Referat Kultur- og Trivselsudvalget Møde nr.: 9/2017 Dannet den: Fredag den 03-11-2017 Mødedato: Torsdag den 02-11-2017 Mødetidspunkt: 17:00-18:00 Mødested: Rønnedevej Medlemmer Per Nørhave (hjpen) O Torben Lollike (tlo) B Line Lynnerup (lily) V Per Roos (hjpero) V Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Pia Fussing (piaf) O Finn Andersen (hjfian) C Fraværende Bemærkninger
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 2. november 2017...2 2. Midler til opgradering af kommunalt lokale til boksning/kampsport...3 3. Orientering: Evaluering af Sommersjov 2017...5 4. Orientering fra formand og direktør - oktober 2017...7 5. Anlægsbevilling samt beslutning om model for etape 2 af helhedsplan Ringsted Sportscenter...8
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 2. november 2017 Åben sag Sagsid: 14/174 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 02-11-2017 Godkendt.
Side 3 2. Midler til opgradering af kommunalt lokale til boksning/kampsport Åben sag Sagsid: 17/22591 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 Bilag, specificering af prisoverslag (128210/17) 2 Bilag - prisoverslag (128196/17) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal KTU træffe beslutning om, hvorvidt man vil prioritere midler indenfor eget budgetområde til at renovere og opgradere et kommunalt lokale til boksning/kampsport. Beskrivelse af sagen I forbindelse med, at der er blevet et lokale ledigt på 1. salen oven på Ahornhallen, ønsker administrationen at renovere dette lokale, så det indrettes til boksning/kampsport og at Ringsted IF-boksning tilbydes dette lokale. I forbindelse med at Ringsted IF-boksning overgik til samme lokaletilskuds-model som kommunens øvrige foreninger der er godkendt til lokaletilskud, har administrationen været i løbende dialog med bokseklubben om at finde et egnet kommunalt lokale, som kunne erstatte klubbens nuværende lokaler. Det er lykkes at finde et lokale på Campus-området, som bokseklubben gerne vil benytte. Lokalet trænger til istandsættelse, og skal endvidere opgraderes, så lokalet opfylder de krav, som der stilles i forbindelse med at kunne anvende lokalet til boksning/kampsport. Administrationen har sammen med klubben gennemgået lokalet, og har efterfølgende haft ekstern rådgiver på for at indhente et prisoverslag så lokalet kan indrettes (bilag). Den eksterne rådgiver vurderer, at det vil koste 405.000 kroner ekskl. moms at istandsætte lokalet. Overslagspisen er inklusiv rådgiverhonorar og uforudsete udgifter. Administrationen foreslår følgende finansiering for renovering og klargøring af lokalet: Vej- og Ejendomscenteret (driftsmidler) 100.000,00 Folkeoplysningsrådet 115.000,00 Fritidsfaciliteter under Kultur- og Trivselsudvalget 190.000,00 I alt 405.000,00 Vej- og Ejendomscenteret kan finansiere med 100.000 kroner fra frie driftsmidler. X
Side 4 Folkeoplysningsrådet fik overført 2% af budgetrammen fra 2016 til 2017 hvilket giver 115.000 kroner, og endelig kan kontoen fritidsfaciliteter under Kultur- og Trivselsudvalget finansiere resten. Ringsted IF-boksning har i år modtaget ordinært lokaletilskud på 54.877 kroner. Denne udgift vil i fremtiden bortfalde, såfremt klubben flyttes over i det kommunale lokale. Udgiften på 405.000 kroner til renovering af lokalet, holdt op mod den løbende udgift til lokaletilskud vil således være tjent hjem efter lidt over syv år. Det er forventningen, at lokalet kan stå klart til brug medio februar 2018. Inddragelse og høring Folkeoplysningsrådet høres på sit møde den 10. oktober 2017. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at lokalet kan opgraderes indenfor den oplyste økonomiske ramme. Det er endvidere vurderingen, at en flytning af klubben fra lejede lokaler til kommunale lokaler er fornuftigt, både set ud fra et økonomisk synspunkt, men også ud fra et forenings-synpunkt. Placeringen af bokseklubben i Ringsted Syd og på Campusskolen, vil gøre bokseklubben attraktiv i forhold til den hoved-målgruppe som klubben gerne vil arbejde med. Indstilling Direktionen indstiller, at Kultur- og Trivselsudvalget medfinansierer opgraderingen af lokale i Ahornhallen med kr. 115.000 fra midler fra folkeoplysningsområdet samt kr. 190.000 fra kontoen fritidsfaciliteter. Beslutning i Folkeoplysningsrådet den 10-10-2017 Anbefales godkendt. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 02-11-2017 Godkendt.
