Controller i SIS Økonomi Forfatter(e) Godkender Versionsnr. Dato RA HKN, KJ 1.0 26-10-2009 Indhold Dette dokument beskriver hvordan SIS kan bruges som Controller værktøj. Denne vejledning vil fokusere på kontroller af opkrævninger. Dette forudsætter at der er tildelt opkrævninger til de relevante grupper. Der vil i dette dokument kun være indirekte henvisninger til regler om økonomi og indberetninger, se mere om alle reglerne på http://www.admsys.uni-c.dk/sis/dokumenter/vejledninger/index.html. Controller i SIS Økonomi... 1 Indhold... 1 Vinduesoversigt... 2 Sådan ser grundlaget ud eks på aktivitet... 3 Dan et overblik... 3 Det simple overblik på den enkle aktivitet... 4 Det simple overblik på den enkle STÅ-periode... 4 Det simple overblik ud fra debitor... 5 Det simple overblik ud fra personen... 6 Det større overblik... 7 Afgrænsninger i bestillingen af N494... 7 Eks. på N494... 8 Vinduet A426 Manglende opkrævninger... 9 Afgrænsninger i bestillingen af S463 Manglende opkrævninger... 10 Oprydning... 12 Eks. på oprydning... 12 Kvartals status... 15 Den daglige dokumentation... 15 Fejlsøgning af opkrævninger / kreditnotaer... 15 Opkrævningsfejlliste N337... 16 Opkrævninger N438... 17 HUSK SE LOG... 17 Side 1 af 17
Vinduesoversigt Oversigt over alle vinduer som indgår i denne vejledning. Type Nummer Beskrivelse Vindue A424 Opkrævninger for aktivitetsplacering Vindue A432 Betalingsoversigt pr. debitor Vindue A433 Betalingsoversigt pr. aktivitet Vindue A434 Betalingsoversigt pr. STÅ-periode Vindue A435 Betalingsoversigt pr. person Vindue S500 Jobbestilling Udskrift N494 Aktivitetsdebitorliste NS Vindue A426 Manglende opkrævninger Udskrift S463 Manglende opkrævninger Side 2 af 17
Sådan ser grundlaget ud eks på aktivitet Dette er blot et eks. på en aktivitet, det kunne også være en STÅ-periode. Læg mærke til, at der i eksemplet både er en manglende kreditnota(rate 2) og en manglende fremtidig opkrævning(rate 3). Dan et overblik De vigtigste værktøjer til det nemme overblik er betalings oversigts vinduerne. De ligger alle under menuen Betalinger -> Betalingsoversigter-> Side 3 af 17
Det simple overblik på den enkle aktivitet Periode afgrænsningen kigger på forfaldsdato. Her ses allerede opkrævet linjer. Disse to udligner hinanden. Her ses vores manglende kreditnota og opkrævning fra vores grundlag i A424. Det simple overblik på den enkle STÅ-periode Periode afgrænsningen kigger på forfaldsdato. Her ses en manglende opkrævning på en STÅ-periode. Side 4 af 17
Det simple overblik ud fra debitor Dette vindue kan med fordel også bruges af økonomi afdelingen da der kan bruges NS debitor nr. Periode er krævet i dette vindue. Periode afgrænsningen kigger på forfaldsdato. Allerede opkrævede beløb. Her kan ses andre manglende opkrævninger på andre aktiviteter for denne debitor. Samt de 2 vi kunne forvente ud fra dette eks. Ved Person debitorer viser A432 alle opkrævninger på alle uddannelser en Person måtte deltage på. Ved søgninger på debitorer af typen A, R eller Ø vil man kunne se hvor meget man har opkrævet eller skal til at opkræve en virksomhed eller et jobcenter. Denne funktion kan være brugbar hvis en kunde går konkurs og man så vil se hvor meget der egentlig skulle ha været opkrævet. Side 5 af 17
Det simple overblik ud fra personen Her skal der evt. laves flere søgninger hvis den studerende har flere udd.ord, søgninger kan med fordel afgrænses til en given periode. Periode afgrænsningen kigger på forfaldsdato. Dette vindue kræver at man vælger en udd.ord på personen. Man kan altså kun se foretagne og fremtidige opkrævninger for en udd.ord af gangen. Her kan ses andre manglende opkrævninger på andre aktiviteter for denne debitor. Samt de 2 vi kunne forvente ud fra dette eks. Side 6 af 17
