SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN NOTAT Emne: Procedure og tidsplan for budgetlægning 2018-2021 til Byrådet den 30. januar 2017 Til: Byrådet m.fl. Dato: 29. december 2016 Sagsbeh.: AJ Sagsnr.: 00.30.10-G00-1-16 Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 4 hovedaktiviteter: Budgetlægning for 2018-2021, Budgetopfølgning for 2017 Halvårsregnskab 2017. Regnskabsaflæggelse for 2016. Budgetlægningen for 2018-2021 Den faseopdelte budgetlægning Kommunerne og Regeringen har gennem mange år indgået årlige aftaler for den kommunale økonomi, hvori bl.a. er aftalt rammer for serviceudgifter, anlægsudgifter og skatteudskrivningen. Folketinget vedtog i juni 2012 en budgetlov. Loven har til formål at sikre balance eller overskud på de samlede offentlige finanser og en hensigtsmæssig udgiftsstyring i stat, kommuner og regioner. Den gældende budgetlov betyder, at den økonomiske ramme for kommunernes udgifter udmeldes i juni måned. Der er sanktioner over for kommunerne, hvis de overskrider udgiftsrammerne eller rammerne for den kommunale skatteudskrivning. Gennem de seneste år har kommunerne, inden for rammerne af den faseopdelte budgetlægning, intensiveret det fælleskommunale samarbejde om at overholde de indgåede økonomiaftaler. Skøn over forventet regnskabsresultat for 2017 indberettes flere gange i løbet af året. Oplysninger om budgetoplæg for 2018 i de enkelte kommuner indberettes løbende til KL fra medio august 2017. Resultatet af indberetningerne drøftes derefter på borgmestermøderne i september måned. Budgetprocedure for budgetlægning 2018-2021 Budgetlægningen for 2018-2021 vil som de tidligere år blive opdelt i to faser. En faktafase, der går fra foråret og frem til slutningen af august, samt en politikfase fra slutningen af august og frem til budgetvedtagelsen. Der er følgende politiske aktiviteter i faktafasen og politikfasen: Faktafasen tilvejebringer information og viden til brug for politikfasen: Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Byrådets temamøde den 19. juni 2017. Byrådets godkendelse af halvårsregnskab 2017 og forventet regnskab 2017 på mødet den 28. august 2017. G:\Budget\2018\01. Procedure og tidsplan\tids- og aktivitetsplan for budgetlægningen 2018-2021.docx
I politikfasen foregår den egentlige politiske drøftelse og vedtagelse af budgettet: Byrådets budgetkonference den 1. september 2017, hvor direktionens budgetoplæg præsenteres. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget godkender forslag til budget 2018-2021 til Byrådets 1. behandling den 11. september 2017. Høring af brugerbestyrelserne og medarbejderne vedrørende 1. Behandlingsforslaget i perioden 14. 19. september 2017. Orienteringsmøde for alle brugerbestyrelser torsdag den 14. september 2017. Byrådets 1. Behandling af budget 2018-2021 den 18. september 2017. Aflevering af partiernes ændringsforslag den 25. september 2017. 2. behandling af forslag til budget 2018-2021 den 2. oktober 2017 i Økonomi-, teknik- og miljøudvalget og den 9. oktober 2017 i Byrådet. De enkelte aktiviteter beskrives i det følgende. Tids- og aktivitetsplanen fremgår sidst i notatet. Udgangspunkt for budgetlægningen 2017-2020 De kommende år er præget af en række udviklingstendenser, som sætter rammerne for alle kommuner. På nationalt niveau er det blandt andet globalisering, digitalisering og centrale effektiviseringskrav, der er med til at sætte udviklingsdagsorden for kommunerne. Solrød Kommune er en kommune i vækst. Der kommer mange nye borgere. Med mange nye borgere er der behov for løbende at tilpasse kapaciteten på de områder, hvor der opleves ændringer i efterspørgslen. Det er afgørende at ruste organisationen til