Brugermanual DKF s Self service på www.kano-kajak.dk
Side 2
Indholdsfortegnelse Introduktion og adgang side 4 Ret kluboplysninger Redigering af klubdata side 6 Redigering af formandsoplysninger side 7 Redigering af kontaktoplysninger side 8 Redigering af økonomikontakt side 9 Redigering af emailkontakter side 10 EPP og bladmodtagere Oprettelse af nye licenser side 12 Redigering af eksisterende licenser side 13 Visning af udstedte licenser side 14 Klubbens bladmodtagere side 15 Side 3
Intro: Formålet med DKF s Self service er at medlemsklubberne i videst mulig udstrækning selv har adgang til og ansvar for at klubbens kontaktoplysninger er opdateret. Systemet benyttes til alle officielle udsendelser fra DKF. Den person der er opgivet som kontaktperson vil altid modtage alle udsendelser. Herudover er det muligt at opgive områdespecifikke mailmodtagere. Disse vil så, sammen med kontaktpersonen, modtage udsendelser der indeholder information mv. for netop deres område, f.eks. havkajak, kajakpolo osv. Det er ligeledes muligt at angive en specifik modtager af regninger og andet vedr. økonomi der udsendes af DKF. Herudover er systemet administrationsside for klubbens udstedelse af og vedligeholdelse af EPP-licenser. Samt register for hvem der skal modtage bladet Kano & Kajak. VIGTIGT! Brugernavn/password: Adgang til systemet: Opleves der fejl eller anden uregelmæssighed i forbindelse med brugen af systemet ISÆR LICENSDELEN, skal DKF s sekretariat omgående kontaktes på tlf: 43 26 20 94 Klubbens brugernavn og password er fremsendt i separat brev. Oplysningerne skal behandles yderst fortroligt, og bør kun videregives til få udvalgte nøglepersoner i klubben. Ved at indtaste klubbens brugernavn (nummer) kan man bede systemet om tilsendelse af password. Dette vil i så fald blive sendt pr email til den opgivne kontaktperson. Adgang til systemet fås ved, på www.kano-kajak.dk, at klikke på Login / logoff. Man vil så få dette skærmbillede hvor det fremsendte brugernavn og password indtastes: Side 4
I menuen til venstre klikkes på Klubbens side. Derefter på Ret kluboplysninger. Du vil nu have et skærmbillede der ser således ud: Under overskriften Klubdata Self service er der nu fem faneblade som der kan klikkes på. Indholdet på de fem faneblade beskrives på de kommende sider. Side 5
1. faneblad KLUBDATA Fanebladet indeholder de overordnede oplysninger om klubben. Oplysningerne kan IKKE redigeres idet Gem -knappen er deaktiveret. Disse oplysninger kan kun ændres ved henvendelse til DKF s sekretariat. Side 6
2. faneblad FORMAND Fanebladet indeholder oplysninger om klubbens formand. Formanden er ikke nødvendigvis den samme person som kontaktpersonen. Evt. ændringer foretages i de respektive felter og der afsluttes ved at klikke på Gem. Side 7
3. faneblad KONTAKT/POSTADRESSE Fanebladet indeholder oplysninger om hvem der er klubbens officielle kontaktperson. Disse oplysninger er afgørende for kommunikationen mellem DKF og klubben, idet det er disse oplysninger der benyttes ved alle henvendelser. Kontaktpersonen modtager ALLE udsendelser fra DKF. Lades felterne tomme, erstatter oplysningerne under FORMAND automatisk disse. Dvs. at det ikke er nødvendigt at udfylde disse hvis formanden også er kontaktperson. Evt. ændringer foretages i de respektive felter og der afsluttes ved at klikke på Gem. Side 8
4. faneblad ØKONOMIKONTAKT Fanebladet giver mulighed for at angive en specifik modtager af regninger, kontoudtog mv. der udsendes fra DKF. Lades felterne tomme, sendes disse ting til kontaktpersonen/formanden. Regninger mv. udsendes i pdf-format pr email af Danmarks Idræts- Forbund. Evt. ændringer foretages i de respektive felter og der afsluttes ved at klikke på Gem. Side 9
