Ajourført 2015-09-30 af STADS kontoret
Indholdsfortegnelse 1. Generelle principper og funktioner... 3 1.1 Principper for søgning... 3 1.2 Principper for visning... 5 2. Menuer i istads... 5 2.1 Studerende... 6 2.1.1 Uddannelse... 6 2.1.1.1 Studieoversigt... 6 2.1.1.2 Struktureret studieoversigt... 7 2.1.1.3 Visning af karakterer... 9 2.1.2 Personoplysninger... 10 2.1.2.1 Adr. og pers.opl... 10 2.1.2.2 Supplerende oplysninger... 11 2.1.2.3 Send mail... 12 2.1.3 Grupper af studerende... 12 2.1.4 Find studerende... 13 2.1.4.1 flere studerende... 13 2.1.4.2 Egne studerende... 13 2.1.4.3. Studerende på undervisningshold... 13 2.1.4.4.Bestået element... 14 2.1.4.5 Stud. afviger fra tilm.krav... 14 2.2 Eksamen... 15 2.2.1 Eksamenstilmeldingsoplysninger... 15 2.2.2. Listetilmelding... 15 2.2.3. Resultater... 16 2.2.3.1. Resultatregistrering... 16 2.2.3.1. Kontroltast Res... 16 2.2.3.4. Registrer udsættelse... 16 2.2.3.5 Indiv. resultatreg./-ændring... 16 2.2.3.6. Vis resultater... 16 2.2.3.7. Tilmeldte med resultatudestående.... 17 2.3 Udskrivning... 17 2.4. Undervisning... 18 2.4.1 Find undervisningstilmeldinger.... 18 2.4.2 Find undervisningsaktivitet... 18 2.4.3. Vis statistik... 18 2.4.4. Tilmeldingskrav... 19 2.4.5. Ændring af tilmeldingskrav... 19 3. Genvejstaster til navigation i istads... 19 Appendiks... 20 Centrale begreber for uddannelsesdata... 20 Kodestruktur i STADS... 22 1. Bekendtgørelser... 22 2. Uddannelsesrammer... 23 3. Studieordninger... 23 4 Koder på grupper... 24 5. Eksamensaktiviteter... 24 6. Undervisningsaktiviteter... 24 2
1. Generelle principper og funktioner På STADS hjemmeside www.stads.aau.dk findes en grundig beskrivelse af en række handlinger i istads. Vejledningerne findes dels som tekst dels som animationer af en handling. Hvis du ikke kender Det Studieadministrative System (STADS) eller de begreber, der anvendes kan det være en god ide, at læse appendiks til denne vejledning før du logger på istads. Tit har man brug for at skulle finde oplysninger frem hurtigt. Et godt råd til istads-brugeren er derfor at have flere istads sessioner i gang samtidig. Dette gøres ved at åbne endnu en istads browser op, eksempelvis via portalen Administrative EDB-systemer. Dermed behøver man ikke forlade sit aktuelle skærmbillede, hvis du hurtigt skal ind i et andet skærmbillede og eksempelvis søge en adresse frem et andet sted i istads. 1.1 Principper for søgning Find en studerende: De fleste arbejdsgange i istads starter med at systemet beder dig fremsøge en eller flere studerende. Skærmbilledet Find studerende (RA100) giver mulighed for at fremsøge en eller flere studerende på baggrund af en række variable. Du kan vælge at fremsøge én eller flere studerende ved at indtaste CPR-nummer, studienummer navn, e-mailadresse, studieordning, studieretning, uddannelsesramme eller gruppekode til gruppe af studerende. CPR-nummeret kan skrives med eller uden bindestreg. Hvis der er bogstaver i CPR-nummeret, kan de skrives som små eller store bogstaver. Navnet skrives med fornavnet først. Navne og e- mailadresser kan skrives med små eller store bogstaver. Hvis du fortryder dit valg af afgrænsninger, trykker du på knappen Fortryd og felterne blankes. Når du har udfyldt de felter, du ønsker, trykker du på knappen Søg. 3
Man starter en ny søgning ved at åbne et menupunkt og afgive en kommando. I nogle skærmbilleder kan man få et blankt søgebillede frem ved at trykke på knappen Alternativt kan man vende tilbage til startposition ved at klikke på istads-logoet i øverste højre hjørne. Man kan ikke bruge tilbage-knappen i browseren. Hjælp til at anvende et skærmbillede. Hvis du er i tvivl om, hvorledes du skal anvende et skærmbillede, kan du klikke på ikonet th. i skærmbilledet. Der kan du søge information om, hvorledes skærmbilledet skal udfyldes. Log ud af istads Når man vil forlade programmet, skal man huske at logge af. En fremsøgt person forsvinder ikke af at programmet lukkes! Man logger af ved at klikke på ikonet Log ud yderst til højre på navigationsbjælken: Wildcard: I istads kan der langt de fleste steder søges med wildcard. Det vil sige at du blot taster en del af søgeordet, navnet eller CPR-nummeret. Du kan eksempelvis fremsøge alle, der er født d. 16. juli 1980 ved at indtaste den kendte del efterfulgt af % eller *, hvorved der fremsøges en liste med alle personer, hvis CPR-nummer indeholder de indtastede cifre. F.eks. 160780% i CPR-nr. feltet. Funktionen er særlig god, hvis man kun har kendskab til en del af navnet, hvor man kan indsætte wildcards alle steder, hvor man er usikekr på navnet. Avanceret søgning: Ved et felt hvor det er muligt at fremsøge mange værdier er det muligt at lave en avanceret søgning med wildcard. Man kan enten skrive i feltet efterfulgt af % eller * og derefter aktivere ikonet eller man kan åbne ikonet og skrive i søgefeltet her. Drop-downliste: En liste over faste værdier hørende til et felt. En drop-downliste er illustreret med en lille nedadgående pil for enden af et felt. Man kan taste i et felt med tilhørende drop-downliste 4
