INTERN KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR HOLBÆK KOMMUNE
2
Overordnet formål med den interne kommunikation I Holbæk Kommune skal vi alle være stærke medspillere for og med borgere og virksomheder. For at vi kan lykkes med dette, er det en forudsætning, at vi forstår at samarbejde og kommunikere både lokalt og på tværs af de enkelte arbejdspladser og enheder. En velfungerende intern kommunikation er den lim, som skal holde organisationen sammen, så vi i fællesskab kan sikre optimal løsning af de seks kerneopgaver. Hvorfor er det vigtigt med en strategi for intern kommunikation? Det betyder, at den interne kommunikationsstrategi skal: Medvirke til at skabe en fælles identitet, hvor alle kender den overordnede retning for Holbæk Kommune Skabe en øget bevidsthed hos alle om, at målrettet og prioriteret kommunikation er en forudsætning Sikre en fælles kommunikationskultur, hvor den interne kommunikation bliver dialogbaseret og tværgående Fastlægge prioriterede kommunikationsindsatser, så samarbejde på tværs af kerneområder kan fungere optimalt og opleves som meningsfuldt af alle Sikre, at den interne kommunikation bliver sammenhængende. Det vil sige, at der er overensstemmelse mellem, det vi siger, og det vi gør Være baseret på værdierne i Holbæk Kommunes personalepolitik: Tillid, retfærdighed, samarbejde, ansvarlighed, faglighed og engagement Dette leder os frem til følgende formål: Den interne kommunikation i Holbæk Kommune skal med sine strategisk prioriterede indsatser understøtte Holbæk i fællesskab, så vi som stærke medspillere kan samarbejde om at lykkes med de seks kerneopgaver. 3
Intern kommunikation i pulsslag Vi vil arbejde struktureret med den interne kommunikation, så det mærkes som pulsslag i hele organisationen Ligesom en puls, der slår jævnt med et fast interval, vil vi strukturere den interne kommunikation i Holbæk Kommune i pulsslag, som tager udgangspunkt i de overordnede strategiske indsatsområder. De overordnede strategiske budskaber skal strømme ud i organisationen på en struktureret og prioriteret måde, så de ikke drukner i den enorme informationsmængde, hvor alle kommunikerer om lidt og alt hele tiden. I hvert pulsslag vil der blive sat særligt fokus på et udvalgt strategisk indsatsområde, og kommunikationen vedrørende øvrige strategiske indsatsområder bliver tilsvarende nedprioriteret. Herved bliver det muligt at kvalificere og optimere den kommunikative indsats på alle platforme. Hvert pulsslag kan strække sig over en periode på to til fire måneder og skal følge en specifik kommunikationsplan. Denne måde at skabe struktur i den interne kommunikation betyder ikke, at der ikke kommunikeres om andet inden for en pulsslagsperiode, men blot at der sættes fuld fokus på, og ressourcer bag, et givent strategisk indsatsområde. 4
Kommunikationsmål Hvad vil vi opnå med den interne kommunikation? Den interne kommunikation i Holbæk Kommune skal understøtte kommunens overordnede vision og strategiplan, så medarbejdere og ledere kan agere som stærke medspillere. Det er vores mål med den interne kommunikation at: Alle medarbejdere og ledere forstår den fælles retning og oplever, at den interne kommunikation er dialogbaseret og sammenhængende. Alle medarbejdere og ledere ved, hvad de overordnede strategier og intentioner betyder for deres egen arbejdssituation. Alle medarbejdere og ledere føler sig som en del af og er stolte af at indgå i det store fællesskab, Holbæk Kommune, og der skabes en fælles identitet og kommunikationskultur, som engagerer og inddrager medarbejdere og ledere. Alle medarbejdere og ledere er i stand til at løse deres kerneopgave og bidrager aktivt til at samarbejde på tværs om den konkrete opgaveløsning. 5
Indsatsområder Hvor skal vi særligt sætte ind for at opnå vores mål for den interne kommunikation? For at Holbæk Kommune skal lykkes med sine kommunikationsmål, er det nødvendigt med velfungerende og effektive kommunikationsindsatser, som understøtter medarbejdere og ledere i at løse deres kerneopgave. I Holbæk Kommune prioriterer vi særligt to indsatser, som skal være de bærende og primære i den interne kommunikation. Disse to indsatser er ledelseskommunikation og det fælles intranet. Ledelseskommunikation Ledelseskommunikation skal være hovedpulsåren i den interne kommunikation i Holbæk Kommune, hvorfor denne skal sættes øverst på den kommunikative dagsorden. Ledere på alle niveauer i organisationen har ansvar for at formidle og oversætte de rette budskaber til medarbejderne, således at den