easyourtime Komme & Gå

easyourtime Komme & Gå adm4you 2009 Revision 1.31 Side 1

INDHOLD Indhold... 2 Teknisk system opsætning... 5 Licens filen... 5 Rettigheder... 6 Oprettelse af forbindelser... 7 Skift sprog... 8 Opstarts parametre på genvej... 9 Parameteren /script... 9 Parameteren /Kiosk... 9 Parameteren /Maximized...10 Navigation og generel brug af DAB...11 Hoved menuen...11 Genvejstaster...12 Genveje i dato felter...13 Søge vinduet...14 Tips i dab....14 Vindues typer...15 Kort form...15 Tabel vinduer...16 System opsætning...19 Fanebladet Komme/gå...19 Fanebladet Firma info...23 Fanebladet Rapporter...24 Fanebladet ServiceNET...24 Opsætning af Komme & Gå...25 Afdeling...25 Distrikt...26 Arbejdstype...26 Tæller...31 Holdleder...33 Arbejdskalender...33 Kalender...34 Linie...35 Pause...35 Tillæg...35 Arbejdsfunktion...36 Arbejdstype...36 Helligdage...37 Oprettelse af helligdage....38 Lønperioder...38 Oprettelse af lønperioder...40 Skiftehold...41 Postnr....41 Kladde navne...41 Profil...42 Profil/Arbejdstype opsætning...44 Arbejdsfunktion...44 Kvalifikationer...45 Kvalifikation Niveau...46 Tildel TAG...46 TAG læsere...47 Løn Satser...48 Fejl log...48 Side 2

Adgangskontrol Arbejdsplan...49 Ugedag sortering...50 Komme & Gå...51 Medarbejder...51 Medarbejder kort...53 Medarbejder Generelt...54 Perioder...57 Oprettelse af medarbejder...58 Tidsposter...60 Rettelse af tidspost...60 Annulering af tidspost...61 Fravær...61 Beskeder...62 Personlige tillæg...63 Kvalifikationer...63 Arbejdskalender...64 Jobposter...64 Web brugere...64 Kladden...64 Udskriv...65 Medarbejder...66 Funktioner...66 Korrektionskladde...68 Fraværskalender...69 Fravær til godkendelse...70 Tidspost Analyse...71 Fraværsanalyse...73 Tæller Totaller...76 Arbejdsplan...77 Generer Beskeder...78 Generer Fravær...80 Medarbejdere på arbejde...81 Medarbejder Kapacitet...82 Login...84 Valg af arbejdskalender...85 Indstempling og udstempling...85 Pause stempling...86 Funktioner...88 Skift afdeling....88 Vis Perioder...88 Send Besked...89 Vis Job Kladde...90 Selvvalgte Tillæg...91 Anmodning om fravær...92 Diverse oversigter...93 Pauser...93 Tillæg...93 Total for lønperiode...94 Flex saldo...94 Komme/gå for sent/tidligt...95 Udskrifter...96 Tidsposter pr arbejdstype...96 Løn bilag...96 Fordeling pr. arbejdstype...99 Tidsposter Afvigelser... 100 Time summering... 101 Planlagt Fravær... 101 Side 3

Tidsposter Summeret pr. medarbejder... 102 Tidsposter Time liste... 103 Flex Afvigelser... 104 Ofte forekommende opgaver... 106 Oprettelse af medarbejder... 106 Medarbejders fratrædelse... 108 Opdateringer til systemet... 109 Udførsel af opdateringen... 109 Support... 111 Side 4

