ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. marts 2012 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 23. februar 2012 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit H. Jørming, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Jesper Langkilde, Erik Bengtsson, Erling Schrøder, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, John Monberg, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Lars Ulrik Hansen Åben del Sag 7870 Godkendelse af referat Sag 7871 Revisionsprotokol Sag 7872 Regnskab for selskabet og dets afdelinger - revisionsberetning Sag 7873 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7874 Udlejningsforhold Sag 7875 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7876 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 7877 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7878 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 Sag 7879 Selskabets beretning 2010/11 Sag 7880 Repræsentantskabsmøde den 19. marts 2012 Sag 7881 Styringsdialog 2012 Sag 7882 Fjernvarme Sag 7883 Bowlingturnering Sag 7884 Orientering fra administrationen Sag 7885 Kredsudvalget Sag 7886 Fritidsudvalget Sag 7887 BL-cirkulærer Sag 7888 Eventuelt Sag 7889 Næste møde Sag 7890 Øvrige datoer Lukket del Sag 7891 Eventuelle sager til behandling
Åben del 7870 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 26. januar 2012 er udsendt den 2. februar 2012. Godkendt. 7871 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 11. maj 2011 vedrørende byggeregnskab for Pileparken 6/8, siderne 559-561 er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. maj 2011. Videre foreligger revisionsprotokollat siderne 562 575 knyttet til regnskabet afslutning for 2010/11. Der henvises til nærværende dagsordenspunkt 7872. 7872 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning B-sag Regnskabet for selskabet og dets afdelinger for perioden 1. oktober 2010 til 30. september 2011 foreligger til underskrift af bestyrelsen på mødet. Kopi af endeligt regnskab for selskabet 2010/11 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Endvidere forelå revisionsprotokollater samt spørgeskema 2010/11 tillige til underskrift på mødet. Kopi af spørgeskema for 2010/11 udsendtes til bestyrelsen med nærværende dagsorden. Kopi af revisionsprotokollat for 2010/11, siderne 562-575 vedrørende årsregnskabet blev udleveret til bestyrelsesmødet den 26. januar 2012. Da Statsautoriseret revisor Bjarne Ingstrup, Revisionsinstituttet A/S meldte afbud til mødet, blev regnskabet for 2010/11 fremlagt af Jesper Loose Smith. 2
Afdelingsregnskaberne behandles i januar og februar 2012 på afdelingsmøderne subsidiært afdelingsbestyrelserne (afhængig af, hvilken ordning de enkelte afdelinger har vedtaget). Endelig behandling af selskabets regnskab sker af Repræsentantskabet på mødet den 19. marts 2012. I henhold til beslutning på Repræsentantskabsmødet i 1997 er endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber henlagt til bestyrelsen. Vi har fra afdelingsbestyrelsen i Søborgparken modtaget brev af 13. februar 2012 (udleveret til mødet), hvori de meddeler, at de ikke kan godkende afdelingsregnskabet for 2010/2011, da de mener, at fordelingen af fællesudgifterne fortsat ikke er i overensstemmelse med de tinglyste vedtægter. Kommentarer: Afdelingsbestyrelsen har ved brev 31. januar 2011 til Gladsaxe Kommune Byrådssekretariatet indbragt forholdene for kommunen omkring afdelingsregnskabet 2009/2010 Gladsaxe Kommunes tilbagemelding herpå afventes stadig, og da der ikke er nogen afklaring af afdelingsregnskabet for 2009/2010, kan afdelingsbestyrelsen ikke godkende regnskabet for 2010/2011. I henhold til gældende lovgivning (ALB 42) skal boligorganisationens bestyrelse indbringe eventuelle