Forslag til Børn- og Ungeudvalgets realisering af effektiviserings- kravet på 0,5 procent og omprioriteringerne til velfærd

Forslag til Børn- og Ungeudvalgets realisering af effektiviserings- kravet på 0,5 procent og omprioriteringerne til velfærd Indledning Effektiviseringskrav I Budget 2019 blev det besluttet, at Odense Kommune skal arbejde mere proaktivt med effektiviseringer, og at der fra 2020 skal arbejdes med en mere langsigtet effektiviseringsstrategi. Effektiviseringsstrategien skal sikre økonomiske midler til realiseringen af Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet samt skabe økonomisk råderum til nye såvel som eksisterende politiske prioriteringer. Effektiviseringerne skal som minimum frigive et årligt økonomisk råderum på 0,5 pct. af Børn- og Ungeforvaltningens samlede økonomi, svarende til 13,9 mio. kr. Der arbejdes i Børn- og Ungeforvaltningens effektiviseringsstrategi 2020 med en række temaer for effektiviseringer, herunder automatisering, harmonisering, organisering og sammenhæng samt bedre udnyttelse af medarbejderressourcer. Administrationsreduktioner I omprioriteringen fra administration til velfærd på i alt 60 mio. kr., skal Børn- og Ungeudvalget finde 8 mio. kr. fra 2020 og frem. Omprioriteringen skal skåne ledige, børn, unge, ældre og mennesker med handicap mest muligt, jf. udvalgets beslutning fra rammeudmeldingssagen. Børn- og Ungeforvaltningens andel af administrationsreduktionerne, fordeler sig på følgende områder: Ledelsesspænd og ledelsesunderstøttelse -området Kommunikation MED-systemet Politiske og administrative styringsunivers 17 stk. 4 udvalg og Grønne Råd Særligt fagforvaltninger Øvrige reduktioner I forbindelse med Omprioritering til velfærd, på i alt 140 mio. kr., blev det besluttet at Børn- og Ungeforvaltningen skal finde 6,1 mio. kr. fra 2020 og frem. Genstandsfelterne for Børn- og Ungeudvalgets reduktioner er følgende: Facility management Reduceret prisfremskrivning Kan- og skal opgaver inkl. puljer og tilskud. Hvordan tilvejebringes effektiviseringskravet, administrationsreduktionerne og øvrige reduktioner i udvalget I nedenstående tabel er vist en samlet oversigt over, hvordan Børn- og Ungeudvalget realiserer effektiviseringskravet på 0,5%, administrationsreduktioner og øvrige reduktioner til Budget 2020. Børn- og Ungeudvalgets forslag til effektiviseringskravet, administrationsreduktioner og øvrige reduktioner er beskrevet i følgende afsnit: Forslag til effektiviseringskrav: Side 3 Forslag til administrationsreduktioner: Side 23 Forslag til øvrige reduktioner: Side 38 1

Effektiviseringskravet, administrationsreduktioner og øvrige reduktioner fordelt på tiltag: 1.000 kr. - 2020-priser 2020 2021 2022 2023 Effektiviseringskravet på 0,5% (13,9 mio. kr.): E1 Automatisering af administrative opgaver 798 798 798 798 E2 Automatisering og standardisering af økonomiprocesser 84 84 84 84 E3 Standardisering af kontrakter i Familie og Velfærd 350 350 350 350 E4 Tilpasning af åbningstider i børnehusene 2.100 2.100 2.100 2.100 E5 Udfasning af aldersreduktion 500 1.000 1.500 1.900 E6 Effektivisering af centraladministrationen 245 245 245 245 E7 Besparelse på tværgående 93 93 93 93 E8 Ændring af børnehusenes personalesammensætning 1.000 1.000 1.000 1.000 E9 Regulering af tilskud til Odensebørn i specialskoler/specialtilbuddenes SFO og klub 1.483 3.560 3.560 3.560 E10 Ensartet budgetfordeling til børnehusene (Forhåndstildeling Vollsmose) 635 635 635 635 E11 Ensartet budgettildeling til skolerne (Heldagsskole) 593 1.424 1.424 1.424 E12 Centralisering af administration i SSP (I) 366 366 366 366 E13 Effektivisering af arbejdsgange på to matrikler 579 579 579 579 E14 Forhøjelse af egenbetaling til Blå Mandag 104 104 104 104 E15 Bedre screening ifm. skoleudsættelser 550 550 550 550 E16 Reorganisering af MED-systemet 796 796 796 796 E17 Effektiv brug af tjenestebiler i CIBU 120 120 120 120 E18 Nedjustering af centrale budgetter i Dagtilbud 1.000 1.000 1.000 1.000 E19 Tilpasning af midler til kompetenceudvikling 1.000 1.000 1.000 1.000 E20 Generel tilbageholdenhed 1.591 0 0 0 I alt 13.987 14.804 15.304 15.704 Administrationsreduktioner andel af 60 mio. kr. (8 mio. kr.): A1 Kommunikation 600 600 600 600 A2 Effektivisering af administrative funktioner i UngOdense 500 750 750 750 A3 Justering af ledelsesspænd og administrationsfunktioner på dagtilbudsområdet 800 800 800 800 A4 Ledelse og administration - Platanhaven 300 300 300 300 A5 Daglige pædagogiske ledere - lokale løsninger 600 600 600 600 A6 MED-organisering 600 600 600 600 A7 17.4 udvalg 100 100 100 100 A8 Automatisering og effektivisering af økonomiopgaver 400 400 400 400 A9 Administrative fællesskaber på skoleområdet 2.100 2.100 2.100 2.100 A10 Sammenlægning af administrative funktioner i dagplejen, pladsanvisningen og forældrebetalingen. 400 400 400 400 A11 Centralisering af administrative funktioner i Specialpædagogisk rådgivning og Børneterapien 400 400 400 400 A12 Centralisering af administration i SSP (II) 200 200 200 200 A13 Optimering af sekretariatsfunktioner vedr. Tværfaglig Sundhed og Forebyggelse 400 400 400 400 A14 Administrative opgaver i Tandplejen 200 200 200 200 A15 Politisk og administrativt styringsunivers 500 500 500 500 I alt 8.100 8.350 8.350 8.350 Øvrige reduktioner andel af 140 mio. kr. (6,1 mio. kr.): Ø1 Reduktion af tilskud til foreningen Opad 1.500 1.500 1.500 1.500 Ø2 Reduktion af medarbejdere i Familie og Velfærdsafdelingen 1.500 1.500 1.500 1.500 Ø3 Reduktion af medarbejdere i Tværfaglig Sundhed og Forebyggelse 1.000 1.000 1.000 1.000 Ø4 Reduceret prisfremskrivning 1.100 1.100 1.100 1.100 Ø5 Facility management 1.000 1.000 1.000 1.000 I alt 6.100 6.100 6.100 6.100 Total 28.187 29.254 29.754 30.154 2