TEKNISK SYSTEM OPSÆTNING Når du har installeret Data Application Builder klienten (i det følgende kaldet DAB) skal du sørge for at indlæse en licens fil og oprette forbindelser. Hver computer skal have en gyldig licens fil og have oprettet forbindelserne. Hvis du installerer på en terminal server kan hver burger have sin egen licens fil og forbindelser, men du kan også vælge at sætte systemet op som en central installation hvor brugerne deler forbindelserne. Dette gøres ved at foretage rettelser I DAB.INI filen. Der er 2 linier der afgør hvordan dette håndteres, nemlig: RegistryConnectionsKeyRoot=HKEY_LOCAL_MACHINE RegistrySettingsRootKey=HKEY_CURRENT_USER Ved at angive HKEY_LOCAL_MACHINE bliver indstillingerne fælles for alle brugere. Ved at bruge HKEY_CURRENT_USER bliver indstillingerne gjort individuelle for hver bruger. Den første linje afgør hvor forbindelses- og licensinformation gemmes. Det er enten i HKEY_LOCAL_MACHINE eller i HKEY_CURRENT_USER. Det er blot at ændre parameteren og genstarte DAB. Den anden linje sættes typisk til HKEY_CURRENT_USER. Her gemmes indstillingerne for størrelse på vinduer, grids og stort set alle andre indstillinger som en bruger kan ændre. Tip: Du kan installere og konfigurere DAB med licens fil og forbindelser og herefter eksportere indstillingerne ved hjælp af programmet RegEdit. Herefter kan du importere disse på andre computere, eksempelvis via et login script. Kontakt eventuelt din system teknikker for information om hvordan dette gøres. LICENS FILEN Standardopsætningen for licens filen er Link. I DAB.INI findes følgende linje: LicenseType=LINK Det betyder at du kan placere licens filen på en server og derefter linke hver enkelt klient til den fil. På denne måde kan du let opdatere licens filen. Hvis du har pc er der ikke har adgang til netværket som f.eks. en bærbar pc i felten er du nødt til at kopiere licens filen til et lokalt bibliotek på computeren. Hvis du under i DAB.INI angiver andet en Link for LicensType, f. eks "Copy" vil DAB gå ud fra at licens filen er placeret lokalt på pc en For at indlæse licens filen vælger du Hjælp -> Om Side 5

Her kan du se information om ejerskab og version. Du kan desuden klikke på knappen Vis Licens og se information om hvilke servere, databaser og objekter du har afgang til fra DAB. Klik på knappen Importer Licens Fil for at oprette linket til licens filen. Tip: Information om hvor licens filen er installeret gemmes i følgende nøgle i registreringsdatabasen [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\adm4you\DAB v2] "LicenseFileName"="C:\\Programmer\adm4you\DAB1.0\Poul.lic" Denne placering styres igen af DAB.INI. RETTIGHEDER I den database der ligger til grund for systemet er der oprettet tre roller, nemlig User, TeamLeder og SuperUser. Disse tre roller styrer hvilke rettigheder de forskellige medarbejdere har i systemets forskellige dele På den server hvor SQL-serveren er installeret skal der oprettes tilsvarende Security Groups, eventuelt med samme navne. På SQL serveren kan der på de nævnte roller tildeles adgang for de oprettede security groups. Herefter tildeles brugerne adgang ved Side 6

at tilknytte deres bruger ID til den relevante security group ud fra hvilke rettigheder de har behov for. De tre roller bruges på følgende måde: User: Bruges til de brugere der blot skal logge på og stemple ind og ud via login billedet i DABBS TeamLeader: Bruges til de brugere der skal kunne rette og godkende kladder og job kladder. Superuser: Bruges til de brugere der skal kunne så at sige alt, eksempelvis oprette medarbejdere, tildele TAGS, udfører system opdateringer og så videre. OPRETTELSE AF FORBINDELSER Når licens filen er på plads skal der oprettes mindst en forbindelse. DAB kan håndtere så mange forbindelser der måtte være behov for. Vælg Filer -> Databaseforbindelser. Side 7

Klik på Tilføj og angiv herefter et forbindelsesnavn. Herefter indtastes server adressen. Denne skal være identisk med den server der er angivet i licens filen. Servernavnet kan være et navn, en ip-adresse eller et link f.eks. sql.adm4you.com Herefter skal du angive om du vil bruge integreret sikkerhed hvilket er den anbefalede metode, hvis der køres i et domæne eller om du vil angive et brugenavn og kodeord. Hvis du vælger at angive et brugernavn og et kodeord skal du sætte flueben i feltet Husk kodeord. Vælg eller indtast herefter databasenavn og sørg for at der er sat flueben i Tilslut ved opstart. Hvis dette ikke gøres vil DAB ikke automatisk oprette forbindelse til databasen ved næste opstart. Det skal i så fald gøres manuelt hver gang DAB startes. Tip: Følgende indstillinger gemmes I registreringsdatabasen og kan eksporteres og herefter importeres på andre computere. [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\adm4you\DAB v2\connections\af65ngbzv4sy3eicojqdr8kmw7tp2lxh19] "ConnectionName"="DABBS" "ServerAddress"="SERVER" "DatabaseName"="DABBS" "Username"="" "Password"="EwU8HDt2Ia4=" "Authentication"="auWindows" "StorePassword"="False" "ConnectOnStartup"="True" "Encrypted"="False" SKIFT SPROG DAB er fler-sproget og hver applikation kan have et sæt oversættelser. Hver enkelt klient kan vælge sprog på følgende måde: Side 8

