Vi har fået bedre overblik, styring og samarbejde

Vi har fået bedre overblik, styring og samarbejde Foto: Erik Skov Hillerød Kommune har for nyligt implementeret et nyt FM-system. Det har styrket ejendomsafdelingens overblik over og prioritering af vedligeholdelsesopgaver samt den langsigtede planlægning af opgaverne. Af JAN AAGAARD, journalist Hillerød Kommune har de seneste år arbejdet struktureret med digitalisering for at effektivisere forretningen og gøre den mere brugerfokuseret. Forvaltningen af kommunens ejendomme er et af de områder, hvor man satser meget på digitalisering med fokus på brugerne - det vil sige kommunens medarbejdere - og dermed i sidste ende også de borgere, som benytter de kommunale bygninger. De kommunale bygninger danner rammen om velfærdsydelser til borgerne og er medarbejdernes arbejdsplads. Bygningerne påvirker trivsel og indlæringsevne, og borgernes syn på den kommunale service. Derfor er det vigtigt, at vores bygninger bliver drevet så godt og effektivt som muligt, siger borgmester Kirsten Jensen, Hillerød Kommune. På den baggrund besluttede kommunen i 2015 at indkøbe og implementere et nyt FM-system. Formålet med projektet var primært at styrke ejendomsafdelingens overblik over vedligeholdelsesopgaver og den løbende disponering og prioritering af opgaver. Det nye system skulle også være med til at understøtte den langsigtede planlægning af vedligeholdelsesopgaver og energistyringen, samt sikre overblik over kommunens ejendomme og arealer. Herudover blev det forventet, at projektet også ville bidrage til at ændre interne arbejdsgange i kommunens ejendomsafdeling, Ejendomme, så man får en endnu bedre vidensdeling på tværs i afdelingen. HURTIG IMPLEMENTERING Det nye FM-system kom op og køre inden for et år, hvorefter detaljeringsgraden løbende blev udbygget. Man indsamlede data om alle kommunens ejendomme, lokaler, brugere af lokalerne samt udvalgte bygningsdele. Ejendommes fysiske dokumentarkiv samt tegningsmateriale blev 16 ÅRSKONFERENCEN 2019

digitaliseret, og på baggrund af tegningsmaterialet samt opmåling af ejendommene blev der udarbejdet 3D-modeller (BIM). Til de enkelte rum i modellerne er der også knyttet informationer om rummets anvendelse, så rummene kan grupperes i forskellige kategorier. Vi lavede en stor satsning på at indsamle data så hurtigt som muligt for at kunne udarbejde digitalt tegningsmateriale og 3D-modeller. Et godt tegningsmateriale er afgørende, og derfor prioriterede vi i første omgang det, fortæller ejendomschef Karen Dilling. Det nye digitale tegningsmateriale har også medført, at kommunens BBR-data er blevet opdateret og rettet for fejl. Det har blandt andet betydet, at der er kommet en række bygninger til, som ikke tidligere var registreret i BBR. INTEGRATION MED ØKONOMISYSTEM At få FM-systemet integreret med kommunens økonomisystem for at optimere økonomistyringen var en anden funktion, som Ejendomme prioriterede højt, og medarbejderne udviklede i den forbindelse et nyt økonomimodul til FM-systemet i samarbejde med systemleverandøren Dalux. Integrationen betyder, at vi sparer tid og undgår at skulle arbejde i to systemer, når vi for eksempel skal betale fakturaer, siger Karen Dilling. Formålet er også at opnå en bedre økonomisk styring, som giver mulighed for løbende at skrue op og ned for igangsættelse af nye opgaver, så Ejendomme ikke står sidst på budgetåret med et uforudset over- eller underskud. Det er blevet nemmere at styre opgaverne, og det gælder ikke mindst de mindre sager og indkøb, hvor der i høj grad er gevinster at hente. Samarbejdet mellem