Beslutningsprotokol Dato: 10. september 2009 Lokale: 272, Brønderslev Rådhus Tidspunkt: Kl. 12:30-15:30 Søren Steensen, Formand Inger Marie Nielsen Henning Risager Henrik Aarup-Kristensen Thomas Jepsen Susanne Aabenhus Connie Borkhardt Lisbeth Fruensgaard Grete Andersen Lene Kirk Weibel Ole Holdt Birgit Steensen Jette Poulsen Per Kronborg Christensen Annette Larsen
Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager: 01 Godkendelse af referat... 1 02 Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2009... 2 03 Forslag til budget 2010... 4 04 Rammeaftale, bruttolonsordninger... 6 05 Politik for aflønning af ansatte i fleksjob... 8 06 Evaluering af MUS... 10 07 Justering af HR strategien... 11 08 Personalepolitisk redegørelse, 2008... 12 09 Forslag til principper for samarbejde med pressen i problematiske personsager... 13 10 Politik for kompetenceudvikling... 14 11 Orientering om arbejdsskader... 16 12 Gensidig orientering... 17 13 Eventuelt... 18
, den 10. september 2009 Side 1 01 Godkendelse af referat 81.38.04P35/dwopgg 08/14758 Åben sag Godkendelse af referat fra sidste møde den 27. maj 2009. Referatet er tidligere udsendt. Godkendt.
, den 10. september 2009 Side 2 02 Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2009 00.30.10Ø09/dwokhoc 09/11844 Åben sag Indstilling: Beslutning i Økonomiudvalget den 20. august 2009: Økonomiudvalget indstiller, at alle udvalgene iværksætter foranstaltninger til at minimere omkostningerne på deres respektive områder. Det indskærpes, at proceduren for bevillinger skal overholdes, således Byrådet skal have godkendt en bevilling, inden yderligere foranstaltning kan iværksættes. I nødstilfælde kan udvalgsformand i samarbejde med borgmester godkende iværksættelse af foranstaltningen. Beslutning i Byrådet den 27. august 2009: Godkendt. Steen Christensen var fraværende. Beslutning i MED-udvalget for Børn og Kultur den 7. september 2009: Udvalget har taget budgetopfølgningen til efterretning, men bekymrer sig over underbudgetteringen. Udvalget foreslår, at der tages højde for problemstillingerne i budget 2010. Mariane Vesterdorf Gerda Nielsen Beslutning i MED-udvalget for Sundhed, Omsorg og Beskæftigelse den 8. september 2009: Henrik Aarup-Kristensen oplyste, at psykiatriens udgifter holder sig på niveauet for 1. kvartal. afvigelserne fra indeværendes års budget vil der blive taget højde for i næste års budget. Byrådet har vedtaget foranstaltninger, hvor det for SOB området betyder, at bevillinger indenfor Handicap, Psykiatri og Misbrugsområdet skal godkendes af Byrådet. I de tilfælde, hvor en tidsfrist spiller ind, er det Borgmesteren og Kommunaldirektøren, der skal godkende dem. Susanne Aabenhus oplyste, at medarbejderrepræsentanterne ikke havde forslag til på hvilke områder, der kunne spares yderligere. Bodil Christiansen Inge Tengnagel Ellen Badstue Lene Kirk Weibel Jette Poulsen Ann Cathrine Vestergaard
, den 10. september 2009 Side 3 Kommunaldirektør og stabschef for Økonomi og IT fremsender budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2009. Ifølge Principper for Økonomistyring udarbejder Center for Økonomi kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder. Budgetopfølgning 2 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser: Serviceudgifter... Overførsler... Anlæg... Finansiering... Netto... +27.822.000 kr. +18.020.000 kr. -1.476.000 kr. -22.764.000 kr. +21.602.000 kr. En uddybende forklaring på afvigelserne fordelt på politikområder og udvalg fremgår af vedlagte bilag over den samlede budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2009. Der vedlægges ligeledes status vedr. opfølgningen på aftalepunkterne fra budget 2009. Budgetopfølgning 2 danner udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2010 på de forskellige politikområder. Kommunaldirektøren og stabschefen for økonomi understreger, at den meget kraftige vækst i de specialiserede sociale områder og herunder især anbringelsesområdet er meget vanskelig at håndtere indenfor kommunens økonomiske rammer. Det foreslås derfor, at der arbejdes med alternative løsninger og forebyggende tiltag, som kan begrænse væksten på disse områder. Bilag: Budgetopfølgningsrapport 30-6-2009 Aftalepunkter til budgetopfølgning 30-6-2009 Situationen ser alvorlig ud. 21 mio. i skred (netto) i forhold til budgettet for 2009. Byrådet har vedtaget skærpelse af procedure, hvor byrådet skal godkende bevillinger. Der er lavet nødprocedure for haste sager, hvor udvalgsformanden og borgmesteren godkender bevillinger. Udvalget tog punktet til efterretning.