dvs. at man ikke behøver at aktivere listen, hvis man kender værdien hvis værdien ikke findes bliver skriften rød. Det er ikke muligt at søge med wildcard i et felt med drop-downliste. Fejlmeddelelser: Hvis man giver en kommando, som ikke er lovlig fx ved søgning uden indtastning, vises en fejlmeddelelse i nederste venstre hjørne. Her står også, hvis en søgning ikke gav resultat. Formater: Der sondres ikke mellem store og små bogstaver. CPR-nummer kan både tastes med og uden bindestreg. 1.2 Principper for visning max 100 pr. side kan åbnes, kan lukkes Sortering ved klik på grå bjælke, som bliver til orange, når man holder musen over. Fremsøgt person vises i øverste venstre hjørne med grå skrift de ønskede data vedr. personen vises midt på skærmen. Advarselsmeddelelser vises i nederste venstre hjørne. 2. Menuer i istads Der findes 5 hovedmenuer i bjælken for den decentrale istads-bruger: Menuvalg (ikke aktuel for den decentrale bruger) 1. Studerende 2. Eksamen 3. Udskrifter 4. Undervisning 5
2.1 Studerende Når der klikkes på menuen studerende kommer en liste frem. Uddannelse Personoplysninger Grupper af studerende Find studerende Egne studerende Bestået element 2.1.1 Uddannelse Øverst på denne liste findes kategorien Uddannelse, som igen giver adgang til tre skærmbilleder: Studieoversigt (RA103) Struktureret studieoversigt (RA119) Visning af karakterer (RE100) Det er muligt at få vist en studerendes studieoversigt i to forskellige udgaver. Forskellen på de to udgaver er omfanget af detaljer i visningen. Struktureret studieoversigt viser hvor i strukturen en aktivitet hører til, mens Studieoversigt kun viser aktiviteter med et fortolket resultat opstillet kronologisk. Hvis der er et ikon (en kuvert) ud for navnet, kan man oprette en e-mail til vedkommende ved at aktivere ikonet. 2.1.1.1 Studieoversigt Når man vælger menupunktet Studerende Uddannelse Studieoversigt, får man vist en side med den studerendes uddannelser og uddannelsesdele. Hvis brugeren har fremsøgt en studerende, vises denne. Hvis der ikke er fremsøgt nogen studerende, skiftes til funktionen "Find én studerende". Når brugeren har fremsøgt en studerende eller har udpeget en studerende blandt flere fundne, åbnes siden med denne studerende. Der vises en bjælke for hver af de uddannelser/uddannelsesdele, den studerende har i de rammer, han er eller har været indskrevet til. Bjælkerne er markeret med et rosa eller, hvormed man kan få aktiviteter under den vist eller skjult. Hvis der ikke er nogen aktiviteter under en uddannelse/uddannelsesdel, er bjælken markeret med et gråt, der kan ikke aktiveres. Når man åbner en uddannelsesbjælke med vises en oversigt over aktiviteter. Oversigten viser alle de undervisnings- og eksamensaktiviteter under den pågældende uddannelsesdels studieordning i rammen, der har et fortolket resultat. Under en bjælke for en enkeltfagsramme vises alle de undervisnings- og eksamensaktiviteter i rammen, der har et fortolket resultat. Aktiviteterne vises sorteret kronologisk efter bedømmelsesdato for gældende resultat/for meritoverførsel. 6
Hvis der er flere med samme bedømmelsesdato, vises de sorteret efter kode. Når man åbner en aktivitetsbjælke med rødt vises en oversigt over den studerendes forsøg i aktiviteten. Efter alle uddannelserne vises en bjælke med teksten Øvrige resultater. Bjælken vises kun, hvis den studerende har resultater i aktiviteter, der ikke findes i nogen af hans rammer. Når man trykker på hans rammer. vises alle den studerendes resultater i aktiviteter, som ikke findes i nogen af 2.1.1.2 Struktureret studieoversigt Når man vælger menupunktet Studerende Uddannelse St.ordn. med struktur vises en studieoversigt, som afspejler studiets struktur. Hvis brugeren har fremsøgt en studerende, vises denne. Hvis der ikke er fremsøgt nogen studerende, skiftes til funktionen "Find én studerende". Når brugeren har fremsøgt en studerende eller har udpeget en studerende blandt flere fundne, åbnes siden med denne studerende. Oversigten er opbygget efter studiernes hierarkiske princip: Ramme Uddannelsesdel Studieordning Gruppe Aktivitet Se appendiks for en grundigere beskrivelse af principper bag og begreber i studiestrukturen. 7
