KMD Valg. Brevstemmer Version 13.0.0
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Forord... 3 1 Installation og opsætning... 4 1.1 Installation af grafisk registreringsvindue... 4 1.2 Kalibrering af stregkodelæser... 4 2 Autorisation og brugerprofil... 5 3 Vinduer og sammenhæng... 6 4 Registreringsvinduet... 7 4.1 Registreringsvinduets opbygning... 7 4.2 Registrer med stregkode... 10 4.3 Manuel registrering... 10 4.4 Søg personnummer... 11 4.5 Brevstemme sendes... 12 5 Brevstemmeregister A105... 13 5.1 Brevstemmeregistrets indhold... 13 5.2 Søg i brevstemmeregistret... 14 5.3 De enkelte søgemuligheder... 15 6 Ret brevstemme... 17 6.1 Muligheder for at rette i registret... 17 7 Slet brevstemme... 19 8 Brevstemmeprotokol... 20 8.1 Brevstemmeprotokollens indhold... 20 9 Brevstemmer, afstemningsområde... 21 9.1 Oversigt på A106... 21 9.2 Oversigt på A105... 22 10 Efterbehandling af brevstemmer... 23 10.1 Vælgernummer påføres brevstemmeregistret... 23 10.2 Find vælgernummer hurtigt... 23 10.3 Brevstemmer uden vælgernummer... 24 10.4 Eftersend en brevstemme... 25 11 Flere aktive valg samtidig... 26 Copyright KMD A/S Side 1 KMD Valg. Brevstemmer
Indholdsfortegnelse 12 Udskrivning, lister og oversigter... 27 12.1 Registreringsvinduet... 27 12.2 A105. Brevstemmeregister... 27 12.3 A106. Afstemningsområder... 27 12.4 A107. Brevstemmeprotokol... 27 12.5 A109. Følgebrev... 27 13 Følgebrev til brevstemme... 28 13.1 Følgebrev i andre vejledninger... 28 13.2 Følgebrev anvendes... 28 13.3 Udskriv følgebrev... 29 14 Tilknyt printer... 30 14.1 Skærmbillede 3287 og printernavn... 30 14.2 Minivejledning til printertest... 30 15 Her får du hjælp!... 31 15.1 Fra grafisk registreringsvindue... 31 15.2 A105, A106, A107 og A109... 31 15.3 Kundenet... 31 15.4 Faglig Support... 31 15.5 Ministeriet... 32 Copyright KMD A/S Side 2 KMD Valg. Brevstemmer
Forord Forord KMD s elektroniske brevstemmeprotokol, letter hele processen, fra udskrivning af følgebrev til modtagelse og efterbehandling. Følgebrevet udskrives med stregkode. Stregkoden læses gennem yderkuvertens rude. Når en brevstemme er indlæst, er protokol og register ajourført. En væsentlig detalje, da der er pligt til at føre en brevstemmeprotokol dagligt. Brevstemmeprotokollen kan på et hvilket som helst tidspunkt afstemmes med den fysiske beholdning. Skal mange "ens" brevstemmer behandles, f.eks. ved modtagelse fra et plejehjem, kan låsefunktionen aktiveres. Herefter kan en brevstemme registreres, blot ved at indlæse stregkoden og trykke OK. Ved modtagelse af brevstemmer med følgebrev uden stregkode, f.eks. fra udlandet, anvendes manuel indtastning af vælger og følgebrevsoplysninger. Brevstemmen er herefter registreret i lighed med stregkodelæsning. Fra vinduet er der adgang til at søge i P-data. Hvis der er brevstemmeoplysninger, der skal korrigeres, gøres dette fra brevstemmeregistret. Registret giver mange muligheder for at søge og udskrive lister. Bl.a. kan der søges og sorteres på personnummer, afstemningsområde, sendte brevstemmer og følgebrevsdato. I forbindelse med efterbehandlingen af brevstemmer, er det oplagt at anvende brevstemmeregistret. Når vælgerregistret dannes, ca. 14 dage før valget, påføres brevstemmen vælgernummer. Det giver mulighed for at danne oversigter over brevstemmer pr. afstemningsområde ved at søge på afstemningsområdets nummer. Ved søgning på brevstemmer uden vælgernummer, kan brevstemmen efterbehandles ud fra de forhold der har medført, at borgeren ikke er tildelt et vælgernummer. KMD Valg. Brevstemmer Side 3
Forord 1 Installation og opsætning 1.1 Installation af grafisk registreringsvindue Her henvises til Installationsvejledning KMD BrevStemmeProtokol. Vejledningen findes på KMD's Kundenet for IT ansvarlige på adressen: www.kundenet.kmd.dk 1.2 Kalibrering af stregkodelæser For at kunne bruge en stregkodelæser sammen med KMD BrevStemme- Protokol, skal scanneren kalibreres til præfiks "KMDDV". Hjælp til kalibrering, kalibreringsark og vejledning finder du ved at trykke på "Hjælp" i menulinjen på registreringsvinduet. Kalibreringsark. Udskriv arket fra Hjælp i menulinien KMD Valg. Brevstemmer Side 4