, den 10. september 2009 Side 4 03 Forslag til budget 2010 00.30.00Ø02/dwokhoc 09/15948 Åben sag MED-udvalget for Børn og Kultur Indstilling: Beslutning i MED-udvalget for Børn og Kultur den 7. september 2009: Udvalget udtaler, at budgetoplægget ikke er tilfredsstillende til en behandling i MED-udvalget. MED-udvalgenes behandling af budgettet fremgår i øvrigt ikke af tidsplanen, som blev udleveret på orienteringsmødet den 28. august. Det fremsendte materiale giver ikke mulighed for at vurdere konsekvenserne for arbejdsvilkår og personale. Formanden lovede at indkalde udvalget til et nyt møde efter Byrådets budgetseminar 22.-23. september. Mariane Vesterdorf Gerda Nielsen Beslutning i MED-udvalget for Sundhed, Omsorg og Beskæftigelse den 8. september 2009: Henrik Aarup-Kristensen oplyste, at der på driftsresultatet var ca. 15 mio. i underskud, og at borgmesterens oplæg til budgettet afventes. Susanne Aabenhus undrede sig over, hvorfor en handicapplads i Brønderslev Kommune er så meget dyrere end i andre kommuner. Henrik Aarup-Kristensen forklarede, at de er ved at undersøge sagen, da der må være nogle tekniske forklaringer på årsagen. Hanne Sander Jensen kommenterede, at der må være forskel på, hvordan ydelserne er konteret i de forskellige kommuner. Udvalget påpeger: o Det er vigtigt at afsætte uddannelsesmidler. o Der skal være overensstemmelse mellem ressourcer og serviceniveauet. Bodil Christiansen Inge Tengnagel Ellen Badstue Lene Kirk Weibel Jette Poulsen Ann Cathrine Vestergaard
, den 10. september 2009 Side 5 Beslutning i MED-udvalget for Administrationen den 9. september 2009: Der er ingen konkrete forslag til besparelser endnu. Derfor er det svært at komme med en udtalelse. Tages foreløbig til efterretning med bekymring, men det følges tæt. Der kan evt. efter budgetseminar indkaldes til ekstraordinært møde i udvalget. Drøftelse af basisbudget 2010. Materiale om budget 2010 er tilgængeligt på kommunens hjemmeside. Der vil blive indkaldt til ekstraordinært møde i Hovedudvalget den 9. oktober 2009, hvor der vil blive orienteret yderligere om budget 2010 inden 2. behandling heraf i Byrådet. Brønderslev Kommune har fået 16 mio. som særligt vanskelig stillet kommune. Driftoverskuddet på 15 mio. skal være med til at finansiere anlæg. Underskud på ca. 10 mio. tages i kassen. Økonomiudvalget er blevet orienteret om den nyeste status, og de havde ingen indstilling til byrådet. Borgmesterens rammeudspil er at finde 18 mio. vha. omlægning og effektivisering af driften. Hvoraf de 3 mio. er til nye ønsker, og 5 mio. til deponering. Overskridelserne for budget 2009 er lagt ind i budget 2010 som en administrativ vurdering. Borgmesterens forslag er uden boblenotatet på anbringelsesområdet. Samt den særligt tilrettelagt undervisning, da meldingen om overskridelse på 5 mio. er kommet sent. Grete Andersen spurgte om lærerlønsproblemstillingen er lagt ind i budgettet. Søren Steensen kommenterede, at det betragtes som et decentralt problem, og er derfor ikke lagt ind. Først ved budgetseminar den 22. og 23. september bliver det mere konkret. Udvalget har foreløbig taget punktet til efterretning, da punktet behandles på nyt møde den 9. oktober.
