Side 1031 Referat nr. 216 Hobro, den 8. april 2019 REFERAT Bestyrelsesmøde torsdag den 4. april 2019 (udsat fra 12. marts 2019) Deltagere i mødet: Mads Gammelmark (MGM) Ole Bech (OBE) Henrik Kruse (HK) Didde Lykke Hansen (DLH) John Jensen (JOJ) Anders Kjær (AK) Følgende punkter blev behandlet på mødet i overensstemmelse med den fremsendte dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 215 3. Nybyggeri Ølsvej 4. Bygning til beboerservice 5. Renoveringsprojekter 6. Udlejningssituationen 7. Helhedsplan afd. 9 Morellgade 14 Klokkergården 8. Beretning fra administrationen 9. Selskabslokalet Smedevej 28 10. Anmodning om tilsagn til almene Kvoter i Mariagerfjord Kommune 11. Byggeregnskab, afdeling 13 Mariagervej 12. Afd. 30 Klintegården Adelgade 73, ændring af vejbredde 13. Forvaltningsrevision 14. Tilskud til nyt software 15. Lån fra dispositionsfonden til vinduesudskiftning afdeling 29, Sdr. Allé 5 16. Eventuelt
Side 1032 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 215 Referatet blev godkendt og underskrevet. 3. Nybyggeri Ølsvej Vi afventer godkendelse af ny lokalplan for området. Kommunen arbejder på en alternativ vejadgang til grundarealet, jf. bilag 3.1 (bygherremøde nr. 4). 4. Bygning til beboerservice Afdelingsmødet afd. 16 Stoldal og repræsentantskabet har godkendt at kontoret Sdr. Allé 5 Kl. kan indrettes med plads til velfærds- og kontorfaciliteter, samt at der kan etableres lager- og garagefaciliteter i afdeling Stoldal. Krogh Madsen arkitekter A/S udarbejder en plan for projektet, herunder prissætning og byggesagsbehandling. 5. Renoveringsprojekter Status over afdelingernes renoveringsopgaver er vedhæftet som bilag 5.1 6. Udlejningssituationen Vedr. Døstrupvej er der indgået et samarbejde med Mariagerfjord Kommunes familie og ressourcecenter, om at anvende et antal boliger til unge flygtninge, som skal lære at bo i egen bolig. Kommunen får råderet over fælleslokalet, da de fast vil have personale tilknyttet projektet. Kommunen har bekræftet indgåelse af de ledige lejemål pr. 1. april 2019. Udlejningssituationen drøftes generelt på mødet, jf. vedhæftede tomgangsliste bilag 6.1. Dette blev ligeledes taget til efterretning 7. Helhedsplan afd. 9 Morellgade 14 Klokkergården Landsbyggefonden har besigtiget afdelingen den 29. november 2018. Landsbyggefonden godkendte ansøgningen og det blev besluttet, vi skal foretage afværgeforanstaltninger samt at der skal udarbejdes en tilstandsrapport på altanerne. Projektet (herunder antallet af sammenlagte lejligheder og ustøttede lejligheder i uudnyttet tagetage) og økonomien skal granskes yderligere. Sagsfremstilling Driftsafdelingen har foretaget nødvendige afværgeforanstaltninger efter anvisning fra rådgivningsfirmaet og Landsbyggefonden. Rådgivningsfirmaet har udarbejdet et nyt skitseforslag jf. bilag 7.1 hvor lejlighederne på 2. sal sammenlægges med pigeværelserne via en indvendig trappe, de ustøttede lejligheder i uudnyttet tagetage udgår, og ligeledes udgår vandrette lejlighedssammenlægninger.
