Inspirationsnotat nr. 4 til arbejdet i MED-Hovedudvalg 4.11.2007 Arbejdsbetinget stress Indgå en retningslinie Anbefalinger o Bemærk at der er forskel på en retningslinie og en stresspolitik. o Retningslinien om den samlede indsats mod stress SKAL indgås. o Stresspolitikken kan være et supplement til retningslinien. o Bemærk forskellen på MED-aftalen og en TR/SU-aftalen. o Den samlede indsats skal beskrive alle tre elementer: identifikation, forebyggelse og håndtering. Inspirationsnotat 4 er ikke en generel vejledning til viden om stress. Det er alene en introduktion til, at MED-udvalget skal indgå en retningslinie om arbejdsbetinget stress. Hent viden om stress på www.ftf.dk/stress eller www.personaleweb.dk og især i de særlige stressmagasiner. I april 2007 udkom en særlig vejledning til MED og SU. FOA har lavet en glimrende vejledning om stress og implementering af stressaftalen. På http://www.etsundtarbejdsliv.dk/stress kan du finde viden og værktøjer om at arbejde med stress. Vær opmærksom på, at mange af materialerne fejlagtigt ikke skelner mellem retningslinier om stress og stresspolitik. Retningslinie og/eller stresspolitik? En retningslinie er en aftale, som indgås i et MED/SU-udvalg. På området arbejdsbetinget stress skal der være en retningslinie, og denne kan ikke opsiges, men kun erstattes af en revideret på baggrund af en ny aftale. En stresspolitik er ikke nødvendigvis aftalt i et MED/SU-udvalg, og den binder ikke parterne på samme måde som en retningslinie. En stresspolitik kan passende uddybe en retningslinie. Aftaler om arbejdsbetinget stress Parterne blev ved OK 05 enige om flg. tilføjelse til MED-rammeaftalens 8 stk. 4: Der skal aftales retningslinier for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygger og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Der blev samtidig aftalt et protokollat nr. 9 om indsats mod arbejdsbetinget stress, og der blev igangsat et særligt projekt om den personalepolitiske indsats i forhold til arbejdsbetinget stress.
Formålet med indsatsen er: at sætte fokus på og bidrage til udarbejdelsen af retningslinier om identificering, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress på de kommunale og amtslige arbejdspladser i forlængelse af bestemmelserne herom i MED og SU-aftalen. at styrke SU, MED og SIO og dets enkelte medlemmer (Leder, TR og SR) i arbejdet med at identificere, forebygge og håndtere arbejdsbetinget stress med såvel personalepolitiske som arbejdsmiljømæssige virkemidler. at formidle og udvikle viden om og erfaringer med konkrete værktøjer at der tillige skabes sammenhæng mellem den personalepolitiske indsats, der må forventes i forhold til opgave- og strukturreformen, og den indsats der også må forventes til arbejdet med og forebyggelsen af arbejdsbetinget stress. Der er udarbejdet fem magasiner med fokus på hver sin målgruppe: 1. MED-udvalg, SU og SIO henholdsvis central-udvalg og lokaludvalg 2. Direktionsniveauet og det politiske niveau og lederansvar 3. Lederen i samspil med medarbejderne/tillidsvalgte på arbejdspladsniveau 4. Den enkelte leder, medarbejder og kollegas egen indsats 5. Håndbog bred opsamling af værktøjer og metoder, form og indhold endnu ikke nærmere fastlagt Find stressmagasinerne på www.personaleweb.dk Uddrag af protokollaett s. 83 i MED-håndbogen: Målsætningen med protokollatet om indsats mod arbejdsbetinget stress er, at: Øge opmærksomheden og forståelsen hos arbejdsgivere, ansatte og deres repræsen tanter om arbejdsbetinget stress Øge deres opmærksomhed mht. signaler der indikerer arbejdsbetinget stress Formålet er at give ledelse og ansatte en ramme til at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Formålet er ikke at lægge skylden for stressrelaterede problemer på den enkelte. Ledelsens og medarbejdernes ansvar