Der vises en bjælke med for hver af den studerendes rammer. Når man trykker på ud for en ramme/uddannelse får man vist de studieordninger, der findes under rammen/uddannelsen med studieordningens startdato, om studieordningen har fortolket resultat bestået, hvor meget der er bestået samt datoen for det seneste resultat. Når man trykker på ud for en studieordning, vises hvilke grupper og aktiviteter, der findes i studieordningen. Ved tryk på ud for en gruppe, får man vist de aktiviteter, som findes under gruppen samt om der er tilmeldinger. De oplysninger, der vises om den studerendes rammer i skærmbilledets venstre side, er foruden kode, navn og type: hvor meget den studerende mangler i at bestå elementet den studerendes karakter eller gennemsnit og resultatets termin flueben i kolonnen M, hvis der findes en meritoverførsel flueben i kolonnen D, hvis der findes en dispensation flueben i kolonnen T, hvis der findes en tilmelding, hvor den studerende endnu ikke har fået resultat Beståede rammer/grupper/studieordninger er farvet lys rosa, mens åbne rammer / grupper / studieordninger er farvet mørkere rosa. Hvis du klikker direkte på en bjælke (ikke på eller ), får du vist flere oplysninger om den pågældende aktivitet. Disse oplysninger vises i skærmbilledets højre side. I skærmbilledets højre side kan man bl.a. se følgende oplysninger: 8
status og indskrivningsmåde for en ramme og startdato for en ramme og en studieordning gennemsnit og seneste bedømmelsesdato for resultater under en gruppe, en studieordning eller en ramme karakter, bedømmelsesdato og termin for alle den studerendes forsøg i en aktivitet status, bedømmelsesdato, belastning og betegnelse for en meritoverførsel og navn på den institution, meritoverførslen kommer fra den regel, der er dispenseret fra, hvis der er registreret en dispensation, og om reglen er ændret eller sat ud af kraft ved dispensationen tilmeldingsperiode, checkstatus og behandlingsstatus for en tilmelding til aktiviteten selv eller til en undervisningsaktivitet, der fører frem til eksamensaktiviteten. Afmeldte og annullerede tilmeldinger vises ikke, og tilmeldinger vises kun, hvis der endnu ikke er registreret et resultat. Hvis ud for et element er gråt og inaktivt, er der ikke noget at vise under elementet. Hvis der er dispensation på et element vises regelnummeret og regelteksten under elementet. Ved tryk på knappen Ny studerende kan man søge en struktureret studieoversigt frem for en ny person. Enkeltfag Enkeltfagsrammer kan ligeledes ses i studieoversigten med struktur. Her ligger aktiviteterne direkte under rammen uden tilknyttede studieordninger og grupper. Under en bjælke for en enkeltfagsramme vises alle de undervisnings- og eksamensaktiviteter i rammen, der har et fortolket resultat. Har en studerende både ordinære og enkeltfagsrammer, vil enkeltfagsrammerne ikke indgå i oversigten kronologisk men altid blive vist i bunden af skærmbilledet. 2.1.1.3 Visning af karakterer I skærmbilledet visning af karakterer kan man se alle karakterer for den studerende. Man kan vælge at sortere i kolonnerne ved at trykke på overskrifterne, fx på bedømmelsesdato. 9
2.1.2 Personoplysninger Næst på listen under Studerende findes kategorien Personoplysninger, som igen giver adgang til tre skærmbilleder: Adr. og pers.opl. Supplerende oplysninger Send mail 2.1.2.1 Adr. og pers.opl En studerendes adresse fremsøges ved at åbne menupunktet Studerende Personoplysninger Adr. og pers. Opl. Har man fremsøgt en studerende, åbnes skærmbilledet med adresseoplysninger direkte (RA111). Har man ikke fremsøgt en studerende, åbnes skærmbilledet Find en studerende, hvorefter en eller flere studerende fremsøges. Denne side viser øverst personoplysninger, adresseoplysninger og kontaktoplysninger for den fremsøgte person. Der kan ikke redigeres i dette skærmbillede. I første blok vises under ledeteksten Personstatus hvilken kategori den fremsøgte person tilhører (f.eks. aktiv studerende, ansøger, lærer). 10
Den aktuelle adresse vises i skærmbilledet. Det fremgår, om der er tale om en permanent eller en midlertidig adresse. Har den studerende flere adresser, vises en boks med ledeteksten adresseliste, hvor man kan vælge hvilken adresse man vil have vist. Har den studerende beskyttet adresse, vil der på 1. linje stå Beskyttet adresse mens de resterende linjer er tomme. Er der oplyst telefonnumre, vil der være en markering af, hvilket nummer der er det foretrukne samt om et nummer kan modtage SMS. Ved e-mailadressen er angivet, om adressen er en institutions-e-mailadresse. Praktik / Virksomhedsophold / Udlandsophold Har den studerende et udlandsophold og/eller et praktiksted, vises en bjælke med overskriften Praktik / Virksomhedsophold / Udlandsophold. Bjælken åbnes ved at klikke på og indeholder adresser på opholdsstederne i omvendt kronologisk rækkefølge sorteret emnevis. Firma / debitor Bjælken Firma / Debitor vises kun, hvis en studerende studerer under Åben Uddannelse og har en firmadebitor eller en firmaadresse. Under overskriften Fakturaadresse vises det betalende firmas adresse i højre side af feltet, mens personens arbejdssted vises under overskriften Arbejdssted i venstre side. 2.1.2.2 