af bestyrelsesmøde mandag d. 12. januar 2012 kl. 19:00 - ca. 22:00 Deltager fra bestyrelsen: Formand Anja Valhøj (ANV), Næstformand Shaddie Mackeprang (SM), Kasserer Andreas Boye (AB), Best.medlem Dennis Nielsen (DN), Best.medlem Sussi S. Hansen (SSH), Best.medlem Anne Brix. Deltager fra ledelsen: Skoleleder Mik Erbs (ME), Souschef Pia Nielsen (PN) Afbud: Fravær: Best.medlem Peter Hansen (PH) Dagsorden Indstilling Ansvarlig 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt med enkelt kommentar til punkt 5. B ANV 5 19:00-19:05 2. Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer fastlæggelse af kommende bestyrelsesmøder B ANV 5 19:05-19:20 Bestyrelsen skal fastlægge mødekalender for perioden indtil den ordinære generalforsamling. Rullende dage eller fast uge dag i måneden? Bestyrelsen har fremover bestyrelsesmøde 1. torsdag i måneden (hvor der har været 5 hverdage). 3. Evaluering af høstmarked Repræsentanter fra høstmarkedsudvalget fremlægger deres evaluering og ønsker til kommende høstmarked. D ANV 20 19:20-19:40 Høstmarkedsudvalget fremlægger deres erfaringer mundtligt og afleverer deres erfaringer og anbefalinger skriftligt. Disse vedlægges sammen med referatet. Vi skal overveje at sikre, at der er nogle aktiviteter der har noget med et høstmarked at gøre og at dette bliver formidlet til høstmarkedsudvalget. Det er vigtigt at det skal være på en fast weekend. Set fra skolens synspunkt skal det være så sent som muligt i september. Fremover bliver det altid sidste weekend i september. Mht. rengøring skal vi overveje enten at alle forældre skal hjælpe eller at dem, der står på rengøringen denne weekend er en selvfølge til at bidrage. Det vil dog betyde, at folk ikke har samme fleksibilitet. Dette drøfter bestyrelsen senere. 4. Orientering ved skoleleder og formand Status på elevantal: 78 elever. Simon 5. klasse på prøve. O ANV/ME 10 19:40-19:50 Fraværsoversigt pr. 31.12.2011 drøftes. Keith har sammen lærerne udarbejdet et 1. oplæg til lokalaftale, der dog ikke stemmer overens med ME forventninger. Lærerne lægger op til 24 undervisningstimer, mens ME lægger op til 28 (som forelagt på generalforsamlingen april 2011). Bestyrelsen kommer ind over. 1
PH orienterer om, at Cleancare (firma, der leverer rengøringsartikler) har været forbi, og PN har bestilt for 1800 kr rengøringsmidler. Vi fastholder Cleancare. PN og SH laver rekvisition til eftergodkendelse. 5. Budgetopfølgning /Regnskab Status på budget og restancer forelægges. O/B ME 20 19:50-20:10 Budget januar 2012 vedlægges. Der ligger en del fakturaer, der ikke er bogført, og derfor kan vi ikke lave balance endnu og afstemme regnskab. ME har holdt møde med den nye revisor, og revisor har fremlagt forbehold for ting, der skal være i orden, bl.a. at der skal være afstemt. ME foreslår at vi tilkøber tidligere bogholder Tina til at hjælpe os med at afslutte regnskabet og sætter ME, PN og forældre- Anette ind i bogføringssystemet. ME beder Tina om at komme med et tilbud på hvad det vil tage i tid. Herefter sender ME et overslag til godkendelse hos bestyrelsen pr. mail. Vi har pt. knap 50.000 kr til gode i restanser (forældrebetaling). Det skyldes at vi siden Tina blev afskediget ikke har fuldt op med den tidligere procedure med rykker, inkasso. Der har dog været sendt rykker ud, men der er ikke fuldt op. Det bliver sat i gang og virker fra første februar 2012 (med udsendelse og incasso-procedure). Der er dd. sendt regninger ud til kommunerne med kvartals betalinger (forudbetaling). Der redegøres for restanser vedr. forældrebetaling. Oversigten vedlægges referatet. PN ringer rundt til forældrene og giver dem mulighed for at få en ny dag. Det bakker bestyrelsen op om, når bare det ikke bliver for stor en opgave. 6. Kasserer og økonomiudvalg Med udgangspunkt i tidligere vedtaget procedure for kasserer og økonomiudvalg drøfter bestyrelsen fremtidig procedure. D ME/AB 15 20:10-20:25 Kasserer og skoleleder er selvskrevne til økonomiudvalget. Det foreslås at Forældre Allan Klarskov kan deltage i økonomiudvalget. AB (Kassereren) og ME går sammen om at liste opgaver/ procedurer op, samarbejde mellem kasserer/skoleleder/økonomiudvalg til næste bestyrelsesmøde. På næste møde nedsættes økonomiudvalg. 2
