Boje Rinhart Chr Mølstedsgade 8 2791 Dragør 2014-196062 Dato: 24-10-2016 Henvendelse vedrørende Dragør Kommune Du har den 2. november 2014 og igen den 11. januar 2015 rettet henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Sagen vedrører blandt andet spørgsmål om Dragør Kommunes behandling af en bestemt sag for lukkede døre på møde i kommunalbestyrelsen samt spørgsmål om offentliggørelse af kommunalbestyrelsens beslutninger. Den 20. november 2014 og igen den 28. december 2014 har Tværpolitisk Forening rettet henvendelse vedrørende samme processuelle problemstillinger i forbindelse med Dragør Kommunes behandling af den pågældende sag. Vi har derfor sendt kopi af denne udtalelse til Tværpolitisk Forening. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Dragør Kommune ikke har tilsidesat kommunestyrelsesloven ved at behandle den omhandlede sag for lukkede døre. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2014-196062 SAGSBEHANDLER: Trine Roslyng Jensen Telefon: 7256 7000 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Dragør Kommune skulle have offentliggjort kommunalbestyrelsens beslutninger vedrørende sagen om Vierdiget 2 ved udskrift af beslutningsprotokol fra mødet den 30. oktober 2014 i umiddelbar tidsmæssig forlængelse af mødet, i det omfang dette kunne ske uden derved at røbe fortrolige oplysninger. Statsforvaltningen har noteret sig, at Dragør Kommune har oplyst, at der den 8. januar 2015 er sket offentliggørelse af beslutningsprotokol fra mødet den 30. oktober 2014. På denne baggrund finder Statsforvaltningen ikke grundlag for at foretage sig yderligere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. 1
Sagens baggrund Du har den 2. november 2014 rettet henvendelse til Statsforvaltningen vedrørende Dragør Kommunes behandling af en sag om salg af fast ejendom for lukkede døre og manglende fremlæggelse af beslutningsprotokol fra samme møde. Du har oplyst, at kommunalbestyrelsen i Dragør Kommune på et møde for lukkede døre den 30. oktober 2014 behandlede en sag om Salgsvilkår for ejendommen Vierdiget 2. Du har oplyst hertil, at sagen konkret omhandler et muligt fremtidigt salg af en kommunalt ejet byggegrund, hvorpå der ligger en kommunal skole. Du har anført, at det fremgår af kommunalbestyrelsesmedlemmers omtale af sagen på sociale medier, at der på mødet blev drøftet forhold om grundens fremtidige anvendelse til boligformål, herunder om anvendelse til almene boliger eller ej, bebyggelsesprocent, bygningshøjde, arkitektoniske og bygningsmæssige kvalitetskrav samt om anvendelse af sociale kontrakter eller ej ved det kommende byggeri. Du har skrevet, at du er af den opfattelse, at der ikke var nogen 3. part at tage hensyn til og derfor ikke noget fortrolighedskrav, idet ejendommen skulle udbydes til salg ved offentligt udbud. Du har også skrevet, at kommunen ved flere tidligere lejligheder har offentliggjort forventninger til provenuet for eksempel i forbindelse med ansøgning om lånedispensation til Økonomi- og Indenrigsministeriet den 14. marts 2012. Du mener derfor ikke, at offentligt kendskab til kommunens drøftelser skulle kunne påvirke de faktiske tilbud ved et fremtidigt udbud. Du har endvidere skrevet, at det er din opfattelse, at kommunalbestyrelsen under alle omstændigheder burde have tilrettelagt sagsbehandlingen på en sådan måde, at spørgsmål af klar offentlig interesse blev behandlet på et åbent møde, og at andre spørgsmål af betydning for kommunens fremtidige forhandlingsmuligheder blev behandlet på et lukket møde. Dertil har du anført, at konsekvensen af, at sagen blev behandlet på lukket møde og at undlade at fremlægge beslutningsprotokol fra mødet er, at retningslinjerne for et markant kystbeliggende boligbyggeri nu er fastlagt af kommunalbestyrelsen uden mulighed for offentlig indsigt og debat. Du har som bilag til din henvendelse af 2. november 2014 vedlagt Dragør Kommunes referat af lukket kommunalbestyrelsesmøde den 30. oktober 2014, referat af åbent møde af samme dato samt Dragør Kommunes ansøgning til