E: Forslag til effektiviseringskrav E1: Automatisering af administrative opgaver På klinikkerne varetages de daglige administrative opgaver samt serviceopgaver primært af klinikassistenter. Der er tale om f.eks. bemanding af reception, indkaldelse af borgere til undersøgelser hhv. ændring af tider og udsendelse af påmindelser om indkald på mail/sms. Tandplejen planlægger at digitalisere og automatisere en del af disse opgaver, eksempelvis ved etablering af digital aflæsning af sundhedskort ved ankomst til klinikken, mulighed for digital booking af tider og autogenererede påmindelser om indkald. Det er planlagt at etablere fælles Call Center på Grønløkkevej 28A med det formål at sikre en fast telefonbemanding af alle klinikker i hele åbningstiden. Et Call Center vil på sigt kunne omfatte både Børn/Unge samt de 3 entreprenøraftaler i Tandplejen. Bygningen på Grønløkkevej 28A er forberedt til Call Center (indretning og installationer). Ved etablering af Call Center samt digitalisering og automatisering af opgaver kan klinikassistentressourcer flyttes fra administrative og serviceopgaver til tandbehandling samt generelt øget tilgængelighed for de borgere, der har behov for tæt dialog og samarbejde omkring fremmøde til tandundersøgelse/behandling. Reduktionen svarer til ca. 1,5 fuldtidsstilling. Det angivne budget er udelukkende servicerammen dvs. Børn- og Ungetandplejen, da besparelsen i forvejen er en forudsætning for balance i budgetterne for entreprenøraftalerne. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 56.926 56.926 56.926 56.926 Forslag 798 798 798 798 Automatisering Med forslaget vil der kunne ydes bedre service for de borgere, der har behov for tæt dialog og samarbejde omkring booking af tider samt bedre service for borgere, der efterspørger selv at booke og vælge tider digitalt. Derudover vil borgere med etablering af et Call Center have mulighed for telefoniske henvendelser i hele åbningstiden. 3

E2: Automatisering og standardisering af økonomiprocesser og Styring løser mange løbende økonomiopgaver som budgetlægning, budgetopfølgning og takstberegning samt regnskabsopgaver i systemet. Mange af disse opgaver løses ved manuelle beregninger eller indtastninger, der kunne effektivises ved en højere brug af automatisering. En automatisering kan ske i selve beregningen, i forbindelse med træk af data eller i samspillet mellem programmer og systemer, her særligt systemet, så disse kan udveksle data. Der er ligeledes et effektiviseringspotentiale i standardisering af processer, regneark mv., der letter arbejdet med eksempelvis budgetopfølgning på tværs af afdelinger og enheder. Igennem 2018 har der i og Styring været stort fokus på hvordan automatisering og standardisering kan hjælpe til at lette arbejdet med de løbende økonomiopgaver. Dette arbejde fortsættes fremadrettet. Reduktionen svarer til ca. 0,2 fuldtidsstilling. Besparelsen findes i og Styrings lønbudget. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 13.256 13.251 13.251 13.251 Forslag 84 84 84 84 Automatisering. Effektiviseringsforslaget har ingen negative konsekvenser. 4

E3: Standardisering af kontrakter i Familie og Velfærd Der udarbejdes i dag ca. 2.500 kontrakter årligt, som udarbejdes af en medarbejder. Der skal fremadrettet arbejdes på standardisering og automatisering af kontrakter samt arbejdsgange i forbindelse med kontrakter med eksterne og interne leverandører. Det er en kan opgave og kan derfor ændres til andet. Reduktionen svarer til ca. 0,7 fuldtidsstilling. Årlig udgift på 350.000 kr. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 350 350 350 350 Forslag 350 350 350 350 Optimere arbejdsgange. Det vil ligge et arbejdspres på medarbejderne i afdelingen Udvikling og Matchning, som skal sikre den rette brug af kontraktformularer fra de mange forskellige eksterne aktører. 5

E4: Tilpasning af åbningstider i børnehusene Børnehusene i Odense Kommune har en ugentlig åbningstid på 51 timer. Husene er bemandet i den fulde åbningstid. Generelt anvendes husene imidlertid kun i begrænset omfang af forældrene i ydretimerne. Da området således kan effektiviseres, foreslås det at reducere den ugentlige åbningstid med 1 time svarende til i gennemsnit 12 minutter om dagen. Der vil herved kunne spares en medarbejdertime pr. børnehus om ugen, hvilket svarer til ca. 3 fuldtidsstillinger på kommuneplan. Det sikres, at børnehusene inden for hver enkelt institution tilsammen dækker en åbningstid i tidsrummet 6.30 til 17.00 (16.30 om fredagen), således at forældrene sikres fleksible vilkår. Da forældrebetaling indgår som en del af budgettet, vil områdets budget blive beskåret med et større beløb (brutto), end der kan effektiviseres for (netto). Besparelsesforslag: 2,4 mio. kr. brutto, svarende til 2,1 mio. kr. netto. Reduktionen svarer til ca. 5 fuldtidsstillinger. Da der er en varslingsperiode over for forældrene på 3 måneder, vil fuld helårseffekt muligvis ikke kunne opnås i 2020. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 561.263 561.263 561.263 561.263 Forslag 2.100 2.100 2.100 2.100 Budget er angivet med bruttotal, mens besparelsesforslaget er angivet med nettotal. Optimere arbejdsgange. Tidligere erfaring med regulering af børnehusenes åbningstider viser, at en ugentlig åbningstid på 50 timer er tilstrækkeligt til at kunne dække de fleste forældres behov. Hertil kommer, at der med ikrafttrædelse af ny dagtilbudslov pr. 1/7 2018 er åbnet yderligere op for muligheden af, at forældrene med skæve arbejdstider kan få et kombinationstilbud, hvor de kan vælge at kombinere en dagtilbudsplads med en fleksibel børnepasser. Forslaget forventes derfor ikke at have betragtelige konsekvenser for forældrene. 6

E5: Udfasning af aldersreduktion Af Arbejdstidsregler for undervisningsområdet i kommunerne (KL/LC) fremgår det af 6, at lærere og børnehaveklasseledere i folkeskolen har ret til efter anmodning at få nedsat arbejdstiden med 175 timer årligt for fuldtidsansatte. Dette gælder for ansatte, der pr. 31/7 2013 er fyldt 57 år, dvs. ansatte født senest pr. 31/7 1956. For skoleåret 2018/19 er der udbetalt 2,3 mio. kr. som kompensation for aldersreduktion, da andre lærere skal aflønnes for de 175 timer. Da gruppen af lærere og børnehaveklasseledere, der kan få aldersreduktion, er faldende og på et tidspunkt må forventes ikke længere at være erhvervsaktive, foreslås det, at den økonomiske ramme til formålet udfases, og derfor reduceres med 0,5 mio. kr. pr. år. Reduktionen svarer til ca. 1 fuldtidsstilling. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 1.900 1.900 1.900 1.900 Forslag 500 1.000 1.500 1.900 Nytænkning/innovation. Der er ingen konsekvenser, da det alene er budgettet, der tilpasses efterspørgslen. 7

