DCH HELSINGØR REFERAT - BESTYRELSESMØDE Referent: Jeanette Vejlemand DATO 5. marts 2012 STED DELTAGERE FRAVÆRENDE Hos Susan Hansen Lars Poffler, Ernst Johansen, Susan Hansen, Laura Jensen, Jeanette Vejlemand, Jan Werner, John Riise Ingen 1. Godkendelse af referat Referat fra mødet 6. februar godkendes efter få rettelse. Referatet lægges på hjemmesiden. 2. Jeanette orienterer om postlisten: Mail fra Odsherred vedr. Konkurrencetilmelding og betaling Opfordring til lokalforeningerne om at informere hundeførerne om reglerne. Der er kommet indbetalinger til Odsherred for konkurrence, selvom der står, at man skal betale gennem egen klub. Det giver for meget arbejde med at tilbageføre. Susan ønsker, at der på vores indbydelser skal stå samlet indbetaling. Mail fra LF Søg tilskud til friluftsliv Der kan søges om tilskud til friluftsprojekter efter særlige regler. Fristen var den 1/3. Næste mulighed er den 1/7. Vi må gennemgå mulighederne inden da. Mail fra Frederikssund vedr tilbud på apportbukke Tilbud og prisliste på apportbukke af god kvalitet Mail fra uddannelsesudvalgsformanden ang. Kursus den 18.3 Forespørgsel på om klubben kan være vært for et hold kursister. Mail fra LF vedr. Eliteturneringsdeltagere 2012 Ingen lokale hundeførere er udtaget, men der er 4 med fra kreds 6 Mail fra Kreds med reminder om Kredsgeneralforsamling Vi var tilmeldt... Nyhedsbrev fra LF vedr. tilmelding til konkurrence Opstramning af data fra DcH-tilmeld. Det er vigtigt, at det er det samme navn, der er brugt ved indmeldelse, som kommer til at stå i konkurrencebogen. Man skal sørge for at ens profil på DcH tilmeld er i orden. hvis man skifter klub, er det kun ved officiel flytning, at man får sine resultater med sig. Nyhedsbrev fra BHU vedr. datoer og nyt konkurrenceprogram Datoer for udtagelseskonkurrencer i 2012. Ny formand for BHU. Der er kommet nyt konkurrenceprogram, som blev gennemgået på dommermødet og nogle punkter blev fremhævet.
Mail fra kredsen referat fra til kredsgeneralforsamling + beretninger Bodil stoppede som kredsformand. Henrik Kreipe er stoppet som uddannelsesformand. Steen fra Odsherred har overtaget. Der blev oprettet et nordisk udvalg samt et rallyudvalg. Er forslag om brugshundeudvalg blev nedstemt. Kasseren gjorde opmærksom på, at hver udvalg vil betyde en kontingentstigning på 5 kr- Der var stor debat om ændringsforslag af budgettet. Der er stor medlemsnedgang, hvilket betyder, at budgettet, der blev vedtaget sidste år, ikke holder. Det endte med en beslutning om, at kredskontingentet stiger 10 kr fra 105 til 115 pr medlem med tilbagevirkende kraft. Det får betydning for lokalforeninger, der ikke har budgetteret med dette. Udover kontingentstigningen betyder det, at dommeraspiranter fremover får kilometer penge efter den lave takst, og at kredsen betaler klubbernes kørselsudgifter for 2 kredsrådsmøder med 100 kr pr møde. De 115 kr bibeholdes til næste år, men med det forbehold at der igen kan komme en ændring, hvis medlemstallet fortsat falder. Der var ingen kandidater til formandsposten, hvorfor generalforsamlingen blev lukket. Klokken var mange. Mail vedr. Clicker Camp 2012 Canis hundeskole i Århus afholder Clicker Camp 2-7/07-12 Mails med diverse bilag fra LF vedr. landsgeneralforsamlingen Forslag om, at gå tilbage til den gamle struktur med kun ën formand og DcH ikke længere skal ledes af både en strategisk og en