Kortlægning af affaldsstrømme for elektronikaffald i 3 sektorer

Bilag 4: Kravspecifikation delaftale 1 Kontraktsum: 1.300.000 Jord & Affald J.nr. MST-709-00032 Ref. ahl Den 12. februar 2015 Kortlægning af affaldsstrømme for elektronikaffald i 3 sektorer 1. Baggrund og formål Projektet gennemføres som en del af Partnerskab for indsamling af elektronikaffald, som er et initiativ i Regeringens ressourcestrategi - Danmark uden affald fra 2013. Partnerskabet skal samle den brede kreds af interessenter, som har interesse i indsamling af elektronikaffald, enten via deres forpligtelser som følge af producentansvaret og/eller som følge af deres økonomiske interesse i at få adgang til elektronikaffaldet pga. de ressourcer, som elektronikaffaldet indeholder. Formålet med partnerskabet er at udvikle den danske indsamling af elektronikaffald i dialog og samarbejde, så det sikres at indsamlingen af elektronikaffald understøtter en ressourceeffektiv genanvendelse af affaldet, samt at de væsentligste affaldsstrømme kan følges, jf. nationale og europæiske indsamlingsmålsætninger. Partnerskabet for indsamling af elektronikaffald er 3-årigt og består af en styregruppe, der træffer overordnet beslutning om partnerskabets aktiviteter og fokusområder. Dette suppleres med arbejdsgrupper, hvor aktørerne på mere detaljeret plan kan bidrage til at udvikle området. DPA-System er sekretariat for partnerskabet og tovholder for gennemførsel af nærværende projekt, se afsnit 6 vedr. organisering af projektet. 1.1 Elektronikaffald er en værdifuld ressource Elektronikaffald (WEEE) kan som ressource sidestilles med en traditionel malm åre i f.eks. Grønland, idet WEEE indeholder en lang række værdifulde ressourcer, samt ressourcer, der af EU-kommissionen, betegnes som kritiske. En markedsanalyse udført af Frost and Sullivan i 2013 vurderer, at markedet for udnyttelsen af ressourcerne i WEEE udvikler sig med 4,4 % årligt over de kommende år. Danske virksomheder (teknologivirksomheder, mineindustri og producenter af elektrisk/elektronisk udstyr) har således en markedsmæssig interesse i at have et validt datagrundlag for udnyttelsen af disse ressourcer og et reelt billede af hvor stor en andel af denne ressource, der indsamles og af hvem. På denne baggrund kan samfund og industri træffe beslutninger om udnyttelsen og værdisætningen af ressourcen. Som følge af det nyligt reviderede WEEE- direktiv mødes medlemsstaterne desuden også af direkte krav til monitorering af alle affaldsstrømme for WEEE. Disse øgede krav betyder samlet set, at medlemslandene skal etablere datastrukturer, som identificerer og monitorerer ressourcestrømme af elektronikaffald, som i dag ikke monitoreres. Den værdifulde affaldsstrøm betyder, at der i mange tilfælde er store økonomiske interesser i at få adgang til elektronikaffaldet eller brugt elektrisk og elektronisk udstyr. Fælles for sektoren er dog, at der efterspørges valide data for indsamling, samt en regulering og datamonitorering, der giver lige konkurrencevilkår. 1

1.2 Formål med projektet Partnerskabets styregruppe har igangsat dette kortlægningsprojekt, som har fokus på forskellige aktørgrupper/sektorer i relation til indsamling af WEEE. Det overordnede formål med projektet er, at sikre en nærmere kortlægning af hvorledes elektronikaffaldsstrømme bevæger sig hos de forskellige aktørgrupper, herunder hvilke mængder de enkelte aktører håndterer og indberetter og ikke-indberetter til de nationale indsamlingsstatistikker. Kortlægningerne skal kvantificere de faktiske affaldsstrømme i hver sektor og sætte dem i relation til de nationale monitoreringssystemer, og de data der indgår her. På baggrund af kortlægningerne skal det i dialog med arbejdsgrupper evalueres hvilke uhensigtsmæssigheder, der er indbygget i det nuværende indberetningssystem og hvordan disse kan overkommes. Formålet med projektet er altså at etablere den grundlæggende dataindsamling og