Autorisation og brugerprofil 2 Autorisation og brugerprofil Kommunens medarbejdere kan tildeles forskellige autorisationer afhængigt af deres arbejdsopgaver i relation til valghandlingen. Alle brugere benytter de samme skærmbilleder - men med forskellig funktionalitet. Der kan gives adgang på forskellige niveauer ved at kombinere tildelingen rolleprofiler. Et par eksempler: En medarbejder, der skal kunne oprette og slette vælgere, men kun læse bestillingsoplysningerne, skal have tildelt en brugerprofil, der indeholder systemprofilerne VALG-V-RET og VALG-V-VIS. En medarbejder, der skal rette i både Bestillingsregistret og Vælgerregistret, skal have tildelt en brugerprofil, der indeholder systemprofilen VALG-FR. Rolleprofilnavn VALG-FR VALG-V-RET VALG-V-VIS VALG-BREVS Giver brugeren ret til Opret, Ret, Godkend på alle skærmbilleder (A101 og A109) Ret-adgang til A109 - Vælgeroplysninger Vis-adgang til A109 Vælgeroplysninger Registrering af brevstemmer KMD Valg. Brevstemmer Side 5
Vinduer og sammenhæng 3 Vinduer og sammenhæng Installeres på pc Applikation med grafisk registreringsvindue. Stregkodelæsning eller manuel indtastning af følgebrevsoplysninger. Se vindue og beskrivelse på de følgende sider. Adgang via KMD - Net A103. Skærmbillede til registrering (Kan anvendes i tilfælde af, at der ikke er adgang til at registrere brevstemmer via grafisk vindue) A105. Brevstemmeregister A106. Brevstemmer pr. afstemningsområde (Adgang til skærmbilledet når vælgerregistret er dannet, ca. 14 dage før valget) A107. Brevstemmeprotokol A109. Udskrivning af følgebrev KMD Valg. Brevstemmer Side 6
Registreringsvinduet 4 Registreringsvinduet 4.1 Registreringsvinduets opbygning Vælgeroplysninger Personnummer / vælgernummer Stregkoden indeholder vælgerens personnummer (krypteret), og indsættes på vinduet ved læsning. Når vælgerregistret er dannet, ca. 14 dage før valget, vises tillige vælgerens vælgernummer. Navn og adresse Bopælskommune På valgliste i kommune Vælgerens navn og adresse Vælgerens bopælskommune Den kommune i hvilken vælgeren er optaget på valglisten. Vises når vælgerregistret er dannet. KMD Valg. Brevstemmer Side 7
Registreringsvinduet Manuel registrering Kan stregkoden på følgebrevet ikke læses, eller modtages følgebrev uden stregkode, anvendes manuel registrering af brevstemmen. Personnummer I feltet skrives vælgerens personnummer. Er personnummeret ikke umiddelbart tilgængeligt, anvendes knappen Søg personnummer Søg personnummer Ved tryk på knappen, åbnes et søgevindue. Indtast ét eller flere søgekriterier. Tryk på knappen Søg. Søgning foretages i P-data. Følgebrevsdato Indsæt følgebrevsdato. På et følgebrev udskrevet fra A109, står følgebrevsdato og klokkeslæt umiddelbart under stregkoden. Klokkeslæt Valgart Hent vælger Indsæt følgebrevets klokkeslæt. Såfremt der kan brevstemmes til flere valg, vælges korrekt valgart ved tryk på knappen. Tryk på knappen, og vælgerens navn, adresse m.v., samt brevstemmeoplysninger indsættes på vinduet. KMD Valg. Brevstemmer Side 8
Registreringsvinduet Brevstemmeoplysninger Behandlingsdato Behandlingsdatoen er dato for indlæsning og registrering af brevstemme. Behandlingsdatoen anvendes til ajourføring af brevstemmeprotokollen. Behandlingsdato ændres til Følgebrevsdato og klokkeslæt Såfremt anden behandlingsdato ønskes af hensyn til korrekt ajourføring af brevstemmeprotokollen, indsættes dato i feltet. Her indsættes følgebrevsdato og klokkeslæt, som indlæst fra stregkoden eller ved manuel registrering. Brevstemme sendes Brevstemme modtaget fra Lås behandlingsdato Lås brevstemme modtaget fra Indeholder stregkoden på følgebrevet oplysning om at vælgeren bor i anden kommune end der hvor der brevstemmes, vises teksten Ja samt navn på den kommune hvortil brevstemmen skal sendes. Af hensyn til korrekt ajourføring af brevstemmeprotokollen, skal det angives hvorfra brevstemmen er modtaget. Ønskes behandlingsdatoen for flere brevstemmer ændret til anden dato, kan datoen låses. Skriv ny dato i feltet Behandlingsdato ændres til og lås datoen. Herefter kan brevstemmerne indlæses. Datoen fastholdes indtil markeringen fjernes. Modtages mange ens brevstemmer, f.eks. fra et plejehjem, kan brevstemme modtaget fra låses. Marker hvorfra brevstemmerne modtages og lås ved at markere feltet. Herefter kan brevstemmerne registreres ved at læse stregkoden og trykke OK. Låsning for modtaget fra fastholdes indtil markeringen fjernes. OK / Annuller indlæsning Tryk OK for at registrere brevstemmen. Der sker automatisk ajourføring af brevstemmeregistret (A105), brevstemmeprotokollen (A107) samt når vælgerregistret er dannet, brevstemmer pr. afstemningsområde (A106). Annuller indlæsning, inden der er trykket OK, fjerner oplysningerne fra vinduet. Registrering er ikke foretaget. Hjælp Øverst på vinduet: Her finder du: Om KMD BrevStemmeProtokol Kalibreringsark til stregkodelæser Test af stregkodelæser. Knappen hjælp: Adgang til ordbog, sådan gør du, vindueshjælp og felthjælp. KMD Valg. Brevstemmer Side 9
