Systemer til indkøbsanalyser

UC Effektivíseringsprogrammet Indsatsprogrammet for Generel Administration Projekt Effektivt Indkøb Version 1.0 Devoteam A/S Lautrupsgade 13 DK-2100 Copenhagen Denmark Tel +45 20 45 07 00 Fax +45 39 43 07 77 E-mail info.dk@devoteam.com www.devoteam.dk 23. oktober 2013 Systemer til indkøbsanalyser 1 Baggrund og sigte UC erne overvejer i fællesskab at anskaffe et system til indkøbsanalyse på grundlag af efaktura-data. Indsatsprogramstyregruppen for Generel Administration har bedt om, at der udarbejdes et meget kort beslutningsoplæg, inkl. bemærkninger fra økonomichefer og et bud fra leverandøren på en offensiv og skarp prissætning. Beslutningsoplægget skal balanceres op i mod de muligheder, der eksisterer. Indkøbsnetværket har også drøftet spørgsmålet om anskaffelse af et fælles system til indkøbsanalyser og anbefaler stærkt, at man får et sådant fælles værktøj. Projektejeren for projektet Effektivt Indkøb, økonomichef Ole Ejdrup Christensen, UCC, har på den baggrund bedt Devoteam give input til et sådant beslutningsoplæg. I nærværende notat har Devoteam derfor opsummeret en række overvejelser, som man bør gøre sig ved valg af it-løsning til indkøbsanalyser samt beskrevet nogle forudsætninger, som er væsentlige, hvis man skal sikre sig optimal nytte af it-systemer til indkøbsanalyser. Devoteam har ikke foretaget nogen nærmere vurdering af konkrete systemer eller markedsanalyse, men baserer sine vurderinger på generel viden om området samt på oplysninger om den løsning, som tilbydes af SAS Institute sammen med Valcon. 2 Konklusion Devoteam vurderinger i notatet kan sammenfattes således: UC erne vil have stor fordel af at gennemføre løbende, systematiske indkøbsanalyser og -monitorering baseret på efaktura-data, forudsat, at monitorering og analyser går hånd i hånd med fastlæggelse af overordnede indkøbspolitikker, der dækker alle områder, faste afrapporteringer til relevante ledelsesniveauer, herunder direktionsniveau, samt løbende ad hoc indsats med vejledning af disponerende indkøbere. VAT N DK78068213 PBS: 02394154 Bank: Danske Bank, Branch N 4260, Account N 4260 1335 27 IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N 78068213

2/8 Fordelene ved, at UC erne vælger en fælles løsning til it-understøttelse af indkøbsanalyser er klart større end fordelene ved individuelle løsninger for de enkelte UC er. Spørgsmålet om, hvorvidt UC erne bør anskaffe en færdig, fælles it-løsning (som fx SAS/Valcon-løsningen eller en anden) til at understøtte indkøbsanalyser eller selv gennemføre udvikling af en løsning må bero på en konkret vurdering af økonomi og funktionalitet ved en færdig løsning sammenholdt med, hvad det vil kræve ressource- og kompetencemæssigt selv at varetage udvikling af en fælles løsning baseret på kendte standardværktøjer. 3 Formål og rammer for indkøbsanalyser Med indkøbsanalyser forstås i denne sammenhæng analyser af institutionens faktiske indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbsanalyser vil være en del af en overordnet indsats for at effektivisere og opnå besparelser på institutions indkøb 3.1 Indkøbsanalyser Formålet med indkøbsanalyser er at skabe overblik og statistik over institutionens indkøb af varer og tjenesteydelser i form af såkaldte spend -analyser, der besvarer nøglespørgsmål som disse: Hvilke varer og tjenesteydelser købes? Hvilke varer og tjenesteydelser købes og hos hvilke leverandører, med henblik på vurdering af potentialer ved indgåelse