politisk formand, som ikke har haft den forventede effekt. Forslag om, at der kun skal betales kontingent til landsforeningen én gang, selvom man er medlem af flere lokalforeninger. Forslag om uændret kontingent for 2013. Nedgangen i medlemstallet de seneste år viser en sammenhæng mellem de mange kontingentstigninger, der har været. Beretning fra Initiativfonden: Opfordring til klubberne om at søge. Tidligere strategisk formand Torben Ibsen stiller op som Landsformand Mail fra medlem vedr hovedrengøring i klubben Forslag om, at der bliver lavet hovedrengøring af klubhus og udendørs, så der er pænt, når vi skal afholde konkurrencer. Forslag om den 31/3 eller 1/4. Kan bestyrelsen lave opslag? Er der råd til smørrebrød? Bestyrelsen bakker op om den 31/3. Laura laver et opslag. Der er ikke økonomi til smørrebrød, men der vil blive købt ind til sandwich. Info fra uddannelsesudvalgsformanden ang. Kurset den 18.3 Steen takker for, at vi vil stå for værtskabet. Der vil maks komme 15 deltagere + 2 instruktører. Mail fra medlem. Forslag om gebyr for gæster Forslag om at hundeførere, der ikke er medlem af klubben, kan få lov at komme og træne på arealerne mod et gebyr. Bestyrelsen bakker op om forslaget og foreslår, at gebyret bliver 25 kr pr gang. Pengene skal lægges i Brum Brum-kassen, og deltageren skriver sit navn på en 2
liste. Ordningen skal være gældende for alle. Mail fra Kingsmoor vedr. sponsoraftale Tilbud fra foderfirmaet Kingsmoor om foderaftale. Medlemmerne vil få 50 kr i rabat pr sæk. For hver sæk, der sælges, vil klubben få 20 kr. Kirsten fra FoderXpressen vil gerne stå for salget og vil gerne tegne en helsides annonce i bladet, hvis aftalen bliver aktuel. Klubben skal udlevere smagsprøver ud til nye medlemmer. Der skal ophænges en plakat med information om ordningen. Der skal være en eller to ambassadører, som kan svare på spørgsmål om Kingsmoor. Bestyrelsen takker ja til tilbuddet. Ernst melder sig som ambassadør. Da klubben også har en aftale med Maxi Zoo, vil Ernst tage kontakt og finde ud af, hvad sponsoraftalen går ud på. Ernst melder sig som sponsoransvarlig. Har undersøgt en sponsoraftale hos OK Benzin, hvor klubben vil få 6 ører pr liter tanket benzin købt på kort. Der vil blive udbetalt yderligere en bonus til klubben for hver 500 liter tanket benzin. Der skal udstedes mindst 20 kort til ordningen for at få en aftale. Bestyrelsen bakker op om dette og vil prøve at reklamere på hjemmesiden og i bladet. Mail fra Silkeborg vedr. klikkeruddannelse DcH Silkeborg gennemfører en klikkeruddannelse med to Canis uddannede instruktører. Uddannelsen er åben for alle og tilmelding er efter først til mølle-princippet. Beskrivelse og nærmere info om uddannelsen er medsendt. Mail fra kredsen vedr. ny kredsformand og næstformand Rene Pedersen fra Fakse har meldt sig som kandidat til formandsposten. Karin Nielsen fra Stevns har givet tilsagn om at stille op som næstformand/sekretær. Såfremt der ikke har meldt sig andre kandidater inden den 5. marts, vil kredsbestyrelsen konstitutere sig med de to nævnte kandidater den 6/3. Der afholdes ekstraordinær kredsgeneralforsamling den 17. april 2012. Mail fra LF Referat fra hovedbestyrelsesmøde den 18.02.12 Pasningsvejledningen: Der har været lidt uro efter DcH sendte pressemeddelelsen ud ang. pasningsordningen for blandingshunde. DKK har udsat et møde til efteråret. Rottweilerklubben og Fællesrepræsentationen for Specialklubben for stående jagthunde har anmodet om at pasningsvejledningen bliver trukket tilbage. Hvalpepakker Hans Tonsborg har været i kontakt med Dyrefondet ang. mulighed for hvalpepakker til alle hvalpehold i DcH. Dette behandles på kommende HB-møde. Ny hjemmeside Der arbejdes på ny hjemmeside med skabelon, som alle lokalforeninger kan benytte. Er tæt på at komme i kraft. 3. Regnskabet v/susan Der er sket et kraftigt fald i indtægterne i forhold til budgettet. Dette skyldes overvejende nedgang i kursus- og hvalpehold samt indkøb af Brum Brum, som kostede os 40.000. Kredsen har sat kontingentet op med 10 kr pr medlem med tilbagevirkende kraft, hvilket også har givet en ekstra udgift. For at få regnskabet til at gå op, er der brug for at vi starter 8 kursus-hvalpehold op nu i stedet for de 3, der er i gang. Klubben har et underskud på ca. 30.000. Kort sagt: Vi er i krise. Kassen er lukket. Vi er 3
nødt til at passe på og begrænse udgifterne. Susan efterlyser 2 harddiske, som er blevet indkøbt til klubben under den tidligere bestyrelse. Ingen har dem tilsyneladende liggende, men hvor er de så? Susan har brug for en ekstern harddisk til at lave backup af regnskabet. Bestyrelsen beslutter, at nedsætte tilskuddet til mad i forbindelse med møder til 50 kr. Har man mulighed for at betale gildet selv, kan det komme klubben til gode. Problemer med hundeførere der betaler for sent til konkurrencer og skal rykkes, hvilket giver unødigt arbejde til kassereren. Vi har ikke råd til at lægge ud. Fremover bliver man ikke meldt til konkurrencen, hvis man ikke har betalt inden sidste frist. SIDSTE FRIST ER SIDSTE FRIST! Der skal udfyldes en masse papirer til banken, før at Susan kan få adgang til kontoen. Digital indberetning af medlemstal og kontingentoplysninger samt ansøgning om foreningstilskud generelt Susan mangler aflastning. Laura træder til. Ansøgning om tilskud til materialer hos HSU. Laura kigger på det og prøver at søge om tilskud til IPO-ærmer og springbrætter. Forsikringen på Brum Brum udgør 3600 kr, hvilket umiddelbart er et større beløb end aftalt. Lars undersøger sagen. Laura kigger på mulighederne for tilskud hos Friluftsrådet og Initiativfonden. Christian Bøttcher vil løbende kontakte Susan ang. ølpenge og bilag. 4. Konkurrenceudvalg v/jeanette Vi afholder Rallykonkurrence den 14/4, C-E-konkurrence den 15/4 samt lokalkonkurrence den 13. maj. 5 Trænerområdet v/laura Der arbejdes fortsat på problemet med gammel træneraspirant. Trænerudvalget bedes følge op på trænere på orlov, så vi bedre kan kalkulere med nye hold. 6. Hjemmesiden v/jeanette. Vi arbejder fortsat på at få klubbens regler mv. på hjemmesiden, men det vil nok være en ide, hvis et par fra bestyrelsen sætter sig sammen og kigger på det. Lise har foreslået, at vi skal have lagt en oversigt over vores salgsartikler på hjemmesiden. Bestyrelsen synes, det er en god ide, såfremt der fortsat er salg nok i butikken. Ernst kigger lidt på tallene. Laura laver opslag og foldere for at reklamere. 7. Bladet v/jeanette Problem med en annonce, hvor Post Danmark klæber en label over. Annoncøren vil naturligvis ikke betale fuld pris og ønsker en mindre annonce eller en annonce inden i bladet i stedet for. Løsningen bliver, at vi bibeholder annoncen i den størrelse, de har. Bladene til annoncører, lokalforeninger samt andre instanser, der skal have dem tilsendt, sendes i kuvert, hvilket vil øge portoen med 7 kr. pr blad. Dette opvejes af, at medlemmerne fremover må hente bladene i klubhuset de vil ikke længere blive sendt ud efter 14 dage som tidligere. Antallet af trykte blade vil blive reduceret, såfremt der ligger for 4
