Strategi for Specialrådgivningen Projektbeskrivelse
Indhold Strategi for Specialrådgivningen...1 1. Baggrund...3 2. Projektets formål...3 3. Projektets mål...4 4. Projektets indsatsområder...5 4.1 Beskrivelse af indsatsområderne...5 4.1.A Projektgruppe vedr. serviceniveau og økonomisk styringsmodel...5 4.1.B Projektgruppe vedr. myndighedsopgaven...5 4.1.C Projektgruppe vedr. beskyttet beskæftigelse...6 4.1.D Projektgruppe vedr. bostøtte, bosteder og væresteder indenfor handicap...6 4.1.E Projektgruppe vedr. udsatteområdet samt bostøtte, bosteder og væresteder indenfor psykiatri...7 4.1.F Styregruppen...8 5. Projektets interessenter...8 6. Tids- og kommunikationsplan...8 6.1 Tidsplan...8 6.2 Kommunikationsplan...9 7. Projektets succeskriterier...10 8. Opfølgning og evaluering...10 9. Organisering af projektet...11 Side 2
1. Baggrund I flere år er der arbejdet på at nedbringe udgifterne til det specialiserede socialområde for voksne. Serviceniveauet er efterfølgende rettet til, men økonomien er fortsat en udfordring. I 2009 fik Udvalget for Ældre og Handicap lavet en rapport, der viste, at kommunen brugte flere penge på området i forhold til de kommuner, Haderslev Kommune normalt sammenligner sig med. På den baggrund blev der iværksat en række initiativer. Disse initiativer er gennemført og har medført en reduktion i udgiftsniveauet. I 2013 har udvalget fået lavet en ny analyse. Denne analyse-rapport (BDO-rapporten) afdækker, at kommunen bruger flere penge på eksempelvis bostøtte og botilbud, personlig assistance og forsorgshjem i forhold til de sammenligningskommuner, der indgår i analysen. Der er også en række andre områder, hvor kommunen ligger på niveau eller under de andre kommuner. Udvalget har på baggrund af BDO-rapporten besluttet, at der skal sættes fokus på serviceniveauet og på, om opgaverne kan løses anderledes og mere effektivt. Konkret er der en budgetudfordring i 2013 og 2014 på 5-6 mio.kr. Derfor skal Specialrådgivningen - på baggrund af rapportens anbefalinger - komme med en række handlemuligheder, der skal forelægges for udvalget. BDO-rapporten er baggrunden for det videre arbejde med en strategi for Specialrådgivningen. Jf. rapporten anbefales det, at der, for at bringe udgifterne ned, sker en: Implementering af serviceniveau og fælles strategisk sigte Forbedret håndtering af tilstrømning og visitation til området Styrkelse af myndighedsvaretagelsen Forbedret økonomistyring og faglig styring samt ledelsesinformation Effektiv organisering af tilbud Implementering af effektfulde faglige indsatser og metoder Disse anbefalinger er grundstenene for det videre arbejde i styregruppen og de nedsatte projektgrupper jf. den resterende del af projektbeskrivelsen. 2. Projektets formål Projektets formål er at udarbejde en strategi for Specialrådgivningen. En strategi der beskriver, hvordan det specialiserede socialområde for voksne skal udvikle sig, og hvordan det udvikler sig i den ønskede retning. Strategien skal bidrage til, at missionen og visionen for området opfyldes. Missionen for området er: At drive og udvikle specialiserede tilbud til voksne med særlige behov. Visionen for området er: Side 3
At drive et specialiseret socialområde i forhold til en defineret målgruppe, hvor indsatsen tager udgangspunkt i et politisk godkendt serviceniveau, og en faglig indsats der er karakteriseret ved: et højt fagligt niveau, hvor målet for borgeren er et godt liv og med mindst mulig indgriben i forhold til borgerens selvstændighed en aktiv inddragelse af borgere og dennes netværk et synligt serviceniveau fleksibilitet i tilbud og indsats tværgående sammenhæng og samarbejde en effektiv organisering Ambitionen er, at området drives på et samlet lavere omkostningsniveau. I den forbindelse er der opmærksomhed mod andre tværgående projekter som eksempelvis effektiviseringsprojektet. 