OPSTARTS PARAMETRE PÅ GENVEJ Som standard oprettet DAB installations programmet en genvej i startmenuen og på skrivebordet der starter DAB og hvis der er oprettet en forbindelse i DAB som automatisk tilslutter DAB til databasen så vil dette ske i forbindelse med opstarten af DAB På genvejen kan der tilføjes nogle parametre der får DAB til at starte op på en lidt anden måde. PARAMETEREN /SCRIPT Ved at anvende parameteren /script kan man få DAB til at udføre forskellige ting i forbindelse med opstarten. Eksempelvis vil /script=script.pas udføre script filen script.pas der er et standard script som tilslutter DAB til den første forbindelse der er defineret og herefter åbner form nr. 150 som i DABBS er Login vinduet (dette beskrives senere i denne vejledning). PARAMETEREN /KIOSK Denne parameter fortæller DAB at den skal skjule hovedmenuen (som normalt vises i venstre side af DAB) og menuerne øverst i DAB. Dette er kun anvendelig hvis der samtidig via parameteren /script er angivet automatisk opstart af forbindelse og Side 9

skærmbillede i en script fil. Parameteren fortæller samtidig DAB at den ikke kan lukkes på normal vis via Alt + F4 eller ved at klikke på lukke-ikonet øverst til venstre i DAB. DAB kan, når denne parameter benyttes, kun lukke ved at trykke Alt + Ctrl + Shift + F4. PARAMETEREN /MAXIMIZED Ved at benytte denne parameter fortælles DAB at den altid skal køre maksimeret og samtidig forhindres det at DAB kan minimeres. Der er således ikke direkte adgang til skrivebordet. Der kan dog opnås adgang til skrivebordet ved at trykke Windows-tasten + d. Side 10

NAVIGATION OG GENEREL BRUG AF DAB HOVED MENUEN DAB styrer hver enkelt applikation gennem en hovedmenu der har links til forms (vinduer), rapporter og funktioner. Nogle af menu punkterne har genveje, hvilket hjælper brugeren til at anvende de mest almindelige funktioner ved hjælp af tastaturet Menuen er, som det ses herover, opdelt i to hovedområder. Nederst ses de forskellige grupper i hovedmenuen. Øverst de punkter der tilhører den enkelte gruppe. De vises når der klikkes på den ønskede gruppe nederst i menuen. Hvis du er vant til at bruge Microsoft Outlook 2003, vil dette ikke være nyt for dig. Afhængig af hvilke rettigheder den enkelte bruger er tildelt vil nogle af menu punkterne ikke være tilgængelige. Tip: For at få mere plads på DAB s skrivebord kan man lukke hovedmenuen helt ved at klikke på denne knap. Side 11