Økonomi- og Indenrigsministeriet om lånedispensation af 14. marts 2012. Du har rettet henvendelse på ny den 11. januar 2015, hvor du har oplyst, at kommunalbestyrelsen afholdt et møde vedrørende samme sag for lukkede døre den 18. december 2014. Du har endvidere oplyst, at beslutningsprotokollen for mødet den 18. december 2014 blev offentliggjort den 19. december 2014. Du har også oplyst, at du den 20. december 2014 bad kommunen om kopi af beslutningsprotokollen for mødet afholdt den 30. oktober 2014, og at Dragør kommune valgte at offentliggøre beslutningsprotokollen fra dette møde den 8. januar 2015. 2
I forlængelse heraf har du anført, at de to beslutningsprotokoller bekræfter, at der på ingen af de to møder for lukkede døre blev truffet beslutninger, som ikke kunne have været drøftet på åbne møder. Du har endvidere anført, at der er grund til at antage, at den manglende umiddelbare offentliggørelse af beslutningsprotokollen har haft betydning for den endelige beslutning om ikke at anvende sociale klausuler i salgsvilkårene/udbudsmaterialet. Tværpolitisk Forening har i brev af 20. november 2014 anført, at der ligger usaglige hensyn bag beslutningen om at behandle sagen om salget af ejendommen Vierdiget 2 for lukkede døre, og at beslutningen om at behandle sagen for lukkede døre er truffet på et fejlagtigt grundlag og i en ikkelovlig proces. Tværpolitisk Forening har i den forbindelse henvist til, at der for lukkede døre er truffet beslutninger om lokalplanmæssige og boligsociale forhold, som ikke er omfattet af de områder, der efter normalforretningsordenen vil kunne begrunde behandling af sagen for lukkede døre. Samtidig har Tværpolitisk Forening skrevet vedrørende fastlæggelse af lokalplanmæssige krav for lukkede døre, at Alle sådanne krav vil kunne have betydning for den pris, der kan opnås ved salget. Der er derfor tale om en politisk afvejning, hvor pris og kvalitet vejes mod hinanden. Endvidere henviser Tværpolitisk Forening til, at beslutningen om at behandle sagen for lukkede døre ikke har været forelagt kommunalbestyrelsen til behandling eller beslutning. Ved brev af 28. december 2014 har Tværpolitisk Forening tillige klaget over, at Dragør Kommune ikke offentliggjorde beslutningerne fra behandlingen af dagsordenspunktet vedrørende salg af Vierdiget 2 for lukkede døre på mødet i kommunalbestyrelsen den 30. oktober 2014. Dragør Kommune har ved brev af 2. november 2015 fremsendt sine bemærkninger til sagen. Dragør Kommune har blandt andet redegjort for sagens gang og de hensyn, der lå bag kommunens beslutning om at behandle den konkrete sag for lukkede døre. Dragør Kommune har oplyst, at sagen blev behandlet første gang den 30. oktober 2014, hvor der blev taget indledningsvist stilling til de mere grundlæggende vilkår, som kommunens ejendomsmægler skulle udarbejde udkast til udbudsmateriale på. Sagen blev herefter behandlet anden gang i kommunalbestyrelsen den 18. december 2014, hvor der skulle tages endelig stilling til udbudsmaterialet og de endelige vilkår for salget af ejendommen. Dragør Kommune har vedlagt kopi af begge sager med bilag. Dragør kommune har henvist til, at kommunens forretningsorden er identisk med normalforretningsordenens 1, stk. 2, nr. 2, hvorefter sager om køb og salg af fast ejendom behandles for lukkede døre, medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse. 3
Dragør Kommune har oplyst, at administrationen i overensstemmelse hermed satte sagen på lukket dagsorden ved begge behandlinger, og at kommunalbestyrelsen ikke traf beslutning om at overføre punkterne til åben dagsorden. Dragør Kommune har oplyst, at der ved begge behandlinger blev drøftet og behandlet de vilkår, som ejendommen skulle udbydes til salg på. Kommunen har oplyst hertil, at alle vilkår ville kunne få indflydelse på størrelsen af de tilbud, som kommunen senere ville modtage under det offentlige udbud af ejendommen. Dragør Kommune har endvidere oplyst, at kommunen er yderst opmærksom på, at beskyttelsesinteressen ikke udstrækkes længere end