Bilag 3 Bilag 3 Budgetlægning 2008 Det administrative grundlag for budget 2008 er budgetoverslaget for 2008 som vedtaget i forbindelse med budget 2007. Som teknisk fremskrivningsgrundlag benyttes dog det korrigerede budget 2007 (korrigeret frem til fremskrivningstidspunktet). Dette reguleres med beslutninger truffet i kommunalbestyrelsen efter den 15. oktober 2006, og som påvirker budgettets størrelse. Der foretages normal fremskrivning jfr. KL's tal. Dvs. budgetlægning foretages i 2008-tal. Resultater fra plankonferencen i april 2007 indregnes i det administrative budgetoplæg, såfremt beslutningerne er af en sådan karakter. Er der tale om hensigtserklæringer eller lignende, vil der blive udarbejdet et økonomisk/administrativt notat, der beskriver sagen og eventuelle økonomiske konsekvenser. Eventuelle konsekvenser af regnskab 2006, som politisk medfører ændringer i budget 2007, indregnes ligeledes i budget 2008. I løbet af april og maj foretages drøftelser mellem økonomistab, kommunaldirektør og hver enkelt partnerskabsholder (partnerskabsholdergruppe, f.eks. skoleledere, daginstitutionsledere incl. fagchefen) omkring budgetoverholdelse for 2007, herunder dialogprocenten og forventninger til 2008. Til mødet medbringes nøgletal på området,(fx ECO og Kommunalstatistiske meddelelser) og begge parter forventes at komme med konstruktive forslag til, hvorledes det givne budget kan benyttes bedst muligt. Dialogmødet er starten på den del af budgethjulet der vedr. økonomidelen, Hvad kan vi, og Hvad Gør vi. Der lægges afgørende vægt på, at budgetforudsætningerne for budget 2008 er enkelt, men præcist beskrevet for hver enkelt budgetområde/aktivitet/funktion. For hvert budgetområde/aktivitet/funktion udarbejdes en opstilling over budgetforslaget, som også indeholder budgetskruer og enhedspriser (se vedlagte bilag 1). Dette skema udfærdiges i samarbejde mellem økonomikonsulenter og fagchef/inst.ledere. For hver budgetområde/aktivitet/funktion udfærdiges en vurdering over styrbarhed (jfr. bilag 2). Denne beregning foretages af økonomikonsulenterne i samarbejde med fagchefen, og forelægges ved dialogmødet i april/maj. På hvert skema over budgetområde/aktivitet/funktion angives muligheder for ændringer i serviceniveau og det økonomiske udbytte heraf, samt hvilke betydning dette vil få for området. Ansvaret for disse administrative vurderinger ligger ved økonomichefen. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 19. december 2007, punkt 1 1/77
Efter økonomiforhandlingerne indregnes DUT-beløbene, jfr. finansudvalgets aktstykke. Endelige budgetbemærkninger udfærdiges på baggrund af skema 1 og 2, samt øvrige politiske output i processen. Udfærdigelsen sker i et samarbejde mellem fagchef og økonomikonsulenter. Centrale aktører i budgetudarbejdelsen: Aktør Institutionsledere/fagchefer Økonomikonsulenter Projektleder for budgetopgaven Økonomichef Direktion Økonomiudvalg Kommunalbestyrelse Opgave Giver input til adm. budgetmateriale og vurderer muligheder for effektiviseringer for området. Vurderer styrbarhed. Udfærdiger budgetmateriale. Koordinerer den administrative budgetlægning. Fremlægger adm. budgetforslag for direktionen. Indstiller det administrative budgetforslag for Økonomiudvalget. Indstiller udvalgets budgetforslag for Kommunalbestyrelsen. Prioriterer og beslutter endeligt. Tidsplan: Generelt Før sommerferien klargøres indholdet i budgettet og udgiftsområderne. (evt. manglende reguleringer). Efter sommerferien klargøres indtægtssiden i budgettet, og administrative indstillinger samt politiske drøftelser og beslutninger tages. Specifikt April/maj Maj Maj Styrbarhedsnotater udfærdiges pr. budgetområde/aktivitet/funktion inkl. muligheder for serviceniveauændringer. Møde med alle partnerskabsholdere. Udskrivningsgrundlag beregnes og indberettes i tilskudsmodellen. Budgetforudsætninger pr. budgetområde/aktivitet/ funktion beregnes, antal og pris. 20. juni ØK holder møde om HSU/MED-hovedudvalg. Juni Alle tal fra skemaer indberettes, hvis de afviger fra fremskrivningen. Der indberettes på registreringsniveau som hovedregler. Eller budgetteringskonti. Indberetninger frem til den 21. juni foretages af de enkelte teams. Indberetninger herefter foretages af intern økonomi. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 19. december 2007, punkt 1 2/77
