TIL BEBOERNE I AFDELING 63

TIL BEBOERNE I AFDELING 63 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse 2015-2034 Årsregnskab Forslag 26. august 2015

Dato 26. august 2015 Afdeling 63 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset, Skæring Parkvej tirsdag den 8. september 2015 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for 2016 5. Orientering om råderet 6. Indkomne forslag a. Sammenlægning af afdelingsbestyrelser 7. Valg a. Valg af formand for et år b. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år (på valg er Susan Høgh Winther) c. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 1 år d. Valg af suppleant(er) 8. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 63 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 63 Skæring Parkvej Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2016. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2016. Huslejen stiger med 1% i 2016 Din husleje stiger med 1% fra 1. januar 2016. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (59 m2) 4.800 kr. 4.848 kr. 48 kr. 3-rumsbolig (76 m2) 5.803 kr. 5.861 kr. 58 kr. 4-rumsbolig (90 m2) 6.548 kr. 6.613 kr. 65 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 146 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 522 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse 28.284 18.000 23.000 Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse 97.605 104.800 107.500 +3% Drift af fællesfaciliteter 10.516 10.516 10.516 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 9.345 8.779 8.813 El og varme 12.077 13.500 13.500 Vandafgift 1.636 2.000 2.000 Renovation m.m. 17.281 20.319 15.089 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 105.000 130.000 140.000 +8% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 23.000 23.000 23.000 Andre udgifter 450 694 746 Ydelser på prioritetslån 482.639 494.000 499.000 +1% Administrationsbidrag 61.144 61.144 61.144 Ejendomsskatter 17.639 18.873 19.895 +5% Forsikringer 6.975 8.722 7.889 Overført til resultatkonto 32.371 - - I alt 905.962 914.347 932.092 +2% Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje 878.928 896.506 896.496 Renter 17.883 9.000 7.000 Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v. 5.183 8.841 19.631 +122% Andre indtægter 3.967 - - I alt 905.961 914.347 923.127 Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 1%. Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 17% 2% 1% 1% 12% 7% 6% 54% Du kan få det fulde budget for afdeling 63 Skæring Parkvej på mkl@bk-aarhus.dk eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk. Boligkontoret Århus afdeling 63 2 af 2

Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 63 Skæring Parkvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i 2016. Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Vedligehold P-pladsbelægning/sti 5.000 Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold ude belysning * 1.218 Buske Vedligehold beplantning * 4.873 Gulv Slib og lakering af gulve ved fraflytning * 12.000 Loft Fuger langs loft/vægge * 2.000 Overflader Maling af træværk ved fraflytning * 12.000 Vindue Udskiftning af ruder * 1.792 Elforsyningsanlæg (samlet) Rep/vedligehold elinstallation * 2.000 Vandsystem (samlet) Udskift veksler til varmvand * 5.000 Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold varmeinstallation * 2.436 Ventilationsanlæg (samlet) Rensning og rep. udsugning * 5.000 Affaldscontainer, -beholder og -stativ Afsat diverse * 4.873 Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse 58.192 Budgetteret henlæggelse 140.000 Henlæggelser først på året 482.294 Henlæggelser sidst på året 564.102 Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 63 Skæring Parkvej er vedlagt til orientering.

Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 63 Skæring Parkvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså 2016. Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt 2.400.000 kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Belægninger Vedligehold P-pladsbelægning/sti 10.485 10.485 20.971 41.942 Belægninger Vedligehold P-pladsbelægning/sti 5.000 5.000 Vej- og pladsbelysningsanlæg Rep. og vedligehold ude belysning 1.218 1.218 1.218 1.218 1.218 1.218 1.218 1.218 1.218 1.218 12.178 24.356 Buske Vedligehold beplantning 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 48.735 97.469 Dør Maling af yderdøre 17.564 17.564 35.128 70.256 Gulv Slib og lakering af gulve ved fraflytning 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 96.000 216.000 Kvist Maling af udhæng 123.600 123.600 247.200 Loft Fuger langs loft/vægge 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 20.000 40.000 Overflader Maling af træværk ved fraflytning 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 12.000 96.000 216.000 Vindue Udskiftning af ruder 1.792 1.792 1.792 1.792 1.792 1.792 1.792 1.792 1.792 1.792 17.918 35.836 Vindue Nye udvendige døre og vinduer 700.000 700.000 Væg Behandling af træværk mellem boliger 73.096 73.096 146.192 Røranlæg Rensning og eftersyn tagrender 5.305 5.305 10.609 21.218 Elforsyningsanlæg (samlet) Rep/vedligehold elinstallation 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 20.000 40.000 Vandsystem (samlet) Udskift veksler til varmvand 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 50.000 100.000 Vandsystem (samlet) Udskiftning af vandrør 800.000 800.000 Varmeanlæg (samlet) Rep. og vedligehold varmeinstallation 2.436 2.436 2.436 2.436 2.436 2.436 2.436 2.436 2.436 2.436 24.356 48.712 Ventilationsanlæg (samlet) Rensning og rep. udsugning 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 50.000 100.000 Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning motorer/kanaler 51.163 51.163 102.327 Ventilationsanlæg (samlet) Rensning udsugningsanlæg 6.556 6.556 13.113 26.225 Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation 120.000 120.000 Affaldscontainer, -beholder og -stativafsat diverse 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 4.873 48.730 97.460 Badeværelse inventar Renovering af badeværelser 1.400.000 1.400.000 Hårde hvidevarer Udskiftning komfurer 93.802 93.802 187.604 Køkkeninventar Nye Køkkener 840.000 840.000 Maskiner og maskinanlæg Udskiftning maskiner/traktor 34.421 34.421 68.842 Maskiner og maskinanlæg Ny plæneklipper 3.000 3.000 6.000 Total 146.994 58.192 63.677 82.617 53.192 138.776 176.192 63.677 279.313 53.192 4.682.820 5.798.640 Boligkontoret Århus afdeling 63

