Esbjerg Kommune Udbudsmateriale vedrørende revisionsopgave for Ny Økonomi Juni 2006
Esbjerg Kommune 1 INDLEDNING... 4 1.1 AFTALENS OMFANG...4 1.2 FORHOLD VEDRØRENDE TILBUD...5 1.3 BESLUTNINGSPROCEDURE...6 1.3.1 KONTAKTPERSONER...6 1.4 MISLIGHOLDELSE...6 1.5 FORCE MAJEURE OG ANDRE ANSVARS FRIHEDSGRUNDE...6 1.6 OPSIGELSE...7 1.7 OVERDRAGELSE...7 2 DEN LOVPLIGTIGE REVISION... 8 2.1 REVISIONSOPGAVENS OMFANG...8 2.2 REVISIONENS UDFØRELSE...8 2.3 REVISORS ROLLE...9 2.4 REVISORS RAPPORTERING...9 2.5 SAMARBEJDE MELLEM ESBJERG KOMMUNE OG REVISIONEN...9 3 TILKØBSYDELSER... 11 4 TILDELINGSKRITERIER... 12 5 DISPOSITION FOR TILBUD... 13 5.1 INDLEDNING...13 5.2 PRIS...13 5.3 REVISIONSPLAN OG-METODIKKER...14 5.4 KVALITETSSIKRING...14 5.5 REVISIONSTEAMET...14 5.6 REFERENCE...14 5.7 TRO OG LOVEERKLÆRING SAMT SERVICEATTEST...14 5.8 FORSIKRING...15 5.9 HÆFTELSE...15 5.10 SIKKERHEDSSTILLELSE...15 5.11 KONTRAKT OG REVISIONSREGULATIV...15 6 BESKRIVELSE AF ESBJERG KOMMUNE... 16 2
6.1 POLITISK ORGANISATION...16 6.2 ADMINISTRATIV ORGANISATION...17 6.3 ESBJERG KOMMUNE I HOVEDTAL...17 6.4 MÅL, BUDGETTER OG REGNSKABER...17 6.5 REGNSKABSAFSLUTNINGEN...17 6.6 REGNSKABSOMRÅDER...18 6.7 IT-ANVENDELSE I ESBJERG KOMMUNE...18 6.8 ØKONOMISYSTEM I ESBJERG KOMMUNE...18 7 BILAG... 19 3
Esbjerg Kommune 1 Indledning I henhold til bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter BEK nr. 937 af 16.09.2004 udbyder Ny revisionsopgaven i udbud. Kommunerne Bramming, Esbjerg, Ribe samt Grimstrup sogn fra Helle Kommune sammenlægges den 1.1.2007 og bliver dermed til den nye. Derudover overtager Ny Esbjerg Kommune institutioner, opgaver med videre fra Ribe Amt. Ny vil fremover i materialet blive benævnt. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. antager det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 1.1 Aftalens omfang ønsker etableret en kontrakt gældende for en 4-årig periode. Aftalen skal gælde for revision af regnskab 2007 til og med revision af regnskab 2010. Det skal være muligt for at forlænge kontrakten med op til et år på uændrede vilkår. Dette skal der senest gives besked om pr. 1.4.2010. Regnskab 2006 vil blive revideret af revisionsfirmaerne for de nuværende Bramming, Esbjerg og Ribe Kommuner, Ribe Amt samt Helle Kommune for Grimstrup sogn. Der skal gives tilbud på følgende ydelser: Lovpligtig revision, henholdsvis finansiel revision og forvaltningsrevision Tilkøbsydelser: Fast timepris De revisionsopgaver, der skal udføres for, er overordnet fastlagt i følgende love og regulativer: Lov om kommunernes styrelse, lovbekendtgørelse nr. 968 af 2. december 2003 Bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v., BEK nr. 392 af 2. maj 2006 Bekendtgørelse om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations og Ministeriet for Familie- og Forbrugsanliggenders ressortområder. BEK. nr. 119 af 24. februar 2005 s Kasse- og Regnskabsregulativ og dertil hørende bilag/vejledninger s Revisionsregulativ Desuden henvises der til God Offentlig Revisionsskik Dette er ikke en udtømmende liste. Revisionen er forpligtet til at holde sig orienteret med lovgivning og andre regler herunder EU-regler, der har betydning for løsning af opgaven. 4
1.2 Forhold vedrørende tilbud Tilbuddet skal være skriftligt og være skrevet på dansk. forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk og forventer at al kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid kan ske på dansk. forbeholder sig i øvrigt ret til at forkaste samtlige tilbud, der ikke opfylder tilbudsbetingelserne. Tilbuddet skal være i hænde senest den 21. august 2006 kl. 12.00 (lokal tid). Det skal stiles til: Borgmesterens forvaltning Økonomi Torvegade 74 DK-6700 Esbjerg Tilbuddet skal udarbejdes i 4 papireksemplarer og i 1 elektronisk eksemplar på cd-rom. Det skal lægges i en kuvert, hvorpå der står Fortroligt, må ikke åbnes - Tilbud på revisionsopgave. Økonomi registrerer tilbud ved modtagelse og returnerer efterfølgende bekræftelse på modtagelse af tilbud til tilbudsgiver. I tilfælde af, at tilbuddet afleveres personligt, vil der ligeledes blive udstedt en bekræftelse på modtagelse. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbning af tilbud eller få oplysninger om indholdet heraf. Tilbuddene vil blive åbnet samlet den 21. august 2006 i Økonomi i Esbjerg. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud til og med den 31. december 2006. Omkostninger som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med udarbejdelse af tilbud, er udbyder uvedkommende. Tilbuddet returneres ikke. Den valgte revision må ikke videregive opgaven til en underleverandør. Tilbud gives i DDK i 2006 priser eksklusiv moms. Vederlagsregulering sker en gang årligt. Regulering sker på baggrund af Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Første regulering er den 1. april 2008 vedrørende 2007 baseret på forskellen mellem gennemsnit 2006 og 2007 i nettoprisindekset. Såfremt der er spørgsmål til dette udbudsmateriale, skal disse sendes skriftligt til ovenstående adresse. Alle svar vil ligeledes blive givet skriftligt. Alle spørgsmål og svar vil blive tilsendt samtlige tilbudsgivere. Alle spørgsmål vil blive behandlet anonymt, og det vil ikke blive oplyst til øvrige tilbudsgivere, hvem der har rettet henvendelse. Alle spørgsmål skal være i hænde senest den 31. juli 2006 kl. 12.00. Fristen for at besvare disse spørgsmål udløber den 7. august 2006. forbeholder sig ret til drøftelse med tilbudsgiver med henblik på præcisering af indhold af tilbud, men dette kun på en sådan måde, at der ikke opstår forskelsbehandling og konkurrencefordrejning. 5
1.3 Beslutningsprocedure De modtagne tilbud vil blive sagsbehandlet af Økonomi i Borgmesterens Forvaltning i Esbjerg. Den administrative styregruppe fremsender indstilling til sammenlægningsudvalget. Kommunens øverst styrende organ er byrådet. Det betegnes i 2006 som sammenlægningsudvalget. Indstillingen forventes at blive politisk behandlet i sammenlægningsudvalget senest den 4. oktober 2006. 1.3.1 Kontaktpersoner Økonomichef Kurt Knippel tlf. nr. 7616 1040 Kontorchef Merete Pedersen tlf. nr. 7616 1050 1.4 Misligholdelse Ved misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. Den ikke-misligholdende part kan således alt efter de konkrete foreliggende omstændigheder: - fastholde aftalen - kræve forholdsmæssigt afslag - hæve aftalen - kræve erstatning Ved væsentlig misligholdelse vil således være berettiget til at hæve aftalen. Væsentlig misligholdelse foreligger for eksempel: Hvor revisionsfirmaet bliver dømt for forhold, der kan rejse tvivl om revisionsfirmaets hæderlighed, Hvor revisionsfirmaet standser sine betalinger eller hvis tilbudsgivers bo undergives konkursbehandling, Hvor revisionsfirmaet ikke overholder de i lovgivningen fastsatte tidsfrister Såfremt hæver aftalen, er revisionsfirmaet forpligtiget til at godtgøre Esbjerg Kommune de udgifter, der er forbundet med misligholdelsen herunder blandt andet merudgifter, der vil være ved at skulle antage et andet revisionsfirma i resten af aftaleperioden. Eventuelle tvister afgøres efter gældende dansk ret, herunder anvendelse af eventuel voldgift. I henhold til medarbejderes retsstilling henvises til Virksomhedsoverdragelsesloven og den retspraksis, der er på området. 1.5 Force majeure og andre ansvars frihedsgrunde Revisionen kan fritages for sine forpligtelser, hvis strejker, forsyningsvanskeligheder eller lignende af et vist omfang umuliggør opfyldelsen af disse. Dog skal det hurtigst muligt bringes til ophør. Gør revisionen brug af dette, skal have skriftlig besked herom, hvori årsag, forventet omfang og varighed er angivet. 6