E6: Effektivisering af centraladministrationen Med Budget 2019 blev der reduceret generelt på administration på Ø100. En del af disse besparelser faldt på områder som mødeforplejning, kontorhold, kompetenceudvikling, konsulenter og eksterne lokaler. På baggrund af den hidtidige erfaring fra 2019 vurderes det, at det er muligt at spare yderlige på disse områder. Samtidig forventes det muligt at opnå besparelser via billigere ansættelser i forbindelse med genbesættelse af vakante stillinger i Politik og Strategi. Det forventes at administrationen på Ø100 kan effektiviseres med 119 t. kr. på tværs af afdelingerne Skole, Dagtilbud og Sundhed og Forebyggelse. Samtidig forventes Politik og Strategi, der står over for en række genbesættelser af stillinger at kunne spare 126 t. kr. på billigere ansættelser. Reduktionen svarer til ca. 0,5 fuldtidsstillinger. Besparelsen på nyansættelser findes i Politik og Strategis lønbudget. Øvrige besparelser findes i sekretariatsbudgetterne for Skole, Dagtilbud og Sundhed og Forebyggelse. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 44.574 43.537 43.537 43.537 Forslag 245 245 245 245 Optimere arbejdsgange. Effektiviseringsforslaget forventes ikke at få negative konsekvenser. 8

E7: Besparelse på tværgående På det tværgående område findes poster som arbejdsskadeforsikring, strategiske uddannelsesmidler, brugerportalinitiativ og sundhedsordning. På baggrund af mådehold og tilbageholdenhed forventes det, at der på det tværgående område kan reduceres med 93 t. kr. Besparelsen findes i budgetterne forsikringsadministration, arbejdsskadeforsikring, fælles udgifter på Ø100, strategiske uddannelsesmidler, brugerportalsinitiativ, sundhedsordning og personalesager 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 19.642 19.645 19.636 19.636 Forslag 93 93 93 93 Optimere arbejdsgange. Effektiviseringsforslaget forventes ikke at få negative konsekvenser. 9

E8: Ændring af børnehusenes personalesammensætning På baggrund af data trukket i Danmarks Statistik og med benchmarking i forhold til de øvrige 6-byer, er det muligt at ændre i fordelingen mellem pædagoger og pædagogiske assistenter i kommunens børnehuse, så fordelingen matcher gennemsnittet for landets seks største kommuner. De seks største kommuners andel af pædagoger er gengivet i tabellen nedenfor. Data er trukket september 2018. Kommune Pædagogandel i børnehusene Odense 63% Aalborg 70% Aarhus 60% Esbjerg 60% København 57% Randers 53% Som det fremgår af tabellen, udgør pædagogpersonalet 63% i Odense Kommune, mens det udgør 60% i gennemsnit for de samlede 6-byer. Besparelsesforslag: 1,2 mio. kr. brutto som netto svarer til 1,0 mio. kr. Reduktionen svarer til ca. 2,5 fuldtidsstillinger. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 576.074 576.074 576.074 576.074 Forslag 1.000 1.000 1.000 1.000 Optimere arbejdsgange. Der vil være færre pædagoger i børnehusene, hvilket kan få betydning for kvaliteten af det pædagogiske arbejde. International og dansk forskning fastslår, at uddannet personale i dagtilbud har en positiv effekt for børnene. Børnene får et mere stimulerende og aldersvarende miljø, og de bliver bedre klædt på til at starte i skole, jo bedre uddannet personalet er. Nyeste forskning viser, at den vigtigste faktor for kvaliteten i dagtilbud er personalets uddannelsesniveau, og at personalets kompetencer har en betydning for, om børnene får en tidlig og rettidig indsats. Forældre til børn i vuggestue og børnehave har en øget bevidsthed om både betydning af normering og uddannet personale, fordi forskning på dagtilbudsområdet de seneste år har fået opmærksomhed. En ændring af fordelingen mellem pædagoger og pædagogiske assistenter kan vurderes som en forringelse af serviceniveauet. 10

E9: Regulering af tilskud til Odensebørn i specialskoler/specialtilbuddenes SFO og klub Specialskolerne og skoler med specialtilbud, modtager i dag budget til SFO/klub for alle Odensebørn der er tilknyttet skolen uanset om de benytter fritidstilbuddet eller ej. I 2017 blev der lavet en opgørelse over, hvor mange procent af Odensebørnene, der benyttede fritidstilbuddet. Opgørelsen viste, at belægningsprocenten overvejende lå mellem 40 til 60 pct. Paarup Skole havde flest børn, som benyttede tilbuddet, mens Risingskolens børn benyttede tilbuddet mindst. Med baggrund i at belægningsprocenten kan variere hen over årene, foreslås det at tilskuddet til Odensebørn i SFO/klub på folkeskoler med specialtilbud samt de to specialskoler reduceres med 25%. Dette kommer til at berøre tilbuddene på Risingskolen, Lumby Skole, Paarup Skole, Rosengårdskolen samt de to specialskoler Enghaveskolen og Nørrebjergskolen. Med reguleringen af tilskuddet tilstræbes det, at tilskuddet i højere grad afspejler antallet af børn, der faktisk anvender tilbuddet end det gør sig gældende i dag. Dermed lægger tildelingen sig tættere op ad de præmisser, der gør sig gældende for de almene folkeskoler, hvor tilskuddet løbende reguleres efter indmeldte antal børn. Reduktionen svarer til ca. 3,5 fuldtidsstillinger. Ændring af tilskudsgrundlaget kan udmøntes fra skoleåret 2020/2021 og har derfor kun 5/12-dels virkning i 2020. Fra 2021 kan beløbet skaleres op. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 14.242 14.242 14.242 14.242 Forslag 1.483 3.560 3.560 3.560 Kan- og skal opgave. Med forslaget vil der ske en øget harmonisering af SFO- og klubtilbud, så samme service i højere grad kan tilbydes generelt på tværs af Odense Kommune. En reduktion i tilskud vil dog for det enkelte specialtilbud betyde en nedjustering af serviceniveauet. 11

E10: Ensartet budgetfordeling til børnehusene (Forhåndstildeling Vollsmose) Der er i institutionernes budgetmodel indbygget en særskilt forhåndstildeling til børnehusene beliggende i Vollsmose, således at disse i tilgift til det almindelige budget modtager en ekstra budgettildeling. I alt modtager 10 børnehuse en forhåndstildeling i størrelsesordenen 40.000-80.000 kr., hvilket svarer til et samlet budget på 0,7 mio. kr. Da bydelen står overfor en gennemgribende transformation, der skal gøre den til et almindeligt boligområde i kommunen foreslås det, at området normaliseres ifm. budgettildelingsprocessen, således at forhåndstildelingen bortfalder. Da forældrebetaling indgår som en del af budgettet, vil områdets budget blive beskåret med et større beløb (brutto) end der kan frigives midler til omprioritering for (netto). Besparelsesforslag: 0,7 mio. kr. brutto, som netto svarer til 0,6 mio. kr. Reduktionen svarer til 1,5 fuldtidsstillinger. Budget er skrevet brutto, besparelsen er skrevet netto. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 740 740 740 740 Forslag 635 635 635 635 Optimere arbejdsgange. Såfremt forhåndstildelingen bortfalder, stiller det øgede krav til ledernes organisering af arbejdet i husene, så budgetændringen får mindst mulig indflydelse på det pædagogiske arbejde. 12

