Møde d. 17. december 2013 kl. 10-12 Aarhus: 1431-021/023, Emdrup: A112 Dagsorden LSU-møde nr. 7 AU Viden Deltagere: Lars Moseholm (fmd.), Jette Hammer, Birgitte Højland, Per Lindblad Johansen, Lisbeth Ramsgaard Carlsen (næstfmd.), Anders Nyegaard Mikkelsen, Isabel Olesen, Anna Mette Morthorst, Zbigniew Sobkowicz, Gina Bay, Solvejg Gyldenløv, Lisbeth Holm Rasmussen, Trine Juel Sørensen, Grete Pedersen, Helle Kaagaard Dahl (HR), Henriette Zinck-Bramsen (ref.) Afbud: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Dato: 10. december 2013 Sagsnr.: Ref: LM/HZB Side 1/2 3. AU budget 2014 Orientering v/lars Moseholm 4. Psykisk APV Status på opfølgningen af den psykiske APV v/lars Moseholm 5. Personalepolitik i AU Viden 5.1 Status fra arbejdsgruppen om stress forebyggelse og håndtering i AU Viden Orientering v/arbejdsgruppen Bilag: Forebyggelse af stress ved AU Viden (APV) Hvad gør du hvis Stress zoner Stress symptomer 5.2 Status fra arbejdsgruppen til udvikling af personalepolitik lokalt i AU Viden Forslag til personalepolitik til godkendelse v/arbejdsgruppen Bilag: Personalepolitik AU Viden Aarhus Universitet Tlf.: Fax: E-mail:
5.3 Orientering om processen for ansættelser - opslag af stillinger inkl. vikarer, som ønskes fastansat - repræsentation af TR i ansættelsesudvalg - åremålsansættelser v/helle Kaagaard Dahl (HR) Side 2/2 Bilag: Ansættelsesproces for Viden 6. Økonomi/budget 6.1 Orientering om forventet resultat 2013 v/lars Moseholm 6.2 Orientering om strategiproces vedr. AU Library, ST og Arts v/per Johansen 7. Lukning af IUP s reception pr. 1. januar 2014 Orientering om afhjælpende foranstaltninger v/per Johansen 8. Medarbejdervalg og mødekalender 2014 Orientering om processen for valg af medarbejderrepræsentanter Forslag til datoer i 2014 v/lars Moseholm 9. Eventuelt
Forebyggelse af stress ved AU Viden som led i opfølgning på APV 2013 Stress kan defineres som en ubalance mellem oplevet belastning og individuelle ressourcer (Lazarus & Folkman, 1984) Stress vil i nogle tilfælde være affødt af en kombination af private og arbejdsmæssige forhold. Arbejdsliv og privatliv påvirker hinanden gensidigt. Både medarbejdere og ledelse skal være opmærksomme på dette. Stress vil altid opleves individuelt: Samme påvirkning kan opleves forskelligt og medføre forskellige reaktioner. I AU Viden: Vil vi fremme trivsel og forebygge stress. Ser vi stress som en fælles udfordring og et fælles ansvar for den enkelte, for kolleger og for ledelsen. Har vi en kultur, hvor vi giver plads til forskellighed og hvor det det er legitimt at sige til og fra i forhold til arbejdsopgaver. Vi arbejder med en stressforebyggende pakke der består af: Handleanvisninger Vejledning: Hvad gør du hvis Skema: Stress-zoner Oversigt over stress-symptomer Information om psykologhjælp
Handleanvisninger Bearbejdet udgave af Center for Stress og Trivsel s Matrix til handling. Handleanvisninger stress Øget robusthed (Forebyggende indsats) Øget robusthed henviser til de strategier, der kendetegner en afbalanceret tilgang, med stressreducerende effekt. Vedvarende ændringer Handlinger, der kræver større indsats og ressourcer, men som til gengæld afbalancerer det fokusområde, man arbejder på. Ex. Oplevelsen af manglende information hos medarbejderne kan afbalanceres af internt offentligt tilgængelige referater. Forbigående ændringer Muligheder, der lindrer herog-nu, men ikke nødvendigvis på længere sigt. Ex. At drikke vand pga. tørst, slukker tørsten nu-og-her, men fjerne ikke tørst for al tid. Organisations-niveau Skabe en fælles opfattelse af strategi, visioner og beslutninger, ved at være helhedsorienteret, tydelig, anerkendende og retningsskabende i al kommunikation. Være opmærksom på konsekvenser ved en matrixorganisation, der kan give udfordringer for den enkelte medarbejder, hvis denne oplever forskellige krav fra