TASK FORCE På vej til din boligorganisation fra Boligkontoret Danmark BEDRE OG BILLIGERE DRIFT ET SAMARBEJDE MELLEM BESTYRELSER OG BOLIGKONTORET DANMARK
Task force er på vej til din boligorganisation Boligkontorets Task Force er en særligt sammensat ekspertgruppe, der arbejder målrettet for at hjælpe vores medlemmer med at sikre den bedste service og billigst mulige husleje til beboerne som et tilbud til alle Boligkontorets medlemmer. Hvorfor? Driften i en boligafdeling har mange hensyn at tage. Når arbejdet skal organiseres på en ny måde, handler det derfor om at få det hele tænkt sammen til lige præcis den helhed, som den enkelte boligorganisation ønsker. Task Force står for den koordinerede indsats, som bygger på tværfaglig viden og erfaringerne fra forsøgsprojektet En innovativ vej til effektiv drift. Alt arbejdet foregår i tæt samarbejde med beboerdemokratiet og de lokalt ansatte i driften. Hvordan? Task Forcens vigtigste opgave er at analysere boligorganisationens driftsfakta og derudfra udarbejde en handlingsplan til brug i bestyrelserne. Handlingsplanen laves i samarbejde med de lokale medarbejdere på afdelingskontoret og i driften. Resultatet bliver, at hver enkelt boligorganisation får forelagt en faktabaseret handlingsplan med konkrete forslag til, hvordan alle boligafdelinger frem i mod 2020 vil kunne opnå den bedste og billigste service i driften. En enhed under Finansministeriet har fastlagt, at der kan spares mellem 0,7-1,6 mia. kr. om året ved optimering af Boligkontoret Danmarks repræsentantskab tog i juni 2015 beslutning om at opnå en optimering på 20 % i driften inden år 2020. På den måde styrker vi boligorganisationernes mulighed for selv at iværksætte den ønskede proces og arbejde ud fra egne idéer og visioner, Lars Lehmann, forvaltningsdirektør i Boligkontoret Danmark. driften i den almene sektor. Kommunerne har gennem styringsdialogen fået til opgave løbende at have fokus på, at boligorganisationerne overholder deres forpligtigelser om at sikre optimeringer af produktiviteten og effektiviteten i boligafdelingerne. Sådan ser processen ud Analyse Task Forcen laver en grundig analyse af alle boligorganisationens afdelinger i forhold til blandt andet: brugen af håndværkere og andre leverandører potentialet i indførsel af energi- og miljømæssige tiltag mulighed for effektfuld brug af maskinpark kortlægning og organisering af driften Handlingsplan På baggrund af analysen bliver der udarbejdet en handlingsplan med inspiration og forslag til, hvordan man kan optimere driften og opnå bedre kvalitet og billigere priser. Handlingsplanen udarbejdes i samarbejde med de lokalt ansatte. Målsætninger I handlingsplanen opstilles en række målsætninger og tilhørende handlinger for udviklingen i driften. Boligorganisationen vælger herefter, hvilke handlinger de ønsker at implementere for at nå de opstillede mål. Implementering Boligkontorets Task Force assisterer løbende det lokale afdelingskontor og driften med at implementere de handlinger, som boligorganisationen har vedtaget. Opfølgning Effekten af de implementerede handlinger overvåges løbende for at sikre udviklingen i forhold til de målsætninger, boligorganisationen har opstillet. Status på implementeringen og udviklingen i forhold til målsætningerne rapporteres til afdelingskontoret, driften og boligorganisationen. BEDRE OG BILLIGERE
Eksempler på forslag til handlinger Hvem indgår i Task Forcen og hvem udfører opgaverne? Task Forcen er sammensat af en række udvalgte medarbejdere fra Boligkontorets sekretariat, regnskabsafdeling, energi- og miljøafdeling og indkøbsafdeling. Herudover deltager også medarbejdere fra afdelingskontorerne. Medarbejderne i Task Forcen er de primære i forhold til at udføre analyserne og tegne et billede af, hvordan virkeligheden i boligorganisationen og boligafdelingerne ser ud i dag. I Task Forcens arbejde deltager også den lokale forretningsfører, øvrige medarbejdere på afdelingskontoret samt ledende ejendomsfunktionærer, som skal bidrage med lokal viden i udarbejdelsen af selve handlingsplanen, som vil blive forelagt beboerdemokratiet i hver