kortlægning af affaldsstrømme, som skal danne grundlag for kommende forslag til initiativer, oplysning og revidering af lovgivningen, så monitorering og indsamling af elektronikaffald forbedres. Projekterne skal således ikke kortlægge hvorvidt en indsamling af WEEE/brugt EEE er lovlig eller ulovlig, men sigter alene på via en kvalitativ interviewundersøgelse at kortlægge de faktiske flows, samt at udvikle relevante forbedringsforslag i dialog med aktørerne. Kortlægningsprojektet fokuserer på følgende sektorer/aktører: 1. Kommunernes håndtering af elektronikaffald 2. Detailhandlens 1 indsamling af elektronikaffald fra hhv. borgere og erhverv 3. Elektronikaffald hos genvindingsindustrien (f.eks. behandlingsvirksomheder, indsamlere og transportører) Ad 1) I forbindelse med Kommunernes håndtering af elektronikaffald skal kommunernes håndtering af elektronikaffald kortlægges, herunder særligt hvordan udsortering af elektronikaffald sker fra særlige henteordninger, hvor elektronikaffald blandes med andre fraktioner, som f.eks. farligt affald og storskrald. I DPAsystems statistik over indsamling i kommunerne ses en stor forskel i indsamlet mængde pr. indbygger. Denne forskel fra kommune til kommune skal belyses og forklares. Indsamling af bærbare batterier sker også via den kommunale affaldsindsamling, og bærbare batterier indgår derfor også som et tema i forbindelse med analysen af de kommunale aktører. Ad 2) I forbindelse med Detailhandlens indsamling af elektronikaffald fra hhv. borgere og erhverv skal håndteringen af WEEE og/eller brugt elektrisk og elektronisk udstyr (EEE), som returneres til detailhandel uden om de kommunale ordninger, kortlægges. Et typisk scenarie er, at detailhandlen tager gammelt udstyr retur i forbindelse med levering af nye produkter til kunden spørgsmålet er hvad der efterfølgende sker med affaldet, hvor udbredte sådanne ordninger er og hvilke mængder af affald håndteres via denne affaldsstrøm? Ad 3) I forbindelse med Elektronikaffald hos genvindingsindustrien skal håndteringen af WEEE og/eller brugt EEE hos behandlingsvirksomheder 2, indsamlere og transportører, der professionelt arbejder med indsamling og/eller affaldshåndtering af WEEE og/eller brugt EEE, kortlægges. Disse private virksomheder håndterer både elektronikaffald fra husholdninger på vegne af kollektive ordninger, men modtager også selvstændigt elektronikaffald fra f.eks. private virksomheder. En mulig fejlkilde i indberetning af data kan være, at behandlingsvirksomhederne modtager større partier elektronikaffald eller dele heraf fra 1 Detailhandel er i denne sammenhæng en samlet betegnelse for virksomheder, der sælger helt elektrisk og elektronisk udstyr til enten private forbrugere og/eller virksomheder. I elektronikaffaldsbekendtgørelsen benævnes disse aktører også som distributører. 2 Behandlingsvirksomhed er en samlet betegnelse for private virksomheder, som ifølge definitionerne i Affaldsregisteret er registreret enten som en indsamlingsvirksomhed med forbehandlingsanlæg eller som et genanvendelsesanlæg. 2

virksomheder, og registrerer dette som f.eks. metalaffald og ikke som elektronikaffald. Omfanget af bl.a. denne fejlkilde skal analyseres. 1.3 Afgrænsning af kortlægningen Projektet skal gennemføres med allerede identificerede aktører fra de forskellige sektorer i allerede udpegede geografiske områder. Derved vil projektet tilsammen skabe et overblik over, hvad der foregår i specifikke geografiske områder, herunder om der er nogle landsdækkende fællestræk og forbedringsmuligheder som kan adresseres i nationale initiativer. De udpegede geografiske områder, som projektet skal beskæftige sig med, er udpeget i et netop afsluttet forprojekt, se afsnit 1.4 for nærmere beskrivelse af dette. I for-projektet er der udpeget 15 kommuner med en sådan variation, at resultaterne af den nærmere kortlægning af sektorerne i nærværende projekt, kan generaliseres. Se bilag 4.1, tabel 3.1 for oversigt over udvalgte kommuner. 