Vejledning HR-centret 13.10.2014 Ansættelse af ny medarbejder - Månedsløn Ansættelse af fast medarbejder både indenfor og udenfor overenskomst og forhåndsaftale. Med indenfor overenskomst og forhåndsaftale menes ansættelse på grundløn og evt. tillæg i henhold til overenskomst og/eller forhåndsaftale indgået mellem Høje Taastrup Kommune og organisationen. Organisationen skal orienteres om ansættelsen. Med udenfor overenskomst og forhåndsaftale menes ansættelse på grundløn og evt. tillæg i henhold til overenskomst og/eller forhåndsaftale samt individuelt aftalte tillæg. Lønnen skal forhandles med organisationen. 1. Før indberetning Det anbefales, at du før selve indberetningen i lønsystemet har fundet den overenskomst og lønklasse, medarbejderen skal indplaceres på. Se hjælpeværktøj Lønklasser Det vil også være en fordel, hvis anciennitetsdatoen skal være en anden end ansættelsesdatoen, at denne er udregnet på forhånd ud fra modtaget dokumentation eller ud fra beregning med sidste lønseddel som dokumentation. Du kan benytte vores anciennitetsberegner 02 Anciennitetsberegner. En yderligere fordel vil være, at have fundet den stillingskode, der skal bruges til ansættelsen. Du kan benytte hjælpeskemaet som hedder 03 Find stillingskode 2. Indberetning Åbn SD Personale Web og gå til punktet Medarbejderdata, Ny medarbejder. Her taster du personens ansættelsesdato og CPR-nummer og klikker på Næste. Medarbejderens oplysninger vil herefter blive hentet fra CPR-registret og indsat i de respektive felter.
Direkte opdatering fra CPR-registret Data ajourføres automatisk i lønsystemet, når der har været ændringer, fx en ny adresse. Fravælger du den direkte opdatering, kan du selv indtaste et navn og en adresse. Dette kan være en mulighed, hvis medarbejderen fx har en c/o-adresse eller bor i udlandet. 3. Hvis pågældende allerede er ansat i Høje-Taastrup Kommune Når der indtastes CPR-nummer på en medarbejder som allerede kendes i Høje-Taastrup Kommune se vejledninger vedrørende genansættelse her, Vejledningen Genansættelse/Forlængelse 4. Hvis der er tale om et nyt ansættelsesforhold Hvis pågældende ikke tidligere har været ansat i Høje-Taastrup Kommune eller hvis der er valgt Næste så fremkommer følgende billede: 2
E-mail indsættes på medarbejder. Hvis medarbejderen ikke har en arbejds e-mail indsættes en privat e-mail. Dette skal ske af hensyn til fremsendelse af eventuelle koder til medarbejderen eller f.eks. APV spørgeskema. Telefonnummer indsættes på medarbejder. Nummeret vil blive flettet til lønoplægget og vil lette sagsbehandling for f.eks. organisationerne. Du fortsætter herefter din oprettelse ved at klikke på knappen: 5. Du kommer over på fanebladet Ansættelse. Her udfyldes følgende felter: Ansættelsesform Timer Afdeling Stillingskode Evt. besked til lønkonsulent bemærk at kommentaren flettes til lønoplæggets felt Bemærkninger Ansættelsesform Her skal du vælge Månedslønnet. Timer I timefeltet skal du angive, hvor mange timer om ugen medarbejderen ansættes. Minutter 3
I dette felt skal du eventuelt udfylde, hvor mange minutter medarbejderen ansættes. Eksempel: Ansættes medarbejderen 35,50 timer, så udfyldes 35 i feltet timer og 30 i feltet minutter. Præsterede timer Ved nyansættelse på en brudt dato (startdato forskellig fra den 1. i en måned) skal du angive et antal præsterede timer, der skal bruges til at beregne lønnen. Afdeling Her kan du vælge mellem de afdelinger, du har adgang til. Du vil dog ikke kunne se afdelinger, der ikke har nogen ansatte. I praksis betyder det, at den første person der ansættes på en afdeling skal oprettes via det centrale lønsystem i HR-Centret. Jubilæumsdato Jubilæumsdato udfyldes ikke. Kan evt. efterfølgende ændres efter samråd med lønkonsulent Stillingskode Her vælger du stillingskode for medarbejderen. Du kan bladre i listen ved at skrive forbogstavet på den stilling, du vil finde. Skriver du fx 'S', vil du se den første stillingskategori, der begynder med 'S'. Se hjælpeskema til stillingskoder. Kommentar til lønkontoret I feltet "Kommentar til lønkontoret" kan du skrive en kommentar, som du gerne vil have med i mailen til lønkonsulenten. Kommentaren vil blive flettet til lønoplægget. Næste Når du klikker på Næste, kommer der et kontrolbillede frem, og du skal tjekke dine oplysninger grundigt og trykke på Opret medarbejder. 4