3. Projektets mål Projektet overordnede mål er: På kort sigt: At udarbejde en samlet strategi, der viser, hvordan der arbejdes mod at opnå visionen. At bringe området i balance, således at der er balance mellem budget og forbrug i 2014. I den sammenhæng sættes der fokus på: en konkret vurdering af muligheden for at hjemtage Haderslev-borgere, der er bosiddende på bosteder i andre kommuner et ændret serviceniveau for BPA-ordninger (Borgerstyret Personlig Assistance) bevilling af ledsagelse til borgere bosiddende i botilbud anvendelse af døgntilbud til misbrugere ændret ledelsesstruktur på bo- og bostøtteområdet i Handicap brugen af velfærdsteknologiske løsninger. På langt sigt: At gennemføre en gennemgribende ændring af området, således: at der er et velbeskrevet og politisk godkendt serviceniveau at der er en aktivitetsbaseret afregningsmodel at der er sammenhæng mellem borgerens funktionsniveau, serviceniveau og økonomi at der naturligt tænkes aktivt medborgerskab og en aktiv involvering af frivillige i opgaveløsningen at området fra 2015 kan drives på et lavere udgiftsniveau. Side 4
4. Projektets indsatsområder Der skal i projektet arbejdes med 5 konkrete indsatsområder: A. Serviceniveau og økonomisk styringsmodel B. Myndighedsopgaven C. Beskyttet beskæftigelse D. Bostøtte, bosteder og væresteder E. Udsatteområdet De 5 indsatsområder skal samlet set bidrage til udvikling og styrkelse af området. Indsatsområderne skal ses i sammenhæng, da der er tæt samspil mellem dem. Indsatsområderne er nærmere beskrevet nedenfor. 4.1 Beskrivelse af indsatsområderne For hvert indsatsområde nedsættes en projektgruppe. Der er udarbejdet et kommissorium for hver projektgruppe. Grupperne bemandes med en formand, der udpeges fra styregruppen. Derudover bemandes projektgrupperne med en bred repræsentation indenfor det enkelte indsatsområder med både medarbejder- og ledelsesrepræsentanter. Den konkrete bemanding fremgår af kommissoriet for projektgruppen. Alle projektgrupper har til formål at bidrage til at sikre opnåelse af projektets vision. 4.1.A Projektgruppe vedr. serviceniveau og økonomisk styringsmodel Opgave Gruppen skal arbejde med serviceniveaubeskrivelser og økonomiske styringsmodeller. Projektgruppen skal udarbejde en økonomisk styringsmodel, hvor der er tydelig sammenhæng mellem borgerens funktionsniveau, serviceniveaet og økonomien. Derfor skal styringsmodellen være koblet til et veldefineret, politisk godkendt serviceniveau og en veldefineret målgruppe. Denne gruppe kommer til at sætte rammerne for de øvrige projektgruppers arbejde. En mere specifik opgavebeskrivelse fremgår af kommissoriet for projektgruppen. Mål Projektgruppen skal fremkomme med et beskrevet serviceniveau samt en aktivitetsbaseret afregningsmodel. Projektgruppen skal med udgangspunkt i den overordnede tidsplan fremkomme med et forslag til implementeringsplan. 4.1.B Projektgruppe vedr. myndighedsopgaven Opgave Projektgruppen skal arbejde med at udvikle området, herunder at retænke organiseringen og styringen af myndighedsopgaverne for psykiatri og handicap. Myndighedsopgaverne på udsatteområdet drøftes i projektgruppe E. I overvejelserne indtænkes aspekter som: højt fagligt niveau, aktiv inddragelse af borgeren og dennes netværk, fleksibilitet, sammenhænge/snitflader, en effektiv organisering og en revurdering af arbejdsgange. Side 5
Projektgruppen skal herunder arbejde med Voksenudredningsmodellens (VUM) videre implementering, visitationsprocedure, opfølgning og sammenhænge/snitflader. En mere specifik opgavebeskrivelse fremgår af kommissoriet for projektgruppen. Mål Projektgruppen skal fremkomme med et forslag til visitationsprocedure, herunder arbejdsgange og metoder vedrørende overgangen fra myndighedsafgørelse til udførerdelen. Der foreslås konkrete tiltag omkring en ensartet brug af VUM modellen med fokus på aktivitetsmål og opfølgning. Gruppen skal endvidere udarbejde samarbejds- og snitfladedokumenter, hvor der er væsentlige sammenhænge/snitflader til andre funktioner og afdelinger. Projektgruppen skal fremkomme med: forslag til ændrede og effektiviserede arbejdsgange og eventuelt en ændret organisering af Myndighedsafdelingen forslag til ændret normering, såfremt der på baggrund af ovenstående vurderes at være behov herfor. Projektgruppens slutprodukter skal ledsages af et forslag til implementeringsplan, der tager udgangspunkt i projektets overordnede tidsplan. 