At skitseforslag bilag 7.1 godkendes Side 1033 Bestyrelsen godkendte indstillingen. 8. Beretning fra administrationen Der er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i afd. 16 Stoldal vedr. udearealer, nedgravede affaldsløsninger og placering af Beboerservice garageanlæg. Der er udarbejdet en tilstandsrapport for afd. 11 Vilh. Jensensvej/Højdevej grundet problemer med fundament og fugtindtrængning. Der er udarbejdet en tilstandsrapport for afdeling 13 Mariagervej til brug for ansøgning af helhedsplan ved Landsbyggefonden. I perioden juni 2018 marts 2019 var der underskrevet 48 digitale kontrakter og 53 opsigelser i Penneo. Der er installeret nyt software program på alle pc ere og smartphones. Der er ligeledes installeret nyt virusprogram (Sophos). Boligforeningens IT-system er tilpasset med GDPR, så fraflyttere og debitorer slettes i systemet efter 5 år. Der er også oprettet en udskriftsmulighed, som gør det muligt at udskrive personinfo. Der er ansat en ny vicevært, Bo Andersen pr. 1. marts 2019. Han arbejder 2 dage om ugen som grøn vicevært i afdeling 44 og 3 dage som blå. Viceværterne er blevet undervist i web-rekvisition af Mikkel Poulsen. Administrationen har gennemført konflikthåndteringskursus, og der er udarbejdet faste procedurer ved klagesagsbehandling. MG, OBE og AK har deltaget i BL kredsmøde for formænd, næstformænd og direktører. AK informerede om, at Kuben afholder 1 dags ekskursionstur i Jylland den 25. april 2019. Kuben har deltaget i møde med det samlede byråd den 28. februar 2019, hvor de præsenterede et forslag til byudvikling. AK gennemgik udkast til bestyrelsens årsberetning. AK gennemgik ligeledes oversigten over afdelingernes resultat 2018 samt det opsamlede resultat 2018. Vedr. opsætning af storskærm i Brogade, har VillumSign foreslået en besigtigelsestur til Grenå for at se 2 forskellige løsninger. Bestyrelsen foreslog, at VillumSign først ansøger Mariagerfjord Kommune om tilladelse til hvad der må opsættes og vises på storskærmen, inden bestyrelsen tager på besigtigelsestur. 9. Selskabslokalet Smedevej 28 Sagsbehandling Selskabslokalet trænger efterhånden til en renovering af vinduer og døre, samt tekniske installationer. Formålet med en evt. renovering er at opnå et mere moderne og energivenligt selskabslokale. Administrationen har udarbejdet et forslag til renovering af vinduer, døre samt tekniske installationer jf. bilag 9.1 Selskabslokalet udlejes efter et reglement jf. bilag 9.2
Side 1034 At selskabslokalet Smedevej 28 renoveres som beskrevet i bilag 9.1 At udgiften til renoveringen anslået kr. 298.000 afholdes af arbejdskapitalen, som en energirenovering Bestyrelsen besluttede at der skal udarbejdes et skitseforslag til udvidelse af køkkenet, så det kan indarbejdes i ovenstående projekt, inden man tager endelig stilling. 10. Anmodning om tilsagn til almene Kvoter i Mariagerfjord Kommune Efter dialogmøde hos Mariagerfjord Kommune den 10. december 2018 blev det tilkendegivet, at der var politisk velvilje til at se på kommende boligprojekter. I den forbindelse besluttede bestyrelsen på bestyrelsesmøde nr. 215 at der skulle udarbejdes et kvoteprogram, hvor boligforeningen ansøger Kommunen om konkrete byggeprojekter. Sagsbehandling Kuben Management har i samarbejde med administrationen udarbejdet en samlet præsentation af Hobro Boligforenings forslag til kommende almene boligprojekter. Ansøgningen om tilsagn skulle fremsendes til Kommunen senest den 29. marts 2019. Kommunen forventer at behandle ansøgningerne i økonomiudvalget/byrådet i maj 2019. Kuben Management sendte anmodning om tilsagn til almene kvoter til Mariagerfjord Kommune den 28. marts 2019. Beslutning Bestyrelsen var tilfreds med det udarbejdede materiale. Bestyrelsen ønskede, at de 9 indsendte forslag blev prioriteret jf. bestyrelsesreferat nr. 215. Forslag nr. 9 skal dog tilbagetrækkes grundet Kommunens igangværende projektering på området. 11. Byggeregnskab, afdeling 13 Mariagervej Ultimo 2018 blev tagrenoveringen i afdeling 13 Mariagervej afsluttet. Resultat blev samlet en omkostning på DKK 3.754.712 mod budgetteret DKK 4.501.402, altså en samlet besparelse på DKK 746.690. Udgiften blev finansieret ved anvendelse af trækningsret på DKK 1.100.000 mio. kr., kreditforeningslån på DKK 2.050.398 og et træk på henlæggelserne på DKK 604.314 Sagsfremstilling Byggeregnskabet jf. bilag 11.2 er blevet revideret af Beierholm revision, jf. bilag 11.1. At regnskab og revisionserklæring godkendes Bestyrelsen godkendte ovenstående byggeregnskab. 12. Afd. 30 Klintegården Adelgade 73, ændring af vejbredde Byrådet har på møde den 28. februar 2019 godkendt et mageskifte af et stykke jord på 307 m2 med et stykke jord på 208 m2, med Hobro Boligselskab af 1.1.2000 A/S (HB). Prisen var aftalt til 0 kr. for begge jordstykker. Der tilgik netto Hobro Boligforening 99 m2. Efterfølgende har HB lejet det gamle Netto ud til en ny lejer, som kræver en ændring af vejretten.
