NOTAT HR-Centret 07-10-2015 Lønstrategi pr. 03-11-2015 (vedtaget revision) Indledning Løn, der fastsættes centralt, er løsrevet fra de opgaver, mål og politikker, som fastsættes lokalt. Centralt fastsatte lønstigninger sker derfor typisk på baggrund af uddannelse og anciennitet. Lokal fastsat løn udgør en mindre del af den samlede løn. Alligevel viser undersøgelser, at medarbejderne tillægger det større betydning, hvad de får i lokale lønstigninger, end hvad de får i centralt fastsatte lønstigninger. Undersøgelser viser desuden, at medarbejdere mener, at medarbejdere og ledere på arbejdspladserne bedst ved, hvad medarbejderne har fortjent i løn. Det betyder, at lønnen kan anvendes strategisk til at realisere de politikker og mål, som gælder på såvel kort som langt sigt i Høje-Taastrup Kommune. I Høje-Taastrup Kommune tillægger vi det stor betydning, at løn anvendes som et strategisk værktøj med det formål at realisere politikker og indsatsområder samt at nå politiske og administrative mål. Økonomiudvalget har besluttet, at den lokale løns andel af den samlede løn (nylønsprocenten) i Høje-Taastrup Kommune, som minimum skal fastholdes på niveauet i april 2011, som var 8,6%. Det enkelte center og den enkelte arbejdsplads er ikke bundet af april 2011 niveauet. Nylønsprocenten på centerniveau er kun vejledende. Men det er alle lederes ansvar at bidrage til, at vi samlet set overholder målet på minimum 8,6% for kommunen som helhed. Det er Chefforums ansvar at sikre, at det af Økonomiudvalget fastsatte niveau holdes. Chefforum skal derfor inddrages, hvis et centerområde ændrer i den lokalt fastsatte lønsums andel af den samlede lønsum, med henblik på at afgøre, hvordan det sikres, at den af Økonomiudvalget udmålte ramme overholdes. For at sikre, at de aftalestyrede ledere kender deres råderum til lokalt fastsat løn, offentliggør HR-Centret hver måned en oversigt over aktuel status på den enkelte aftalestyrede enheds andel af den lokalt dannede løn siden april 2011. Den enkelte centerchef drøfter mindst to gange årligt med egen ledergruppe, hvordan det sikres, at andelen overholdes set under ét for centret De strategiske mål ligger til grund for den lokale løndannelse Det er et ledelsesmæssigt ansvar at sikre, at den lokale løndannelse forfølger strategiske mål på såvel politisk som på administrativt niveau. Centerchefen igangsætter derfor hvert år umiddelbart efter budgetvedtagelsen en drøftelse i egen ledergruppe af, hvilke mål og politikker, der skal danne grundlag for udmøntning af løn i det kommende år. For at sikre, at den lokale løndannelse sker ud fra organisationens interesser og mål, er det ledelsens ansvar at øge fokus på en subjektivisering af løndannelsen, hvor medarbejderne honoreres for varetagelse af vigtige funktioner, præstation i jobbet, fleksibilitet i jobbet m.v. Det betyder, at fokus i løndannelsen flyttes fra uddannelser og anciennitet, hvor det er muligt, over mod funktioner, som efterspørges til løsning af konkrete opgaver. Selvom der derved sker en forskydning fra objektive til subjektive begrundelser, skal ledelsen til enhver tid kunne forsvare og forklare, hvem der får lønforhøjelser og med hvilken begrundelse. Derfor skal lederen være opmærksom på ligebehandlingsprincippet, som betyder, at det lige skal behandles Sagsbehandler Doknr. Sagsnr. JetteLa 241144/15 15/14825
lige. Dermed skal det synliggøres for øvrige medarbejdere, hvad der skal til for at få mere i løn. Formålet er at indarbejde en øget elasticitet og fleksibilitet i løndannelsen, som understøtter, at honorering i højere grad afspejler kvaliteten i opgaveløsningen. Den lokale løndannelse fokuserer som udgangspunkt på den enkelte medarbejder. Kommunens mange arbejdspladser er imidlertid meget forskellige og løser deres opgaver meget forskelligt, og det er ofte sådan, at en arbejdsplads i særlig grad lykkes med deres arbejdsopgaver, fordi de løfter i flok. En leder ville derfor kunne argumentere for, at medarbejdergruppen også skal honoreres i flok. Men den lokale løndannelse må aldrig indeholde en automatik. Derfor skal forhåndsaftaler undgås, da de binder lønmidler på objektive begrundelser, som ikke nødvendigvis afspejler den ønskede adfærd over tid. Råderummet for lokal løndannelse Det er den enkelte aftalestyrede leder, der har ansvaret for at sikre, at der er et råderum til lokal løndannelse svarende til den af Økonomiudvalget fastsatte ramme. Hvis en aftalestyret leder ønsker at anvende mere eller mindre af lønnen til lokal løndannelse, skal dette afstemmes med egen leder, og der skal tages stilling til, hvordan det herefter sikres, at