forskellige ledere. Indtænke og anerkende administrative processer i udviklingen af Aarhus Universitet: Inddrage relevante medarbejdere og brugere. Undgå tunge faglige ledelsesbeslutninger uden medarbejderinddragelse. Fokusere på italesættelse af hvorfor de enkelte opgaver er vigtige for AU. Skabe bedre muligheder for klare karriereveje, herunder målrettet videreuddannelse, kompetenceudvikling og jobrotation. Sikre at de overordnede rammer for et sundt og stressfrit arbejdsmiljø er til stede, ved at skabe balance mellem de krav der stilles og de ressourcer der afsættes. Skabe og synliggøre et beredskab i form af handleplaner og tilbud om hjælp og vejledning og værktøjer, hvis medarbejder viser tegn på stress eller bliver sygemeldt på grund af stress. Opbakning til den lokale ledelse med viden og håndtering af stress. Tilbyde/opfordre til deltagelse i kurser i stresshåndtering (definition af stress/stresssymptomer) eller psykologhjælp gennem AU HR. Inddrage tillidsrepræsentant / LAMUrepræsentant. Medarbejdergoder som motionsrum, madordning, frugtordning m.m. Styrke AU fællesskab og den gode arbejdsplads med både faglige og sociale arrangementer. Medarbejderseminarer med fokus på samarbejde og stresshåndtering. Prioritere og levere konkrete værkøjer til videndeling, for at lette af- og tilgang af nye medarbejdere samt omfordeling af arbejdsopgaver.
Lederniveau Skabe klarhed omkring roller, kommandoveje og kommunikationskanaler. Medvirke til at skabe en kultur der gør det legitimt at sige til og fra i forhold til arbejdsopgaver. Støtte målrettet og relevant videreuddannelse og kompetenceudvikling. Tage den enkelte medarbejder alvorligt og anerkende dennes indsats. Lederne skal rammesætte og prioritere arbejdsopgaver i samarbejde med medarbejderne samt ressourcesætte realistisk. Feedback og evaluering af arbejdet skal indarbejdes. Skabe rammer for at den enkelte kan tilrettelægge sin arbejdsdag hensigtmæssigt og uden for store belastninger i en længere periode. Bedre sammenhængende processer på tværs i AU Viden samt tydelig forventningsafstemning. Opgør med hastekultur og brandslukning. Lytte til signaler, og gå i dialog med medarbejder om hvad der skal ske, hvis denne viser tegn på stress. Det kan fx være omlægning af arbejdsopgaver, nedsat arbejdstid over en periode eller en sygemelding. Tillidsrepræsentant, arbejdsmiljø-repræsentant eller AU HR kan inddrages. Inddrage medarbejder-kompetencer i beslutninger og strategiudvikling. Prioritere og synliggøre vigtigheden af videndeling igennem veldokumenterede faste processer i alle opgavetyper. Prioritering af opgaver og fastlæggelse af årshjul, herunder sikre tilstrækkelige medarbejderressourcer. Afholdelse af MUS inkl. opfølgning. Definere ledernes rolle tydeligt løbende og i dialog med medarbejderne. Sørge for aflastning ved spidsbelastning. Acceptere plus på flex en i perioder. Faglige og sociale arrangementer. Deltage i kurser om stressforebyggelse og -håndtering (værktøjer) Afdæk årsager til stress for lettere at kunne agere fremadrettet (mini-stress undersøgelse). Være bevidst om og tage forholdsregler i forhold til at nærmeste kolleger også kan reagere, hvis medarbejder bliver ramt af stress. Sikre klare aftaler, når medarbejder vender tilbage til arbejds-pladsen efter sygemelding med stress. Både for den enkelte medarbejder og for afdelingen. Gruppeniveau Bidrage til en kultur, hvor der er plads til forskellighed og hvor det det er legitimt at sige til og fra i forhold til arbejdsopgaver. Fokus på åben dialog om fordeling af opgaver samt hvor der er behov for Udvise kollegial omsorg og være opmærksom på hinandens trivsel og evt. tegn på begyndende stress både hos sig selv og hos andre. Beslutte og efterleve en god mødekultur Bruge teammøder til at aftale aflastning. Hjælpe hinanden, hvis det brænder på også på tværs af afdelinger.