E11: Ensartet budgettildeling til skolerne (Heldagsskole) For at forbedre integrationsindsatsen i Vollsmose blev der tilbage i 2006 etableret heldagsskole på de to Vollsmoseskoler - Abildgårdskolen og H.C. Andersen Skolen. Dette indebar, at skoledagen på de to skoler blev udvidet med en ekstra daglig lektion for eleverne i 0.-6. klasse. Den længere skoledag skulle give eleverne mere tid til at fordybe sig i undervisningen og øvrige læringsaktiviteter, samt give dem mulighed for at få hjælp til eksempelvis lektielæsning i skoletiden. Det overordnede formål var dermed at styrke elevernes faglige udbytte samt give eleverne et struktureret og positivt fritidsliv, som kunne give eleverne bedre mulighed for at undgå miljøer, der eksempelvis var præget af kriminalitet. Hvis Heldagsskolen nedlægges, vil skoledagens længde være den samme som på de øvrige folkeskoler i Odense. Reduktionen svarer til ca. 3 fuldtidsstillinger, når forslaget er fuldt implementeret. Bortfald af Heldagsskolen kan udmøntes fra skoleåret 2020/2021 og har derfor kun 5/12-dels virkning i 2020. Fra 2021 kan beløbet skaleres op. I reduktionen er indregnet ekstra udgifter (anslået 1 mio. kr.) til flere elever i SFO og SFO2, samt heraf følgende ekstra udgifter til søskendetilskud og økonomisk friplads. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 2.424 2.424 2.424 2.424 Forslag 593 1.424 1.424 1.424 Optimere arbejdsgange. Ved at nedlægge heldagsskolen på de to Vollsmoseskoler vil der blive mindre tid til faglig fordybelse og til at forstærke sammenhængen til fritids- og foreningslivet. Dermed er der er en risiko for, at det faglige niveau i indskolingen vil falde, samt at færre af indskolingseleverne vil blive introduceret for og fastholdt i et aktivt fritids-/foreningsliv, der kan medvirke til et godt børne- og ungeliv med gode fællesskaber og sunde fritidsvaner, og som samtidig kan have et præventivt formål ift. at undgå miljøer præget af eksempelvis kriminalitet, misbrug eller lignende. Det må endvidere forventes, at flere elever vil blive tilmeldt SFO efter skoletid, og at en stor del af disse elever vil have krav på økonomisk friplads. 13

E12: Centralisering af administration i SSP (I) SSP Odense arbejder med forebyggelse af kriminalitet blandt børn og unge. Indenfor SSP Odenses opgavevaretagelse er der indenfor de seneste år reduceret væsentligt i ressourcerne til administration. Der bruges dog fortsat ressourcer (under ét årsværk) til varetagelse af effektopfølgning og analyseopgaver. Det foreslås at disse opgaver flyttes til varetagelse centralt i forvaltningen, hvor de kan indgå i den øvrige administration. Dermed forventes udgiften til administration i SSP at kunne reduceres med 366 t. kr. Reduktionen svarer til ca. 0,75 fuldtidsstilling. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 7.352 7.352 7.352 7.352 Forslag 366 366 366 366 Optimere arbejdsgange. En centralisering af administrationen i SSP vil forventeligt ikke medføre en forringelse af den årlige effektopfølgning. Der må dog forventes et lokalt videnstab, hvilket kan påvirke kvaliteten af den politiske og faglige betjening af det kriminalpræventive område. 14

E13: Effektivisering af arbejdsgange på to matrikler Der er i institutionernes budgetmodel indbygget en særskilt forhåndstildeling til børnehuse, der er beliggende på to matrikler eller har behov for at holde åben fra morgenstunden i forskellige bygninger på samme matrikler. I alt modtager 9 børnehuse en forhåndstildeling på 75 t. kr., hvilket svarer til et samlet budget på 0,7 mio. kr. Da ordningen har eksisteret i mange år, må det formodes, at børnehusene har fundet gode og effektive arbejdsrutiner, der modvirker udfordringen ved at være placeret på to matrikler - fx ved at der kun åbnes og lukkes i det ene hus. Det foreslås derfor at forhåndstildelingen bortfalder. Da forældrebetaling indgår som en del af budgettet, vil områdets budget blive beskåret med et større beløb (brutto) end der kan frigives midler til omprioritering for (netto). Besparelsesforslag: 0,7 mio. kr. brutto, som netto svarer til 0,6 mio. kr. Reduktionen svarer til ca. 1,2 fuldtidsstillinger. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 675 675 675 675 Forslag 579 579 579 579 Budget er skrevet brutto, besparelsen er skrevet netto. Optimere arbejdsgange. De børnehuse, der ikke allerede har organiseret sig ud af udfordringen med at drive børnehus på to matrikler, vil skulle gentænke vagtplanlægningen, så budgetreduktionen får mindst mulig indflydelse på børnenes dagligdag. 15

E14: Forhøjelse af egenbetaling til Blå Mandag Odense Kommune har gennem en længere årrække arrangeret konfirmandfester (kl. 19.00 22.30) på Blå Mandage for konfirmander og de klassekammerater, der ikke bliver konfirmeret. Arrangementerne er alkoholfri og lukkede med diskotek og konkurrencer. Der er medarbejdere fra ungdomsskolen til stede. Som supplement hertil bevæger medarbejdere fra ungdomsskolen sig rundt i Odense Centrum i eftermiddagstimerne. Det er ungdomsskolen, der står for planlægningen, og arrangementerne er typisk placeret i forbindelse med de store konfirmationsdage. For de konfirmander, der bliver konfirmeret på andre tidspunkter i foråret, henvises til ungdomsskolens Ungdomscentre for evt. lokale arrangementer. Formålet med Blå Mandag er, at Odense Kommune ønsker at være medvirkende til, at byens unge konfirmander får en festlig Blå Mandag i trygge rammer. Det foreslås, at billetprisen (egenbetaling) øges fra 75 kr. til 125 kr., og at ungdomsskolen fortsat tilrettelægger Blå Mandagsaktiviteter, som vil blive på et lidt reduceret niveau ift. det nuværende. Der er afsat en central pulje på 0,1 mio. kr. til formålet. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 104 104 104 104 Forslag 104 104 104 104 Kan- og skal opgave. Hvis forslaget om en højere grad af egenbetaling vælges, vurderes 125 kr. pt. at være grænsen for billetprisen. Denne forhøjelse kompenserer ikke fuldt ud for besparelsen, så løsningen vil være, at Blå Mandag fra 2020 bliver tilpasset ift. det nuværende niveau. 16

