Standard for store møder Formål med standarden for store møder Når der holdes møder med mange deltagere, er det en stor investering for organisationen. Der bliver brugt mange timer på at forberede mødet, men ikke mindst bliver der brugt mange ressourcer fra deltagerne side. Store møder defineres i denne her sammenhæng som møder med mange deltagere (mere end 20-30), og som typisk også har en varighed på mindst to til tre timer. Formålet med denne standard for store møder er at sikre at der er et klart formål med møderne, hvor involveringen af deltagerne er afstemt med formålet, lige fra invitationerne sendes ud til processerne under mødet og opfølgningen efter mødet at møderne er præget af kreativitet, overraskende og energiskabende elementer, som bidrager til, at der er en god stemning omkring mødet, der fremmer udbyttet af mødet at møderne afvikles på en professionel måde lige fra udsendelse af invitationer til det praktiske under mødet Med andre ord er formålet med standarden at sikre, at mødedeltagerne har et stort fagligt udbytte af mødet, samtidig med at de har en god oplevelse. Roller i forbindelse med store møder Store møder kan blive initieret mange forskellige steder i organisationen. Det kan fx være direktionen, som holder møder for kontraktholderne, eller det kan være en kontraktholder, som holder temamøde for alle sine medarbejdere. I nogle tilfælde vil det være initiativtageren og den ansvarlige for mødet, som selv står for mødeplanlægningen. I andre tilfælde vil mødeplanlægningen være uddelegeret til en leder eller medarbejdere i fx en stab eller et fagsekretariat. Mødeplanlæggerens rolle er at stå for planlægningen af mødet, og at mødet afvikles efter planen. Det vil sige lige fra forberedelsen med den første idé til afholdelse af mødet og opfølgningen bagefter. Mødeplanlæggeren kan også have rollen som mødefacilitator, men den rolle kan ofte også typisk være udfyldt af en proceskonsulent eller en konferencier. Mødeplanlæggeren skal aftale med den ansvarlige for mødet, hvordan dialogen skal være med den mødeansvarlig under forberedelsen af mødet. Hvilke beslutninger kan mødeplanlæggeren selv tage, og hvilke beslutninger er det den ansvarlige for mødet, som tager, og hvor tidligt ønsker den mødeansvarlige at komme ind i forberedelsen. Ved store møder, som har strategisk betydning for organisationen, skal den ansvarlige for mødet/mødeplanlæggeren være særlig opmærksom på direktionens rolle. Den ansvarlige for mødet/mødeplanlæggeren afklarer med Side 1 af 7
direktionen, hvilken rolle de vil have i forhold til de konkrete møder. I forhold til følgende møder skal direktionen altid inddrages tidligt: møder for kontraktholdere, møder for alle ledere, store møder i MED-regi og andre store møder for mange i organisationen, som vedrører udviklingen af organisationen. Der skal en sag på et direktionsmøde så tidligt i forberedelsen, at direktionen kan påvirke formål, indhold, proces mv. Hvis oplægget til programmet ikke egner sig til den åbne dagsorden, eftersendes det til direktionen pr. mail. Standarden opgaveoversigt og skabeloner Denne standard for store møder er skrevet som en hjælp til medarbejdere og ledere, som har opgaven med mødeplanlægningen. Det vil sige lige fra forberedelsen med den første idé til afholdelse af mødet og opfølgningen bagefter. Nedenfor er en oversigt over, hvilke punkter man med fordel kan komme rundt om i planlægningen af mødet. For at være sikker på at komme rundt om alle punkterne i mødeplanlægningen kan det for det første være en hjælp at lave en proces- og tidsplan, hvoraf det fremgår, hvad formålet med mødet er, hvilke opgaver der skal løses hvornår, og hvem der skal inddrages i mødeplanlægningen. For det andet kan en drejebog være med til at sikre, at der er overblik over, hvad der skal ske på mødet. Der er nedenfor forslag til to skabeloner, som kan bruges til henholdsvis en proces- og tidsplan og en drejebog. Oversigt over punkter i mødeplanlægningen Opgaver Indhold Proces- og Proces- og tidsplan for forberedelsen af mødet, herunder tidsplan godkendelse af invitation og program. Følgende kan indgå i overvejelserne: Hvor lang tid i forvejen skal mødet forberedes? Hvem skal involveres i planlægningen af mødet, skal der fx være en forberedelsesgruppe evt. med deltagere fra målgruppen Er det et møde, som direktionen skal involveres tidligt i? Hvornår skal eventuelle oplægsholdere bookes? Hvornår skal invitation og program sendes til deltagerne? Hvornår skal der bookes mødested? Skal der produceres materiale, og hvor lang tid skal der være til trykning eller lignende? Formål Hvad er formålet med mødet? Hvad er succeskriterierne? Hvem er målgruppen? Side 2 af 7