oplæring / kompetenceudvikling. og mailkultur. Anvende videndeling og sparringsmøder som middel til at skabe klarhed og forventningsafstemning om mål og indsatser. Være opmærksom på respektfuld kommunikation og konstruktiv kritik: Hvordan stiller man spørgsmål, og er det tilladt at sige fra? Arbejde med kulturen og et fælles arbejdsgruppefokus hvor langt og hvor tæt kan man tillade sig at gå som gruppe? Kontakte leder eller LAMU- eller tillidsrepræsentant, hvis man bliver opmærksom på faresignaler. Hold pauser sammen og husk at tale om andet end arbejde også. Anerkende og støtte hinanden også i pressede situationer. Individniveau Bidrage til en inkluderende kultur, hvor der er plads til forskellighed og bidrage til en god arbejdsplads ved at have en anerkendende adfærd. Skal øve sig i at prioritere mellem opgaverne i hverdagen, eller at søge hjælp, hvis det er svært prioritere. Være opmærksom på sin egen og andres arbejdsmæssige trivsel og eventuelle tegn på begyndende stress, og kontakte leder/tr/lamu-repræsentant eller anden kollega man har tillid til. Deltage i faglige og sociale arrangementer. Den enkelte medarbejder skal turde sige til og fra i forhold til arbejdsopgaver. Være opmærksom på personlige stresssymptomer og have kendskab til handlemuligheder i stressede situationer. Kontakte leder/tr/lamu-repræsentant eller anden kollega man har tillid til, ved tegn på stress. Skal øve sig i at acceptere forskelle i spidsbelastning hen over året, men snak med leder, hvis belastningen varer ved for længe. Skal være opmærksom på sine kolleger, hvis nogen udviser stresssymptomer. Medarbejderen har ansvar for at opsøge nærmeste leder for at få hjælp til prioritering af arbejdsopgaver, hvis mængden / arten af arbejdsopgaver ikke harmonerer med ens egen formåen Skal bede sig fritaget for opgaver ved spidsbelastning. Skal sørge for at flex e, når det er muligt. Bed om individuelle møder med leder efter behov (gerne månedligt). Videreuddannelse og kompetenceudvikling. Drikke vand.
Hvad gør du hvis Du føler dig stresset Undgå at isolere dig og del dine tanker med andre: - Tal med din nærmeste leder o Hvis din nærmeste leder er en del af årsagen til, at du føler dig stresset, kan du tale med andre om det, jf. denne liste, eller med lederen niveauet over din nærmeste leder - Tal med din tillidsrepræsentant - Tal med din arbejdsmiljørepræsentant - Tal med en god kollega som du har tillid til Du oplever, at en kollega virker stresset - Tal med den pågældende kollega - Tal med din nærmeste leder - Tal med din tillidsrepræsentant - Tal med din arbejdsmiljørepræsentant Du bliver kontaktet af en kollega, der føler sig stresset - Lyt til din kollega - Forsøg at overtale den pågældende kollega til at kontakte sin nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant - Tilbyd evt. at hjælpe din kollega med kontakt til nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant Du oplever som leder, at en medarbejder virker stresset, eller du bliver kontaktet af en medarbejder, der føler sig stresset - Gå i dialog med medarbejderen - Vurder i samarbejde med medarbejderen, hvad der skal ske. Det kan fx være omlægning af arbejdsopgaver, nedsat arbejdstid over en periode eller en sygemelding - I denne proces kan tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og AU HR evt. inddrages Du vender tilbage på arbejde efter en stress-sygemelding - Besøg arbejdspladsen inden første arbejdsdag - Start på nedsat tid: Væn dig til at gå på arbejde igen - Aftal med din leder hvad og hvor meget der informeres om til kollegerne - Tag den med ro de første arbejdsdage - Begynd med overskuelige arbejdsopgaver - Vær opmærksom på de fysiske rammer måske har du brug for fred og ro - Hold faste status-møder med lederen En medarbejder vender tilbage på arbejde efter en stress-sygemelding. Som leder skal du - Give klare udmeldinger om arbejdstider og vilkår til medarbejderens kolleger samt ønsker og behov fra stressramt medarbejder - Aftale med den stressramte medarbejder hvad og hvor meget der informeres om til kollegerne - Holde faste status-møder med medarbejderen
Befinder du dig i gul zone på vej over i rød eller er du allerede i rød, så kontakt din nærmeste leder. Din leder kontakter herefter HR som hjælper med det videre forløb.
