Næstved Kommune Team Arbejdsmiljø og Fælles Indkøb www.naestved.dk Sagsid.: 81.38.04-P35-1-18 Referat 13 12 2018 MED-Hovedudvalget Mødedato 13 12 2018 Tid 10.00 12.30 og derefter fælles frokost 12.30 13.00 Sted Næstved Ressourcecenters mødelokale 2 NB: Formøde for medarbejderne: Onsdag den 5. december kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 5 Mødedeltagere Rie Langhoff Perry, Jakob Bigum Lundberg, Hanne Dollerup, Sven Kofoed-Hansen, Torben Bahn Pedersen, Ole Dittmann, Anne Engel, Gitte Jørgensen, Tommy Skov, Annette Bendix Sørensen, Majbritt Wendelbo for Patricia Dundorff, Morten Lundhøj, Maria Pedersen for Nanna Salling, Alice Sørensen, Lise-Lotte Horn Jakobsen, Louise Herløv, Gregers Kiehn for Bo Kiersgaard, Jimmi Lind, Søren Eriksen og Minna Randløv Andersen. Som tilforordnet deltager Ann Sofie Kannegaard (Fie), Teamleder Center for Koncernservice Nicolai Vedsted, Teamleder Center for Politik og Udvikling Fraværende/afbud Nanna Salling, Patricia Dundorff og Bo Kiersgaard (suppleanter deltager i stedet) samt Nils Ørby-Lieberkind og Jette Elisiussen. Mødeleder Rie Langhoff Perry Gæster Borgmester Carsten Rasmussen ved punkt 6 Centerchef Steen Andersen ved punkterne 9-12 Referent Dorthe Erika Vang Jensen Side 1 af 28
MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. april 2017 til 31. december 2018: Ledersiden: kommunaldirektør Rie Langhoff Perry direktør Hanne Dollerup direktør Jakob Bigum Lundberg direktør Sven Koefoed-Hansen Torben Bahn Petersen, centerchefrepræsentant, Center for Arbejdsmarked (suppleant Lars Nedergaard, Center for Dagtilbud og Skole) Ole Dittmann, virksomhedslederrepræsentant, Leder af Dagplejen Anne Engel, virksomhedsambassadøren fra Virksomhedspanelet (suppleant Birgitte Ettrup, virksomhedspanelet) Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Tommy Skov, OAO/HK Flemming Møss, LO/HK Annette Bendix Sørensen, OAO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Patricia Dundorff, OAO/FOA Majbritt Wendelbo, OAO/FOA Morten Lundhøj, OAO/SL Tanja Jepsson, OAO/SL Nils Ørby-Lieberkind, OAO/3F Heine Øllegaard Jensen, LO/3F Nanna Salling, FTF/DS Maria Pedersen, FTF/DS Jette Elisiussen FTF/DSR Susanne Lynderup Hansen, FTF/DSR Alice Sørensen FTF/Danske Fys. --- Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Pia Sundberg, FTF/DLF Louise Herløv, FTF/BUPL --- Bo Kiersgaard, AC/JA Gregers Kiehn, IDA/AC Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jimmi Lind Søren P. Eriksen Minna Randløv Andersen vakant (selvejende) Kasper Jensen vakant vakant vakant (selvejende) Som tilforordnet deltager Ann Sofie Kannegaard (Fie), Teamleder Center for Koncernservice Nicolai Vedsted, Teamleder Center for Politik og Udvikling NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Side 2 af 28
Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden... 5 2. Godkendelse af referat... 5 3. Godkendelse af mødeplan for 2019... 5 4. Gensidig orientering om den gode historie... 5 5. Drøftelse af MED-Organisationens involvering i revidering af personalepolitikken.... 6 6. Drøftelse af Partnerskab Røgfri Fremtid - Røgfri Arbejdstid... 8 7. Drøftelse af status på arbejdstilsynets besøg.... 11 8. Drøftelse af løbeaktiviteter for ansatte i Næstved Kommune... 11 9. Drøftelse af konsekvenser vedrørende budget og opfølgning på mål og ressourcer... 12 10. Orientering om nye regler for, hvordan økonomien skal styres i Næstved Kommune... 14 11. Drøftelse af Næstved Kommunes Optimeringsstrategi for 2019 2022... 17 12. Orientering om udmøntning af Budgettemaanalysen "Vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen".... 19 13. Orientering om Næstved Kommunes styringsmodel for 2019 2022... 21 14. Orientering om direktionsaftale for 2019... 22 15. Orientering om nyt intranet NORA... 23 16. Orientering om ændring af antal arbejdsmiljøgrupper... 25 17. Orientering om status på fremmøde og sygefravær... 26 18. Gensidig orientering om arbejdsmiljø og trivsel i organisationen... 27 19. Eventuelt (kun til orientering)... 27 Side 3 af 28
Oversigt over Bilag: Bilag 5 Retningslinje for MED-Organisationens inddragelse i personalepolitikken Nuværende personalepolitik: https://www.risikoarbejdsmiljoe.dk/politikker-og-strategier/ Bilag 6a Partnerskab om Røgfri Fremtid Bilag 6b En røgfri fremtid i kommunen Bilag 7 Arbejdstilsynets besøg august - november 2018 Bilag 8 Budget for DHL-stafetten 2018 Bilag 9 Budgetforlig Bilag 10 Retningslinje om Økonomistyring i Næstved Kommune Bilag 11 Udkast til Optimeringsstrategi 2019-22. Bilag 12 Fordeling af budgetreduktion. Bilag 13 a Næstved Kommunes styringsmodel 2019-22 Bilag 13 b Årshjul og overblik over styringsmodellens elementer. Bilag 14 a Direktionsaftale Bilag 14 b Overblik over indsatser i Direktionsaftalen for 2019 Bilag 16 Anmodning om etablering af arbejdsmiljøgruppe for administrationen i Dagtilbud Vest. Bilag 17 Overblik over aktuelt sygefravær 2018 samt for samme periode i 2017 med billede af kort- og langtidssygefravær samt aldersfordeling. Side 4 af 28
1. Godkendelse af dagsorden Beslutning Godkendt. 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra mødet den 5. september 2018. Herunder har udvalget mulighed for at evaluere på tidligere møders form og struktur m.m. Se referatet: https://www.risikoarbejdsmiljoe.dk/moeder-2018-hovedudvalg/ Beslutning Godkendt. 3. Godkendelse af mødeplan for 2019 Administrationen foreslår følgende møderække for MED-Hovedudvalget i 2019: Som udgangspunkt er alle møder kl. 10-12.15 - med mindre andet er nævnt. Torsdag den 28. februar Torsdag den 11. april - ekstra disponibelt møde Torsdag den 20. juni Torsdag den 5. september Torsdag den 7. november - ekstra disponibelt møde Torsdag den 12. december Dialogmøder med Byrådet i april/maj og august, 1 time (datoer aftales med byrådet). Budgetseminar, halvdags-arrangement, for MED-Organisationen, august. (dato aftales med Center for Koncernservice). Arbejdsmiljøkonference, heldags-arrangement, september/oktober (dato aftales med Grønnegade Kulturcenter). Beslutning Godkendt. 4. Gensidig orientering om den gode historie MED-Hovedudvalget har aftalt at der skal være mulighed for også at synliggøre succes- historier fra arbejdspladserne i organisationen. Gensidig orientering Udvalget havde ikke en af de gode historier at berette. Side 5 af 28