4.1.C Projektgruppe vedr. beskyttet beskæftigelse Opgave Projektgruppen skal arbejde med at udvikle området, herunder at retænke organiseringen og styringen af indsatsområdet. I overvejelserne skal der indtænkes aspekter som: højt fagligt niveau, aktiv inddragelse af borgeren og dennes netværk, fleksibilitet, sammenhænge/snitflader og en effektiv organisering. Projektgruppen skal blandt andet arbejde med overvejelser omkring reduktion/omlægning af værkstedspladser, samling af værksteder, opdeling af 103 og 104 pladser samt overvejelser omkring transport. En mere specifik opgavebeskrivelse fremgår af kommissoriet for projektgruppen. Mål Projektgruppen skal fremkomme med et forslag til en strategi for området indeholdende forslag til fremtidig organisering. Projektgruppen skal endvidere udarbejde samarbejds- og snitfladedokumenter, hvor der er væsentlige sammenhænge/snitflader til andre funktioner og afdelinger. Projektgruppens slutprodukter skal ledsages af et forslag til implementeringsplan, der tager udgangspunkt i projektets overordnede tidsplan. 4.1.D Projektgruppe vedr. bostøtte, bosteder og væresteder indenfor handicap Opgave Projektgruppen skal arbejde med at udvikle området, herunder at retænke organiseringen og styringen af indsatsområdet indenfor handicap. I overvejelserne skal der indtænkes aspekter som: højt fagligt niveau, aktiv inddragelse af borgeren og dennes netværk, fleksibilitet, sammenhænge/snitflader og en effektiv organisering. Side 6
Gruppen skal blandt andet arbejde med overvejelser om en ændret organisering, herunder ændring af udvalgte bosteder til støttecentre, snitflader mellem interne tilbud og sammenhænge/snitflader med andre kommunale funktioner. Der skal også indgå overvejelser omkring mulighed for at hjemtage borgere fra andre kommuner til egne tilbud. Endvidere skal arbejdes med overvejelser omkring fleksibilitet i visitation af 85 støttetimer samt omkring sammenhænge/snitflader til værestederne. En mere specifik opgavebeskrivelse fremgår af kommissoriet for projektgruppen. Mål Projektgruppen skal fremkomme med et forslag til en strategi for området indeholdende forslag til fremtidig organisering. Projektgruppen skal endvidere udarbejde samarbejds- og snitfladedokumenter, hvor der er væsentlige sammenhænge/snitflader til andre funktioner og afdelinger. Projektgruppens slutprodukter skal ledsages af et forslag til implementeringsplan, der tager udgangspunkt i projektets overordnede tidsplan. 4.1.E Projektgruppe vedr. udsatteområdet samt bostøtte, bosteder og væresteder indenfor psykiatri Opgave Projektgruppen skal arbejde med at udvikle udsatteområdet samt bostøtte, bosteder og væresteder indenfor psykiatri, herunder at retænke organiseringen og styringen af indsatsområdet. I overvejelserne skal der indtænkes aspekter som: højt fagligt niveau, aktiv inddragelse af borgeren og dennes netværk, fleksibilitet, sammenhænge/snitflader og en effektiv organisering. Udsatteområdet Gruppen skal blandt andet arbejde med overvejelser hurtig og fleksibel indsats, opsøgende virksomhed, aktiv opfølgning samt implementering af evidensbaserede metoder. Bostøtte, bosteder og væresteder indenfor psykiatri Gruppen skal blandt andet arbejde med overvejelser om en ændret organisering, herunder ændring af udvalgte bosteder til støttecentre, snitflader mellem interne tilbud og sammenhænge/snitflader med andre kommunale funktioner. Der skal også indgå overvejelser omkring mulighed for at hjemtage borgere fra andre kommuner til egne tilbud. Endvidere skal arbejdes med overvejelser omkring fleksibilitet i visitation af 85 støttetimer samt omkring sammenhænge/snitflader til værestederne. En mere specifik opgavebeskrivelse fremgår af kommissoriet for projektgruppen. Mål Projektgruppen skal fremkomme med et forslag til en strategi for områderne indeholdende forslag til fremtidig organisering og arbejdsgange. Projektgruppen skal endvidere udarbejde samarbejds- og snitfladedokumenter, hvor der er væsentlige sammenhænge/snitflader til andre funktioner og afdelinger. Side 7