Stress-symptomer Fysiske Psykiske Adfærdsmæssige Hjertebanken Hovedpine Mavesmerter Rysten på hænderne Svimmelhed Tics Hyppig vandladning Diarre / forstoppelse Kvalme Nedsat seksuel interesse Hyppige infektioner Forværring af kronisk sygdom Smerter Hukommelsesbesvær Koncentrationsproblemer Irritabilitet Kort lunte Følelseslabil Ulyst Træthed Følelse af udmattelse Indre uro Rastløshed Angst/bekymring Nedsat humoristisk sans Depressive symptomer Søvnbesvær Følelsesmæssig tilbage- trækning Social tilbagetrækning Vrede Aggressivitet Nedsat præstationsevne Ubeslutsomhed Øget brug af stimulanser Appetitforstyrrelser Sygefravær Psykologisk rådgivning for AU ansatte AU har indgået en aftale med rådgivningsfirmaet Prescriba omkring psykologisk rådgivning, som gælder for alle Universitetets ansatte. Aarhus Universitet har valgt en ordning, der både indeholder visiteret og anonym rådgivning. Prescriba kan kontaktes på tlf. 7022 1266. Se mere på HR s hjemmeside: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe
Personalepolitik AU Viden Arbejdsgruppen nedsat af LSU (AU Viden) har udarbejdet en personalepolitik for AU Viden, der tager udgangspunkt i de specifikke problemstillinger der gør sig gældende i AU Viden. Arbejdsgruppen har som start arbejdet med kompetenceudvikling, karriereveje, ledelsesudvikling og stress. AU Videns personalepolitik tager udgangspunkt i personalepolitikken for AU. Nedenstående er forslag fra arbejdsgruppen til godkendelse i LSU 17. december 2013 Kompenceudvikling Hver enhed skal lave en kompetenceudviklingsplan, som på individplan skal kobles sammen med afholdelse af MUS-samtalerne. Herved vil hver enkelt medarbejder få mulighed for at tænke sin kompetenceudvikling ind i organisationens behov og derigennem skabe sig en tydeligere karrierevej i den lokale enhed. Karriereveje AU Videns ledelse er opsøgende i forhold til at sætte karriereveje for TAP på dagsordenen på AU (i den aktuelle arbejdsgruppe, med kun ganske lidt repræsentation fra administrationen). AU Viden ønsker at tydeliggøre karriereveje internt. En forudsætning herfor, er, at det gøres tydelig hvad de forskellige stillingsbetegnelser indeholder og hvordan de opnås (fx fuldmægtig, specialkonsulent- og chefkonsulent-strukturen). Ledelsesudvikling Ledelsen i AU Viden skal tydeliggøre deres ledelsesgrundlag- og værdier for medarbejderne. Via lederudviklingssamtaler (LUS) skal ledere i AU Viden drøfte kompetenceudvikling af den enkelte leder. Ledelsen har pligt til, i samarbejde med HR, at gennemføre ledelsesevalueringer for alle ledere, hvor det både er medarbejderne og ledelsen selv, der evaluerer lederne. Stress I AU Viden vil vi forebygge stress, og det udmøntes i en anti-stress pakke hvor alle medarbejdere og ledere på et fælles grundlag klædes på til at genkende og agere på stress. (Her afventer vi den færdige antistresspakke)