5. Drøftelse af MED-Organisationens involvering i revidering af personalepolitikken. Resume Siden efteråret 2018 er arbejdet med et nyt ledelsesgrundlag for Næstved Kommune, som forventes færdigt i januar 2019. Bryådet har besluttet, at den eksisterende personalepolitik skal revideres, og arbejdet med dette forventes igangsat i foråret 2019. I processen inddrages medarbejderne via MED- organisationen, og der lægges op til en drøftelse af hvordan inddragelsen bedst sker. Indstilling Administrationen indstiller, at udvalget drøfter hvordan der kan ske inddragelse af MED- Organisationen i overensstemmelse med retningslinjen. Sagsfremstilling Ledelsesgrundlag Direktionen besluttede i juni 2018, at det eksisterende ledelsesgrundlag revideres. Det sker bl.a. på baggrund af drøftelser i Fælles Lederforum. I andet halvår af 2018 har administrationen derfor arbejdet på formulering af et revideret/nyt ledelsesgrundlag. Arbejdet er sket i en proces, hvor både Direktion, Strategisk Chefforum og Fælles Lederforum har været involveret, og der er gennemført en interview med frontledere fra alle dele af organisationen, for at belyse ledelsesgrundlaget fra flest mulige vinkler. Samtidigt har Næstved Kommune indgået aftale om samarbejde med Center for Offentlig Ledelse, som følger arbejdet med ledelsesgrundlag og ledelsesudvikling i Næstved. Det sker gennem kvantitative spørgeskemaundersøgelser, som alle ledere har modtaget i oktober og november 2018. Disse følges op af spørgeskemaer til medarbejderne (10 medarbejdere pr leder), som sendes ud i løbet af december 2018 og januar 2019. Ligeledes forventes, at der sendes spørgeskema ud til byrådet i januar 2019. Det forventes, at det reviderede/nye ledelsesgrundlag vedtages endeligt i februar 2019. Ledelsesgrundlaget vil bygge på elementer af tankegangen bag Ny Syntese, Ledelseskommissionens anbefalinger og have tydelige aftryk af Næstveds egen organisationskultur, herunder de bærende personalepolitiske værdier. Personalepolitik Byrådet har i deres budgetaftale fra september 2018 ønsket en revidering af den eksisterende personalepolitik. Det skete bl.a. på baggrund af byrådets møde med MED-Hovedudvalget, hvor der blev lagt særligt vægt på tillid til arbejdet og medarbejderne. Derfor vil der i første halvår af 2019 blive arbejdet med en revideret/ny personalepolitik, hvor medarbejderne bliver inddraget via MED-organisationen. Der bliver arbejdet med rammesætning af medarbejdernes arbejdsliv, de personalepolitiske værdier og borgerperspektivet. Ligesom ledelsesgrundlaget, vil personalepolitikken bygge på elementer af Ny Syntese, dvs. mere for mindre, styr på tingene, innovation af velfærd sammen med andre samt modstandskraft og robusthed. Derudover skal personalepolitikken indeholde elementer fra den eksisterende personalepolitik og elementer fra ledelsesgrundlaget. Side 6 af 28
MED-Hovedudvalget er et naturligt omdrejningspunkt for medarbejderinddragelsen, som ifølge retningslinjen skal ske i MED-organisationen. Der ønskes derfor en indledende drøftelse i MED- Hovedudvalget af omfanget af inddragelse af medarbejderne. I retningslinjen står: Evaluering af Personalepolitik Personalepolitikken i Næstved Kommune må aldrig blive statisk og skal tages op til drøftelse med henblik på evaluering og revurdering også i forhold til tendenser i tiden og andre samfundsforhold. MED-Organisationen skal inddrages, når der skal ske en evaluering og revurdering af Personalepolitikken. Inddragelsen vil naturligt have sit udgangspunkt i MED-Hovedudvalget, men det er vigtigt at MED-Organisationen inddrages på alle niveauer, således at alle ansatte og MEDudvalg føler samhørighed og hele kommunen og alle ansatte opfatter sig som en helhed. Bilag Bilag 5a Retningslinje for MED-Organisationens inddragelse i personalepolitikken Nuværende personalepolitik: https://www.risikoarbejdsmiljoe.dk/politikker-og-strategier/ Drøftelse Der skal ske en afklaring af i hvilket omfang personalepolitikken skal revideres. Der er ligeledes arbejdet med et nyt ledelsesgrundlag, hvor ledere på alle niveauer har været involveret. Ledelseskommissionens anbefalinger er også inddraget i processen. Ledelsesgrundlaget bliver derved moderniseret og bliver mere skarpt på forventninger til ledelse i perspektiv til udviklingen i samfundet og i forhold til borgerinddragelse og kerneopgaven. Ledelsesgrundlaget bliver drøftet på fælles lederforum i februar og vendes på MHU ved mødet i februar. Udvælgelsen af medarbejdere (10 pr. leder), som involveres i udarbejdelsen af ledelsesgrundlaget (via spørgeskema) sker tilfældigt. Der i øjeblikket en dialog med Center for Offentlig Ledelse om, hvordan udvælgelsen kan ske, da der er en udfordring i forhold til medarbejdere, som ikke er på citrix-systemet. Men det vil blive sikret at udvælgelsen er tilfældig. Der var på mødet også en drøftelse af ordvalgene modstandskraft og robusthed. Ordvalget kommer af ny syntese, hvor der sættes fokus på den organisatoriske robusthed og modstandskraft, så vi har fokus på at vi kan tåle det tryk, der er på grundvilkår i det offentlige. Medarbejderne foreslår, at man bruger betegnelser som fx at de rette kompetencer er tilstede og bruges på de rette steder/på de rette opgaver. For drøftelse af personalepolitik skal MED-Organisationen inddrages. Udvalget skal derfor fx drøfte, hvad opgaven skal gå ud på? hvor omfangsrig inddragelsen skal være? og hvordan vi organiserer inddragelsen? Udvalget er enige om, at anvende en del af mødet i februar på en temadrøftelse om personalepolitikken og i den forbindelse også nedsætte en arbejdsgruppe, som arbejder videre med de input, der kommer af temadrøftelsen. Side 7 af 28
6. Drøftelse af Partnerskab Røgfri Fremtid - Røgfri Arbejdstid Resume Byrådet besluttede den 30/10/2018 at indgå en partnerskabsaftalen Røgfri Fremtid med Kræftens Bekæmpelse. Et element i partnerskabsaftalen er at anbefale røgfri arbejdstid, hvor byrådet beder MED-Hovedudvalget om at udarbejde en implementeringsplan, således at røgfri arbejdstid kan træde i kraft 1/1/2020. Medarbejderrepræsentanterne har 23/11 fremsendt anmodning om at forpligtelse efter MEDaftalens 7 stk. 4-6 overholdes. Ledelsen har formelt 1 måned til at tage skridt til at efterkomme anmodningen. Ledelsen er af den opfattelse, at 7 er efterkommet, men håber at sagen kan løses ved, at vi får en konstruktiv og god dialog i udvalget. Med det mål, at imødekomme medarbejderrepræsentanterne konstruktivt, har ledelsen derfor sat en formel proces i gang, så der fra ledelsesside kan skabes en lokal løsning på en lokal udfordring. Borgmesteren og kommunens administrative ledelse håber, at vi på denne måde i fælles dialog løser den rejste problemstilling. Indstilling