Referat: Bestyrelsesmøde d. 8.12.2014 Klokken 17.00 19.00 Furesø Egedal Forsyning A/S, Knud Bro Alle 1, 3660 Stenløse Deltagere: Kim Røgen (KRØ) Bestyrelsesformand Susanne Mortensen (SMO) Bestyrelsesmedlem (næstformand) Jens Jørgen Nygaard (JJN) Bestyrelsesmedlem Per Brøgger Jensen (PBJ) Bestyrelsesmedlem Anne Margrethe Hansen (AMH) Poul Michael Fanøe (PMF) Direktør Økonomichef Mødeleder: Referent: Kim Røgen (KRØ) Poul Michael Fanøe (PMF) 1. Forelæggelse af forhandlingsprotokol 1.1 Godkendelse af dagsorden Bilag: 1.1 Dagsorden 08.12.2014_FEF Dagsorden indstilles godkendt. Dagsorden godkendt 1.2 Godkendelse af referat af 07.10.2014 Bilag 1.2 Bestyrelsesreferat_07.10.2014_FEF Referat indstilles godkendt og til formel underskrift. Referat godkendt 2. Meddelelser fra formanden Formanden orienterede om selskabets deltagelse i Borgermøde 03.12.2014 på Egedal Rådhus omkring tillæg til kommuneplanen, herunder klimahandlingsplanen. Samarbejde og koordinering mellem forsyningen og forvaltningerne i begge ejerkommuner omkring udmøntningen af klimahandlingsplanerne har høj prioritet. Øvrig orientering omkring igangværende samarbejdsprocesser er refereret under pkt. 4.5 Taget til efterretning. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 8.12.2014 - Side 1 af 6
4. Orientering fra direktion om selskabets virksomhed 4.1 Forelæggelse af perioderegnskab Q3/E3 Bilag 4.1. Budgetopfølg 3kvt FEF Perioderegnskab og estimat for 3. kvartal, foreligger til bestyrelsens orientering. Samlet set udviser 3. kvartalsregnskab (Q3) en positiv afvigelse på resultat (før afskrivning, renter og skat) på 635 t.kr. De primære afvigelser fra budget skyldes hovedsageligt 1.041 t.kr mere i indtægter end budgetteret især pga. øgede nettoindtægter fra salg af timer og flere FAS gebyrer end budgetteret. Udgifterne har været 417 t.kr. højere end budgetteret især pga. udgifter til FAS og IT, som har været højere end budgetteret. E3: Forventningen til årets resultat, pba. 3. kvartals regnskab er en positiv afvigelse på 422 t.kr. Orientering taget til efterretning 4.2 Selskabets økonomi og likviditet 4.2.1 Likviditet Selskabets likviditet, som udgøres af den samlede kassebeholdning udgjorde pr. 2.12.2014 DKK 15.912.374 Taget til efterretning 4.2.3 Budget 2015 Bilag 4.2.3a Budget 2015 FEF Bilag 4.2.3b Budget 2015 FEF månedsfordelt Det endelige Budget 2015 foreligger til bestyrelsens godkendelse. Budgetforudsætninger: Budgettet er udarbejdet i henhold til principperne i nye samhandelsaftale jf. bestyrelsesbeslutningen 7. oktober 2014 og på basis af de forudsætninger, der blev fremlagt omkring budget 2015 på samme møde, herunder antagelser omkring netselskabernes efterspørgsel af ydelser fra Furesø Egedal Forsyning. Efterfølgende er budgetterne for de tre netselskaber blevet gennemarbejdet og godkendt af de relevante bestyrelser. Dette har medført en række justeringer, som påvirker det samlede resultat for selskabet, som derved ændres fra 67 t.kr. til 65 t.kr. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 8.12.2014 - Side 2 af 6
Indstilling: Det forelagte budget indstilles til bestyrelsens godkendelse. Samhandelsaftale med aktuelle timepriser fremsendes til bestyrelsen med referatet. Det fremlagte budget godkendes af bestyrelsen. 4.2.4 Gebyrer Bilag 4.2.4 Gebyrer Gebyrer er indført for at dække de udgifter, der er forbundet med administrationen af den ydelse, der leveres og for at tilskynde kunderne til en hensigtsmæssig adfærd. Specielt for Egedal Forsyning gælder der tillige et ønske om harmonisering af taksterne med Forsyning Ballerup af hensyn til samarbejdet omkring lukning for vand hos fælles kunder. Indstilling: Direktionen indstiller følgende gebyrer til bestyrelsens godkendelse hhv.: Gebyrer for lukning hhv. åbning af vand hæves fra 400 kr. til 600 kr. således at Egedal Forsyning og Forsyning Ballerup har samme takst på området. Indførelse af gebyr for bimåler på 80 kr. til at dække udgifterne til udsendelse af ekstra måleraflæsningskort, indtastning af aflæsning med mere. Indførelse af selvrisiko for tilbagebetaling af spildevandsbidrag, ved forekomst af vandspild på 100 m³. Niveauet er i overensstemmelse med andre forsyninger i området. Drøftelse af niveauet for selvrisiko. Bestyrelsen ønsker oplysninger om hvilket niveau for selvrisiko andre forsyninger anvender. Materiale rundsendes til efterfølgende beslutning. Øvrige gebyrer blev godkendt. 