tvistligheder mellem bestyrelsen og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab for kommunalbestyrelsen, der træffer den endelige administrative afgørelse. Under henvisning hertil indstilles det, at bestyrelsen tager regnskabet for 2010/11 for Søborgparken til efterretning og indbringe spørgsmålet om regnskabets endelige godkendelse for Gladsaxe Byråd. Repræsentantskabet orienteres om anførte forbehold i forbindelse med mødet 19. marts 2012, hvor forbeholdet ligeledes tilføres mødets referat. Det indstilles, at regnskabet for 2010/2011 for Søborgparken tages til efterretning til videre fremsendelse til Gladsaxe Kommune. Det indstilles endvidere, at Organisationsbestyrelsen på mødet godkender og underskriver regnskab for 2010/2011 for følgende afdelinger, da disse ikke har en afdelingsbestyrelse: * 06 Hulegårdsparken * 19 Buddingevej 203 205 * 24 Pileparken 7 * 34 Stationsparkens børneinstitution * 38 Kiplingsgaarden * 40 Buddinge Mølle * 44 Punkthuset 4., 5. og 9. sal 3
Indstillingen om at regnskabet for 2010/11 for Søborgparken tages til efterretning til videre fremsendelse til Gladsaxe Byråd fulgtes. Regnskab for 2010/11 samt revisionsprotokollater og spørgeskema for boligorganisationen/selskabet inkl. regnskab for ovenstående afdelinger blev godkendt og underskrevet. 7873 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 26. januar 2012 * Kopi af brev dateret den 26. januar 2012 til samtlige afdelingsbestyrelser samt varmemestre vedrørende afdelings-/budgetmøder 2012 * Notat dateret den 24. januar 2012 vedrørende den boligsociale Helhedsplan i Høje Gladsaxe Udsendt den 9. februar 2012 * Kopi af ansøgning til Fritidsudvalget fra ABIG Champions League s bestyrelse vedrørende ansøgning om tilskud på 12.500 kr. til afholdelse af afslutningsfest 7874 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for januar 2012 er udsendt den 2. februar 2012. 4
7875 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere B-sag Jf. sag 7766 på bestyrelsens møde den 22. september 2011 er Gladsaxe Kommune ansøgt om dispensation for opsætning af individuelle varmemåler som vedtaget på afdelingsmødet i nedenstående afdelinger: * 05 Pileparken 1 * 07 Pileparken 2 * 11 Pileparken 3 * 12 Pileparken 4 * 21/16 Pileparken 6/8 * 24 Pileparken 7 * 18 Kildeparken 1 * 28 Kildeparken 3 * 32 Kildeparken 4 * 13 Stationsparken 1 * 29 Stationsparken 2 * 22 Torveparken Gladsaxe Kommune har i breve af 3. februar 2012 givet afslag på vores dispensationsansøgninger. Som kortfattet begrundelse for afslagene angiver kommunen, at det ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, at der er negativ økonomi ved opsætning af varmefordelingsmålere. Kopi af et eksempel på afslag for afdeling 18 Kildeparken 1 var vedlagt. Der er således ikke flere boligafdelinger, der har dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere. Der ønskes en dialog om, hvorledes vi skal forholde os til afslagene skal der klages igen, eller skal processen for opsætning af varmemålere igangsættes. Tillige ønskes en dialog om, hvorledes det er hensigtsmæssigt at involvere beboerdemokratiet, i tilfælde af at processen skal igangsættes. Tidligere er beslutninger herom truffet i afdelingsbestyrelserne. Afslagene blev taget til efterretning, og det blev besluttet ikke at klage over disse. Gladsaxe Kommune orienteres herom. Endvidere tilskrives kommunen om, at fristen som er inden den 19. marts 2012 for opsætning af varmemålere, ikke er mulig med baggrund i den beboerdemokratiske proces samt udbud. Varmeregnskabsperioden følger tillige kalenderåret. Varmemålere vil derfor være opsat inden den 1. januar 2013. 5
