Punkt 3. Godkendelse af plan- og budgetprocedure 2020-2023 2019-006727 Borgmesterens Forvaltning indstiller, at byrådet godkender forslag til Plan- og Budgetprocedure for 2020 2023. Sagen har været drøftet i HMU i møde den 13. februar 2019. Magistraten behandler sagen den 25. februar 2019. Beslutning: For indstillingen stemte 27. Imod stemte 2 (Enhedslisten). Indstillingen var herefter godkendt. Maja Torp og Mette Ekstrøm var fraværende. Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 1 af 9
Sagsbeskrivelse Bemærkning jf. styrelseslovens 8, stk. 5 Magistratens beslutning foreligger ikke tids nok til at fremgå af dagsordenen. I det følgende beskrives der et forslag til procedure for processen vedrørende budgetlægningen for 2020-2023. Proceduren er tilrettelagt på baggrund af sidste års budgetproces samt justeret i forhold til den nylig afholdte byrådsevaluering af budgetprocessen for 2019 i form af en spørgeskemaundersøgelse. Direktørgruppen drøftede byrådets evaluering i sit møde den 29. januar 2019 (punkt 4) og forslag blev behandlet den 4. februar 2019 i Den udvidede Magistrat med et særligt fokus på HMU s eventuelle deltagelse i byrådets heldags budgetseminarer herunder at få fastlagt tidspunkter samt tilrettelæggelse af det kommende borgermøde om budgetforslaget. Der foreslås afholdt to heldagsseminarer for byrådet, Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen og HMU. Formålet er at tilvejebringe konkret viden om specifikke budgetemner samt at debattere og få afklaret principielle politiske emner inden budgetdrøftelserne ultimo august 2019 september 2019. Erfaringer med form og indhold fra sidste års heldagsmøder er ifølge evalueringsrapporten meget positiv dog vigtigt at emnerne i plenum og cafeerne er budgetrettet og vægtet. De to heldagsseminarer holdes henholdsvis mandag, den 12. august og den 19. august. Endeligt foreslås form og indhold i borgermødet medio september at blive nytænkt, hvilket også afspejles i resultatet fra byrådsevalueringen af budgetprocessen for 2019. Herudover vil der efter behov aftalt i Magistraten - blive holdt orienteringsmøder før budgetdrøftelserne med henblik på at tilvejebringe generel viden om Aalborg Kommunes aktuelle situation (økonomisk- og faglig situation på udvalgte kommunale serviceområder) samt kommende udfordringer og perspektiver. Et orienteringsmøde vedrørende Regnskab 2018 samt overførsler mellem årene foreslås holdt mandag, den 29. april 2019. Budgetprocessen er igen i år kendetegnet ved: En tidlig start bl.a. som konsekvens af igen i år at vælge at arbejde med en løbende udvalgsbehandling af Moderniserings- og Effektiviseringskataloget efter en politisk aftalt effektiviseringsfaktor samt skabelon, hvilket der skal arbejdes videre med frem mod sommerferien og indgå i budgetdrøftelserne ultimo august/primo september måned. Grundig forberedelse gennem en politisk udpegning af relevante budgetområder inden for udvalgte forvaltningsområder med et afsæt i gældende politikker og visioner mv. præsenteret på de afholdte heldags temamøder. Involvering af MED-systemet m.fl. i forhold til at bidrage med henblik på at opnå de tilsigtede politiske målsætninger samt at de bidrager med input til den løbende politiske prioriteringsdebat. Tilstrækkelig forberedelsestid inden de konkrete budgetdrøftelser igangsættes. Budgetmappen bliver løbende revideret. Fokus er løbende at skabe større enkelthed og større gennemskuelighed i beslutningsgrundlaget. Afholdelse af orienteringsmøder - Deltagere o, Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen og HMU. - Formål Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 2 af 9