Administrationen indstiller at medarbejderrepræsentanterne bidrager med principielle og konkrete synspunkter på den konkrete sag om partnerskab om Røgfri Fremtid at der sker en drøftelse af initiativet om partnerskab om Røgfri Fremtid/Røgfri Arbejdstid Sagsfremstilling Et flertal i Byrådet har besluttet at anbefale et initiativ som Røgfri Arbejdstid som et element i Røgfri Fremtid. Flertallet i Byrådet har samtidig besluttet, at MED-Hovedudvalget udarbejder en implementeringsplan for Røgfri Fremtid, så ordningen træder i kraft pr. 1. januar 2020. Der er således givet et signal om, at Næstved Kommune går foran med et godt eksempel, så ingen børn og unge og maksimalt 5 % af de voksne ryger i 2030. Det er sat et mål, men der er samtidig givet plads til at MED-Hovedudvalget aftaler implementering af den overordnede hensigt. Både den politiske og den administrative ledelse støtter op om MED-aftalens indhold og ånd, og vi har en opfattelse af, at der en god dialog i MED-hovedudvalget. Vi har tradition for, at finde gode løsninger i fællesskab, og netop derfor vækker medarbejderrepræsentanternes brug af Medaftalens formelle procestiltag i denne sag undren. Byrådet valgte således også på mødet den 30. oktober at delegere den videre udfoldelse af initiativet Røgfri Fremtid/Røgfri Arbejdstid til MED-hovedudvalget med henblik på, at udvalget drøfter og definerer konkret indhold i forhold til partnerskabets udmøntning i Kommunen. Der var dermed ikke fra byrådets side en hensigt om at fratage hørings- og drøftelsesmuligheder i sagen. Tværtimod blev MED-hovedudvalgets mulighed for indflydelse på sagens udmøntning udvidet, så der ikke blot er tale om en høringsret/en drøftelse, men et medansvar for at arbejde videre for at kvalificere indholdet i udmøntningen af principbeslutningen. Det var på den baggrund, at der blev afsat mere end 1 år til at MED-hovedudvalget kunne arbejde videre med sagen. Side 8 af 28
Det er blevet opfattet anderledes af medarbejderrepræsentanterne, og det søges der rådet bod på, ved at sagen drøftes på udvalgets møde i dag. For at imødegå medarbejderrepræsentanternes behov for en drøftelse af sagen deltager Borgmester, Carsten Rasmussen, derfor på udvalgets møde. Når medarbejdernes principielle og konkrete synspunkter på sagen om partnerskab om Røgfri Fremtid er fremsat, og initiativet om Røgfri Arbejdstid er drøftet, vil ledelsen vurdere om høringssvaret fra medarbejderrepræsentanterne i MED-hovedudvalget kunne have haft betydning for sagens behandling. Derefter træffes beslutning om evt. konsekvenser for sagen. Bilag Bilag 6a Partnerskab om Røgfri Fremtid Bilag 6b En røgfri fremtid i kommunen Drøftelse Sagen blev drøftet i 2 del-elementer dels om processen frem til beslutningen blev truffet og dels om selve indholdet i røgfri arbejdstid. Om processen Medarbejderne anerkender fuldt, at ledelsen har ledelsesretten, men MED-aftalen skal tillige overholdes. Dvs. medarbejderne skal inddrages rettidigt i drøftelsen, så de kan hjælpe til at kvalificere ledelsens beslutninger. Medarbejderne har en oplevelse af, at de ikke er blevet inddraget. Borgmesteren fortalte om processen, hvor han er blevet kontaktet af Kræftens Bekæmpelse. Det er et ønske, at kommunen arbejder positivt i retning af røgfri arbejdstid. Tendensen er, at der er en stilstand i forhold til særligt børn, som ryger der er ikke flere, men heller ikke færre. Politisk ses derfor, at vi som ansatte kan gå foran som rollemodeller. Der blev fremlagt en sag til drøftelse i ØK, hvor der i indstillingen blev beskrevet, at sagen skulle drøftes i Hovedudvalget. Ved ØK blev den politiske standsningsret anvendt og sagen blev derfor stoppet og sendt i Byrådet. Inddragelsen af Hovedudvalget blev kortsluttet. Der var et politisk fokus på partnerskabsaftalen og at tage stilling til spørgsmålet om røgfri arbejdstid samt at give hovedudvalget mandat til implementeringen. Borgmesteren anerkender, at sagsgangen kunne have været bedre og er ærgerlig over at Hovedudvalget ikke blev inddraget. Hensigten er nu, at MED-Hovedudvalget får indflydelse på, hvordan røgfri arbejdstid bedst kan implementeres på alle arbejdspladser uden at det bliver rigide rammer. Samtidig tilføjer borgmesteren, at der ikke er en politisk hensigt, om at indføre øget kontrol. Medarbejderne er ærgerlige over at processen med beslutningen er sket som den er, da de i øvrigt oplever et meget fint samarbejde og en god dialog med politikerne. Det ville have givet et større signal om medansvar for implementering af beslutningen, hvis hovedudvalget havde haft mulighed for at drøfte sagen først. Side 9 af 28
Ledelsen undrer sig over, at medarbejderne bringer MED-aftalens 7 stk. 4-6 i spil. Denne paragraf er et skærpet element om informationskrav i forhold til fx større besparelser, truet beskæftigelse og virksomhedsoverdragelse. Ledelsen mener ikke, at drøftelsen af røgfri arbejdstid hører til i denne paragraf. Medarbejderne beklager, at det var et sanktionstiltag efter 7 som blev fremsendt, og anerkender at det ikke var den rette henvisning i MED-aftalen. Medarbejderne noterer sig, at borgmesteren udtrykker ærgrelse overfor processen. Det bemærkes dog, at der skal være en opmærksomhed på, at politikerne også kender MED-aftale og MED-systemet og er opmærksom på, at inddrage MED-Organisationen inden der træffes beslutning. I den nugældende retningslinje for rygning er mange af rammerne allerede indeholdt rammer, som kan tænkes ind i røgfri arbejdstid, fx at der ikke må ryges i kommunens biler. Der udtrykkes generelt tilfredshed med, at vi nu er den erfaring rigere at MED-udvalget fortsat inddrages og kvalificerer ledelsens/byrådets beslutning. Ledelsen anerkender naturligvis MEDaftalen og inviterer til dialog, såfremt der andre steder lokalt i MED-Organisationen opleves eksempler, hvor det relevante MED-udvalg ikke haft mulighed for drøftelse af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, inden ledelsen træffer beslutning. Der er bred enighed om, at det ved dialogmøderne mellem byråd og hovedudvalg, kan være et tema generelt at drøfte, hvordan byråd og hovedudvalg fortsat kan bruge hinanden i et godt samarbejde. Om indholdet røgfri arbejdstid Rammerne i forhold til den gældende retningslinje om rygning, som senest er revideret i juni 2017, er ifølge MED-aftalen, at retningslinjen kan opsiges med tre måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af retningslinjen på en for parterne tilfredsstillende måde ved forhandling mellem parterne (citeret fra MED-aftalens 8 stk. 6). Medarbejderne oplyser, at med de mange vinkler fra alle arbejdspladser i kommunen samlet set, så vil der formentligt ikke kunne opnås enighed om en ny retningslinje, som kan rumme alle tiltag i forhold til røgfri arbejdstid. Røgfri arbejdstid er et følsomt emne alle har en holdning til det. Den nugældende retningslinje indeholder allerede mange nuancer i forhold til røgfri arbejdstid dette er borgmesteren enig i. Samtidig gives udtryk for, at et forbud ikke er vejen frem - vi når længere med at motivere de ansatte end et forbud. Umiddelbart konkluderer udvalget, at retningslinjen skal opsiges til udgangen af 2019, dvs. senest 30. september 2019. Røgfri arbejdstid skal formentligt beskrives i et administrationsgrundlag. Udvalget beslutter at den videre drøftelse tages op igen på mødet i februar, herunder beslutning om opsigelse af retningslinjen. Side 10 af 28