og evt. konsolidering af indkøbsaftaler og på overholdelse af evt. udbudspligt. Hvem køber hvad? Hvilke varer og tjenesteydelser købes af hvilke afdelinger og personer i institutionen i hvilke mængder og hvornår, med henblik på vurdering af indkøbsmønstre Anvendes de rigtige aftaler (aftaleloyalitet/compliance)? I hvilket omfang overholdes de indgåede indkøbsaftaler, herunder om der købes på de rigtige aftaler, om der købes de aftaleomfattede varer og tjenester, og om det sker til de aftalte priser. Aftaleloyaliteten omfatter således både indkøbernes bestillinger af varer og tjenester og leverandørernes faktiske leverancer samt fakturering af korrekte priser. Sådanne detaljerede spend-analyser er relevante dels til løbende monitorering af indkøb, dels i mere omfattende og detaljeret form i forbindelse med udbud og indgåelse af/tilslutning til nye indkøbsaftaler. Indkøbsanalyser kan foregå på forskellige måder. Indkøbsanalyser kan fx gennemføres på grundlag af registreringer af udgifter i regnskabssystemet, herunder bl.a. på finanskonti, ansvarssteder, leverandører (kreditorer) og evt. statens indkøbskategorier (hvis de anvendes til registrering ved anvisningen), eller ved manuel gennemgang af stikprøvevist udvalgte fakturaer. I denne sammenhæng ses imidlertid på indkøbsanalyser, der gennemføres ved hjælp af et it-analysesystem, og på grundlag af detaljerede e-fakturadata på varelinjeniveau. Herved kan opnås den mest detaljerede og komplette analyse.

3/8 3.2 Realisering af gevinster ved indkøbsanalyser Indkøbsanalyser er en vigtig del af en indsats for effektivisering af institutionens indkøb. Men realisering af gevinster ved anskaffelse af et indkøbsanalysesystem forudsætter, at institutionen samtidig gennemfører andre initiativer til effektivisering af indkøb. Ved vurdering af besparelsespotentialet ved indkøbsanalyser skal det tages i betragtning, at disse øvrige initiativer evt. også vil medføre yderligere omkostninger. De nødvendige initiativer kan kort beskrives således: Fastlæggelse af overordnede indkøbspolitikker, der dækker alle områder Der skal udarbejdes, vedtages og implementeres indkøbspolitikker og lignende retningslinjer, der sikrer at erfaringerne fra analyserne kan omsættes til besparende indkøbspraksis bredt i organisationen. Disse politikker m.v. skal jævnligt opdateres og formidles. Faste afrapporteringer til relevante ledelsesniveauer Institutionen skal anvende analysesystemet løbende og systematisk, og skal formidle resultater til relevante beslutningstagere, herunder overordet til direktionsnivauet - ellers vil man erfaringsmæssigt ikke sikre tilstrækkelig opmærksomhed og opbakning til realisering af indkøbspolitikkerne. Ad hoc indsats med vejledning af indkøbere Endvidere skal der anvendes ressourcer på løbende konkret at vejlede de enkelte, disponerende indkøbere, hvis analyserne viser, at der er en uønsket praksis (fx manglende compliance). Evt. øget indsats til udbud og indgåelse af indkøbsaftaler En del af de mulige gevinster, som analyserne kan identificere, vil kunne realiseres ved øget anvendelse af bestående indkøbsaftaler (fx egne, SKI s, Statens Indkøbs eller evt. andre offentlige institutioners aftaler). Derimod vil andre gevinster kun kunne realiseres gennem indgåelse af nye indkøbsaftaler, herunder på evt. områder, der hidtil ikke har været aftaledækket. Institutionen skal i så fald anvende ressourcer på indgåelse af indkøbsaftaler, hvilket ofte vil omfatte at gennemføre udbud.