, den 10. september 2009 Side 6 04 Rammeaftale, bruttolonsordninger 81.15.00P27/dwopimn 09/19133 Åben sag På tidligere møde er der orienteret om tiltag vedrørende bruttolønsordninger ved Brønderslev Kommune. Byrådet har vedtaget, at kommunen benytter de muligheder, der er i skattelovgivningen, dog undtaget sundhedsforsikringer. Desuden har accepteret ordningen, dog med det forbehold at organisationerne skulle høres. Der har nu været afholdt informationsmøder for de faglige organisationen, og i samarbejde er der udarbejdet en rammeaftale, som rummer alle de tiltag, som er mulige at anvende, dog undtaget sundhedsforsikringer. Pt. har 13 organisationer ud af 18 underskrevet aftalen. En organisation ønsker ikke at underskrive, men stiller medlemmerne frit, og 4 mangler at underskrive pga. ferieafvikling. Ordningen i hovedtræk. Administrationsopgaven varetages af en ekstern samarbejdspartner Der startes op med PC, tele og bredbånd, sundhedstiltag, avisabonnementer og der følges løbende op med nye tiltag. Der skal finde en årlig tilmeldingsrunde sted, og der kan ikke ske tilmelding i den mellemliggende periode. Medarbejderne oplyses om, at der skal betales multimedieskat, hvis man ønsker at benytte sig af PC, tele og bredbåndstilbuddene. Stabsenheden for Økonomi og IT anbefaler, at godkender rammeaftalen med baggrund i tidligere drøftelser og rammeaftalen. Bilag: Rammeaftale, bruttolønsordninger Bruttolønsordningerne er gældende fra den 1/1-2010. Ole Holdt orienterede, at de faglige organisationer har været inviteret 2 gange. 1. gang til orientering og 2. gang til underskrivelse. Teknisk Landsforbund vil ikke underskrive, men fritstiller deres medlemmer. Til oktober kommer der infobrev ud med lønsedlerne med link til hjemmeside osv. Tillidsrepræsentanterne indkaldes til infomøde den 1. oktober, og den 7. oktober er der demonstration med udbydere. Søren Steensen kommenterede, at pressen skulle informeres om demonstrationen.
, den 10. september 2009 Side 7 For telefon, It og bredbånd gælder, at der skal betales multimedieskat. Der skal betales skat af 3.000, hvilket betyder, at for medarbejdere med en månedsløn under 32.500 er det ca. 129 kr. pr. md. og for medarbejdere, der tjener over, er det ca. 140 kr. pr. md. Alle, der har gjort brug af ordningen hidtil, skal også betale multimedieskat. Der arbejdes på at gøre ordningen så bred som mulig.
