Referat Plan- og Boligudvalget Møde nr.: 4/2019 Dannet den: Torsdag den 21-03-2019 Mødedato: Mandag den 18-03-2019 Mødetidspunkt: 18:30-19:00 Mødested: Harhoff Medlemmer Per Flor (pefl) A Timo Jensen (tije) V Line Lynnerup (lily) V Lisbeth Andersen (lika) A Daniel Nørhave (hjdan) O Lars Tegl Rasmussen (latr) - R Henrik Kjær (henkj) Ø Fraværende Per Flor (pefl) A, Timo Jensen (tije) V, Lars Tegl Rasmussen (latr) - R Bemærkninger Fællesmøde med Børne- og Undervisningsudvalget
Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 18. marts 2019...2 2. Benløsegårdens SFO-Beslutning om videre projektforløb...3
Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 18. marts 2019 Åben sag Sagsid: 17/24257 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 18-03-2019 Godkendt. Ej til stede: Per Flor, Timo Jensen og Lars Tegl Rasmussen
Side 3 2. Benløsegårdens SFO-Beslutning om videre projektforløb Åben sag Sagsid: 18/9064 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang: Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KFU SAMU Indstilling X X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KFU=Kultur- og Fritidsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på, at Byrådet skal tage stilling til det videre projektforløb for etablering af ny hovedbygning til Benløsegårdens SFO. Beskrivelse af sagen Ringsted Byråd anbefalede på byrådsmøde den 14. maj 2018, pkt. 13, at der arbejdes videre med en ny bygning, i stedet for at gennemføre daværende projekt omkring øget tilgængelighed i eksisterende bygning, og at arbejdet med en ny bygning - eventuelt suppleres med en helhedsplan for hele området omkring Byskovskolen. I budgetvedtagelsen i Byrådet for budget 2019 blev der endvidere vedtaget en hensigtserklæring, lydende Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at medtage et beløb i det kommende budget til etablering af nybygning til erstatning for Benløsegården. Frem mod næste budgetlægning skal der arbejdes med en helhedsplan for området således, at der kan fremlægges et egentligt budgetforslag til behandling i det kommende års budgetproces med henblik på igangsættelse af nybyggeri i 2020. Ovenstående anbefaling og hensigtserklæring afstedkommer at der arbejdes med to emner i sagen, henholdsvis nybyggeri og helhedsplan. Den eksisterende SFO er beliggende Roskildevej 245. SFO en er etableret i en ældre gårdbygning med tilstødende udearealer, der blandt andet bruges til mindre dyrehold, som blandt andet er en del af grundlaget for Benløsegårdens pædagogiske virke. På nuværende tidspunkt er der indmeldt 141 børn fra 3. til og med 7. klasse, fra Byskovskolens afdeling Asgård og afdeling Benløse. De fordeler sig på 120 børn fra distriktsklasser og 21 fra center klasser. Eleverne i centerklasserne har bl.a. fysiske funktionsnedsættelser, tale-/sprogvanskeligheder og/eller hørenedsættelser. Nedenfor ses oversigt over den eksisterende SFO, med beskrivelse af eksisterende indhold;
Side 4 Opvarmet Hovedbygning på samlet ca. 250 m² indeholder kælder med garderober og depoter, og nedgang til denne foregår via hønsestige. Stueplan indeholder køkken og toiletter, samt mindre rum hvor der er computer værksteder og tv stue. 1. sal indeholder 2 mindre rum, og 1 stort rum. Opvarmet Længebygning 1 indeholder samlingssal, handicap toilet, the køkken, personale garderobe og et stort rum på 1 sal. Uopvarmet Længebygning 2 bruges til dyrehold og opbevaring. Derudover benytter SFO en et mindre areal til hestefold beliggende nord-vest for Hubertushuset. Huberthuset ønsker at udvide deres