Vejledning Afslutning af ferieåret 2011/2012 Vi åbner for afslutning af ferieåret 11/12 d. 1. maj 2012 og arbejdet skal være færdigt fredag d. 29. juni 2012. Så nærmer vi os tiden, hvor vi skifter fra det gamle ferieår 2011/2012 til det nye ferieår 2012/2013. Pr. 30. april 2012 ophører ferieåret 2011/12. Efter denne dato skal ferieårets saldi både hvad angår ordinære feriedage og særlige feriedage kontrolleres med henblik på at afslutte ferieåret. Arbejdet med at kontrollere og afslutte disse saldi skal være færdigt d. 29. juni 2012. Efter d. 29. juni låses ferieåret 2011/2012 og der kan ikke efterfølgende fortages registreringer ferieåret. Afslutningen generelt Alle ansatte der har en stilling d. 30. april 2012 og 1. maj 2012 skal afsluttes. Inden afslutningen. Før ferieåret kan afsluttes, er det vigtigt at have kontrolleret ferieoplysningerne i fraværsoversigt listeform. Af listen fremgår en opgørelse af feriedage for den enkelte ansatte. Hvis saldoen er positiv er det udtryk for, at ikke alle feriedage til afholdelse er afholdte. Sådanne dage skal eventuelt udbetales til den ansatte. Alle registreringer, aftaler og korrekt ferieoptjening skal være i orden inden ferieåret kan afsluttes. Kontrol af Ordinære feriedage og Særlige feriedage I skal bruge fraværsoversigt listeform til at kontrollere saldi. Udsøgning Vælg Årsag (Ferie eller Særlige feriedage)
Vælg Ferieår (2011/2012) Vælg enhed, (Hvis der er tale om rigtig mange personer i dit område, er det en god ide at opdele udsøgningen, tag én enhed ad gangen, det er mere overskueligt og systemet bliver også hurtigere!) Personalekategori, Alle Saldo mellem: Her kan udsøges på flere måde: Alle: mellem -100 til 100 her kommer alle med. Personer positive saldi: Indtast saldo mellem 0,05 til 100 her kommer alle med positive saldi. Personer negative saldi: Indtast saldo mellem -100 til -0,05 her kommer alle med negative saldi. Saldi mellem -0,05 og 0,05 ligger under bagatel grænsen. Disse skal kun kontrolleres hvis det findes nødvendigt. Bemærk, at ansatte, der er fratrådt inden ferieårets udløb (30. april 2012 for ferieåret 2011/12) vil fremgå af listen. Disse kan ikke ferieafsluttes, men er ferieafregnet eller skal ferieafregnes af Lønkontoret. Kontroller for: Registrering af ferie Aftaler Optjening Er disse forhold i orden kan medarbejderen afsluttes. Vigtigt: Alle registreringer og aftaler der mangler, skal fortages inden afslutningen. Er der et optjeningsproblem skal HR kontaktes. Selve afslutningen af ferieåret Særlige feriedage. Alle skal have udbetalt ikke afholdte Særlige feriedage. Dage der ikke er afholdt kan i år, overføres til det nye ferieår, denne aftale skal være registreret inden afslutning. Ved afslutningen af ferieåret for Særlige feriedage fremkommer et anvisnings skema der skal underskives og sendes til lønkontoret. Lønkontoret vil behandle skemaet umiddelbart efter modtagelse og udbetalingen vil ske i den nærmeste lønkørsel. Det er meget vigtigt at anvisnings skemaet bliver behandlet korrekt. Der ske kun udbetaling, hvis lønkontoret modtager skemaet. Skemaer der ved fejl er blevet udskrevet skal destrueres og aftalen der ligger til grund skal annulleres i fraværssystemet.
Ordinær ferie Alle skal afsluttes. Udbetaling af ikke afholdte ordinære feriedage der kan henføres til 5. ferieuge og beregnes på baggrund af dage optjent hos AU og dage der ligger i afslutningsaftalen. Alle skal være afsluttet 29. juni 2012. Efter d. 29. juni iværksætter HR en behandling af feriedage, herunder: Udbetaling og bogføring af feriedage der kan henføres til 5. ferieuge. Bogføring af overførte feriedage(hensættelsen) til ferieåret 12/13. Udbetaling og bogføring af ikke afholdte ordinære feriedage til AU feriefond. Dette arbejde forventes afsluttet inden september 2012. Vejledning til afslutning. Afslutning af ferieår. Funktionerne findes under: Afslutning af ferieår > Ordinær ferie eller Særlige feriedage 1. Ordinære feriedage Der er som eksempel brugt afslutning af ordinær ferie fra ferieåret 2009/2010 Billedet findes under Afslutning af ferieåret > Ordinær ferie i fraværssystemet. Her er der mulighed for at indtaste et cprnr. eller et enhedsnr og evt. underenheder. Nederst er mulighed for at begrænse udsøgningen ved at vælge Alle, Afsluttet, Annulleret og Ikke behandlet. Tryk på OK og der vil fremkomme en liste over ansatte der var ansat d. 30/4 og 01/05 i indeværende år.
