Forbedringer i Navision Stat 5.4

Forbedringer i Navision Stat 5.4 26. marts 2013/PRA Introduktion og formål med dette dokument Moderniseringsstyrelsen har pr. 11. januar 2013 frigivet obligatorisk Servicepack, Navision Stat 5.4 med tilhørende systeminfo og vejledninger. Dette skriv er tænkt som en hjælp til selvejerskolerne til at navigere rundt i de mange forbedringer og ændringer, der er indeholdt i Navision Stat 5.4. Formålet er at introducere de ændringer og forbedringer, som har størst betydning for selvejerskolerne. Navision Stat 5.4 forkortes i det efterfølgende til NS 54. Hovedparten af de forbedringer, der beskrives i det følgende, er resultatet af brugerønsker fra skolerne selv. Indhold Introduktion og formål med dette dokument... 1 Forbedringer i Navision Stat 5.4... 3 Anlæg... 3 Bemærkning fra anlægskort kan vises i anlægsrapport... 3 I to anlægsrapporter udvides feltet, bilagsnr. til 10 karakterer... 3 Anlægsnummer kan medtages i finanspostbeskrivelsen ved periodiske afskrivninger... 3 Kreditor - Indgående E-bilag og oprettelse af manuel faktura... 4 Indgående købsdokumentkladde: Visning af feltet Ansvarlig status... 4 Indgående købsdokumentkladde: Feltet Ansvarlig medarbejder gøres editerbart... 5 Indgående købsdokumentkladde: Håndtering af UTS sammen med Faktura/Kreditnota... 5 Notifikation ved oprettelse af manuel faktura og flere kreditor bankkort... 6 Debitor salgsbilag og rapporter... 6 Sende salgsbilag via E-mail... 6 Visning af Dokumentafsendelsesmetode for salgsbilag... 8 Kontaktoplysninger fra sælgerkode vises nu på rapporten Faktura PM m/fi-kort Selveje... 9

Side 2 af 14 Ny debitor rapport: Kontoudtog Selveje... 9 Flere visnings muligheder i Debitoroversigten... 10 To rapporter viser nu alle karakterer i debitornummeret... 10 Finansrapporter... 10 Rapporten Dimensionskontokort forbrug/budget kan vise budgetoplysninger pr. dimension. 10 Visse finansrapporter tillader nu visning efter sorteringen Bogføringsdato,Bilagsnr.... 11 Diverse rapporter... 12 Tydeligere virksomhedsreference på udvalgte rapporter... 12 Rapporterne til SLS afstemning gøres uafhængige af Delregnskab... 13 Diverse... 13 Udligningsbilagsnr. kan nu ses den bogførte betalingspost... 13 Ny rolle der giver adgang til at opsætte ændringslog... 13

Side 3 af 14 Forbedringer i Navision Stat 5.4 Anlæg Bemærkning fra anlægskort kan vises i anlægsrapport Bemærkninger på det enkelte anlægskort har indtil nu kun kunnet ses fra stamkortet jf. standardfunktionalitet. I NS 54 vil det i rapporten Anlæg - stamoplysninger/dim. (ID 6006910) være muligt at udskrive disse bemærkninger for et bedre overblik. Rapporten findes via menusti: Økonomistyring\Anlæg\ Rapporter\ Anlæg. For at udskrive bemærkningerne skal der sættes et flueben i feltet Vis Bemærkning på fanebladet Indstillinger : I to anlægsrapporter udvides feltet, bilagsnr. til 10 karakterer I følgende to anlægsrapporter: Detaljer (ID 5604) Anlægsposter/dim. (ID 6006911) Er feltet for Bilagsnr. udvidet fra 9 til 10 karakterer Anlægsnummer kan medtages i finanspostbeskrivelsen ved periodiske afskrivninger I kørslen Beregn afskrivninger kan man indsætte en Bogføringsbeskrivelse, som så gentages på alle dannede afskrivningslinjer. Dette giver god mening i forhold til anlægsmodulet, men ikke i forhold til de afledte finansposter, hvis man herfra ønsker sporing af dannelsen af den enkelte afskrivningslinje. I NS 54 er det muligt at få systemet til automatisk at tilføje anlægsnummeret til anlægsfinanskladdelinjerne og afledt deraf, beskrivelsen på finansposten - via kørslen Beregn afskrivninger.

Side 4 af 14 Fremgangsmåde: I anfordringsbilledet for Beregn afskrivninger: I feltet Bogføringsbeskrivelse vil medtagelse af %1 have den konsekvens, at denne tekststreng erstattes med nummeret på det anlæg posteringen vedrører. Teksten Afskrivning 4. kvartal, %1 vil således for et anlæg, der hedder ANL0000009, blive til Afskrivning 4. kvartal, ANL0000009. Kreditor - Indgående E-bilag og oprettelse af manuel faktura Indgående købsdokumentkladde: Visning af feltet Ansvarlig status Feltet Ansvarlig status kan nu vises i vinduet Indgående købsdokumentkladde og i vinduet Oversigt over indgående E-bilag Købsdokument :

Side 5 af 14 Indgående købsdokumentkladde: Feltet Ansvarlig medarbejder gøres editerbart Der er nu etableret mulighed for at skrive i feltet Ansvarlig medarbejder i vinduet Indgående købsdokumentkladde. Dette giver mulighed for, direkte i oversigten, at fordele dokumenterne til behandling hos forskellige medarbejdere, i det tilfælde hvor der IKKE anvendes INDFAK eller andet foranliggende indkøbssystem. Indgående købsdokumentkladde: Håndtering af UTS sammen med Faktura/Kreditnota Det har hidtil været nødvendigt at foretage særskilt behandling ( Accept eller Afvisning ) af UTS dokumenter (forsyningsspecifikationer). I NS 54 sker behandling af UTS dokumenter nu automatisk sammen med behandlingen af faktura/kreditnota. UTS dokumenterne får derved sat samme status, som den faktura eller kreditnota, de linker til. I Indgående købsdokumentkladde vises UTS dokumenter nu ikke mere i standard filtreringen. For at se UTS dokumenterne (med tilhørende faktura/kreditnota) skal man i Dokumenttypefilter vælge Dokumenter med UTS I denne visning ses kun de faktura/kreditnotaer, som har tilknyttede UTS dokumenter.

Side 6 af 14 Notifikation ved oprettelse af manuel faktura og flere kreditor bankkort Ved bogføring af fakturaer, der indtastes direkte under Fakturaer, tjekkes der for, om der er tilknyttet flere bankkort på kreditorkortet. Er dette tilfældet, kommer der en meddelelse med følgende tekst: Der er tilknyttet flere Bankkort til Kreditor, ønsker du at fortsætte, JA/NEJ. Vælges Ja, bogføres der på normal vis. Vælges Nej, afbrydes bogføringen, og der kan ske et valg af korrekte bankoplysninger fra kreditors bankkort under fakturaens betalingsoplysninger, inden bogføring genoptages. Denne funktionalitet giver god mening for de skoler, der har slået den automatiske opdatering af kreditor fra under E-bilag-styringsopsætning - for at undgå oprettelse af nyt kreditorbankkort ved accept af indkomne E-bilag. Fremadrettet vil ovennævnte notifikation tjene som en reminder, hvis kreditor efterfølgende er tilføjet yderligere bankkort end ved selve oprettelsen af kreditor. Debitor salgsbilag og rapporter Sende salgsbilag via E-mail I NS 54 bliver det nu muligt at sende salgsfakturaer og salgskreditnotaer indlejret som PDF i en E-mail, samtidigt med, at der bogføres helt almindeligt. Sådan opsætter du for afsendelse via E-mail: Der skal foretages opsætninger flere steder i Navision Stat 1) Under menupunktet Salgsopsætning, fanebladet E-mail, foretages bl.a. opsætning vedr. salgsrapporter Salg & Marketing\ Salg\ Opsætning\ Salgsopsætning