enkelte oplever retning og relevans i forhold til egen opgaveløsning. Ledelseskommunikation på alle niveauer er afgørende for, at Holbæk Kommunes overordnede vision og strategi forankres hos alle medarbejdere, og at medarbejderne har de rette betingelser for at tage følgeskab og samarbejde om løsningen af kerneopgaverne. En forudsætning for at lederne på tværs af kerneområderne kan kommunikere effektivt og relevant er, at koncernledelsen med den administrerende direktør i spidsen prioriterer den interne kommunikation og går forrest i formidlingen af og dialogen om kommunens strategier og visioner. For at skabe fælles retning i den interne kommunikation, skal kommunens overordnede, strategiske budskaber afspejles i den kommunikative agenda på tværs af kerneområder, således at formidlingen af disse sker i systematiske og prioriterede pulsslag. Disse pulsslag skal bidrage til at tydeliggøre budskaberne, så medarbejdere og ledere føler sig velinformerede og aktivt involverer sig i realiseringen af de overordnede visioner og mål. Den øverste ledelse i Holbæk Kommune skal med hjælp fra HR og Arbejdsmiljø komme med en klar agenda for den kommunikative infrastruktur og igennem en dialogbaseret tilgang anvise den retning, som organisationen skal bevæge sig. Ledelseskommunikationen i Holbæk Kommune skal derfor prioriteres og kvalificeres, og lederne skal have de rette værktøjer til og forudsætninger for at varetage rollen som oversættere, formidlere og kulturbærere, således at alle medarbejdere har de rette forudsætninger for at kunne lykkes med deres kerneopgave. 6
Intranet Holbæk Kommunes intranet skal understøtte og forstærke den fælles identitet og vision i Holbæk Kommune og være med til skabe mening og retning. Derfor skal kommunikationen være prioriteret og strategisk, således at den fordrer involvering og engagement på tværs af organisationen. Dette kræver stærkt engagerende og levende indhold af høj kvalitet. Intranettet skal fungere som platform for interaktion og dialog mellem medarbejdere, ledere og koncerndirektion, så medarbejderne rustes til at løse deres kerneopgaver og kan agere som stærke medspillere for og med borgere og virksomheder. Derfor skal intranettet som supplement til det store fokus på den fælles retning - udbygges og personaliseres, så det fremstår relevant og attraktivt for alle medarbejdere, og de herved opfordres og inspireres til interaktion og dialog. Intranettet skal bidrage til at nedbryde de organisatoriske barrierer, så medarbejdernes arbejdsgange kan effektiviseres og koncentreres om den egentlige kerneopgaveløsning. Intranettet skal være den tværgående puls i Holbæk Kommune, og alle medarbejdere skal have nem adgang hertil. Derfor skal intranettet også være socialt og visuelt i form og funktion og tilgængeligt via mobile platforme (smartphones og tablets) samt infoskærme, hvor det vurderes relevant. Redaktionen og administrationen af intranettet skal øges både i HR og Arbejdsmiljø, som er ansvarlige for intranettet, men også i resten af organisationen. Medarbejdere og ledere i de enkelte kerneområder skal føle ejerskab og tage ansvar for at vedligeholde og opdatere deres personaliserede forsider og anvende intranettet som den fælles platform for videndeling og samarbejde. Herved vil intranettet blive en relevant og brugbar kommunikationskanal, hvor medarbejdere og ledere på alle niveauer i Holbæk Kommune interagerer og videndeler både på tværs og i linjen mellem medarbejdere, ledere og koncernledelse. 7
Målsætninger Hvordan vil vi nå vores kommunikationsmål? Ledelseskommunikation Målsætning Handling/aktivitet Målepunkt (KPI) 1. Ledere på alle niveauer kender deres rolle og kommunikative ansvar og handler i overensstemmelse med det. Derfor vil vi: understøtte udfoldelsen af Leadership Pipeline med særligt fokus på ledernes kommunikative kompetencer gennem måling og træning udforme en elektronisk kommunikationshåndbog, hvor lederne kan finde oplysninger om og værktøjer til deres kommunikative ansvar oprette en rådgivningsfunktion for ledere, hvor de kan få rådgivning og sparring i forhold til deres funktion som leder Trivselsundersøgelse, APV eller ledermåling Tilfredshedsmåling 2. Ledere på alle niveauer går forrest for at udvikle samarbejdet og dialogen på tværs af organisationen Derfor vil vi: udbygge og forbedre den direkte kommunikation til/fra/mellem ledere på intranettet oprette dialogfora for ledere Trivselsundersøgelse, APV eller ledermåling Tilfredshedsmåling 3. Alle medarbejdere har oplevelsen af, at koncernledelsen er prioriteret og synlig i sin formidling af organisationens overordnede budskaber, og at den fælles retning er tydelig Derfor vil vi: oprette en blog for koncernledelsen strukturere formidlingen af de strategiske indsatsområder i pulsslag skabe opmærksomhed omkring koncernledelsens agenda gennem synlige referater og dagsordener på intranettet én-til-én-møder mellem medarbejder og koncerndirektion Tilfredshedsmåling Antal besøg på koncernledelsens blog Statistik på indlæg på intranettet 8