Side 5 3. Orientering: Evaluering af Sommersjov 2017 Åben sag Sagsid: 17/143 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 Bilag - Folder for børn (131016/17) 2 Bilag - Folder for unge (131017/17) 3 Bilag - Evaluering af Sommersjov 2017 til udvalg.pdf (131020/17) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag får udvalget en evaluering af Sommersjov 2017. Beskrivelse af sagen Sommersjov er aktiviteter, der tilbydes til børn og unge fra Ringsted Kommune i skolernes sommerferie. Aktiviteterne udbydes primært af kommunale institutioner (Ungdomsskolen, SSP, biblioteket, Kulturhuset og Team Fritid og Frivillighed), Ringsted Museum og af foreningslivet. Administrationen har udarbejdet en evaluering af Sommersjov 2017. Evalueringen fremgår af bilag. Folderen der beskriver aktiviteterne, er vedlagt som bilag. Børne- og Undervisningsudvalget har haft afsat en budgetramme på 130.000 kroner i 2017. Børne- og Undervisningsudvalget støtter de aktiviteter der er målrettet til børn i SFO-alderen, så denne aldersgruppe også får tilbudt aktiviteter. Kultur- og Trivselsudvalget har afsat en budgetramme på 100.000 kroner i 2017. Folkeoplysningsrådet har afsat en budgetramme på 30.000 kroner i 2017. Såfremt det besluttes at fortsætte ordningen i 2018, anbefales følgende budgetrammer: 130.000 kr. fra Børne- og Undervisningsudvalget. Beløbet disponeres fra ITrygsæk og øvrige undervisningsmidler 100.000 kr. fra Kultur- og Trivselsudvalget (er besluttet) 30.000 kr. fra Folkeoplysningsrådet Sagen forelægges for X
Side 6 Børne- og Undervisningsudvalget (beslutning om bevilling) Kultur- og Trivselsudvalget (orientering) Folkeoplysningsrådet (orientering) Inddragelse og høring Folkeoplysningsrådet høres på sit møde den 14. november 2017. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at aktiviteterne i Sommersjov bidrager positivt til at kommunens børn og unge får mulighed for at prøve nye aktiviteter, få nye oplevelser og møde andre børn og unge i Ringsted. Endvidere er det vurderingen, at aktiviteterne er en god rekrutteringsbase for både institutioner og foreninger. Aktiviteterne understøtter derved væsentlige elementer i såvel Børne- og Ungepolitikken som i Puls, sjæl og samarbejde (Kultur, Fritids- og Frivillighedspolitikken). Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 02-11-2017 Til efterretning.
Side 7 4. Orientering fra formand og direktør - oktober 2017 Åben sag Sagsid: 14/172 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 02-11-2017 Intet.
Side 8 5. Anlægsbevilling samt beslutning om model for etape 2 af helhedsplan Ringsted Sportscenter Åben sag Sagsid: 16/30127 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Ringsted Sportscenter - Helhedsplan af 15. februar 2017 (88421/17) 2 Bilag 2 - Ringsted Sport Center - Revideret helhedsplan af 10. oktober 2017 (130894/17) 3 Bilag 3 - Ringsted Sport Center - Revideret helhedsplan af 29. august 2017 (130896/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til model for etape 2 af helhedsplanen for Ringsted Sportscenter samt at frigive anlægsbevilling til det videre arbejde. Beskrivelse af sagen Som grundlag for arbejdet med udviklingen af Ringsted Sport Center er der udarbejdet en helhedsplan (bilag 1) for området, og Byrådet har afsat samlet set 35,0 mio. kr. i årene 2017-2019 til realiseringen af helhedsplanen. Helhedsplanen for Ringsted Sport Center indeholder i sin oprindelige form fire overordnede etaper. Etape 1 er gennemført med gymnastikhuset. Byrådet gav i april 2017 en anlægsbevilling til beregninger mv. på to modeller for etape 2 af udviklingen af Ringsted Sport Center. Etape 2 vedrører foyerbygning der sammenbygger hallerne samt opførelse af en multihal mv. For de to modeller i etape 2 gælder, at konsekvenser for de fremtidige etaper i helhedsplanen skulle belyses. Byrådet havde desuden den bemærkning, at parkeringspladser til Ringsted Sport Center skulle sammentænkes med parkeringspladser til Sundhedscenter. Administrationen har i samarbejde med BBP Arkitekter arbejdet med modellerne og har undervejs bl.a. haft dialog med forpagter af café på sportscentret, sportscentrets bestyrelse, folkeoplysningsrådet samt Ringsted Idrætsunion. Modellerne blev ligeledes drøftet på et temamøde i august 2017 for byrådet, sportscentrets bestyrelse, folkeoplysningsrådet samt Ringsted Idrætsunion. På denne baggrund foreligger der nu nedenstående alternativer for etape 2 i helhedsplanen for Ringsted Sportscenter (bilag 2 og 3) Alternativ A fremgår med to varianter. I variant 1 nedlægges nuværende depoter mellem hal A og hal B. Depoterne er beliggende i nærhed til ny foyer, og en nedlæggelse af disse, giver