medarbejderne på rådhuset og på ejendommene er også blevet styrket ved hjælp af FM-systemet, så vi i dag bruger både pengene og vores personalemæssige ressourcer endnu bedre, siger Karen Dilling. HELPDESK OG QR-KODER Efter digitalisering af tegningsmaterialet og integrationen med økonomisystemet gik man i 2016-2017 videre med at indføre en digital Helpdesk for kommunens medarbejdere og opsætte QR-koder i samtlige lokaler i de kommunale bygninger. Formålet var at gøre indberetning af skader, fejl og mangler nemt for brugerne af kommunens bygninger, ikke mindst de steder hvor der ikke er teknisk servicepersonale til dagligt. Formålet var også at forbedre opgavestyringen og reaktionstiden samt Ejendommes kommunikation med brugerne undervejs i processen. Med Helpdesk og QR-koder kan kommunens medarbejdere døgnet rundt nemt melde skader, fejl og mangler ind til Ejendomme ved hjælp af en app på deres smartphone, og ved hjælp af prædefinerede emner sikres det, at opgaven går direkte til rette medarbejder. Helpdesk og QR-koder blev i første omgang testet på rådhuset, inden det blev rullet ud til daginstitutioner, skoler og kommunens øvrige ejendomme. FLERE KAN FØLGE MED I OPGAVERNE En af de medarbejdere, som bruger FM-systemet dagligt er Kim Walther Andreasen, som er teknisk serviceleder og koordinator i Ejendomme. Med det digitale FM-system har vi fået et nyt kommunikationsværktøj, der sikrer, at kvaliteten af vores arbejde bliver så høj som muligt. Vi har fået et væsentligt bedre overblik og vi kan være flere medarbejdere inde over en opgave, mens vi tidligere brugte meget tid på at skrive og ringe til kolleger omkring status på en opgave, siger Kim Walther Andreasen. Som koordinator står Kim Walther Andreasen for den overordnede planlægning af opgaverne blandt 10 kolleger i sit distrikt. I FM-systemet kan jeg se, om en af kollegerne har særligt travlt, og så kan jeg flytte rundt på ressourcerne ved at bede en anden kollega om at give en hånd med et par dage. Det er også med til at give en større fællesskabsfølelse i teamet, siger Kim Walther Andreasen. Han mener, at han og teamet ved hjælp af FM-systemet i dag får løst flere opgaver end tidligere med de ressourcer, de har til rådighed. Alle har dog skullet vænne sig til at arbejde på en anden måde, og medarbejderne udnytter endnu ikke alle systemets muligheder. Vi bliver bedre og bedre til at udnytte de features, der er i systemet, og når vi bliver rigtigt gode til det, vil det for alvor være en tidsfaktor, der kan mærkes, siger Kim Walther Andreasen. NÆSTE SKRIDT: KOBLING TIL ANVENDELSE AF BYGNINGER Efter at have arbejdet på FM-systemet siden 2015 og brugt mange kræfter på at få lagt de rigtige data ind, få dem valideret og kategoriseret, digitaliseret tegningsmateriale mv. er Hillerød Kommune nu klar til at tage næste skridt. Det består i at koble den opnåede viden om vedligeholdelsestilstand, opgaver mm. med informationer om, hvordan bygningerne bruges og udnyttes. Det skal give en endnu bedre strategisk planlægning og anvendelse af de kommunale bygninger. Ejendomme skal i stigende grad bruge data til at understøtte strategiske beslutninger om placering af kommunale aktiviteter. Data, der bare indsamles, er døde data. Data skal give mening og anvendes både operationelt og strategisk. Ejendomme har sat barren højt, og vil blive ved med det, siger borgmester Kirsten Jensen. ÅRSKONFERENCEN 2019 17