Registreringsvinduet 4.2 Registrer med stregkode Sådan gør du! 1. Åbn registreringsvinduet KMD BrevStemmeProtokol 2. Læs stregkoden med stregkodelæseren På vinduet vises vælgerens personnummer, navn, adresse, bopælskommune, behandlingsdato, følgebrevsdato, klokkeslæt, valgart og om brevstemmen skal sendes til anden kommune. Når vælgerregistret er dannet, vises tillige vælgerens vælgernummer. 3. Marker hvorfra brevstemmen er modtaget. Folkeregister, plejehjem/eget hjem, post eller andet. 4. Tryk OK Brevstemmen er nu registreret. Brevstemmeregister (A105) og brevstemmeprotokol (A107) er ajourført. 5. Læs nyt følgebrevs stregkode 4.3 Manuel registrering Manuel registrering af en modtagen brevstemme, kan være nødvendig, hvis stregkoden ikke kan læses, hvis scanner ikke anvendes, eller hvis der er modtaget en brevstemme med et følgebrev uden stregkode. Sådan gør du! 1. Åbn registreringsvinduet KMD BrevStemmeProtokol 2. Indtast personnummer eller anvend knappen Søg personnummer i rammen "Manuel registrering". 3. Indtast følgebrevsdato 4. Indtast klokkeslæt 5. Vælg valgart fra listen hvis der er flere aktive valg. 6. Tryk på knappen Hent vælger. På vinduet vises vælgerens personnummer, navn, adresse, bopælskommune, behandlingsdato, følgebrevsdato, klokkeslæt og om brevstemmen skal sendes til anden kommune. 7. Marker hvorfra brevstemmen er modtaget. Folkeregister, plejehjem/eget hjem, post eller andet. 8. Tryk OK. Brevstemmen er nu registreret. Brevstemmeregister (A105) og brevstemmeprotokol (A107) er ajourført. KMD Valg. Brevstemmer Side 10
Registreringsvinduet 4.4 Søg personnummer Personnummer skal indtastes i forbindelse med manuel registrering. Personnummer findes hurtigst ved at anvende knappen Søg personnummer. Der fremkommer et vindue, jfr. nedenfor, hvor der kan indtastes ét eller flere søgekriterier. Fødselsdag, fornavn og/eller efternavn. Tryk på knappen Søg. Vælg person fra oversigten. Personnummer indsættes automatisk på vinduet. KMD Valg. Brevstemmer Side 11
Registreringsvinduet 4.5 Brevstemme sendes Registreres der en brevstemme, elektronisk eller manuelt, for en vælger der ikke bor i den kommune hvor brevstemmen afgives, vises det på registreringsvinduet at brevstemmen skal sendes. Ved teksten "Brevstemme sendes" vises "Ja" og navnet på den kommune hvor vælgeren er bosiddende eller optaget på valgliste. Ved kommunens navn åbnes en drop down boks. Herfra kan vælges anden kommune, såfremt brevstemmen ikke skal sendes til den viste kommune. Når der trykkes OK er brevstemmeregister og brevstemmeprotokol ajourført. Brevstemmeregistret viser kommunenummer på den modtagne kommune og brevstemmeprotokollen viser + 1 ved folkeregister og + 1 i sendt. KMD Valg. Brevstemmer Side 12
Brevstemmeregister A105 5 Brevstemmeregister A105 Brevstemmeregistret indeholder oplysninger om alle modtagne og registrerede brevstemmer. For hver enkelt brevstemme vises oplysning om vælgeren og brevstemmen. Brevstemmeregistret kaldes fra A105. Fra brevstemmeregistret er der via F-taster adgang til brevstemmeprotokollen A107, og oversigt over brevstemmer pr. afstemningsområde A106. Eksempel: Udsnit af A105 A105 Brevstemmeregister 20.05.10 08:25 QUTV 0173 Folketingsvalg 1. juni 2010 Vælg person og tryk Enter F Personnr Navn Brevstemme Vælgernr Send _ 150274-4875 Berthelsen,Thorkild 19.05.2010 16:22 14-00120 _ 180715-2828 Olsen,Sofie 19.05.2010 15:55 12-01288 _ 250449-4872 Dam,Lillian 17.05.2010 11:22 12-00418 _ 150117-2775 Larsen,Jens 16.05.2010 12:21 185 _ 030140-0012 Møller,Gurli 14.05.2010 09:44 15-02437 _ 160741-2947 Kelstrup,Ove 12.05.2010 10:04 421 _ Kommando ===> F1=Hjælp F2=Valgart F3=Afslut F5=Opfrisk F6=Udskriv F8=Frem F9=Genkald F10=Søg F12=Annuller F15=Protokol F17=Antal pr. område 5.1 Brevstemmeregistrets indhold Når en brevstemme er registreret, elektronisk ved læsning af stregkode eller manuelt, opdateres brevstemmeregistret. Seneste følgebrevsdato vises øverst på første side af skærmvinduet. Skærmbilledet indeholder følgende oplysninger: Personnummer for vælger Navn for vælger Brevstemme med følgebrevsdato og klokkeslæt Vælgernummer (vises når vælgerregistret er dannet, ca. 14 dage før valget) Send (oplysning om kommunenummer på modtagne kommune, hvis brevstemmen er sendt) KMD Valg. Brevstemmer Side 13