kommunen under ét anvender den fastsatte ramme for lokal løndannelse. Når der er midler til rådighed til lokal løndannelse, skal den enkelte aftalestyrede leder tage stilling til, hvem der skal indstilles til højere løn på baggrund af en lokal sammenkædning til mål og resultater. Lederen skal være opmærksom på lønændringer, som utilsigtet får negativ virkning på nylønsprocenten. Se vejledning på HR-Portalen (LINK indsættes)* Centerchefen kan i særlige tilfælde søge om ekstra midler af direktionens lønopsamlingspulje (promillepuljen). Der er flere håndtag til sikring af lokal løndannelse. Det gælder fx følgende: Genanvendelse af lokale lønmidler ved stillingsledighed Innovations- og effektiviseringstiltag, der betyder, at opgaverne kan løses med færre ressourcer Hvis de månedlige statistikker viser, at den lokale løndannelse udvikler sig lavere end besluttet af Økonomiudvalget, tager Direktionen efter en drøftelse i Chefforum stilling til, hvordan den besluttede udvikling kan sikres Lønelementerne i lokal løndannelse Funktionsløn anvendes til at honorere medarbejdere for særlige funktioner, som har strategisk betydning for kommunen. Kvalifikationsløn anvendes til at honorere medarbejdere, der besidder særlige kvalifikationer, som kommunen har behov for fremadrettet for at kunne løse opgaverne og opfylde målene. Resultatløn anvendes til opfyldelse af kortsigtede mål, men som er af væsentlig betydning for enheden eller dens kunder/brugere. Resultatløn til leder/medarbejdere under centerchefniveau, kan kun ydes med op til 20.000,- kr. og kan kun ydes som en ikke vedvarende lønydelse. Centerchefen skal godkende disse ordninger. Anden form for resultatløn kan kun udbetales efter forudgående godkendelse fra en direktør og en indstilling fra centerchefen. Minimumsbeløb ved udmøntning af lokal løn Varige tillæg udmøntes med et beløb på minimum 2 % af medarbejderens årsløn. 2% reglen gælder også for medarbejdere under Sundhedskartellets område, hvor der i overenskomsten er fastsat et mindstebeløb på 6.100 kr. i 2006-niveau. Hvis 2% er mindre end 6.100 kr. i 2006 niveau, skal du som minimum give medarbejderen 6.100 i 2006 niveau. Hvis 2% er mere end 6.100 i 2006 niveau, skal medarbejdere have et højere beløb svarende til minimum 2%. 2
En undtagelse er tillæg, som er obligatoriske efter overenskomsten. Her kan der indgås aftale om tillæg på under 2%. I den situation inddrages HR-Centret på forhånd. Tidsbegrænsede vederlag udmøntes ligeledes som minimum 2 % af medarbejderens årsløn, hvis tidsbegrænsningen har en varighed af under et år. Undtaget herfra er Sundhedskartellets mindstebeløb jf. overfor. Forhandling af lokale lønmidler Det er den aftalestyrede leder, der har kompetencen til at indgå aftaler med de faglige organisationer om udmøntning af lokal løn inden for rammerne fastsat i denne strategi. Kompetencen udøves til enhver tid under ansvar overfor Direktionen. Direktionen har fastsat lønbånd for ledere, som refererer til en centerchef. Lønbåndet angiver den maksimale løn for en leder. Lønbåndet må ikke overskrides medmindre direktionen har givet tilladelse. Sag om dette fremlægges for direktionen af HR-Centret. Den aftalestyrede leder har mulighed for at uddelegere forhandlingsretten men ikke aftaleretten. Det betyder, at den aftalestyrede leder, skal underskrive alle aftaler. Forhåndsaftaler Udgangspunktet er, at der skal være så få forhåndsbindinger i den lokale løndannelse som muligt. Kompetencen til at indgå og ændre forhåndsaftaler ligger på direktionsniveau. Det betyder, at indgåelse, ændring og ophævelse af forhåndsaftaler kræver et mandat fra direktionen, som indhentes via HR-Centret. Aflønning tillidshverv Det er centerchefen, der har kompetence til at indgå aftale om aflønning af tillidsrepræsentanter. På KTO-området rækker kompetencen til at yde op til 12.000,- kr. i årligt grundbeløb (31. marts 2000-niveau). På Sundhedskartellets område kan der ydes op til. 13.700,- kr. i årligt grundbeløb (1. januar 2006-niveau). Direktionen har kompetence til forhandling af større beløb end de 12.000,- kr. henholdsvis 13.700,- kr. og til aflønning af fællestillidsrepræsentanter. Det kræver fortsat et direktionsmandat at honorere for funktionen som MED-repræsentant og arbejdsmiljørepræsentant. Ansøgning om ydelse af tillæg, der skal gives forhandlingsmandat til fra Direktionen, skal sendes til HR-Centret, der forelægger sagen for Direktionen. Kommunen er forpligtet til at yde honorering for funktionen som tillids- og fællestillidsrepræsentant, men ikke til andre tillidshverv. Der er ikke afsat overenskomstmidler til