter for beboerne) Fællesmøder (3B, totalentrepriseteam og samtlige beboere) Beboermøder (samtlige beboere) For at sikre projekternes fremdrift, er der aftalt bestemte tilbagemeldingsfrister for beboergruppen (-mødet) til bygherregruppen (-mødet). Totalentreprisekontrakter, betinget af kommunens godkendelse af skema B, blev indgået i februar 2002 og udførelsen blev påbegyndt i april 2002. 9. Udførelse og aflevering Under udførelsen har der for hvert bofællesskab deltaget 2 repræsentanter i bygherremøder med totalentreprenørerne. Beboerne har oplevet fasen problemfyldt, jf. afsnit 10. Afleveringsfaserne er af beboerne oplevet langstrakte og frustrerende. 10. Beboernes vurderinger af projektering, udførelse og aflevering Der er i efteråret 2003 efter indflytning gennemført interviews med de 3 beboergrupper og disse er sammenstillet i skemaet herunder. Emne Spørgsmål Kløvermarken Solsikken Valmuen Resultatet/ produktet Er der overensstemmelse mellem projekt og resultat vedr.: - Boligernes ydre og indre - Fællesarealer - Fælleshus Økonomien Generelt er der stor tilfredshed med husene indvendigt og fælleshuset. Der er tilfredshed med husenes udseende. Fællesarealer er ikke færdige. Økonomien fsv. angår huslejen er som forventet. Forventningen til byggeriets kvalitet er ikke indfriet, jf. neden for. Generelt er man tilfreds med de fysiske rammer både indvendigt og udvendigt, men dette overskygges i høj grad af den frustrerende afleverings/mangel-situation. Selve det at flytte i bofællesskab er generelt en positiv oplevelse. Den lovede økonomi holder ikke helt. Der er utilfredshed med at man afkræves indskud, når husene ikke er færdige. Generelt er forventningen til byggeriets kvalitet udvendigt og indvendigt er indfriet. Der er tilfredshed med arkitekturen. Selve det at flytte i bofællesskab er generelt en positiv oplevelse. Den lovede økonomi (leje) ser ud til at holde. Der er oplevet problemer med penge til indretning af fælleshus man har oplevet, at 3 B har været meget tilbageholdende i forhold til hvad der var stillet i udsigt. Samarbejdet i Samarbejdet generelt Beboergruppen mener generelt, at der ikke har været den Man har ikke oplevet, at der var/er tale om en Man har oplevet bygeprocessen meget 18
udførelsesfa sen med 3B og entreprenør Forløb af aflevering herunder udbedring af mangler tilstrækkelige støtte fra 3 B og Dominia. Der er oplevet manglende opfølgning ved mangler. Beboergruppen har selv måtte tage sig af langt mere end forventet i forhold til at få entreprenøren til at udføre arbejdet. Man oplever, at man som lejer har fået pålagt et alt for stort ansvar for byggeprocessen. Det er oplevet, at der ikke fra 3B har været fuld åbenhed om økonomien og den bagvedliggende politiske proces. Der har været og er en meget sej proces med at få mangler og forhold ordnet siden indflytningen den 1. februar 2003. Det drejer sig bla. om - udvendige arbejder, hvor færdiggørelse trækker ud og hvor der er uenighed om hvem der skal udføre trapper i terræn - problemer med defekte teglskaller i facaderne - problemer med inddækninger af tage Man oplever ikke, at hverken 3B eller entreprenøren gør nok for at få arbejderne færdiggjort. samarbejdsproces. 2 beboere har deltaget i jævnlige møder med 3 B og entreprenør, men her har man ikke kunnet få information/indflydelse om projektændringer og økonomien. Arkitekten blev koblet fra af entreprenøren og man har savnet en faglig støtte i forløbet. Det opleves, at 3 B ikke har fulgt tilstrækkeligt op på byggesagen. Entreprenøren har været fokuseret på at tjene penge tilvalg er dyre og besparelsen ved fravalg lille. Ændringer i projektet under udførelsen er foregået uden om beboerne og der er efter beboernes opfattelse tale om, at entreprenøren har lavet besparelser for at øge sin fortjeneste. Der nævnes her radiatorer af ringe kvalitet, vægge som kun males én gang, for lille fliseareal ved fælleshus, forkerte stålvaske og ringe finish af rørarbejde. Den planlagte aflevering den 15. juli er blevet udskudt og beboerne ved ikke dd. om der er endelig afleveret. Man oplever mangels/ afleveringsforløbet som meget utilfredsstillende og frustrerende. Der peges på en række mangler: ringe malerfinish ujævne klinkegulve blafrende undertage radiatoranlæg ikke indreguleret radiatorer sidder skævt og løst gasinstallation ikke godkendt placering af skure er uheldig skygger for vinduer Carporte og udestuer er ikke godkendte af kommunen pga. sen projektering fra entreprenør/arkitekt. Man oplever ikke, at mangelindsigelser