7. Drøftelse af status på arbejdstilsynets besøg. Tendensen i Arbejdstilsynets besøg er fokus på det psykiske arbejdsmiljø, især fokus på forebyggelse og håndtering af vold og trusler om vold, hvor virksomhederne bl.a. modtager påbud og strakspåbud om at forebygge risici for vold i arbejdet med borgere. Endvidere er der givet påbud relateret til ergonomiske forhold. Bilag Bilag 7 Arbejdstilsynets besøg august - november 2018 Drøftelse Der ses ikke en entydig årsag/tendens i de påbud som Arbejdstilsynet giver. De gives på forskellige årsager. Der er derfor ikke umiddelbart en linje/tema i reaktionerne, som bevirker, at udvalget tager initiativ til tiltag generelt for kommunen. Det forventes, at der lokalt på de enkelte arbejdspladser og virksomheder handles på reaktionerne fra Arbejdstilsynet. Oversigten over Arbejdstilsynets besøg blev taget til efterretning. 8. Drøftelse af løbeaktiviteter for ansatte i Næstved Kommune Sagen blev udsat fra mødet den 5. september 2018. Resume Kompetenceudvalg: Direktionen På baggrund af henvendelse fra Næstvedstafetten (tidl. Danmarksstafetten), ønsker direktionen at MED-Hovedudvalget drøfter, i hvilket omfang kommunen som arbejdsplads, skal have mulighed for at deltage i løbeaktiviteter - herunder om kommunen skal støtte lokale løbeaktiviteter ved deltagelse frem for at deltage ved DHL i København. Indstilling Administrationen indstiller, at udvalget drøfter 1. holdning og ønsker til deltagelse i DHL vs. Næstved Stafetten i forhold til deltagelse i 2019 2. om kommunen fremadrettet som arbejdsplads vil støtte det lokale initiativ, og alene tilbyde Næstved Stafetten 3. om kommunen fremadrettet vil tilbyde at støtte op om begge muligheder for medarbejderne Sagsfremstilling Næstved Kommune har modtaget en henvendelse fra Næstved Stafetten om nyt koncept for et lokalt løb. Næstved Stafetten forespørger, at Næstved Kommune støtter op om dette initiativ. I korte træk betyder det, at kommunen ikke sponserer deltagelse i eksempelvis DHL-løbet, men kun støtter deltagelse i lokale løb, hvor Næstved Stafetten kunne være et af evt. flere løb. Næstved kommune har tidligere støttet op om deltagelse i Danmarksstafetten, men med nedgang i deltagerantal er det stoppet. De seneste år, er det til DHL stafetten, medarbejderne har trukket i løbetøjet. DHL-stafetten indeholder en deltagerbetaling på 150,- kr. pr. deltager og kommunens risikostyringsbudget har givet et tilskud på 150.000 kr. årligt til arrangementet. Bilagt er budgettet for DHL-stafetten 2018. Side 11 af 28
Mere information om Næstved stafetten findes her http://my3.raceresult.com/89043/info?lang=dk Mere information om DHL stafetten findes her http://www.dhlstafetten.dk/ Bilag Bilag 8 Budget for DHL-stafetten 2018 Drøftelse Udvalget er enige om, at der fortsat skal være arrangementer, som ud over et sundhedsmæssigt perspektiv, understøtter medarbejdernes sociale fællesskab i kommunen som helhed. Økonomisk er der ikke forskel på, om det er Næstved Stafetten eller om det er DHL. Udvalget mener dog, at der er større basis for oplevelsen af et fælles socialt arrangement ved deltagelse i DHL-arrangementet, end ved et lokalt løb, hvor der måske også deltager familie, borgere mv. og ikke er etableret en fælles base/telt, som ved DHL-stafetten. Der opfordres derfor til at der skabes større synlighed om deltagelsen i DHL, så endnu flere tilslutter sig arrangementet. Arrangements-rollen går på tur mellem de 10 centre tovholdercentret opfordres til at have fokus på endnu større synlighed om muligheden for deltagelse. 9. Drøftelse af konsekvenser vedrørende budget og opfølgning på mål og ressourcer Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte i forhold til Arbejds-, Personale-, Samarbejds- og Arbejdsmiljøforhold. Budget 2019 Hele byrådet står bag budgetforliget for 2019. Et bredt budgetforlig giver et rigtig godt grundlag for en god og stabil udvikling og styring af kommunens økonomi i 2019. Budget 2019 indeholde ikke mange besparelser. Til gengæld har der været penge til at tilføre større budgetter på en række borgernære områder. 1% reduktionen, der har været gennemført i 2016, 2017 og 2018 er taget af bordet fra 2019. Budgetterne til centre og virksomheder er dermed ikke 1% mindre i 2019 end 2018. Budgetforliget har tilført 40 mio. kr. i yderligere budget til de sårbare områder, og der er dermed sørget for at handicapområdet, psykiatriområdet, sundhedsområdet samt børn og ungeområdet har budget til at fortsætte det nuværende service- og aktivitetsniveau i 2019. Til gengæld er det også vigtigt at budgetterne bliver fuldt overholdt til næste år. Økonomiudvalget har bedt administrationen udarbejde et oplæg til hvordan vi kan skærpe økonomistyringen og budgetkontrollerne til næste år. Økonomiudvalget drøfter det inden årets udgang, så vi kan være klar med eventuelt nye tiltag til det nye år. Der bliver også behov for at tænke i nye løsninger og muligheder på blandt andet de sårbare området. Byrådet har via budgetforliget bedt administrationen om at anvise effektiviseringer, optimeringer, tilbudsvifte og nye måder at organisere, samarbejde og tilrettelægge arbejdet på. Forslagene skal behandles politisk sidst på foråret 2019. Side 12 af 28