Øverst i DAB programmet findes der en række små ikoner. Med disse ikoner kan du foretage følgende handlinger: Bladre tilbage til den første post i tabellen. Bladre tilbage til forrige post i tabellen. Bladre frem til den næste post i tabellen. Bladre frem til den sidste post i tabellen. Slette den aktuelle post. Dette kan også gøres ved at trykke F4. Tilføj en post til tabellen. Det kan også gøres ved at trykke F3. Sæt det valgte felt i redigeringstilstand. Dette kan også gøres ved at trykke F2. Skriv ændringer i det valgte felt til databasen. Opdatere skærmbilledet med de ændringer der er lavet i tabellen. Annullere ændringer der endnu ikke er skrevet til databasen. Åbner et søgevindue. Dette kan også gøres ved at trykke Ctrl + B. GENVEJSTASTER De fleste steder i DAB er det muligt at gøre brug af genvejstaster. For alle skærmbilleder er der nogle funktionstaster der altid er gældende. F2 F3 F4 F6 Alt + pil ned Alt + x, Ctrl + x Sætter det valgte felt i redigeringstilstand. Det svarer til at klikke i feltet med musen. Opretter/tilføjer en ny post i en tabel. Dette gælder både for tabelvinduer og kort-vinduer. Sletter den valgte post. Dette gælder både for tabelvinduer og kort-vinduer. I skærmbilleder hvor der benyttet opslagsfelter som dette aktiveres opslagsfunktionen. Dette åbner et nyt vindue hvor der kan vælges fra. Aktiverer drop-down liste med valgmuligheder ved denne type felter. Desuden kan man, hvis man har en ide om hvilke valgmuligheder der er tilgængelige begynde at taste de første bogstaver, så vises de valgmuligheder der er tilgængelig som starter med det indtastede. Mange dele af DAB kan bruges ved hjælp af genvejstaster. Der hvor der er muligt er der, hvis der er oprettet genveje, angivet hvilke taster der benyttes, f. eks Ctrl + F5. Andre genveje er angivet med en understregning af hvilket bogstav der benyttes sammen med Alt-tasten. For eksempel vil OK Side 12

knapper være mærket med OK (O er understreget). Det betyder at OK knappen kan aktiveres ved at trykke Alt + O. GENVEJE I DATO FELTER I dato feltet findes der nogle forkortelser der kan indtastes i stedet for datoer. Når der klikkes videre til et andet felt eller klikkes på en knap vil den relevante dato blive indsat. Det drejer sig om følgende: BOM EOM YES TOD TOM M TU W THU FRI SA SU Beginning Of Month. Denne indsætter første dag i indeværende måned som dato. End Of Month. Denne indsætter sidste dag i indeværende måned som dato. Yesterday. Indsætter dagen i går som dato. Today. Indsætter indeværende dag som dato. Tomorrow. Indsætter dagen i morgen som dato. Monday. Indsætter næste mandag som dato. Tuesday. Indsætter næste tirsdag som dato. Wednesday. Indsætter næste onsdag som dato. Thursday. Indsætter næste torsdag som dato Friday. Indsætter næste fredag som dato. Saturday. Indsætter næste lørdag som dato. Sunday. Indsætter næste søndag som dato. Følgende genveje er afhængige af at SQL serveren kører med Danish (Dansk) som sprog. Køres der med engelsk sprog vil dagen være forskudt 1 dag da ugen efter engelsk/amerikansk kalender starter om søndagen. FIR SEC THI FO FIF SI First. Indsætter første dag i indeværende uge (mandag) som dato. Second. Indsætter anden dag i indeværende uge (tirsdag) som dato Third. Indsætter tredje dag i indeværende uge (onsdag) som dato. Fourth. Indsætter fjerde dag i indeværende uge (torsdag) som dato. Fifth. Indsætter femte dag i indeværende uge (fredag) som dato. Sixth. Indsætter sjette dag i indeværende uge (lørdag) som dato Side 13

SEV Seventh. Indsætter syvende dag i indeværende uge (søndag) som dato. SØGE VINDUET Det er muligt at søge i både tabel-fvinduer og kort-vinduer (disse beskrives i næste afsnit). Dette gøres ved at klikke på et nyt vindue som dette: ikonet eller ved at trykke Ctrl + B. Dette åbner Søgningen vil foregå i det felt der er valg i tabellen eller på kort-vinduet. TIPS I DAB. For de fleste felter i skærmbillederne er der hjælp at hente ved at holde musen hen over et ønsket felt og derefter kigge på statuslinjen nederst i DAB. Her vise en kort beskrivelse af feltet: Side 14