1.2 Afslut en enkel ansat I listen er der til højre mulighed for at afslutte ferieåret for den enkelte ansatte. Her vises som det første en saldooversigt efterfølgende et billede, hvor er mulighed for at anføre en bemærkning og afslutte (hvis afslutningen på et tidspunkt er blevet annulleret vil der stå Afslut igen ). Der dannes ingen kvittering for afslutningen. Billedet skal bare lukkes ned. 1.3 Afslut alle på listen Alternativt kan alle på listen afsluttes på én gang ved brug af linket Afslut alle. I modsætning til ved afslutning af en enkel ansat vises ingen saldoliste. Det er derfor vigtigt at have kontrolleret listen fra fraværsoversigten inden afslutningen. Når der er trykket på linket Afslut alle vises de ansatte der er blevet afsluttet i et nyt billede. HUSK at udskrive denne side som dokumentation.
Saldo er de dage som saldoen udviste på afslutningstidspunktet. Et positivt antal dage er som nævnt ovenfor udtryk for, at der muligvis skal ske en udbetaling, idet alle feriedage, der er til afholdelse ikke er blevet afholdt eller alternativt overført til efterfølgende ferieår. En saldo på -0,04 dage følger naturligt af at have optjent 24,96 og afholdt 25 dages ferie. Der skal derfor intet gøres ved en negativ saldo på 0,04 dage. 2. Særlige feriedage De Særlige feriedage skal afsluttes efter kontrollen på samme måde som Ordinær ferie (se eksempel ovenfor). Overskydende dage bliver udbetalt via et anvisningsskema der fremkommer ved selve afslutningen af ferieåret for en person. HUSK at udskive anvisningsskemaerne Denne anvisning indeholder oplysninger til brug for lønbehandleren og plads til underskrift af den anvisningsberettiget og skal indsendes til Lønkontoret. Bemærk at medarbejdere med negative saldi for særlige feriedage ikke kan afsluttes! De skal/er trukket i løn. Ifølge ferieloven kan der kun afholdes optjente særlige feriedage. 3. Udsøgning af afslutninger Udover opslag i billedet Afslutning af ferieåret Ordinær ferie kan de genenmførte afslutninger findes i billedet Søgning på aftale. Her vælges Brugernr. intervallet, ferie, afslutning af ferieår og dato periode.
Tryk på OK og der danne en listen over ansatte der er afsluttet. Bemærk at man kan se saldoopgørelsen under Dage(timer). 4. Annullering af afslutning af ferieår Når afslutninger er gennemført er dette ferieår for ordinær ferie låst. D.v.s. at registreringer ikke længere kan lades sig gøre. Skal der alligevel ændres nogle data i ferieåret skal afslutning derfor først annulleres. Gå ind i afslutning af ferieår ordinær ferie Vælg ferieår og indtast brugerinterval Find personen og tryk Annuller Herefter kan der ændres registreringer osv. for den pågældende person. Husk at afslutte ferieåret for medarbejderen igen. Resultatet og hvad der sker efterfølgende Når man afslutter et ferieår, låses Fraværssystemet for så vidt angår registreringer vedrørende ferieåret. Det vil sige, at det ikke er muligt at tildele eller ændre i ferieregistreringerne for det pågældende ferieår. Er der en fejl, kan rettelsen først foretages efter, at afslutningen er annulleret.
Efter d. 29. juni 2012 vil AU-HR låse ferieåret 2011/2012 for ændringer også for annulleringer af ferieårsafslutninger. AU-HR vil i løbet af sommeren gennemføre en kontrol af afslutningerne med henblik på at identificere ansatte, der eventuelt skal have udbetalt godtgørelse for ikke afholdte feriedage, der kan henføres til den 5. ferieuge. Eventuelle udbetalinger vil blive foretaget inden udgangen af september 2012. Der vil senere blive orienteret herom.