Brevstemmeregister A105 5.2 Søg i brevstemmeregistret I brevstemmeregistret kan du foretage følgende søgninger: Søg på afstemningsområde Søg på blankt afstemningsområde Søg på blankt afstemningsområde incl. sendte brevstemmer Søg på alle afstemningsområder Søg på personnummer Søg på følgebrevsdato fra dato til dato Eksempel: Søgepopup F10 fra A105... : Søgning brevstemmer : : Udfyld søgekriterier og tryk Enter. : : Afstemningsområde. + : : Alle afstm.områder Ja_ (Ja/Nej) : : Blankt afstm.område Ja_ (Ja/Nej) : : Sendte...... Ja_ (Ja/Nej) : : Personnummer... : : Fra dato Til dato : : Vælg sorteringskriterium : : 1. Dato, vælgernummer : : 2. Vælgernummer, dato : : F1=Hjælp F4=Vis muligheder F12=Annuller : :...: KMD Valg. Brevstemmer Side 14
Brevstemmeregister A105 5.3 De enkelte søgemuligheder Afstemningsområde Antal modtagne og registrerede brevstemmer pr. afstemningsområde kan vises ved at afstemningsområde vælges som søgekriterium. Indtast nummer på afstemningsområde, eller anvend F4=Vis muligheder. Blankt afstemningsområde Indtil vælgerregistret er dannet, ca. 14 dage før valget, har alle registrerede brevstemmer blankt afstemningsområde. Når vælgerregistret er dannet, kan brevstemmer uden tildelt vælgernummer, og dermed afstemningsområde, vises. Denne søgning kan anvendes i forbindelse med efterbehandling af brevstemmer. Blankt afstemningsområde incl. sendte I kombination med ovennævnte, eller som søgekriterium alene, kan vælges sendte brevstemmer. I søgeresultatet vises kommunenummer på den kommune som brevstemmen er sendt til, og som på registreringstidspunktet var vælgerens bopælskommune. Alle afstemningsområder Søgeresultatet viser modtagne og registrerede brevstemmer for alle afstemningsområder. I kombination med denne søgning kan fravælges blankt afstemningsområde og sendte brevstemmer. Personnummer Søges der på personnummer, er øvrige søgemuligheder ikke relevante. Har en vælger brevstemt flere gange, vises det samlede antal modtagne og registrerede brevstemmer for vælgeren. Fra dato til dato Anvendes til at få vist brevstemmer for en given periode, hvor følgebrevsdatoen indsættes som søgekriterium. Vælg eventuelt sorteringskriterier Søgeresultatet kan du få vist med dato + vælgernummer eller vælgernummer + dato. KMD Valg. Brevstemmer Side 15
Brevstemmeregister A105 Sådan gør du 1. Åbn A105 2. Vælg valgart på skærmbilledet, i tilfælde af at der er flere aktive valg. 3. Ændre valgart med F2=Valgart, hvis du er inde på skærmbilledet og vil se brevstemmer for andet valg. 4. Tryk F10=Søg (Søgepopup vises altid når skærmbilledet åbnes) Vælg ét af flere følgende søgemuligheder: 5. Indtast distriktsnummer på afstemningsområde, eller vælg blank 6. Indtast JA eller NEJ til følgende: Blankt afstemningsområde eller Blankt afstemningsområde incl. sendte eller Indtast personnummer på den vælger der søges på 7. Indtast følgebrevsdato fra og følgebrevsdato til (ddmmåååå) 8. Vælg hvordan du vil have vist søgeresultatet 9. Tryk Enter KMD Valg. Brevstemmer Side 16
Ret brevstemme 6 Ret brevstemme Er der, f.eks. ved manuel registrering af en modtagen brevstemme, sket en fejlindtastning, kan der efterfølgende foretages rettelse i brevstemmeregistret. 6.1 Muligheder for at rette i registret I brevstemmeregistret kan du foretage følgende rettelser: Ret følgebrevsdato Ret klokkeslæt Ret behandlingsdato Ret hvorfra brevstemmen er modtaget Ret eller indsæt kommunenummer hvortil brevstemmen skal sendes Ret eller indsæt dato for hvornår brevstemmen skal registreres sendt. Sådan gør du! 1. Åbn A105 2. Vælg valgart på skærmbilledet, i tilfælde af at der er flere aktive valg. 3. Ændre valgart med F2=Valgart, hvis du er inde på skærmbilledet og vil rette en brevstemme for andet valg. 4. Tryk F10=Søg (Søgepopup vises altid når skærmbilledet åbnes) 5. Indsæt det eller de søgekriterier du skal bruge for at finde den eller de brevstemmer der skal korrigeres. F.eks. personnummer. Søgeresultatet vises på A105 6. Skriv R i F-søjlen ud for den brevstemme der skal rettes. 7. Tryk Enter. Popup "Ret brevstemme" vises med de registrerede oplysninger. 8. Ret dato, klokkeslæt eller anden registrering ved overskrivning. 9. Tryk Enter KMD Valg. Brevstemmer Side 17