Tekst 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Planlagt vedligeholdelse 146.994 58.192 63.677 82.617 53.192 138.776 176.192 63.677 279.313 53.192 4.682.820 5.798.640 Optagelse af lån 2.400.000 2.400.000 Budgetteret henlæggelse 130.000 140.000 150.000 160.000 170.000 170.000 170.000 170.000 170.000 170.000 1.700.000 3.300.000 Henlæggelser sidst på året 482.294 564.102 650.425 727.809 844.617 875.841 869.649 975.972 866.659 983.468 400.648 400.648 1.200.000 1.000.000 Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året 800.000 600.000 400.000 200.000 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Boligkontoret Århus afdeling 63

Regnskab 2014 Afdeling 63 Skæring Parkvej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter 2014 2014 2015 kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen 482.639 494.000 494.000 Vand- og vandafledningsafgifter 1.636 2.000 2.000 Renovation 17.281 23.955 20.319 Afdelingens energiforbrug 12.077 13.500 13.500 Administrationsbidrag 61.144 61.144 61.144 Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital 0 1.064 0 Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud 24.614 27.842 27.595 Offentlige og andre faste udgifter i alt 116.752 129.505 124.558 Ejendomsfunktionær og renholdelse 94.984 101.000 100.800 Almindelig vedligeholdelse 28.284 18.000 18.000 Planlagt og periodisk vedligeholdelse 34.709 148.700 146.994 Vedligeholdelse dækket af henlæggelser -34.709-148.700-146.994 Istandsættelse ved fraflytning m.v. 28.743 0 0 Istandsættelse dækket af henlæggelser -28.743 0 0 Vaskeri, fælleslokaler m.m. 10.516 10.516 10.516 Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 12.416 13.082 13.473 Variable udgifter i alt 146.200 142.598 142.789 Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning 128.000 128.000 153.000 Samlede ordinære udgifter 873.590 894.103 914.347 Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v. 0 0 0 Tab ved lejeledighed m.v. 0 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser 0 0 0 Tab ved fraflytning 150 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser -150 0 0 Overført fra resultatkonto 0 0 0 Andre ekstraordinære udgifter 0 0 0 Ekstraordinære udgifter i alt 0 0 0 Udgifter i alt 873.590 894.103 914.347 Årets overskud overført til resultatkonto 32.371 0 0 Udgifter og evt. overskud i alt 905.961 894.103 914.347 Indtægter Leje 878.928 878.920 896.506 Renter 17.883 10.000 9.000 Drift af fællesfaciliteter 0 0 0 Overført fra resultatkonto 5.183 5.183 8.841 Andre ordinære indtægter 0 0 0 Ordinære indtægter i alt 901.994 894.103 914.347 Tilskud og driftsstøtte 0 0 0 Ekstraordinære indtægter 3.967 0 0 Indtægter i alt 905.961 894.103 914.347 Årets underskud overført til resultatkonto 0 0 0 Indtægter og evt. underskud i alt 905.961 894.103 914.347

Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver 2014 2013 kr. kr. Anlægsaktiver i alt 11.107.000 11.107.000 Omsætningsaktiver i alt 645.357 548.301 Aktiver i alt 11.752.357 11.655.301 Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse 499.288 428.996 Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) 16.034 21.777 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning 42.747 42.897 Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto 53.712 26.525 Langfristet gæld i alt 11.107.000 11.107.000 Kortfristet gæld i alt 33.576 28.106 Passiver i alt 11.752.357 11.655.301 Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på www.bk-aarhus.dk.

FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 63 Dato 27. juli 2015 Fælles afdelingsbestyrelse m.m. med afdeling 48 Skæring Parkvej Afdelingsbestyrelsen foreslår, at afdeling 48 og afdeling 63 med virkning fra afdelingsmødet august/september 2016 vælger én fælles afdelingsbestyrelse med fem medlemmer i dag er der fem medlemmer i afdeling 48 og tre i afdeling 63 holder fælles afdelingsmøder i dag holdes de to afdelingsmøder separat vælger to fælles medlemmer af Boligkontoret Århus repræsentantskab i dag vælges to i afdeling 48 og en i afdeling 63 Der er tale om en såkaldt beboerdemokratisk sammenlægning (se vedtægternes 18, stk. 2). I forhold til økonomi, husleje, vedligeholdelse, udlejning m.m. fungerer afdelingerne fortsat selvstændigt. Begrundelsen er, at afdelingerne ligger tæt og arbejder med mange af de samme ting. Samtidig viser det sig ofte svært at få valgt folk nok til to bestyrelser fx er der pt. ingen bestyrelse i afdeling 63. Beslutningen skal godkendes af repræsentantskabet i Boligkontoret Århus i maj 2016. Den kan således først endelig træde i kraft til afdelingsmødet i august/september 2016. Det betyder, at der stadig skal vælges to separate afdelingsbestyrelser på dette års møde. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen