Referat af møde i VUF s bestyrelse: Mandag den 5. september 2011 kl. 8.00-9.15. DAGSORDEN: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den 23.5.11. 3. Økonomi- og budgetopfølgning (bilag) 4. Lokalesituationen (bilag) a. Lindevangs Allé b. Tilbygningsprojekt, status ift. kommunen 5. Centerrektors resultatlønskontrakt, opfølgning (bilag) 6. Meddelelser - Holdetablering, auguststart (bilag) - Personalesituationen (bilag) - skybruddet den 2. juli, samt oplæg til en drøftelse af, hvorledes bygninger og installationer sikres mod kommende skybrud. 7. Fastlæggelse af kommende møder: Forslag: tirsdage, torsdage eller fredage kl. 8-10 i uge 49, uge 6, 12 og uge 21. Dertil evt. et ekstraordinært møde i uge 47 i tilfælde af overvejelse om køb af LA. 8. Evt. Tilstede: Thøger Johnsen, formand Vagn Bech, næstformand, udpeget af Dansk Industri Jesper Ronald Jensen, medlem, udpeget af bestyrelsen Jesper Clausen, medlem, udpeget af bestyrelsen Marianne Jerslev, repræsentant for medarbejderne Nina Kofoed-Jacobsen, repræsentant for medarbejderne Birgit Kjeldgaard, centerrektor Gitte Törnkvist, økonomichef Ikke til stede: Andreas Kvist Bacher Der er ikke udpeget nye kursistrepræsentanter endnu for skoleåret 2011/2012 Ad. Pkt. 1: Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. Ad. Pkt. 2: Underskrivelse af godkendt referat af mødet 23.5.11. Referatet blev underskrevet. Ad. Pkt. 3: Økonomi- og budgetopfølgning GIT henledte opmærksomheden på ønsket om en drøftelse af, om det vil være hensigtsmæssigt, fra dette regnskabsår, at ændre på princippet for afskrivning.
Begrundelsen for, at det kunne være hensigtsmæssigt fra i år at ændre afskrivningsprincip er, at der netop i år, i forbindelse med etableringen af LA, har været en lang række større udstyrsog inventaranskaffelser. Også det forhold, at vi for de kommende år kan se behov for flere større anskaffelser, kan tale for, at ændre afskrivningsprincipperne, således, at anskaffelsesomkostningerne driftsmæssigt fordeler sig over flere år. Der var dog i bestyrelsen enighed om at afvente ændring af afskrivningsprincip til senere, evt. til det tidspunkt, hvor vi går i gang med en ny udbygning af Falstersvej. Der var en forespørgsel omkring den investering VUF har gjort sig i forbindelse med elektroniske tavler. Bliver de brugt? Man hører om mange eksempler på, at de på skolerne ikke bliver brugt, selvom der er investeret mange penge i dem. VUF afholder kurser i brugen af tavlerne og der er en generel tilfredshed fra lærerne. Det er et godt pædagogisk værktøj og har en god faglig effekt i undervisningen. VUF oplever stor gevinst med tavlerne. Derudover ønskes fra administrations side en tilkendegivelse af, om bestyrelsen kan tilslutte sig at anvende omkring 2 mio.kr, 10.000 kr. pr. medarbejder, af det overskud fra 2010, som er en del af egenkapitalen. BIK orienterede om, at Samarbejdsudvalget generelt har drøftet anvendelsen af overskuddet, og at ledelse og TR i øjeblikket drøfter en IT-pakke til de pædagogiske medarbejdere, og en bonus på 10.000 kr. som alternativ til øvrige medarbejdergrupper. Ledelsen indhenter pt. tilbud på smartphones og PC. I materialet til bestyrelsesmødet står følgende: udgiften til ny løn udover de 0,5% samt udgiften på 10.000 kr., pr. medarbejder er ikke lagt ind i dette regulerende styringsbudget. Det forventes. at udgiften til et engangsvederlag til hver medarbejder på 10.000 kr., vil andrage i alt ca. en udgift på ca. 2,0 mio.kr. Bestyrelsesformandskabet forespurgte om, hvorvidt nogle af mødedeltagerne ville blive omfattet af dette engangsvederlag, idet det ikke er sædvanligt at man deltager i behandlingen af sager, hvor man selv bliver begunstiget. Da medarbejderrepræsentanterne omfattes af forslaget, blev de på denne baggrund anmodet om at forlade mødet medens dette blev drøftet. Den resterende bestyrelses beslutning er refereret under punkt 8. Medarbejderrepræsentanterne ønsker på næste ordinære møde en drøftelse af, hvornår man er inhabil og ikke kan deltage i punkter under bestyrelsesmøder. Dette var der enighed om. Ad. Punkt 4: Lokalesituationen Lindevangs Allé (LA) Metropol rykkede ud af LA 28.6.11. I juli og august er VUF rykket ind. LO er helt ryddet nu, og de lokaler bogdepotet, bruger, låner vi indtil videre gratis af kommunen. Der er indvielse af LA nr. 8, 10 og 12 den 20. september kl. 13-15 for kursister. Der er indvielse for medarbejdere den 7.10. Bestyrelsesformanden blev inviteret til at kigge forbi den 20.9. og sige et par ord.