E15: Bedre screening ifm. skoleudsættelser Forældre kan anmode om, at deres barn starter i skole et år senere, hvis det vurderes, at barnet med det ekstra år i børnehuset kan blive bedre rustet til skolestart. I Odense Kommune er det forældre, børnehus, skole og psykolog fra Sundhed og Forebyggelse, som sammen vurderer, om barnet har bedst af at vente med skolestarten, mens det er skolelederen, som godkender, at skolestarten udsættes. Antallet af skoleudsættelser har de sidste år fordelt sig således: Skoleåret 2015/16 71 Skoleåret 2016/17 63 Skoleåret 2017/18 73 Der er ikke forskningsmæssigt belæg for, at flere børn bør udskyde deres skolestart. Statistiske undersøgelser i både Danmark, Norge og Sverige peger på, at børn, der startede et år senere i skole, ikke klarer sig bedre end børn, der startede skole rettidigt, når der måles på færdiggjort uddannelse. Den primære konsekvens ved udskydelsen af skolestart er en forsinket livsbane uden nogle målbare fordele på senere fuldført uddannelse på lang sigt. Det foreslås, at det med udgangspunkt i en individuel, konkret vurdering af hvert barn efterstræbes at skoleudsætte 10 børn færre end normalt uden at skele til de økonomiske konsekvenser. Reduktionen opnås ved at optimere og kvalificere arbejdsgangene ved overvejelse om skoleudsættelse, samt inddrage nyeste viden, om hvilke børn der profiterer af skoleudsættelser, i de fagfaglige vurderinger. Besparelsesforslag: 0,64 mio. kr. brutto, som netto svarer til 0,55 mio. kr. Reduktionen svarer til ca. 1 fuldtidsstilling. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 328.567 328.567 328.567 328.567 Forslag 550 550 550 550 Budget er skrevet brutto, besparelsen er skrevet netto Optimere arbejdsgange. En reduktion i antallet af skoleudsættelser baseret på en øget viden og bevidsthed om hvilke børn, der profiterer herved, vil hovedsageligt betyde at flere børn vil starte i skole og møde de faglige og sociale udfordringer som de er parate til. I tvivlssager, kan den skærpede screening betyde at børn, der ikke får skoleudsættelse, kan blive udfordret ved skolestart. 17

E16: Reorganisering af MED-systemet Arbejdsmiljøområdet på institutionsområdet er i dag organiseret således, at der er en arbejdsmiljørepræsentant (AMR) i hvert børnehus. I tillæg hertil vælger medarbejderne en fælles-arbejdsmiljørepræsentant (FAMR), der bl.a. forestår koordination og informationsudveksling mellem de lokale AMR er og de centralt placerede arbejdsmiljøkonsulenter i staben. Denne organisering genfindes på dagplejeområdet, hvor FAMR en i grove træk har samme opgave ift. de tre lokale AMR er, der er fordelt på hvert sit dagplejedistrikt. Dagtilbud er det eneste område i Odens Kommune, der benytter sig af FAMR-funktionen, men det er dog kendt i andre kommuner også. Der er imidlertid ingen lovhjemmel, der understøtter funktionen. De faglige organisationer m.fl. kan derfor ikke pålægge kommunen at opretholde funktionen. Der foreslås, at Dagtilbuds AMR-område effektiviseres, så det organiseres som på skoleområdet. På skoleområdet har hver skole en AMR, der er i direkte dialog med stabens arbejdsmiljøkonsulenter. Forslaget vil konkret betyde at FAMRfunktionen bortfalder i Dagtilbudsafdelingen. Dagtilbuddenes lokale AMR er vil fremadrettet orientere sig direkte mod forvaltningens centralt placerede arbejdsmiljøkonsulenter m.fl. Besparelsesforslag: 0,9 mio. kr. brutto, som netto svarer til 0,8 mio. kr. Reduktionen svarer til ca. 1,5 fuldtidsstilling. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 925 925 925 925 Forslag 796 796 796 796 Budget er skrevet brutto, besparelsen er skrevet netto. Optimere arbejdsgange. I en overgangsperiode vil dagtilbuddenes lokale AMR er skulle nyorientere sig mod stabens arbejdsmiljøkonsulenter og vice versa, da omlægningen vil afstedkomme ændringer i arbejdsgange og samarbejdsmønstre. Dette vil i en periode påvirke såvel de lokale AMR er som stabens arbejdsmiljøkonsulenter. 18

E17: Effektiv brug af tjenestebiler i CIBU Center for Indsatser til Børn og Unge har på det forebyggende område i alt 13 tjenestebiler. Bilerne benyttes til kørsel af borgere. Brugen af tjenestebiler varierer efter indsatsen, men i størstedelen af indsatserne, er der behov for kørsel. Tjenestebilerne benyttes af i alt knap 90 medarbejdere. Blandt disse medarbejdere er familiearbejdere og kontaktpersoner, som bruger biler til at transportere børn i skole, til fritidsaktiviteter mv. Forslaget består i, at CIBU fremadrettet skal have øget fokus på at optimere brugen af tjenestebiler og befordringsgodtgørelse til høj takst. Formålet er dermed at udnytte brugen af tjenestebiler i højere grad og samtidig mindske udgiften til befordringsgodtgørelse til høj takst, som i dag er en stor udgift. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 350 350 350 350 Forslag 120 120 120 120 Optimere arbejdsgange. Såfremt der optimeres i brugen af tjenestebiler, vil det kræve et skærpet fokus og monitorering af brugen af tjenestebil. 19

E18: Nedjustering af centrale budgetter i Dagtilbud Dagtilbudsafdelingen har et centralt budget til aflønning af kommunens dagplejere. Grundet budgettildelingsmodellen har det afsatte budget i en lang årrække været højere end det reelle forbrug. Det foreslås, at beregningsteknikken justeres, så det afsatte budget i højere grad matcher behovet. Da forældrebetaling indgår som en del af budgettet, vil områdets budget blive beskåret med et større beløb (brutto) end der kan frigives midler til omprioritering for (netto). Besparelsesforslag: 1,2 mio. kr. brutto, svarende til 1,0 mio. kr. netto. Reduktionen svarer til ca. 3 fuldtidsstillinger. 1000 kr. 2020 2021 2022 2023 Budget 147.580 147.580 147.580 147.580 Forslag 1.000 1.000 1.000 1.000 Budget er angivet med bruttotal, mens besparelsesforslaget er angivet med nettotal Optimere arbejdsgange Såfremt antallet af ledige pladser reduceres, vil man ifm. anvisningen af pladser ikke i samme omfang kunne imødekomme forældrenes ønsker om f.eks. en dagplejeplads tæt på bopælen, da udbuddet af pladser vil være mindre og pladserne anvises hurtigst muligt. Dette kan medføre forældreklager. 20