Ledelsen har en retlig forpligtelse til at beskytte sikkerheden og sundheden for alle ansatte. Denne forpligtelse omfatter også problemer som følge af arbejdsbetinget stress i den udstrækning, dette medfører risiko for sikkerhed og sundhed. Alle ansatte har en generel forpligtelse til at anvende beskyttelsestiltag, der er fastsat af ledelsen. Håndtering af problemer med arbejdsbetinget stress kan gennemføres indenfor arbejdspladsvurderingsprocessen, gennem separate stresspolitikker og/eller via særlige tiltag, der er målrettet identificerede stressfaktorer. Definition af stress Der er mange definitioner på stress. Den her anvendte definition er taget fra protokollatet. Det er en god definition, som tager udgangspunkt i, at stress er en følelse hos den enkelte, som giver sig udslag fysisk, psykisk og socialt. Stress er en tilstand som ledsages af fysiske-, psykiske-, eller sociale reaktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forventninger, der er stillet til ham/hende. 2
Retningslinie om stressindsatsen Stressaftalen siger, at der skal aftales retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats i tilknytning til arbejdsbetinget stress. SKAL-retningslinien i tilknytning til arbejdsbetinget stress er mere end en procedureretningslinie, da den skal beskrive den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere stress. Hovedudvalgets opgave I Hovedudvalget aftales hvad man overordnet vil gøre for at nå målene og opgaverne i stressprotokollatet. Hovedudvalget sætter rammen for alle øvrige niveauer i regionen eller kommunen og melder sine forventninger ud til de øvrige MED-udvalg. Det skal sikres, at der er budgetter til at gennemføre de aftalte indsatser, og det er vigtigt, at hovedudvalget evaluerer den lokale indsats for at sikre, at der bliver gjort noget på arbejdspladserne. Indsatsen skal beskrives i forhold til at identificere, forebygge og håndtere stress: 1. Identificering af stressproblemer Hvordan finder vi ud af, om der er stress på vores arbejdsplads og hvor? Skaf overblik over omfanget af stress gennem bl.a.: Klimaundersøgelser Lovpligtig APV som indeholder en stressmåling Systematiske tiltag målrettet at identificere stressfaktorer Klargør problemer med arbejdstinget stress gennem analyse af faktorer som bl.a.: Arbejdsorganisering Arbejdsvilkår Kommunikation Sociale forhold Hovedudvalget skal afklare, hvem der skal beskrive indsatsen på arbejdspladsniveau. Er det Hovedudvalget selv eller lokaludvalgene? 2. Forebyggelse af stressproblemer Hvordan vil vi undgå, at der opstår helbredsskadelig og kronisk stress? Stresspolitik Åben snak om stress Stressuddannelse Viden, redskaber og metoder vedr. stress Årlig drøftelse af status på stress i Hovedudvalget Regelmæssig evaluering og opfølgning o Ledelsestiltag o Kommunikationstiltag o Kontrol over arbejdet o Arbejdsorganisering 3
3. Håndtering af stressproblemer Hvad vil vi gøre, hvis nogen oplever stress? Handleplaner o o Den individuelle handleplan tilbud om hjælp Den kollektive handleplan det fælles ansvar For lederen For kolleger Klarhed over ansvar Klarhed over resurser Klarhed over roller for leder, TR og SIR Hvordan sikrer vi, at det ikke sker igen? Retningslinie om arbejdsbetinget stress eller en stresspolitik. En stresspolitik er som udgangspunkt kommunens politik. Det vil sige arbejdsgivernes politik på et givent område. En politik kan/skal drøftes i MED-systemet, men bliver ikke indgået som en aftale mellem ledelse og medarbejdere. Typisk er en politik også politisk konfirmeret. En retningslinie er en aftale mellem ledelse og medarbejdere i MED-systemet. Den kan indeholde samme bestemmelser som en politik. Den kan ofte være mere handlingsrettet eller mere procesbeskrivende. Indhold og form er helt afhængig af, hvad der i MED-udvalget kan opnås