KANDIDAT TIL FM PRISEN KANDIDATENS EGEN PRÆSENTATION Hillerød Kommune Virksomhed, FM ansvarlig og ansvarlig for det indstillede projekt: Hillerød Kommune, Ejendomme ved ejendomschef Karen Dilling Strategi udfoldet i årene: 2015-2018 Størrelse på virksomhed og FM organisation: Hillerød Kommune har flere end 5000 ansatte og betjener 50.650 borgere. Ejendomme er politisk forankret i Økonomiudvalget og organisatorisk under di-rektøren for Økonomi og Teknik. Ejendomme består af en ejendomschef, 4 sekti-onsledere, og omkring 210 medarbejdere. Ejendomme har ansvaret for Hillerød Kommunes ejendomme på tværs af alle serviceområder. Det betyder et tydeligere fokus, øget professionalisering, for-bedret ressourceanvendelse og en styrkelse af den strategiske forankring. Ejendomme har således ansvaret for forvaltning af alle kommunale bygninger og tilhørende udearealer, den indvendige og udvendige vedligeholdelse af bygninger og udearealer, bygningernes tekniske anlæg samt den kommunale rengøring. Det samlede bygningsmæssige areal er på 312.000 m² og matrikelarealet på 3,2 km². 18 ÅRSKONFERENCEN 2019

PROJEKTET KORT FORTALT Hillerød Kommune besluttede i 2015 at indgå aftale med DaluxFM for at understøtte udviklingsmålet Sikker drift af Hillerød Kommunes ejendomme, som Byrådet havde besluttet i budgetforhandlingerne for 2014-2017. Her blev det defineret, at formålet med projektet primært er at skabe endnu bedre overblik over vedligeholdelsesopgaverne, løbende prioritere opgaverne, sikre dispositionsbogholderi for herved at styrke økonomistyringen, understøtte 5 og 10 års planlægning af vedligeholdelsesopgaverne og understøtte energistyringen. Herudover forventes projektet også at bidrage til at ændre arbejdsgange i Ejendomme og derigennem opnå bedre vidensdeling på tværs i afdelingen, samt at få en opdateret datasamling. HVOR LANGT ER PROJEKTET NÅET OG HVAD ER NÆSTE SKRIDT: Facility Management-systemet DaluxFM er implementeret. I systemet er der samlet data om alle kommunens ejendomme, bygninger, lokaler, brugere af lokalerne samt udvalgte bygningsdele. Ejendommes fysiske dokumentarkiv og tegningsmateriale er digitaliseret, og på baggrund af tegningsmaterialet og opmåling af ejendommene er der udarbejdet 3D-modeller (BIM). FM-systemet er integreret med kommunens økonomisystem, og Ejendomme har i den forbindelse været med til at udviklet et nyt økonomimodul til DaluxFM. I 2016-2017 søsatte Ejendomme en digital Helpdesk og opsatte QR-koder i samtlige lokaler i de kommunale bygninger. Formålet er dels at gøre indberetning af skade, fejl og mangler nemt for brugerne af kommunens bygninger, dels at forbedre Ejendommes opgavestyring, reaktionstid og kommunikation til brugerne undervejs i processen. Ud over et rigtig godt datagrundlag har projektet medført gode muligheder for kobling med eksisterende data. Kommunens BBR data er rettet op som følge af korrekt tegningsgrundlag. Koblingen med økonomisystemet giver en bedre økonomisk styring, da det aktuelle forbrug samt igangsatte arbejder kan kobles. Det betyder, at der løbende kan skrues op og ned for igangsættelse af nye opgaver, og at Ejendomme ikke står sidst på budgetåret med et uforudset over- eller underskud. Dette har generelt medført, at der udføres mere planlagt vedligehold i stedet for ad hoc vedligehold. Implementeringen af DaluxFM har også medført en bedre egenkontrol af udførte opgaver via større overblik og en bedre historik på eksempelvis fejl og nedbrud. DaluxFM medvirker til, at Ejendomme fremstår som en troværdig samarbejdspartner både internt over for brugere, fagafdelinger og politiske udvalg samt eksternt over for samarbejdspartnere. Næste skridt er at koble den opnåede viden omkring vedligeholdelsestilstand, opgaver og økonomi med informationer om, hvordan