Side 7 af 14 Felt Beskrivelse Salgsfaktura som E-mail Sæt et flueben hvis salgsfakturaer skal sendes pr. E-mail Rapportvalg Salgsfaktura Valg den rapport ID som I normalt anvender ved udsendelse af papir salgsfakturaer Salgskreditnota som E-mail Sæt et flueben hvis salgskreditnotaer skal sendes pr. E-mail Rapportvalg Salgskreditnota Vælg den rapport ID som I normalt anvender ved udsendelse af papir salgskreditnotaer Send E-mail ved bogføring Vælg om E-mail skal sendes ved bogføring, om der skal spørges eller E-mail ikke skal sendes E-mail dokument sti Angiv en sti hvor dokumenter skal placeres midlertidigt E-mail Brødtekst Anvend funktionaliteten Tekster til at vælge en tekst der skal anvendes som brødtekst i E-mailen Bcc E-mail Send Bcc E-mail Valgfrit felt: Indtast en E-mail på en evt. ønsket Bcc modtager Sæt et flueben for at aktivere afsendelse af Bcc E-mail 2) På debitorkortet, fanebladet Kommunikation skal kundens E-mail adresse opsættes, og der skal sættes markering i feltet Send Faktura\Kreditnota som E-mail. Sti: Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Debitorer

Side 8 af 14 Når salgsfakturaen eller salgskreditnotaen bogføres, tjekkes der på, om alle opsætninger er korrekte for mulig E-mail generering og afsendelse. Mangler der en opsætning ved bogføring kan dette efterfølgende sættes op med mulig efterfølgende afsendelse fra det bogførte salgsdokument. Salgsdokumenter, der har været bogført som PBS eller E-bilag, kan efterfølgende ligeledes gensendes som E-mail. NB: Dokumenter der skal sendes som E-mail kan ikke indgå i en massebogføring. Disse bilag skal i stedet bogføres enkeltvis af hensyn til den forholdsvise langsomme PDF generering. NB: Salgsbilag via E-mail forudsætter, at programmet PDFCreator version 1.5.0 installeres på relevante klientmaskiner, ligesom der fra disse maskiner skal være adgang til en SMTP server. Læs mere om dette i Systeminfoen til NS 5.4. Visning af Dokumentafsendelsesmetode for salgsbilag I NS 54 ses et nyt felt for Dokumentafsendelsesmetode på det bogførte salgsdokument(faktura og kreditnota), faneblad Fakturering. Indholdet i dette felt viser, gennem hvilken forsendelseskanal, det bogførte dokument er sendt (forventes at blive sendt). Værdien sættes ved bogføringen, som funktion af opsætningen på debitor og betalingsform, eller ved efterfølgende forsendelse som E-bilag eller E-mail. Feltet kan antage følgende værdier: Manuelt E-mail PBS PBS + E-mail E-Bilag E-bilag + E-mail NB: Der opdateres kun fremadrettet ved nye transaktioner, bogført efter opgradering til NS 5.4.

Side 9 af 14 Bemærk at feltet ligeledes er synligt ved en visning af oversigten for Bogf. Salgsfakturaer (F5) og Bogf. Salgskr. Nota (F5), hvorved der hurtigt kan dannes et overblik over forsendelsesform. Kontaktoplysninger fra sælgerkode vises nu på rapporten Faktura PM m/fi-kort Selveje På faktura rapporten målrettet selvejer skolerne, Faktura PM m/fi-kort Selveje (ID 6007184), vises nu kontaktoplysninger for den pågældende sælgerkode (som opsat i sælgerkode-tabellen) og ikke kun selve sælgerkoden: Ny debitor rapport: Kontoudtog Selveje Målrettet selvejer skolerne er der i NS 54 udviklet en ny rapport, Kontoudtog Selveje (ID: 6007757). Rapporten adskiller sig fra det normale kontoudtog ved at vise flere karakterer i feltet Beskrivelse Du finder den nye rapport under følgende menupunkt: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Dokumenter\ Selveje

Side 10 af 14 Flere visningsmuligheder i Debitoroversigten I Debitoroversigten kan man vælge at få vist en lang række nye kolonner. Disse kolonner er: Navn 2, Adresse, Adresse 2, Attention, E-mail adresse, og Faktureres til kundenr. Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Debitorer\ F5 (Knappen Debitor\Oversigt) To rapporter viser nu alle karakterer i debitornummeret De to debitorrapporter: Debitor kontokort og Forfaldne debitorposter indeholder felter for debitornummeret. Disse felter er i NS 5.4 udvidet til at kunne vise alle 20 mulige karakterer i debitornummeret, hvorfor eksempelvis hele EAN nummeret nu vises for de debitorer, hvor dette anvendes som debitornummer. Det er forsat på ønskelisten at få samme udvidelse af feltet for debitornummer i rapporten Debitor kontoudtog. Finansrapporter Rapporten Dimensionskontokort forbrug/budget kan vise budgetoplysninger pr. dimension I rapporten Dimensionskontokort forbrug/budget er det nu muligt at vælge, at budgetoplysninger skal vises separat pr. dimensionsværdi. Økonomistyring\ Finans\ Rapporter\ Poster\ Dimensionskontokort forbrug/budget