1.6 Opsigelse kan opsige aftalen med 6 måneders skriftlig varsel til udgangen af en kalendermåned. Tilbudsgiver kan opsige aftalen med 1 års skriftlig varsel til udgangen af en kalendermåned. 1.7 Overdragelse Overgår revisionsopgaven efter kontraktperiodens udløb til en anden revisor, skal den hidtige revision være behjælpelig med at overdrage revisionsopgaven til den nye revisor. Eventuelle udgifter, der er forbundet med dette, skal være indregnet i basisrevisionen for den overdragende revision. 7
2 Den lovpligtige revision 2.1 Revisionsopgavens omfang Revisionsopgaven omfatter lovpligtig revision ifølge styrelsesloven 42, det vil sige finansiel revision og forvaltningsrevision. Hvor der ikke er aftalt andet, omfatter revisionen også anlægsregnskaber, regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fælleskommunale virksomheder, hvor skal varetage kasse- og regnskabsfunktioner, er regnskabsførende for, eller hvor revisionen skal foretages af kommunens revision ifølge vedtægten for den pågældende institution. Årsregnskaber med videre for henholdsvis Bramming, Esbjerg og Ribe Kommuner samt Ribe Amt fremgår i bilag 1-3. Opgørelser og indberetninger, som i henhold til lov m.v. skal forsynes med særskilt revisionspåtegning, er også omfattet af udbuddet. Oversigt over specialregnskaber kan ses i de forskellige revisionsberetninger. Revisionsopgaven omfatter ikke selvejende, private institutioner, der ifølge overenskomst selv ansætter og honorerer revisor. s revision har dog ansvaret for at vurdere, om institutionernes regnskaber er undergivet betryggende revision, samt at institutionernes regnskaber indgår korrekt i kommunens regnskab. 2.2 Revisionens udførelse Revisor tager stilling til, om regnskabet og specialopgørelser er retvisende. Revisionen skal efterprøve, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med bestemmelserne i Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love, aftaler og andre forskrifter herunder bestemmelserne i kasse- og regnskabsregulativet for (se bilag 4) samt EU-regler. Endvidere foretager revisor løbende en kritisk gennemgang af regnskabsføringen og de etablerede forretningsgange og kontrolforanstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende. Den lovpligtige revision omfatter desuden en vurdering af, om de anvendte forretningsgange og interne rapporterings- og informationssystemer tilgodeser hensynet til økonomisk og hensigtsmæssig forvaltning og administration, og hvorvidt der i passende omfang frembringes data til brug for analyser af effektivitet og produktivitet på forvaltnings- og institutionsniveau. Revisor har ret og pligt til at udvide revisionen udover det, der er beskrevet i s revisionsregulativ, hvis revisionen er blevet opmærksom på forhold, der bør undersøges nærmere. Revisor vurderer løbende kvaliteten og hensigtsmæssigheden af den samlede forvaltning i bred forstand. Revisor skal fremdrage relevante informationer til dem, der træffer beslutningerne, det vil sige byrådet og administrationen. 8
Revisor er ansvarlig for den samlede revision af s regnskaber. Det er en betingelse, at der mindst 1 gang årligt bliver foretaget uanmeldt eftersyn af kommunens likvide beholdninger og indestående. For så vidt angår værdipapirer, deponerede effekter, aktiver tilhørende legater m.v. skal uanmeldt eftersyn også ske mindst 1 gang årligt. 2.3 Revisors rolle forventer, at revisor udøver en aktiv, dynamisk og fremadrettet revision inden for rammerne af bestemmelserne i styrelsesloven 42. Revisionen skal virke som inspirator, rådgiver og konsulent for kommunens ledelse. Revisionen skal således virke som konsulent indenfor det normale regnskabsmæssige område. Som udgangspunkt påhviler det revisionen at dokumentere, hvilke kriterier der skal være opfyldte for, at konsulentydelser indenfor det normale regnskabsmæssige område ikke er indeholdt i den ordinære revision. Revisionen rådgiver s direktørområder ved tvivlsspørgsmål, ny lovgivning, reformer og lignende både på eget initiativ og på initiativ fra kommunen. 