forretning denne vej, og har tidligere forespurgt kommunen om køb af område, hvorfor der er besluttet at udarbejde en lokalplan på byrådsmøde den 23. oktober 2012. Lokalplanarbejdet har afventet vedtagelse af den nye planlov i juni 2017, og udarbejdelse af detailhandelsvejledning fra Erhvervsstyrelsen, på grundlag af nye regler i planloven. På baggrund af dette er der nu dialog med Hubertushuset om snarlig opstart af lokalplanen. En evt. salgssag vil blive fremlagt som selvstændig sag til politisk behandling. Såfremt Hubertushuset køber arealet skal der findes en ny placering til hestefolden. Her har der tidligere været foreslået at benytte en del af boldbanerne nord-øst for SFO en. Hvis hestefolden flyttes til denne placering, reduceres det samlede areal til boldspil i området, hvilket Benløse IF har gjort indsigelse imod. Beholdes boldbanerne vil der ikke kunne etableres hestefold til brug for SFO en på dette område, og der vil skulle findes alternativ placering, evt. ved at benytte nogle af de nære udearealer for SFO en. Dette vil i så fald føre til mindre areal til SFO ens andre friluftsaktiviteter. Nedenfor ses oversigtskort over det samlede område, hvor blandt andet den fysiske grænse for helhedsplan afgrænses.
Side 5 Administrationen opstiller 2 scenarier for projektets videre forløb. Scenarie 1; hvor forudsætningen er at der skal laves nybyggeri af SFO i 2020, samt at helhedsplan udarbejdes i begrænset udgave. Scenarie 2; hvor forudsætningen er at der skal laves nybyggeri af SFO i 2021, samt at helhedsplan udarbejdes i detaljeret udgave. Scenarie 1 Udgangspunktet for scenarie 1 er at der jf. byrådets hensigtserklæring arbejdes med nybyggeri i 2020. Dette forudsætter at nybyggeriet opføres på SFO ens eksisterende matrikel, og at nybyggeriet i hovedtræk udføres som en erstatning for den eksisterende hovedbygning, med samme placering, hvor de eksisterende længebygninger bevares. En helhedsplan udarbejdes i begrænset omfang. Helhedsplanen vil primært afdække hvordan de grønne områder, mellem de to afdelinger af Byskovskolen, bruges mest hensigtsmæssigt til glæde for alle. Samt en vurdering af områdets fysiske forbindelser (stier, veje mv.). Administrationen har udarbejdet 3 løsningsmodeller for nybyggeri på eksisterende matrikel: Løsning 1., Løsning 2. og Løsning 3. De økonomiske beregninger for de 3 løsninger, er foretaget ud fra erfaringsmæssige m² priser for traditionelt byggeri der overholder gældende bygningsreglement. Inkl. i beregningerne er der medtaget økonomi til nedrivning af eksisterende hovedbygning, samt etablering af
Side 6 støjhegn mod Roskildevej. Der er ikke medtaget økonomi til midlertidig genhusning mens der bygges, da en sådan muligvis kan være omkostningsneutral, afhængig af hvordan den endelige bygningsplacering og detailløsning vil tage sig ud. Løsning 1. omfatter den mest enkle og basale udgave, hvor nybygningen omfatter følgende: Indgangsområde med vindfang. Minimal garderobe og depot Toiletforhold med i alt 3 børnetoiletter hvoraf det ene er indrettet til tilgængelighedstoilet med lift, briks og plads til 2 hjælpere m.v. Fællesrum med køkken og plads til spisning 3-4 mindre rum med plads til aktiviteter for mindre grupper Tilpasning af udearealer og adgangsforhold i eksisterende bygninger, så krav vedr. tilgængelighed opfyldes. Sti til Byskovskolens afdeling Asgård Løsning 1 indeholder et nybygget opvarmet areal på ca. 250 m2, med et samlet budget på kr. excl. moms: 8.850.000,- Løsning 2 omfatter samme funktioner som Løsning 1, men tilføjet følgende ekstra funktioner: Generelt mere plads til alle funktioner og hermed bedre tilgængelighedsforhold (plads til elektriske kørestole m.v.) Indgangsområde udført som grov-garderobe med plads til overtøj/vådt tøj samt sko/støvler. Der udføres en mellembygning / indgang som forbinder ny bygning med den eksisterende opvarmede sidelænge som bevares, så alle opvarmede områder er tilgængelige med niveaufri adgang, uden at man skal ud af bygningen. 