Side 9 mulighed for indgangsparti til begge haller på siden af hallerne i stedet for kun i enderne fa hallerne. I variant A2 fastholdes nuværende depoter, og der er kun adgang til hal A og hal B i enderne. Depotarealet er markeret med farven lilla nedenfor. Alternativ A1 (bilag 2) Indhold kort skitse Foyerbygning fuld længde inkl. nedlæggelse af depoter, for at skabe adgang i siderne til hal A og hal B Ny sammenbygget kantinebygning, mødelokaler og multisal Beregnede projektudgifter 34.998.299 Mulige optioner Facaderenovering ved syd-indgang Udvidelse af parkering ved indgang nord Ventilation i hal A 80 m2 Depot ved gymnastikhus Tillæg for optioner 200.000 2.250.000 2.500.000 800.000 Ny fælles reception/information Nyt personaleområde Opvarmningsareal Styrketræningslokale Løst inventar 450.000 Omkostninger til byggeplads, uforudsete udgifter, administrationsudgifter mv. ved samtlige optioner 1.075.250 Omplaceret depotrum Optioner i alt 7.275.250 Alternativ Foyerbygning fuld 34.735.786 Som A1 Som A1
Side 10 A2 (bilag 3) længde med bevarelse af depoter og adgang kun i enderne til hal A og hal B Alternativ B (bilag 2) Ny sammenbygget kantinebygning, mødelokaler og multisal Ny fælles reception/information Nyt personaleområde Opvarmningsareal Styrketræningslokale Omplaceret depot Foyerbygning afkortet Ny kantinebygning og mødelokaler ved svømmehal Fritliggende multisal Ny fælles reception/information Nyt personaleområde Opvarmningsareal Styrketræningslokale Omplaceret depot 32.083.585 Som A1 Som A1 Alle tre modeller giver mulighed for den videre realisering af den samlede helhedsplan for Ringsted Sportscenter (bilag 2). Realiseringen af etape 2 af Ringsted Sportscenter vil kræve en ny lokalplan for området pga. byggeriets størrelse. Plan- og Boligudvalget har på mødet den 26. september prioriteret igangsætning af lokalplanen. Samarbejdsform gennemføres ved udbud af totalrådgivning og udbud i hovedentreprise. Dette vil være den form der egner sig bedst ved sammenbygning af nye og ældre bygninger og der hvor kommunen har den tætteste og bedste mulighed for at være med til at udvikle bygningen og træffe de rigtige valg af materialer og tekniske løsninger.
Side 11 Når byggeprogrammet forelægges til politisk godkendelse, vil valg af udbudsform af entreprise blive belyst. Tidsbrug med prækvalifikation og udbud og frem til totalrådgiver er klar til at gå i gang med arbejdet vil være ca. 11 måneder, hertil lægges ca. 12 måneder til projektering og licitation frem til byggestart. Tidsplan: Et groft estimat af tidsplanen for det videre arbejde er: November 2017 efterår 2019: Indhentning af rådgivertilbud, projektering og licitation og to gange politisk forelæggelse. Efterår 2018: Ny lokalplan er på plads og eventuel endelig politisk beslutning af igangsættelse Efterår 2019: 1. spadestik Efterår 2020: Indvielse Inddragelse og høring Der har været gennemført dialog med hhv. forpagter og bestyrelsen i Ringsted Sport Center samt Folkeoplysningsrådet og Ringsted Idrætsunion. Dialogen anbefales fortsat i det videre arbejde med anlæggelsen af etape 2 ved, at administrationen efter behov afholder orienteringsmøde med repræsentanter for hhv. sportscentrets bestyrelse, folkeoplysningsrådet samt idrætsunionen om arbejdet med etape 2 af helhedsplanen. Økonomi Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 3,5 mio. kr. til rådgivning, anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. Administrationen gør opmærksom på, at der ikke er afsat driftsmidler til den forøgede bygningsmasse ved etape 2 og foreslår, at dette udarbejdes som budgetønske fra 2019 og frem. Vurdering Administrationen vurderer, at beregninger mv. af de forskellige alternativer for udviklingen af helhedsplanen af Ringsted Sport Center har skabt et godt grundlag for at træffe valg om næste fase af udviklingen af Ringsted Sport Center. Administrationen vurderer ligeledes, at der bør arbejdes videre med alternativ A1 eller A2, da disse alternativer giver den bedste sammenhæng i sportscentret både i forhold til brugere og medarbejdere pga. den fulde foyer, placeringen af samlet køkken/multisal samt placering af receptions- og personalelokaler. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at A1 vælges for etape 2 af Ringsted Sportscenter 2. at optionerne udbydes med henblik på at få priserne til medtagning ved gunstigt udbud/licitation 3. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 3,5 mio. kr. til rådgivning 4. at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål. 5. at der udarbejdes budgetønske fra 2019 og frem om driftsmidler til den forøgede bygningsmasse ved etape 2. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 30-10-2017 Anbefales godkendt.
Side 12 Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 02-11-2017 Anbefales godkendt.
Side 13 Underskriftsside Per Nørhave (hjpen) O Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Torben Lollike (tlo) B Pia Fussing (piaf) O Line Lynnerup (lily) V Finn Andersen (hjfian) C Per Roos (hjpero) V