o At tilvejebringe generel viden om Aalborg Kommunes situation (økonomisk som ikkeøkonomisk) samt kommende udfordringer - herunder muligheder og perspektiver. - Form og indhold o Konkret foreslås der efter behov - holdt orienteringsmøder i 1. halvår 2019 (se efterfølgende tidsplan) o Generelle oplæg vedrørende overordnede forhold i Aalborg Kommune (eksempelvis Kommuneaftalen mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening, Moderniserings- og effektiviseringsaftalen, regnskabssituationen, budgetsituationen mv.) o Relevante emner foreslås aftalt i Magistraten. Afholdelse af heldags tema-/debatmøder - Deltagere o, Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen, HMU samt suppleret med deltagere i forhold til debatemnernes ordlyd og indhold. - Formål o Der holdes to heldags tema-/debatmøder medio august 2019 (se efterfølgende tidsplan). o At tilvejebringe konkret viden om specifikke emner samt at debattere og få afklaret nogle principielle politiske emner inden budgetdrøftelserne ultimo august 2019 primo september 2019. I den sammenhæng kan der være emner i Moderniserings- og effektiviseringskataloget som foreslås behandlet i tema-/debatmøderne. Det kan således give god mening at få disse temaemner drøftet i en bredere kreds. - Form og indhold o Målrettede oplæg vedrørende centrale, specifikke emner med henblik på efterfølgende debat. Oplæg og debat foreslås faciliteret af rådmand og direktør m.fl. o Relevante emner aftales i Magistraten herunder prioritering af emner inkl. tidsforbrug pr. debatmøde. Det aftales i øvrigt, hvorvidt der inden debatmødet skal fremsendes materiale som led i deltagernes forberedelse. Moderniserings- og Effektiviseringskatalog Igen i år skal der i løbet af foråret udarbejdes et Moderniserings- og Effektiviseringskatalog vedrørende kommunens serviceudgifter. Kataloget skal anvise forslag til Moderniserings- og Effektiviseringsinitiativer, der vil kunne indarbejdes i budgetforslaget på et senere tidspunkt. Magistraten vil efter en drøftelse i den udvidede magistrat udmelde niveauet og fordelingen af rammen for Moderniserings- og Effektiviseringskataloget 2020. Desuden vil den tidligere udarbejdede fælles skabelon i så fald skulle anvendes og afrapporteringen fra de enkelte udvalg vil skulle ske senest 1. juli 2019. Den fælles anvendte skabelon fremgår af bilag. Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 3 af 9
Årshjul for processen Tidsplan for budgetprocessen 2020 2023 (foreløbige tidsangivelser) 29. januar 2019 Direktørgruppen drøfter udkast til budgetproceduren 2020-2023 Mandag, den 4. februar 2019 kl. 9.30 Magistraten samt 1 repræsentant fra hver af de byrådsgrupper, der ikke er repræsenteret i Magistraten (Den udvidede Magistrat) drøfter forslag til budgetproceduren mm. 2020 2023. Onsdag, den 13. februar 2019 HMU drøfter forslag til budgetproceduren 2020 2023. Mandag, den 25. februar 2019 Marts 2019 (aftales nærmere) Mandag den 8. april kl. 8.45 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Mandag, den 29. april 2019 kl. 12:30 i Medborgerhuset (frokost kl. 12:00). Magistraten og byrådet behandler forslag til budgetproceduren mm. 2020 2023. Den udvidede Magistrat drøfter niveauet for Moderniseringsog Effektiviseringskataloget. Den udvidede Magistrat og Direktørgruppen drøfter forslag til form og indhold for borgermødet. s 1. orienteringsmøde: Regnskab 2018 og overførsler mellem årene (drift og anlæg) Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 4 af 9