1-3 ekstra rum med plads til aktiviteter for mindre grupper, herunder etablering af 1-2 kreative værksteder med vandinstallationer / afløb m.v. 1-2 depotrum Der udføres ca. 60m² overdækkede og klimabeskyttede uderum for udeaktiviteter i regnvejr, herunder mindre teknologikøkken. Løsning 2 indeholder et nybygget opvarmet areal på ca. 350 m2, samt ca. 60 m2 overdækket udeareal, med et samlet budget på kr. excl. moms: 11.735.000,- Løsning 3 omfatter samme funktioner som Løsning 1 og Løsning 2, men tilføjet følgende ekstra funktioner: Yderligere ca.40m² overdækkede og klimabeskyttede uderum for udeaktiviteter i regnvejr, herunder udekøkken til f.eks. forberedelse til bålaktiviteter og friluftsliv, Biologi / Natur og teknologikøkken til brug i hverdagen. Generelt endnu mere plads til alle funktioner og hermed bedre tilgængelighedsforhold (plads til elektriske kørestole m.v.) Foldevægge mellem rum, så fleksibilitet og anvendelighed øges. Der etableres lift til 1. sal i eksisterende længebygning, så alle arealer er tilgængelige med elektrisk kørestol. Løsning 3 indeholder et nybygget opvarmet areal på ca. 400 m2, samt ca. 100 m2 overdækket udeareal, med et samlet budget på kr. excl. moms: 14.140.000,- Såfremt at en af ovenstående løsninger besluttes, vil projektets varighed i hovedtræk være som nedenstående, hvor punkterne efterfølger hinanden:
Side 7 5 måneder til; Udbud rådgiverydelser og indgåelse af kontrakt herfor. 5 måneder til; Udarbejdelse af byggeprogram og efterfølgende projektering 12 måneder til; Udbud af byggeri og udførelse af byggeri Scenarie 2 Udgangspunktet for scenarie 2 er at det samlede område gentænkes forfra, og at der udarbejdes en detaljeret helhedsplan for det samlede område omkring Byskovskolens afdelinger, herunder de grønne områder imellem afdelingerne, samt afdækning af eventuel alternativ placering af en ny SFO. I en sådan helhedsplan vil der blive inddraget alle relevante interessenter i området, for kortlægning af behov og ønsker (på kort og lang sigt), herunder samtidig at indarbejde løsninger for forbedrede trafikale forhold og parkeringsmuligheder. Benløse IF har eksempelvis foreslået at den eksisterende SFO flyttes til matr. nr. 6x Benløse by, Benløse (se oversigtskort på side 3.), som i forvejen er kommunalt ejet grund. Dette område er udlagt til offentlige formål, og det har været tænkt til udvidelse af Benløse Kirkegård. Det vides dog ikke om disse planer fortsat er aktuelle. Hvis det besluttes at flytte Benløse SFO til dette areal, i en volumen- og indholdsmæssig kopi som det eksisterende, vil de 3 løsningsforslag fra scenarie 1 for nybyggeri, dog blive mere omkostningstunge. Dette skyldes at der skal afsættes yderligere midler af til at opføre nye bygninger, som erstatning for de eksisterende arealer i Længebygning 1 og Længebygning 2. Vælges der en ny placering af SFO en i området, vil det medføre at den eksisterende bygning står tom. Denne vil kunne blive benyttet af andre kommunale enheder, eller blive solgt til eksempelvis privat beboelse. Ejendommes værdi er ikke blevet vurderet. Der er for nuværende ikke muligt at fastlægge en tidsplan for scenarie 2, men det vurderes at scenariet i hovedtræk vil have tidsmæssige varigheder angivet nedenfor, hvor punkterne efterfølger hinanden: 5 måneder til; Udbud rådgiverydelser for helhedsplan og indgåelse af kontrakt herfor 7 måneder til; Udarbejdelse af helhedsplan 4 måneder til; Politisk valg og prioritering af forslag i helhedsplan, herunder valg af placering for ny SFO 5 måneder til; Nybyg SFO - Udbud rådgiverydelser og indgåelse af kontrakt herfor. 