Bilag 10 Samarbejdsorganisation Udbud af
INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med Bilag: Formålet med dette Bilag er at beskrive Samarbejdsorganisationen mellem Kunden og Leverandørern i MDIC projektet. Instruks vedrørende Bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare Bilaget. Evaluering af besvarelse: Bilaget evalueres ikke. Tilbudsgivers forbedringsforslag: Det vil være muligt at angive forbedringsforslag i Bilag 80, Tilbudsgivers forbedringsforslag. Sådanne forslag kan blive drøftet i forhandlingsfasen, men vil ikke nødvendigvis blive det. Side 1 af 7 Bilag 10 Samarbejdsorganisation
Indhold 10.1 OVERORDNET SAMARBEJDSSTRUKTUR... 3 10.1.1 Projektets styregruppe... 3 10.1.1.1 Leverandørens deltagelse... 3 10.1.1.2 Kundens deltagelse... 3 10.1.2 Projektgruppe... 4 10.1.2.1 Leverandørens deltagelse... 4 10.1.2.2 Kundens deltagelse... 4 10.2 SAMLET BESKRIVELSE AF PERMANENT SAMARBEJDSORGANISATION... 4 10.3 DELTAGELSE I DE FORSKELLIGE FASER... 5 10.3.1 Afklaringsfasen... 5 10.3.1.1 Generelt vedrørende workshops... 5 10.3.1.2 Integrationer... 5 10.3.2 Klargøringsfasen... 5 10.3.3 Implementeringsfasen... 6 10.3.4 Afslutningsfasen... 6 10.3.5 Forvaltningen... 6 10.3.5.1 Koordinationsgruppen... 7 10.3.5.2 Projektgrupper... 7 10.4 ESKALATIONSPROCEDURE... 7 Bilag 10 Samarbejdsorganisation Side 2 af 7
10.1 Overordnet samarbejdsstruktur Leverandørens projektgruppe sammensættes i henhold til PRINCE2 eller tilsvarende, som er Kundens primære projektmodel. Det forventes at Leverandøren med sin gruppesammensætning kan understøtte et projektforløb baseret på PRINCE2. Kunden vil have tilknyttet fast projektleder, testmanager samt en række fagspecialister, som kan bistå med afklaring i afklaringsfasen. Der vil desuden være adgang til infrastrukturpersonale, samt løsningsarkitekt. Leverandøren forventes at have tilknyttet fast projektleder og testmanager foruden et fast gruppe af forretnings-/udviklingsspecialister, som kan indgå i det samlede projektgruppe. Udskiftning af nøglepersoner i både Kundens og Leverandørens projektgruppe, skal være velbegrundet. Øvrige instanser: Region Syddanmark ledes politisk af Regionsrådet, og det må forventes at alle sager, der skal behandles politisk skal gennem ét til flere politiske udvalg, inden en sag kan behandles på det månedlige regionsrådsmøde. Sagsbehandlingstiden vil typisk være omkring en måneds tid, fra der ligger en færdig sagsfremstilling til der foreligger en politisk beslutning. Leverandøren skal forholde sig til denne sagsbehandlingstid og sikre, at Region Syddanmark så tidligt som muligt, gøres opmærksom på forhold, som vil kræve ledelsesmæssig eller politisk involvering i Regionen jf. nedenstående. Ændringer af projektet ift. økonomi, tidsplan og kvalitet skal besluttes af Projektets styregruppe. Ændringer ift. økonomi, tidsplan og kvalitet kan være nødvendige at få godkendt i Regionsrådet eller interne udvalg. Mindre justeringer i den aftalte funktionalitet, vil kunne håndteres af projektgruppen jf. bilag 9 Ændringshåndtering. Tilpasninger, justeringer og mindre ændringer der foretages i afklaringsfasen, anses for at være en del af det oprindelige Løsning, og håndteres dermed ikke efter Bilag 9 Ændringshåndtering. 