E19: Tilpasning af midler til kompetenceudvikling Alle i Børn- og Ungeforvaltningen skal tilpasse brugen af midler til kompetenceudvikling således, at der i 2020 og frem kan realiseres 1 mio. kr. Fordelingen af tilpasningen foreslås således at; Skoleafdelingen bidrager med 0,5 mio. kr., idet der i forbindelse med folkeskolereformen blev afsat midler til at sikre at målet, om 95% af alle timer i 2020 bliver varetaget af en lære med linjefag. Fristen for fuld kompetencedækning er midlertidig udskud til 2025. Kompetenceudviklingspuljen tilpasses med 0,3 mio. kr. Kompetenceudviklingspuljen bruges i dag til fire kompetenceudviklings-initiativer. Initiativerne er som følger: Introforløb for nye medarbejdere på specialområdet Kompetenceudvikling i forhold til ICDP* Konsulentrollen i de 7 strategiske opgaver Sammenhæng i sprogarbejdet mellem Dagtilbud og Skole. Derudover tilpasses dagtilbud, Familie og Velfærdsafdelingen, Sundheds og Forebyggelsesafdelingen og Stabens midler til kompetenceudvikling med hver 50 t. kr. 1.000 kr. PL19 2020 2021 2022 2023 Forslag 1.000 1.000 1.000 1.000 Optimere arbejdsgange. En tilpasning af midler til kompetenceudvikling vil betyde, at der er områder, hvor det ikke vil være muligt at udvikle medarbejderne fagligt. Desuden vil det betyde, at opkvalificering, i mindre grad kan imødekommes. Endvidere må det forventes at påvirke arbejdsmiljøet, da kurser og uddannelse er en vigtig del af et godt arbejdsmiljø og ligeledes en væsentlig faktor i forhold til at kunne rekruttere og fastholde medarbejdere. 21

E20: Generel tilbageholdenhed Børn- og Ungeforvaltningen vil i 2020 arbejde med generelt tilbageholdenhed. Dette vil komme til udtryk i f.eks. skærpet fokus på, minimering af mødeforplejning, billigere ansættelser, samt generelt et lavere niveau at udgifter i forvaltningen til driftsomkostninger. Samtidig vil forvaltningen være opmærksom på at afsøge muligheder for finansiering via. Ikke disponeret midler 1.000 kr. PL19 2020 2021 2022 2023 Forslag 1.591 0 0 0 Optimere arbejdsgange. Der vil i en periode være et mindre niveau til at dække løbende udgifterne i Børn- og Ungeforvaltningen, hvilket kan påvirke arbejdsmiljøet, og fastholdelse af medarbejdere. 22

A: Forslag til administrationsreduktioner A1: Kommunikation Kommunikationsområdet er en bred betegnelse, som dels dækker over intern og ekstern kommunikation og information til medarbejdere, borgere, presse, organisationer og øvrige omverden, og dels over kommunikationsunderstøttelse af rådmænd og borgmester. Kommunikationsområdet spænder over opgaver som udvikling og vedligeholde af hjemmeside, intranet, byrådssite og branding. Hertil kommer strategisk kommunikation, som skal hjælpe til en øget bystolthed, positiv synlighed, medarbejderopbakning, information og kampagner mv. Det foreslås at kommunikationsopgaven reduceres, hvilket betyder at Børn- og Ungeforvaltningen skal se på hvilke kommunikations- og informationsopgaver der kan reduceres. Reduktionen svarer til ca. 1 fuldtidsstilling. 1.000 kr. PL19 2019 2020 2021 2022 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 600 600 600 600 Optimering af arbejdsgange. Det betyder at kommunikationsopgaverne i Børn- og Ungeforvaltningen ikke længere kan løses i det samme niveau som i dag. Det gælder omfanget af opgaver samt at nuværende opgaver kan tage længere tid. 23

A2: Effektivisering af administrative funktioner i UngOdense Odenses ungdomsskole har fra august 2017 været organiseret i én ungdomsskole, UngOdense. Dette skete som led i det daværende Strukturtjek, og der blev samtidigt besluttet en større besparelse på ungdomsskoleområdet, hvoraf en væsentlig del var på ledelse og administration. Det betød bl.a. oprettelse af ét samlet sekretariat og samtidig nedlæggelse af tre administrative stillinger og fem lederstillinger. UngOdense har haft en stor opgave i at tilpasse sig de nye rammer - både organisatorisk og økonomisk, og de er kommet rigtigt langt i dette arbejde. UngOdense er rammen om en stor del af det kommunale fritidstilbud (11-18 årige), herunder ungdomscentre og aktivitetssteder. Hertil kommer dagundervisning i form af 10. klasser og undervisningstilbud for særlige målgrupper. Ungdomsskolen indgår aktivt i samarbejde med folkeskoler, ungdomsuddannelser, frivillige foreninger, boligforeninger m.fl. UngOdense har således ansvaret for en meget bred vifte af aktiviteter, som foregår spredt ud over hele Odense på 35 matrikler - fra morgen til aften og for nogle af aktiviteternes vedkommende også i weekend og ferieperioder. Ungdomsskolen har ca. 500 ansatte, hvoraf en stor del er timeløns- og deltidsansatte, ligesom at der er ca. 50 medarbejdere på særlige vilkår (fleksjob, seniorjob, skånejob mv.) Der er mange og meget forskelligartede aktiviteter - fra de almene og specielle 10. klasser og dagundervisning for særlige målgrupper til fritidsundervisning og fritidsaktiviteter. Senest er der oprettet nye ungdomscentre og lokale aktivitetssteder. Dertil kommer samarbejde om valgfag, boligsociale aktiviteter, events mv. Samlet set er der knap 500 elever i dagundervisning (10.klasse og særlige læringstilbud), ca. 2.000 unge i fritidsundervisningstilbuddene, og små 4.000 brugere i ungdomscentrene. Organiseringen, volumen, sammensætning af medarbejdergruppen, samt ikke mindst opgaveporteføljen stiller derfor store krav til ledelse og koordination, ligesom der er behov for en solid administrativ støttefunktion. På baggrund af evalueringen af organisationsstrukturen i UngOdense, vurderes det at UngOdense ville kunne pålægges en yderligere reduktion på administration og ledelse, således at der opnås en besparelse på 500.000 kr. i 2020 stigende til 750.000 kr. i 2021. Dette vil kunne ske gennem en rationalisering af ungdomsskolens tværgående opgavefunktioner og løsning af administrative opgaver, samt en gradvis reduktion i ledelse og deraf følgende opgaveomlægning. Reduktionen svarer til ca. 1,5 fuldtidsstilling, når forslaget er fuldt implementeret. 1.000 kr. PL19 20 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 500 750 750 750 Optimering af arbejdsgange. En reduktion på administration og ledelse kan få negativ indflydelse på medarbejderne i ungdomsskolerne, da opgaveporteføljen sandsynligvis vil ændre sig. Samtidig kan man ikke længere forvente samme niveau for administrative støttefunktioner. 24