Ret brevstemme Efter en rettelse i brevstemmeregistret Når du retter i brevstemmeregistret, sker der en automatisk ajourføring af følgende: Brevstemmeregisteret bliver ajourført når du retter følgebrevsdato, klokkeslæt, og hvortil brevstemmen skal sendes. Brevstemmeprotokollen bliver ajourført når du retter behandlingsdato, hvorfra brevstemmen er modtaget, og hvis brevstemmen skal sendes, og dette ikke tidligere er registreret. KMD Valg. Brevstemmer Side 18
Slet brevstemme 7 Slet brevstemme En fejlregistrering af en brevstemme, kan efterfølgende rettes, jfr. afsnit 7, eller brevstemmeregistreringen kan helt slettes. Dette afsnit beskriver sletning af brevstemme. Sådan gør du! 1. Åbn A105 2. Vælg valgart på skærmbilledet, i tilfælde af at der er flere aktive valg 3. Tryk F10=Søg (Søgepopup vises altid når skærmbilledet åbnes) 4. Indsæt det eller de søgekriterier du skal bruge for at finde den eller de brevstemmer der skal korrigeres. F.eks. personnummer. Søgeresultatet vises på A105 5. Skriv S i F-søjlen ud for den brevstemme der skal slettes. Popup "Slet brevstemme" vises med de registrerede oplysninger. Alle oplysninger er låst. 6. Tryk F15=Slet Popup lukkes og på A105 vises **slettet** 7. Tryk F5 for at opdatere oversigten på A105 Efter en sletning i brevstemmeregistret Når du sletter en brevstemme, sker der en automatisk ajourføring af følgende: Brevstemmeregisteret bliver ajourført når du sletter en brevstemme. Vises **slettet** trykker du F5 for at opdatere. Brevstemmen fjernes. Brevstemmeprotokollen bliver ajourført når du sletter en brevstemme. På den registrerede behandlingsdato bliver der trukket 1 fra i den sum, hvorfra brevstemmen er modtaget, f.eks. folkeregister, og i summen for behandlingsdagen og i den totale sum. Sker der sletning af en brevstemme der er registreret sendt, fjernes 1 brevstemme i modtaget fra og der tillægges 1 brevstemme i sendt. Beholdningen ændres derfor ikke. KMD Valg. Brevstemmer Side 19
Brevstemmeprotokol 8 Brevstemmeprotokol Brevstemmeprotokollen er udviklet i overensstemmelse med ministeriets retningslinjer, og erstatter den protokol, der skal føres manuelt. Når en brevstemme registreres, elektronisk ved læsning af stregkode eller manuelt, ajourføres protokollen. Brevstemmeprotokollen kan afstemmes dagligt, eller på et hvilket som helst tidspunkt på dagen, med den fysiske beholdning. Eksempel. A107 Brevstemmeprotokol A107 Brevstemmeprotokol 20.05.10 08:25 QUTV 0173 Folketingsvalg 1. juni 2010 Modtaget fra Sendt Dato Folke Pleje Post Andet I alt Antal Behold 15.05.2010 8 0 3 0 11 1 10 17.05.2010 6 10 4 0 20 5 25 18.05.2010 14 20 6 8 48 8 65 19.05.2010 9 0 11 0 20 5 80 I alt 37 30 20 8 99 19 80 Kommando ===> F1=Hjælp F2=Valgart F3=Afslut F5=Opfrisk F6=Udskriv F9=Genkald F12=Annuller 8.1 Brevstemmeprotokollens indhold Brevstemmeprotokollen indeholder følgende oplysninger: Dato for registrering (Behandlingsdato) Antal i folkeregistret, incl. Brevstemmer, der skal sendes. Antal fra plejehjem / eget hjem Antal med post fra andre kommuner Antal markeret under andet I alt for antal modtagne brevstemmer pr. dag Antal sendte brevstemmer til andre kommuner Beholdning pr. dag I alt med sum for modtagne, sendte og i behold for perioden. Er der ikke registreret brevstemmer på en dato, vises datoen ikke i brevstemmeprotokollen. KMD Valg. Brevstemmer Side 20