5 måneder til; Nybyg SFO - Udarbejdelse af byggeprogram og efterfølgende projektering 12 måneder til; Nybyg SFO - Udbud af byggeri og udførelse af byggeri
Side 8 Fra det daværende tilgængelighedsprojekt er der bevilliget 3.775.000,- og primo marts 2019 resterer der 3.615.000,-. Hvis der vælges at igangsætte udbud af rådgivning for helhedsplan, og den efterfølgende udarbejdelse af denne, kan disse ydelser i 2019 og 2020 finansieres af den allerede givne bevilling. Inddragelse og høring Ved valg af scenarie 1 og efterfølgende igangsætning af detail byggeprogram for en af de 3 løsninger, vil Handicaprådet og Benløse Idrætsforening blive inddraget og hørt. Ved valg af scenarie 2 vil der blive udarbejdet en inddragelses- og høringsplan, således at det sikres at samtlige interessenter der har berøring med området vil blive hørt. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser i 2019. Realiseringen af projektet afhænger i høj grad af hvad der besluttes i budget 2020 eller eventuelt i overslagsårene. Vurdering Fra det daværende tilgængelighedsprojekt er der bevilliget 3.775.000,- og primo marts 2019 resterer der 3.615.000,-, hvilket betyder at ingen af de forelagte løsningsmuligheder for nybyggeri kan finansieres af den eksisterende bevilling. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til nybyggeri i overslagsårene, så en realisering af et nybyggeri afhænger af, at der afsættes rådighedsbeløb til projektet. Såfremt det fortsat er Byrådets ønske at der skal bygges ny SFO i 2020, skal projektet fastlægges nu og løsning vælges. Dette således at udbud af rådgivning, for efterfølgende udarbejdelse af byggeprogram, igangsættes og gennemføres i 2019. Dertil kommer igangsættelse af geotekniske undersøgelser og miljøscreening af eksisterende hovedbygning. Disse aktiviteter vil kunne finansieres af den eksisterende bevilling. Økonomisk vil det betyde at der skal tilføres projektet mellem 5.500.000,- og 10.700.000,- til budget 2020, afhængig af hvilken af de tre 3 løsninger fra scenarie 1 der vælges. Administrationen har fremsat anlægsønske herom. Såfremt Byrådet ønsker at gentænke området omkring Byskovskolen, herunder at vurdere på alternative placeringer for en ny SFO, er det administrationens vurdering at udbud af rådgivning for helhedsplan igangsættes hurtigst muligt. Indstilling Direktionen indstiller, at der afsættes beløb til ny bygning i budget 2020 Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den 18-03-2019 Udvalget beslutter at, der afholdes et fællesmøde mellem de to udvalg for yderligere kvalificering af de to scenarier med angivelse af fordele og ulemper. Sagen genoptages på fællesmøde til maj. Sagen vil herefter indgå i budgetforhandlingerne for Budget 2020. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den 18-03-2019 Ikke beslutningsdygtigt, da kun 3 medlemmer var til stede under behandlingen af dette punkt.
Side 9 Underskriftsside Per Flor (pefl) A Daniel Nørhave (hjdan) O Timo Jensen (tije) V Lars Tegl Rasmussen (latr) - R Line Lynnerup (lily) V Henrik Kjær (henkj) Ø Lisbeth Andersen (lika) A