AB Duegården Bestyrelsen Referat af bestyrelsesmøde 15. august 2012 kl. 17:00 19:15 Tilstede: Bent Schmidt-Nielsen, Aksel Walløe-Hansen, Lasse Schwartz Dahlberg, Carsten Fentz (suppleant), Lasse Larsen (referent). Fraværende: Lars Toft. 1. Godkendelse af dagsorden Lasse Schwartz Dahlberg ønskede før til referat, at han noterede sig, at ønsket om at orientere om viceværten, jf. fremsendt mail, ikke var imødekommet. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Korrektion: Allan Thomsen har ikke været involveret i garageudlejningen. Lasse Dahlberg ønskede før til referat, at referatet ikke afspejlede drøftelserne under punkt 2. 3. Genetablering af normal administration og regnskabssituation Foreningens regnskabsmæssige status er ukendt. Bestyrelsen og administrator har været ude af driften i det sidste års tid. Bestyrelsen har ikke noget økonomisk overblik, da økonomistyringen er forsvundet. Foreningens administration har ikke on-line adgang til foreningens bankkonto. Administrator anmodes om, på det foreliggende grundlag, at udarbejde et udkast til driftsbudget for 2012 (resten af 2012, 4. kvartal) og 2013. Administrator anmodes om at udtrække en halvårsbalance og at tage skridt til at færdiggøre årsregnskabet for 2011, med henblik på forelæggelse for den kommende ekstraordinære generalforsamling. Administrator anmodes om at træffe foranstaltning til afholdelse af ekstraordinær generalforsamling, hvis muligt inden udgangen af september måned. Bestyrelsen modtog dags dato et brev fra Nykredit ( Procedure vedr. udgiftsbilag til betaling i Nykredit ), hvori Nykredit - i strid med foreningens vedtægter og i strid med at foreningen er solvent - begrænser foreningens handlefrihed. Bestyrelsen anmoder administrator om - at vurdere Nykredits skrivelse, dateret 15. august 2012, specielt sidste afsnit og konsekvenserne heraf, - at vurdere skrivelsens indhold, sammenholdt med AB Duegårdens vedtægter og bestyrelsens almindelige rettigheder, pligter og ansvar, - at vurderede de samlede konsekvenserne af at skifte bank og her oprette en indlånskonto uden kreditfaciliteter, - at undersøge om bestyrelsesansvarsforsikringen er i kraft. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han - Advarer mod Lasse Larsens forslag om at skifte bank - Opfordrer bestyrelsen til at agere inden for rammerne af afgørelsen i Skifteretten og brevet fra Nykredit - Ikke finder, at bestyrelsen kan afholde udgifter ud over 5.000 kr. uden forudgående godkendelse fra Nykredit, før andet er aftalt med Nykredit. Dette gælder også afholdelse af rådgiveromkostninger - Ikke finder, at bestyrelsen har hjemmel/mandat/prokura til at se bort fra Nykredits brev af d.d. eller afholde udgifter i strid dermed - Foreslår, at bestyrelsen hurtigst muligt afholder det helt afgørende og nødvendige møde med Nykredit for at drøfte det fremtidige samarbejde og skabe
de samarbejdsrelationer, der kan understøtte udviklingen af foreningen. 3. Ekstraordinær generalforsamling i foreningen Bestyrelsen drøftede punkterne på den ekstraordinære generalforsamling: - Regnskab 2011 - Budget for 2012 og udkast til budget for 2013 - Valg af formand - Valg af bestyrelse - Valg af administrator - Valg af revisor Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han bad om at de af Lars Toft fremsatte punkter blev sat på dagsordenen. Dette blev ikke imødekommet. 4. Venteliste Administrator har oplyst, at der findes en intern og ekstern venteliste til ledigblevne lejelejligheder. Der er interesserede ansøgere på både den interne og eksterne venteliste. Bestyrelsen besluttede at anmode administrator om snarest muligt at ajourføre ventelisterne. Alle anmodninger om optagelse på venteliste skal henvises til administrator. Bestyrelsen anmoder desuden administrator om at udarbejde nogle få og enkle retningslinier for administration af ventelister, intern og ekstern, til drøftelse i bestyrelsen, herunder gebyr. Overvejelser fra bestyrelsesmedlemmer om ventelister fremsendes til administrator. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han fastholdt sit forslag fremsendt 14. august 2012, altså at bestyrelsen beder administrator: - Lave én intern venteliste og én ekstern venteliste. - Skrive til den samlede interne venteliste (alle, der er markeret som aktivt boligsøgende) og udbyde samtlige ledigtblevne lejligheder med det samme. - Samtidig skrive til alle på den interne venteliste, at beboere på ventelisten skriftligt skal bekræfte, at de fortsat ønsker at stå på ventelisten samt om de er registreret korrekt, herunder om de er aktive/passive samt at afgive mailadresser så vidt muligt, så kommunikationen kan ske via epost. - Efterfølgende kontakte samtlige på den eksterne venteliste og udbyde samtlige ledigtblevne lejligheder (der ikke er taget af beboere på den interne venteliste). - Skrive til alle på den eksterne venteliste og bede dem bekræfte, at de fortsat ønsker at stå på ventelisten, om de er registreret korrekt, herunder om de er aktive/passive samt afgive mailadresser, så kommunikationen fremadrettet kan ske vie epost. - I forbindelse med ovenstående etablere opdaterede og korrekte ventelister samt orientere bestyrelsen løbende herom Lasse Schwartz Dahlberg foreslog, at dette skete umiddelbart og med udsendelse senest i den kommende uge samt understregede det økonomiske tab foreningen hver måned lider, ved ikke at sælge andelene og påpegede, at Torben Winnerskjold på mødet med rekonstruktørerne den 9. august havde svaret, at det var uproblematisk at udarbejde et tillæg til kontrakten, jf. tidligere fremsendt forslag herom, således at pengene deponeres indtil endelig andelskrone fastlægges på en generalforsamling, hvorefter differencen udbetales til køber. 5. Overdragelse af andele To andelshavere (Jens Toft og Helge Lykkesgård) ønsker at overdrage deres andele til andre. Bestyrelsen besluttede at overdragelsesdokumenterne kunne underskrives, idet overdragelsen sker til 0 kr. Administrator anmodes om gøre køber opmærksom på
foreningens usikre og utraditionelle finansielle situation og opfordre køber til at indhente juridisk rådgivning i forbindelse med købet. 6. Salg af ledigblevne lejelejligheder Administrator har oplyst, at der er en række ledige lejelejligheder. Oversigten er udsendt til bestyrelsen. Bestyrelsen er enig om at søge de ledige lejelejligheder solgt som andelslejligheder til de interesserede på ventelisten snarest muligt. Bestyrelsen fandt, at der i forbindelse med salget var behov for en andelskroneberegning som led i halvårsstatus for 2012. Skal de ledigblevne lejligheder sælges, vil det tage nogle uger at få saneret ventelisterne og få meddelt de interesserede, at der er lejligheder, der udbydes på andelsvilkår. Det skønnes, at lejlighederne vil være nemmere at sælge med en aktuel andelsværdiberegning, end med forbehold og deponeringer. Tidsmæssigt vil en ny andelsværdiberegning ikke forsinke salget, idet den foretages samtidig med ajourføringen af ventelisterne og annonceringen af lejlighederne. Bestyrelsen besluttede at anmode administrator om snarest muligt at foranledige, at der udarbejdes en andelskroneberegning pr. 30/6-2012. Bestyrelsen besluttede at anmode administrator om at tilbyde de ledigblevne lejligheder til de interesserede på ventelisterne, såvel den interne som den eksterne venteliste, således at processen med ajourføring af ventelisterne og udbydning af ledigblevne lejligheder som andele falder sammen. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, jf. punkt 4, at han finder, at processen bør ske hurtigt, at processen allerede er forsinket rigeligt og ikke kan afvente hverken generalforsamling eller yderligere proces, jf. argumenter under punkt 4. 7. Sagen i huslejenævnet manglende varmt vand i nr. 28 Bestyrelsen besluttede at anmode Jahn & Partnere om at give et overslag over hvad det vil koste at udbedre problemet. 8. Advokat Allan Thomsens engagement med foreningen Bestyrelsen fandt det ikke hensigtsmæssigt at lade Nykredits advokat repræsentere Andelsboligforeningen i foreningens anliggender, således som rekonstruktørerne havde besluttet. Bestyrelsen besluttede at afslutte alle Allan Thomsens opgaver for foreningen. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han fremhævede, at foreningen ikke havde midler til køb af anden rådgivning. Dermed ville en fyring af Allan Thomsen medføre, at foreningen stod uden juridisk rådgivning på området. Samtidig var det ikke før mødet med Allan Thomsen givet, at vurderingen var, at han specifikt i relation til Netto ikke var nyttig og anvendelig for bestyrelsen. 9. Overprissagerne På mødet hos Lars Skanvig 9. august 2012 blev det oplyst, at en e-mail fra rekonstruktørerne til Jakob Nielsen var blevet overset. Der var ikke blevet rykket for svar. Bestyrelsen fastholdt beslutningen om at beholde overprissagerne hos Abel & Skovgaard Larsen.