, den 10. september 2009 Side 8 05 Politik for aflønning af ansatte i fleksjob 16.01.21P21/dwopimn 08/2240 Åben sag Indstilling: Beslutning i Forretningsledelsen den 23. juni 2009: Forslag 1 anbefales. Beslutning i Økonomiudvalget den 4. september 2008: Organisation og Personale anmodes om at udarbejde forslag. Jens Arne Hedegaard og Steen Christensen var fraværende. Beslutning i Økonomiudvalget den 23. april 2009: Udsat. Oplæg udsendes. Steen Christensen var fraværende. Beslutning i Økonomiudvalget den 7. maj 2009: Drøftet. Oplæg til politik fremlægges på næste møde. Mikael Klitgaard var fraværende. Beslutning i Økonomiudvalget den 28. maj 2009: Fremsendes til høring i med rettelser. Uffe Sørensen var fraværende. Økonomiudvalgsmedlem Arne M. Jensen har anmodet om, at følgende punkt optages på Økonomiudvalgets dagsorden: Som der blev drøftet på mødet med Hovedudvalget kort før sommerferien er der forskel på hvordan de forskellige institutioner aflønner ansatte i fleksjob. Jeg vil gerne have et punkt på dagsordenen således vi kan få diskuteret en politik på området. Altså, at det som en del af personalepolitikken, kommer til at fremgå, at der er en politik på området. Kommunaldirektøren foreslår, at Organisation og Personale anmodes om at udarbejde beslutningsoplæg til Økonomiudvalget.
, den 10. september 2009 Side 9 Supplerende sagsfremstilling til Økonomiudvalgets møde den 23. april 2009: Notat fra Organisation og Personale vil blive udleveret på mødet. Personalechef Inger Marie Nielsen deltager under drøftelsen af dette punkt. Supplerende sagsfremstilling til Økonomiudvalgets møde den 28. maj 2009: Organisation og Personale har fremsendt oplæg til politik på området til Økonomiudvalgets behandling. Sagsfremstilling til sagens behandling i den 10. september 2009: Den nye politik og fremgangsmåde vil blive indarbejdet i Personale ABC efter vedtagelse. Bilag: Fleksjob - forslag til politik for ansættelsesvilkår, herunder løn - Fleksjob - forslag til politik for ansættelsesvilkår, herunder løn.doc Medarbejdersiden foreslog som udgangspunkt forslag 2. Dette fordi de troede, at der tages udgangspunkt i grundlønnen i forslag 1. Inger Marie Nielsen afkræftede dette, og udvalget indstiller derfor forslag 1 til Økonomiudvalget.
, den 10. september 2009 Side 10 06 Evaluering af MUS 81.39.15G20/dwopkp 08/7779 Åben sag Indstilling: Beslutning i Forretningsledelsen den 11. august 2009: Forretningsledelsen anbefaler forslaget fra Organisation og Personale og fremsender sagen til behandling i Hoved-MED. var fraværende. MUS er en del af aftalestoffet i OK 08 og er nærmere beskrevet i 5 i Aftale om kompetenceudvikling, hvor ordlyden er: MUS skal tilbydes alle medarbejdere én gang om året (stk. 3) Der er en gensidig forpligtelse til, at MUS og planlagte kompetenceudviklingsaktiviteter gennemføres. I den forbindelse skal ledelsen sikre rammer og betingelser, og medarbejderne skal arbejde på at nå de beskrevne udviklingsmål og gennemføre udviklingsaktiviteterne MUS er som udgangspunkt individuelle, men man kan lokalt aftale Gruppeudviklingssamtaler (GRUS) Evaluering af MUS I OK 08 er tilføjet et nyt 4 stk.2 i Aftale om kompetenceudvikling med følgende ordlyd: Det øverste medindflydelse og bestemmelsesudvalg skal regelmæssigt evaluere anvendelsen af MUS Notatet beskriver et udkast til proces af evaluering af MUS én gang om året på Hovedudvalget. Organisation og Personale foreslår, at Forretningsledelsen godkender vedlagte notat og proces og fremsender sagen til førstkommende møde i Hovedudvalg. Bilag: Evaluering af MUS Inger Marie Nielsen kommenterede, at forslaget er en kvantitativ opgørelse, og en motivation til at MUS samtalerne bliver gennemført. Udvalget sætter processen i gang.