Supplerende oplysninger Supplerende oplysninger kan bruges til at registrere oplysninger på en person fx vedr. gruppenummer eller lignende. Det er ikke tilladt at registrere følsomme oplysninger om en person som fx handicap, men det er tilladt at registrere en handling som kræves som følge af en persons handicap, fx: skal have undervisning i stueetage eller adgang til elevator. Personer kan altid få adgang til at se, hvad der er registreret om dem. Det er ikke muligt at søge på supplerende oplysninger. Supplerende oplysninger findes under menupunktet Studerende Personoplysninger. Har man allerede fremsøgt en studerende, vises denne studerendes supplerende oplysninger. Har man ikke fremsøgt en person, åbnes funktionen Find en studerende (RA100), hvorefter der fremsøges en studerende. Hvis der er inddateret supplerende oplysninger på en person, vises disse i en tabel øverst på siden med de eksisterende oplysninger. Nedenunder vises et felt til evt. inddatering af nye supplerende oplysninger. Der vælges en eksisterende ledetekst fra drop-downlisten. Det er ikke muligt selv at oprette ledetekster. Herefter inddateres de supplerende oplysninger, som knytter sig til ledeteksten (max 500 tegn). Afslut med gem eller fortryd. Ønsker man at inddatere supplerende oplysninger på endnu en studerende, vælges herefter Ny studerende. Kontakt STADS-kontoret hvis du ønsker at få oprettet en ny ledetekst. 11
Rediger, kopier eller slet supplerende oplysninger Under tabellen med supplerende oplysninger findes tre knapper til hhv. redigering, kopiering eller sletning af supplerende oplysninger. Den supplerende oplysning som ønskes redigeret/kopieret/slettet markeres med flueben, hvorefter der klikkes på den ønskede knap. Vælges Kopier fremkommer et felt til inddatering af CPR- eller studienummer på den/de studerende, som skal have kopieret den supplerende oplysning. Det er ikke muligt at foretage søgning med wildcard. 2.1.2.3 Send mail Send mail ligger under menupunktet Studerende Personoplysninger. Når man vælger Send mail, åbnes skærmbilledet Find flere studerende (RA106). De ønskede afgrænsningskriterier indtastes efterfulgt af tryk på Søg. Der vises en liste over studerende, som opfylder søgekriterierne. Herefter skal man trykke på Send mail. Er der personer på listen uden en gyldig e-mail-adresse, vises en advarselsboks i nederste venstre hjørne, som oplyser, at listen indeholder personer uden gyldig e- mailadresse. Disse fremgår også med rød skrift. Det er muligt at fjerne et flueben ud for eventuelle studerende, man ikke ønsker at sende e-mail til. Tryk herefter på Send mail, hvorefter det meddeles, at en mail åbnes i mailsystemet. 2.1.3 Grupper af studerende Ved at vælge Grupper af studerende får man skærmbilledet find flere studerende (RA106), hvor det er muligt at fremsøge flere studerende, som opfylder betingelserne i en afgrænsning. (Grupper af studerende skal dannes i estads). I den avancerede søgekomponent kan man få vist alle de grupper af studerende, der er dannet i STADS. Man kan søge på hele eller dele af koden eller kommentaren. Hvis man fortryder sit valg af gruppe, trykker man på knappen Fortryd og feltet blankes. Når den ønskede gruppe er fundet, trykkes på knappen Søg. Hvis der er fundet flere end 100 studerende, vil de første 100 være vist på side 1. Nederst på siden kan man se hvor mange sider, der findes, og man kan med pil til højre og venstre bladre mellem siderne. I en bjælke øverst vises afgrænsningskriterier. Ved at åbne bjælken kan man få vist, hvilke afgrænsningskriterier, der er anvendt. Lige nedenunder vises hvor mange studerende, der er fundet. Derefter vises de studerende sorteret efter CPR-nummer. Listen kan omsorteres ved at trykke på kolonneoverskriften på de øvrige kolonner. Ved tryk på knappen Gem i Sessionfolder gemmes alle de studerende. Man kan også vælge nogle af de studerende fra ved at slette markeringen ud for dem, så er det kun de markerede, der bliver gemt, når der trykkes på Gem i Sessionfolder. Ønsker man at sende en e-mail til medlemmerne af gruppen, åbnes skærmbilledet til afsendelse af e-mails. 12
2.1.4 Find studerende Dette punkt indeholder følgende elementer: Flere studerende Egne studerende Studerende på undervisningshold Bestået element Stud. afviger fra tilm.krav. 2.1.4.1 flere studerende Det er samme skærmbillede (RA106), som anvendes ved Grupper af studerende (pkt. 2.1.3) 2.1.4.2 Egne studerende Dette skærmbillede RA114 giver mulighed for at fremsøge egne studerende, dvs. de studerende I som sekretærer selv har med at gøre. Man kan fremsøge egne studerende med åbne rammer (status åben, suspenderet og orlov) ud fra følgende kriterier: - Studieordning - Studieretning - Gruppe af studerende Studieordning: Egne studerende kan fremsøges på grundlag af en studieordning (inkl. uddannelse, studieretning og ikrafttrædelsesdato). Dette søgekriterium kan yderligere afgrænses med startdato, slutdato og/eller studieordningssted. Studieretning: Studerende med en bestemt studieretning kan fremsøges på grundlag af studieretningskode eller studieretningsnavn. Gruppe af studerende: Der kan også fremsøges studerende ved at vælge en gruppe af studerende. Grupper dannes i estads 2.1.4.3. Studerende på undervisningshold Funktionen anvendes p.t. ikke ved AAU 13