Ansættelsesproces for Viden Stillingsopslag Alle faste stillinger kan kun besættes efter forudgående eksternt opslag. Der skal som minimum slås op på AU s hjemmeside samt Jobnet. Vikariater op til et års varighed kan besættes uden forudgående opslag. Vikariater kan forlænges, hvis der foreligger en saglig objektiv begrundelse herfor. Opslag af en stilling er inden opslag godkendt af Lars Moseholm. Stillingsopslag sendes til Heidi Dalbøge Robl hdr@adm.au.dk Heidi læser opslaget igennem og sikrer det indeholder de krævede informationer. Er der ændringsforslag vil afsenderen af opslaget blive kontaktet. Herefter slår Heidi stillingen op. Der skal som minimum være en ansøgningsfrist på 2 uger. Vi tilstræber, at ansættelsessamtaler er afholdt senest midt i en måned, så der er omk. 2 uger til at få lønforhandling og kontrakt forhandlet på plads. Det er af særlig betydning der, hvor en kandidat skal kunne opsige en stilling inden månedens udgang. Ansættelsesudvalg og samtaler Der skal nedsættes et ansættelsesudvalg der som minimum består af nærmeste leder samt en medarbejderrepræsentant. Ved samtalen forhandles der aldrig løn. Der kan dog spørges til nuværende løn og eventuelle forventninger, dette noteres og kan evt. indgå i de efterfølgende overvejelser. Når ansættelsesudvalget er nået frem til den kandidat man ønsker at ansætte, kontaktes denne af lederen. Lederen oplyser kandidaten om, at han/hun vil blive kontaktet af TR mhp. forhandling af løn. Lønforhandling ved ansættelse Til HR-partner Helle Dahl hkd@adm.au.dk sendes: Stillingsopslag CV Ansøgning Evt. eksamenspapirer mv. Indstillingsskema Oplysningsskema (ikke nødvendig ved interne ansøgere) Navn på en lønmæssig sammenlignelig kollega
Helle laver et udkast til en lønindplacering som sendes tilbage til lederen. Lønindplacering godkendes af leder (evt. Lars Moseholm) inden der meldes tilbage til Helle. Det er altid vicedirektør/leder som beslutter lønindplaceringen. Helle er kun garant for at der indplaceres overenskomstmæssigt korrekt, samt bidrager med et overblik over det generelle lønniveau. Helle kontakter herefter TR og tilbyder den løn, som er meldt tilbage fra leder. TR kontakter kandidaten og vender herefter tilbage til Helle. Tilbagemeldingen kan være med et ok til lønindplaceringen, der kan også være et ønske om yderligere tillæg. Såfremt der er ønske om yderligere tillæg kontakter Helle lederen igen. Således forhandles der indtil der er opnået enighed. Kan der ikke opnås enighed og leder vælger at fastholde et løntilbud, kan kandidaten vælge at sige nej tak til den tilbudte stilling. Når lønnen er færdigforhandlet meddeler Helle det til lederen. Ansættelse Er processen meget tæt på et månedsskifte, vil kontrakten ikke kunne nå at blive sendt til kandidaten inden han/hun skal opsige sin nuværende stilling. Lederen kan derfor på en mail bekræfte overfor vedkommende, at han/hun ansættes til x-stilling fra x-dato og oplyse den løn, som er forhandlet på plads. Dette er tilstrækkeligt til at binde os, og hermed nok som sikkerhed for den kandidat, der opsiger nuværende stilling. Ansættelseskontrakt Heidi udarbejder herefter en ansættelseskontrakt som sendes i 2 eksemplarer til kandidaten. Det ene eksemplar skal returneres underskrevet. Leder modtager en kopi elektronisk af den færdige kontrakt. Heidi sørger for der sendes afslag til de øvrige ansøgere. Nov. 2013 Helle Dahl