10.1.1 Projektets styregruppe Gennem hele Implementeringsfasens løbetid forpligtes Leverandøren til at deltage i styregruppen. Styregruppens formål er at sikre, at de overordnede målsætninger med Kontrakten implementeres på alle niveauer hos såvel Leverandøren, dennes underleverandører og hos Region Syddanmark samt at sikre, at disse målsætninger fastholdes i hele kontraktperioden. Med henblik på at sikre ovenstående vil der som udgangspunkt blive afholdt møder i styregruppen månedligt, hvor Leverandøren skal deltage. Begge Parter skal drage omsorg for, at projektet har den fornødne forankring i Parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger med den hastighed, omstændighederne kræver. Tvister skal løses hurtigt og på lavest mulig niveau. Tvister, der ikke kan løses ud fra disse retningslinjer, henvises til afgørelse i styregruppen. Styregruppens sammensætning og mødefrekvens aftales i afklaringsfasen og vil følge principperne i PRINCE2. 10.1.1.1Leverandørens deltagelse Senest 2 uger efter Kontraktens indgåelse udpeger Leverandøren maksimalt 2 medlemmer til styregruppen. Begge medlemmer skal indgå i ledelsesgruppen hos Leverandøren. Derudover har Leverandøren mulighed for, at lade sin projektleder deltage i møderne. 10.1.1.2Kundens deltagelse Formanden for styregruppen udpeges af Region Syddanmark og Region Syddanmark udarbejder referat af gruppens møder. Side 3 af 7 Bilag 10 Samarbejdsorganisation
10.1.2 Projektgruppe Gennem hele gennemførelsesfasens løbetid skal Leverandøren deltage i projektgruppen. Projektgruppen har ansvar for at overvåge Leverancens gennemførelse samt sikre den overordnede fremdrift, herunder overholdelse af tidsplanen samt eventuelle aktivitets, kvalitets-, leveranceplaner m.v. Projektgruppen udarbejder eventuelle forslag til ændringer af Kontrakten, der forelægges styregruppen. Leverandørens projektleder udarbejder til hvert møde i projektgruppen en projektstatusrapport, der blandt andet beskriver projektets fremdrift. Statusrapporten sendes til Region Syddanmark projektleder. 10.1.2.1Leverandørens deltagelse I forbindelse med underskrift af Kontrakten udpeger Leverandøren medlemmer til projektgruppen. Leverandørens projektleder for Leverancen, skal være medlem af projektgruppen. Projektgruppen skal holde møder med passende mellemrum og det forventes, at Leverandøren har videomødeudstyr, som kan benyttes sammen med Regionens Webex løsning, således at Leverandøren har mulighed for deltage i videomøder med regionen. Alternativt kan Leverandøren vælge at deltage i møder/videomøder hos Region Syddanmark. Leverandørens projektleder skal udarbejde løbende statusrapporter, dog mindst hver 14. dag, der blandt andet beskriver projektets fremdrift. Statusrapporter sendes til Kundens projektleder. 10.1.2.2Kundens deltagelse Regionen Syddanmark deltager i projektgruppen med projektleder og Testmanager fra Regional IT og Projektleder fra Medicoteknik. Region Syddanmarks Løsningsarkitekt, Infrastrukturarkitekt og Integration specialist, og øvrige personale i Regionen kan stilles til rådighed efter nærmere aftale i projektgruppen. Hvis der skal benyttes kliniske ressourcer i forbindelse med projektet, skal disse varsles i god tid. Kundens Løsningsarkitekt, kan deltage dels som ressource i forhold til at beskrive arkitekturen og dels i forhold til review af de teknisk orienterede beskrivelser, der ligger til grund for udvikling af integrationer. Region Syddanmark vil kunne sikre at der etableres møder med 3. parts leverandører og deltager i at sikre at aftalerne med 3. parts Leverandører etableres og overholdes. 10.2 Samlet beskrivelse af permanent samarbejdsorganisation Den permanente samarbejdsorganisation efter klargøringsfasen skal aftales med forvaltningen jf. afsnit 10.3.5, og skal være på plads inden udgangen af klargøringsfasen jf. bilag 1 Tidsplanen. Bilag 10 Samarbejdsorganisation Side 4 af 7