2.1.4.4.Bestået element I skærmbilledet RA116: Find flere studerende, der har bestået/ikke bestået et element kan man finde de studerendes præstation ved deltagelse i en bestemt eksamensaktivitet. Det kan benyttes, når en studerende skal tilmeldes reeksamen. 2.1.4.5 Stud. afviger fra tilm.krav I skærmbilledet RA180: Find studerende der afviger fra tilmeldingskrav kan man fremsøge de studerende, der afviger fra semestrets tilmeldingskrav. Undervisningsperiode SKAL udfyldes. Man kan vælge i skærmbilledet, så man får et udtræk af de studerend, som man selv har ansvaret for. Bemærk muligheder for selektering under Den studerendes tilmeldingskrav (tvungen udfyldelse), samt Status for behandling af tilmeldingskrav 14
2.2 Eksamen Når der klikkes på menuen Eksamen har du følgende muligheder Eksamenstilmeldingsoplysninger (forkortet: Eksamenstilm.opl.) Listetilmelding Resultater 2.2.1 Eksamenstilmeldingsoplysninger Når du har udvalgt den en studerende, skal du foretage en afgrænsning i skærmbilledet: Vis alle tilm. Dette skærmbillede giver en oversigt over en studerendes eksamenstilmeldinger uanset termin Data er sorteret således at de seneste tilmeldinger findes nederst på listen, men du kan omsortere listen ved at trykke på kolonneoverskriften i en af de øvrige kolonner. Der kan dannes en excel-fil med de angivne data ved at trykke på excel-ikonet (øverst til venstre.) Der kan ikke redigeres i dette skærmbillede. 2.2.2. Listetilmelding Skærmbilledets primære funktion er at finde en bestemt eksamensaktivitet for at foretage tilmeldinger til denne. Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse ved at klikke på 15
2.2.3. Resultater Under resultater gives følgende muligheder: Resultatregistrering Kontroltast. Res. Registrer udsættelse Indiv. resultatreg./-ændring Vis resultater Tilmeldte med resultatudestående 2.2.3.1. Resultatregistrering Skærmbilledet (RE101) bruges til at finde en protokol. Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse samt underliggende skærmbilleder ved at klikke på 2.2.3.1. Kontroltast Res Der skal igen vises en protokol hvor skærmbillede RE115 fremsøges. Skærmbilledet bruges til at kontrollere allerede registrerede resultater. Det anvendes primært af eksamenskontorer, men kan også i visse situationer anvendes ved studienævnene Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse samt underliggende skærmbilleder ved at klikke på 2.2.3.4. Registrer udsættelse I dette skærmbillede (RE117) vælges den termin og eksamenstype, der skal vises eksamensaktiviteter med eventuelle resultater og udsættelse for, for en valgt studerende. Efter indtastning kan du i skærmbilledet RE118 se de registrerede udsættelser. Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse samt underliggende skærmbilleder ved at klikke på 2.2.3.5 Indiv. resultatreg./-ændring I skærmbilledet RE121 vises alle registrerede eksamensresultater for en studerende. Registrer resultat åbner skærmbilledet RE122 Registrer eksamensresultat, hvor der kan registreres en ny eksamensaktivitet. Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse samt underliggende skærmbilleder ved at klikke på 2.2.3.6. Vis resultater Skærmbilledet RE119 viser alle den valgte studerendes eksamens- og undervisningsresultater uanset status. Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse samt underliggende skærmbilleder ved at klikke på 16
2.2.3.7. Tilmeldte med resultatudestående. RE155: Find eksamenstilmeldte med resultatudestående udfyldes og RE156: Eksamenstilmeldinger med resultatudestående viser studerende med udestående. 2.3 Udskrivning Når der klikkes på menuen Udskrifter vælges Udskrifter. I søgefeltet kan du skrive det job, du ønsker at bestille. Det er muligt at lave en avanceret søgning med wildcard. Man kan enten skrive i feltet efterfulgt af % eller * og derefter aktivere ikonet eller man kan åbne ikonet og skrive i søgefeltet her. Når det fremsøgte står i feltet, trykkes der på Bestil job. Du kommer derved til siden VY104-1: Afgrænsninger. Her skal du definere afgrænsningskriterierne for udskriften. Bestillingen gennemføres ved at klikke på Vis job. Herefter kommer du til siden VY112: Vis job Version. 17