nødvendigt, herunder navnlig ikke længere end det tidspunkt, hvor der er truffet endelig beslutning i sagen. Kommunen har oplyst hertil, at kommunen i den konkrete sag har lagt vægt på, at der først blev truffet endelig beslutning om udbudsvilkårene og udbudsmaterialet ved sagens behandling den 18. december 2014, og at beslutningsprotokollatet fra dette møde blev offentliggjort den 19. december 2014. Kommunen har henvist til, at kommunalbestyrelsens samlede beslutninger om vilkår for udbuddet, herunder også de vilkår, som blev besluttet på mødet den 30. oktober 2014, er indeholdt i beslutningsprotokollatet af 19. december 2014. Kommunen har endvidere oplyst, at beslutningsprotokollatet fra sagens behandling den 30. oktober 2014 blev åbnet den 8. januar 2015. Dragør Kommune har skrevet, at det er kommunens opfattelse, at der ikke eksisterer en pligt til at inddrage offentligheden i processen omkring fastlæggelse af, på hvilke vilkår en fast ejendom skal/kan sælges. Dragør Kommune har endvidere skrevet, at det er kommunens opfattelse, at hensynet til inddragelse af offentligheden i forbindelse med salg af en kommunal ejendom bliver tilgodeset gennem selve det offentlige udbud samt efter andre regler, herunder planloven, men ikke i selve vilkårsfastsættelsen. Dragør Kommune har henvist til det medsendte materiale og bemærket, at det fremgår heraf, at der blev gennemført offentligt udbud, der blandt andet indeholdt et vilkår om, at den endelige handel ville være betinget af, at det senere ville være muligt at tilvejebringe en ny lokalplan for arealet. Dragør Kommune har oplyst, at der efter valg af tilbudsgiver blev udarbejdet et forslag til ny lokalplan, som blev sendt i offentlig høring under iagttagelse af planlovens regler herom. Dragør Kommune har behandlet sine bemærkninger til aktuelle sag på et møde i kommunalbestyrelsen den 29. oktober 2015, hvor Liste T (Tværpolitisk Forening i Dragør) og liste L (Amagerlisten) ønskede følgende protokollat tilføjet svarbrevet af 2. november 2015: Liste T kan ikke tilslutte sig svaret, da det ikke forholder sig til det forhold, at lokalplanen reelt blev foregrebet i udbudsmaterialet. Den efterfølgende udformning af lokalplanforslaget er udelukkende baseret på skitseforslaget i det vindende projekt. Borgerne har således ikke haft reel mulighed for at påvirke udformningen af eller indholdet i den kommende bebyggelse på Vierdiget-grunden, således som det forudsættes i planloven. Liste T anerkender ikke, at fastlæggelse af forudsætninger for et 4
udbud er at sidestille med køb og salg af fast ejendom, der efter kommunens forretningsorden kan berettige til behandling bag lukkede døre. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Vedrørende spørgsmålet om dørlukning Det følger af kommunestyrelseslovens 10, stk. 1, at kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. En sag kan således behandles for lukkede døre, hvis der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, herunder f.eks. oplysninger om det offentliges forretningsvirksomhed. Adgangen til at behandle sager for lukkede døre har undtagelsens karakter og skal være begrundet i den enkelte sags beskaffenhed. Statsforvaltningen har noteret sig Dragør Kommunes oplysning om, at kommunens forretningsorden vedrørende behandling af sager om køb og salg af fast ejendom er identisk med 1, stk. 2, nr. 2, i normalforretningsordenen for kommuner. Statsforvaltningen har videre noteret sig, at Dragør Kommune har oplyst, at kommunens administration i overensstemmelse hermed satte sagen om salget af den pågældende ejendom på lukket dagsorden ved begge behandlinger af sagen i kommunalbestyrelsen. Normalforretningsordenens 1, stk. 2, skal forstås i overensstemmelse med kommunestyrelseslovens 10, stk. 1. Det fremgår af 1, stk. 2, i normalforretningsordenen for kommuner, at visse sagskategorier som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre, herunder sager om køb og salg af fast ejendom, medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse. En