Derudover tilskrives afdelingsbestyrelserne om beslutningen samt at de sammen med deres inspektør igangsætter processen. Hvis beboerne skal inddrages, skal afdelingsbestyrelserne foranstalte dette, og det skal oplyses i de kommende beretninger på afdelingsmøderne. b. Afdeling 27 Vadgårdsparken indskudsforhøjelse B-sag Afdelingsbestyrelsen i Vadgårdsparken anmoder ved rapport af 9. februar 2012 om forhøjelse af indskud til maksimum. Jf. BL informerer nr. 54 2011 kan indskuddet i 2012 hvis dette skønnes ikke at kunne dække rimelige udgifter til istandsættelse ved fraflytning forhøjes til 222 kr. uden kommunalbestyrelsens godkendelse, jf. 48 stk. 2 i lov om leje af almene boliger. For de gængse boligtyper i Vadgårdsparken vil en forhøjelse udgøre: Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 173 kr./m² 222 kr./m² 55,1 9.553 kr. 12.232 kr. 2.679 kr. 83,5 14.470 kr. 18.537 kr. 4.067 kr. 97,9 16.980 kr. 21.734 kr. 4.754 kr. Set i lyset af det i forvejen relativt høje indskud/husleje, vurderes det, at en forhøjelse til 222 kr. vil kunne medfører udlejningsvanskeligheder, hvorfor det indstilles, at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen med anbefaling af at begrænse indskudsforhøjelsen til 180 kr. pr. m². Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 173 kr./m² 180 kr./m² 55,1 9.553 kr. 9.918 kr. 365 kr. 83,5 14.470 kr. 15.030 kr. 560 kr. 97,9 16.980 kr. 17.622 kr. 642 kr. Notat af 2. januar 2012 vedrørende oversigt over tidligere indskudsforhøjelser i selskabets afdelinger var vedlagt til orientering. Indstillingen om at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen med anbefaling af at begrænse indskudsforhøjelsen til 180 kr. pr. m² fulgtes. 6
c. Kildeparken 4 Vedligeholdelsesreglement B-sag Vedligeholdelsesreglement med de ændringer der vedtoges på det ordinære afdelingsmøde den 4. maj 2011 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen med indstilling om godkendelse. Godkendt. 7876 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Jf. udsendte skrivelser har Gladsaxe Kommune og Landsbyggefonden godkendt skema B. Den sidste kontraktmæssige hindring for en igangsættelse er dermed elimineret. Vi forventer således en opstart i entreprisen medio februar 2012. Der arbejdes på et arrangement omkring opstart af renovering en slag byggepladsskiltafsløring med taler og presse samt en foreløbig udlejningsbrochure. 7877 Støtte til visse boligafdelinger E-sag Ingen sager til behandling. 7
7878 Afdeling 19 Buddingevej 203 205 E-sag Der henvises til sag 7836 bestyrelsens møde den 15. december 2011 hvor rammerne for skema B blev godkendt. Det kan oplyses, at vores bygherreforretningsfører KUBEN har fået indrapporteret det endelige skema B og det behandles på Byrådets møde den 14. marts 2012. 7879 Selskabets beretning 2010/11 E-sag Udkast til beretning for selskabet 2010/11 inkl. redaktionelle rettelser blev forelagt på mødet. 7880 Repræsentantskabsmøde den 19. marts 2012 E-sag Det nedsatte udvalg orienterede om indlæg og program til Repræsentantskabsmødet. I henhold til tidligere aftale på bestyrelsens møde den 24. november 2011, sag nr. 7818, er det aftalt, at der afholdes formøde samme dag kl. 17.30 i mødelokalet på administrationens kontor. En afklaring om hvorvidt mødet skal afholdes fra kl. 17.00 aftales til mødet. Efter mødet deltages der i den fælles spisning fra kl. 18.00 til kl. 18.30 på Marielyst Skole i aulaen. Til efterretning med orientering om at formødet afholdes kl. 17.00. 8