Projektgruppens slutprodukter skal ledsages af et forslag til implementeringsplan, der tager udgangspunkt i projektets overordnede tidsplan. 4.1.F Styregruppen Styregruppen sammensættes jf. den skitserede organisation i projektbeskrivelsens punkt 9. Styregruppen har til opgave løbende at koordinere mellem de 5 projektgrupper. Konkret skal styregruppen: samle input fra projektgrupperne til en overordnet strategi sikre en samlet implementeringsplan ud fra projektgruppernes bidrag hertil sikre politisk behandling af strategien, serviceniveau, den aktivitetsbestemte afregningsmodel samt en samlet implementeringsplan Styregruppen hver 4. uge i projektforløbet jf. tids- og milepælsplanen i bilag 1. 5. Projektets interessenter Projektets primære interessenter er borgere med nedsat funktionsevne og disses pårørende/netværk/bruger- og pårørenderåd, idet der med projektet sættes fokus på den serviceydelse, som de modtager. Handicaprådet og Rådet for Socialt Udsatte er også primære interessenter, idet rådene skal sikre, at handicappede og udsatte har indflydelse på den service, kommunen yder på området. De ansatte i Specialrådgivningen er ligeledes vigtige primære interessenter, idet det forventes, at projektet vil betyde ændret organisering, ændrede arbejdsgange og formentlig ændret personalenormering. Specialrådgivningens samarbejdspartnere såvel interne som eksterne er tillige vigtige interessenter i projektet, men disse betragtes som værende mere sekundære interessenter. De interne samarbejdspartnere er: Familierådgivningen, Jobcentret og Pleje & Træning. De eksterne samarbejdspartnere kan være forsorgshjem, boligselskaber, Lokalpsykiatrien, bosteder/opholdssteder i andre kommuner og regionale bosteder/opholdssteder. 6. Tids- og kommunikationsplan 6.1 Tidsplan Den overordnede tidsplan for projektet ser således ud: Politisk behandling af projektbeskrivelse 2. december 2013 Høring i Handicaprådet og Rådet for Socialt Udsatte december 2013 Politisk behandling af projektbeskrivelse 12. december 2013 Arbejdsperiode for projektgrupperne december 2013 til juni 2014 Aktiv involvering af MED-udvalgene november 2013 til december 2014 Politisk behandling i Udvalget for Ældre og Handicappede august 2014 Høring i Handicaprådet og Rådet for Socialt Udsatte august/september 2014 Politisk behandling i Udvalget for Ældre og Handicappede september 2014 Indmeldelse af nye takster for 2015 oktober 2014 Implementeringsperiode oktober til december 2014 Side 8
Drift 1. januar 2015 I bilag 1 findes en specificeret tidsplan for arbejdet i projektgrupperne, med skitsering af aktiviteter, milepæle og slutprodukter. 6.2 Kommunikationsplan Der ønskes en åben proces med stor grad af inddragelse og involvering af projektets interessenter. Derfor lægges der op til et højt informationsniveau omkring projektet gennem løbende systematisk information via relevante kommunikationskanaler. Projektets styregruppe er overordnet ansvarlig for kommunikationen omkring projektet, og kommunikation vil være et fast punkt på møderne i styregruppen. Kommunikation med ansatte i Specialrådgivningen Som opstart på projektet planlægges 3 ens informationsarrangementer for de ansatte i Specialrådgivningen. Disse afholdes i januar 2014. Formålet med arrangementerne er at informere om BDO-rapportens anbefalinger samt den kommende proces, således at der gives en ensartet information til alle ansatte og dermed et fælles afsæt for den videre proces. Afdelingschefen og projektlederen er ansvarlig for informationsarrangementerne. Gennem processen vil der ske en overordnet informering omkring projekt efter hvert styregruppemøde via intranettet. Formålet er igen at sikre en løbende og ensartet information til de ansatte gennem processen. Styregruppen og projektlederen er ansvarlig for informationen via intranettet. Der vil endvidere være aktiv kommunikation omkring projektet og processen i de respektive MED-udvalg og på personalemøderne i