, den 10. september 2009 Side 11 07 Justering af HR strategien 81.39.00P15/dwopkp 08/2132 Åben sag Indstilling: Beslutning i Forretningsledelsen den 11. august 2009: Forretningsledelsen anbefaler ændringerne, som sendes til drøftelse i. var fraværende. Der er udarbejdet status på aktiviteter for 2008 og forår 2009 -se bilag 3 Efterår 2009 er prioriteret - se bilag 4 Forår 2010 ligger i udkast på bilag 5 Alle ændringer er markeret med gult. Organisation og Personale foreslår, at Forretningsledelsen godkender ændringer og justeringer i HR strategien for 2009 og forår 2010 Bilag: HR strategi 2010 Inger Marie Nielsen orienterede, at opfølgning på HR strategien er vigtig for at klarlægge status fx overvejelser over, hvad det er vi skal bruge "krudtet" på, da der konstant sker ændringer. Planen er at høre det nye byråd om fokuspunkter. Udvalget har taget strategien til efterretning - Der udtales, at det er dejligt, vi er godt i gang.
, den 10. september 2009 Side 12 08 Personalepolitisk redegørelse, 2008 81.00.00P22/dwopimn 09/23204 Åben sag Organisation og Personale fremsender personalepolitisk redegørelse, 2008. Redegørelsen eftersendes/udleveres på mødet. Bilag: Udkast - Personalepolitisk redegørelse 2008 Forretningsledelsen foreslår at fokus lægges på sygefraværet. Inger Marie Nielsen efterlyste forslag til emner til næste redegørelse. Grete Andersen kommenterede, at der også kan sættes fokus på alderssammensætningen. Af emner til næste gang kunne være fokus på elevindtag og trivselsundersøgelser i tråd med den attraktive arbejdsplads. Inger Marie Nielsen kommenterede, at det er planen at udarbejde en redegørelse for hvert år. Grete Andersen mente, at det er ok med hvert 2. år. Udvalget tog redegørelsen til efterretning med fokus på sygefravær, og sendes efterfølgende til politisk behandling.
, den 10. september 2009 Side 13 09 Forslag til principper for samarbejde med pressen i problematiske personsager 00.13.08P21/dwupmkj 09/10402 Åben sag Indstilling: Beslutning i Forretningsledelsen den 5. maj 2009: Forslaget er godkendt af Forretningsledelsen, hvis medlemmer vil drøfte det med ansatte, ligesom vejledningen er at finde på intranettet. Henning Risager var fraværende. Forretningsledelsen har anmodet kommunikationskonsulenten om et oplæg til principper for samarbejde med pressen i problematiske personsager, da man på møde den 24. marts besluttede at åbne op over for at udtale sig til/samarbejde med pressen i problematiske personsager, når der foreligger et skriftligt tilsagn fra borgeren. Projektlederen foreslår, at Forretningsledelsen drøfter forslag til retningslinier for samarbejde med og udtalelse til pressen i problematiske personsager. Bilag: Forslag til principper for udtalelse ved personsager Grete Andersen kommenterede, at der var uklarhed over, om forslaget er Principper eller retningslinjer. Søren Steensen orienterede, at der var tale om en vejledning. Forslaget er taget til efterretning.
, den 10. september 2009 Side 14 10 Politik for kompetenceudvikling 81.04.00G20/dwopkp 08/6299 Åben sag Indstilling: Beslutning i Forretningsledelsen den 11. august 2009: Forretningsledelsen anbefaler forslaget. var fraværende. I HR strategien er et af indsatsområderne at udvikle en strategi for medarbejderudvikling et indsatsområde, som er prioriteret i efteråret 2009. Tanken var, at der skulle nedsættes en projektgruppe i regi af Hovedudvalget til at arbejde med en medarbejderstrategi. I forbindelse med OK 08 er der udarbejdet en Aftale om kompetenceudvikling, hvor der lægges op til strategisk kompetenceudvikling og dermed et øget fokus på kompetenceudvikling i kommunerne. Dette understøttes af bevillingerne omkring kompetencemidler. Politikken for kompetenceudvikling skal drøftes årligt på Hovedudvalget, ligesom de lokale Medudvalg skal drøfte de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på arbejdspladsen. se relevante uddrag af aftalen nedenfor eller hele aftalen på vedlagte link. Organisation og Personale foreslår derfor: At Forretningsledelsen godkender notatet og de aktiviteter, som er beskrevet heri At strategi for medarbejderudvikling og drøftelserne af politikken for kompetenceudvikling sammenlægges til én proces og forankres i Hovedudvalget. At der gennemføres en temadag for Hovedudvalget i efteråret 2009, hvor følgende temaer kan være i spil: o o Dagen gennemføres som ide - og inspirationsdag, hvor HR forbereder og gennemfører processen. For at få det fulde udbytte af dagen udpeges en sparringsgruppe fra Hovedudvalget i planlægningsarbejdet
, den 10. september 2009 Side 15 Bilag: Notat om kompetenceudvikling Forslaget modtages som en god idé, og medlemmerne af sparringsgruppen er Inger Marie Nielsen,, Grete Andersen og Annette Larsen.