Øvrige emner (fastsættes af Magistraten), Direktørgruppen, HMU og Økonomi- og Planlægningsgruppen deltager. Ultimo april 2019 Økonomikontoret udsender budgetvejledning 2020-2023 herunder skabeloner til budgetmappen. Torsdag, den 2. maj 2019 Mandag, den 17. juni 2019 kl. 9:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13. Medio/ultimo juni 2019 (Tidspunkt aftales nærmere med ÆH og SUN) Ultimo juni/primo august 2019 Senest mandag, den 1. juli 2019 Primo august 2019 Borgmestermøde vedrørende de forestående økonomiforhandlinger. Den udvidede Magistrat drøfter: De overordnede resultater af Kommuneaftalen mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening. En status på Moderniserings- og Effektiviseringskatalogerne fra udvalgene herunder budgetområder, som kræver særlig politisk bevågenhed prioriteringsmæssigt. Aftale retningslinjer for hvad der primært skal være i Budgetmappen. Det vil også kunne afspejle sig i den måde, som udvalgene har arbejdet på dvs. hvor meget har udvalgene på forhånd taget stilling til. Foreløbige rammer for udvalgenes budgetarbejde. Seniorrådet, Handicaprådet, Udsatterådet og Integrationsrådet orienteres om det foreløbige budgetmateriale. Direktørgruppen og Magistraten drøfter program (form og indhold) til byrådets 1. og 2. heldags budgetseminar som holdes henholdsvis den 12. og 19. august 2019. Udvalgenes forslag til Moderniserings- og Effektiviseringskataloger fremsendes til Økonomikontoret udfyldt i henhold til aftalt brug af fælles skabelon. Økonomikontoret, Boulevarden 13 holder administrative møder med forvaltningerne om tekniske, administrative problemstillinger f.eks. sats- og takstreguleringer, lønfremskrivninger, lov- og cirkulæreprogrammet samt øvrige praktiske forhold i forhold til materialet til budgetdrøftelsen. Medio august 2019 Notat vedrørende godkendt budgetoverslag 2020 2023 inkl. godkendte justeringer udsendes til s medlemmer, HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen. Heri vil der være indarbejdet nogle mere præcise økonomiske rammer som følge af, at resultaterne af regeringsaftalen mere præcist er på plads. Mandag, den 12. august 2019 kl. 9:00 kl. ca. 14:00 på Comwell, Hotel Hvide Hus, Aalborg s 1. heldags budgetseminar: Orientering om Økonomiaftalen 2020 mellem Regeringen og KL Afrapportering - Moderniserings- og Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 5 af 9
Effektiviseringskataloget Workshop om større budgetemner (emnerne aftales i Magistraten). Den videre budgetproces., Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen og HMU deltager, og suppleres i forhold til debatemnernes ordlyd og indhold. Fredag, den 16. august 2019 Økonomikontoret modtager fagudvalgenes budgetmateriale jf. budgetvejledning 2020-2023. Forinden er FMU orienteret om budgetmaterialet fra eget forvaltningsområde. Mandag, den 19. august 2019 kl. 9:00 kl. 16:00 på Comwell, Hotel Hvide Hus, Aalborg s 2. heldags budgetseminar: Workshops om større budgetemner (emnerne aftales i Magistraten), Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen og HMU deltager, og suppleres i forhold til debatemnernes ordlyd og indhold. Onsdag, den 21. august 2019 Økonomikontoret udsender papirudgave og en elektronisk udgave af fagudvalgenes budgetmateriale (budgetoplæg 2020-2023), økonomisk redegørelse samt aftalt beslutningsoplæg til Magistratens budgetdrøftelse samt endeligt program for udarbejdelsen af Magistratens budgetforslag ( budgetmappen ). Den elektroniske udgave af budgetmappen er løbende blevet opbygget og ajourført. Materialet sendes også til HMU. Økonomi- og Planlægningsgruppen orienteres om det materiale, som udsendes til byrådets medlemmer, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen. Tirsdag, den 27. august 2019 fra kl. 09:00 på Scandic Hotel, Hadsundvej 200, Aalborg Der er frokost, middag og overnatning s medlemmer og Direktørgruppen samles over to dage med henblik på en drøftelse af aktuelle budgetemner til brug for udarbejdelsen af Magistratens foreløbige budgetforslag og status for Aalborg Kommunes økonomi. HMU deltager under den indledende overordnede orientering fra kl. 09:00 til kl. 10:00. Drøftelserne foregår i et løbende samspil mellem de forskellige deltagere, dvs. at der vil blive lagt mest mulig vægt på fællesmøder, hvor hele byrådet deltager. Dette sikrer størst mulig dialog, vidensdeling og inddragelse i prioriteringen. De enkelte udvalg og de politiske grupper vil indgå i drøftelserne, hvor det skønnes relevant. s medlemmer, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen overnatter. Onsdag, den 28. august 2019 kl. 08:30 s medlemmer og Direktørgruppen fortsætter deres Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 6 af 9
til kl. ca. 22:00 (inkl. frokost og middag) Scandic Hotel drøftelse i henhold til program. Økonomi- og Planlægningsgruppen er stand by. Afrejse sidst på eftermiddagen. Torsdag, den 29. august 2019 kl. 09:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Fredag, den 30. august 2019 kl. 09:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Fredag den 30. august 2019 kl. 13:00 på Aalborg Kongres og Kultur Center, Aalborg Den udvidede magistrat og Direktørgruppen fortsætter deres drøftelse på Boulevarden 13, hvis det skønnes nødvendigt. Såfremt det politisk skønnes nødvendigt, vil Den udvidede Magistrat og Direktørgruppen fortsætte budgetdrøftelsen. Økonomi- og Planlægningsgruppen vil være stand by. og HMU orienteres om Magistratens foreløbige budgetforslag 2020 2023. Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen deltager. Ipad medbringes. Fredag, den 30. august 2019 kl. 13:30 på Aalborg Kongres og Kultur Center, Aalborg Fredag, den 30. august 2019 fra kl. 14:00 Pressemøde., Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen deltager. Fagforvaltningerne orienterer egne FMU. Seniorrådet, Handicaprådet, Udsatterådet og Integrationsrådet orienteres af de respektive forvaltninger. Frist for fremsendelse af høringssvar fra rådene den 6. september 2019. Onsdag, den 4. september 2019 Senest onsdag, den 11. september 2019 Borgmestermøde i KL vedrørende landsprognosen for budget 2020 og forventet regnskab 2019. Forvaltningerne færdiggør Magistratens foreløbige budgetforslag jf. budgetvejledningen og fremsender materialet til Økonomikontoret. Budgetforslagets indhold foreslås revideret, således at forslaget primært er i oversigtsform (økonomi/aktivitetsændringer) i forhold til de udmeldte rammer. Fredag, den 13. september 2019 Mandag, den 16. september 2019 kl. 9:00 i (sted fastlægges senere) Torsdag, den 19. september 2019 kl. 13:00 i Byrådssalen. Økonomikontoret udsender Magistratens budgetforslag til byrådets 1. behandling. Møde mellem Magistraten og HMU om budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. s 1. behandling af Magistratens budgetforslag 2020-2023 Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 7 af 9
Mandag, den 23. september 2019 kl. 19:00 Sted fastlægges senere. Torsdag, den 26. september 2019 Torsdag, den 26. september 2019 kl. 9:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Torsdag, den 3. oktober 2019 kl. 12:00 Torsdag, den 10. oktober 2019 kl. 13:00 Borgermøde om budgetforslaget. Den Udvidede Magistrat har forinden drøftet en ændret form og et ændret indhold i borgermødet om budget 2020. Borgmestermøde i KL vedrørende den aktuelle landsprognose for budget 2020. Forligsforhandlinger. bliver forinden gjort bekendt med betydende ændringer i budgetforudsætningerne siden forslagets 1. behandling. Frist for indlevering af politiske ændringsforslag til Økonomikontoret. s 2. behandling af budgetforslag 2020 2023. Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 8 af 9
Bilag: Fælles skabelon - Moderniserings- og Effektiviseringskatalog Møde den 25.02.2019 kl. 16.00 Side 9 af 9