2.4 Revisors rapportering Revisor rapporterer sine resultater gennem påtegning på regnskaber og specielle opgørelser og fremsender desuden revisionsberetninger til byrådet, kommunaldirektøren samt økonomichefen. Påtegning på årsrapport og regnskab skal foreligge, så lovgivningens frister for behandling og godkendelse kan overholdes. Revisor fremsender beretning til byrådet, når revisionen af årsregnskabet er tilendebragt. Desuden fremsendes delberetninger efter hvert revisionsbesøg. Revisor fremsender notat til kommunaldirektør og økonomichef vedrørende forhold af mindre væsentlig karakter samt vedrørende forhold, der ikke giver anledning til politisk behandling. Beretninger fra revisionsbesøg og revisionsberetning forelægges og gennemgås med kommunaldirektøren og økonomichefen, inden den forlægges det politiske niveau. Revisors mundtlige rapportering foregår dels ved kommunikation med kommunens administrative ledelse og øvrige administration. Samt gennem 1-2 årlige møder hvor revisionens konklusioner og andre iagttagelser kan drøftes med den politiske og administrative ledelse. 2.5 Samarbejde mellem og revisionen Revision af s årsregnskab omfatter blandt andet: Gennemgang af regnskab, årsrapport og bilag til regnskabet Påtegning af årsregnskab og årsrapport Revisionspåtegninger på specialregnskaber m.v. It-revision 9
Der forventes et samarbejde mellem og revisionen, som bygger på et professionelt og troværdigt forhold. Byrådet giver revisionen adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisionen anser for nødvendige. Kommunen sørger for, at revisionen får de oplysninger og den bistand, som revisionen finder påkrævet. Bilag herunder e-faktura til brug ved revision finder revisionen selv frem i bilagsarkiv i forvaltninger og institutioner. Revisionen skal kunne anvende kommunens it-værktøjer og andre hensigtsmæssige økonomiske styringsværktøjer. Der vil i blive etableret intern revision, som har til formål at yde rådgivning til alle kommunens decentrale institutioner, som har egen bogføring samt afdelingskasse. Intern revision beskrives nærmere i bilag 5. Det påses, at der udvises god kommunal regnskabsskik samt, at kommunens kasse- og regnskabsregulativ, forskrifter og forretningsgangsbeskrivelser overholdes. Alle udarbejdede beretninger og administrative notater skal fremsendes elektronisk samt i et nærmere aftalt antal eksemplarer til økonomichefen. Økonomichefen skal underrettes, hvis der er behov for øget opmærksomhed på nogle punkter eller behov for konkrete tiltag. I øvrigt skal følgende krav opfyldes: at revisionens personale taler og skriver dansk at revisionens personale optræder serviceorienteret og korrekt overfor kommunens personale at revisionen har tavshedspligt om de forhold, som revisionen erhverver sig under arbejde i og for at revisionen skal kunne afholde møder med kommunen også med dags varsel, hvis det er nødvendigt at hurtigt kan få kontakt med revisionens ledelse at revisionen udpeger en fast kontaktperson over for at revisionen skal kende og kunne arbejde i kommunens økonomisystem med tilhørende itfødesystemer at revisionen kan vise legitimation ved besøg i kommunen 10
3 Tilkøbsydelser Udover lovpligtig revision skal tilbuddet indeholde bud på tilkøbsydelser lydende på timeløn. Tilkøbsydelser kan være særlig rådgivning, udredningsopgaver, opfølgning, konsulentopgaver, specialopgaver som for eksempel analyse af et opgaveområde. Tilkøbsydelser kan have et varierende omfang, som afhænger af, hvad der kommer af spørgsmål og opgaver fra såvel politisk og administrativ side samt fra revisionen. Aftaler med revisionen om udførelse af særlige opgaver og undersøgelser, der ikke er omfattet af den lovpligtige revision, skal aftales med kommunaldirektør eller økonomichef. 11
