Vejledning og kommentarer til ny version Udgave: SummaSummarum 4 Version: 4.10 SummaSummarum 4.10 & integration til Visma Avendo Webshop Visma Software lancerer en ny version af SummaSummarum, SummaSummarum 4.10. I dette dokument kan du læse mere om den nye version, dine muligheder med integrationen til Visma Avendo Webshop, og se hvordan du kommer godt i gang med opsætningen. Nyheder i SummaSummarum 4.10 Med frigivelsen af SummaSummarum 4.10 følger ny funktionalitet og forbedringer af SummaSummarum 4, samt smårettelser af programmet. Læs mere i versionsoversigten for SummaSummarum 4, som du finder på vores hjemmeside. Integration til Visma Avendo Webshop Som noget helt nyt, har du nu mulighed for at koble SummaSummarum 4.10 direkte til Visma Avendo Webshop. (Bemærk, at du skal huske at opgradere til SummaSummarum 4.10. Læs mere på side 2). Dine muligheder med integrationen Visma Avendo Webshop er vores brugervenlige og nemme webshopløsning, der gør det muligt for at dig at få en professionel webshop, der samtidig kun koster 199,-/md. inkl. fri support. Integrationen mellem SummaSummarum og Visma Avendo Webshop gør det muligt for dig at overføre dine ordrer og bestillinger direkte fra din webshop til SummaSummarum. Samtidig kan du overføre dine produkter fra dit lager direkte fra SummaSummarum til din webshop (Bemærk venligst, at lagerstyring kun fungerer i SummaSummarum Enterprise). Det sparer dig for en masse manuelt indtastningsarbejde, og giver dig derfor mere tid til at sælge dine produkter. Fra side 3 i dette dokument kan du se, hvordan du kommer godt i gang med integrationen mellem SummaSummarum og Visma Avendo Webshop. Bemærk, at Visma Avendo Webshop kun kan kobles sammen med SummaSummarum Professionel eller SummaSummarum Enterprise, og samtidig skal du have en gældende serviceaftale eller aktivt abonnement til SummaSummarum. For yderligere spørgsmål kontakt os på: Tlf. 70 22 71 28 E-mail salg-software@visma.dk Køb Visma Avendo Webshop» 1
Har du SummaSummarum 4? Hvis du er eksisterende SummaSummarum 4 kunde, anbefaler vi, at du opdaterer til den seneste nye version af programmet. Det er selvfølgelig gratis for dig, hvis du har en gældende serviceaftale eller et aktivt abonnement. Opdateringen af SummaSummarum sikrer, at dit program er opdateret i forhold til gældende lovgivning og regler. I forbindelse med din opdatering af SummaSummarum anbefaler vi ligeledes, at du tager en sikkerhedskopi af dit regnskab. Har du spørgsmål til dette, er du velkommen til at kontakte vores supportere på telefon 70 22 71 27. På vores hjemmeside kan du nemt opdatere din eksisterende SummaSummarum 4 til SummaSummarum 4.10. Har du en ældre version af SummaSummarum? Hvis du har en ældre version af SummaSummarum f.eks. SummaSummarum 3 kan du nemt og enkelt opgradere til SummaSummarum 4.10. Med opgraderingen til SummaSummarum 4.10 følger en masse ny funktionalitet til dit program. Du kan finde din opgraderingspris på vores hjemmeside www.visma.dk På vores hjemmeside under Nyt i Summa, kan du samtidig få hjælp til, hvordan du opgraderer din SummaSummarum Kom godt i gang med opsætning i SummaSummarum Når du har købt og oprettet en konto til Visma Avendo Webshop, skal du foretage nogle grundlæggende indstillinger i SummaSummarum. Du skal starte med at sætte forbindelsen op til din webshop, så du kan uploade dine varer til din online butik, og senere hente dine kommende ordrer ind i dit regnskabsprogram. I SummaSummarum finder du opsætningen under Filer -> Egenskaber for regnskab. Her vælger du fanebladet Visma Online. 2
Internet-tjenester I boksen skal du markere feltet Visma Avendo Webshop, for at fortælle systemet, at du ønsker at anvende denne tjeneste. Log-in til Visma Online Herefter skal du indskrive nogle oplysninger i SummaSummarum fra Visma Online, så du ikke skal indtaste dette hver gang, du vil hente dine ordrer fra Visma Avendo Webshop. Tryk på knappen Ændre i boksen. Indtast nu din e-mail adresse og dit password, som du bruger, når du logger ind i Visma Online. Denne oplysning bliver gemt, så du ikke skal indtaste denne hver gang, du vil lave en overførsel mellem SummaSummarum og din webshop. Klik herefter på OK. Opsætning i fanebladet i SummaSummarum Opdater kartoteket med ændrede oplysninger fra webshop Når en kunde bestiller varer via din webshop, bliver denne kunde oprettet direkte i debitorkartoteket i SummaSummarum. Hvis den pågældende kunde på et senere tidspunkt vælger at benytte sig af din webshop igen, kan du vælge, om de nye oplysninger, som kunden evt. indtaster, skal opdatere kundens eksisterende data i SummaSummarum. Dette kan f.eks. være en ny adresse eller telefon nummer. Vælg debitorgruppe for kunder, som hentes fra webshop Når du får nye kunder i din webshop, skal du i SummaSummarum vælge, hvilken debitorgruppe, som denne kunde skal tilhøre. Klik på knappen Gruppe for at vælge én af de grupper, du allerede har oprettet. Du kan altid flytte en kunde til en anden gruppe efterfølgende, hvis du måtte ønske dette. Angiv den enhed, du benytter som vægt på dine varer For at kunne lave en vægtberegning på din webshop, skal du i dette felt fortælle, hvilken vægtenhed du i SummaSummarum bruger til at angive vægten med. Dette bruges til evt. at kunne lave en fragtberegning ud fra vægten frem for beløbet. 3