Intranet Målsætning Handling/aktivitet Målepunkt (KPI) 4. Alle medarbejdere og ledere ser intranettet som den fælles platform for dialog og samarbejde Derfor vil vi: udbygge de sociale og dialogskabende funktioner på intranettet få flere medarbejdere til at bruge intranettet give flere medarbejdere adgang til intranettet via pc, mobile platforme og infoskærme Tilfredshedsmåling Antal brugere/statistik på indlæg Antal brugere på mobilversion af intranettet Antal medarbejdere der har tablet eller smartphone 5. Alle medarbejdere forstår den fælles retning og oplever, at de overordnede strategiske budskaber formidles klart og relevant på intranettet Derfor vil vi: arbejde aktivt med redaktion af ledelsens budskaber på intranettet oprette en blog til brug for koncernledelsen underbygge pulsslagene på intranettet Tilfredshedsmåling Antal besøg på blog Trivselsundersøgelse, APV eller ledermåling Statistik på indlæg 6. Alle medarbejdere har oplevelsen af, at de praktiske funktioner på intranettet er med til at nedbryde organisatoriske barrierer og bidrager til effektive arbejdsgange Derfor vil vi: forbedre søgningen på intranettet introducere et Instagram-tiltag udbygge mobilversionen give flere medarbejdere adgang til intranettet via pc, mobile platforme og infoskærme Tilfredshedsmåling Antal uploadede billeder på Instagram 9
Intern kommunikationsstrategi i overblik Årsmøder/ nytårskure Netværk på tværs Målepunkter (KPI) Håndbog for ledere intern og ekstern kommunikation 5 4 3 2 1 Den interne kommunikation skal med sine strategisk prioriterede indsatser understøtte Holbæk i fællesskab, så vi som stærke medspillere kan samarbejde om at lykkes med de seks kerneopgaver Udfoldelse af ledelsegrundlaget Redaktører/ redaktion Dialogfora Opslagstavlen Rådgivningsfunktion for ledere Intranettet opleves som den fælles kommunikative platform Øge brugen af billeder og video Cheferne introduceres til rollen som kommunikatør Lederne kender deres kommunikative ansvar Brugervenlig mobilversion Lederne går forrest for at udvikle samarbejde på tværs Ledelseskommunikation Intranet Intranettets praktiske funktioner fremmer samarbejde og dialog Ledelsesfora Koncernledelsen opleves som synlig og tydelig Den fælles retning kommunikeres tydeligt og relevant på intranettet Synlige dagsordner/ referater m.m. Planlægning og implementering af pulsslag Strategiske nyheder En-til-en-møder ml. medarbejder og koncerndirektion TRIO-cafeer Koncernledelsens blog #Instagram-tiltag Involverende aktioner Målepunkter (KPI) Koncernledelsesmøder afholdes lokalt Forbedret søgefunktion Målepunkter (KPI) 1 2 3 Formål med den interne kommunikation. Indsatsområder som skal særligt prioriteres. Seks målsætninger som ønskes for den fremtidige interne kommunikation. 4 5 Aktiviteter - de konkrete handlinger og aktiviteter, som i sidste ende resulterer i, at medarbejdere og ledere har de bedste kommunikative forudsætninger for at være stærke medspillere. Målepunkter (KPI er) som på kort og lang sigt skal give en indikation af, hvorvidt organisationen er på vej mod målopfyldelse. 10
Kommunikationscirklen illustrerer, hvorledes Holbæk Kommune vil lykkes med det overordnede interne kommunikationsformål. Cirklen er dynamisk og kan justeres efter organisationens udvikling og aktuelle situation. Dette er også årsagen til, at der er indlagt tomme felter. Grundlaget for strategien Grundlaget for denne strategi er en omfattende, kvalitativ undersøgelse blandt medarbejdere, ledere og koncernledelse omkring deres oplevelse af og erfaring med den interne kommunikation i Holbæk Kommune. Undersøgelsen er baseret på ni fokusgruppeinterview, som er afholdt med medarbejdere og ledere på tværs af de seks kerneområder samt hovedudvalgsmedlemmer på medarbejdersiden. Derudover er koncernledelsen blevet inddraget, ligesom der er foretaget interview med administrerende direktør Hans Søie. 11
Har du spørgsmål til strategien? Kontakt: Holbæk Kommune, HR og Arbejdsmiljø Att.: Leder, Søren Myrup +45 7236 6341, kommunikation@holb.dk