Gratis guide SÅDAN SPARES OP TIL 40 % AF PRODUKTIONSTIDEN PÅ POWERPOINT PRÆSENTATIONEN

Gratis guide SÅDAN SPARES OP TIL 40 % AF PRODUKTIONSTIDEN PÅ POWERPOINT PRÆSENTATIONEN

Indledning Alle der arbejder med præsentationer kender til udfordringen - det tager lang tid at producere en god Power- Point præsentation, og så overholder den alligevel sjældent de officielle corporate guidelines. Forklaringen er, at medarbejderen der skal lave præsentationen, ofte hverken har fået træning i effektiv produktion eller brug af funktioner får ikke tilstrækkelig hjælp fra virksomheden til f.eks. opsætning og genbrug af slides. Analyser fra Microsoft viser, at brugerne typisk kun kender 10 % - 15 % af funktionerne i PowerPoint, hvorfor mange vil opleve store tidsbesparelser alene ved at kende til smartere funktioner og måder at gøre tingene på. De helt store effektiviseringsgevinster og forbedringer fås dog kun når brugerne får adgang til professionelle værktøjer, hvor alt der kan automatiseres, tages ud af produktionstiden - og relevante præsentationer genbruges og deles med andre brugere. Vidensdeling- og automatisering af PowerPoint-produktionen griber overordnet ind to steder: 1. Automatisering gør at virksomheden overtager kontrollen med templates, logoer, farver, fonte, billeder, styling af grafer mv. 2. Automatisk vidensdeling og genbrug på tværs af afdelinger og medarbejdere sikrer at den dybe tallerken ikke skal opfindes flere gange. En måling udført af Damco, som har 11.000 brugere, der løbende udvikler PowerPoint-præsentationer viste, at man opnåede en tidsbesparelse på helt op til 40 % af produktionstiden, da brugerne gik fra traditionel- til automatiseret produktion. SkabelonDesign udvikler Brand Management Tools til Microsoft Office. Løsningerne benyttes af offentlige og private virksomheder til at sikre konsistens og effektivitet i arbejdet med visuel identitet og kommunikation. Vores kunder repræsenterer 650.000 brugere fordelt på både offentlige og private organisationer. SkabelonDesigns produkter anvendes blandt andre af A.P. Møller-Mærsk, Carlsberg, Coloplast, Danisco, DI, DONG Energy, DSB, Egmont, FLSmidth, IKEA, Novo Nordisk, Novozymes, Nykredit, PANDORA, Politiet, Rambøll, Region Hovedstaden, SEB, TDC, Telenor, VELUX, Vestas, samt 5 universiteter, 7 ministerier, 12 styrelser og 14 kommuner. ØSTERGADE 36, 3-1100 KØBENHAVN K. - +45 7020 7247 - WWW.SKABELONDESIGN.DK 2

Hvor findes rationaliseringsgevinsten? Du kan opnå massive tidsbesparelser, hvis du løbende møder et par af disse udfordringer. 1. Vi har fået et nyt design og ved ikke om medarbejderne har opdateret deres dokumenter. 2. Fra corporate niveau har vi svært ved at sikre at brandidentiteten overholdes i PowerPoint mellem brugere og afdelinger. 3. Vi har svært ved at overholde den visuelle identitet hos alle brugere. 4. Vores brandansvarlige får sjældent opdateret alle præsentationer med de nyeste designs. 5. Vi har svært ved at overføre vores design til grafer. 6. Vores brugere kan ikke genbruge slides fra corporate præsentation med mindre vi sender dem ud via e-mail eller intranet. 7. Vi har svært ved at finde gode slides, vi tidligere har udviklet. 8. Vi udvikler ofte slides, der minder om noget vi har lavet før. 9. Vi spilder tiden på at udvikle slides, andre har lavet før, men med kun få ændringer. 10. Vi bruger meget tid på formatering af grafer og billeder. 11. Vi har ikke kontrol over, om brugerne anvender vores ikoner, billeder, kort og illustrationer. 12. Vi kan ikke se om billeder ligger i den ønskede kvalitet eller om der er restriktioner for brug af billederne. 13. Vi har svært ved at styre, hvilke fonte brugerne anvender. 14. Vi har svært ved at få en ensartet og hurtig opdatering af statiske tekster - f.eks. minutpriser, produktnavne og personer. 15. Vi har svært ved at sikre fuld opdatering til de nyeste juridiske tekster og disclaimers fra land til land. 16. Vi kan ikke styre forskelle mellem intern- og ekstern produktion. 17. Vi mangler kontrol med, hvilke brugere der har adgang til de ønskede informationer. På de kommende sider viser vi praktiske eksempler på, hvordan man kan opnå massive rationaliseringsgevinster. 3

Sådan opnås massive tidsbesparelser på automatisering af indstillinger De fleste PowerPoint præsentationer overholder ikke corporate marketing guidelines uden hjælp fra centralt hold, da placering af logo, fonte, farver og så videre skal defineres af brugeren. Hvis det skal stå helt rigtigt, tager det lang tid at rette til. Automatisering kan hjælpe brugerne med at gøre det rigtigt hver gang, uden at der skal bruges tid på at tænke på designet. Se, hvor nemt det er her: - Vælg mellem virksomhedens egne templates fra det skræddersyede menupunkt. Fonte, farver og layout er altid i overensstemmelse med virksomhedens visuelle identitet. 4