4 Tildelingskriterier Det tilbud, der ud fra en helhedsbetragtning for, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil blive accepteret. Nedenstående tildelingskriterier vil indgå i bedømmelsen. Tildelingskriterier Vægt Pris På lovpligtig revision På timeprisen for tilkøbsydelser 65% Revisionsplanlægning Tilbudsgivers metodik og arbejdstilrettelæggelse Hvordan beskrives planen for revisionen Hvordan prioriteres tiden mellem finansiel revision og forvaltningsrevision Hvordan vil revisionen sikre en aktiv og fremadrettet sparring med kommunen Tilbudsgivers kvalitetssikring Tilbudsgiver forslag til evalueringsmøder, dialog m.v. 35% 12
5 Disposition for tilbud For at opnå et ensartet vurderingsgrundlag vedrørende udbud af revisionsopgaven i Esbjerg Kommune skal nedenstående disposition følges ved afgivelse af tilbud. Der er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i nedenstående disposition. Vurdering af tilbud vil alene blive foretaget på grundlag af det fremsendte materiale, som derfor må være fyldestgørende. Der er ikke mulighed for at afgive tilbud på dele af den samlede revisionsopgave, og der er ikke mulighed for at afgive alternative tilbud. 5.1 Indledning Afsnittet skal indeholde oplysninger vedrørende tilbudsgivers navn, adresse, telefon, E- postadresse og telefax. 5.2 Pris Tilbudsgiver skal angive en fast pris for den lovpligtige revision ifølge Styrelsesloven 42, det vil sige finansiel revision samt forvaltningsrevision. Derudover skal tilbudsgiver angive en bindende timepris på tilkøbsydelser eksempelvis rådgivning, opfølgning, konsulentopgaver samt specialopgaver. Revision skal give konkrete eksempler på, hvilke ydelser, rådgivning og vejledning, der ikke er indeholdt i tilbudssummen på den lovpligtige revision. Tilbudssummen for den lovpligtige revision samt for tilkøbsydelser skal oplyses ekskl. moms, og det skal omfatte det årlige vederlag inkl. alle omkostninger herunder køretid, kilometerpenge m.v. Betalingen sker kvartalsvis bagud med ¼ af det årlige vederlag med betalingsbetingelse løbende måned + 30 dage. Fakturering for særskilt aftalte opgaver sker projektvis. Sker der ændringer af væsentlig karakter, der i afgørende grad får indflydelse på revisionens omfang, tages honoraret og opgavens udførelse op til forhandling. Løbende ændringer og tilpasninger af s organisationsstruktur, institutionsantal og institutionsopdeling giver ikke anledning til ændring af tilbudssummen i kontraktperioden. stiller de nødvendige dataudtræk fra It-systemer, der anvendes i kommunen, til rådighed. Særlige data-analyse-værktøjer betales af revisionsfirmaet. Omkostninger i denne forbindelse til nye snitflader mellem systemerne betales ligeledes af revisionsfirmaet. Revisionen medbringer selv materiel såsom It-værktøjer m.v. stiller gratis lokaler til rådighed. 13
5.3 Revisionsplan og-metodikker Tilbuddet skal indeholde en overordnet revisionsplan, hvor der skal redegøres for indholdet og omfanget af revisionen både for den finansielle revision og forvaltningsrevision. Revisionsplanen skal give et eksempel på det første års revision, hvor der skal tages udgangspunkt i s organisation og struktur og den forudsætning, at bogføringens pålidelighed og kommunens interne kontrolsystem er tilfredsstillende. Der skal gives en beskrivelse af de revisionsmål og revisionsstrategier, der anvendes i revisionsarbejdet. Derudover skal der gives en beskrivelse af, hvorledes revisionen vil sikre en aktiv og fremadrettet sparring med. Tilbudsgiver skal endvidere give forslag til evalueringsmøder, dialog m.v. Desuden skal tilbudsgiver angive, hvorledes der tidsmæssigt prioriteres henholdsvis mellem finansiel revision og forvaltningsrevision. I perioden, hvor kommunen skal udarbejde årsregnskab, skal revisor gennemgå materialet, så uhensigtsmæssigheder kan fjernes, før det endelige regnskab skal foreligge. Derfor er det en forudsætning, at revisor afsætter nødvendige ressourcer i marts/april måned i forbindelse med regnskabsafslutningen. 