Fragtmetoder Når du opretter fragtmetoder i din webshop, skal du samtidig oprette, hvilket varenummer og/eller kontonr., der skal anvendes i SummaSummarum. Har du mere end én fragtmetode i din webshop, vil alle blive konverteret til det, du angiver i SummaSummarum, dog med hver deres tekst og pris. Betalingsmetoder Når du opretter en betalingsmetode i din webshop, kan der pålægges et gebyr. Dette gebyr skal samtidig faktureres fra SummaSummarum. Her skal du vælge det varenr. og/eller kontonr., du vil bruge til dette. Har du flere betalingsmetoder, vil de alle benytte dette valg, dog vil tekster og priser bliver overført fra din webshop. Kortbetaling Hvis du vælger at benytte betalingskort i din webshop, kan du vælge, hvilket kontonr., som SummaSummarum skal anvende til at bogføre dette kortbeløb. Bemærk, at du ikke kan vælge et varenr., da dette skal være et kontonr. De fleste betalinger via kreditkort bliver ikke overført til din bankkonto med det samme. Der kan (afhængig af korttypen) gå op til 40 dage før at pengene bliver overført. Det er derfor mest hensigtsmæssigt, hvis du opretter en ny konto til denne type af betalinger, da du manuelt kan flytte summen fra denne konto over på din bankkonto, når du har fået en overførsel i din webshop. Lagerkartoteket Når du har oprettet en integration mellem SummaSummarum og din webshop, skal du afgøre, hvilke varer, du ønsker at medtage i din webshop. I SummaSummarum kan du på hver enkelt vare vælge, om den skal medtages i din webshop eller ej. Dette bestemmer du ved at markere feltet Webshopvare (se nedenfor). 4
Send varer til din webshop I listen over alle dine varer i SummaSummarum, vil du samtidig også kunne se, om du har markeret en vare til din webshop eller ej, da der er kommet en ny kolonne til dette. Når du har valgt nogle varer, som du vil have med i din webshop, skal du blot have dem uploadet til din webshop. Dette gøres ved at du klikker på Funktioner -> Send varer til webshop. I nedenstående boks vil du blive spurgt, om du vil sende dine vareoplysninger direkte til Visma Avendo Webshop fra SummaSummarum. Klik herefter Ja. Første gang, at du benytte denne vareintegration, vil du få endnu en besked frem på skærmen, der fortæller, at din webshop ikke er integreret med SummaSummarum. Du skal dog blot klikke Ja til dette skærmbillede. 5
Nu vil SummaSummarum overføre alle de markerede varer: Når SummaSummarum er færdig med at overføre alle stamoplysninger for de markerede varer, viser SummaSummarum et statusbillede med resultatet på denne overførsel. Fejl i overførsel af vare fra SummaSummarum til din webshop Hvis du har fejl i din overførsel af varer, får du nedenstående skærmbillede. I dette tilfælde er der nogle vare, som ikke er sat korrekt op i SummaSummarum. Dette skal du ændre inde i SummaSummarum. Har du mange fejl på din liste, kan du udskrive den, så du har et overblik over, hvilke varer, der skal rettes til i SummaSummarum. 6
Når du har rettet dine varer til, kan på ny sende dine varer til din webshop, og herefter skulle du gerne få følgende lignende besked: Herefter foregår resten af tilpasningen - vedrørende præsentation af dine varer direkte i din webshop. Modtagelse af ordrer fra din webshop i SummaSummarum Når du får bestillinger via din webshop, skal de indlæses til dit ordresystem i SummaSummarum. Her skal du klikke på Funktioner -> Indlæs ordrer fra webshop. 7
Du får nu igen et skærmbillede, der spørger, om du vil indlæse ordrer fra din webshop. Hvis alt forløb, som det skulle, vil du få følgende besked: Ellers vil SummaSummarum komme en oversigt over eventuelle fejl, som du så kan printe ud, og tage stilling til efterfølgende. 8
Registrering af nye kunder Når du indlæser dine ordrer, skal du samtidig registrere dine (nye) kunder. Dem finder du i den debitorgruppe, som du tidligere tildelte, da du foretog grundindstillingerne i SummaSummarum. Hvis du ønsker det, kan du nu vælge at flytte dine kunder/kunden over i en anden gruppe. Registrering af nye bestillinger/ordrer Der er ligeledes kommet nye ordrer ind, som du skal behandle. Dem behandler du ligesom en manuel ordre, som du selv har oprettet i SummaSummarum. I listen over dine ordrer, kan du nu se de nye webordrer, ud fra oplysningen i feltet Webordrenr.. Samtidig vil du i feltet Kortbetaling se, om ordren er betalt med kort (bemærk, at det kræver at du tilmelder dig Nets). Klikker du på én webordre, kan du se, hvad kunden har bestilt, og om der er gebyr på eller ej. 9
Nu skal du blot udskrive og bogføre ordren. Hvis du har nogle spørgsmål til ovenstående, er du velkommen til at kontakte vores supportere på telefon 70 22 71 27 eller support-software@visma.dk 10