Vælg skabelon PowerPoint-skabeloner ligger typisk i forskellige versioner på brugernes computere, hvor der ofte ophober sig mange dokumenter, der ikke er godkendt i corporate marketing. Automatiseret styring fra corporate marketing sikrer, at medarbejderne kun kan vælge de seneste skabeloner. Se, hvor nemt det er her: 1. Klik på Vælg Skabelon/Select template og vælg den ønskede skabelon. Fortsætter 5

Vælg skabelon - fortsat 2. Udfyld dialogboksen klik på Opret/Insert. 3. Skabelonen oprettes med korrekt opsætning og indhold. 6

Sådan sparer du tid på produktion af grafer For mange brugere tager det 5-10 minutter at oprette og tilpasse en graf, så den står rigtigt og overholder den godkendte corporate designguide med de rigtige farver og styling. Du kan komme helt ned på en produktionstid på ca. 1 minut på at oprette en graf, der står helt rigtigt med få klik, når design og styling er automatiseret. 1. Klik på hele diagramboksen, vælg din virksomhedsmenu og Insert Chart. 2. Vælg graftype og klik OK. 7

Sådan sparer du tid på produktion af grafer - fortsat 3. Indtast data i regneark. 4. Luk Excel og din graf står som jeres coporate guidelines. 8

Sådan optimeres billedbehandling I mange virksomheder kommer medarbejderne uforvarende til at bruge billeder, der: - er forældede - ikke er blevet købt licens til - ikke er godkendt af corporate marketing - ikke findes i de ønskede formater og opløsninger Når corporate marketing kan definere og styre, hvilke billeder medarbejderne skal have adgang til, opnås der en betydelig fordel: Brugernes til reduceres markant, og samtidig opnås et resultat, der altid overholder corporate guidelines. Se, hvor nemt det er her: 1. Klik på det felt der skal indeholde et billede. Fortsætter 9

Sådan optimeres billedbehandling - fortsat 2. Klik på ImageShopper i virksomhedsmenuen. 3. Klik på det ønskede billede i databasen. Fortsætter 10

Sådan optimeres billedbehandling - fortsat 4. Billedet beskæres automatisk til det valgte felt. 11

Sådan indsættes standardoplysninger Mange virksomheder har behov for styring af statiske tekster, der altid skal stå korrekt. Det kan have omfattende negative konsekvenser, hvis de statiske tekster har fejl. Det kræver mange interne tidsressourcer på korrekturgange og kontrol mellem medarbejdere i flere afdelinger at sikre, at f.eks. juridiske tekster indeholder de rigtige oplysninger. Automatisering og rettighedsstyring af centrale felter i PowerPoint-præsentationer gør, at det kun er en person/ afdeling med brugeradgang der kan rette i feltet. Det bevirker at brugerne altid har den senest opdaterede tekst fra den stabsfunktion, der ejer feltet. Det kan f.eks. være HR, juridisk afdeling, marketing, økonomi mv. Se, hvor nemt det er her: 1. Udfyld dialogboksen der automatisk vises ved opstart. Fortsætter 12

Sådan indsættes standardoplysninger - fortsat 2. Klik Insert. 3. Teksten indsættes automatisk de forudindstillede steder. 13

Gem som PDF Mange brugere af PowerPoint møder kunder, der efterspørger at få en præsentation udleveret. Dette udgør ofte en udfordring, da man ikke ønsker en nem editerbar adgang til f.eks modeller, eller der kan ligge fortrolige data gemt, man ikke vil udlevere. En nem måde at komme ud over den udfordring er at kunne konvertere filen til PDF. Se, hvor nemt det er her: 1. Klik på Gem som PDF/Save as PDF i virksomhedsmenuen. 2. Klik Opret/Publish. 14

Deling af PowerPoint slides I de fleste virksomheder skal brugerne udvikle deres egne slides fra bunden, hver gang der skal laves en ny præsentation. Der kan derfor opnås massive tidsbesparelser når virksomheden deler viden medarbejderne imellem. De fleste kan forestille sig, hvor meget tid der kan spares, hvis man f.eks. kan se at den model der skal udvikles allerede ligger i et brugbart format - eller generelle informationer om virksomheden er lige til at kopiere ind - uden at informationerne skal skrives forfra. Se, hvor nemt det er her: 1. Klik på SlideShopper i virksomhedsmenuen. 2. Vælg den relevante gruppering. Fortsætter 15

Deling af PowerPoint slides - fortsat 3. Find det ønskede slide. 4. Dobbeltklik for at indsætte. 16

Sprogversionering og korrektur Autokorrektur kan normalt kun udføres på én slide ad gangen. Automatisering gør, at det i dag er muligt for systemet, at læse alle slides i præsentationen samtidig. Brugeren vælger bare det ønskede sprog, og så kan man rette evt. fejl. Se, hvor nemt det er her: 1. Klik på Vælg Sprog/Set Language i virksomhedsmenuen. 2. Vælg ønskede indstilling og klik OK. 17