enkelt boligorganisation. Tidsplan for Task Forcens arbejde Task Forcens arbejde er struktureret sådan, at der arbejdes med ét afdelingskontor ad gangen. Det betyder, at der skal være udarbejdet handlingsplaner for alle boligorganisationerne på ét afdelingskontor, før arbejdet med boligorganisationerne på det næste afdelingskontor påbegyndes. I samarbejde med den lokale forretningsfører og driftschef bliver der lagt en tidsplan for det beboerdemokratiske arbejde med handlingsplanen. Herefter bliver bestyrelserne i de respektive boligorganisationer informeret om tidsplanen. Kompetencer til at beslutte handlinger Ofte stilles der spørgsmål til, hvem der har kompetencerne til hvad, når det kommer til driften og økonomien i den enkelte boligafdeling. Det skyldes formentlig den forskel, der kan være i den praktiske udførelse og den lovbestemte. I mange boligorganisationer forholder det sig sådan, at bestyrelsen har uddelegeret en række beboerdemokratiske beslutningskompetencer til de lokale afdelingsbestyrelser, men det er naturligvis væsentligt at påpege, at det overordnede ansvar for økonomien og driften i hele boligorganisationen, og dermed også boligafdelingerne, ligger hos organisationsbestyrelsen. Energiovervågning Overvågning af forbrug Aktuelle budgetter Alarmer ved lækage og overforbrug Driftskontrol Anlægget leverer efter behov (minimere merudgifter til drift af pumper og energi) Ubegrænset telefonisk rådgivning Driftsrapporter med uddybning af justeringer, samt råd og vejledning Vandbesparende tiltag: Perlatorer på vandhaner Nye vandbesparende toiletter Vandbesparende brusearmaturer Energibesparende tiltag: Skift til LED-belysning Opsættelse af sensorer til styring af lys Mere kvalitet og bedre priser Fokus på valg af leverandører ift. pris og kvalitet Indkøbsaftaler Udbud af arbejde i flytteboliger Organisering og medarbejderudvikling Fælles maskinpark med naboafdelinger eller -selskaber Samarbejde på tværs af afdelinger og selskaber Brug af planlægningsværktøjer og IT Ændring af arbejder/arbejdsrutiner omkring udearealer Planlægning af hverdag, beboerservice og brug af eksterne håndværkere
TASK FORCE og ejendomsfunktionærerne ANALYSE HANDLINGS- PLAN MÅL- SÆTNINGER IMPLEMEN- TERING OPFØLG- NING Processen omkring Task Forcens arbejde får i de fleste tilfælde betydning for ejendomsfunktionærernes hverdag og opgaver. Med eksempelvis en fælles drift på tværs af afdelingerne skaber man mulighed for, at alle ejendomsfunktionærerne hver især kan uddanne sig inden for mere specialiserede fagområder og tage kurser i f.eks. energioptimering i bygninger, ventilation og indeklima, udvidet beskæring eller kommunikation og konflikthåndtering. Boligselskabet vil kunne opbygge en stab, der favner meget bredt rent fagligt, og der vil derfor være et mindre behov for at rekvirere dyre eksterne håndværkere udefra, kørsel osv. Arbejdsopgaverne bliver med andre ord på medarbejderens hænder. Hos os har vi med fællesdriften oplevet en win-win-situation for alle involverede. Vi sikrer medarbejderstaben i forhold kontinuitet i opgaveløsningen og samtidig høster vi de vigtige økonomiske fordele, der gives ved fleksibilitet og tværfaglighed. Vores ejendomsfunktionærer trives med de spændende variationer i et travlt arbejdsliv, og beboerne oplever en drift, der er specielt tilpasset netop deres boligområde alt sammen med fokus på det beboerdemokratiske ønske om effektiv og korrekt drift. Henrik Bomholt, Ejendomsinpsketør hos Lillerød Boligforening. Med fællesdrift organiserer man arbejdet på tværs af boligorganisationens afdelinger og fordeler opgaverne ud fra medarbejdernes forskellige kompetencer. Den teamopdelte fællesdrift tager direkte udgangspunkt i de enkelte afdelingers serviceaftaler, og på den baggrund afgrænses opgaverne i teams, som støtter hinanden på tværs: f.eks. grønt team, serviceteam, maskinteam og fælles kontor. Disse teams har tilknyttet koordinatorer, som står for den daglige ledelse og planlægning.
Vil du vide mere? Kontakt Boligkontoret Danmark, Sekretariatet Havneholmen 21 1561, København V Tlf.nr. 35448080 Læs mere på www.bdk.dk