1.4 For-projektet med indledende databearbejdning af affaldsdata Dette projekt skal bygge videre på resultaterne i det netop gennemførte for-projekt. I for-projektet er der gennemført følgende opgaver: Udvælgelse af kommuner (se bilag 4.1, kap. 3) Kortlægning af de indsamlede mængder for hver sektor på baggrund af data i de nationale indsamlingsstatistikker og på den baggrund udpegning af hvide pletter i data, som bør undersøges nærmere. Hvide pletter kan f.eks. være hvor der er data, der stikker ud fra andre aktører i samme sektor, manglende data eller lign. Udarbejdelse af interviewguide samt udvælgelse af aktører, som skal interviewes (se bilag 4.1, kapitel 6 og bilag 4.2) For-projektet er gennemført ved en bearbejdning af udtræk af indberettet data for alle relevante aktører fra følgende 3 datakilder: Miljøstyrelsens Affaldsdatasystem (ADS), Miljøstyrelsens Affaldsregister (AR) DPA-Systems WEEE-statistik For-projektets resultater fremgår af bilag 4.1-4.3: Bilag 4.1: Afrapportering af for-projektets resultater Bilag 4.2: Interviewguides til 5 forskellige aktørgrupper inden for de 3 sektorer Bilag 4.3: Eksempel på flowoversigt med anonymiseret data Bilag 4.3 er et eksempel på de data-sæt som er udarbejdet for hver af de 15 kommuner i for-projektet. Af fortrolighedshensyn kan de bagvedliggende data, de konkrete forslag til interviewpersoner og de enkelte aktørers indberetning af data ikke indgå som en del af udbudsmaterialet. Disse bagvedliggende data vil blive udleveret til den vindende tilbudsgiver, når der er indgået en skriftlig fortrolighedsaftale i forbindelse med indgåelse af kontrakt. For-projektet har også udtrukket indsamlingsdata for bærbare batterier sammen med WEEE og håndteret mængderne som en samlet sum i de udpegede geografiske områder. En delleverance i nærværende projekt er, at skille batterimængderne fra WEEE, jf. afsnit 2.1. Det nu udbudte kortlægningsprojekt skal således bygge videre på disse indledende dataanalyser i forprojektet. Igennem kvalitative interviews med aktører i de 3 sektorer og drøftelser i udpegede arbejdsgrupper, skal disse data kvalificeres i forhold til at få synliggjort de affaldsstrømme, der flyder uden 3

om de officielle statistikker, samt klarlægge de typiske tilfælde, hvor der indberettes mangelfuldt eller forkert. Som det fremgår af kapitel 6 i bilag 4.1, vil det være nødvendigt at gennemføre kvalitative interviews med mellem 80-90 virksomheder, samt interviews med 2-3 kommunale aktører i hver af de 15 udpegede kommuner. Aktørerne til interview er geografisk fordelt på de udpegede kommunale områder, men for virksomhedernes vedkommende er der i flere tilfælde tale om store landsdækkende virksomheder med hovedkontorer enten i hovedstadsområdet eller nær større danske byer. Det kan forventes, at der i interviewprocessen løbende må korrigeres for hvem og hvilke virksomheder som interviewes, således at der løbende fokuseres på at identificere hvor de største mængder kan identificeres. Som illustration af denne proces kan det vise sig, at de bagvedliggende indsamlingsstrukturer/organisering kan være ens for flere virksomheder på interviewlisten. Det kan altså svare sig at prioritere at interviewe den virksomhed, som rent faktisk varetager den konkrete indsamling, frem for at interviewe flere detailhandlere, der benytter sig af samme koncept. Der kan altså opstå en drill-down øvelse, hvor f.eks. et indledende interview medfører, at en detailhandler henviser til en virksomhed, som står for logistikken ved indsamling af WEEE/brugt udstyr. Ved interview af denne virksomhed kan det vise sig at det faktiske arbejde forestås af en vognmandsforretning, som derfor også skal interviewes. Den løbende erfaringsopbygning i interviewprocessen og efterfølgende prioritering af interviews foretages i samarbejde med DPA-System. 