kommunalbestyrelses stillingtagen til om køb eller salg af fast ejendom skal foretages, vil ofte ligge i naturlig forlængelse af oplysninger om, hvilke vilkår, der skal gælde for købet eller salget af den faste ejendom. Det forhold, at der er tale om køb og salg af fast ejendom, gør det alene nødvendigt at behandle sagen for lukkede døre, hvis der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger, der er omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Det fremgår af forvaltningslovens 27, stk. 4, nr. 3, at oplysninger, der er nødvendige at hemmeligholde for at varetage væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, er tavsheds belagt. 5
Det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, hvorvidt en sag kan behandles for lukkede døre. Det følger af normalforretningsordenens 5, stk. 2, at ethvert medlem ved mødets begyndelse kan begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt. Det fremgår af den kommenterede normalforretningsorden (Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, Hans B. Thomsen m.fl., 2. udgave 2010, Jurist- og Økonomforbundets Forlag) side 677, at den af borgmesteren udsendte dagsorden alene er et forslag til dagsorden, og at kommunalbestyrelsens møde derfor indledes med, at kommunalbestyrelsen tager stilling til dagsordenen. Det fremgår videre, at indsigelse mod behandling af en sag, der er optaget på udkastet til dagsordenen, skal fremsættes ved mødets begyndelse. Hvis intet medlem protesterer imod dagsordensudkastet, anses dette for at være stiltiende godkendt. Med hensyn til spørgsmålet om hvorvidt kommunalbestyrelsen i den konkrete sag har haft indflydelse på beslutningen om dørlukning, har Statsforvaltningen noteret sig, at det fremgår af dagsordenen fra mødet den 30. oktober 2014, at punktet vedrørende salgsvilkår for ejendommen Vierdiget 2 var sat til behandling for lukkede døre. Statsforvaltningen har videre noteret sig, at det fremgår af punkt 19 i referat fra den åbne del af mødet den 30. oktober 2014, at Kristine Bak stillede spørgsmål til, hvorfor sagen om Vierdiget skulle behandles for lukkede døre. Det fremgår videre af referatet, at spørgsmålet blev besvaret med, at der var tale om en sag, der var i proces og som omhandlede væsentlige økonomiske interesser for kommunen. På den baggrund har Statsforvaltningen lagt til grund, at der ikke blev protesteret mod behandling af sagen for lukkede døre, og at dagsordenen derfor stiltiende blev godkendt af kommunalbestyrelsen, herunder også for så vidt angår spørgsmålet om behandling af sagen om salg af Vierdiget 2 for lukkede døre. Statsforvaltningen finder derfor ikke grundlag for at antage, at kommunalbestyrelsen i Dragør Kommune ikke har haft lejlighed til at tage stilling til dagsordenen på de to møder, herunder at protestere mod behandling af sagen for lukkede døre. Med hensyn til spørgsmålet om, hvorvidt dørlukning i den konkrete sag var nødvendigt, har Statsforvaltningen noteret sig, at det fremgår af sagens bilag, at der på begge møder blev behandlet konkrete oplysninger om pris og nærmere vilkår for det påtænkte salg af ejendommen, herunder bl.a. vilkår om sociale klausuler, fastlæggelse af lokalplanmæssige forhold, krav til byggeriets kvalitet, bebyggelsesprocent og tilladte bygningshøjder mv. Statsforvaltningen har desuden noteret sig, at det fremgår af henvendelsen fra Tværpolitisk Forening af 20. november 2014, at alle de krav, der blev drøftet på møderne, ville kunne have betydning for den pris, der kunne opnås ved salget af ejendommen. Statsforvaltningen har videre noteret sig Dragør Kommunes oplysninger om, at kommunen vurderede, at alle de vilkår for salget, der blev behandlet på kommunalbestyrelsens møder den 30. 6