Indhold og proces på mødet Hvilket produkt skal der komme ud af mødet? Hvad er temaet/temaerne for mødet i forlængelse af formålet med mødet? Hvordan skabes et møde, som er præget af kreativitet, overraskende og energiskabende elementer, som bidrager til, at der en god stemning omkring mødet, som fremmer udbyttet af mødet? Hvordan skal der arbejdes på mødet (oplæg i plenum, plenumdrøftelse, gruppedrøftelser, præsentationer og opsamling fra grupper finde passende procesøvelser, så det bliver et varieret møde)? Hvem skal have en aktiv rolle på mødet, fx byrådsmedlemmer, direktionen eller oplægsholdere udefra? Hvordan skal deltagerne sidde, eventuelt deles op? Hvilke hjælpemidler skal der bruges til at afvikle mødet? Skal der udarbejdes materiale, som skal deles ud inden eller i løbet af mødet, fx filmklip, flyers, roll ups, banner, badges? Hvordan sker opsamlingen under mødet, hvordan bliver produktet til, og hvordan hænger det sammen med opfølgningen efter mødet? Hvem faciliterer mødet? Kommunikation Skal der kommunikeres internt og eksternt om mødet inden mødet, under mødet og efter mødet? Fx skal der sendes en pressemeddelelse ud, facebookopdatering eller et indlæg på medarbejderportalen? Skal der være dækning fra kommunikationsteamet under mødet? Pauser Hvor mange pauser skal der være? Hvad skal der ske i pauserne (forplejning, energizer, stande mv.)? Sted Hvor skal mødet være? Finde et sted der passer til formål og indhold af mødet plenumsal, grupperum, bordopstilling Forplejning og eventuel Hvor mange måltider skal der være i løbet af mødet? Er det et møde over flere dage, og skal der bookes Side 3 af 7
overnatning overnatning? Invitation Invitationen skal indeholde beskrivelse af formålet med mødet, overordnet program, tid og sted, tilmelding og afsender Kendes deltagerne, eller skal de udpeges af fx ledere i organisationen? Hvornår og hvordan skal invitationen sendes ud (mail, kalenderinvitation, medarbejderportalen)? Skal der hentes bistand til kommunikation og layout til invitation, program og eventuelt andet materiale? Tilmelding og deltagerliste Hvornår skal der være tilmeldingsfrist? Hvordan skal tilmeldingen foregå (medarbejderportalen, accept af kalenderinvitation)? Lave en deltagerliste (hvis der skal være oplysninger om titel, institution, skal de indhentes sammen med tilmeldingen) Navneskilte Skal der være navneskilte? Evaluering Hvilken evaluering skal der være af mødet som afslutning på mødet, efter mødet? Budget/ressourcer Hvor mange ressourcer skal der bruges til at afholde mødet? Honorar til oplægsholdere (husk kontrakt) Lokaler og forplejning (hvis konferencested, så husk kontrakt) Proceskonsulent / konferencier Hjælpemidler / rekvisitter Trykning af materiale, flyers, roll ups osv. Hjælpere til afvikling af mødet osv. Risikolog / plan B Hvad kan gå galt under mødet, og hvad er plan B? Side 4 af 7
SKABELON TIL TIDS- OG PROCESPLAN (og sagsfremstilling til direktionsmøde) Indhold Formål med mødet, succeskriterier og produkt fra mødet Skitse til program, herunder forslag til eventuelle oplægsholdere, processer og facilitatorer Forslag til sted Budget Tidsplan for forberedelsen Side 5 af 7
SKABELON TIL DREJEBOG (til proceskonsulentens forberedelse af mødet) Inden mødet Opgaver Aktivitet Rekvisitter / hjælpemidler Ansvarlig Formål Proces- og tidsplan Invitation og program Sted AV-udstyr (mikrofon, computer mv.) Forplejning Tilmeldinger og deltagerliste Navneskilte Materialer til mødet osv. Status Mødet Tid mødestart Kl. xx.xx yy.yy Kl. Kl. Kl. xx.xx yy.yy Aktivitet og formål med den Rekvisitter / hjælpemidler Ansvarlig Status Efter mødet Opgaver Aktivitet Rekvisitter / Ansvarlig Status Side 6 af 7
Opfølgning / færdigbearbejdelse af produktet Følge op på eventuel evaluering Sende eventuelle plancher rundt Betale regninger hjælpemidler Side 7 af 7