VINDUES TYPER DAB har 2 typer vinduer (også kaldet forms). Et kort-vindue der viser indholdet af en enkelt post eller en tabel-form der viser en eller flere poster. Disse 2 typer kan kombineres på en form som en master-detail form. DAB kan have lige så mange datasets tilknyttet på en form som der er brug for. KORT FORM Denne type bruges primært til at vise enkelte poster med mange felter, som f. eks medarbejder tabellen. Denne form viser information fra medarbejdertabellen. Den kan deles op på 1 eller flere faneblade og have menu knapper med undermenuer som i dette tilfælde. DAB gemmer ændringer med det samme, så hvis du lukker et vindue ved at klikke OK eller ved at trykke på Esc-tasten gemmes informationen. Nogle felter tvinger databasen til at gemme informationen med det samme som f. eks Postnr. feltet i vinduet herover. Efter at du har indtastet postnummeret gemmes det og bynavnet vises, hvis det kan findes. Nogle felter tvinger ikke databasen til at gemme informationer, som f. eks Navn feltet, hvilket betyder at hvis du får indtastet noget ved en fejltagelse så kan du ved at klikke på Annuller sørge for at ændringen bliver ignoreret. Du kan flytte rundt mellem felterne ved hjælp af TAB tasten som i normale Windows programmer Shift + TAB flytter baglæns. DAB applikationer er tastatur venlige, så det er muligt at navigere rundt udelukkende ved hjælp af tastaturet. I dette tilfælde kan du eksempelvis bruge Alt+m til at aktivere Medarbejder knappen eller Alt + s til at vælge fanebladet Opsætning. Tip: Denne type opslagsfelter kan aktiveres ved at trykke F6. Side 15

TABEL VINDUER Disse er de meste almindelige forms i DAB applikationer. De har mange effektive faciliteter til at filtrere, sortere, gruppere o.s.v. Du kan definere filtre ved at klikke på pilen til højre for feltnavnet. Herefter vises en liste over mulige valg eller du kan vælge at opbygge dit eget filter ved at vælge Custom. Hvis en filtrering er aktiv, så vises det nederst i vinduet. Ved at klikke på knappen med det lille kryds fjernes filtreringen permanent. Ved at klikke fluebenet væk sættes filtreringen midlertidigt ud af kraft og kan derefter aktiveres igen med at sættet fluebenet igen. Du kan sortere på koloner ved ganske enkelt at klikke på feltnavnet. Bemærk den lille trekant der vises til højre i overskriftsfeltet. Den viser om der sorteres i stigende eller faldende orden. Side 16

Hvis du klikker en gang mere sorteres listen i faldende orden Du kan også ganske enkelt gruppere på et eller flere niveauer som du måtte ønske. Du trækker ganske enkelt de enkelte felter om i grupperings-området. Alle disse indstillinger gemmes i registreringsdatabasen, så når brugeren åbner vinduet næste gang så huskes indstillingerne som de var da vinduet blev lukket. Bemærk dog at hvis der er lavet ændringer til skærmbilledet (disse udføres af Adm4you) vil filtreringer m.v. blive nulstillet. Du kan gendanne indstillinger ved at klikke på et felt navn med højre musetast. Herefter kan du bruge disse muligheder f. eks Clear sorting der fjerner evt. sortering og endda gemme kolonner eller tilføje dem til tabellen ved hjælp af Field Chooser. Side 17

Hvis du højreklikker i tabellen får du menuen som vist herunder. Her kan du vælge at eksportere indholdet af tabellen til forskellige filformater. Du kan også vælge at eksportere direkte til Excel. Export to Excel funktionen er særdeles anvendelig og den sørger for at eventuel filtrering, gruppering og sortering også bliver eksporteret. Side 18

SYSTEM OPSÆTNING Systemopsætning styrer hvordan Komme & Gå systemet agerer i de forskellige dele af systemet. De bør kun rettes hvis det er absolut nødvendigt. I tvivlstilfælde bør Adm4you kontaktes inden. FANEBLADET KOMME/GÅ I opsætning til Komme/Gå har du følgende muligheder: Auto indsæt medarbejdere Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes kladde linjer for de enkelte medarbejdere der er markeret som aktive (dette beskrives senere) på de dage de forventes at møde ifølge deres arbejdskalender. Auto indsæt fravær Autogodkend Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes fravær i kladden for de enkelte medarbejdere. Fraværet skal være oprettet for den enkelte medarbejder i forvejen (dette beskrives senere). Denne indstilling afgør om der foretages automatisk godkendelse af kladde linjer, hvor medarbejderne er stemplet ind og ud som forventet ifølge deres arbejdskalender og at deres pauser også svarer til arbejdskalenderens. Automatisk godkendelse finder kun sted Side 19