10.3 Deltagelse i de forskellige faser Nedenfor beskrives Leverandørens og Kundens forventning til samarbejde i de forskellige faser af projektet. Forud for alle workshops og møder skal Kundens projektleder konsulteres omkring formål og indhold for de planlagte workshops/møder. Kundens projektleder deltager så vidt muligt på alle workshops/møder. 10.3.1 Afklaringsfasen Afklaringsfasen er beskrevet i Bilag 1 Tidsplan. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det der står i Bilag 1 Tidsplanen og dette afsnit er det bilag 1 der er gældende. Kunden har forventning om at der arrangeres et antal workshops og møder i afklaringsfasen. Her afklares, defineres og besluttes den samlede Løsning. Første workshop skal være gennemført senest 2 uger efter Kontrakten er underskrevet. På denne workshop gennemgås Leverandørens standardsystem og Leverandørens besvarelse af Kravspecifikationen med henblik på at drøfte behovet for præciseringer eller suppleringer heraf. Leverandøren skal herudover beskrive og demonstrere hvordan kravene er opfyldt i Leverandørens standardsystem. Øvrige workshops gennemføres i henhold til den af Leverandøren udarbejdede tidsplan jf. Bilag 1 Tidsplan. 10.3.1.1Generelt vedrørende workshops Der skal fra Leverandøren som minimum deltage en projektleder med teknisk personale, som kender Løsningen og Løsningens udviklingsmuligheder. Hvis Leverandøren har brug for yderligere deltagere på de enkelte workshops står det Leverandøren frit for at inddrage yderlige personer fra Leverandørens eller underleverandørens organisationer. 10.3.1.2Integrationer Ovenstående workshopforløb omfatter ikke afklaringer vedrørende integrationer til eksterne systemer. Aktiviteter forbundet hermed skal gennemføres parallelt med ovenstående workshops med deltagelse af Regionens løsningsarkitekt. Det konkrete samarbejde vedrørende integrationer, aftales nærmere i projektgruppen. Kundens løsningsarkitekt kan deltage i de faser hvor integrationer skal udvikles, implementeres og testes. Kundens løsningsarkitekt, kan deltage dels som ressource i forhold til at beskrive arkitekturen og dels i forhold til review af de teknisk orienterede beskrivelser, der ligger til grund for udvikling af integrationer. Region Syddanmark vil kunne sikre at der etableres møder og aftaler med 3. parts Leverandører. 10.3.2 Klargøringsfasen Klargøringsfasen er beskrevet i Bilag 1 Tidsplan Regionen har i denne fase en række opgaver med, at sikre det organisatoriske omkring Løsningen og at det IT-infrastrukturen er klar til at understøtte Løsningen. Leverandøren skal i denne fase sikre færdiggørelse af den endelig Løsning inklusiv integrationer, på baggrund af afklaringerne i afklaringsfasen. Leverandøren skal ligeledes sikre at Løsningen har en høj kvalitet inden Løsningen installeres på Kundens miljøer. Kundens projektleder og testmanager skal konsulteres i forbindelse med planlægning af de prøver og test som Leverandøren er ansvarlig for jf. Bilag 14 Hovedtestplan. Side 5 af 7 Bilag 10 Samarbejdsorganisation
Leverandøren er ansvarlig for gennemførelse af uddannelse jf. Bilag U Uddannelsesbehov, af de fremtidige brugere af Løsningen, planlægning og gennemførelse af denne leverance skal ske i tæt samarbejde med projektgruppen. 10.3.3 Implementeringsfasen Implementeringsfasen er beskrevet i Bilag 1 Tidsplan. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det der står i Bilag 1 Tidsplanen og dette afsnit er det bilag 1 der er gældende. Det er Kunden der er ansvarlig for implementeringen i de enkelte afdelinger hvor det er Medicoteknik der er udførende på opgaven. Kunden laver en forundersøgelse af installationsmæssige forhold i de enkelte stuer. Løsningsmodeller beskrives (wifi, kabellængde mm) og Leverandøren deltager i komponentsammensætning. Leverandøren skal i hele implementeringsfasen yde support til Kunden i forbindelse med implementeringen. Denne support skal følge de samme betingelser som for drift, vedligehold og support i driftsperioden. Den sidste del af implementeringsfasen er gennemførsel og godkendelse af driftsprøven jf. Bilag 14. Det er Kunden der er ansvarlig for driftsprøven, hvor Leverandøren skal yde support og vedligehold jf. Bilag 5 Drift, vedligehold og support. 