Det opleves stadig som en ulempe, at der eksempelvis ikke er gennemgang mellem bygningerne på alle etager og at trapperne er smalle. De sidste møbler og it-udstyr er på vej til at blive installeret og sat op; ventetiden har krævet stor tålmodighed fra medarbejderne. Inden udgangen af december skal VUF forholde sig til køb af LA. Der var enighed om, at målet stadig er at få VUF samlet under ét tag. Byggesag BIK uddelte den seneste skitse til tilbygningsprojektet, som samme dag ville blive bragt til Rådhuset som mødebilag til mødet med Borgmesteren den 7.9. På mødet den 12.8. med teknisk direktør Ulrik Winge m.fl. blev der udtrykt interesse for at arbejde videre med en sådan model, som ville kunne imødekomme VUF s behov uden at ødelægge boldbanen eller genere naboerne unødigt. På mødet med Borgmesteren den 7.9. forventer vi at få en tilkendegivelse af, om VUF kan arbejde videre med løsningen. Bestyrelsen var enig i, at det er den æstetisk flotteste og mest optimale løsning af de skitser, vi har forelagt. Der blev spurgt ind til P-pladser, da der skal anvises P-pladser i.f.m. nybyggeri i Frederiksberg. Kommunen er meget fleksibel; der har bl.a. været talt om evt. underjordiske p-pladser. Det vurderes, at det er vigtigt at tænke den grønne beplantning og grønne tage ind i planerne for at få forslaget godkendt. Ad. 5 centerrektors resultatlønskontrakt opfølgning Punktet lagde op til en indholdsdrøftelse af kontrakten. Udmøntningen af resultatløn forhandler formandskabet med centerrektor. Derefter udmønter centerrektor resultatløn for de øvrige chefer. Det blev fra medarbejderside kommenteret, at der er gjort meget for at nedbringe frafaldet af kursister (ét af indsatsområderne). BIK kommenterede, at det er meget frustrerende, at der er så stort et frafald i kursister. Det er generelt for alle VUC er, og det er et indsatsområde for hele sektoren. Det er her vigtigt at bemærke, at fastholdelsen af kursisterne skal ske i samarbejde med hele personalet på VUF. Bestyrelsen efterlyste tal fra andre VUCer m.h.p. benchmarking vedr. frafald. Troværdige, sammenlignelige tal findes ikke d.d. BIK orienterede om, at forudsætningen for, at en sådan benchmarking giver mening er, at alle definerer frafald ens og registrerer det ens. De oplyste tal i kontrakten er frafald på de enkelte hold, dvs tallet rummer også de kursister, som er overgået til et andet hold på VUF (er snarere omvalg end frafald) eller er overgået til et andet VUC. I næste Medarbejdertrivselsundersøgelse (MTU) kan det ses, om der er sket forbedringer i medarbejdernes trivsel. Kontrakten er klar til forhandling mellem centerrektor, formand og næstformand i bestyrelsen. JC oplyste, at man på TEC kører med resultatløn, hvor lærere bliver målt på, hvor mange elever, som gennemfører. Det udløser mere i løn-posen for lærerene, giver bedre økonomi for TEC og flere elever gennemfører.
Ad. 6. Meddelelser Holdetablering: Vi kan tydeligt mærke effekten af brugerbetalingen. De betalingstunge aftenhold har der ikke været stor søgning til. Derimod er der stor søgning på DU. I øvrigt henvises til bilaget. Personalesituationen: Nyansættelser: - 2 sekretærer og 2 receptionister til LA - 1 daglig teknisk serviceleder til LA. Omplacering af 1 reng.ass. (FA) til teknisk servicemedarbejder på LA. Fastansættelse af 4 rengøringsmedarbejdere (heraf de 3 på LA). Der er ansat 27 nye lærere, hvoraf de fleste er i tidsbegrænsede ansættelser/årsvikariater. - AVU/FVU: 14 nyansættelser, 1 fratræder til oktober. - HF/STX: 12 nyeansættelser, 2 er fratrådt 1.8.11 og 2 fratræder igen til oktober. - DU: 1 nyansættelse. Der vil være behov for ansættelse af yderligere 1 ny rengøringsassistent på 32 timer til LA. Sidste brik i den ny organisationsstruktur bliver ansættelse af en IT koordinator (formentlig først sidst på året). Skybrud 2.7.11 På grund af en tildækket brønd, kom der en smule vand i kælderen. Heldigvis har VUF været skånet for egentlige vandskader, takket være en hurtig indsats fra teknisk service i weekenden. Det er nu aftalt, at brønden skylles grundigt igennem jævnligt. Ad. 7 - Fastlæggelse af kommende møder. - Torsdag den 24. november 2011 kl. 8.00-10.00 (ekstraordinært møde, kun omhandlende lokalesituationen). - Torsdag den 15. december 2011 kl. 8.00-10.00 - Torsdag den 9. februar 2012 kl. 17.00 19.00 - Torsdag den 22. marts 2012 kl. 8.00 10.00 - Torsdag den 31. maj 2012 kl. 8.00-10.00 Ad. 8 Evt. Der blev spurgt ind til, om Finansloven fra 2012 blev kigget godt igennem for evt. ændringer i taxameter til VUF. Gitte svarede, at det gjorde vi og kan oplyse, at VUF vil modtage nogenlunde samme taxameter, som i 2011. Der blev spurgt ind til, om vi tager flere tilbud ind på fx IT-udstyr til VUF. Det gør vi, samtidig med, at vi bruger SKI-aftalerne. Konklusion på pkt. 5: Bestyrelsen gav tilsagn om at anvende det budgetterede beløb og ser det som en fin strategisk mulighed. Bestyrelsen anbefalede, at pædagogiske medarbejdere udelukkende får tilbudt en IT-pakke, men at øvrige medarbejdergrupper får mulighed for at modtage en bonus i kontanter (svarende til IT-udstyrets pris).
Bestyrelsen har indstillet til centerrektor at inddrage VUF s revisorer for at få klarhed over de skattemæssige konsekvenser af den tiltænkte ordning. Gitte kunne oplyse, at ledelsen allerede er i dialog med dem om sagen. Jannie Olsen, referent