7881 Styringsdialog 2012 E-sag Gladsaxe Kommune har ved brev af 20. januar 2012 udsendt til bestyrelsen den 20. januar 2012 inviteret til dialogmøde den 8. juni 2012. Der ønskes en dialog omkring eventuelle punkter, som bestyrelsen ønsker behandlet på styringsdialogmødet den 8. juni 2012. Processen omkring regnskab 2010/11 er som tidligere beskrevet i sag 7817 på bestyrelsens møde den 24. november 2011. Styringsrapport for regnskab 2009/10 inkl. oplysningsskemaer, revisionsprotokollat samt årsberetning er indrapporteret til Almenstyringssystemet den 7. februar 2012. 7882 Fjernvarme O-sag a. Gladsaxe Fjernvarme Energiselskabet E-on, der er ejer og operatør på LKV-anlæggene i flere af selskabets boligafdelinger, hvor fjernvarmeudbygning er planlagt, har indklaget fjernvarmeudbygningen for energiklagenævnet med påstand om erstatning for investeringerne i LKVanlæggene i stil med de erstatninger, som gasselskabet HMN normalt får. Energiklagenævnet har i december 2011 valgt ikke at afslå klagebehandlingen, hvorfor klagebehandlingen nu pågår. Der er ingen kendt tidshorisont for klagebehandlingens varighed. Fjernvarmeudbygningen pågår mod de boligafdelinger, der fyrer med naturgas. Til efterretning med beslutning om at tilskrive Gladsaxe Fjernvarme og Energiklagenævnet for at fremme sagen. 9
b. Vestforbrændingen Sagen pågår som tidligere orienteret. 7883 Bowlingturnering B-sag Ejendomsfunktionærernes Klub har ved brev af 9. februar 2012 ansøgt om et tilskud på 12.000 kr. til afholdelse bowlingturnering, der afholdes den 16. marts 2012 i Gladsaxe Bowlinghal. Kopi af ansøgning udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Godkendt. 7884 Orientering fra administrationen O-sag Virksomhedsnævnet har på sit møde den 10. januar 2012 drøftet forankringen i boligorganisationen med henblik på synliggørelse af nævnets opgaver. På mødet var der enighed om videredrøftelse af nævnets opgaver, således at man i fællesskab kan fastlægge rammer og principper for det videre arbejde. Nævnets opgaver er beskrevet i Samarbejdsaftalen mellem Kooperation og LO i 2009 og en nærmere beskrivelse heraf findes i den udleverede folder og er beskrevet i afsnit 3 pkt. 3.1. 10
7885 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 8. december 2011. Referat herfra er udsendt den 5. januar 2012. Næste møde i udvalget afholdes den 8. marts 2012. 7886 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 23. januar 2012. Referat herfra er udleveret til bestyrelsen på mødet den 26. januar 2012. Næste møde i udvalget afholdes 27. februar 2012. 7887 BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 01 af 12. januar 2012 vedrørende Oversigt over udsendte BL Informerer 2011 * BL informerer nr. 02 af 12. januar 2012 vedrørende Ny støttebekendtgørelse nr. 1226 af 14. december 2011 * BL informerer nr. 03 af 6. februar 2012 vedrørende Fratrædelsesalder for ejendomsfunktionærer * BL informerer nr. 04 af 8. februar 2012 vedrørende Lidt mere af det hele på facaden 11
7888 Eventuelt O-sag a. Høje Gladsaxe Flemming Larsen gav en kort orientering fra Høje Gladsaxe om møde med politiet omsituationen i bebyggelsen. b. Lokal afledning af regnvand For at fremme viden om lokal afledning af regnvand (LAR), arrangeres der for bestyrelsen og Kredsudvalget en studietur til Malmø, hvor der findes mange gode eksempler herpå. 7889 Næste møde O-sag Ekstraordinært bestyrelsesmøde af holdes den 19. marts 2012. Tidspunkt afklares på mødet jf. sag 7880. Mødet afholdes kl. 17.00. Næste ordinære møde afholdes den 22. marts 2012. 12
7890 Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 23. februar 2012 er udsendt den 16. februar 2012 * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 23. februar 2012 udsendes den 1. marts 2012 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. marts 2012 * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. marts 2012 13
Lukket del 7891 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 14
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x Boligsocial Helhedsplan x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Dispensation varmemålere x Rygepolitik selskabslokaler x 15