4/8 4 Elementer i et indkøbsanalysesystem Etablering og anvendelse et it-system til indkøbsanalyser stiller krav om data, værktøjer og særlig opsætning til dette analyseformål. 4.1 Data Indkøbsanalyser kræver følgende datasæt: Fakturadata på varelinjeniveau Data kan enten hentes direkte fra efaktura er, eller fra Navision, hvis der her konteres på varelinjeniveau. Fakturadata endnu ikke i ØS-LDV. Hvis data hentes direkte fra efakturaer, kan der opstå problemer med uoverensstemmelser i forhold til regnskabet og vanskeligheder med korrekt placering på udgiftssteder, formål etc. Kontoplaner m.v Kontoplaner, lister over indkøbsberettigede mv. kan som regeloverføres elektronisk fra regnskabssystemet til indkøbsanalysesystemet Varekataloger vedr. indkøbsaftaler Såfremt der foreligger elektroniske lister med aftalte varer, varenumre og priser, kan de indgå i analyserne. Kataloget kan også indeholde kodning af de enkelte varenumre i forhold til UNSPSC (se nedenfor). Elektroniske varekataloger, som løbende opdateres af leverandøren, forekommer typisk i forbindelse med f.eks. SKI-aftaler. Branchekoder fra CVR-registeret Opslag i CVR-registeret vil kunne give grundlag for kategorisering af de enkelte leverandører i forhold til branchekoder Standardiserede varegruppekoder (UNSPSC) Sammenligning og analyse på tværs af leverandører (og evt. af købende organisationer) kan understøttes gennem kodning af indkøb i forhold til UNSPSC-standarden, der pt. indeholder 20.740 kategorier af varer og tjenesteydelser fordelt på 4 detaljeringsniveauer. UNSPSC-standarden er dog afhængigt af område noget varieret i detaljeringsgrad og vil derfor på nogle områder ikke være tilstrækkelig præcis til at kategorisere substituerbare varegrupper. Man kan i disse tilfælde være nødt til at lave en supplerende kategorisering ( varemaster ). Statens indkøbskodeliste til kategorisering En mere overordnet sammenligning af indkøbsmønstre kan også understøttes ved kodning i forhold til den kodeliste med ca. 80 indkøbskategorier, som er fastsat af Moderniseringsstyrelsen, og som er obligatorisk for statsinstitutioner (men ikke for statsfinansierede selvejende institutioner). 4.2 Værktøjer Etablering af et it-miljø til indkøbsanalyser forudsætter rådighed over følgende it-værktøjer Database (driftsplatform etc. og grundlæggende databaseprogrammel) Datavarehus-værktøjer, fx til at o Importere data o Tilføje koder automatisk og manuelt o Omstrukturere data som grundlag for udtræk og analyser (fx i kuber)

5/8 Præsentationsværktøjer o Analysegrænseflade for controller o.l. med fx drill-down fra mindste til største detaljeringsniveau o Rapporter, tabeller, grafer, etc. Et sådant it-miljø kan fx tilvejebringes ved lokalt eller fælles initiativ ved brug af allerede eksisterende platforme, og forskellige standard analyseværktøjer, fx de værktøjer fra Microsoft, der følger med ØS-LDV, suppleret med Microsoft Excel. It-miljøet kan også anskaffes specielt til formålet, fx ved at indgå aftale med en leverandør som SAS/Valcon, der tilbyder en hosted service specielt til formålet 1. 4.3 Specifikke behov i forhold til indkøbsanalyser Ud over de generelle værktøjer nævnt ovenfor vil et system til indkøbsanalyse være defineret ved en række særlige opsætninger og automatiserede rutiner, specielt: Konkret opsætning til læsning af de omhandlede indkøbsdata, kontoplaner, priskataloger etc. fra de forhåndenværende kilder. Rutiner til automatisk kategorisering af varer, leverandører mv. ud fra varetekster, varenumre, herunder varekataloger fra f.eks. SKI-aftaler, CVR-numre etc. og/eller ud fra generelle kodelister (UNSPSC) mv., eller ud fra særlige kodningslister, oparbejdet af systemleverandør eller 3. part. Konkret opsætning af værktøjer (kuber etc) til den specifikke analyse-anvendelse Anvendelse af indkøbsterminologi og -logik i navngivning og strukturering. Denne specifikke, systemmæssige tilpasning kan som ovenfor ske fælles eller lokalt med de anførte værktøjer. Hertil kommer, at der i alle tilfælde må forudses en del manuel indsats for hver institution, fx med hensyn til indledende kodning af leverandører og varer, der ikke lader sig kode automatisk. Den systemmæssige tilpasning og en stor del af den manuelle opsætning, som ovenfor beskrevet, vil være en væsentlig del af den ydelse, som kan købes hos fx SAS/Valcon. 5 Observationspunkter ved anskaffelse af et indkøbsanalysesystem I det følgende peges på en række forhold, der bør overvejes i forbindelse med planer om anskaffelse og etablering af et indkøbsanalysesystem. Det falder i følgende fire kategorier: Funktionelle Kommercielle Tekniske og Organisatoriske 1 Der findes også andre leverandører, som tilbyder bistand til indkøbsanalyser, herunder analysesystemer. Fx kan nævnes BDO, Rehfeld, Tricom, mysupply.