Når du har oprettet en ny medarbejder, vil der automatisk blive sendt en mail til din lønkonsulent i HR-Centret. I mailen vil der stå, at der er blevet oprettet et nyt ansættelsesforhold, og hvem der har oprettet det. Eksempel på en mail: Umiddelbart efter kan medarbejderen ses i Medarbejderoversigten under Ansat, ikke i løn. 6. Forberedelse til lønindplacering Se vejledningen til lønfanebladet Generel funktionalitet 7. Indberetning af løn Klik på Ret medarbejder og du kommer til faneblandet Løn. 5
Vælg stillingsbetegnelse Overenskomstmæssig stillingsbetegnelse Når du får vist billedet vil indholdet af listen være de overenskomstmæssige stillingsbetegnelser, der allerede findes på den aktuelle afdeling. Hvis medarbejderen skal ansættes i en anden stilling, skal du klikke på -knappen for at få vist alle stillingsbetegnelser indenfor forhandlingsområdet. Feltet Titel må ALDRIG udfyldes 8. Vælg overenskomst Overenskomstnummeret er de 5 cifre i parentes. Hvis nummeret evt. skal slås op i NIS, skal du se bort fra det første ciffer. 9. Vælg lønklasse Inden for hver overenskomst findes der mange forskellige lønklasser. I dropdown-menuen vil du blive præsenteret for de lønklasser der findes inden for den overenskomst, du har valgt. Lønklassen præsenteres med oplysning om grundløn, løntrinsforløb, pensionskasse, pensionsprocent samt lønklassenummeret (de 3 cifre i parentes). Når du har valgt lønklassen vil pensionskassen og pensionsprocenten automatisk blive udfyldt. Præsentation af løntrinsforløb Når der står et 'T' efter et løntrin betyder det, at der tildeles et eller flere automatiske løntrin eller tillæg udover grundlønnen ofte i forbindelse med anciennitetsstigning. Hvis der er et uafbrudt trinforløb på mere end 2 trin vises de med '-' mellem. Eksempel: 1,3-6, 8T,8T betyder flg. forløb: trin1, trin3, trin 4, trin5, trin6, trin 8 med tillæg, trin 8 med tillæg. Når du har valgt en lønklasse, vises de tillæg der automatisk tildeles via lønklassen. 6
10. Indsæt evt. Vagttype (Skal kun benyttes af Tjenestetidsbrugere) Hvis overenskomst og lønklasse er omfattet af de nye arbejdstidsregler, skal du i feltet vagttype vælge mellem følgende vagttyper: Blandede vagter (0) Nattevagter (1) Dagvagter (2) Aftenvagter (3) Vagttypens værdi afgør, hvilken honorering vi skal give på specielle dage (1. maj, Grundlovsdag, Juleaften og Nytårsaften). 11. Indsæt anciennitetsdato Ved en nyansættelse udfyldes feltet automatisk med ansættelsesdatoen. Hvis medarbejderen ansættes midt i en måned udfyldes feltet med den 1. i den følgende måned. Du kan altid selv rette datoen til en tidligere dato. Hvis feltet ikke er åbent for indtastning, skal du klikke i markeringsfeltet for at åbne det for indtastning: Feltet er åbent for ændring i de tilfælde, hvor der på den valgte overenskomst findes lønklasser, der indeholder anciennitetsstigninger. Derfor vil en ændring af anciennitetsdatoen ændre på lønsammensætningen. Når du har ændret på datoen skal du altid klikke på knappen Beregn grundlønstrin for at tjekke, at lønindplaceringen er korrekt. 12. Hvis der ikke skal tildeles tillæg indenfor eller udenfor overenskomst/forhåndsaftale klik på Gem og beregn løn. Gå til punkt 17 13. Hvis medarbejderen skal have tildelt tillæg indenfor overenskomst/forhåndsaftale: Vælg knappen Tildel fælles lønaftale Fælles lønaftaler dækker over centralt aftalte lønaftaler og lokalt aftalte lønaftaler. Der gælder en række regler for de forskellige fælles lønaftaler. Det giver sig udtryk i, hvilke felter du bliver præsenteret for og hvilke valgmuligheder du har. Du starter med at vælge tillægstype. Herefter vælger du aflønning i form af beløb eller trin. Bemærk at det kun er ved skalatrinslønnede, at du kan vælge mellem beløb og trin. Hvis tillægget skal tildeles i en afgrænset periode, skal du ændre slutdatoen og klikke på Søg for at se hvilke tillæg der kan tildeles i denne periode. Derefter vælger du i listen af tillæg, der allerede er tildelt på afdelingen. Hvis du vil tildele et tillæg, for at finde tillæg på hele forhand- der ikke tidligere er tildelt på afdelingen, skal du klikke på lingsområdet. 7
Når du har valgt et tillæg får du vist begrundelse og evt. klausuler for tillægget og du kan evt. ændre antal enheder, hvis medarbejderen skal have flere enheder af tillægget. Klik på knappen Tilføj 14. Der fremkommer en oversigt over medarbejderens lønsammensætning Hvis der skal tildeles flere tillæg både fælles og individuelle (se punkt 16) tilføjes disse inden der klikkes på gem og beregn løn. Tryk på knappen Gem og beregn løn Når du klikker på knappen, sendes der automatisk en mail til din lønkonsulent i HR-Centret med oplysninger om, at du har foretaget en lønændring på medarbejderen. Eksempel på en mail: 8