mange uafhentede blade tilbage. Vi har mistet en af vores faste annoncører, men Carsten har skaffet en ny, idet 3T Textil Tryk har tegnet en annonce. Lars fra 3T har forespurgt, om han må komme ud i klubben en dag og vise sine produkter frem og fortælle om mulighederne for tryk mv. Bestyrelsen siger ok. Det blev drøftet, om hvor vidt vi skulle invitere vores annoncører ud til vores konkurrencer og tilbyde dem at stille boder op. Bestyrelsen er åben for muligheden. 8. Bordet rundt Ernst Kim S har lavet vores vand efter frostskade. Kim skal have 300 kr + 3 fl rødvin til Bonden Christian som tak for lån af gravemaskine. Kim får et gavekort på en håndfuld øl som tak for hjælpen. Traileren er punkteret. John påtager sig opgaven og ansvaret for traileren fremover. Jimmy har sagt ja til at være actionman i klubben og træde til, hvis vi har haft ubudne gæster mv. som kræver en hurtig indsats med at lukke af el.lign. Laura Udskriver medlemslister til ophæng i klubben ved udgangen af måneden. Har fået delt de fleste rygsække ud. Lars Spørgsmål ang. gas/el kontra varmepumpe. Kan man som forening få tilskud til elforbruget, hvis klubhuset udelukkende opvarmes med elvarme? Private kan vist nok få 6 ører i tilskud pr. kwh. Hvorfor investerer vi ikke i en varmepumpe nu? Den kan bruges igen, når vi har bygget. Vi må undersøge, hvad det vil koste at få den flyttet og tilsluttet på ny. Det vil kunne skære voldsomt ned på vores gasforbrug. Med vores elradiatorer bruger vi ca 48 kr i døgnet for at holdet klubhuset frostfrit. Inkl. køkken og toilet koster det os ca. 100 kr om dagen i el at holde frostfrit. Susan undersøger hvad vi bruger på gas om året. Ernst spørger om hvorfor vi holder klubhuset frostfrit. Der er jo ingen vand. Gasradiatorerne bliver alligevel tændt. Det må der følges op på. John Har sat mærkater op udenfor klubhuset og skuret omkring gas. Jeanette Vi skal holde en ekstraordinær generalforsamling i løbet af året pga. kontingentstigningen i kredsen. Det vil være en ide at gennemgå klubbens vedtægter og tage dem med i samme forbindelse. Hvordan går det med vores vandrepokaler? De er endnu ikke sendt til gravering. Bestyrelsen besluttede allerede fra i år at stoppe med at få pokalerne indgraveret. Der vil i stedet blive indkøbt nogle skjold, hvorpå der vil blive sat plader med navne på pokaltagerne. Disse vil blive hængt op i klubhuset under pokalerne. Vandrepokalerne bliver derfor ikke uddelt mere. Carsten kontakter gravør ang. pris på skjold og plader. Der skal følges op på en pokal til Rally. Mogens er tidligere blevet kontaktet ang. 5
sponsering. Der sendes et prisforslag til ham. Susan Bliver gamle trænere også inviteret med til trænermøderne? Laura opfordrer til, at ALLE trænere og aspiranter bliver inviteret. Pga. den økonomiske situation må maden til trænermøderne spares væk indtil videre. Trænerne skal informeres om dette inden mødet. Kan vi gøre noget for at få flere hold i gang? Børneholdet er også ved at dø. Der er kun 1 hundefører tilbage, som bliver flyttet over på Rallyholdet. 9. Evt. Næste møde afholdes den 2/4 kl. hos Jeanette 6