Hvis jobbet er afviklet rigtigt kan der klikkes på det lille Pdf ikon, som åbner jobbet på skærmen. Du kan også via dette skærmbillede vælge Find job, hvor du kan søge efter et bestemt job via afgrænsningskriterier. 2.4. Undervisning Når der klikkes på menuen Undervisning har du følgende muligheder Find undervisningstilmeldinger Find undervisningsaktivitet Vis statistik Tilmeldingskrav Ændring af tilmeldingskrav Du kan se flere detaljer om skærmbilledets anvendelse samt underliggende skærmbilleder ved at klikke på Når undervisningsperioder skal angives kan der vælges fra drop-down liste eller de kan direkte angives ved f (forår) eller e (efterår) samt 2 sidste cifre for årstal. F.eks. f15. 2.4.1 Find undervisningstilmeldinger. Skærmbilledet (TI128) bruges til at fremsøge undervisningstilmeldinger for den valgte studerende. 2.4.2 Find undervisningsaktivitet Skærmbilledet (TI180) benyttes til at fremsøge den/de undervisningsaktiviteter, man ønsker at vise/redigere undervisningstilmeldinger for. 2.4.3. Vis statistik Skærmbilledet TI164 bruges til fremsøgning af den ønskede undervisningsaktivitet. 18
I skærmbilledet (TI166) vises statistik for den valgte undervisningsaktivitet over alle tilmeldinger på samtlige steder (inkl. tilmeldinger uden sted). 2.4.4. Tilmeldingskrav Skærmbilledet (TI239) er en hjælp til Opfyldelse af tilmeldingskrav. Skærmbilledet viser tilmeldinger for en enkelt studerende semesteropdelt. For hvert semester den studerende har aktiviteter (tilmeldinger) eller forhåndsgodkendelser til, vises en tabel der viser undervisningstilmeldinger, eksamenstilmeldinger uden forudgående undervisningstilmelding samt forhåndsgodkendelser. Der vises også tilmeldinger til en ramme hvor der ikke er krav om tilmelding af 30 ECTS pr. semester. Skærmbilledet indeholder følgende knapper: Ny studerende: Navigerer til RA100 Find studerende Opret uv.tilm.: Navigerer til TI128 Find undervisningstilmeldinger Opret eks.tilm.: Navigerer til TI100 Afgrænsning af eksamenstilmeldinger Ændring tilm.krav.: Navigerer til TI240 Ændring af tilmeldingskrav 2.4.5. Ændring af tilmeldingskrav I skærmbilledet TI240 er det muligt at ændre den studerendes tilmeldingskrav. Det kan opskrives/nedskrives i relation til studieforløb, meritter samt dispensationer. 3. Genvejstaster til navigation i istads Navigation i menu Op i menuen: <alt>+m Navigation i menuen: <pil til højre> og <pil til venstre> Undermenu udfoldes: <pil ned> Menupunkt vælges: <retur> Fra undermenu til hovedmenu: <pil til højre> og <pil til venstre> Navigation på en side Fra undermenu til samme side: <tab> eller <shift>+<tab> Navigation på siderne: <tab> eller <shift>+<tab> (standard web-navigering) Drop-downliste og avanceret søgning Åben drop-downliste: <alt>+ <pil ned> Navigere i drop-downliste: <pil op> eller <pil ned> Vælg værdi: <retur> Luk drop-downliste: <alt>+ <pil op> eller <tab> eller <shift>+<tab> Vælg avanceret søgning: <tab> eller <shift>+<tab> - aktiver knappen med <retur> Naviger mellem fremsøgte værdier: <tab> eller <shift>+<tab> Luk pop-up: <alt>+<f4> Knapper Aktivering af knap: <retur> Åben og luk bjælke (+/-): <pil til højre> og <pil til venstre> eller <retur> Navigation mellem radioknapper: <pil til højre> og <pil til venstre> Markering af tjek-boks: <mellemrum> 19
Appendiks Centrale begreber for uddannelsesdata Af nedenstående model fremgår de mest centrale begreber for uddannelsesdata i STADS i hierarkisk orden. Begreb Bekendtgørelse Illustration Bekendtgørelse nr. 625 af 1991 om den administrative kandidatuddannelse m.v. Supplerende - Regler Uddannelsesramme Uddannelse Uddannelsesdel Basisuddannelse i samfundsvidenskab Bachelorramme Bacheloruddannelse i administration og samfundsfag 3.-6. semester i administration og samfundsfag - Administrativ enhed - Indskrivningshjemmel - Regler - Modeller - Normeret studietid - Uddannelsestype - Regler - Regler Studieordning Studieordning for Basisuddannelsen i samfundsvidenskab - Administrativ enhed - Regler Gruppe Aktivitet 1. semester 2. semester P0 P1 Jura Sociologi P2 - Administrativ enhed - Regler - Administrativ enhed - Belastning (omfang) - Regler - Muligheder - Prøver Figur 1 Bekendtgørelser: Samtlige uddannelser og uddannelsesdele i STADS skal registreres i henhold til en bekendtgørelse (normalt uddannelsesbekendtgørelse). Om bekendtgørelsen registreres nummer, titel (navn), dato for udstedelse og dato for ikrafttræden. Uddannelser og uddannelsesdele: I tilknytning til en bekendtgørelse kan der registreres et vilkårligt antal uddannelser. En uddannelse er karakteriseret ved at udgøre det sammenhængende forløb, som en studerende indskrives til (f.eks. bachelor- eller kandidatuddannelse). Til uddannelser er ofte knyttet en såkaldt uddannelsestype, der anvendes ved indberetningen til Danmarks Statistik. 20