Det større overblik Det kan være svært at huske alle aktiviteter / STÅ perioder og hvis man er Controller er det heller ikke nødvendigt. Der findes i SIS værktøjer til at få overblikket uden det store dybe kendskab til alle grupper og STÅ-perioder. Kræver dog noget kendskab til bruge af SIS. Afgrænsninger i bestillingen af N494 N494 Aktivitetsdebitorliste NS kan selvom navnet ikke antyder det også finde STÅ-perioder. Denne udskrift kan give et meget større overblik over hvad der egentlig er opkrævet og den kan også afgrænses til kun at vise de opkrævninger der mangler. Afgræns på et helt år eller pr. kvartal alt efter hvor ofte denne udskrives Aktivitet og STÅperiode kan afgrænses med % Kun fremtidige: Incl. dem man mangler eller og som skal opkræves i næste måned ses. Incl. Slettemarkerede: Denne medtager alle studerende som er afgangsmeldt, meget brugbar til rekvirenter på lærer.udd. Se mere om afgrænsningerne af dette job i hjælpen http://uas.uni-c.dk/sis/sishelp/index.html?n494-rep.htm N494 Aktivitetsdebitorliste NS kan med fordel kørers flere gang på eks. Forskellige Aktivitetsafdelinger alt efter hvordan ansvaret på institutionerne er fordelt, eller blot for overblikkets skyld. Side 7 af 17
N494 kan fylde mange sider og kan med fordel skrives ud med vis udskrift dvs der dannes en PDF. Denne PDF vil så også kunne sendes til andre der skal arbejde med de samme data. Der kan også søges i PDF så man på den måde kan nøjes med 1 udskrift frem for 10. N494 trækker en lang række data direkte fra NS så den kan tage meget lang tid hvis afgrænsningerne er meget brede. Eks. på N494 Her ses et enkelt kursus hvor der både er manglende kreditnotaer og manglende opkrævninger. Ved meget brede afgrænsninger af N494 anbefales det at bruge PDF Viewer til at søge Her ses vores manglende kreditnota og opkrævning fra vores grundlag i A424. N494 tager udgangspunkt i aktiviteter / STÅ-perioder, det kan dog ønskes at få et andet overblik, til dette finde vinduet A426 med tilhørende udskrift S463 begge med navnet Manglende opkrævninger Side 8 af 17
Vinduet A426 Manglende opkrævninger Her ses vores manglende kreditnota og opkrævning fra vores grundlag i A424. Der kan direkte fra vinduet trykkes på udskriv og afgrænsninger I vinduet overføres til Jobbestilling S500. Side 9 af 17
Afgrænsninger i bestillingen af S463 Manglende opkrævninger S463 kan også bestilles direkte i S500. Afgræns på et helt år eller pr. kvartal alt efter hvor ofte denne udskrives Aktivitet og STÅperiode kan afgrænses med % Se mere om afgrænsningerne af dette job i hjælpen http://uas.uni-c.dk/sis/sishelp/index.html?s463-rep.htm Det kan igen ved meget brede afgrænsninger være smart at bruge vis udskrift og så søge vha. PDF værktøjet. Side 10 af 17
Her ses vores manglende kreditnota og opkrævning fra vores grundlag i A424. Side 11 af 17
Oprydning Hvis en aktivitet alligevel ikke skal opkræves men betalingsgrundlager er lavet i SIS, eks. en IV hvor kunden faktureres manuelt fra NS. Så skal man huske at rydde op i SIS ellers kan vinduer og udskrifter nævnt i denne vejledning, blive meget svære at bruge som Controller værktøjer. Ved manglende oprydning vil der med tiden komme mange forvirrende data som man skal forholde sig til og vide noget. Eks. på oprydning Dvs. slet gebyr(shift F6 + F10 for at gemme) i vinduet A422 Gebyrer for aktiviteter, hvis gebyret er lagt på gruppen denne vej. Stå på linjen der skal slette og tryk SHIFT+ F6 HUSK at gemme med F10 Eller slet hver enkel gebyrlinje i A424 Opkrævning for aktivitetsplacering på alle studerende, der ikke skal opkræves. Man kan ikke slette en linje hvor beløb er større en 0 og opkrævet beløb er forskelligt fra 0 Dvs. man kan ikke slette en kreditnota, men denne kan rettes tilbage så beløb og opkrævet beløb er ens. Så vil den ikke fremstå som fremtidig kreditnota. Vores oprindelige eksempel vil nu se således ud i A424 Indeholder nu kun den oprindelige opkrævning og kreditnotaen af ophævet som kreditnota. Side 12 af 17
Side 13 af 17
Og A433 ser således ud Hvis man ser i A426 Manglende opkrævninger eller udskriver S463 og N494 for denne gruppe Skal de være tomme. Side 14 af 17
Kvartals status Hvis N494 og S463 køres hver kvartal opdelt på aktivitets afdeling. Med en afgrænsning på: Starts forfaldsdato = 6 måned bagud Slut forfaldsdato = 1 måned frem Så bør både N494 og S463 blive tomme. Dette forudsætter at oprydningen og opkrævning af manglende faktura er sket. Tilsvarende kan der laves afgrænsninger ½ år ud i fremtiden for at se om der er perioder med mange faktureringer og evt. over tid aftale relevante tidspunkter for opkrævninger med økonomiafdelingen. Den daglige dokumentation Hvis det på et tidspunkt er nødvendigt at ændre den procedure man normalt følger, pga. fejl i grund data eller lign, så husk at dette skal dokumenteres. Hvis revisor bemærker dette vil det blive nærmere