Sagsfremstilling HB ansøger om tilladelse til ændring af vejret fra 7 meter til 6 meter, jf. bilag 12.1 Side 1035 Der har været afholdt møde med HB v/arkitekt Lindy Bække Olesen, samt beboerrepræsentanterne fra afd. 30, for afklaring af projektet, samt for afklaring af afdeling 30 s muligheder for fremtidig parkering og affaldshåndtering. at bestyrelsen drøfter ansøgningen om ændring af vejretten at bestyrelsen beslutter om anmodningen fra HB kan godkendes Bestyrelsen drøftede ansøgningen og besluttede at godkende anmodningen fra HB om ændring af vejretten. 13. Forvaltningsrevision Budgetkontrol på nøgletal 2 gange årligt Bestyrelsen besluttede, at i 2. og 3. kvartal 2019 vil man gennemgå kritiske nøgletal for afdelingerne. Bedste pris på håndværksopgaver Det er en målsætning, at der årligt indhentes den bedste pris på malerarbejdet ifm. fraflytningssyn, og køb af el- og vvsprodukter. AK orienterede om den indgåede rammeaftale på malerarbejde ifm. fraflytningssyn, samt en nylig indgået aftale på køb af el- og vvsprodukter til vedligeholdelsesopgaver. Brug af hjemmeside Det er en målsætning, at hjemmesiden for Hobro Boligforening kan fastholde det antal søgninger fra 2018 (ca. 15.000). AK oplyste om, at der i perioden 1/1 28/2-2019 har været 3.064 besøg. Kundetilfredshed Det er en målsætning, at der hver 3. år indhentes måling på kundetilfredshed. AK er ved at indhente tilbud hos leverandør. Medarbejdertilfredshed Det er en målsætning, at der hver 3. år indhentes måling på medarbejdertilfredshed. AK er ved at indhente tilbud hos leverandør. 14. Tilskud til nyt software Sagsfremstilling: Boligforeningens softwareprogram havde flere mangler i forhold til kalender og mailsystem. Der er blevet installeret et nyt software på samtlige computere og smartphones. Etableringsomkostningerne var 84.972,33 kr. at etableringsudgiften dækkes af arbejdskapitalen. Beslutning: Bestyrelsen godkendte indstillingen. 15. Lån fra dispositionsfonden til vinduesudskiftning afdeling 29, Sdr. Allé 5 Sagsfremstilling: Der blev besluttet en vinduesudskiftning på afdelingsmøde den 19. september 2018. Den samlede udgift til vinduesudskiftningen blev budgetteret til DKK 685.000, og blev besluttet finansieret med DKK 300.000 fra afdelingens henlæggelser og DKK 385.000 som et lån. Vinduesudskiftningen blev afleveret i februar måned 2019 og den samlede udgift blev DKK 650.140
Side 1036 At bestyrelsen godkender byggeregnskabet At bestyrelsen godkender at dispositionsfonden yder lån på DKK 385.000 som afdrages over 20 år. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 16. Eventuelt OBE orienterede om at der havde været afholdt generalforsamling i Vandværket i Sønder Onsild og kunne informere om, at de fusionerer med Nørre Onsild Vandværk. OBE informerede om, at det gamle hvilehjem i Sønder Onsild er sat til salg. DLH ønskede status på tidligere drøftelser vedr. viceværternes afhentning af haveaffald i de boliger, der har egen have. Det blev besluttet at tage emnet med som punkt til det kommende bestyrelsesmøde. DLH orienterede om at hun havde været belastet af en beboerkonflikt omhandlende parkering. Boligforeningen bliver løbende kontaktet af foreninger, som ønsker at reklamere på gavlen Fjordglimt. Det blev besluttet at tage emnet med som punkt til det kommende bestyrelsesmøde. Der skal udarbejdes en positivliste over foreninger, der kan ansøge om lov til at annoncere på udvalgte tidspunkter, under hensyntagen til Boligforeningens egen markedsføring. Forevist bestyrelsen den 2019 Mads Gammelmark Ole Bech Henrik Kruse John Jensen Didde Lykke Hansen