Systematiseret drift og vedligehold - Sammendrag og konklusion Denne FarmTest af Driftschefen fra ICEconsult indeholder en afprøvning af programmet foretaget på tre store DPL-svinebedrifter. Formål med undersøgelsen: At undersøge egnethed af programmet Driftschefen til landbruget At undersøge, om IT-administration af vedligehold egner sig til landbruget Skabe erfaringer og få tilbagemeldinger fra landbruget Disse erfaringer skal i fremtiden bruges til at tilpasse eller udvikle en IT-løsning, med landbruget som udgangspunkt og målgruppe. Sammendrag og konklusion indeholder en kort beskrivelse af følgende: Programbeskrivelse En kort gennemgang af programmet Driftschefen. Opbygning og funktioner. Forsøgsbeskrivelse Hvad indeholder denne FarmTest og hvordan er den gennemført? Registrering og drift af program Hvordan forløb opstartsfasen, hvor bedriftens bygninger og anlæg blev registreret hos ICEconsult? Daglig brug af programmet Hvordan forløb den daglige brug af programmet hos brugeren? Hvilke fordele/ulemper viste programmet gennem testforløbet? Programmets egnethed til landbruget Kan Driftschefen bruges i landbruget? Hvad gør programmet egnet/uegnet og hvorfor? Landbrugets krav til et IT-værktøj Hvilke krav stilles der til et program, for at landbruget vil bruge det? Hvilke egenskaber er det vigtigst at programmet indeholder? Systematisk vedligehold stiller krav til landbruget Hvilke faktorer er afgørende for om systematisk vedligehold bliver en succes på bedriften? Det afhænger meget af brugerens indstilling og bedriftens størrelse. Konklusion Hvilke erfaringer har FarmTesten overordnet givet? Kan Driftschefen bruges i landbruget? Hvad skal et vedligeholdsprogram indeholde, for at blive en succes i landbruget? Generel perspektivering Hvad er fremtidsplanerne for systematisk vedligehold i landbruget? Hvor vil Dansk Landbrugsrådgivning sætte ind for at indføre konceptet? 1
Programbeskrivelse Der findes p.t. ikke en IT-løsning, som er udviklet til landbruget. Driftschefen er et IT-program, som er udviklet til overordnet at administrere styring af vedligehold på bygninger, teknik og udstyr. Programmet er ikke udviklet med landbruget som målgruppe. Driftschefen er et standardprogram, der dækker drift og vedligehold samt relaterede behov under facilities management. Programmet er skalerbart i størrelse, og kan udvides eller indskrænkes efter brugerens behov. Brugeren indtaster alle bedriftens bygninger og anlæg, og noterer vedligeholdsaktiviteter samt interval. Programmet sender derefter løbende meddelelser (kaldet rekvisitioner) til brugeren, om anlæg der skal vedligeholdes. Brugeren tilbageregistrerer alle hændelser i vedligeholdet til programmet. Programmet indeholder en række funktioner, der gør det muligt at lave statistik og opstille budgetter for drift og vedligehold. Al software er placeret på en server hos ICEconsult. For at få adgang logger brugeren sig på over Internettet. Eneste krav til brugeren er derfor en PC med internetopkobling. Brugeren har ikke software liggende på sin egen PC. Al indtastning foregår over Internettet. Forsøgsbeskrivelse Det er valgt at gennemføre FarmTesten på tre store svinebedrifter under DPL Invest (Dansk Primær Landbrug). Her opfyldtes kravene om store svinebedrifter med flere ansatte, meget teknik og detaljeret økonomi. Krav som stilles, for at få så stort et udbytte af testen som muligt. Det er valgt at teste programmet på tre bedrifter. En med lave vedligeholdsomkostninger og to med høje. Grunden hertil er at undersøge, om der er en sammenhæng mellem vedligeholdsomkostninger og brugerens indstilling til vedligehold af produktionsanlægget. Bedrifternes data er registreret i Driftschefen efter anvisninger fra brugeren. Gennem en testperiode på to til fem måneder afprøves programmet i praksis af landmanden. Undersøgelsens resultater Registrering og drift af program Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret besøgte brugerne og registrerede al byggeri og teknik i et Excel regneark. Regnearket blev derefter sendt til ICEconsult. Figur 1. Registrering af bedriften foretages i selve Driftschefen, som er placeret på ICEconsults server. Brugeren kan selv foretage registreringen, efter anvendelse af login til programmet. 2