21. juni Alle administrative budgettal er indberettet. Frem til denne dato kan alle eksterne "folkevalgte", forældreråd, skolebestyrelser, bestyrelser m.v. kan indgive ønsker til budgettet. Ult. juni Om muligt ajourføres budgettet med nye indtægtsberegninger, herunder tilskud jfr. tilskudsmodellen, som korrigeret som følge af KL/regeringsaftalen, udmelding om statsgaranti og seneste vurderinger af befolkningstal og indkomstgrundlag. 9-10. august Direktion og Økonomistab sammenstiller de samlede administrative budgetforslag. 13. august Hele budgetmaterialet, herunder skemaer og ønsker, fremsendes til kommunalbestyrelsen. Materialet er bilagt en administrativ indstilling til drøftelse på konferencen. 15. august Økonomiudvalget drøfter det administrative budgetforslag. 23.-24. august Budgetkonference. På konferencen drøftes det samlede administrative budgetoplæg, ligesom der fremlægges en oversigt over sager, som siden seneste budgetbehandling er henvist til den kommende budgetbehandling. Der fremlægges endvidere liste over ønsker modtaget senest den 21. juni 2007. Såfremt enighed på konferencen, indberettes alle nye tal. Såfremt uenighed på konferencen, udarbejdes notat, der samler konferencens delresultater, herunder eventuelle efterfølgende beregninger. 27. august Orientering af chef- og institutionsledere. 27. august Orientering af HSU/MED-hovedudvalg. 28. august Høringsmateriale udsendes til høringsberettigede parter. Høringsfrist den 7. september. 12. september Budgetforslag fremlægges for ØK og besluttes. 17. september 1. behandling Kommunalbestyrelsen. 24. september, Frist for indsendelse af politiske ændringsforslag. kl. 9.00 3. oktober Økonomiudvalgsmøde, behandling af politiske og administrative/tekniske ændringsforslag. 10. oktober 2. behandling Kommunalbestyrelsen. Der udfærdiges en nærmere administrativ tidsplan for indberetning og færdiggørelse/samling af budgettet m.v. til økonomisystemet. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 19. december 2007, punkt 1 3/77
Bilag 1 For hvert budgetområde/aktivitet/funktion udfærdiges som budget og høringsgrundlag nedenstående skema. F.eks.: Ældreområdet Budgettet er udarbejdet på flg. grundlag: Budget 2007 (2008-priser) 287 + KB-vedtagelser siden den 15. oktober 2006 + finanslovsindvirkninger (DUT) + love/overenskomster (evt. DUT) + korrektioner pga. regnskab 06 + demografi/ændr. antalsvurdering (stk.) = budget 2008 (hertil indberettes) + adm. ændringsforslag = adm. budgetforslag 2008 + politiske serviceniveauændringer = politisk budgetforslag 2008 Hvilket betyder flg. budget til nedenstående institutionsområder i 2008: Jernholtparken Nyvangsparken Sygeplejen Hjemmeplejen Rørmosecenteret Ellebo Høng Ældrecenter osv. Dette skema er høringsgrundlaget på området. Til brug for den politiske vurdering af serviceniveauændringer anføres et antal enhedspriser, som kan benyttes om serviceskruer, og det angives hvad en given ændring betyder økonomisk såvel som servicemæssigt. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den 19. december 2007, punkt 1 4/77
Bilag 2 Controlling på arbejdsmarkedsområdet Analyse af budgetforudsætninger 2007 Fagchef: Arbejdsmarked 05.58.80 Revalidering 05.58.81 Løntilskud m.v. til personer i fleksjob og personer i 05.68.93 Jobcentre 05.68.95 Løntilskud til ledige ansat i kommuner 05.68.96 Servicejob 05.68.98 Beskæftigelsesordninger 06.45.51 Sekretariat og forvaltninger 06.45.53 Administration vedr. jobcentre og pilotjobcentre Netto budget t.kr. Risiko Væsentlig Kommentar Høj risiko for væsentlig budgetafvigelse, området skal undersøges nærmere. Normal risiko for budgetafvigelse, området bør undersøges af administrationen. Lav risiko for budgetaf- vigelse. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den xx. xxxx 2008, punkt x 5/7
Risikoanalyse For hver budgetpost gennemføres en vurdering af følgende parametre: 05.68.80 Revalidering Analyseparameter Spørg til hver budgetpost Vurdering Relevante budgetforudsætninger Styrbar/ikke styrbar udgift Konjunkturafhængighed Sagsbehandlingsfølsomhed Historisk budgetoverholdelse Foreligger der specifikke skriftlige budgetforudsætninger udover P/Lfremskrivninger? Er udgiften styrbar eller ikke styrbar for kommunen? Er udgiften konjunkturafhængig? Er udgiften følsom for ændringer i sagsbehandlingsform? Hvordan er den historiske budgetoverskridelse på den enkelte budgetpost? 1. Ja, i høj grad 2. Ja, i nogen grad 1. Ja, i høj grad 2. Ja, i nogen grad 1. Overhovedet ikke 1. Overhovedet ikke 1. 0-5 % afvigelse 2. 6-10 % afvigelse 3. 11-15 % afvigelse 4. 16-20 % afvigelse 5. Over 21 % afvigelse Den samlede score for hver budgetpost sammentælles. Resultat fra 5-21. 5-8 = grønt, 9-14 = gult, 15-21 = rødt Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den xx. xxx 2008, punkt xx 6/77
05.58.81 Løntilskud m.v. til personer i fleksjob og personer i Analyseparameter Relevante budgetforudsætninger Styrbar/ikke styrbar udgift Konjunkturafhængighed Sagsbehandlingsfølsomhed Historisk budgetoverholdelse Spørg til hver budget- Foreligger der specifikke 1. Ja, i høj grad Vurdering post skriftlige budgetforudsæt- 2. Ja, i nogen grad ninger udover P/Lremskrivninger? f Er udgiften styrbar eller ik- 1. Ja, i høj grad k e styrbar for kommunen? 2. Ja, i nogen grad Er udgiften konjunkturafængig? 1. Overhovedet ikke h Er udgiften følsom for æn- 1. Overhovedet ikke dringer i sagsbehandlingsf orm? Hvordan er den historiske 1. 0-5 % afvigelse budgetoverskridelse på den enkelte budgetpost? 2. 6-10 % afvigelse 3. 11-15 % afvigelse 4. 16-20 % afvigelse 5. Over 21 % afvigelse Den samlede score for hver budgetpost sammentælles. Resultat fra 5-21. 5-8 = grønt, 9-14 = gult, 15-21 = rødt Osv. Osv. Vedtaget på Kommunalbestyrelsesmøde den xx. xxx 2008, punkt xx 7/77