enighed om. Opsigelse af en stressretningslinie Retningslinier i henhold til MED-rammeaftalens 8 stk. 3 og 4 kan opsiges med 3 måneders varsel, men gælder, indtil der er opnået enighed om ændringer. I MEDsystemet kan procedureretningslinier kun opsiges, hvis de afløses af en ny procedureretningslinie for det pågældende område. I MED-systemet er stress-retningsliniernes opsigelsesvarsel i lighed med opsigelsesbestemmelser for procedureretningslinierne. Det vil sige, at de kun kan opsiges, hvis der er enighed om en ny stress-retningslinie. Retningslinier i henhold til TR/SU-aftalens 17 kan opsiges med 2 måneders varsel, og der er ikke krav om, at der skal være fastlagt nye retningslinier, inden opsigelsen effektueres. En politik skal ikke opsiges da der ikke er tale om et aftalt forhold. Undersøgelse af SU- og MED-udvalgenes arbejde med stress KTO, KL og Danske Regioner har i 2007 gennemført en undersøgelse af arbejdet med arbejdstinget stress. I rapporten kan der læses om status på indgåelse af retningslinier. Der er god inspiration at hente når det gælder indhold og form i arbejdet med stress. Find bl.a. rapporten på: http://www.ftf.dk/formedlemsorganisationer/tillidsrepraesentant/medbestemmelse/inspirationsnotater-tilrepraesentanterne-i-regionerne-og-kommunernes-hovedudvalg/ 4
Eksempel på en retningslinie om stress Retningslinien er aftalt i Hovedudvalget og forventes tilpasset i sektor MED-udvalg forud for implementering i samtlige arbejdspladsudvalg eller på personalemøder. Retningsliniens omtale af procedurer og aktiviteter er uddybet i stresspolitikken. Stress er en tilstand som ledsages af fysiske-, psykiske-, eller sociale reaktioner eller funktionssvigt, som er resultatet af den enkeltes følelse af utilstrækkelighed i forhold til at kunne imødekomme de krav eller forventninger, der er stillet til ham/hende. Formålet med retningslinien er, at Hovedudvalget igangsætter en styrkelse af arbejdspladsernes indsats mod forekomst af arbejdsbetinget stress. Målet er at give ledere og medarbejdere en ramme til at 1. identificere, 2. forebygge og 3. håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress. Hoved MED-udvalgets rolle er: At sørge for, at der årligt afsættes de økonomiske ressourcer, der er nødvendige for, at arbejdspladserne kan iværksætte de beskrevne aktiviteter i forbindelse med identifikation, forebyggelse og håndtering af arbejdsbetinget stress. At der afsættes den fornødne tid til arbejdet med stress. At Hoved MED løbende holdes orienteret om arbejdet med stressforebyggelse og stresshåndtering. Hoved MED har årligt ansvaret for at evaluere stressforebyggende initiativer og lokale indsatser herunder identificeringen og håndteringen af arbejdsbetinget stress i arbejdspladsvurderingen. Hoved MED har ansvaret for, at erfaringer med stressforebyggende indsatser spredes i hele MED-systemet og i kommunen/regionen. MED-udvalgets eller sikkerhedsgruppens rolle er: At aftale lokale retningslinier for, hvordan der skal arbejdes med stress på den enkelte arbejdsplads. Det er vigtigt, at inddrage de lokale sikkerhedsrepræsentanter i planlægningen når nye opgaver forberedes. Hovedudvalget opgaver Årlig drøftelse af indsatsen vedr. retningslinien. Aftaler de generelt gældende procedurer og rammer for identifikation, forebyggelse og håndtering. Aftaler uddannelsesplan for ledere og andre med særligt ansvar og opgave. 1. Identifikation af stressproblemer På den enkelte arbejdsplads skal omfanget af stress identificeres, og det skal kortlægges, hvilke lokale faktorer der påvirker og øger/nedbringer omfanget af arbejdsbetinget stress. For at identificere stress og iværksætte en proces, der både forebygger og angriber årsagerne, må der tages hånd om de symptomer, der viser sig på arbejdspladsen som fx: o Fraværsstatistik (kan ikke være udtømmende, men pege på, at der må gøres mere) o Hvilke undersøgelser og hvor ofte de gennemføres 5