Brevstemmer, afstemningsområde 9 Brevstemmer, afstemningsområde 9.1 Oversigt på A106 Via skærmbilledet A106 er der adgang til en oversigt over antal modtagne og registrerede brevstemmer pr. afstemningsområde i kommunen. Oversigten dannes når vælgerregistret modtages fra CPR, ca. 14 dage før valget. Ved modtagelsen påføres vælgernummeret hver enkelt brevstemme i brevstemmeregistret. Summen af brevstemmer for hver enkelt afstemningsområde, vises herefter på A106. Kan der ikke påføres vælgernummer til en brevstemme, f.eks. i tilfælde af at vælgeren er fraflyttet kommunen, vises antallet med "blankt afstemningsområde" som nederste sum på A106. Kan der brevstemmes til flere valg samtidig, vælges det valg der ønskes oversigt over, ved tryk på F2=Valgart. Eksempel: A106 Brevstemmer pr. afstemningsområde A106 Brevstemmer pr. afstemningsområde 20.05.10 08:25 QUTV 0173 Folketingsvalg 1. juni 2010 Afstemningsområde Antal 11 Hummeltofte 105 12 Engelsborg 425 13 Trongård Vest 210 14 Trongård Øst 80 15 Taarbæk Strand 350 16 Fuglsang 215 Blank afstemningsområde 20 Antal brevstemmer i alt 1.405 Kommando ===> F1=Hjælp F2=Valgart F3=Afslut F5=Opfrisk F6=Udskriv F9=Genkald F12=Annuller F15=Protokol F16=Brevstemmereg. KMD Valg. Brevstemmer Side 21
Brevstemmer, afstemningsområde 9.2 Oversigt på A105 Fra A105 kan der, når vælgerregistret er dannet, dannes oversigt over brevstemmer pr. afstemningsområde. Ved søgning på distriktsnummer, får du en oversigt over brevstemmer med personnummer, navn, følgebrevsdato, klokkeslæt og vælgernummer, for afstemningsområdet. Søgeresultatet vises på A105 og kan udskrives ved tryk på F6=Udskriv. Listen kan anvendes til at fremfinde de brevstemmer, der tilhører afstemningsområdet, og kan eventuelt vedlægges brevstemmerne. Kan der ikke påføres vælgernummer til en brevstemme, f.eks. i tilfælde af at vælgeren er fraflyttet kommunen eller afgået ved døden, kan der fra A105 søges på blankt afstemningsområde. Med eller uden sendte brevstemmer. Søgeresultatet kan anvendes til efterbehandling af de brevstemmer, der er i behold, men som ikke kan placeres på valglisten. Se næste side. Kan der brevstemmes til flere valg samtidig, vælges det valg der ønskes oversigt over, ved tryk på F2=Valgart. Eksempel: F10 søgning fra A105 Ønsket søgning: Afstemningsområde 11 Ønsket sortering: Vælgernummer, dato... : Søgning brevstemmer : : Udfyld søgekriterier og tryk Enter. : : Afstemningsområde. 11 + : : Alle afstm.områder Nej (Ja/Nej) : : Blankt afstm.område Nej (Ja/Nej) : : Sendte...... Nej (Ja/Nej) : : Personnummer... : : Fra dato Til dato : : Vælg sorteringskriterium : : 2 1. Dato, vælgernummer : : 2. Vælgernummer, dato : : F1=Hjælp F4=Vis muligheder F12=Annuller : :...: KMD Valg. Brevstemmer Side 22
Efterbehandling af brevstemmer 10 Efterbehandling af brevstemmer 10.1 Vælgernummer påføres brevstemmeregistret Vælgerregistret dannes ca. 14 dage før valgdagen. Der sker herefter en samkøring af vælgerregistret og brevstemmeregistret. I brevstemmeregistret påføres vælgernummeret for hver brevstemme. Adgang til brevstemmeregistret sker fra A105. Vælgernummeret vises med et nummer for det afstemningsområde vælgeren er tilhørende samt et løbenummer dannet ud fra vejkode og antal vælgere. F.eks. som 11-50012. Med afstemningsområde tilknyttet den enkelte brevstemme, kan der forud for valget udskrives oversigter og lister over brevstemmer pr. afstemningsområde. Dette sker fra A106 med en liste over antal, eller fra A105 med en liste over hver enkelt brevstemme. 10.2 Find vælgernummer hurtigt Når vælgerregistret er dannet, ca. 14 dage før valgdagen, kan sortering af brevstemmer påbegyndes. Nedenfor er beskrevet én af flere muligheder for at finde vælgernummer og foretage sortering. Fordelen ved at anvende denne fremgangsmåde er, at der ikke skal foretages opslag på skærmbilleder eller personsøgning. Der anvendes udelukkende en stregkodelæser, følgebrevets stregkode og registreringsvinduet. Sådan gør du 1. Åbn registreringsvinduet 2. Indlæs følgebrevets stregkode gennem yderkuvertens rude 3. Aflæs vælgernummer på registreringsvinduet øverst til venstre. Ved ledeteksten Personnummer / Vælgernummer 4. Påfør vælgernummer på yderkuverten 5. Tryk på knappen Annuller indlæsning 6. Sorter brevstemmen efter distrikt / vælgernummer Ingen dobbeltregistrering En brevstemme med samme personnummer, følgebrevsdato og klokkeslæt, kan ikke registreres to gange. Skulle du få trykket på knappen OK i stedet for Annuller indlæsning, vil du få en meddelelse om at brevstemmen allerede er registreret. Eksempel på registreringsvinduet med vælgernummer, på næste side. KMD Valg. Brevstemmer Side 23