2. Leverancer Kortlægningen skal forløbe i 2 faser med konkrete leverancer defineret nærmere for hver fase og for hver sektor nedenfor. Arbejdsindsatsen mellem de forskellige leverancer og aktørgrupper skal fordeles på en sådan måde, at alle 3 sektorer analyseres fyldestgørende. Fase 1 har til formål igennem dybdegående interviews med de udvalgte aktører at identificere mangler i forprojektets kortlægning af affaldsstrømmene og få bud på, hvor de forskellige aktører mener, at der kan findes supplerende mængder WEEE. Se afsnit 1.4 for minimumskrav til omfanget af kvalitative interviews. I fase 2 skal resultaterne fra interviewundersøgelserne hos de 3 sektorer samles, og på den baggrund skal der udarbejdes et fyldestgørende flowdiagram af affaldsstrømmene for WEEE i de udvalgte geografiske områder. I denne fase indgår også en diskussion af resultaterne med arbejdsgrupper fra de forskellige sektorer med henblik på en kvalitativ validering af resultaterne, samt en drøftelse af barrierer i det nuværende system og forbedringsmuligheder. Det aftales nærmere hvornår og hvordan arbejdsgrupperne inddrages i fase 1. For beskrivelse af arbejdsgrupper se afsnit 3.1. Fase 1 skal ikke nødvendigvis være afsluttet før fase 2 påbegyndes i praksis vil det sandsynligvis være nødvendigt at interagere mellem de to faser. Der skal desuden gennemføres supplerende data-analyser af bærbare batterier og import/eksport-data for WEEE, se afsnit 2.1. Det samlede resultat af kortlægningsprojektet er dermed følgende: 1. En beskrivelse af hver af de WEEE flows, som aktørerne i de 3 sektorer varetager selv eller har kendskab til hos andre aktører (legalt/illegalt). Hvilke ordninger tilbydes husholdninger og virksomheder og hvilke mængder indsamles i de forskellige ordninger? 4

2. En kortfattet case-samling af de typiske retur-ordninger for hhv. brugt udstyr og elektronikaffald for husholdninger og virksomheder (legalt/illegalt) i Danmark prioriteret efter mængdemæssig væsentlighed. 3. Hvordan og i hvilket omfang indberettes affaldsmængderne i de forskellige affaldsstrømme til hhv. ADS og DPA-Systems statistik? 4. Et kvantitativt estimat på mængderne i de forskellige flow i de 3 sektorer, herunder kvantitativt estimat på hvilke affaldsstrømme og hvilke mængder, som mangler systematisk monitorering i indberetningssystemet 5. Oversigt over barrierer og incitamenter for øget indsamling af WEEE i de 3 sektorer. 6. Forslag til forbedring af indsamling/indberetningssystem på baggrund af de lokaliserede barrierer (f.eks. ændring af regulering, kommunikation til branchen om korrekt og ensartet indberetning mv.) 2.1 Supplerende data-analyser Der skal gennemføres 2 supplerende dataanalyser inden fase 1 påbegyndes: 1. På baggrund af dataarkene udtrukket per kommune i for-projektet og DPA-System statistik, udarbejdes en oversigt over de kommunale affaldsstrømme for bærbare batterier med angivelse af mængde pr. flow og det afdækkes, hvor der er hvide pletter. Dataanalysen gennemføres i samme geografiske områder, som kortlægningen af WEEE-affaldsstrømme og kvalificeres igennem kvalitative interviews med de kommunale aktører, jf. fase 1. 2. Vurdering af overensstemmelse mellem WEEE-data i Miljøstyrelsens import/eksport-database for anmeldepligtigt affald og data i ADS og/eller DPA-statistik for eksporteret WEEE, samt identificering af modtagere af WEEE uden for landets grænser. Dataanalysen kvalificeres igennem kvalitative interviews med genvindingsindustrien, jf. fase 1, som udvælges i dialog med DPA-System. Det må forventes, at der kan indgå interviews med 2 udenlandske modtagervirksomheder af WEEE. 2.2 Fase 1 leverance: Kvalificering af for-projektets resultater og supplerende dataanalyser Fase 1 skal tage udgangspunkt i for-projektets resultater. Formålet er at kvalificere disse data yderligere og kortlægge ikke-registrerede affaldsstrømme via direkte dialog med aktørerne i de 3 sektorer. Kvalificeringen skal ske via kvalitative interviews