i de tilfælde hvor der kun er én linie med ind og udstempling. Er der flere semplingslinier, f.eks. på grund af skift af afdeling i løbet af dagen, autogodkendes linien ikke. Selvvalgt tillæg Ændre afdeling Benyt mail funktion Standard mail modtager Brug mail ved nyt fravær Mail ved bogfør fravær Mail server Angiver om medarbejderne via login billedet har mulighed for selv at vælge tillæg ud over de tillæg der er oprettet i deres arbejdskalender. Angiver om medarbejderne, via login billedet, har mulighed for at skifte afdeling i løbet af dagen. Dette har betydning hvis deres registrerede tid skal fordeles på de enkelte afdelinger. Angiver om der skal benyttes nogle af de mail funktioner der er indbygget i DABBS. Dette kræver at der installeres et mailprogram (xp_smtp_sendmail) på SQL serveren. I tvivlstilfælde kontaktes Adm4you Hvis mail funktionerne benyttes skal der angives en e-mail adresse på en standard mail modtager. Hvis der af en eller anden grund ikke kan findes en mail adresse på den person der skal sendes en mail til, så bliver mailen i stedet sendt til standard mail modtageren. Dette sikrer at der ikke går mails tabt. Fra logen billedet har medarbejderne mulighed for at anmode om fravær (ferie, afspadsering o.s.v.). Hvis denne funktion er aktiveret vil systemet forsøge at sende en besked til medarbejderens holdleder om at der er oprettet en anmodning om fravær. Dette forudsætter at der er angivet en e-mail adresse på holdlederen (dette beskrives senere). Angiver om der skal sendes en e-mail til den enkelte medarbejder når der bogføres fravær fra kladden. Dette kræver at der er angivet en e-mail adresse på de enkelte medarbejdere. Her angives navnet eller IP-adressen på den server der benyttes til afsendelse af mails fra DABBS Fraværskalender dage bagud Denne indstilling afgør hvor mange dage tilbage i tiden der vises fravær i fraværskalenderen. Fraværskalender dage frem Denne indstilling afgør hvor mange dage frem i tiden der vises fravær i fraværskalenderen. Standard sprog kode Denne indstilling afgør på hvilket sprog fejlmeddelelser, udskrifter o.s.v. vises. Denne indstilling bør normalt ikke ændres. Ekstra medarbejder vindue Vises hvilket vindue der bruges hvis der er tilføjet specielle funktioner vedr. medarbejdere. Denne indstilling bør ikke ændres. Side 20

Login Skærm Bredde Login Skærm Højde Vis Login Maksimeret Firma navn i udskrifter Antal Fraværsdage Frem Vis Mødetid På Login Vis Slet På Login/Fravær Denne indstilling styrer bredden på login billedet. Denne indstilling bør ikke ændres. Denne indstilling styrer højden på login billedet. Denne indstilling bør normalt ikke ændres. Hvis denne indstilling aktiveres vil login billedet altid blive vist i maksimeret tilstand. Denne indstilling ignorerer indstillingerne Login Skærm Bredde og Login Skærm Højde. Angiver om der skal vises firma oplysninger (navn, adresse telefon o.s.v.) i udskrifter. Dette forudsætter at der under fanebladet Firma info. er angivet de relevante oplysninger. Dette har pt. betydning for udskrifterne Lønbilag og Tidsposter pr. arbejdstype. Disse beskrives senere. Denne indstilling styrer hvor mange dage frem der vises fravær for i login billedet. Angiver om der i den oversigt, der kan vises på Login, vinduet over fremmødte medarbejdere også vises mødetidspunkt. Angiver om der i fraværs funktionen på Login billedet skal være mulighed for at slette fravær. Vis Første Stempling på Login Angiver om der i oversigt, på login vinduet, over fremmødte medarbejdere vises første stempling eller møde tid korrigeret i forhold til arbejdskalender (dette beskrives senere). Filtrer Arbejdstype på Login Angiver om der skal ske en filtrering af de arbejdstyper der kan vælges mellem ved for sen/tidlig ind/ud stempling ud fra medarbejderens profil (dette beskrives senere) Antal Dage I Info Pane Brug kun TAG Maks. længde arbejdsdag Denne indstilling bruges til at styre hvor mange dage der vises i de kalender vinduer der benyttes i DABBS. Denne indstilling styrer om medarbejder kun kan stemple ind og ud ved hjælp af TAGS Denne indstilling afgør hvor lang en arbejdsdag maksimalt kan være. Overskrides denne vil medarbejderen ved næste login skulle stemple ind på en ny arbejdsdag. Denne indstilling afgør desuden hvornår der indsættes slut tid på en medarbejder hvis Brug autoindsæt slut tid er aktiveret (se herunder). Vælg arbejdskalender hver uge Denne indstilling afgør om medarbejderne skal vælge en arbejdskalender når de stempler ind første gang i en given uge. Maskeret login tekst Denne indstilling afgør om den medarbejderkode der indtastes ved login vises i klar tekst eller som prikker/stjerner. Side 21