Efterbehandling af brevstemmer Eksempel: Registreringsvindue med vælgernummer: 10.3 Brevstemmer uden vælgernummer Ved samkøringen af vælgerregister og brevstemmeregister kan der ske det, at en brevstemme og vælger, ikke får tildelt et vælgernummer. Årsagen hertil er at vælgeren ikke kan optages på nogen valgliste for kommunens afstemningsområder. Manglende vælgernummer kan f.eks. skyldes fraflytning eller dødsfald. Fra A105 kan der søges på brevstemmer uden vælgernummer. Brug F10=Søg. Skriv Ja ved Blankt afstemningsområde. Søgningen kan foretages med eller uden brevstemmer der er sendt. Søgeresultatet kan udskrives. Listen anvendes til efterbehandling af brevstemmerne. Sådan gør du 1. Åbn A105 Søgepopup vises automatisk når du åbner skærmbilledet 2. Tryk F10=Søg, såfremt du allerede har arbejdet med A105 3. Skriv Ja ved Blankt afstm.område 4. Tryk Enter Søgeresultatet vises på A105 5. Søgeresultatet kan udskrives. Tryk F6=Udskriv KMD Valg. Brevstemmer Side 24
Efterbehandling af brevstemmer 10.4 Eftersend en brevstemme Er vælgeren fraflyttet, kan brevstemmen eftersendes. Fra A105 søges på brevstemmer uden vælgernummer og uden allerede sendte brevstemmer. Sådan gør du 1. Fra søgeresultatet vælges den brevstemme der skal eftersendes 2. Skriv R i F-søjlen (Se: Ret brevstemme ) 3. På den popup der fremkommer, indsættes kommunenummer på den kommune, der skal modtage brevstemmen. Brug evt. F4=Vis muligheder. Indsæt dato for hvornår brevstemmen skal registreres sendt i protokollen 4. Tryk Enter Øvrige brevstemmer uden vælgernummer, behandles i overensstemmelse med de forhold der har medført, at vælgeren ikke kan optages på valglisten. KMD Valg. Brevstemmer Side 25
Flere aktive valg samtidig 11 Flere aktive valg samtidig Kan der brevstemmes til flere valg i samme periode, sikrer KMD Brev- StemmeProtokol at brevstemmen bliver registreret korrekt. Læsning af stregkode Valgarten er indlagt i stregkoden. Valgarten vises på registreringsvinduet når stregkoden er læst, og kan ikke ændres. Brevstemmen bliver lagt på det korrekte brevstemmeregister og i den korrekte brevstemmeprotokol. Manuel registrering af brevstemme Valgarten SKAL vælges i rammen "Manuel Registrering". I lighed med læsning af stregkode, lægges brevstemmen under den korrekte valgart i brevstemmeregistret og i brevstemmeprotokollen. En manuel registrering på forkert valgart rettes ved, at brevstemmen slettes og indtastes igen. Se i denne vejledning: Slet brevstemme Brevstemmeregister A105 åbnes altid med en popup hvor valgarten skal vælges. For det valg du foretager, vises brevstemmer for denne valgart. Skift af valgart på A105 foretages ved tryk på F2=Valgart. Brevstemmeprotokol A107 åbnes altid med en popup hvor valgarten skal vælges. For det valg du foretager, vises summen af brevstemmer pr. dag for denne valgart. Skift af valgart på A107 foretages ved tryk på F2=Valgart. Brevstemmer pr. afstemningsområde A106 kan vises når vælgerregistret er dannet. Skærmbilledet åbnes altid med en popup hvor valgarten skal vælges. For det valg du foretager, vises summen af brevstemmer pr. afstemningsområde for denne valgart. Skift af valgart på A106 foretages ved tryk på F2=Valgart. KMD Valg. Brevstemmer Side 26
Udskrivning, lister og oversigter 12 Udskrivning, lister og oversigter 12.1 Registreringsvinduet Fra vinduet du anvender til at registrere modtagne brevstemmer, kan du udskrive hjælpetekster. Vælg Hjælp på vinduet, og herefter Udskriv hjælp. Følg vejledningen. 12.2 A105. Brevstemmeregister Udskriv hele brevstemmeregistret eller vælg først ét eller flere søgekriterier. Søgeresultatet udskrives ved tryk på F6=Udskriv. 12.3 A106. Afstemningsområder Udskriv liste over antal brevstemmer pr. afstemningsområde ved tryk på F6=Udskriv. 12.4 A107. Brevstemmeprotokol Udskriv liste over beholdningen af brevstemmer i brevstemmeprotokollen. Tryk på F6=Udskriv. 12.5 A109. Følgebrev Udskrivning af følgebrev foretages fra A109 Vælgeroplysninger. Tryk F2=Flgbrev. Fra det skærmbillede der fremkommer med vælgeroplysninger, trykkes F6=Udskriv. Følgebrev udskrives, og altid med stregkode. KMD Valg. Brevstemmer Side 27