med nøglepersoner i de 3 sektorer i de geografiske områder, der er udvalgt som fokusområder. Se desuden afsnit 3.2 vedr. fortrolighed i interviewsituationen. De kvalitative interview gennemføres pbga. de interviewguides, som er udarbejdet i for-projektet, jf. bilag 4.2. Såfremt konsulenten ønsker at anvende en alternativ guide eller revidere den eksisterende, skal dette ske efter aftale med DPA-System. I for-projektet indgår liste over relevante aktører, der skal interviewes, jf. afsnit 1.4. Evt. supplementer til denne liste over interviewpersoner udarbejdes af konsulenten i dialog med DPA-System. Fokus i udvælgelsen af interviewpersoner skal være ud fra, hvor det er relevant at få uddybet indberettet data nærmere, f.eks. hvor der er data, der stikker ud fra andre aktører i samme sektor, manglende data eller lign. De kvalitative interviews skal gennemføres på en sådan måde, at der sikres en fyldestgørende kvalificering af data i de 3 sektorer. Det aftales nærmere med DPA-System, hvorvidt/hvordan arbejdsgrupperne deltager i forberedelserne til de kvalitative interviews. På baggrund af de kvalitative interviews skal følgende spørgsmål fra hver sektor som minimum besvares: 1. Er aktørerne enige i for-projektets resultater? Identificer og forklar afvigelser både i strømme og i kvantiteter (ADS og DPA data). Prioriter flows efter mængdemæssig væsentlighed for hver sektor. 5

2. Hvem peger de forskellige aktører på, som andre aktører, der håndterer WEEE/brugt EEE i det pågældende geografiske område? Kvantificer i det omfang, det er muligt. Er disse aktører registrerede i affaldsregisteret og indberetter de data til ADS? Hvilke mængder vurderes disse aktører at håndtere? Prioriter efter væsentlighed. 3. Hvilke forslag har aktørerne til hvordan kvaliteten af data og indberetning kan øges? Dertil kommer en række specifikke spørgsmål til hver sektor, der som minimum skal besvares: Kommunernes håndtering af elektronikaffald: 1. Hvordan og til hvem indberetter kommunen affaldsdata vedr. elektronikaffald og bærbare batterier? Indberetter kommunen til ADS eller er det kommunens samarbejdsparter, der indberetter til ADS? 2. Er der nogle af de WEEE/genbrugsstrømme, som kommunen har ansvar for, som ikke rapporteres til ADS og DPA? 3. Indsamler kommunen WEEE/brugt EEE, som ikke afleveres til producentansvaret? F.eks. kabelafklip som kabelaffald eller mobiltelefoner som brugt udstyr via genbrugspladsen, eller storskrald, hvor det indsamlede WEEE håndteres af operatøren frem for at blive afleveret til producentansvaret? 4. I hvilket omfang er kommunens WEEE indsamling og bærbar batteri indsamling udlagt til et kommunalt affaldsselskabs styring? 5. Hvor meget WEEE og bærbare batterier estimeres indsamlet via andre kommunale affaldsstrømme (f.eks. husholdningsaffaldet, storskrald, kommunejernet, genbrugsloppen)? Har kommunen undersøgelser af andre affaldsstrømmes indhold af WEEE/brugt EEE eller bærbare batterier? Identificer sådanne undersøgelser og kvantificer disse flows. Indsæt i kvantitativt prioriteret rækkefølge med de andre flows. Detailhandlens indsamling af elektronikaffald: 1. Hvilke tilbagetagningsordninger eksisterer i detailhandlen? Hvor udbredt er disse ordninger på landsplan, herunder hvordan håndterer det WEEE/brugt EEE, som modtages/indsamles via disse ordninger? Gives det tilbage til producentansvaret? Afleveres på genbrugsstationen? 2. Hvad er slutbrugernes adfærd mht. aflevering af WEEE/brugt udstyr - kommer slutbrugeren af sig selv for at aflevere/sælge? Er der tale om hente-ordning? Er detailhandlen selv opsøgende etc.? Er der forskel på adfærden hos slutbrugere fra erhverv og slutbrugere fra husholdninger? 3. Hvordan og til hvem indberetter detailhandlen deres håndtering af WEEE? Indberettes til ADS, DPA og/eller de kollektive ordninger? Rapporteres de samme data til ADS og DPA? 4. Er der nogle af de flows af WEEE/flows af brugt EEE, som detailhandel varetager, som ikke indberettes? 