Opstartsregistrering af data forløb uden problemer hos ICEconsult. Ventetiden på ca. tre uger er fair, hvis den relativt store datamængde tages i betragtning. Dertil kommer specielle tilpasninger, så opsætningen passede til brugerens ønsker. Ifølge ICEconsult er det muligt selv at foretage opstartsregistreringerne. Dette kræver dog stort kendskab til programmet. ICEconsult har efterfølgende ændret opsætningsstrukturen på registreringerne, på opfordring af de tre bruger. Dette for at opnå et mindre tidskrævende system. Antallet af vedligeholdsrekvisitioner blev for stort og tidskrævende. Ændringerne blev foretaget på ca. en uges tid. Ønsker man selv at ændre i de registrerede anlæg, kræver det dybdegående kendskab til programmet, men det kan lade sig gøre. Der er mange muligheder for individuel opsætning af data. Programmet kan tilpasses, så det kun indeholder de ønskede funktioner. Det er muligt at tilføje flere funktioner i takt med, at man lærer programmet bedre at kende. Registrering og drift af program Fordele Registrering og opstart forløb fint hos ICEconsult Programmets opsætning kan tilpasses brugeren ICEconsult er hurtige til at foretage ændringer Ulemper Brugeren kan ikke selv foretage registrering af bygninger og anlæg uden indlæring Svært for brugeren at foretage ændringer Kompleks og uoverskuelig brugerflade i indtastningsprogrammet Delkonklusion på registrering og drift af program ICEconsult er hurtige til at foretage oprettelsen og registreringen af bedriften. Ændringer i opsætningen og telefonsupport er også meget tilfredsstillende, og programmet giver mange muligheder for personlig opsætning af brugerfladen. På den negative side bør nævnes, at det kræver dybdegående kendskab til programmet at registrere bedriften og foretage ændringer i opsætningen. Brugerfladen for dette er meget kompleks og ulogisk opbygget. Daglig brug af programmet Programmet består af to brugerflader: - Servicewebben, hvor alle vedligeholdsrekvisitioner behandles. Her foregår alle indtastninger af brugeren. - Infowebben, hvor det er muligt at trække oplysninger og foretage ændringer i registreringerne og opsætningen. De to websider snakker sammen og opdateres automatisk. Adgangen foregår via Internettet. Det kræver bredbånd for at opnå en tilfredsstillende arbejdshastighed. Princippet fungerer rigtig godt. Brugeren slipper for at have programmet liggende på sin egen PC, og opstår der problemer, kan ICEconsult logge sig på brugerens side og assistere. Der behøves ingen servicebesøg, og programmet er altid opdateret. Servicewebben er brugerens adgang til vedligeholdsrekvisitionerne. Her popper alle meddelelser frem på anlæg, som skal vedligeholdes. Hver rekvisition består blandt andet af et checkskema, med de ønskede vedligeholdspunkter, samt en indtastningsdel, hvor relevante data kan indtastes. Pludselige defekter registreres også i servicewebben, ved at oprette en ny rekvisition, som derefter udfyldes. 3
Figur 2. På servicewebben listes alle opgaver op i form af rekvisitioner. Farven på rekvisitionerne antyder, om de er forsinkede (røde), eller om de er i forberedelse (sorte, som på billedet). Når anlægget er efterset, melder brugeren tilbage, at opgaven er udført. Derefter forsvinder rekvisitionen fra oversigten. Arbejdsgangen i programmet er tung. Der skal klikkes meget rundt i rekvisitionens faneblade for at afslutte opgaven. 4
Figur 3.: I servicewebben får man adgang til rekvisitionerne, hvor selve indtastningen af vedligeholdsdata foregår. Man kan klikke rundt mellem emnerne i fanebladene. Alle data gemmes nu automatisk i infowebben. Her kan brugeren nu klikke sig ind på hvert enkelt anlæg og se sine indtastninger. Der kan laves budgetter og oversigter på de enkelte anlæg. Der er mange muligheder. For mange muligheder. Brugeren har meget svært ved at gennemskue alle funktionerne. Brugerfladen er ikke tilstrækkelig brugervenlig, og virker ikke logisk opbygget. Også her gælder det, at programmet er tungt at arbejde i. At al kommunikation foregår via Internettet, fremmer ikke arbejdshastigheden. 5