4.3 Erklæring om betaling af skatter, moms og andre afgifter Bilag 4.3 Erklæring moms_afgifter_fef Skematisk oversigt vedr. afregning af moms og afgifter i selskaberne under Egedal Forsyning A/S foreligger til bestyrelsens orientering. Taget til efterretning Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 8.12.2014 - Side 3 af 6
4.4 Forhold i øvrigt af interesse for bestyrelsen 4.4.1 Strategiplan 2015-2018 Bilag 4.4.1 Strategiplan 2015-2018_udkast Udkast til strategiplan 2015-2018 for den samlede forsyningskoncern, foreligger til bestyrelsens behandling og kommentering. Det foreliggende dokument tager afsæt i resultatet af bestyrelsesseminarerne, som blev gennemført i foråret 2014 i hhv. Egedal Forsyning og Furesø Forsyning. Materialet vil blive præsenteret på mødet. Indstilling: Direktionen indstiller til bestyrelsen, på baggrund af forelæggelsen på mødet, at afstemme ønsker til den videre behandling og gennemførelse af beslutningsproces for Strategiplan 2015-2018. Kommentarer til afsnittet Indsatsområder for Furesø Egedal Forsyning indarbejdes i Strategiplanen forud for rundsendelse til Holdingbestyrelserne. Beslutningsprocessen vil blive fastlagt senere via bestyrelsesformændene efter fremlæggelse i netselskaberne, koordinering med den planlagte ejerstrategiproces skal indarbejdes. Målsætningen er en endelig godkendelse i foråret 2015. 4.4.2 Årshjul 2015 Bilag 4.4.2 Årshjul 2015_FEF Sagsfremstilling Udkast til årshjul for aktiviteter og møder i 2015 foreligger til bestyrelsens orientering og behandling. Årshjulet afspejler de pt. forventede aktiviteter samt de tilsvarende pt. kendte temaer på for bestyrelsesmøder i 2015. Materialet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Indstilling: Direktionen indstiller årshjulet til bestyrelsens godkendelse og så vidt muligt at fastsætte datoer for møder i 2015. Principper og mødeaktivitet i Årshjul 2015 godkendt. Endelige datoer fastlægges snarest via Joan Hermansen. 4.4.3 Bestyrelsessamling 13.11.14 Direktionen indstiller til bestyrelsen at evaluere den nyligt afholdte bestyrelsessamling, for eventuel afstemning af ønsker til fremtidige fælles arrangementer. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 8.12.2014 - Side 4 af 6
Der var enighed om at mødet gav inspiration og nyttigt at møde medlemmerne fra de andre bestyrelser. Der forventes afholdelse af et fællesmøde efter behov, når der er et aktuelt emne at sætte på dagsordenen. Dato reserveres i efteråret 2015. 4.4.4 Øvrig orientering om selskabets drift Orientering gives på mødet v. direktionen. AMH orienterede om projektansættelse i et år af Park- og Vejingeniør til klimaprojekter samt ansættelse af kontorelev i første kvartal 2015. 4.5 Samarbejder med øvrige forsyninger (lukket punkt) 5. Aktiviteter sfa. Vandsektorloven 5.1 Forventning til revision af vandsektorloven (fra DANVA-regionalmøde) Emnet behandles på kommende bestyrelsesmøder i uge 51. Bestyrelsens kommentar: Taget til efterretning 6 Orientering fra bestyrelsesmødet Beslutning træffes pba. bestyrelsesmødet. Referatet med åbne punkter vil være tilgængelige på www.feforsyning.dk 7. Eventuelt Ingen bemærkninger. Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 8.12.2014 - Side 5 af 6
Sted: Dato: Kim Røgen Formand Susanne Mortensen Næstformand Jens Jørgen Nygaard Bestyrelsesmedlem Per Brøgger Jensen Bestyrelsesmedlem Anne M. Hansen Direktør Furesø Egedal Forsyning A/S - Bestyrelsesmøde 8.12.2014 - Side 6 af 6