5. Indsamler aktøren WEEE/brugt EEE, som ikke afleveres til producentansvaret? Elektronikaffald hos genvindingsindustrien: 1. Hvem indsamler modtageanlæg, indsamlere og transportører WEEE og brugt EEE fra generelt og specifikt i den pågældende kommune? Herunder afklaring af slutbrugernes adfærd mht. aflevering - kommer slutbrugeren af sig selv for at aflevere/sælge eller skal aktøren selv være opsøgende? Indsamles der både fra private forbrugere og virksomheder? 2. Hvor meget indsamles og hvordan indberettes til hhv. ADS og de kollektive ordninger? Rapporteres det samme begge steder? 3. Er der nogle af de flows af WEEE/brugt EEE, som aktøren håndterer, som ikke rapporteres til ADS og DPA? 4. Hvor stor en andel af indsamlet jern- og metalaffald hos modtageanlæg, indsamlere og transportører kan klassificeres som WEEE? Hvordan klassificeres de forskellige affaldsfraktioner af aktørerne? 5. Afklar evt. forskelle i indberettet data i ADS, DPA og Miljøstyrelsens import/eksport-database. 6

2.3 Fase 2 leverance: Præsentation, diskussion og afrapportering Fase 2 er en opsamlings- og afrapporteringsfase. På baggrund af for-projektet og fase 1 udarbejdes et fyldestgørende flowdiagram af affaldsstrømmene for WEEE og bærbare batterier i de udvalgte geografiske områder. Flow-diagrammet skal være nemt at afkode og forstå visuelt. Resultaterne af fase 1 præsenteres desuden på et seminar for de 3 arbejdsgrupper. På seminaret skal der faciliteres en diskussion af udestående huller i data ( hvide pletter ) og yderligere forslag til, hvordan kvaliteten af monitoreringen kan øges. På baggrund af seminaret tilpasses flowdiagrammer, lister over barrierer, løsningsforslag mv. og spørgsmålene i afsnit 2 besvares endeligt. Den endelige afrapportering i projektrapport skal målrettes styregruppen for partnerskabet, som på baggrund af resultaterne i kortlægningen skal træffe beslutning om videre initiativer for at øge indsamlingen af WEEE. Projektrapporten skal i mindst muligt omfang indeholde beskrivende tekst, herunder lange metodeafsnit og baggrundsafsnit om producentansvar. Afrapporteringen skal fokusere på faktuelle resultater i form af taloversigter, flowdiagrammer, barrierer og løsningforslag fra arbejdsgrupperne. Som indledende baggrunds- og formålsafsnit kan afsnit 1.1 i denne kravspecifikation anvendes. Der er således ikke behov for at udarbejde yderligere baggrundsinformation. Den afsluttende projektrapport skal kunne klargøres til publicering efter Miljøstyrelsens retningslinjer og designguide for miljøprojekter. Resultatafsnittet med dataoversigt, flowdiagram, konklusioner og forslag udarbejdes også på engelsk. Det er et krav, at alle leverancer i forbindelse med dette projekt gennemgår en kvalificeret kvalitetssikring inden aflevering. Herunder at der udarbejdes et udkast til projektrapport, som sendes til revision hos arbejdsgrupper, DPA-System og Miljøstyrelsen. 3. Generelt om metode, arbejdsgrupper og fortrolighed med interviewpersoner Der er begrænset metodefrihed i løsning af opgaven, eftersom at det på forhånd er defineret hvilke data og datakilder, der skal anvendes i kortlægningen (ADS, AR, import/eksport-databasen og DPA-System statistik), samt at data skal kvalificeres igennem kvalitative interviews og ved inddragelse af arbejdsgrupper. Miljøstyrelsen og DPA-System bidrager til relevante data-udtræk fra disse systemer i dialog med konsulenten. Data skal behandles fortroligt, jf. afsnit 14 i kontrakten (bilag 6 til udbudsbetingelserne). Konsulenten skal stille med et projektteam som evner at stille kvalificerede spørgsmål og indgå i konstruktiv dialog med aktørerne og arbejdsgrupperne, og som samtidig har erfaring med branche/sektoranalyser, hvor et større antal virksomheder er gennemgået på baggrund af markedsstatistikker, regnskabstal og interviews. 3.1 Arbejdsgrupper I samarbejde med DPA-System og styregruppen for partnerskabet etableres arbejdsgrupper for hver sektor. Arbejdsgruppernes rolle er løbende at drøfte resultater, kommer med forslag til hvordan manglende data kan identificeres og drøfte forbedringsforslag på baggrund af projektets resultater. DPA-System indkalder og afholder arbejdsgruppemøder, herunder afholder udgifter til mødelokaler og forplejning. 7