honoreringen. Procedure Høje-Taastrup Kommune og de forhandlingsberettigede organisationer kan efter begæring føre årlige lokale lønforhandlinger. I praksis sker det efter tidsplanen i procedureaftalen mellem den aftalestyrede leder og den forhandlingsberettigede repræsentant på arbejdspladsen. Tildeling af lokal løn sker på baggrund af lønpolitikken på arbejdspladsen. Uanset om der er penge til rådighed for lokal løndannelse eller ej, skal lederen af egen drift orientere personaleorganisationen om prioritering af lønmidler (se tidsplan nedenfor). Da der ikke tilføres nye lønmidler, skal midler tilvejebringes enten ved stillingsledighed eller ved, at et tillæg bortfalder (tilbageløbsmidler). Når en medarbejder rejser, frigøres som minimum denne medarbejderes lokale lønkroner medmindre medarbejderen slet ikke har fået lokalt dannet løn. Lederen kan også vælge at effektivisere/omlægge arbejdet og anvende den samlede sparede lønsum, som frigøres ved medarbejderens fratrædelse til at udmønte lokal løn til andre medarbejdere. Da midlerne dermed ikke kan forventes at foreligge samlet én gang årligt, vil der kunne opstå situationer, hvor organisationerne har begæret forhandling, men hvor der aktuelt ikke er mid- 3
ler til rådighed. I så fald må lederen drøfte med organisationerne, hvordan der kan frigøres midler hertil, samt hvilke overvejelser begge parter gør sig i forhold til fremtidig udmøntning, når der opstår midler hertil. HR-Centret har, på vegne af Direktionen og hele kommunen, indgået en procedureaftale med organisationerne. Alle ledere er forpligtede til at følge denne. Procedureaftalen er vedlagt som bilag til lønstrategien.* Begrundelser for udmøntning af lokal løn Udmøntningen af lokal løn skal altid indeholde en begrundelse, der er koblet sammen med de politisk eller organisatorisk fastsatte politikker, indsatsområder og/eller mål. Det er ledelsens ansvar at sikre, at såvel de, som får nye lønmidler, og de, som ikke får det, er bekendte med begrundelsen for udmøntningen. For at sikre, at begrundelser for tillæg kan fremgå af lønsedlen for den enkelte medarbejder, anvendes standardiserede tekster. Intern konkurrence/lønglidning I Høje-Taastrup Kommune er retten til at forhandle lokal løn for den enkelte medarbejder lagt hos den aftalestyrede leder. Det har den fordel, at lønnen lokalt kan kobles direkte op på de mål og resultater, som gælder for netop denne enhed. Ulempen er, at arbejdspladserne internt i kommunen risikerer utilsigtet at konkurrere på lønnen. Arbejdspladserne er imidlertid så forskellige, at det vurderes, at problemet kun vil opstå i begrænset omfang. For at minimere ulemperne vil den enkelte centerchef imidlertid følge udviklingen på eget område, herunder fastsætte loft for lønninger på bestemte områder, hvis det skønnes hensigtsmæssigt. Hvor flere centre er involveret, tager de berørte centerchefer en drøftelse af spørgsmålet med henblik på at vurdere, om der er behov for at fastsætte loft for lønninger på visse områder. Støtte og bistand til aftalestyrede ledere For at sikre, at lederne føler sig i stand til at arbejde strategisk med den lokale løndannelse, kan der findes vejledninger på HR-portalen, og HR-Centret tilbyder mindst en gang årligt kursus i proces, strategi og forhandlingsteknik i forbindelse med lokale lønforhandlinger. Der kan gennemføres konkrete forhandlinger i løbet af året, når/hvis der opstår ledige midler, f.eks. ved stillingsledighed Tidspunkt Hver måned November Indhold KRL-tal opgøres centervis og publiceres på intranettet. Lederen tager stilling til, om der er behov for revision af arbejdspladsens lønpolitik. I givet fald skal den forelægges på et MED-møde til information og eventuel kommentering. Det er dog lederen, der træffer den endelige beslutning om indholdet i lønpolitikken, som beskriver, hvilke kriterier lederen vil lægge vægt på i vurderingen af, hvilke medarbejdere der i givet fald skal indstilles ved lokallønsforhandlingerne, når/hvis der er ledige midler. 15. januar Lederen fremsender lønpolitikken sammen med konkrete forslag til de relevante personaleorganisationer. Hvis der aktuelt ikke er penge at forhandle om, skal lønpolitikken som minimum fremsendes til personaleorganisationerne sammen med information om, at der aktuelt ikke er ledige lønmidler at forhandle om, og at lederen vil vende tilbage, hvis der senere viser sig mulighed for udmøntning af lønmidler. 1. marts Forhandlinger skal være gennemført. 4
Den enkelte leder kan aftale et andet tidspunkt for lønforhandling med de faglige organisationer, hvis der kan opnås enighed med organisationerne om det. 5