bliver håndterede hverken af entreprenør eller 3 B. frustrerende. Man synes ikke, at 3 B har fulgt tilstrækkeligt op på byggesagen især manglerne her har 3 b været for eftergivende. Entreprenøren har været fokuseret på at tjene penge tilvalg er dyre og besparelsen ved fravalg lille. Entreprenøren har været og er utrolig længe om at få udbedret manglerne. Man har oplevet ( på afstand ), at der har været mange tvister mellem entreprenøren og hans underentreprenører. Der er forekommet forringelser på nogle områder sanitetsarmaturer, toiletter og køkkenvaske man har ikke fået de mærker som blev lovet (af entreprenøren). Man har været usikker på entreprenørens ret til at ændre lovede fabrikater. Entreprenøren har foretaget nedskæringer på udvendige arealer (flisebelægning smallere stier). Der er et uafklaret problem om ral/småsten langs facader. Disse ændringer i projektet under udførelsen er foregået uden om beboerne og der er efter beboernes opfattelse tale om, at entreprenøren har lavet besparelser for at øge sin fortjeneste. Indflytning var 15. juni. Udvendig aflevering har endnu ikke fundet sted, og der er fortsat mangler som ikke er ordnede. De væsentlige er: Blafrende undertage er forsøgt ordnet i flere omgange Centralvarmeanlæg med mange fejl, bla. placering af ventiler under vandbeholder Fejl i el installationer, bla. manglende jorddække Mange finishmangler ved døre og vinduer Tidsfrister for mangelafhjælpning overskrides hele tiden. Man oplever ikke, at mangelafhjælpningen bliver håndteret seriøst hverken af entreprenør eller 3 B. Det store tilbageblik Har det været umagen værd i henseende til tidsforbruget? Hvad er opnået i forhold til bare at flytte ind i et boligområde? Hvad kunne gøres bedre? Man er oppe på beboermøde nr. 83 med deltagelse af hele gruppen. Derudover har der været et hav af mindre møder. Det samlede billede er, at det har været umagen værd. Man er blevet tømret godt sammen, og fællesskabet fungerer godt. Der skal være mere tid til projektudformningen inden udførelsen igangsættes. Der var f.eks. problemer med koter, som ikke var ordentligt gennemarbejdet. Der skal være bedre støtte til beboergruppen fra bygherren (3B); man har ikke kunnet leve Generelt har det været umagen værd på trods af den nuværende mangelsituation. Der skal være bedre støtte og information fra bygherren (3B); man har ikke kunnet leve op til de gode intentioner, som blev lagt frem i starten. I tilbudsfasen har man savnet dialog med arkitekten udbudsformen bør overvejes. Man bør i højere grad sikre sig, at entreprenøren kan leve op til at leve op til intentionerne om samarbejde. Der bør fastlægges konkrete (håndfaste) retningslinier for Generelt har det været umagen værd på trods af den nuværende mangelsituation. Hele forløbet har været for langt (5-6 år), fordi der når at ske for mange udskiftninger i beboergruppen af naturlige årsager. Det har dog været tilfredsstillende og interessant at være med. Bedre end blot at leje en bolig. Det er et problem, at nogle potentielle beboere har kunnet foretage individuelle tilvalg og så alligevel ikke har ønsket at flytte ind. Der bør være en bankgarantistillelse, så dette 19
op til de gode intentioner, som blev lagt frem i starten. Det virker også, som om entreprenøren (herunder arkitekten) har undervurderet den nødvendige indsats specielt i forhold til beboernes tilvalgsmuligheder. beboernes medvirken og indflydelse. ikke kan foregå. Der bør sikres en bedre styring af tilvalg. Der er et problem ved, at beboergruppen ikke selv kan bestemme, hvem der bliver nye beboere. Der skal vælges fra kommunens liste - og kommunen er måske ikke lydhør overfor argumenter. 11. Beboernes vurderinger af byggeriet belyst ved spørgeskemaundersøgelse Beboerne er anmodet om at udfylde et spørgeskema med forventninger til en række emner. Disse er. Økonomi Kvalitet Tid Samarbejde generelt Løsning af uforudsete problemer Spørgsmål er besvarede på 3 tidspunkter, idet besvarelsen på tidspunkt 1 er foretaget samtidig med tidspunkt 2 ud fra erindring hos den enkelte, og svar på tidspunkt 4 er indsamlet sammen med svar på tidspunkt 5. Tidspunkterne er: 1. Ved påbegyndelse af byggeriets planlægning (januar 2001) 2. Ved færdiggørelse af brugerprogram (maj 2001) 3. Ved påbegyndelse af udførelsen (maj 2002) 4. Ved råhusfærdiggørelse 5. Efter aflevering (september 2003) På grafen herunder er vist besvarelser for Kløvermarken. Vurderingsskalaen var: Skala Vurdering 5 Meget positiv 4 Positiv 3 Neutral 2 Forbeholden 1 Negativ 20