undersøgt. Et smart sted at dokumentere sådanne hændelser, er dels på aktiviteten den / de studerende går på og er faktureret fra dels på den / de studerende der er blevet specielt behandlet. Noter i SIS vil kunne bruges og det bør aftales pr base at gøre det ensartet, så en evt. controller kan trække sådanne noter ud på en nem måde. Eks. ved ÅU betalinger og indberetninger skal rate 1 opkræves den første skærings dato og rate 2 den anden skæringsdato, det er et typisk sted at lave en fejl Der laves så en note på gruppen om at det er sket og at A702 derfor at manuelt udfyldt med henvisning til et dokument (udskrift af A433) som kan dokumentere betalingerne. Noten kan hentes ud af SIS vha. A565 flettefil. Fejlsøgning af opkrævninger / kreditnotaer Dette punkt er næsten en kopi fra vejledningen i opkrævninger i SIS http://www.admsys.uni-c.dk/sis/dokumenter/vejledninger/betalinger Side 15 af 17
Opkrævningsfejlliste N337 Formålet med N337 er at muliggøre kontrol af, at de fremtidige opkrævninger, er afgrænset så de opfylder betingelserne for en opkrævning i Navision Stat. HUSK at bruge N337, da der kan være tjek som kun udføres af N337 men som ikke udføres i N438. Følgende ting bliver tjekket i N337 1. Hvis der ikke er tilknyttet en debitor, skrives fejlteksten: Der er ikke tilknyttet debitor. 2. Hvis der findes Opkrævninger, hvor der tidligere er foretaget opkrævning og denne opkrævning har en status, der ikke er Afsluttet, må der ikke opkræves på ny. Følgende fejltekst udskrives: Tidligere foretaget opkrævning har ikke status Afsluttet. 3. Der bliver kun dannet opkrævninger for studerende, der er aktive (dvs. ikke afgangsmeldt S294) på faktureringstidspunktet. Hvis en opkrævning ignoreres pga. at den studerende er afgangsmeldt udskrives følgende fejltekst: Den studerende er af-gangsmeldt. 4. Er kontostrengen ikke udfyldt udskrives følgende fejltekst: Kontostrengen er ikke udfyldt. 5. Kontostrengen på hver post bliver checket for om den er valid i NS. Hvis der ikke er tilknyttet en valid kontostreng, udskrives følgende fejltekst: Kontostreng er ikke valid. 6. Der dannes kun kreditnota for en indbetaling, der ikke er indberettet til UVM. Hvis det er forsøgt at danne kreditnota for en indbetaling, der er indbettet til UVM, så udskrives følgende fejltekst: Kreditnota er ikke dannet, da der er foretaget indberetning til UVM.. 7. Når der dannes en kreditnota, ud fra en OpkrevningPrRate, der har resulteret i opkrævninger på flere forskellige debitorer, så splittes kreditnotaen ud på de debitorer, der oprindeligt er opkrævet. Hvis en eller flere af debitorerne ikke er aktive i NS længere, så udskrives følgende fejltekst: Kreditnota kan ikke dannes da følgende debitorer ikke længere er aktive: xxx, xxx,. Side 16 af 17
Opkrævninger N438 HUSK at bruge de samme afgrænsninger i N438 som i N337. Se mere i online hjælpen for N438 http://uas.uni-c.dk/sis/sishelp/index.html?n438-bat.htm Hvis opkrævnings jobbet N438 udfyldes med en meget bred afgrænsning så kan betalingsgrundlag der ikke er opkrævet og som heller ikke skal opkræves blive opkrævet ved en fejl. Pas på med de meget brede afgrænsninger i N438. Afgrænsninger / Faktura layout Udvalgte afgrænsninger beskrives her: Samlet opkrævning Hvis afgrænsningen er 'J', bliver der oprettet én Opkrævning for alle OpkrævningerPrRate med samme Debitor, forudsat at EAN-numre, Kundereferencer, Kundeordrenr. og Kundekontostrenge er ens. Hvis der for samme debitor er flere OpkrævningerPrRate, hvor ikke alle EAN-numre, Kundereferencer, Kundeordrenr. og Kundekontostrenge er ens, oprettes i stedet flere Opkrævninger. Hvis afgrænsningen er 'N', bliver der dannet én Opkrævning for de OpkrævningPrRate, hvorom det gælder at Debitor, Studerende, Rate, EAN-numre, Kundereference, Kundeordrenr. og Kundekontostreng er ens. Medtag aktivitetskode (gælder også STÅ-perioden) I: Der udskrives ingen aktivitetsbetegnelse for aktivitetskoden, kun aktivitetskoden K: Der udskrives kort betegnelse for aktivitetskoden L: Der udskrives lang betegnelse for aktivitetskoden B: Der udskrives både lang og kort betegnelse for aktivitetskoden. Medtag rate Hvis Gebyr med STÅ-grundlag er J, så kan Medtag rate ikke være N. HUSK SE LOG Det er vigtigt at se på loggen i SIS. Når man arbejder med opkrævninger er det MEGET vigtigt. Side 17 af 17