En uddannelse kan være sammensat af et vilkårligt antal uddannelsesdele (også tilknyttet en bekendtgørelse), der hver især udgør en afrundet del af uddannelsen (defineret af institutionerne). For en række uddannelser vil der være valg mellem uddannelsesdele, hvilket indebærer, at den studerende kan sammensætte/kombinere sin uddannelse på forskellige måder. Ved hjælp af de såkaldte modeller kan der defineres de legale kombinationsmuligheder af uddannelsesdele, der gælder for en uddannelse. Eksempler på uddannelsesdele er Sidefag, Basisår og 1.-2. semester. Studieretninger: I tilknytning til uddannelser, uddannelsesdel samt uddannelsesrammer og studieordninger (nærmere beskrivelser følger) findes studieretninger. Begrebet studieretning kan normalt oversættes med fag (f.eks. engelsk, samfundsfag eller matematik). Samme studieretning kan være knyttet til et vilkårligt antal uddannelser, uddannelsesdele mv. Studieretninger kan enten være fast knyttet til uddannelser, uddannelsesdele og uddannelsesrammer eller være valgfri studieretninger. Der er tale om en fast studieretning, hvis der til en uddannelse, uddannelsesdel eller uddannelsesramme kun findes én bestemt studieretning. Studieordninger vil altid have fast studieretning. Uddannelsesrammer: I STADS indskrives de studerende teknisk ikke til en uddannelse, men til en såkaldt uddannelsesramme (forkortet ramme ). En uddannelsesramme består af/henviser til en uddannelse/uddannelsesdel, en indskrivningshjemmel (ordinær, åben uddannelse, gæstestuderende, adgangskursus og Ph.d.), en administrativ enhed (oplysninger følger) en dato for ikrafttræden samt normalt en (fast) studieretning. For samme uddannelse vil der kunne oprettes et vilkårligt antal uddannelsesrammer, hvilket bl.a. er tilfældet for de humanistiske uddannelser, hvor der til bacheloruddannelsen er oprettet en uddannelsesramme pr. studieretning (f.eks. bacheloruddannelse i engelsk, og bacheloruddannelse i dansk). En uddannelsesramme kan også være en såkaldt enkeltfagsramme 1, hvor den studerende ikke indskrives til en uddannelse med studieordning, men i stedet vælger et eller flere enkeltfag (undervisnings- og/eller eksamensaktiviteter). Studieordninger: En studieordning i STADS er opbygget på baggrund af de af studienævnene udarbejdede studieordninger (i STADS terminologi også benævnt papirstudieordninger ). En studieordning i STADS er entydigt knyttet til en uddannelse (normalt uddannelsesdel), studieretning og en administrativ enhed. Et eksempel på en studieordning er Sidefag (uddannelsesdel) i engelsk (studieretning) under Studienævnet for Fremmedsprog (administrativ enhed). En studieordning består af eksamensaktiviteter (se også nedenstående) samt grupper af aktiviteter. Gruppe af aktiviteter oprettes med henblik at organisere eksamensaktiviteterne på en hensigtsmæssig måde. I de tilfælde, hvor det er muligt, oprettes der f.eks. gruppe for hvert semester, som studieordningen omfatter (f.eks. en grupper for 1. semester, 2. semester osv.). Endvidere oprettes der grupper, hvis visse aktiviteter er obligatoriske og andre valgfri (obligatoriske aktiviteter placeres i en gruppe; de valgfri i en anden gruppe). 1 Findes kun for rammer med indskrivningshjemmel åben uddannelse eller gæstestuderende. 21
Eksamensaktiviteter: En eksamensaktivitet er i STADS defineret som det element ét (og kun ét) resultat kan knyttes til. Til samme eksamensaktivitet kan der være knyttet til antal muligheder med dertil knyttede prøver. Det giver mulighed for, at man til samme eksamensaktivitet kan gå til eksamen på forskellige måder (f.eks. 7 dages hjemmeopgave og/eller 4 timers skriftlig eksamen ). Om eksamensaktiviteter er endvidere registreret aktivitetens belastning (omfang i årsværk eller moduler mv.), aktivitetsgruppekode (relevant ved STÅ indberetning) samt administrativ enhed. Regler: Til såvel institutionen, bekendtgørelser uddannelsesrammer, uddannelser, uddannelsesdele, studieordninger, grupper samt undervisnings- og eksamensaktiviteter kan man knytte de såkaldte regler. Reglerne kan inddeles i forskellige kategorier afhængig af deres virkefelt (f.eks. tilmeldingsregler, beståelsesregler og tidsgrænseregler). Reglerne udgør i et væsentligt omfang grundlaget for STADS intelligens - den såkaldte regelchecker, der hjælper med at kontrollere de studerende adfærd og beståelse. Administrative enheder: Til en række uddannelsesdata er knyttet administrative enheder, der bedst kan oversættes med begrebet ejer. De administrative enheder er opbygget i et hierarki, hvor det øverste niveau er universitetet, der består af de tre fakulteter, der igen er sammensat af et antal studienævn (der i visse tilfælde er yderligere opdelt). Som udgangspunkt vil uddannelsesdatas administrative enhed være et studienævn. Kodestruktur i STADS Dette kompendie informerer om kodestrukturen, der anvendes i STADS. Der anvendes eksempler fra Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (SAMF). Strukturen for de øvrige fakulteter er identiske. Det er kendetegnende, at Det teknisk, naturvidenskabelige Fakultet (INS) koder starter med I og U (Efter- og Videreuddannelse), Det sundhedsvidenskabelige Fakultet starter med M og V, Det Humanistiske Fakultet (HUM) starter med H, og SAMF starter med S: Strukturen er angivet således: 1. Bekendtgørelser 2. Koder på uddannelsesrammer 3. Koder på studieordninger 4. Koder på grupper 5. Koder på eksamensaktiviteter 6. Koder undervisningsaktiviteter. 1. Bekendtgørelser Bekendtgørelser i STADS er som sådan ikke indbefattet af kodestrukturen. Bekendtgørelser tildeles i STADS det nummer det har i papir-bekendtgørelsen. 22