Specialrådgivningen. De respektive afdelingsledere er ansvarlige for kommunikationen med MED-udvalgene og på personalemøderne. Afdelingschefen er ansvarlig for kommunikationen med Område-MED. Foruden den skitserede information vil der være involvering af medarbejderrepræsentanter i projektgrupperne. Kommunikation med borgere med nedsat funktionsevne og disses pårørende/netværk samt til relevante patient-/pårørendeforeninger, Bruger-/pårørenderåd Der planlægges en løbende involvering af primært bruger-/pårørenderåd for de enkelte indsatsområder. De enkelte arbejdsgrupper er ansvarlig for involvering af relevante bruger-/pårørenderåd i forhold til deres indsatsområde. Kommunikation med Handicaprådet og Rådet for Socialt Udsatte Der planlægges en løbende involvering af rådene via de ordinære møder. Der er på nuværende tidspunkt ikke lavet en konkret plan for formen eller tidsperspektivet. Styregruppen og projektlederen er ansvarlig for involveringen af rådene, herunder at planlægge, hvornår og hvordan rådene skal involveres/informeres. Kommunikation med samarbejdspartnere Kommunikationen med samarbejdspartnerne målrettes konkret til samarbejdspartneren, således at der er fokus på at involvere og informere på rette tid og i rette form. Styregruppen og projektlederen er ansvarlig for kommunikationen med samarbejdspartnerne. Side 9
7. Projektets succeskriterier Projektets overordnede langsigtede succeskriterium er at opfylde ambitionen om at drive området på et samlet lavere omkostningsniveau. Mere konkret skal ambitionen opfyldes gennem følgende succeskriterier: At der etableres en økonomisk styringsmodel, hvor der er synligt og direkte sammenhæng mellem borgerens funktionsniveau, servicen og økonomien, og hvor der er direkte kobling mellem bestilling, opgaveudførelse og afregning. At servicen til borgeren tilbydes på baggrund af et politisk godkendt serviceniveau med en veldefineret målgruppe, hvor serviceniveauet er koblet til en vurdering af borgerens funktionsniveau ud fra en udredning via Voksenudredningsmodellen. At området drives på et lavere udgiftsniveau, og at der er skabt et råderum til håndtering af mindre styrbare aktiviteter. At der er veletablerede samarbejder med relevante parter, hvor vi naturligt tænker involvering af hinanden i forhold til opgaveløsningen. At der er defineret minimum 4-5 arbejdsfelter, hvor der i opgaveløsningen er særlig fokus på det aktive medborgerskab som et led i implementering af den fælles ledelsesstrategi Fælles fremtid fælles ansvar. På kort sigt er succeskriterierne At der er en velskrevet samlet strategi for Specialrådgivningen, der er kendt og bakkes op i organisationen. At projektbeskrivelsen omsættes til handling. At der sker en høj inddragelse og involvering af ledere og medarbejdere i Specialrådgivningen, og det er en åben og velinformeret proces. At der er balance mellem budget og forbrug i 2014. 8. Opfølgning og evaluering Projektet har været en succes, når ambitionen om at drive området på et samlet lavere omkostningsniveau er opnået. I forhold til det skitserede projektarbejde vil der primo 2015 blive iværksat en evaluering af projektets proces. Denne evaluering planlægges som en måling af medarbejdernes tilfredshed med processen. Den konkrete planlægning foretages af styregruppen i forbindelse med implementeringsplanen. Primo 2015 vil der blive evalueret på, hvorvidt der er sket en opfyldelse kort sigtede mål for 2014. Evalueringen planlægges af styregruppen i forbindelse med implementeringsplanen. Side 10
9. Organisering af projektet Projektejer Afdelingschef Anne Leth Projektlede Ellen Enné Styregruppe Konsulent Paul Hansen Afdelingschef Anne Leth Afdelingsleder Karl Kristian Schwartz Afdelingsleder Niels Poulsen Afdelingsleder Lone Johansen Afdelingsleder Christiane Kristensen Medarbejderrepræsentant Medarbejderrepræsentant Projektgruppe A Projektgruppe B Projektgruppe C Projektgruppe D Projektgruppe E Serviceniveau og økonomisk styringsmodel Myndighedsopgaven Beskyttet beskæftigelse Bostøtte, bosteder og væresteder Udsatteområdet Side 11