Figur 4.: I Infowebben er det muligt at hente informationer på de indtastede vedligeholdsdata, og trække rapporter og lister. Gældende for begge sider er, at det ikke er muligt at navigere rundt i programmet vha. logik. Det betyder, at nye brugere skal have en introduktion i programmet. Efter to til tre timers brug lærer man at oprette og checke rekvisitioner. En mulig reduktion af brugerfladen vil forøge indlæringshastigheden. Under testforløbet var programmet relativt stabilt. Der opstod to til tre mindre problemer, som blev udbedret fra dag til dag af ICEconsult. Der opstod to større problemer, hvor serveren var nede et par dage. ICEconsult har efterfølgende foretaget tekniske ændringer, så systemet kan håndtere mere trafik på serveren, som var årsag til problemerne. Daglig brug af programmet Fordele Ingen software på brugerens PC Ideen med betjening via Internettet er god Programmet er altid opdateret Al support kan afhjælpes vha. telefon eller mail. Programmet indeholder mange funktioner Mulighed for personlig opsætning af brugerfladen Mulighed for at starte enkelt, og forøge brugerfladen i takt med øgede behov Ulemper To login for at bruge programmet Programmet er tungt at arbejde i med den komplekse brugerflade Internet betjening og mange faneblade nedsætter arbejdshastigheden Meget kompleks opbygning Ulogisk opbygning af brugerflade Meget tidskrævende indlæringsfase Programmet har mindre børnesygdomme ICEconsults kommentarer til Daglig brug af programmet : Der er foretaget nye tiltag, så det er muligt at trække stamdata fra Infowebben, mens man arbejder i servicewebben. Man skal derfor kun logge på Infowebben, når der skal foretages ændringer i stamdata. 6
I det daglige arbejde med aktiviteter betyder det, at brugeren kun skal arbejde i én web. ICEconsult overvejer at slå de to adgange sammen, men dette vil medføre, at kompleksiteten stiger i det daglige arbejde. Det vil lette arbejdet i de tilfælde, hvor der skal trækkes rapporter og foretages ændringer i stamdata, samtidig med at der arbejdes med daglige aktiviteter. Servicewebben og flere andre moduler er udviklet til anvendelse på en håndholdt Palm computer, hvilket giver brugeren fordele ved forøget mobilitet. Ind- og aflæsning af den håndholdte computer kan vælges som trådløs eller i fast installation. Denne funktion blev ikke afprøvet under FarmTesten, men kunne være med til at gøre arbejdet mere brugervenligt. ICEconsult har foretaget forenklinger, som ikke har indgået i afprøvningen. Det bliver muligt at foretage samtlige indtastninger i ét vindue, så der ikke skal klikkes rundt mellem fanebladene. Det er muligt at opsætte vinduet præcist, som brugeren ønsker det. Ved fortsættelse af testen vil reduktionerne, og dermed simplificeringen, være foretaget ved projektets start i overensstemmelse med projektledelsen. Delkonklusion på Daglig brug af programmet Ideen med at foretage vedligeholdsadministrationen over Internettet er god. Ingen problemer med softwaren og man slipper for dyre support besøg. Problemet er p.t. at programmet på grund af den anvendte brugerflade ikke egner sig til betjening over nettet. Man klikker rundt imellem mange faneblade, og det tager tid. Programmets brugerflade er meget kompleks, og tager lang tid at sætte sig ind i. Funktionerne er ikke logisk opbygget. Programmets egnethed til landbruget Programmet er blevet afprøvet over en tre måneders periode. Registrering af bedrifterne forløb fint hos ICEconsult. Et problem er det store tidsforbrug i implementeringsfasen, for at opfylde brugerens ønske om personlige vedligeholdsintervaller og -punkter. Eneste løsning på problemet er at lave et standardbibliotek med alle anlægstyper, hvor brugeren selv kan udvælge anlægstyper, som matcher hans egne. Dette giver en langt mindre personlig opsætning, men nedsætter udgifter til oprettelse hos ICEconsult. Oplæring i programmet er nødvendigt. Ellers kommer brugeren aldrig i gang. Dertil er brugerfladen alt for kompleks og uoverskuelig i den testede brugerflade. Selv efter en introduktion til programmets opbygning og de mest nødvendige funktioner, er der store problemer for brugerne. Brugerfladen virker ikke logisk, og man gennemskuer ikke programmets opbygning før efter længere tids brug. Det er derfor nødvendigt, at minimere brugerfladens muligheder til det absolut nødvendige. 7