10.3.4 Afslutningsfasen Afslutningsfasen for projektet er beskrevet i Bilag 1 Tidsplan. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det der står i Bilag 1 Tidsplanen og dette afsnit er det bilag 1 der er gældende. Kunden udarbejder en afslutningsrapport som skal godkendes i USIT (Udvalg for Sundheds IT), Leverandøren skal bidrage til afslutningsrapportens indhold på foranledning af Kundens projektleder. 10.3.5 Forvaltningen Når Løsningen er i drift skal, med mindre andet aftales, alt kommunikation mellem Kunden og Leverandøren herefter foregå mellem forvaltningen og Leverandøren. Med henblik på at sikre de bedst mulige samarbejdsrelationer mellem Kunden og Leverandøren i forbindelse med levering af de aftalte ydelser etableres en samarbejdsorganisation, herunder fælles mødestruktur, som beskrevet nedenfor. Det foreslås at der afholdes statusmøder mellem Leverandøren og forvaltningen minimum 4 gange om året i hele kontraktperioden. Forvaltningen indkalder til disse møder, hvor formålet er: Status på månedsrapportering (jf. Bilag 6 Servicemål) Samarbejde Roadmap Samarbejdsorganisationen etableres gennem: en Koordinationsgruppe (svarende til styregruppe) en projektgruppe efter behov For hvert møde i ovennævnte grupper aftales en fast dagsorden første gang mødet holdes. Dagsordenen kan dog ændres efter behov. Medicoteknik kan have minimum en repræsentant med i hver gruppe. Beskrivelse af forvaltningen med organisationsdiagram færdiggøres i forbindelse med Klargøringsfasen jf. Bilag 1 Tidsplan. Bilag 10 Samarbejdsorganisation Side 6 af 7
10.3.5.1Koordinationsgruppen Koordinationsgruppen fungerer som forvaltningsorganisationens styregruppe. Koordinationsgruppen repræsenter forretningen i forvaltningsorganisationen og understøtter Systemejer i dennes løsning af sine opgaver. Koordinationsgruppen har dermed sit fokus på at formidle forretningsmæssige behov og prioriteringer, på nytte og udnyttelse af Løsningen og på gevinstrealisering. Koordinationsgruppen har bl.a. til opgave at: Godkende rammerne for forvaltningen Følge op på og løbende evaluere forvaltningen Prioritere drifts- og vedligeholdelsesbudget Håndtere eventuelle interessekonflikter i relation til Løsningen Varetage en ambassadør-rolle for Løsningen Det foreslås, at koordinationsgruppen mødes hvert kvartal med denne overordnede agenda: Opfølgning på drift Servicemål Rapportering på aktiviteter i fælles og lokal forvaltning Overordnet gennemgang af gennemførte og kommende Changes Udnyttelsen af Løsningen, herunder Capacity Management 10.3.5.2Projektgrupper I forbindelse med leveranceaftaler om nye leverancer og vedligeholdelse af programmel og udstyr etableres nødvendige projektgrupper efter behov. Projektgruppernes opgave er at varetage koordineringen af projekterne med primært fokus på driftsmæssige konsekvenser, herunder at sikre idriftsættelse af ændringer i eksisterende Løsninger. Gruppernes bemanding aftales fra gang til gang, og afholder møde efter behov. 10.4 Eskalationsprocedure I forbindelse med uenigheder skal følgende eskalationsprocedure benyttes, med mindre andet aftales i forbindelse med afklaringsfasen. Uenigheder skal altid forsøges løst på lavest muligt niveau, hvis dette ikke er muligt eskaleres til næste niveau. Eskalationsproceduren er således: Første instans er projektledelsen Anden instans er styregruppen/koordineringsgruppen Tredje instans er direktionen Side 7 af 7 Bilag 10 Samarbejdsorganisation