6/8 5.1 Funktionelle Indkøbsanalysesystemet bør have følgende vigtige funktionelle egenskaber: Mulighed for målrettede analyser og rapporter, baseret på indkøbsterminologi og indkøbslogik Nødvendige og formålstjenlige funktioner (fx. drill down i data) Automatisk, enkel overførsel af indkøbsdata (varelinier) fra efaktura, IndFak/IFS og/ eller Navision Indkøbskategorier kan afledes af varenavn, leverandørnavn o.l. (kompliceret proces, der løbende skal kunne "lære"). Bør fungere på tværs af UC'er aht. hurtig læring Anvendeligt uden større programmerings/modelleringsevner/-forståelse Enkel opsætning (kontoplaner, udtræk, adgangskontrol, disponenter) Mulighed for analyser på tværs af UC'er 5.2 Kommercielle Ved anskaffelse eller etablering af et indkøbssystem bør følgende kommercielle forhold tages i betragtning: Udbuds- og indkøbsregler Samkøbsrabat, hvis flere køber (eller et fælles system til fælles brug) Muligheder videreudvikling (leverandør eller institution(er)) Åbent system - muligheder for 3. parts værktøjer og udvikling (direkte eller på relevante udtræk) Ejerskab til data. Data bør ejes af UC'erne - skal kunne trækkes ud løbende og leveres samlet til UC'erne ved kontraktophør Fælles og individuel udnyttelse af evt. konsulentbistand/uddannelse Fortrydelsesret/udtrædelsesret - Binder man sig for et eller flere år? Licenskrav til løsning og evt. underliggende programmel 5.3 Tekniske Ved anskaffelse eller etablering af et indkøbssystem bør følgende tekniske forhold tages i betragtning: Driftsforhold - Egen drift eller hos ekstern systemleverandør Relation til egen og evt. fælles IT-strategi Driftskrav Krav til platform, kapacitet etc. 5.4 Organisatoriske Ved anskaffelse eller etablering af et indkøbssystem bør følgende organisatoriske forhold tages i betragtning: Systemets mulighed for at passe ind sammen med øvrige controller-værktøjer, evt. i et fælles analysemiljø for UC'ernes controllere m.fl. (værktøjer, look-and-feel) Supportmuligheder Implementeringstid Tid til effekt

7/8 6 Mulige veje til realisering Som nævnt vil anskaffelse af et indkøbsanalysesystem til UC erne kunne realiseres på forskellige organisatoriske og tekniske måder. Overordnet set kan UC erne vælge mellem at foretage en anskaffelse i fællesskab eller individuelt, og man kan vælge mellem en færdig løsning (som den SAS/Valcon tilbyder) eller at udvikle en selv. 6.1 Fælles eller individuelt for hvert UC Der kan anføres følgende fordele ved at vælge fælles løsning (færdiglavet eller selvudviklet): Mulighed for fælles videreudvikling (selv eller ved ekstern bistand) Mulighed for udveksling af data Mulighed for fælles kurser Erfaringsudveksling lettes ved samme system Mulighed for lavere omkostning/pris Der kan anføres følgende fordele ved en individuel løsning: Frit valg af løsning for hvert UC Uafhængig implementeringstakt (kan dog også være muligt ved fælles løsning) Det er Devoteams vurdering, at fordelene ved at vælge en fælles løsning er klart større end fordelene ved individuelle løsninger. 