Figur 5.: Det kan være svært at navigere rundt i infowebben. Der er mange funktioner, og brugerfladen kunne være mere logisk opbygget. Derfor opgiver brugerne inden de rigtigt er kommet i gang. Landmænd har ikke tid og lyst til at fordybe sig i programmet og alle dets muligheder. De skal have et super brugervenligt program, som de kan bruge uden undervisning fra dag ét. Hellere for få end for mange funktioner. Programmet skal bruges som værktøj, ikke legetøj. Det er her Driftschefen i den testede opsætning afviger mest fra de krav, som stilles fra landbruget. Programmet tilbyder mange funktioner og et utal af opsætningsmuligheder. Men det tager tid at lære programmet og dets funktioner at kende. Man er derfor meget afhængig af support fra ICEconsult, og det koster. Programmets egnethed til landbruget Fordele Ingen software på brugerens PC Ideen med betjening via Internettet er god Programmet er altid opdateret Al support kan afhjælpes vha. telefon Mulighed for individuelle løsninger Brugernes opsætning kan tilpasses individuelt fra en minimal startpakke til et vilkårligt ønsket udviklingsniveau Ulemper Programmet er tungt og tidskrævende at arbejde i Meget kompleks og uoverskuelig opbygning Tidskrævende indlæringsfase Programmet har mindre børnesygdomme Tidskrævende registrering hos ICEconsult ICEconsults kommentar til Programmets egnethed til landbruget Leverandøren har erfaring i, at brugeren kan undvære undervisning, hvis der udarbejdes en brugervenlig manual. 8
Programmets mulighed for minimal opsætning skal udnyttes, for at det er velegnet, og dette vil blive gennemført i samarbejde mellem parterne inden genopstart af test. Programmet kan med al sandsynlighed opsættes i en startversion, og med en vejledning der er tilpasset landmændenes behov for en succesfuld opstart. Programmet indeholder muligheder for mobilitet, der vil tilfredsstille landbruget. Delkonklusion på Programmets egnethed til landbruget Programmet er p.t. for tungt og komplekst til brug i landbruget i den testede opsætning. Det tager for lang tid at lære, og at indtaste data. Arbejdsgangen er ikke logisk, og den eneste måde at lære programmet på, var at prøve sig frem. Inden brugerne var nået så langt, opgav de. Registreringen af bedriften er meget tidskrævende, som den er nu. Programmet giver store muligheder for individuel opsætning, og muligheder for kun at vise de funktioner, man har brug for. Alt foregår via Internettet, hvilket virker rigtig godt. Support og opdateringer kræver derfor ingen dyre besøg, men klares over Internettet eller telefonen. ICEconsult yder en god support, og er hurtige til at foretage ændringer i opsætningen. Landbrugets krav til et IT-værktøj Med de erfaringer, der blev gjort under FarmTest forløbet, er det nødvendigt, at programmet opfylder en række krav. Ikke alle krav opfyldes p.t. af Driftschefen. ICEconsult arbejder på at opfylde disse krav, ved at foretage en række ændringer i programmet. Ændringerne er listet efter kravene. Oprettelse af data i opstartsfasen: Krav: Der oprettes standarder for vedligeholdelse af standard anlægstyper Dette skal indeholde en maskinoversigtsdatabase med alle nødvendige vedligeholdsdata, så registreringen af bedriften foregår ved blot at vinke aktuelle anlæg af i en oversigt, og vælge vedligeholdsniveauet. Løsning: Der oprettes standarder for vedligeholdelse af standard anlægstyper Standarderne oprettes i regneark, der kan importeres i Driftschefen herefter skal kun ejendommens stamdata og anlægsstrukturen oprettes manuelt. Standard skemaet kan afkrydses af bedriftens ejer og sendes til ICEconsult, som på få timer kan oprette anlæg og vedligeholdelsessystematik. Daglig brug: Krav: Meget brugervenligt. Skal kunne bruges uden større introduktion fra dag ét. Simpel og overskuelig brugerflade. Hurtig og præcis registrering af bedriften samt indtastning af løbende data. Alle data skal indtastes i samme billede, uden at springe mellem faneblade. Hellere for få end for mange funktioner i opstartsfasen. Jo flere funktioner, jo mere kompleks og uoverskuelig bliver programmet. Mulighed for opstilling af printvenlige vedligeholdsplaner til medarbejdere. Løsning, så Driftschefen lever op til kravene: Der udarbejdes en brugermanual specielt tilpasset landbruget 9