5.4 Kvalitetssikring Tilbudsgiver skal give en beskrivelse af virksomhedens kvalitetssikringssystem. Endvidere skal der gives en beskrivelse af virksomhedens arbejdsgange, intern rapportering og uddannelse af medarbejdere. 5.5 Revisionsteamet Der skal gives oplysninger om det medarbejderteam, der skal løse revisionsopgaven for Esbjerg Kommune. Skema i bilag 6 kan eventuelt anvendes hertil. Der skal oplyses om antallet af medarbejdere inden for de enkelte medarbejderkategorier, disses kvalifikationer, uddannelse og erfaring med primærkommunal revision samt revisors uddannelsesstrategi. Desuden skal CV på nøglepersoner oplyses. Det skal endvidere gives en begrundelse for sammensætningen af revisionsteamet. 5.6 Reference Tilbudsgiver skal henvise til nuværende kommunale samarbejdspartnere, hvor har mulighed for at rette henvendelse til. 5.7 Tro og loveerklæring samt Serviceattest Tilbudsgiver forpligter sig til ved fremsendelse af tilbud at afgive erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. i henhold til LBK nr. 336 af 13.05.1997. Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen dateret højest 90 dage før tilbudsafgivelse skal fremsendes. Tilbudsgiveren må ikke være omfattet af nogle af de udelukkelsesgrunde, som er nævnt i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2. Udenlandske tilbudsgivere skal aflevere en tilsvarende dokumentation i henhold til de nationale regler i det land, hvori de er etableret. 14
5.8 Forsikring Det forudsættes, at tilbudsgiver har en erhvervsansvarsforsikring, der dækker såvel revisionsarbejde som rådgivning. Kopi af policen og forsikringsbetingelserne, som skal være på dansk, skal vedlægges tilbuddet. 5.9 Hæftelse Den bydendes selskabsstruktur skal fremgå af tilbuddet. Endvidere skal der redegøres for nationale og internationale samarbejdspartnere. Der skal indsendes det seneste godkendte årsregnskab. 5.10 Sikkerhedsstillelse Tilbudsgiver forudsættes at stille en anfordringsgaranti i et pengeinstitut. Garantien skal mindst udgøre 5% af den samlede årlige kontraktsum. 5.11 Kontrakt og Revisionsregulativ Den vindende part skal efterfølgende lave et udkast til en kontrakt på baggrund af udbudsmateriale og tilbud. Endvidere skal den vindende part umiddelbart efter kontraktindgåelse udfærdige et udkast til et revisionsregulativ. 15
6 Beskrivelse af Ny er en organisation, som først begynder pr. 1.1.2007. Organisationen er således stadig under etablering. Der kan derfor ske ændringer i forhold til de forhold, der er beskrevet i de følgende afsnit. 6.1 Politisk organisation s øverst styrende organ er byrådet, der består af 31 medlemmer. Det fungerer i 2006 som sammenlægningsudvalg. Derudover er der nedsat 7 udvalg. Den politiske organisations opbygning fremgår af nedenstående diagram. Byråd Økonomi Udvalg Teknik & Forsyning Udvalg Plan & Miljø Udvalg Kultur & Fritid Udvalg Borger & Sundhed Udvalg Arbejdsmarked Udvalg Børn & Familie Udvalg Det skal dog bemærkes, at den politiske organisation først fastlægges ved vedtagelse af styrelsesvedtægten, derfor kan der forekomme ændringer. For at give et indblik i udvalgenes ansvarsområder opstilles i det følgende en oversigt over udvalg samt tilhørende politikområder. Der kan dog komme ændringer i antal politikområder. Økonomiudvalget: Politisk organisation Erhverv & Turisme Administration Byudvikling Finansiering Redningsberedskab Teknik & Forsyningsudvalget: Veje & grønne områder Esbjerg lufthavn Forsyningen Byggeri, vedligehold & energi Plan & Miljøudvalget: Byfornyelse Miljø Affald Kultur & Fritidsudvalget: Kultur & Fritid Borger & Sundhedsudvalget: Sociale ydelser Handicappede Sundhed & Omsorg Arbejdsmarkedsudvalget: 16