Herudover er der tilført 13,5 mio. kr. til skole- og dagpasningsområdet, så det nuværende serviceniveau som minimum kan fastholdes på skoleområdet, og så der bliver mulighed for en servicestigning på dagpasning. Ældreområdet har fået tilført 6 mio. kr. til finansiering af merudgifter som følge af frit-valg ordning. Direktionens råderumspulje, hvor der er samlet 15 mio. kr. sammen, har medvirket til at finansiere nogle af budgettilførslerne. Organisationen vil blive påvirket af de indarbejdede besparelser på hhv. 1 mio. kr. som følge af ny robotteknologi, samt 2 mio. kr. som følge af benchmark på administration. Se yderligere i de efterfølgende sager. Omsorg- og Forebyggelsesudvalget har i forbindelse med budgetbehandlingen besluttet kompenserende besparelser på 10 mio. kr. Besparelserne dækker delvist merudgifter til stigende antal borgere og borgernes større behov for hjælp fra kommunen på handicap og psykiatri. Besparelserne er på ca. 8 mio. kr. på Handicap, 3 mio. kr. på Ældre, og ca. 0,2 mio. kr. på Sundhed. En del af besparelsen anvendes til at tilføre tandplejen 1,5 mio. kr. Udover en række ændringer på driftsbudgettet, er der udarbejdet et nyt 10-årigt anlægsbudget. Bruttoanlægsbudgettet er på 166 mio. kr. i 2019 og stort set det samme i 2020. Det er højere end de seneste mange år, men der er også behov for nye investeringer og renoveringer. Der er blandt andet kommet flere penge til skolebyggeri og lidt flere penge på kulturområdet. Herudover er der afsat 152 mio. kr. til en ny svømmefacilitet og mere end 25 mio. kr. til at gøre vores bymidte mere attraktiv. Den økonomiske politik er overholdt i budgettet for 2019. Den strukturelle balance har et overskud på 224 mio. kr., hvilket er pænt over de 190 mio. kr. som er kommunens minimum-mål. Den langfristede gæld bliver nedbragt med 226 mio. kr. i denne byrådsperiode, hvilket også er over målet på min 150 mio. kr. Gennemsnitslikviditeten forventes at lande på ca. 430 mio. kr. ved udgangen af 2019. Det er et fornuftigt niveau. Til gengæld skal vi passe på den i de efterfølgende år, hvor den vil falde en del, hvis vi ikke får ændret på ubalancerne i overslagsårene. Vores bruttoanlægsbudget er på 166 mio. kr., hvilket er mere end de min 130 mio. kr. som står i politikken. Bilag Bilag 9 Budgetforlig Drøftelse Udover informationerne som fremgår af sagsfremstillingen, fortalte centerchef Steen Andersen, om status på budgettet i 2018 efter 3. kvartals budgetkontrol. For 2018 ses, at der bliver et merforbrug pga. anlægsoverførsler, som betyder, at man tager 80 mio. kr. af kassebeholdningen. På driftsbudgettet forventes et mindre forbrug på arbejdsmarkedsområdet på 70 mio. kr. og selvom staten tager en del af gevinsten, så er det fortsat positivt. Side 13 af 28
Der er stadig et underskud på Børn- og Ungeområdet samt Handicap- og Psykiatriområdet. Der rettes op på dette med budget 2019, så der kan startes på en frisk. Underskuddet overføres ikke. Endvidere blev orienteret om, at der sker en opfølgning på SAO (Sammenhængende Administrative Opgaver). Opfølgningen vil blive drøftet i direktionen og på strategisk chefforum i januar og i hovedudvalget på mødet i februar. Der spørges konkret ind til udfordringer inden for handicap- og psykiatriområdet, hvor det er meget svært at styre tomme lejemål tættere, når man ikke kan spå om borger-porteføljen. Der ses en tendens til, at målgrupper flyttes, så fx udadreagerende borgere flyttes i tilbud, hvor kompetencerne ikke er tilstede. Ledelsen anerkender, at det er et område, som ikke er let at styre og forudse. Undersøgelser på landsplan viser, at der bliver større behov, og at tilbud/behandlings-omkostninger bliver større. Vi bliver nødt til at tage udgangspunkt i det vi ved og skabe balance med budget 2019. I budgetaftalen er tillige beskrevet, at det politiske udvalg vil arbejde tættere med området og se på, hvordan man kan håndtere behov og tilbud i balance på længere sigt. Inden for dagtilbudsområdet ses også en tendens til, at der bliver flere børn, som fungerer dårligere. Dette gør at børn flyttes til børn- og ungeområdet, når der ikke er de rette rammer til at kunne understøtte at dagtilbudsområdet fungerer optimalt. Det er politisk ligeledes prioriteret at der skal ses nærmere på indsatser indenfor børn- og unge-området. Til efterretning. 10. Orientering om nye regler for, hvordan økonomien skal styres i Næstved Kommune Resume Politisk behandling: Økonomiudvalget anbefaler, 10.12.2018 - Byrådet godkender, 18.12.18 Økonomiudvalget har i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2019 ønsket, at der bliver kigget på kommunens retningslinjer for hvordan økonomien skal styres, for bedre at sikre budgetoverholdelse. Administrationen har udarbejdet et nye retningslinjer, som er fremlagt til godkendelse i ØK og Byråd. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget tager de nye retningslinjer for, hvordan økonomien skal styres, til efterretning. Sagsfremstilling De nye retningslinjer indeholder følgende ændringer i forhold til de regler der gælder idag: 1. Krav til udvalgene om, at der udarbejdes budgetter i balance 2. Tidligere budgetkontroller 3. Ekstra budgetkontrol på udvalgte områder 4. Supplerende materiale til budgetkontrollerne 5. Ændrede overførsels regler 6. Præcisering af udvalgenes mulighed for at ændre i virksomhedernes budgetter Side 14 af 28
Budget i balance At der afsættes budgetter i balance betyder, at aktivitetsniveauet passer med det afsatte budget. Der har hidtil været skrevet i de årlige budgetstrategier, at der skal udarbejdes budgetter i balance. Det er nu skrevet ind i retningslinjerne og præciseret, at det er udvalgenes opgave, at sørge for, at der er budgetter i balance. Udvalgene skal inden sommerferien beslutte et service- og aktivitetsniveau, der forventes at passe til det budget, de har fået udmeldt for næste år. Dette skal også ske selvom der i budgetstrategien er givet mulighed for at afgive ønsker om budgetudvidelser. Det er for at sikre mulighed for at kunne nå at tilpasse service-/aktivitetsniveau til det afsatte budget, at det skal være besluttet inden sommerferien, da det normalt ikke er alle udvidelsesønsker der kan imødekommes. Det kan betyde, at der er besluttet serviceniveau-/aktivitetsændringer, som ved Byrådets 1. eller 2. behandling annulleres. Tidligere budgetkontroller Der er forslag om 3 årlige generelle budgetkontroller og de to første er fremrykket så de gennemføres før sommerferien. Det er for at give tid til at foretage korrigerende handlinger, hvis det skulle vise sig nødvendigt for at overholde budgettet. Budgetkontrollerne foreslås gennemført pr. 1/3 til politisk behandling i april; pr. 1/5 til politisk behandling i juni samt pr. 1/9 til politisk behandling i oktober. Administrationen fremlægger det bedste bud på forventet regnskab og i tilfælde af, at der forventes merforbrug