fortsat effektiv drift i en situation, hvor befolkningen vokser, og der ikke længere kan forventes samme niveau af grundsalg som hidtil. Udarbejdelse af administrativt budgetoplæg for drift og anlæg Det administrative arbejde med budgetforslag 2018-2021 integreres med den første budgetopfølgning pr. 31. marts 2017 og den anden budgetopfølgning pr. 30. juni 2017, således at den viden, der opsamles, når der udarbejdes skøn over forventet regnskab 2017 bliver kanaliseret videre til budgetforslaget for 2018-2021. Korrektionerne til budgetforslaget 2018-2021 vil indgå i Direktionens udarbejdelse af budgetforslag til budgetkonferencen. Den lokale MED-struktur Den lokale MED-struktur (lokale MED-udvalg/personalemøder) har mulighed for at komme med høringssvar og forslag til ændrede aktiviteter med angivelse af, hvorledes disse kan blive finansieret inden for det område, de repræsenterer. Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelser, råd og ledere Dialogmøderne har til formål at skabe en regelmæssig årlig dialog mellem det pågældende fagudvalg (de folkevalgte) og brugerbestyrelserne/råd (de brugervalgte) og ledere. Dialogmøder er primært placeret i foråret, således at drøftelserne kan benyttes som inspiration i budgetlægningen for det kommende år. Det overordnede formål med dialogmøderne er, at drøfte: Områdets vilkår og udvikling. Brugernes behov og ønsker. Brugernes syn på kvaliteten. Nye tiltag og drøftelse af hvorledes disse kan blive finansieret. Konkret dagsorden, proces og metoder til dialog aftales i forhold til de enkelte områder, ligesom mødetidspunkter fastsættes af det enkelte fagudvalg. 2
Brugerbestyrelserne/råd har udover dialogmøderne mulighed for at indsende høringssvar og forslag til politiske handlemuligheder inden for brugerbestyrelsens område. Høringssvarene m.m. sendes via den enkelte leder senest tirsdag den 30. maj 2017 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen oekonomi@solrod.dk Høringssvarene fra brugerbestyrelserne/råd skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet i forbindelse med temamødet den 19. juni 2017. Byrådets temamøde den 19. juni 2017, kl. 12.00-18.00. Der er følgende emner: Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2017. Status på særlige politiske fokusområder i 2017: o Grundsalgsindtægterne falder væk hvad så? o Fremtidens kommunestyre o Status på implementering af resultatbaseret rengøring o Kortlægning af kulturområdet o Strategi og/eller politik for træer på offentlige områder Høringssvar fra brugerbestyrelser/råd og den lokale MED-struktur bliver uddelt på mødet. Direktionens budgetforslag Med baggrund i korrektioner til budgetgrundlaget som følge af regnskabsresultat for 2016, budgetopfølgningen pr. 31. marts 2017, halvårsregnskabet pr. 30. juni 2017, høringssvar fra brugerbestyrelser og MED-struktur, samt Økonomi- og Indenrigsministeriets udmelding af tilskud, udligning og statsgaranteret udskrivningsgrundlag udarbejdes administrativt forslag til budget for 2018 og overslagsårene 2019-2021. Direktionens forslag til budget for 2018 og overslagsårene 2019-2021 bliver uddelt til Byrådet på byrådsmødet den 28. august 2017. Byrådets budgetkonference den 1. september 2017, kl. 8.30-17.00 Direktionen præsenterer forslag til budget for 2018 og overslagsårene 2019-2021. 1. behandling Direktionens forslag til budget for 2018 og overslagsårene 2019-2021 til budgetkonferencen er ligeledes oplæg til økonomi-, teknik- og miljøudvalgets budgetforslag til Byrådets 1. behandling. Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter på mødet mandag den 11. september 2017 budgetforslag til Byrådets 1. Behandling den 18. september 2017. Høring af brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur vedrørende 1. behandlingsforslaget Byrådet holder budgetorienteringsmøde for alle brugerbestyrelser torsdag den 14. september 2017 kl. 19. Høringsperioden for brugerbestyrelser løber fra den 14. 19. september, således at brugerbestyrelserne i forhold til det aktuelle budgetforslag, har mulighed for at supplere de synspunkter, de fremkom med i maj. Onsdag den 20. september 2017 kl. 9 er fristen for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen via e-post på adressen oekonomi@solrod.dk 3
Høring af Hoved-MED-udvalget De indkomne høringssvar fra MED-strukturen gennemgås af Hoved-MED-udvalget, således at Hoved- MED-udvalget har mulighed for at udtale sig på baggrund af de fremsendte høringssvar fra lokale MEDudvalg og personalemøder den 21. september 2017 inden kl. 15. Ændringsforslag fra partierne til budgetforslaget Ændringsforslag fra partierne skal sendes senest mandag den 25. september 2017, kl. 10.00 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen oekonomi@solrod.dk Byrådets 2. behandling af budget 2015-2018 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslagene til 2. behandlingen på mødet den 2. oktober 2017. Byrådet 2. behandler budgettet den 9. oktober 2017 og fastsætter samtidigt skatteprocent, grundskyldspromille og takster. Budgetopfølgning 2017 og halvårsregnskab 2017 Den politiske budgetopfølgning for 2017 vil ske via budgetopfølgningen pr. 31. marts 2017, pr. 30. juni 2017 (halvårsregnskab) og pr. 30. september 2017. Ved budgetopfølgningerne foretages et skøn over forventet regnskabsresultat for 2017 og overførsel af driftsmidler (ØD-midler m.m.) til 2018 samt en vurdering af om rammen til serviceudgifter i budget 2017 kan overholdes. Resultatet af budgetrevisionen vil blive politisk behandlet på møderne i maj, august og november 2017. Regnskab 2016 Byrådet vil blive orienteret om regnskabsresultatet på Byrådets time den 27. marts 2017. På samme møde godkendes overførsel af drifts- og anlægsmidler fra 2016 til 2017. Den politiske behandling af regnskabet vil ske på møderne i april måned, hvor Byrådet oversender regnskabet til revisionen og samtidig godkender Årsberetning 2016 og Bilag til Årsberetning 2016 som grundlaget for revisionens arbejde. Den formelle godkendelse af regnskabet vil ske samtidig med behandling af den afsluttende revisionsberetning i august 2017. 4
Tids- og aktivitetsplan for budgetlægningen 2018-2021 Tidspunkt Aktivitet Procedure og tidsplan fastlægges 23. januar 2017 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget behandler procedure og tidsplan for budgetlægning 2018-2021. 30. januar 2017 Byrådet behandler procedure og tidsplan for budgetlægning 2018-2021. 1. februar 2017 Procedure og tidsplan udsendes til ledere og Hoved-MED-udvalg Høringsperiode for MED-udvalg og brugerbestyrelser 2. maj 2016 Økonomiafdelingen udsender høringsbrev til brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur, der beskriver grundlaget for høringen. 2. maj 29. maj 2017 Høringsperiode for brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur. 30. maj 2017, kl. 9.00 Aflevering til Økonomiafdelingen via e-post: Høringssvar fra brugerbestyrelserne. Høringssvar fra den lokale MED-struktur. Høringssvarene fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur skal kunne stå alene dvs. uden henvisning til andre dokumenter, da de gives videre direkte til Byrådet. 8. juni 2017, kl. 15.00 Frist for indsendelse af udtalelse fra Hoved-MED-udvalget til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk Faktafase Det enkelte fagudvalg afholder dialogmøde med brugerbestyrelser, råd og ledere indenfor udvalgets område. 