porteføljen udnyttes med henblik på endnu bedre strategisk planlægning. HVORDAN ER PROJEKTET INTEGRERET I: 1. FM-STRATEGI Ejendommes strategiske fokus er formuleret i virksomhedsplaner. Omkring en tredjedel af strategimålsprojekterne i virksomhedsplan 2015-2016 omhandlede FM-systemet på den ene eller anden måde. Projekterne havde i overvejende grad til opgave at definere og tilvejebringe de datasæt, der skulle ind i DaluxFM. I 2017-2018 har der været fokus på at videreføre arbejdet, herunder forbedre den digitale Helpdesk, løbende forbedre processer samt opstarte indsamling af assets data. 2. ORGANISATIONENS DIGITALISERINGS- STRATEGI Formålet med Hillerød Kommunes digitaliseringsplan er blandt andet at understøtte Hillerød Kommunes arbejde med digital udvikling, og at understøtte en smidig, effektiv, ressourcefokuseret betjening af borgere, erhvervsliv, foreningsliv m.fl. DaluxFM understøtter dette formål. 3.ORGANISATIONENS OVERORDNEDE STRATEGI Daluxprojektet er ikke direkte koblet til kommunens overordnede vision Læring og Livskraft men understøtter formålet ved at bidrage til effektivisering og fremtidssikring af den kommunale forvaltning. HVILKEN VÆRDI SKABES FOR DEM, VIRKSOMHEDEN ER TIL FOR: Et opdateret overblik over kommunens ejendomme, bygninger, rum samt udvalgte bygningsdele. Helpdesk og QR-koderne i alle lokaler gør indberetning af skader, fejl og mangler nemt for brugerne af kommunens bygninger. Desuden forbedrer det ÅRSKONFERENCEN 2019 19

Ejendommes opgavestyring, reaktionstid og kommunikation til brugerne undervejs i processen. Leverandørportal gør det let for leverandørerne at få overblik over de opgaver, som de får fra kommunen. Der opleves et mindre forbrug af tid på kommunikation om løbende status for opgaverne. KAN PRODUKTET/ PROJEKTET/RESULTATET BRUGES: 1. ANDRE STEDER I ORGANISATIONEN Andre afdelinger i kommunen kan få hurtig og effektiv adgang til opdaterede ejendomsdata, tegningsmateriale og leje- og brugsaftaler, enten ved selv at få brugeradgang til DaluxFM eller ved at bestille data via Ejendomme. Brugerne kan få direkte adgang til status på indmeldte opgaver. ministratorer, vedligeholdelsesplanlæggere, byggeprojektledere m.fl. at fremskaffe opdaterede nøgletal, ejendomsdata og tegningsmateriale. Vi har fået et mere effektivt dispositionsbogholderi. Det er blevet nemmere at betale regninger (Opusintegrationen). Helpdesk har erstattet regneark, lister, mails, post its, telefonopkald osv. ved indmeldelse, planlægning og håndtering af fejl og skader på ejendommene. Projektet har styrket samarbejdet mellem vedligeholdelsesteamet og det tekniske servicepersonale, som har deres daglige gang på ejendommene. HVAD ER DE VIGTIGSTE LÆRINGSPUNKTER, SOM EVENTUELT KAN BRUGES I ANDRE VIRKSOMHEDER? Fastlæg få centrale fokusområder, og hold fast ved dem under det lange seje træk. Alloker ressourcer til anlæg og drift af systemet - det kører ikke ad sig selv! Afklar hvilke data der er brug for og fokusér på dem, i stedet for at indsamle alle de data, som man kan. Få udviklet gode processer for den daglige brug af systemet. 2. AF ANDRE VIRKSOMHEDER Generelt har vi stor erfaring med implementering af DaluxFM. Desuden har vi været med til at udvikle dele af helpdesk-appen, et budgetmodul samt integration til KMD- Opus. Andre ejendomsforvaltere kan tilpasse og bruge disse elementer i deres organisation. 3. I ANDRE LANDE På lige fod med andre virksomheder. HVORDAN HAR PROJEKTET ÆNDRET JERES ARBEJDSPROCESSER/ KERNEPROCESSER? Det er blevet hurtigere og nemmere både strategisk og operationelt for ejendomsad- 20 ÅRSKONFERENCEN 2019