skal udvalget træffe beslutning om besparelser ved budgetkontrollen. Beslutning om besparelser må ikke afvente at det måske ser bedre ud til næste budgetkontrol. Administrationen fremlægger forslag til besparelser sammen med budgetkontrollen. Administrationen fremlægger flere forslag end der er behov for så udvalget har valgmuligheder. Administrationen fremlægger de forslag som vurderes mindst indgribende for borgerne. Ekstra budgetkontrol på udvalgte områder Der er områder, hvor der hurtigt kan ske ændring i efterspørgsel af kommunens ydelser og med en stor økonomisk betydning som betyder, at områderne skal være særligt opmærksomme på udviklingen i udgifterne. Med den begrundelse foreslås det at Børne- og Skoleudvalget og Omsorgs- og Forebyggelsesudvalget for hele deres udvalgsområder desuden gennemfører budgetkontrol pr. 1/12 (for kommende år) til politisk behandling i januar. Supplerende materiale til budgetkontrollerne For at give udvalgene et bedre indblik i hvorfor og hvordan udgifterne udvikler sig og for at skabe bedre grundlag for at træffe beslutninger om korrigerende handlinger, skal administrationen fremlægge grafer/tabeller over udviklingen i de forskellige typer af tilbud på Børne- og Skoleudvalgets og Omsorgs- og Forebyggelsesudvalgets områder. Ændrede overførsels regler Det foreslås at overførselsgrænsen sættes ned fra +/-3% til +/-2% for virksomhederne. Har virksomheder overskud udover 2% foreslås den del af overskuddet der overstiger 2% lagt i kommunekassen, dog har virksomhederne mulighed for at søge dispensation, hvis virksomheden har særlige grunde. For fagområderne foreslås at underskud overføres og som udgangspunkt skal Side 15 af 28
afvikles på 1 år. Der foreslås mulighed for at overføre overskud, men det sker ikke automatisk. Det er Byrådet, som afgør, hvem der kan få overført overskud. Økonomiudvalget har efterspurgt oplysninger om hvilke overførselsregler for virksomheder der gælder i andre kommuner. Reglerne i fire tilfældigt udvalgte kommuner er: Vordingborg 4% Ringsted 2%, dog 5% for dag- og specialinstitutioner Faxe 500.000 kr. Køge 3% Præcisering af udvalgenes mulighed for at ændre i virksomhedernes budgetter Det er udvalget der fastsætter hvilket budget virksomheden skal have fra årets start. Udvalget må som udgangspunkt ikke ændre i virksomhedens budget i løbet af året, men kan dog ændre virksomhedernes budget, hvis der er budgetproblemer på udvalgets område, som ikke kan løses på fagområderne. Øvrige bemærkninger Der er i de nye retningslinjer ikke medtaget forslag om, at der oprettes bufferpuljer - hverken på de enkelte områder eller en fælles bufferpulje. De nye retningslinjer lægger vægt på, at der udarbejdes budgetter i balance, hvorfor der ikke bør være behov for reservepuljer. I retningslinjerne er i stedet - udover krav om budgetter i balance - stillet skærpede krav om kompenserende besparelser og hvornår de skal fremlægges. En anden årsag til at der ikke er foreslået etablering af reservepuljer er, at de har en tendens til at medføre underforbrug og at der dermed ikke leveres det mulige service- og aktivitetsniveau. Bilag Bilag 10 Retningslinje om Økonomistyring i Næstved Kommune Orientering Retningslinjen om økonomistyring er ikke en retningslinje i MED-aftalens forstand. Det er den administrative/politiske regel for økonomistyring. Reglen er til orientering i udvalget. Der er arbejdet for et budget 2019 i balance. Hvis det derfor viser sig ved første budgetkontrol, at der ikke er balance, skal det politiske udvalg allerede i den forbindelse tage initiativ til at genoprette balancen. Det politiske udvalg skal, inden for det samlede udvalgsområde, beslutte besparelser for at opnå balance. Der gennemføres ekstra budgetkontroller På BSU og OFU. Her fremlægges forslag til besparelser, hvis der er ubalance. Det bliver ikke længere muligt blot at afvente at det nok bliver bedre senere på året. Samtidig nedsættes den procentvise ramme for budgetoverførsler fra nuværende 3% til 2%. Der kan derved fortsat være en buffer til uforudsete ting, men samtidig en opfordring til at det afsatte budget anvendes. For handicap- og psykiatriområdet gør medarbejderne også her opmærksom på, at det er svært at forudse behovet for pladser og styre tomme pladser. For det tekniske område bemærkes, at det er svært at forudse vintervejret og økonomien i forhold til vinterbekæmpelse på vejene. Side 16 af 28
Ledelsen anerkender, at der er områder, som er svære at styre, og der er områder, som vi slet ikke kan forudse - fx vejret. Dette vil naturligvis være en del af opgaven for det politiske udvalg at tage med ind i opfølgningen på at skabe balance i budgettet. Overskud eller underskud på vintervedligeholdelse bliver overført til året efter, og skal ikke dækkes ind på Teknisk Udvalgs område. Det tydeliggøres derfor, at hvis der ved første budget kontrol er et merforbrug, så er det for udvalgsområdet samlet set, at der skal ses på besparelser. Det er tillige vigtigt at det politiske udvalg får flere forslag præsenteret, som de kan prioritere. Derfor også en opfordring til at medarbejderne i MHU hjælper til, at vi holder hovedet koldt og hjælper til at finde de muligheder der er. Medarbejderne gør opmærksom på, at i Områdeudvalget for handicap og psykiatri er der allerede drøftet bud på emner, som politisk kan prioriteres i budgetrammen. Der skal være opmærksomhed på, at de tekniske systemer virker korrekt, så de tal, som virksomhederne arbejder ud fra decentralt, er korrekte. Orienteringen blev herefter taget til efterretning. 11. Drøftelse af Næstved Kommunes Optimeringsstrategi for 2019 2022 Resume Næstved Kommune skal have en optimeringsstrategi for perioden 2019-22. Det har Byrådet fastlagt som en del af budgetforliget for budgetåret 2019. Optimeringsstrategien erstatter effektiviseringsstrategien. Der er i optimeringsstrategien et dobbelt fokus på både at udvikle og at effektivisere, dvs. få mest for pengene. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget drøfter optimeringsstrategien Sagsfremstilling Baggrund I budgetforliget for 2019 har byrådet besluttet, at der i løbet af efteråret 2018 skal udarbejdes en optimeringsstrategi, der skal sikre forenkling (tidl. afbureaukratisering), optimering af arbejdsgange og ydelser, så vi får mest muligt for pengene. Og det skal ske med bred medarbejderinvolvering. Formålet med optimeringsstrategien er at understøtte, at Næstved Kommune håndterer de ændringer i rammevilkår, der opleves i disse år. Næstved Kommunes hidtidige effektiviseringsstrategi har været gældende i perioden 2015 19. Den blev til i de år, hvor likviditeten i kommunens kassebeholdning var lav. Dermed var fokus i den tidligere strategi på effektivisering, konsolidering af kassebeholdningen og forbedring af likviditeten. Optimeringsstrategien har et stærkere fokus på at skabe udvikling og forandring baseret på forenkling af arbejdsgange og processer, digitalisering og at sætte borgeren i centrum. Budgettemaanalyserne fastholdes. Side 17 af 28