6. februar 2017 13. marts 2017 3. april 2017 8. maj 2017 6. juni 2017 14. august 2017 4. september 2017 4. september 2017 25. september 2017 6. november 2017 4. december 2017 Familie- og uddannelsesudvalget: Skolebestyrelsen Uglegårdsskolen, kl. 19-21 Skolebestyrelsen Munkekærskolen, kl. 19-21 Skolebestyrelsen Havdrup skole, kl. 19-21 Børn og Ungerådgivningen, kl. 17-18.30 Bestyrelse og ledelse, UngSolrød kl. 19-20.30 Skole- og Dagtilbud, kl. 17-18 Ungeforum, kl. 17-18 Musikskolens bestyrelse, kl. 18-19 Skolebestyrelser og skoleledere, kl. 19-21 Skolelederne og fagkonsulenter, kl. 19-21 Forældrebestyrelser og ledere for dagtilbud, kl. 19-21 6. februar 2017 13. marts 2017 13. marts 2017 Social-, sundheds- og kulturudvalget: Ældreområdets afdelinger, kl. 17-18 Job- og SocialCenter, kl. 17-18 Fritid og kultur, kl. 18-19 5
Tidspunkt 3. april 2017 3. april 2017 8. maj 2017 4. september 2017 25. september 2017 6. november 2017 4. december 2017 18. april 2017 12. juni 2017 15. maj 2017 kl. 15.30-17.00 19. juni 2017 kl. 12.00-18.00 (før Byrådsmøde) Aktivitet Ældrerådet, kl. 17-18 Solrød Lokalhistoriske Forening, kl. 18-19 Solrød Idræts Union, kl. 18-19 Handicaprådet, kl. 17-18 Ældrerådet, kl. 17-18 Bruger/Pårørende råd - Christians Have, kl. 17-18 Boligorganisationerne, kl. 17-18.30 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget: Erhvervsområdet, kl. 16-17 Grundejerforeninger/landsbylaug, kl. 16-17 Møde Økonomi-, teknik- og miljøudvalg og Hoved-MED-udvalg Byrådets budgettemamøde på Solrød Bibliotek i lokale 25A og 25B. Forberedelse af budgetlægning 2018-2021: Status på implementering af konkrete initiativer i budget 2016 Høringssvar fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur (uddeles på mødet). Politikfase 28. august 2017 Direktionen udsender budgetmateriale til byrådskonferencen den 1. september 2017 (uddeles på byrådsmødet). 29. august 24. september 2017 Fredag den 1. september 2017, kl. 08.30-17.00 Borgmesteren har politiske forhandlinger med henblik på indgåelse af budgetaftale for budget 2018-2021. Byrådets budgetkonference på Korporalskroen. Direktionen præsenterer forslag til budget for 2018 og overslagsårene 2019-2021. 1. behandling 11. september 2017 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget fremsætter budgetforslag til 1. behandlingen i Byrådet 13. september 2017 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling offentliggøres og sendes ud til høring. 13. september 2017, kl. 9 Orienteringsmøde for lederne, tillidsrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i Hoved-MED-udvalg (punkt på DIA-dag). 14. september 2017 kl. 19-21 Byrådet holder orienteringsmøde for alle brugerbestyrelserne i Rådhusets kantine. 18. september 2017 Byrådets 1. behandling af budgetforslaget for 2018-2021. 2. behandling 20. september 2017, kl. 9 Frist for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk 6
Tidspunkt 21. september 2017, kl. 15 21. september 2017, kl. 16 25. september 2017, kl. 10 Aktivitet Frist for indsendelse af udtalelse fra Hoved-MED-udvalget til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk De modtagne udtalelser fra brugerbestyrelser, lokale medarbejderudvalg og personalemøder samt Hoved-MED-udvalget udsendes elektronisk til byrådsmedlemmerne. Frist for indsendelse af ændringsforslag fra partier/partilister til Økonomiafdelingen på oekonomi@solrod.dk 2. oktober 2017 Økonomi-, teknik- og miljøudvalget indstiller ændringsforslag til byrådets 2. behandling af budgetforslaget 2018-2021 9. oktober 2017 Byrådets 2. behandling af budget 2018-2021, herunder fastsættelse af skatteprocent, grundskyldspromille og takster, samt særlige politiske fokusområder i 2018. 7