6.2 Færdig løsning eller egen udvikling UC erne kan vælge at anskaffe en færdig løsning, fx ved at gennemføre et udbud. Der vil formentlig kunne opnås flere egnede tilbud 2. Alternativt kan man vælge at udvikle sin egen løsning, baseret på generelle datavarehusværktøjer, fx de værktøjer, der hører til ØS-LDV (jf. afsnit 4). Der kan anføres følgende fordele ved valg af en færdig løsning (baseret på beskrivelse af SAS/Valcons løsning) Systemet fremtræder med indkøbsterminologi og -logik Grundopsætning vedr. import af data er udviklet. Men eksport fra fødesystemer skal ordnes lokalt eller fælles. Grundopsætning af informations-kuber etc. er allerede udviklet - ift. format/struktur for efaktura, regnskabs- og indkøbsdata, indkøbskategorier, etc. Mekanismer til delvis automatisk kategorisering er udviklet Specialiseret konsulentbistand er til rådighed Muligt at trække på erfaringer fra en større kreds af brugere. Erfaringer er i et vist omfang allerede indbagt i løsningen Hurtig implementering 2 Ud over SAS/Valcon, findes der som nævnt ovenfor andre firmaer, der tilbyder systemer og bistand til indkøbsanalyse, Fx kan nævnes BDO, Rehfeld, Tricom, mysuppl. Markedet er ikke undersøgt bredere.

8/8 En (formodet) bred funktionalitetspalette vil gøre det relativt nemt at optrappe analyseambition, fordi funktionalitet ikke først skal udtænkes og udvikles Der kan anføres følgende fordele ved selv at udvikle et indkøbsanalysesystem: Udviklingshastighed og økonomi kan løbende tilpasses behov og finansieringsmuligheder Løsning kan integreres i et bredere controlling-miljø (analytisk, funktionelt og teknisk). Giver mulighed for at udbygge UC ernes kapacitet for omkostningsanalyser mv. ved intern udvikling af tilsvarende løsninger, herunder ved at udvikle kompetencer hos medarbejderne i forhold til de anvendte it-redskaber En relativ vurdering af her anførte fordele ved færdig løsning, hhv. egen udvikling, afhænger i meget høj grad af de kommercielle, funktionelle og tekniske forhold, der vil være knyttet til en evt. færdig løsning, såvel som af en nærmere analyse og vurdering af, hvad det vil kræve ressource- og kompetencemæssigt selv at varetage udvikling af et indkøbsanalysesystem. Devoteam kan således ikke på det foreliggende grundlag vurdere de økonomiske konsekvenser ved den ene eller anden løsning. En vurdering af, hvorvidt UC erne bør anskaffe en færdig, fælles løsning eller selv gennemføre udvikling af en løsning må således bero på en konkret vurdering af økonomi og funktionalitet ved en færdig løsning sammenholdt med, hvad det vil kræve ressource- og kompetencemæssigt selv at varetage udvikling af en fælles løsning baseret på kendte standardværktøjer. 6.3 Fællesstatslig løsning Det fremgår af information fra Moderniseringsstyrelsen, at styrelsen generelt arbejder for at øge institutionernes muligheder for økonomi-analyser. Som led heri oplyser man, at man er på vej med en løsning, hvor fakturadata kan tilgås i ØS-LDV. Der er dog ingen eksakte meldinger om ambition eller tidsplan herfor. En evt. fællesstatslig løsning på større eller mindre dele af behovet for it-understøttelse af indkøbsanalyser vurderes således ikke at være relevant på kortere sigt (2013 2015).