Optimeringsstrategiens elementer Kort beskrevet består Optimeringsstrategien af følgende to dele: I. Et fokuseret arbejde med tre indsatsområder i strategiens gyldighedsperiode: Forenkling, digitalisering og Borgeren i centrum. Det fastlægges i første halvår af 2019, hvordan der skal arbejdes med indsatserne, hvilken medarbejderinddragelse, der skal være samt hvilke projekter og indsatser, som udmøntningen skal bestå af. I denne del af Optimeringsstrategien beholder centre og virksomheder de effektiviseringsgevinster, som projekter og indsatser giver. II. Budgettemaanalyser og byrådets Udviklingspulje. Årets budgettemaanalyser fastlægges i forbindelse med budgetforliget, hvor også størrelsen på Byrådets Udviklingspulje fastlægges. Der findes to typer af budgettemaanalyser: Effektiviseringsanalyser, hvor forventningen er, at der findes et effektiviseringsprovenu til byrådets Udviklingspulje. Sektoranalyser, hvor forventningen er, at effektiviseringsprovenuet forbliver på området med henblik på at sikre budgetoverholdelse og imødegåelse af opstået udgiftspres. Byrådets Udviklingspulje prioriteres af Byrådet som en del af årets budgetlægning. Størrelsen på puljen forventes i 2019 at være 3-5 mio. kr. Bilag Bilag 11 Udkast til Optimeringsstrategi 2019-22. Bilaget eftersendes efter behandling i direktion/økonomiudvalg. Drøftelse Tendensen, som illustreret i bilaget, er at afstanden mellem udgiftsbehov og indtægtsgrundlag øges. Det betyder, at vi skal være rigtig gode til at få så meget som muligt ud af hver eneste kr. Vi har faktisk ikke råd til at kommunens udgifter ligger på et indeks omkring 100. Optimeringsstrategien er en afløser for effektiviseringsstrategien og har to delelementer. Dels et fokus på de tre indsatsområder: Forenklinger, digitalisering og borgeren centrum, og dels analyser, hvor gevinst på sektor-analyser bliver inden for sektoren og budgettemaanalyser, som prioriteres til udviklingspuljen. Udviklingspuljen erstatter den tidligere råderumspulje og vil i 2020 være af en størrelsesorden på 3-5 mio. kr. Medarbejderne ser, at det er positivt at indsatser og tiltag bliver kaldt det de er, samt at råderumspuljen omdøbes. Det bemærkes at digitalisering-tiltag kan være fint, men der skal være opmærksomhed på øget forbrug af ressourcer i implementeringsfaser. Orienteringen blev herefter taget til efterretning. Side 18 af 28
12. Orientering om udmøntning af Budgettemaanalysen "Vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen". Resume I 2018 som forberedelse af budget 2019 er der gennemført tre budgettemaanalyser. Da afrapporteringen af budgettemaanalysen "vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen" forelå, godkendte Økonomiudvalget, at skal ske en budgetreduktion på 2,0 mio. kr. på baggrund af analysen. I denne sag orienteres om udmøntningen af de 2,0 mio. kr. Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget tager sagen til efterretning. Sagsfremstilling Baggrund I 2018 er der arbejdet med følgende budgettemaanalyser: Fremtidig organisering af bygningsdrift Vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen Automatisering samt effektivisering i forbindelse med IT-systemudskiftning Analyserne afrapporteredes til Økonomiudvalget i juni måned. Økonomiudvalget sendte herefter analyserne i høring. Høringssvarene blev behandlet af Økonomiudvalget i september. Økonomiudvalget har bedt om løbende at følge udmøntningen. Om udmøntning af budgettemaanalysen: "Vurdering af ressourceforbrug og opgaveløsning i administrationen". Budgetanalysen blev gennemført som en benchmarkundersøgelse på administration centralt såvel som decentralt. Næstved Kommune blev benchmarket op i mod følgende kommuner: Holbæk Kommune, Slagelse Kommune, Ringsted Kommune og Kalundborg Kommune. Undersøgelsens hovedkonklusioner viste, at Næstved Kommune i benchmark af antal ansatte til ledelse og administration pr. 10.000 indbyggere ligger næstlavest af de 5 kommuner. Kun Holbæk kommune ligger lavere. På tilsvarende vis ligger Næstved Kommune midt i feltet, hvad angår lønudgifter centralt til administration og ledelse og i den lavere ende, når der kigges på lønudgifter til administration og ledelse decentralt. Med henblik på yderligere at afdække effektiviseringsmuligheder og samtidig skabe et inspirationsmateriale til udvikling af administration, er der arbejdet videre med en række supplerende undersøgelser: Sammenligning af, hvordan de 5 kommuner arbejder med interne konsulenter - herunder konsulenter, som deltager i den juridiske betjening, kommunikationskonsulenter og udbudskonsulenter Sammenligning af politikerbetjening Sammenligning af IT-funktionen. Sammenligning af udvalgte økonomi-, løn- og personalemæssige funktioner. Fælles for de supplerende undersøgelser er, at resultaterne ikke giver baggrund for yderligere effektiviseringer. I ingen af undersøgelserne ligger Næstved Kommune så afvigende, at det giver Side 19 af 28
grundlag for yderligere konkrete effektiviseringer. Til gengæld er der i det indsamlede materiale inspiration til udvikling af de nævnte funktioner. På den baggrund anbefales det, at de 2,0 mio. kr. udmøntes som en rammereduktion fordelt på de 10 centres centrale administration, hvorved de decentrale virksomheders administration friholdes. Det er begrundet i, at der er flest administrative og understøttende funktioner i de to tværgående centre og myndighedsfunktioner i flere af fagcentrene. Næstved Kommune ligger lavt i forbrug på både understøttende funktioner og myndighedsfunktioner, men dog lavest på myndighedsfunktioner. Det anbefales derfor, at de to tværgående centre CPU og CKO reducerer deres ramme med 1,0 mio. kr., mens de øvrige 8 centre fordeler den resterende rammereduktion på 1,0 mio. kr. mellem sig. Fordelingsnøglen er lønudgiften i hvert center. Se bilag. Reduktionen svarer til ca. 1,2% i de tværgående centre og ca. 0,4% i fagcentrenes centrale administration. Økonomi Center for Koncernservice kan bekræfte at der er tilført 2 mio. kr. årligt