Følgebrev til brevstemme 13 Følgebrev til brevstemme I denne vejledning beskrives kortfattet, hvornår følgebreve skal anvendes og hvorledes et følgebrev udskrives. 13.1 Følgebrev i andre vejledninger En detaljeret gennemgang af følgebrev til brevstemme m.v., findes i følgende vejledninger: Kom godt i gang. KMD VALG. Vælger Autorisation og brugerprofiler Printeropsætning. Se også denne vejledning, kapitel 13 Følgebrevets opbygning Ret modtagerkommune Ret vælgerens adresse Forespørg på vælger Søg adresse Stregkode på følgebrev Kom godt i gang. KMD VALG. Bestillinger Tidsfrister Brevstemmemateriale. Bestilling af 13.2 Følgebrev anvendes Et følgebrev udskrives fra A109. Et følgebrev i udfyldt stand, dvs. med vælgeroplysninger, vælgerens underskrift, folkeregistrets stempel og underskrift af det folkeregister hvor brevstemmen er afgivet, skal følge brevstemmen. Jfr. dog nedenfor. Følgebrev og lukket kuvert med afgiven brevstemme, lægges i yderkuvert der tilklæbes. Ved valg til Kommunalbestyrelse og Regionsråd, udskrives ét følgebrev til to brevstemmer. Afkrydsning for modtagen brevstemme, foretages på følgebrevet. Følgebrev anvendes: Altid Kommunale valg (1), Folketingsvalg (3), EU- Parlamentsvalg (4) og Folkeafstemning (5) Aldrig Menighedsrådsvalg (6) Frivilligt Lokale valg (7) og Ældrerådsvalg (8) KMD Valg. Brevstemmer Side 28
Følgebrev til brevstemme 13.3 Udskriv følgebrev Sådan gør du: 1. Åbn A109 2. Kontroller at valgart er korrekt angivet 3. Indtast personnummer eller 4. Indtast vælgernummer med bindestreg. F.eks. 11-10214 5. Tryk Enter Vælgeroplysninger, valgart m.v. vises på skærmbilledet 6. Tryk F2=Flgbrev Popup "Følgebrev til brevstemme" åbnes 7. Tryk F6=Udskriv følgebrev. Skal der udskrives følgebrev til flere vælgere, indtastes nyt personnummer direkte på popup'en. Tryk Enter og herefter F6 = Udskriv. Sted er udfyldt med kommunens navn og datering med dags dato og klokkeslæt. Disse oplysninger kan, om nødvendigt, overskrives inden følgebrevet udskrives. Dato kan f.eks. fremdateres til den dato, hvor det er aftalt at der foretages brevstemmeafgivning på et plejehjem. Eksempel: Skærmbillede til udskrivning af følgebrev... : Folketingsvalg Følgebrev til brevstemme 19.10.10 11:16 ØNQ3 0173 : : Personnummer : 0101604896 : : På Valglisten i 219 Hillerød Kommune : : Personnummer : 010160-4896 : : Fornavn... : Charlotte : : Efternavn.. : Knudsen : : C/O Navn.. : Lokalitet.. : Vejnavn.... Rosenvænget + Husnr 024 Etage 05 Side/dør th : : Postdistrikt : 3400 Hillerød : : Vælgernr... : 12-03598 : : Afst.område. : 12 Østergade Skole : : Datering Sted Allerød Kommune : : Dato 19.10.2010 : : F1=Hjælp F6=Udskriv F11=Ret Vælgeropl. F12=Annuller : :...: KMD Valg. Brevstemmer Side 29
Tilknyt printer 14 Tilknyt printer Skærmbilledet 3287 anvendes generelt, når en AFP-printer skal tilknyttes eller afprøves. 14.1 Skærmbillede 3287 og printernavn Via skærmbilledet kan du få hjælp til at finde navnet på den printer, som ønskes anvendt til lokaludskrivning. Sådan gør du: 1. Vælg skærmbillede 3287 Afprøvning af printer 2. Anbring markøren i feltet "Printernavn" 3. Tryk F4 = Vis muligheder Popup åbnes Vis muligheder, Printeroversigt 4. Sæt X ud for den printer der ønskes anvendt. Der skal være angivet et JA ud for printeren, i kolonnen AFP 5. Tryk Enter Popup lukker, der returneres til skærmbillede 3287 6. Tryk F11 = Egen standard AFP-printer Sørg for at IT-afdelingen indtaster på popup, i hvilket lokale printeren befinder sig. 14.2 Minivejledning til printertest 3287 er et standardbillede, som er nærmere beskrevet i en særskilt vejledning. Vejledningen findes på KMD Kundenet. Adgang til vejledningen: KMD Kundenet IT Ansvarlig Vejledninger Printertest KMD Valg. Brevstemmer Side 30
Her får du hjælp! 15 Her får du hjælp! 15.1 Fra grafisk registreringsvindue Online hjælp med introduktion, ordbog, sådan gør du og indeks Test af scanner, kalibrering, kalibreringsark og opsætning 15.2 A105, A106, A107 og A109 Brug F1=hjælp som general hjælp til skærmbilledet eller som hjælp til de enkelte felter. Placer markøren hvor hjælp ønskes, og tryk F1. 15.3 Kundenet Vejledninger, servicebreve, sidste nyt samt andre relevante oplysninger til KMD's produkter, findes på KMD Kundenet. Adgang til KMD Valg Bestillinger, fås på følgende adresse: Kundenet.dk Systembrugere Valg Valgudskrivning 15.4 Faglig Support KMD. Team Valg Lautrupparken 40-42 2750 Ballerup Telefon 44 60 46 50. Fax 44 60 75 20 E-mail: valg@kmd.dk KMD Valg. Brevstemmer Side 31
Her får du hjælp! 15.5 Ministeriet Pressemeddelelser, nyhedsbreve, love, cirkulærer, bekendtgørelser m.v. finder du på ministeriets hjemmeside: www.im.dk KMD Valg. Brevstemmer Side 32