5. faneblad EMAILKONTAKTER Fanebladet indeholder oplysninger om f.eks. udvalgsmedlemmer eller andre nøglepersoner klubben ønsker der skal modtage udsendelser der indeholder oplysninger eller andet inden for de enkelte interesseområder. Klubbens kontaktperson vil fortsat modtage udsendelsen fra DKF selv om der angives modtagere her. Indeholder en udsendelse materiale eller andet inden for f.eks. kajakpolo, vil den email der evt. er angivet under kajakpolo også modtage udsendelsen. Omvendt vil den email der er angivet under havkajak ikke modtage udsendelsen hvis ikke den indeholder noget om/for havkajak. Det er muligt at indtaste flere emailadresser under de enkelte områder. Disse adskilles af semikolon (;). Evt. ændringer foretages i de respektive felter og der afsluttes ved at klikke på Gem. Side 10
EPP og bladmodtagere I menuen til venstre klikkes på Klubbens side. Derefter på EPP og bladmodtagere. Du vil nu have et skærmbillede der ser således ud: De fire underpunkter Opret ny licens, Rediger eksist. licens, Klubbens EPP-licenser og Klubbens bladmodtagere beskrives på de følgende sider. Side 11
Menupunkt Opret ny licens Dette glæder UDELUKKENDE personer der ikke i forvejen har et EPPnummer. Dette menupunkt giver mulighed for at tildele roere i klubben en EPP-licens, og/eller angive hvorvidt personen skal modtage DKF s blad. For at en person kan oprettes, skal alle oplysninger mærket med en rød stjerne (*) udfyldes. Det er især vigtigt at fødselsdata opgives rigtigt, da disse danner grundlag for personens unikke licensnummer. Det er ligeledes vigtigt at der opgives en valid og personlig email, da denne giver personen adgang til selv at vedligeholde kontaktoplysningerne. Skal en person blot have tilsendt DKF s blad Kano & Kajak, indtastes alle personoplysninger og der klikkes på Opret UDEN licens. Ved tildeling af EPP-licens, tildeles personen den ønskede licens via dropdown menuerne. Der skal klikkes på Vælg ud for hvert valg og afsluttes med Gem. OBS! Når der klikkes på Gem, sendes der automatisk en email til klubben, til roeren og til den instruktør der er valgt som garant. Roeren får tilsendt sit certifikat direkte til den opgivne adresse. Side 12
Menupunkt Rediger eksist. licens Dette menupunkt giver mulighed for at tildele personer med et eksisterende EPP-nummer yderligere licenser eller angive hvorvidt vedkommende skal modtage DKF s blad. Det er ligeledes her eventuelle adresse og mailændringer kan foretages af klubben. For at redigere i oplysningerne skal personens EPP-nummer indtastes, hvorefter de registrerede oplysninger vises. Der kan ikke ændres i navn og fødselsdata. Disse oplysninger kan kun ændres ved henvendelse til DKF. Godkendelse/bekræftelse af indtastede oplysninger sker som beskrevet under foregående menupunkt. OBS! Når oplysningerne godkendes/gemmes, sendes der automatisk en email til klubben, til roeren og til den instruktør der er valgt som garant. Side 13
Menupunktet Klubbens EPP-licenser På dette menupunkt kan man se en liste med de personer som klubben har udstedt licens til og som ikke efterfølgende har fået udstedt en licens et andet sted. Listen vises med licensnummer, fornavn, mellemnavn og efternavn og det er muligt at sortere listen efter navn eller nummer. Ved at klikke på + -tegnet ud for licensnummeret, kan man se hvilke licensniveauer der er udstedt til den pågældende. Ved klik på knappen Hent liste genereres der en excel-fil som man kan gemme og bruge i klubben. Side 14
Menupunktet Klubbens bladmodtagere På dette menupunkt vises en liste over alle personer i systemet der senest er registreret for klubben og som ikke er registreret som bladmodtager et andet sted. Vha. check-boksene angives hvem der skal (aktivér) eller ikke skal (dekativér) modtage DKF s blad. Ved at bruge check-boksen øverst i de røde felter kan samtlige personer aktiveres eller deaktiveres på én gang. Listen kan eksporteres til en excel-fil som kan gemmes til brug i klubben for kontrol af adresser og emails. Side 15
Dansk Kano og Kajak Forbund Idrættens Hus Brøndby Stadion 20 2605 Brøndby Tlf: 43 26 20 94 Email: dkf@kano-kajak.dk Side 16