Eksempelvis bekendtgørelse nr. 495 som er: Bekendtgørelse om fællesbestemmelser om uddannelserne ved Aalborg Universitetscenter (fællesbekendtgørelsen) 2. Uddannelsesrammer I STADS bliver de studerende rent teknisk indskrevet til en uddannelsesramme (og ikke til uddannelser/uddannelsesdele). Kodestrukturen på rammen er som vist nedenstående. Først et eksempel fra historie sidefag. Eksempel SBA1604O (Bacheloruddannelsen i erhvervsøkonomi) S BA 16 04 O S: Giver udtryk for at rammen hører til det Samfundsvidenskabelige Fakultet. B: Bogstavkode for studienævn (alfabetisk rækkefølgevalgt for erhvervsøkonomiuddannelserne i forbindelse med struktureringen af alle uddannelser i STADS). A: Bogstavkode for studieretning (alfabetisk rækkefølgevalgt). 16: Angiver at rammens uddannelse er fra 1-6 semester. 04: Angiver at bekendtgørelsen, som rammen tilhører, er fra 2004 O: Angiver at den studerende er Ordinær studerende (Alternativt kunne der stå G = Gæstestuderende eller A = Efter- og Videreuddannelse) 3. Studieordninger Kodestrukturen på studieordningsniveau minder en del om strukturen på uddannelsesrammerne. Eksempel : SAA12081 (Basis) S AA 12 08 1 S: Giver udtryk for at studieordningen hører til det Samfundsvidenskabelige Fakultet A: Alfabetisk rækkefølgevalgt for Det Samfundsvidenskabelige Basisår i forbindelse med struktureringen af alle uddannelser i STADS. 12: Angiver at studieordningen gælder for 1-2 semester. 08: Angiver at studieordningen er trådt i kraft i 2008 1: Angiver at den givne studieordning er den 1. det givne år. (Der vil normalt stå 1, da det kun er i de færreste tilfælde at der kommer 2 eller flere studieordninger inden for det samme år) Eksempel : SIABT081 (Bacheloruddannelsens Tilvalgsfag i Historie) S IA BT 08 1 S: Giver udtryk for at studieordningen hører til det Samfundsvidenskabelige Fakultet I: Alfabetisk rækkefølgevalgt for socialrådgiveruddannelsen i forbindelse med struktureringen af alle uddannelser i STADS. A: Giver udtryk for den bestemte studieretning. BT: Angiver at studieordningen gælder for Bacheloruddannelsens Tilvalgsfag. 02: Angiver at studieordningen er trådt i kraft i 2008 1: Angiver at den givne studieordning er den 1. det givne år. (Der vil normalt stå 1, da det kun er i de færreste tilfælde at der kommer 2 eller flere studieordninger inden for det samme år) 23
4 Koder på grupper Kodestrukturen er grupper er dannet på samme måde som i studieordningsstrukturen SAA120076 (1.-2. semester) S AA 12 0076 S: Giver udtryk for at eksamensaktiviteten hører til det Samfundsvidenskabelige Fakultet A: Giver udtryk for at det er Basisåret, der defineres. A: At det er den bestemte studieretning. 12: Angiver at det er 1-2 semester vi har med at gøre 0076: Er et løbenummer der udtrykker at det er eksamensaktiviteten Videnskabsteori vi i dette tilfælde har fat i. 5. Eksamensaktiviteter Kodestrukturen på eksamensaktiviteterne minder i den overordnede opbygning om de koder vi har set på uddannelsesrammerne og studieordningsniveau. Eksempel: SAA2200106S (Videnskabsteori på Basisåret) S AA 22 0106 S S: Giver udtryk for at eksamensaktiviteten hører til det Samfundsvidenskabelige Fakultet A: Giver udtryk for at det er Basisåret, der defineres A: Giver udtryk for den bestemte studieretning. 22: Angiver at prøven eksamineres på 2 semester 0106: Er et løbenummer der udtrykker at det er eksamensaktiviteten Videnskabsteori vi i dette tilfælde har fat i. S: Angiver at det er en intern mundtlig prøve. 6. Undervisningsaktiviteter Koderne på undervisningsaktiviteterne er nærmest identisk med koderne på eksamensaktiviteterne - dog er det sidste tegn altid et U. Eksempel: SAA2200106U (Videnskabsteori på Basisåret) S AA 22 0106 U S: Giver udtryk for at eksamensaktiviteten hører til det Samfundsvidenskabelige Fakultet A: Alfabetisk rækkefølgevalgt for Det Samfundsvidenskabelige Basisår i forbindelse med struktureringen af alle uddannelser i STADS. A: At det er den bestemte studieretning. 22: Angiver at undervisningen er på 2 semester 0106: Er et løbenummer der udtrykker at det er undervisningsaktiviteten Videnskabsteori vi i dette tilfælde har fat i. U: Angiver at der er tale om en undervisningsaktivitet. 24