A3: Justering af ledelsesspænd og administrationsfunktioner på dagtilbudsområdet Forvaltningen vurderer, at det er muligt at reducere antallet af institutioner i den eksisterende institutionsstruktur. Der er i dag 18 institutioner, som varetager den overordnede ledelse og administration af de i alt 127 børnehuse. Der tildeles i dag et budget på 800.000 kr. til ledelse og administration af hvert institutionsområde. Hvert institutionsområde har en leder, som ofte deler sekretærhjælp med lederkollegaer. I gennemsnit er institutionslederne i dag ledere af cirka 7 børnehuse. Nedlægges en institution vil institutionslederne i gennemsnit være ledere af 7,5 børnehuse. Forvaltningen har tidligere vurderet at ledelse af 6-8 huse er en god størrelse, da det giver en god synergi i ledergruppen samtidig med, at institutionslederen har mulighed for en forholdsvis tæt tilknytning til de enkelte børnehuse. Reduktionen svarer til ca. 1,5 fuldtidsstillinger 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 800 800 800 800 Optimering af arbejdsgange. Såfremt enhederne bliver større og ledelsesspændet øges, betyder det, at institutionslederen ikke i samme omfang som tidligere har mulighed for at være tæt på børnehusene og de daglige pædagogiske ledere. Flere institutioner risikerer fremover at bestå af mellem 8 og 10 børnehuse. Erfaringen er, at institutioner af den størrelse rammer loftet for, hvad der er optimalt ledelsesmæssigt. Institutionsstrukturen blev senest omlagt 1. januar 2018, hvor antallet af institutioner blev ændret fra 20 til de nuværende 18 institutioner. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, at så få institutioner og børnehuse som muligt berøres af omlægningen. 25

A4: Ledelse og administration - Platanhaven Specialbørnehaven Platanhaven har et forholdsvist lavt ledelsesspænd. I dag er der en daglig leder samt en afdelingsleder til børnehuset med omkring 25 ansatte. Børnehuset er ikke sammenligneligt med øvrige børnehuse i byen, og dermed heller ikke sammenligneligt i forhold til ledelsesopgaven. Børnegruppen har forskellige typer af handicaps, som betyder, at der udover det daglige pædagogiske personale i børnehuset også er andre faggrupper, der fast kommer i huset eks. ergo-/ og fysioterapeuter. Det kræver en høj grad af ledelsesmæssig faglig koordination mellem forskellige fagprofessionelle. Herudover er der også større krav til eksempelvis handleplaner, mødevirksomhed mv. omkring det enkelte barn. Det vurderes dog, at det er muligt at lede Platanhaven med en daglig leder samt en afdelingsleder / koordinator på ½ tid. Det betyder, at koordinatorens tid veksles mellem direkte børnetid og understøttelse af den ledelsesmæssige opgave. For at skabe en større tæthed og sammenhæng til almenområdet kan Platanhaven lægges ind under én af de nuværende institutioner, og blive en del af ledelsesteamet. Reduktionen svarer til ca. 0,5 fuldtidsstilling. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 300 300 300 300 Optimering af arbejdsgange. Ledelsesopgaven skal gentænkes, da der vil være mindre tid til medarbejdersparring, forældresamtaler og koordineringen af det tværprofessionelle samarbejder. 26

A5: Daglige pædagogiske ledere - lokale løsninger Der er som udgangspunkt en daglig pædagogisk leder ansat i det enkelte børnehus. De daglige pædagogiske lederes arbejdstid er i gennemsnit delt cirka 50/50 mellem ledelsesopgaver og pædagogiske opgaver i den almindelige dagligdag. Der er variation børnehusene imellem, da børnehusenes størrelse betyder, at der i dag er mellem 7-30 ansatte i hvert børnehus. Enkelte steder er der i dag fælles ledelse af to børnehuse. Det foreslås, at der etableres fælles ledelse af to matrikler 5-6 yderligere steder i byen. Det betyder, at den daglige pædagogisk leder skal lede to børnehuse beliggende på forskellige matrikler og at der reduceres i det samlede antal af daglige pædagogiske ledere. Da omkostningerne til en daglig leder i gennemsnit opgøres til ca. 520.000 kr. p.a. og en pædagog til 420.000 kr. vil der kunne opnås et provenu på 100.000 ved at omlægge en lederstilling til en pædagogstilling. Herudover vurderes det, at større enheder vil medføre, at der nogle steder kan optimeres på ledelsesopgaven, hvis der eksempelvis sammenlægges LU, forældreråd mv. Med fælles ledelse, kan det give mulighed for yderligere faglig sparring, samt mere fleksibel vagtplanlægning på tværs af husene. Reduktionen svarer til ca. 1 fuldtidsstilling. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 600 600 600 600 Optimering af arbejdsgange. Såfremt en daglig pædagogisk leder skal lede flere børnehuse og dermed flere ansatte, vil det betyde, at ledelsesspændet øges og at lederen desuden får flere ledelsesopgaver. Det forventes, at daglige pædagogiske ledere af to børnehuse vil have tæt på fuld ledelsestid og kun i meget begrænset omfang vil kunne varetage pædagogiske opgaver i børnehusene. Medarbejdere og forældre i børnehusene kan opleve, at lederen ikke alle dage er fysisk tilstede i husene. Forældre kan opleve, at det bliver vanskeligere at komme i kontakt med lederen. 27

A6: MED-organisering I Odense Kommune har alle medarbejdere ret til medindflydelse og medbestemmelse. Meget af denne inddragelse foregår i dagligdagen, men MED-organiseringen er med til at sikre medarbejderinddragelsen. I MED-udvalgene sparrer tillidsvalgte og ledelse med hinanden om forhold på arbejdspladsen. Der indgås aftaler om retningslinjer, som eksempelvis MED-aftalen, der er med til at skabe gennemsigtighed og et bedre ejerskab af beslutninger vedr. personaleog arbejdsforhold, samarbejde og arbejdsmiljø. Det forslås, at der reduceres i antallet af medarbejderrepræsentanter i lokaludvalgene, dog skal der altid sikres repræsentativitet i udvalgene. En del af drøftelserne, som tidligere lå i MED-regi vil i stedet blive drøftet på personalemøderne. Disse ændringer vil kunne ske indenfor den eksisterende MED-aftale, og træde i kraft i forbindelse med nyvalg til lokaludvalgene i januar 2020. Herudover anbefales det, at der igangsættes en analyse af området i sammenhæng med ledelseskommissionens anbefalinger med henblik på et større eftersyn af MED-systemet i Odense Kommune. En større ændring kan nødvendiggøre en genforhandling af MED-aftalen. Reduktionen svarer til ca. 1,3 fuldtidsstillinger 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 600 600 600 600 Optimering af arbejdsgange. En tilpasning af MED-strukturen vil betyde, at man vil skulle sikre kommunikation og dialog om en række emner, som tidligere lå i MED-strukturen, og som fremadrettet vil indgå i ledelsens daglige dialog med medarbejdere, herunder personalemøder. Det vurderes ikke at vil betyde mindre indflydelse eller information for medarbejdere. 28