Vi skal have en temadag, hvor vi lister alle vores opgaver op og fordeler opgaverne. PR-udvalget får lov til at bruge max 4.000 kr til at annoncere informationsmøde i uge 5 og der bruges 8.000 kr til betaling af udlæg for gulvrenovering (tages af høstmarkedspengene). 7. Budget 2012 Forslag til budget 2012 forelægges til godkendelse. B ME 20 20:25-20:45 Forskellen fra version 7 til 8 er: Rettelse af enkelte regnefejl Flexjob og lønbidrag er lavere end først antaget. Vi har fået et billigere tilbud for telefoner (7.200 sat til 9.000 kr i budgettet mod tidligere 25.000 kr. ME har indgået ny kontrakt. AB spørger til om den er indgået under SKI. Det tjekkes. SFO-elever er sat højere (flere indtægter). Der skal yderligere indføjes: Feriepenge til tidligere ansat (21.000 kr) Tilgodehavende til skoleleder (knap 13.000) pr. 31.12.2011. Der oprettes en konti i budgettet for indtægt fra forældrearbejde og forældrerengøring. Budgettet godkendes enstemmigt af bestyrelsen. 8. Administration af server og rettigheder Bestyrelsen skal drøfte og beslutte hvordan vi mest optimalt håndterer serveradministration og -rettigheder til ledelse, bestyrelsesmedlemmer og diverse forældre-hjælpere. D/B ANV 20 20:45-21:05 Indstilling At skoleleder har fuld administratorrettighed til alle skolesystemer Bestyrelsen er enige i, at det er uholdbart at vi har én forældre, der styrer serveren og har koden til denne. Der skal findes en anden løsning. Koden til serveren skal udleveres til bestyrelsen. Det sørger SM for. Skoleleder og en fra IT-udvalget skal have fuld administrationsrettighed og kode til server og styrer det fremover. Orientering fra IT-udvalget: IT-udvalget har gennemgået alt det nye udstyr (servere og tynde klienter), men det viser sig at være for dyrt at sætte i 3
drift. Vi installerer en lille server, der gør at hver elev kan få deres eget login. Administrationsserveren flyttes ned i skabet. Alt ledningsarbejdet udføres og sponsoreres af Edgon. Udvalget arbejder på at få nogle sponsorerede computere. Dennis er valgt som formand for IT-udvalget. 9. Status på forældrearbejde Opdateret skema og forbrugte tider. O SSH 10 21:05-21:15 Udsat til februar 2012. 10. Ansøgninger til støtteforening Støtteforening har givet tilsagn om støtte til følgende: O ANV 10 21:15-21:25 Støtte til afslibning og lakering af gymnastikgulv max 7.000 kr Båludstyr til SFO max 5.000 kr Digitalt sony videokamera max 3.400 kr vedlagt i bilag. Taget til efterretning 11. Revisor Bestyrelsen har valgt ny revisor (Ny Næstved Revisorerne). B ME/PH 10 21:25-21:35 Kontrakt skal underskrives. Det tidligere revisionsfirma har fremsendt regning, hvori der er afsat 5.300 kr til planlægning af regnskabsafslutning inden de blev sagt op. Derudover har der fra UVM været gjort opmærksom på manglende forhold, som der måske bør tages højde for i regningen (forhandling om pris). Regning betales med undtagelse af de 5.000 kr, som ME vil forhandle om. 12. Vedtægtsændringer og planlægning af ekstraordinær generalforsamling Bestyrelsen har arbejdet på vedtægtsændringer, som skal drøftes med friskoleforeningen. D ANV 10 21:35-21:45 Når udkast til vedtægtsændringer er klar skal afholdes en ekstraordinær generalforsamling forud for den ordinære - eksempel vis sidst i februar 2012. Der skal indkaldes med 14 dages varsel. Udsat til februar. Generalforsamlingen skal holdes ultimo februar/primo marts. 13. Orientering om håndtering af 78 O/D ANV 15 21:45-22.00 4
Formanden har bedt lærerstaben omkring 78 om at komme med en redegørelse for situationen i klassen og hvordan lærerne fremadrettet vil håndtere klassen. Bestyrelsen vil de næste møder have en status på hvordan det går i klassen, herunder om lærere og elever trives. Det kører OK i klassen nu. 78 drøftes på hvert teammøde. 14. Evt Vi skal have en kageordning. SM starter 15. Godkendelse/Underskrift af referat Anja Valhøj Shaddie M. Mackenprang Andreas Boye Formand Næstformand Kasserer Sussi S. Hansen Dennis Nielsen Peter Hansen Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Bestyrelsesmedlem Anne Brix Bestyrelsesmedlem 16. Punkter på kommende møder Vedtægtsændringer og ekstraordinær generalforsamling Planlægning af ordinær generalforsamling Skolens virksomhedsplan 2011/12 Indsats for psykisk arbejdsmiljø og for at sikre arbejdsglæde for ansatte og forældre Proces for ny profil for Sværdborg Friskole Status på 78 (fast punkt) D = drøftelse O = Orientering B = Beslutning 5