Arbejdsmarked Børn & Familieudvalget: Dagpasning Familie Skole 6.2 Administrativ organisation Borgmesteren er s øverste administrative leder. s administrative organisering består af seks forvaltninger, der alle ledes af en direktør. I nedenstående organisationsdiagram kan s administrative organisation ses. Borgmesteren Direktionen Teknik & Miljø Sundhed & Omsorg Social & Arbejdsmarked Kultur & Borgerservice Fællesforvaltning Børn & Familie Fortegnelse over de nuværende institutioner i kan ses i bilag 7. Det skal dog bemærkes, at der også i forhold til antallet af institutioner kan forekomme ændringer. En oversigt over samtlige afdelinger i kan ses i bilag 8. 6.3 i hovedtal Kommunerne Bramming, Esbjerg, Ribe samt Grimstrup sogn, som udgør den kommende Esbjerg Kommune, havde pr. 1.1.2006 et samlet indbyggertal på 114.371. Samtidig med struktur- og opgavereformen er der gennemført en udligningsreform, som medfører, at fordelingen af statstilskuddet og den mellemkommunale udligning ændres. På den baggrund forventes det, at omsætningen vil være på cirka 10 mia. kr. Yderligere informationer om kan findes på adressen ww.nyesbjergkommune.dk 6.4 Mål, budgetter og regnskaber Det er besluttet, at der i skal anvendes mål- og rammestyring som økonomisk styringskoncept (bilag 9 og 10). Derudover skal der være maksimal grad af uddelegering på de rammebelagte områder, hvor der er ret til overførsel af over- eller underskud til det efterfølgende år. Desuden er der mulighed for at låne op til 5% af næste års budget. Ved vedtagelsen af årsbudgettet fastlægges målene for. Ved årsregnskabet rapporteres om målopfyldelsen og om afvigelser fra det vedtagne budget. 6.5 Regnskabsafslutningen s regnskabsafslutning vil typisk følge nedenstående tidsplan: Ultimo januar Sidste frist for kassemæssige posteringer på decentrale bogføringssteder. Medio februar Sidste frist for afslutningsposteringer. Supplementsperioden udløber. 17
Primo april: Primo maj Medio maj Årsrapport og årsregnskab foreligger. Behandling af årsregnskab i Direktionen. Behandling af årsregnskab i Økonomiudvalget. Behandling af årsregnskab i Byrådet. 6.6 Regnskabsområder s regnskab sammensættes af posteringer fra decentrale bogføringssteder samt afdelingskasser. Det forventes, at der vil være cirka: 200 decentrale bogføringssteder 6.7 IT-anvendelse i har en IT-organisation bestående af en central IT-afdeling og et net af ITkoordinatorer og brugerstøttepersoner. Som teknologisk platform anvender kommunen Windows som fil- og printerservere og unix og windows 2003 som applikations- og databaseservere. På databaseområdet anvendes informix, oracle og MS-SQL afhængig af den enkelte applikations krav. anvender desuden servicebureauløsninger f.eks. KMD. Hele kommunen er rent netværksmæssigt sammenhængende og baseret på TCP/IP og enhver location kan nå samtlige servere. Som sikkerhed anvendes Firewall 1, og der er en adskillelse mellem det administrative og offentlige netværk. 6.8 Økonomisystem i Det er besluttet, at der som økonomisystem i skal anvendes Prisme 3.0 fra Fujitsu. I bilag 11 findes en liste over øvrige overordnede it-systemer, der på nuværende tidspunkt er truffet beslutning om, at der skal anvendes i. 18
7 Bilag 1. Regnskab 2004 for Ribe og Bramming Kommuner samt regnskab 2005 for samt Ribe Amt 2. Årsberetning 2004 for Ribe og Bramming Kommuner samt årsberetning 2005 for Esbjerg Kommune samt Ribe Amt 3. Revisionsberetning 2004 for Bramming, Esbjerg og Ribe Kommuner samt Ribe Amt 4. Kasse og regnskabsregulativ for, samt dertil hørende bilag. Derudover et udkast til kasse og regnskabsregulativ for Ny 5. Beskrivelse af intern revision 6. Skema til angivelse af medarbejderteam 7. Institutionsfortegnelse for Ny 8. Afdelingsfortegnelse for Ny 9. De økonomiske styringsprincipper i Ny 10. God økonomistyring 11. Oversigt over it-systemer 19