o o En guide, der kortfattet fortæller, hvilke signaler eller symptomer man skal være opmærksom på, som kan medføre stress Analyse af både konsekvenser og årsager skal følge problemformuleringen mhp. En prioritering og handleplaner. 2. Forebyggelse af arbejdsbetinget stress nogle muligheder: For at forebygge arbejdsbetinget stress skal ledelsen forholde sig til eventuelle stressrisici, når nye initiativer sættes i gang således, at der ikke sættes mere i gang, end medarbejderne er i stand til at håndtere. I forbindelse med ændringer i arbejdets organisering skal arbejdspladsens sikkerhedsgruppe eller MED-udvalget inddrages i planlægningen og tilrettelæggelsen af arbejdet. Det skal ske i planlægningsfasen altså inden beslutningerne er truffet. Sikkerhedsgruppens eller MED-udvalget har til opgave at vurdere belastningen for de enkelte medarbejdere: Kan de løfte de nye opgaver? Har de, de rette faglige og menneskelige ressourcer? Er rammerne til stede til, at opgaven kan løses (bekendtgørelse 575 1 og AT-vejledning F2.5). Hvis kompetencerne ikke er på arbejdspladsen, må det aftales at der anvendes ekstern rådgivning. Det må aftales om der er ansatte på den enkelte arbejdsplads, som skal have uddannelse om håndtering og forebyggelse af stress. Omfanget af stress og sygefravær skal være et jævnligt punkt på MED-udvalgets dagsorden. Udarbejde forslag til hvordan det arbejdsbetingede sygefravær kan udskilles fra det samlede sygefravær. Der aftales en sygefraværspolitik, hvor sygefraværssamtaler kan indgå. Ledelsen skal løbende vurdere arbejdsmængde, serviceniveau og ressourcer samt behov for efteruddannelse mv. Ledelseskompetencen i forhold til forebyggelse og håndtering af stress skal styrkes. Der skal på den enkelte arbejdsplads udarbejdes handlingsplaner for, hvordan identificerede stressproblemer fjernes eller minimeres, således at arbejdet er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der skal på den enkelte arbejdsplads aftales, hvordan og hvornår handlingsplanen evalueres og revideres. 3. Håndtering af stressproblemer På den enkelte arbejdsplads skal der aftales retningslinier for, hvordan personer, der er blevet syge af stress, skal hjælpes. MED-udvalget tilrettelægger, at psykiske arbejdsskader bliver anmeldt som arbejdsbetingede lidelser, og at de tilskadekomne får den hjælp, de har behov for, for at kunne vende tilbage til arbejde så hurtigt som muligt. Hvordan sikrer vi, at det ikke sker igen? Indsatsen for at identificere, forebygge og håndtere arbejdsbetinget stress indarbejdes i APV-processen og gennemføres minimum hvert tredje år. Retningslinien evalueres hvert andet år eller ved hvert opstået tilfælde af stress. Retningslinien bygger på skabelon til en retningslinie (se denne) Retningslinien er et eksempel, som bygger på bruttoindhold fra flere konkrete aftaler. 6
Skabelon til retningslinie jf. MED-rammeaftalens 8 stk. 1 Retningslinie for MED-udvalgets deltagelse i HVOR? Hvad er retningsliniens dækningsområder? Har retningslinien sammenhæng til andre retningslinier eller områder? HVAD? Definer emnet så det står klart hvad det handler om. HVORFOR? Hvad er formålet? Forklar hvorfor der skal være en retningslinje på dette område. Hvad vil I opnå? HVORHEN? Hvad vil I opnå med denne retningslinje? Hvor vil I gerne hen med den? Hvad er målet? HVEM? Hvem er interessenterne? Hvem skal inddrages? Hvem har ansvar? HVORDAN? Skriv de aktiviteter som er indholdet og elementerne i jeres retningslinje. Hvad er det I vil gøre for at nå jeres mål? HVORNÅR? Skriv om de tidsmæssige rammer for indholdet i retningslinjen. Tidsplaner, frister m.v. HVAD SÅ? Er der krav til formidling, opfølgning, evaluering, revision m.v. 7