til råderumspuljen fra 2019. Beløbet udmøntes nu på de 10 centres centrale administration. Råderumspuljen blev prioriteret til at forhøje budgetterne på de specialiserede områder i forbindelse med budgetforliget for 2019. Bilag Bilag 12 Fordeling af budgetreduktion. Orientering Resultatet af benchmark analysen er tidligere behandlet på MHU. I efteråret er der analyseret på yderligere sammenligninger med de 4 kommuner politikerbetjening, konsulenter, It-funktioner, løn- og personalefunktioner. Det er dog svært at sammenligne. Der er et resultat, men det er ikke kvalitetssikret tilstrækkeligt. Vi er blevet klogere og har fået nogle yderligere analysetal, som viser, at Næstved kommune ligger fint ved sammenligningerne. Direktionen har på baggrund af analysen besluttet udmøntningen af de 2 mio. kr., hvilket fremgår af bilaget. Medarbejderne udtrykker bekymring for at der primært spares på de 2 tværgående centre, som skal understøtte de øvrige centre og virksomhederne. Ledelsen anerkender, at det er svært præcist at svare på, hvilke konsekvenser det vil få, men det vil være nødvendigt at kigge på prioritering af opgaverne, da besparelsen på de 2 tværgående centre svarer til ca. 1 stilling i hvert center. De øvrige 2 budgettemaanalyser, Robotteknologi og kloge m 2 arbejdes der videre med. Hovedudvalget vil få yderligere information om disse i 2019. Side 20 af 28
13. Orientering om Næstved Kommunes styringsmodel for 2019 2022 Resume Næstved Kommunes styringsmodel er blevet revideret. Den reviderede model fremlægges til orientering. De største ændringer i styringsmodellen er, at Kommuneplanstrategien fremover er Næstved Kommunes udviklingsplan og derfor sammen med Kommuneplanen er indarbejdet i styringsmodellen. Desuden er politikernes rolle i arbejdet med styring tydeliggjort. Styringskæden er således mere stringent, hvilket alt andet lige forøger muligheden for at kunne udmønte Visionen og Kommuneplanstrategien. Indstilling Administrationen indstiller, at orienteringen om den reviderede styringsmodel tages til efterretning. Sagsfremstilling Baggrund Næstved Kommunes styringsmodel er blevet revideret. For at kunne sikre, at styringen forbliver relevant, så må styringsmodellen med jævne mellemrum revideres. Derfor hedder styringsmodellen nu "Næstved Kommunes styringsmodel 2019-22", så det sikres, at styringsmodellen igen revideres i 2022. Næstved Kommunes styringsmodel 2019-22 er vedlagt som bilag. Styringsmodellen og/eller dele af styringsmodellen har været genstand for drøftelser i Direktion, Strategisk Chefforum og Fælles Virksomhedslederforum. Dette med henblik på dels at få input til modellen og dels at sikre ejerskab til styringsmodellen. I styringsmodellen arbejdes med styring af udvikling. Formålet med styringsmodellen er, at den understøtter en effektiv gennemførsel af mål og retning på udvikling, som Byrådet sætter for Næstved Kommune. Det sker ved, at styringsmodellen understøtter: Politisk prioritering af det væsentlige. Det sker blandt andet i Visionen og Kommuneplanstrategien. Udmøntning af det prioriterede. Det afspejles i aftalestyringen, ved at virksomheder og administration præciserer, hvordan de udmønter det prioriterede. Synliggørelse af de opnåede resultater og effekter. Det sker via opfølgning. Ændringer i den reviderede styringsmodel I revideringen af styringsmodellen har der været et særligt fokus på: Sikker udmøntning af de politisk fastlagte mål og rammer. Det søges opnået ved, at Kommuneplanstrategi og Kommuneplan er indarbejdet i styringsmodellen. Derved undgås parallelle styringshierarkier, der kan svække målopfyldelsen på de politiske fastlagte mål og rammer. Politikområdemålene indgår ikke i styringsmodellen længere. Derved opnås, at de politiske mål og rammer mere entydigt kommer fra Vision, Kommuneplanstrategi eller politikker, hvilket sikrer fokus og dermed en større målopfyldelse. I arbejdet med at udmønte de politisk fastlagte mål og rammer, er der særskilt fokus på: o Det tværgående samarbejde på tværs af centre o Effekter for borgeren/brugeren af de indsatser, der udmøntes Politikernes rolle i arbejdet med styring er tydeliggjort og styrket. Kommuneplanstrategien er således Næstved Kommunes udviklingsstrategi. Side 21 af 28
Herudover har nogle af styringsmodellens elementer fået nye navne. Det gælder især i forhold til elementerne i aftalestyringen, hvor navngivningen er mere stringent end tidligere. Til sagens yderligere oplysning I august 2019 vil der til politisk beslutning blive fremlagt en plan for kommunikation af resultater, som skabes i Næstved Kommune. Formidlingen af resultater vil tage udgangspunkt i opfølgninger på Visionen, Kommuneplanstrategien og Direktionsaftalen. Bilag Bilag 13 a Næstved Kommunes styringsmodel 2019-22 Bilag 13 b Årshjul og overblik over styringsmodellens elementer. Orientering Der orienteres om, hvordan vision og aftaler hænger sammen, således at der er en tydeligere kobling fra byrådets vision, til direktionens aftale og til centeraftaler. Styringsmodellen giver større tydelighed på opgaver og på hvilket niveau. Der opnås derved en bedre sammenhæng mellem den politiske vision, og hvordan visionen ses konkret i udmøntningen. Medarbejderne glæder sig over inddragelsen på virksomhedsniveau og ser frem til dialogmøderne. Orienteringen blev herefter taget til efterretning. 14. Orientering om direktionsaftale for 2019 Resume MED-Hovedudvalget orienteres om Direktionsaftalen for 2019. Det er en aftale, som Byrådet indgår med Direktionen om, hvilke indsatser, der skal arbejdes med i 2019. Direktionsaftalen er struktureret efter visionen Mærk Næstved - sammen om fremtiden. Således afspejler aftalen direkte, hvordan der arbejdes med at udmønte visionen i 2019. Det er byrådets kompetence at beslutte aftalen Indstilling Administrationen indstiller, at MED-Hovedudvalget tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Som en del af styringsarbejdet i 2019 er Direktionsaftalen 2019 udarbejdet og fremlægges til Byrådets godkendelse. Direktionsaftalen er en del af Næstved Kommunes styringsmodel. I Direktionsaftalen omsættes Byrådets beslutning om retning for udvikling af Næstved Kommune i blandt andet visionen til konkrete indsatser. Visionens temaer skaber aftalens struktur. Det betyder, at aftalen direkte afspejler, hvordan der i 2019 arbejdes med at udmønte visionens temaer. Udover visionens fem temaer er et 6. tema medtaget "Økonomi og organisation", hvor nødvendige interne indsatser er samlet. Side 22 af 28