oktober 2014 og den 18. december 2014, ville kunne få indflydelse på størrelsen af de tilbud, som kommunen senere ville modtage under det offentlige udbud af ejendommen. Statsforvaltningen har på den baggrund lagt til grund, at de omhandlede oplysninger indgik i sagen vedrørende ejendomssalget, fordi de havde betydning for vilkårsfastsættelsen, og at der derfor var tale om sådanne oplysninger vedrørende det offentliges økonomiske interesser, der kunne begrunde, at sagen blev behandlet for lukkede døre. På baggrund af de foreliggende oplysninger, herunder Dragør Kommunes udtalelse om de hensyn, der efter det oplyste lå til grund for behandling af sagen for lukkede døre, finder Statsforvaltningen herefter ikke grundlag for at antage, at beslutningen om at behandle sagen for lukkede døre på de to omhandlede møder var i strid med lovgivningen. Vedrørende forholdet til planlovgivningen har Statsforvaltningen noteret sig, at Dragør Kommune har oplyst, at kommunen har sendt forslag om ændring af lokalplan i offentlig høring under iagttagelse af planlovgivningens regler herom. Statsforvaltningen har ikke opfattet dine henvendelser som klager over manglende overholdelse af planlovgivningen. Vedrørende spørgsmålet om offentliggørelse af kommunalbestyrelsens beslutninger I kommunestyrelseslovens 8, stk. 7, er det fastsat, at en fortegnelse over de sager, der vil komme til behandling på kommunalbestyrelsens møde, samt en udskrift af beslutningsprotokollen med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt, så vidt muligt skal offentliggøres. I kommunestyrelseslovens 13, stk. 1, 1. pkt., er det fastsat, at kommunalbestyrelsens beslutninger indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Statsforvaltningen har noteret sig Dragør Kommunes oplysninger om kommunens generelle forståelse af lovgivningens regler om offentliggørelse af beslutninger i sager, der har været behandlet for lukkede døre i kommunalbestyrelsen, herunder kommunens henvisning til side 103 i kommunestyrelsesloven med kommentarer, hvor det bl.a. anføres:.vil de hensyn, der har bevirket, at oplysningerne må betragtes som fortrolige, ofte kun gøre sig gældende i kort tid, og ofte ikke ud over det tidspunkt, hvor der er truffet endelig beslutning i sagen. Statsforvaltningen har noteret sig Dragør Kommunes oplysninger om, at beslutningsprotokol fra behandling af sagen på mødet den 18. december 2014 blev offentliggjort den 19. december 2014, og at denne beslutningsprotokol indeholdt de endelige salgsvilkår, herunder også de vilkår, der blev besluttet på mødet den 30. oktober 2014. Statsforvaltningen bemærker hertil, at det forhold, at en beslutning er truffet for lukkede døre, ikke i sig selv kan begrunde, at beslutningen ikke medtages i den udskrift af beslutningsprotokollen, der offentliggøres efter kommunestyrelseslovens 8, stk. 7. Det er alene lovgivningens regler om tavshedspligt, der begrænser pligten til at offentliggøre udskrift af beslutningsprotokollen. 7
En beslutning i beslutningsprotokollen vedrørende en sag om køb eller salg af en fast ejendom skal således også offentliggøres i det omfang, der ikke herved røbes fortrolige oplysninger. Statsforvaltningen har noteret sig, at der ikke er oplysninger i sagen om baggrunden for, at beslutningsprotokollen vedrørende sagens behandling på mødet den 30. oktober 2014 først blev offentliggjort den 8. januar 2015. Det er på denne baggrund Statsforvaltningens opfattelse, at Dragør Kommune skulle have offentliggjort kommunalbestyrelsens beslutninger vedrørende sagen om Vierdiget 2 ved udskrift af beslutningsprotokol fra mødet den 30. oktober 2014 i umiddelbar tidsmæssig forlængelse af mødet, i det omfang dette kunne ske uden derved at røbe fortrolige oplysninger. Statsforvaltningen finder ikke anledning til at foretage sig yderligere i anledning af dine henvendelser. Statsforvaltningen skal beklage, at du ikke har fået svar på dine henvendelser inden for den tidshorisont, som Statsforvaltningen tidligere har stillet dig i udsigt, samt at du endvidere ikke siden vores seneste brev til dig af 1. april 2016, er blevet orienteret om, at der måtte påregnes yderligere sagsbehandlingstid. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Dragør Kommune og til Tværpolitisk Forening. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef /Trine Roslyng Jensen 8