A7: 17.4 udvalg Det foreslås, at udfase 17 stk. 4 udvalgene Nytænkningsudvalget, Verdensmål Udvalget, Udvalget for borgerinddragelse og Sundhedsudvalget samt Det Grønne Råd. Udvalgene og rådet er forskelligartet og har arbejdet med kortsigtede og langsigtede arbejdsopgaver og fokusområder. Arbejdsformen har dog vist sig at være administrativ tung, med et stor administrativt ressourcetræk. Konstellationen med 17. stk. 4 udvalg og rådet har været god i forhold til at sætte fokus på områder i en kortere periode, men det forslås, at opgaverne fremadrettet bliver varetaget i normalorganisationen, hvor det også er muligt at sætte politisk fokus på vigtige emner. Reduktionen svarer til ca. 0,2 fuldtidsstilling. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 100 100 100 100 Kan- og skal opgave. Der bliver færre emner at betjene og dermed brug for færre ressourcer. 29

A8: Automatisering og effektivisering af økonomiopgaver Der foreslås en reduktion på økonomiområdet på tværs af forvaltningen, ved at arbejde yderligere med fælles standarder, digitalisering og automatisering. Der arbejdes allerede nu, med at integrere digitale løsninger på økonomi-området, som eksempelvis RPA og machine learning mv. med henblik på at optimere arbejdsgangene. Det er udfordrende, men visionen - fremtidsperspektivet - er, at automatiseringer på sigt kan være med til at frigøre ressourcer på området. Ud over automatiseringer er der også et potentiale i at fastlægge fælles standarder. I dag er der ikke en fælles måde at gennemføre økonomiopfølgninger på. Med en højere grad af ensretning, vil det være muligt at automatisere processen og implementere en fælles platform, og dermed effektivisere området. Reduktionen svarer til ca. 0,8 fuldtidsstilling. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 400 400 400 400 Automatisering. Besparelsen tages inden implementering af automatiseringsløsninger og ændret organisering. Dermed vil reduktionen i en periode, indtil nye løsninger er implementeret, få betydning for serviceniveau. 30

A9: Administrative fællesskaber på skoleområdet Budgettet til administration (skolesekretærer) udgør i 2019 ca. 13,5 mio. kr. Via budgetmodellen fordeles dette på de 33 almene folkeskoler. Budgetmodellen tager højde for skolestørrelse, hvorfor beløbet varierer fra skole til skole. I gennemsnit fordeles der ca. 400.000 kr. pr. skole. Reduceres budgettet med 2,1 mio. kr. vil det efterlade omtrent 11,5 mio. kr. til fordeling på skolerne til sekretærer, svarende til ca. 350.000 kr. pr. skole i gennemsnit. Udgiften til en skolesekretær svarer i gennemsnit til ca. 435.000 kr. pr. sekretær I en erkendelse af, at sekretærfunktion er en vigtig funktion for at få en dagligdag til at fungere på en skole og ud fra et nærhedsprincip, er udgangspunktet at der fortsat skal være en sekretær på hver skole. Dette tilgodeser bl.a. at der ikke sker utilsigtet opgaveglidning til andre faggrupper, som eksempelvis ledere eller pædagogisk personale. Som følge af selvstyret på skolerne, har skolerne organiseret sig forskelligt og lavet forskellige prioriteringer ift. fordelingen mellem ledelse, administration, teknisk service, pædagogisk personale mv. Den samme opgave (ex. vikardækning, budgetopfølgning, skemalægning etc.) løses derfor forskelligt fra skole til skole og af forskellige faggrupper afhængigt af opgavefordeling og kompetencer. For at imødegå konsekvenserne af et reduceret budget til administration, skal skolerne lokalt i klynger af 2-4 skoler organisere sig med de tilbageværende administrative ressourcer på en sådan måde, at opgaverne løses så effektivt som muligt. Dette kunne eksempelvis være løsning på tværs af skoler af økonomiopgaver (ex. budgetopfølgninger) og personaleadministrative opgaver - ansættelsesbreve, indberetning til lønsystem (Tabulex, Trio) mm. Sideløbende hermed sættes der fokus på opgaver der kan automatiseres, herunder bogføring. Reduktionen svarer til ca. 4,5 fuldtidsstillinger. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 2.100 2.100 2.100 2.100 Optimering af arbejdsgange. I forbindelse med etableringen af de administrative fællesskaber, vil der forventeligt være en indkøringsperiode før den ønskede synergi er opnået. 31

A10: Sammenlægning af administrative funktioner i dagplejen, pladsanvisningen og forældrebetalingen Det foreslås at Dagplejeadministrationen og Pladsanvisningen sammenlægges, da enhedernes opgaver har snitflader til hinanden. Den nye enhed får én fælles leder, der refererer til sekretariatschefen i Dagtilbudsafdelingen. Pladsanvisningen består i dag af to teams. Det ene team består af pladsanvisere, der referer direkte til lederen af Pladsanvisningen. Det andet team består af forældrebetalerne og ledes af en koordinator, der refererer til lederen af Pladsanvisningen. Dagplejeadministration ledes i dag af en administrativ leder, der referer til Dagplejelederen i Nord. Organisatorisk bliver den nye enhed centraliseret i tilknytning til Dagtilbudssekretariatet, og der etableres en samlet, ny enhed bestående af tre teams. De tre teams vil i højere grad end i dag få overlappende funktioner, således at de kan aflaste hinanden i perioder med spidsbelastning. Det vil kræve en højere grad af faglig fleksibilitet og stille større faglige krav til både medarbejdere og ledere. For fortsat at opretholde et højt fagligt niveau inden for de tre fagområder vil organiseringen understøttes af 2-3 teamledere / koordinatorer, som har stor indsigt i de fagspecifikke opgaver samtidig med, at de sammen med lederen skal sikre tætheden i opgaveløsningen mellem de tre områder. Den nye organisering betyder, at ledelsesspændet øges. Samtidig vurderes det, at synergieffekter ved sammenlægningen vil medføre, at der kan optimeres i et omfang, der svarer til en fuldtidsstilling. Reduktionen svarer til ca. 1 fuldtidsstilling. 1.000 kr. 2020 2021 2022 2023 Forslag 400 400 400 400 Optimering af arbejdsgange. Lederen af den samlede enhed vil få en mere kompleks ledelsesopgave, og der vil forventeligt være en indkøringsperiode før den ønskede synergi mellem de tre opgavefelter er opnået. 32