10. Netto Bestyrelsen besluttede at lade en advokat tilvejebringe en forhandlingsaftale (bestående af prospekt og lejeaftale) med Netto, som kan forelægges for generalforsamlingen. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han påpegede, at det lå uden for bestyrelsens mandat at hyre en advokat til dette, da der ikke er midler hertil samt at det ville overskride afgørelsen i Skifteretten og indholdet i brevet fra Nykredit, jf. drøftelsen af dette brev i bestyrelsen. 11. Stueetagen På overdragelsesmødet 9. august 2012 med rekonstruktørerne kom det frem, at der alene er foretaget en besigtigelse af stueetagen. Der er ikke foretaget yderligere undersøgelser, fx hos Frederiksberg Kommune. Projektet er ret luftigt. Bestyrelsen vil ikke modsætte sig, at der foretages en nærmere undersøgelse og besluttede, at Jahn og Partnere kunne kontaktes med henblik på at få en pris for en foreløbig undersøgelse af mulighederne for at udnytte stueetagen. Bestyrelsen besluttede at lægge punktet frem for generalforsamlingen. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at bestyrelsen har pligt til at undersøge mulighederne for optimering af foreningens økonomi fuldt ud samt at der potentielt ligger et betydeligt provenu i at udnytte stueetagen, hvilket i givet fald ville være bestyrelsens pligt at arbejde for at realisere. Jf. drøftelserne hos rekonstruktørerne, ville en trainering fra bestyrelsens side i Lasse Schwartz Dahlbergs øjne være ansvarspådragende på såvel dette punkt som ovenstående punkter, hvor bestyrelsen ikke realiserede eller forsinkede realiseringen af indtægter for foreningen. 12. Udlejning af ledige garager med videre Bestyrelsen var enig om at undersøge mulighederne for at hæve priserne for udlejning til markedspriser. Flere bestyrelsesmedlemmer fremhævede, at udlejning af garager mv. skete på erhvervsvilkår med 1 måneds opsigelse. Administrator anmodes om at undersøge om der er problemer forbundet med lejeforhøjelserne og at foreslå en fremgangsmåde, enten med henblik på indarbejdelse i budgettet og forelæggelse for generalforsamlingen eller som bestyrelsesbeslutning. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at Lasse Larsen selv fremdrog, at åben garageparkering nær Duevej kostede 650 kr./md., at der forelå en vurdering af lejepotentialet i materialet fra rekonstruktørerne, at bestyrelsen havde ret til at hæve lejen og foreslog, at lejeforhøjelsen varsles nu, således at den forøgede indtægt kan realiseres. Lasse Schwartz Dahlberg fremhævede ydermere, at sagen havde været drøftet på mødet med rekonstruktørerne, men at bestyrelsen nu afveg fra overvejelserne og konklusionerne her. 13. Reduktion af sikkerhedsstillelse til 2% Jahn og Partnere har bedt bestyrelsen om at tiltræde, at sikkerhedsstillelsen i forbindelse med altanprojektet reduceres til 2%. Bestyrelsen tiltrådte ønsket. 14. Medlemskab af ABF Bestyrelsen besluttede at søge om medlemsskab i ABF. Punktet skal indarbejdes i budgettet for 2012 og forelægges generalforsamlingen.
Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han støttede medlemskab af ABF, men fremhævede, at han mener at Nykredit skal spørges forud såfremt det kunne overskride rammerne, jf. Nykredits brev og jf. forudgående drøftelser. 15. Kommunikation med eksterne parter Formanden henledte opmærksomheden på tegningsreglerne i foreningens vedtægter 35, hvoraf det fremgår, at foreningen tegnes af formanden eller af næstformanden og et bestyrelsesmedlem i forening. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han fremhævede, at tegningen af foreningen skal ske inden for rammerne af beslutninger truffet på generalforsamlingen og i bestyrelsen, at det kun gælder i forhold til at tale på foreningens vegne og i forhold til økonomiske beslutninger sker inden for den prokura mv., der måtte være samt at det sker under ansvar. Lasse Schwartz Dahlberg finder ikke, at det gælder muligheden for at kommunikere med eksterne parter. Ikke mindst, når formanden agerer uden mandat. Lasse Schwartz Dahlberg finder ikke, at formanden har optrådt i overensstemmelse med tegningsreglerne på en række punkter, navnlig i forbindelse med aflysningen af et centralt møde mellem bestyrelsen og Nykredit den 9. august 2012, hvor formanden alene aflyste mødet, uden begrundelser, efter normal arbejdstid aftenen før mødet. Jf. korrespondance herom. 16. Orientering til medlemmerne Punktet blev ikke drøftet. 17. Eventuelt Lars Toft har foreslået, at der blev aftalt et nyt møde med Nykredit. Bestyrelsen fandt, at der efter modtagelsen af Nykredits skrivelse ikke på nuværende tidspunkt var grundlag for et møde med Nykredit. Lasse Schwartz Dahlberg ønskede ført til referat, at han fastholdt forslaget og fik ført til referat, at mødet betragtes som centralt for bestyrelsens videre arbejde, at det aflyste møde og måden det blev aflyst på må forventes at skabe mistillid til bestyrelsens ageren i Nykredit, at Nykredit er vores primære kreditor og at der bør etableres et professionelt samarbejde. Samtidig understregede Lasse Schwartz Dahlberg, at brevet fra Nykredit kom som reaktion på den umotiverede aflysning af drøftelserne om samarbejde og samarbejdsrelationer med Nykredit. Lasse Dahlberg undersøger, om Frederiksberg anvender Round-Up. Forslag om haveudvalg mv. indarbejdes i budgettet og forelægges for generalforsamlingen. Et forslag om en trampolin skal vurderes af administrator for afklaring af foreningens/bestyrelsens ansvarsforhold i tilfælde af uheld. Beskæring af træer blev drøftet. Serviceaftale for vaskemaskinerne blev drøftet. Næste møde afholdes tirsdag den 30. august 2012 kl. 17:30.