Brugerfladen minimeres og layout ændres, så det kun indeholder de absolut nødvendige funktioner. Antallet af faneblade reduceres til ét på rekvisitionerne. Programmets aktivitetsoversigt ændres layoutmæssigt, og gøres printvenligt. Oversigten tilføres et afmærkningsafsnit, hvor medarbejderne checker tilbage, når opgaven er udført. Mobilitet og real time: Krav: Internet løsning. o Lettere at yde support o Programmet er altid opdateret o Alle data ligger på central server, hvor der kan laves statistik o Brugerne kan trække på hinandens erfaringer o Lettere at opdatere maskinoversigtsdatabasen o Evt. en håndholdt løsning med eller uden scanner. Løsning: Internetløsningen fortsætter uændret som en hostet web-løsning. Der arbejdes på at indføre håndholdt PC-løsning. Der oprettes bedriftsgrupper, som samler og evaluerer data. Der gives adgang til data til gruppens interessenter. Løsningen med maskinoversigtsdatabase anvendes til opdatering af eksisterende anlæg, og vil således også være opdateret til nyimplementeringer. Systematisk vedligehold stiller krav til landbruget Undersøgelsen viste, at det ikke kun er programmet, som skal være egnet til Landbruget. Brugerne skal også overholde visse krav, for at opnå succes. Ud fra afprøvningen kan følgende krav til brugeren opstilles: Bedriften skal have en vis størrelse, inden systematisk vedligehold og brug af IT-styring kan betale sig: o Flere ansatte, som deltager i vedligeholdelse af produktionsanlæg. o Jo mere teknik bedriften indeholder, jo mere relevant er styring. o Manglende overblik over vedligeholdssituationen (hvad blev udskiftet/vedligeholdt hvornår, økonomi, etc.). Brugeren skal have lyst, evner og ressourcer til at indføre systematisk vedligehold. Medarbejderne skal være indstillet på en øget arbejdsbyrde til vedligehold og registrering. Tålmodighed. Systematisk vedligehold er en langsigtet proces. Forvent ikke synlige resultater fra dag ét. Vedligeholdsopgaverne klarer ikke sig selv. Indstillingen til at prioritere opgaverne højt skal være til stede. Går du halvhjertet til opgaven er det spild af tid. Konklusion Med erfaringerne fra denne FarmTest er det målet at udvikle en IT-løsning, som opfylder de krav, der stilles fra brugerne. Om løsningen bliver en nyudvikling eller en ændring af det eksisterende program, vides endnu ikke. Faktum er, at Driftschefen i sin anvendte opsætning er for tung og kompliceret for brugeren at komme i gang med. ICEconsult er villig til at deltage i udviklingen af et brugbart program. Samarbejdet mellem Dansk Landbrugsrådgivning og ICEconsult fortsættes derfor. Undersøgelsen viste også, at brugerne selv skal være villige til at yde en indsats. Anlæggene vedligeholder ikke sig selv, bare fordi man åbner programmet en gang om ugen. Vedligeholdsopgaverne 10
skal derfor prioriteres højere end de bliver nu. Undersøgelsen viste også, at brugeren med de laveste vedligeholdsudgifter også var den mest engagerede i at lære programmet at kende, og få det implementeret. Her spiller andre faktorer selvfølgelig også ind, så som anlæggets alder og indretning. Hvis målet om at skabe større fokus på drift og vedligehold skal opnås og indføres i landbruget, er det derfor ikke nok at have et godt IT-registreringsværktøj. Landbrugets holdning og prioritering på området skal også ændres, hvis man ønsker succes. Generel perspektivering Projektperioden har været for kort til, at ICEconsult har kunnet foretage de ændringer, der blev forespurgt fra landbruget. Ud fra erfaringerne fra FarmTesten arbejdes der videre med at tilpasse programmet, så det opfylder de krav, som stilles fra landbruget. Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret vil tage udfordringen op, og forsøge at udvikle og indføre planlagt drift og vedligehold i landbruget. I samarbejde med lokalcentrene skal der udvikles et drift og vedligeholdskoncept, som brugerne vil blive tilbudt i forbindelse med nybyggeri. Tilbuddet vil indeholde en komplet drift og vedligeholdsplan over nybyggeriet. Rammerne for konceptet ligger endnu ikke fast. Den komplette FarmTest rapport på Driftschefen vil være færdig i april 2004. Flere oplysninger om programmet Driftschefen kan findes på: www.iceconsult.com eller ved at rette henvendelse til ICEconsult på telefon: 43 69 66 00. Se også rapporten Der er penge at tjene ved at systematisere drift og vedligehold Oplysninger om FarmTesten Drift og Vedligehold kan rettes til Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret, Mads Gjødesen. Tlf..: 8740 5579. E-mail: mailto:mug@landscentret.dk 11