, den 10. september 2009 Side 16 11 Orientering om arbejdsskader 81.29.00P05/dwopgg 08/11730 Åben sag Organisation og Personale vil på mødet orientere om anmeldte arbejdsskader siden udvalgets seneste møde. Udleveret statistik fra 1. januar 2009 til d.d. Udvalget tog statistikken til efterretning. Organisation og Personale foreslår, at vi fremadrettet ser mere på forebyggelse, og at der kun sker en tilbagemelding en gang om året. Grete Andersen ønsker i et kommende møde en drøftelse af, hvad Hovedudvalgets konkrete opgave i sikkerhedsarbejdet er.
, den 10. september 2009 Side 17 12 Gensidig orientering /dwopgg Åben sag 1. Opfølgning/status på udarbejdelse af pjece om vold og trusler 2. Drøftelse af proces om evaluering af MED-aftalen 3. Status på udarbejdelse af ligestillingsredegørelse 4. Regnskab 2008 - vil blive udleveret på mødet Ad 1) På sektorudvalget for ældreområdet den 25/9-2009. Der er nedsat arbejdsgrupper på henholdsvis dagpasningsområdet og folkeskoleområdet. For administrationen mangler der navne på deltagere i arbejdsgruppen, herefter indkaldes til møde. På handicap og Psykiatriområdet er der udarbejdet pjece. Ad 2) Der nedsættes en arbejdsgruppe. Organisation og Personale er tovholder og indkalder Grete Andersen og Jette Poulsen. Ad 3) Der gives orientering om resultatet på næste møde. Ad 4) Udleveret. Inger Marie Nielsen oplyste, at det er tid for lønforhandlinger 2010, fristen for indbydelser til orientering er 1/10-2009, og der er sendt indbydelser ud. 1. april er deadline for forhandlingerne. Grete Andersen orienterede, at 3 af medarbejder repræsentanterne tager til den årlige MEDkonference i Odense. Inger Marie Nielsen og Susanne Aabenhus har haft overvejelser om en dagsordens øvelse og cases, eller evt. en temadag decideret om MED-aftalen med Sanne Nicolaisen og en fra KL. Grete Andersen foreslog, at de medlemmer af hovedudvalget, der ikke er tilmeldt MEDuddannelsens hold 16, inviteres til at deltage dagen, hvor Sanne Nicolaisen deltager. Udvalget vedtog en kombination, hvor de ikke tilmeldte medlemmer deltager den 24. november 2009, hvor Sanne Nicolaisen deltager, og en dagsordensøvelse med cases.
, den 10. september 2009 Side 18 13 Eventuelt /dwopgg Åben sag Per Kronborg Christensen kommenterede, at der ved sidste MED-udvalgs møde for Teknik og Miljø har været store problemer med printning af dagsorden og referat. Sagen undersøges. Grete Andersen foreslog, at der fremadrettet var trykt et eksemplar til formøderne. Orienteringspunkter: Bruttolønsordninger Personalepolitisk redegørelse Fleksjob