Side 11 af 14 For at få vist budgetoplysningerne pr. dimensionsværdi skal du sætte flueben i følgende felter: Skift side pr. dimensionsværdi og Vis budgetoplysninger pr. dimensionsværdi Med disse valg vises budgetoplysningerne pr. dimensionsværdi øverst i rapporten hver gang, der sker et sideskifte for ny dimensionsværdi. Man kan vælge at sætte flueben i feltet Udskriv poster for at få vist de bogførte poster for den enkelte dimensionsværdi. Visse finansrapporter tillader nu visning efter sorteringen Bogføringsdato,Bilagsnr. Visse rapporter der viser data fra finansposttabellen, og som på anfordringsbilledet har en sorteringsknap, giver nu mulighed for at få sorteret data efter Bogføringsdato,Bilagsnr.. Dette gælder fx rapporten Finanspost med dimensioner : Økonomistyring\ Finans\ Rapporter\ Poster\ Finanspost med dimensioner

Side 12 af 14 Diverse rapporter Tydeligere virksomhedsreference på udvalgte rapporter På udvalgte rapporter vil navnet som anført i Virksomhedsoplysninger nu fremgå øverst i rapporten: Dette gælder for følgende rapporter: Debitor aldersfordelt saldo Debitor saldo til dato Forfaldne debitorposter Kreditor forfaldsoversigt Kreditor saldo til dato Afstem deb. kred.konti Anlæg bogførtværdi Afsluttede beholdningsafstemninger

Side 13 af 14 Balance SKS Balance Finans kontokort Bank kontokort SKS afstemning SKS detaljeret afstemning Rapporterne til SLS afstemning gøres uafhængige af Delregnskab Hidtil har rapporterne: SLS afstemning, Kld. Kontrol og SLS afstemning, Bogførte Poster kun medtaget poster der var bogført med Delregnskab. I NS 54 er dette ændret således, at poster bogført uden Delregnskab også bliver medtaget i rapporterne. Totalsummen for debetbeløb og kreditbeløb inden for en given løngeneration vil nu også stemme for de pågældende institutioner. Dette vil være relevant for institutioner, der ikke har integration til SKS, og som bogfører uden dimensionen, Delregnskab. Du finder rapporterne her: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Poster Diverse Udligningsbilagsnr. kan nu ses den bogførte betalingspost Når en kreditorpost/debitorpost blev udlignet med en betalingspost, så fremgik udligningsbilagsnr. ikke af den bogførte og udlignende betalingspost. Dette er nu rettet, således at disse oplysninger kan ses på den udlignende post via ZOOM funktion (CTRL + F8). Ved annullering af udligningen blankes værdierne i felterne Udligningsbilagstype og Udligningsbilagsnummer tilsvarende. NB: Udligningen skal ske ved at vælge en udligningsbilagstype (f.eks.faktura eller kreditnota) og tilhørende udligningsbilagsnr., for at disse oplysninger skal kunne fremgå af den udlignende post. Ny rolle der giver adgang til at opsætte ændringslog Der er oprettet en ny rolle, der specifikt giver adgang til opsætning af ændringslog. Denne rolle er: NS_OPS_AENDRINGSLOG

Side 14 af 14 Rollen giver adgang til at opsætte tabeller og felter, der skal logges via ændringsloggen, samt adgang til at aktivere/deaktivere ændringsloggen. Det bør kun være brugere med superbruger status (dette bør ikke forveksles med selve rollen SUPER ), der bør tildeles denne rolle, da ændringsloggen er kritisk i forhold til sporing af ændringer i systemet. Tilføjelse af denne rolle i NS 54 muliggør, at en bruger ikke behøver at have rollen SUPER for at opsætte ændringsloggen.