Konsulenten skal kunne indgå i tæt og konstruktiv dialog med arbejdsgrupperne og være lydhør overfor input fra disse og kunne tilpasse sig herefter. I arbejdsgruppen for den kommunale håndtering skal det tilstræbes, at der deltager kommuner med hhv. høj og lav registreret indsamlingseffektivitet i DPA-Systems årlige statistik, samt repræsentanter fra hhv. by- og landkommuner. Der skal desuden være repræsentanter fra de geografiske områder, som projektet er afgrænset til. I arbejdsgruppen for detailhandlen skal det tilstræbes, at der i arbejdsgruppen deltager repræsentanter for de forskellige typer detailvirksomheder. I arbejdsgruppen for genvindingsindustrien skal det tilstræbes, at der deltager repræsentanter fra relevante private modtageanlæg, indsamlere og transportører. 3.2 Fortrolighed i interviewsituationen Det er yderst vigtigt, at de kvalitative interviews og alle konsulentens henvendelser til aktører sker i en atmosfære af fortrolighed. Interviewpersoner har mulighed for at fremgå anonymt i afrapportering og præsentationer af delresultater for f.eks. arbejdsgrupper. Der skal dog foreligge en oversigt over antal gennemførte interviews pr. sektor ved endelig afrapportering af projektet. Såfremt konsulenten anvender private virksomheder i samme branche som underleverandør til kortlægningen af en given sektor, anbefales det, at disse underleverandører ikke varetager opgaver vedrørende gennemførsel af kvalitative interview, da det kan hindre den nødvendige fortrolighed i interviewsituationen. Underleverandører, som er private virksomheder i samme branche som de sektorer, der kortlægges, skal desuden være meget opmærksom på, at projektarbejdet er omfattet af fortrolighedsbestemmelser, jf. afsnit 14 i udkast til kontrakt (udbudsbetingelsernes bilag 6). 3.3 Samarbejde med konsulent på delaftale 2 Det forventes, at der samarbejde og koordineres tæt med den valgte konsulent på delaftale 2. Særligt i forbindelse med den nærmere kortlægning af detailhandlens håndtering af WEEE vil der være sammenfald med delaftale 2, eftersom detailhandlen også håndterer store mængder brugt udstyr, som f.eks. returvarer, leasingordninger og hente-ordninger direkte hos forbrugeren. 4. Projektledelse Konsulenten udpeger en projektleder, som har erfaring med og uddannelse i projektledelse. Projektlederen redegør løbende for fremdriften i projektet overfor DPA-System og anvender gængse projektstyringsværktøjer til at sikre projektets gennemførsel til tiden og i høj kvalitet. Konsulenten sikrer desuden løbende evaluering og kvalitetssikring af projektet, herunder af proces og resultater. 5. Tidsplan Konsulenten udarbejder på baggrund af den foreslåede tidsplan i sit tilbud, senest 1 uge efter projektopstart en endelig tids-, aktivitets- og betalingsplan for projektet, som godkendes af DPA-System og Miljøstyrelsen. Tidsplanen skal indeholde hovedmilepæle i projektet, herunder arbejdsgruppemøder. 6. Projektets organisering Miljøstyrelsen er projektejer og projektets leverancer skal derfor endeligt godkendes af Miljøstyrelsen. DPA- System er, som sekretariat for partnerskabet, ansvarlig for at levere faglig sparing til konsulenten og sikre den løbende fremdrift i projektet, herunder at konsulenten leverer de beskrevne leverancer til aftalt tid. DPA- System sikrer desuden koordinering med arbejdsgrupperne. Det er Miljøstyrelsen som kan træffe endelig beslutning om prioriteringer vedr. kvalitet, tid og ressourcer, samt evt. ændringer i opgavens indhold. Dette sker på baggrund af indstilling fra konsulenten og DPA- System. 8