Brug autoindsæt slut tid Denne indstilling afgør om der automatisk indsættes en slut tid på medarbejdere når Maks. længde arbejdsdag (se herover) er overskredet. Hvis dette er tilfældet indsættes den tid medarbejderen ifølge arbejdskalenderen skulle være gået hjem. Denne funktion kræver at der foretages en speciel opsætning på SQL serveren. Kontakt Amd4you hvis den funktion ønskes aktiveret. Vis medarbejdere på arbejde Denne indstilling styrer om der på login billedet vises en oversigt over de medarbejdere der er stemplet ind. Vis fravær på login Vis perioder på login Brug Finger Print Læser TAG forsinkelse Kladde Vis Pause Tid Kladde Vis Total Tid Angiver om der vises en oversigt over fraværende medarbejdere på login billedet. Angiver om medarbejderne skal have adgang til at se deres stemplinger fra tidligere lønperioder på login billedet. Angiver om der kan foretages login ved hjælp af aflæsning af fingeraftryk. Dette kræver installation af ekstra udstyr og anvendes derfor kun efter aftale med Adm4you. Angiver hvor mange sekunder der skal gå mellem hver indlæsning af en TAG før det opfattes som to forskellige stemplinger. Angiver om den samlede pause tid skal vises i kladde linien i øverste del af kladden Angiver om den samlede tid i timer og minutter skal vises i kladde linien i øverste det af kladde. Kladde Vis Total Tid Decimal Angiver om den samlede tid, i decimal form, skal vises i kladde linien i den øverste del af kladden. Kladde Vis Smiley Kladde Vis Tillægstid Angiver om der skal vises en smiley i kladde linien som angivelse af kladde liniens status. Angiver om den samlede tilllægstid skal vises i kladde linien i den øverste del af kladden. Side 22

FANEBLADET FIRMA INFO I dette faneblad kan der angives firma oplysninger til brug ved udskrifter hvor visning af firma information er understøttet. Dette drejer sig pt. om udskrifterne Lønbilag og Tidsposter pr. arbejdstype. Side 23

FANEBLADET RAPPORTER På dette faneblad vises hvilke rapporter der benyttes til forskellige udskrifter. Disse ændres kun efter aftale med Adm4you. FANEBLADET SERVICENET Benyt adgangskontrol i arbejdsplan Denne indstilling angiver om der skal benyttes adgangskontrol i arbejdsplanen (dette beskrives senere). Øvrige indstillinger under ServiceNET benyttes ikke i Komme & Gå systemet. De øvrige faneblade i vinduet benyttes ikke i forbindelse med Komme & Gå systemet. Side 24

OPSÆTNING AF KOMME & GÅ I hovedmenuen kan du i gruppen Komme & Gå Opsætning definere eksempelvis arbejdskalendere, arbejdstyper etc. Dette beskrives i det efterfølgende. AFDELING I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de afdelinger der findes i firmaet. Nye afdelinger kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig afdelingskode og en beskrivelse af afdelingen. Side 25

DISTRIKT I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de distrikter der måtte bruges i firmaet. Nye distrikter kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig distriktskode og et navn på distriktet. ARBEJDSTYPE Arbejdstyper bruges til at angive hvad det er for en slags tid en medarbejder registrerer. Arbejdstype Beskrivelse Type Et kort entydigt navn til den pågældende arbejdstype En kort beskrivelse af arbejdstype Angiver hvilken art arbejdstype har. Her kan der vælges mellem Absence (fravær), Flex, Extra (Tillæg), Cause(Årsag) eller Normal (Normal arbejdstid). Årsagskoder bruges primært til at lave en angivelse i kladden, i form af en Side 26

bemærkning, når eksempelvis en stempling ligger på et tidspunkt der ikke er forventet. Der kan dog laves tilføjelser til systemet der gør at årsagskoder behandles på en specifik måde. Dette kan implementeres af Adm4you. Overtids Kode Lønart Tæl Som Normaltid Dag Specificer Denne kode angiver i forhold til forskellige beregninger i systemet at der er tale om reel overtid, dels bruges den i visse situationer ved overførsel til eksterne systemet, f.eks. et lønsystem. Dette felt udfyldes kun i samarbejdere med Adm4you. Kan indeholde den lønart der bruges i lønsystemet for den pågældende arbejdstype. Er især nyttig hvis der foretages overførsel fra Komme & Gå systemet til et lønsystem. Angiver om denne arbejdstype tæller som normal tid i forskellige beregninger. Denne indstilling anvendes efter aftale med Adm4you. Angiver om registreringer på den pågældende arbejdstype registreres som en hel dag. Angiver om arbejdstype skal specificeres i eventuelle udskrifter eller om der kun medtages en summering af arbejdstypen. Autoudfyld Udfyld Pause Angiver om start- og sluttid udfyldes automatisk i kladden for den pågældende arbejdstype Angiver om pauser automatisk indsættes i kladden for den pågældende arbejdstype. Side 27

Beregn Pauser Udfyld Tillæg Beregn Tillæg Faktor Angiver om de pauser der er oprettet i kladden - og ligger inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype dækker skal beregnes. Angiver om tillæg automatisk udfyldes i kladden for den pågældende arbejdstype. Angiver om de tillæg der er oprettet i kladden - og ligger inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype dækker skal beregnes. Denne bruges i forbindelse med bogføringen af kladden og angiver med hvilken faktor det registrerede time antal ganges op. Hvis der f.eks. er registreret 1 times overarbejder og faktoren på den aktuelle arbejdstype er sattil 1,5 vil der blive bogført 1,5 times overarbejde i tidsposterne. Min. Tid Før Beregning før beregning af tillæg Angiver hvor mange timer og minutter der minimum skal arbejdes før at tillægget kan optjenes. Eksempelvis kan det angives at der skal arbejdes over i minimum 5 minutter før tillægget beregnes. Når de fem minutter er nået vil tillægget så blive beregnet for det tidsrum det er defineret til inklusive de fem minutter. Kalender Farve Overfør til Outlook Outlook Etiket Angiver hvilken farve arbejdstype skal angives med i fraværskalenderen. Gælder kun for arbejdstyper der er oprettet som Absence (Fravær). Der kan vælges mellem Ingen farve (feltet er blankt), rød (Red), orange (Orange), gul (Yellow), grøn (Green), blå (Blue). Angiver om arbejdstyper der er oprettet som fravær (Absence) skal overføres til Outlook. Dette kræver speciel opsætning og bruges normalt ikke i Komme & Gå. Angiver med hvilken etiket arbejdstypen vises med i Outlook. Side 28

Sortering Vis På Login/Periode Total Vis På Møde For Tidlig Angiver i hvilken rækkefølge arbejdstyperne skal vises i oversigter der vises når medarbejder eksempelvis møder for tidligt. Da der er mulighed for at angive om arbejdstype skal vises når medarbejdere kommer for sent/tidligt eller går for sent/tidlig er det mulig at angive samme sorterings rækkefølge på forskellige arbejdstyper. Angiver om denne arbejdstype medtages i den summering af timer pr. arbejdstype for indeværende løn periode, der kan vises på login billedet. Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Vis På Møde For Sent Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for sent i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Vis På Stop For Tidlig Vis På Stop For Sent Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvos vedkommende går for tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis vedkommende går senere end hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis medarbejderen stempler ind en dag hvor han/hun ud fra arbejdskalenderen ikke skulle møde. Hvis dette benyttes skal feltet Check hvis ikke arbejdsdag aktiveres på medarbejderens profil (Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning). Når medarbejdere Side 29