15. Alle dine oplysninger bliver nu gemt og du får beregnet den første hele månedsløn. Hvis medarbejderen ansættes midt i måneden vises beregningen for den følgende måned. Du har mulighed for at tilføje bemærkninger til din lønkonsulent Gå til punkt 17 16. Hvis medarbejderen skal have tildelt tillæg udenfor overenskomst/forhåndsaftale Vælg knappen Tildel individuel lønaftale Individuelle lønaftaler er som navnet antyder, tillæg der tildeles individuelt til den enkelte medarbejder. Der gælder en række regler for individuelle lønaftaler. Det giver sig udtryk i hvilke felter du bliver præsenteret for og hvilke valgmuligheder du har. Fx får du ikke mulighed for at vælge afkortning ved trintillæg. Du starter med at vælge en tillægstype og får så vist resten af felterne på billedet. Du vælger mellem beløb og trin. Bemærk at det kun er for skalatrinslønnede, du får mulighed for at vælge trin. 9
Du udfylder enten antal trin eller beløb (ALTID niveau 31.03.2000 (KTO) eller 01.01.2006 (Sundhedskartellet)). I Tillægsnavn tekstes lønelementet udfra vedlagte liste: Link til oversigt over tillægsnavne. Det er kun disse tillægsnavne der må anvendes i HTK. Vær opmærksom på, at der er sammenhæng mellem tillægsnavn og begrundelse. Tekstningen er et overenskomstmæssigt krav, så det skal tydeligt fremgå af den ansattes lønseddel, hvad der gives tillæg for. I Begrundelse skrives en mere uddybende begrundelse for, hvorfor tillægget gives. Teksten skal være præcis og forståelig for alle. Denne tekst vil medarbejderen kunne se både på lønoplægget og på sit skema Løn- og ansættelsesoplysninger i E-Boks. De øvrige felter er udfyldt med de mest sandsynlige værdier og de betyder: Modregning virker kun hvis medarbejderen får garantiløn du kan tale med din lønkonsulent. Afkortning. Tillæg/trin skal som hovedregel stå med løntimer (bliver reduceret i forhold til medarbejderens løndecimal). Vælges ingen bliver timerne ikke reduceret i forhold til medarbejderens løndecimal. Arbejdstimer skal aldrig benyttes. Feltet Skal indgå i (Merarbejde/Overarbejde) her skal fluebenet ikke fjernes. Pension og procent skal aldrig ændres. Udmøntningsgaranti: Står som Ikke omfattet. Feltet skal ikke ændres. Når du er færdig klikker du på knappen Tilføj og tillægget vises i listen af manuelt tildelte tillæg. Der vil nu fremkomme en oversigt over medarbejderens lønsammensætning Hvis der skal tildeles flere tillæg både fælles og individuelle (se punkt 15) tilføjes disse inden der klikkes på gem og beregn løn. Du har mulighed for at tilføje bemærkninger til din lønkonsulent Tryk på knappen Gem og beregn løn 10
Når du klikker på knappen, sendes der automatisk en mail til sin lønkonsulent i HR-Centret, med oplysninger om, at du har foretaget en lønændring på medarbejderen. Eksempel på en mail: Alle dine oplysninger bliver nu gemt og du får beregnet den første hele månedsløn. Hvis medarbejderen ansættes midt i måneden vises beregningen for den følgende måned. 17. Blanket/lønoplæg Der skal herefter dannes et lønoplæg. Klik på knappen 11
18. Indsæt ansættelsesdato. Klik på knappen Ok 19. Vælg skabelonen Lønoplæg ansættelse 20. Du skal nu udfylde profilen til dokumentet til personalesagen og tage stilling til, hvad der skal være gældende for ansættelsen. Eksempel: Den øverste halvdel er dokumentets profil og det er vigtigt at dokumenttitel udfyldes allerede her, da der ikke vil være mulighed for at ændre efterfølgende. Der kan evt. udfyldes supplerende oplysnin- 12
ger. Der skal tages stilling til alle spørgsmålene. Hvis medarbejderen i dette eksempel skal have tildelt tillæg udover overenskomst/forhåndsaftale markeres nej i spørgsmål 4 og ja i spørgsmål 5. Dette er også gældende, hvis der tildeles tillæg både indenfor og udover overenskomst. Klik på knappen Videre 21. Klik på Åbn 22. Opdater Word felter klik på Ja 23. Når oplægget er dannet skal du gøre følgende: Slet tomme rækker/linjer på lønoplægget. Der må ikke slettes tekst under selve lønsammensætningen. På følgebrevet skrives navn på organisationen og adresse, hvis oplægget skal fremsendes til dem enten til orientering eller forhandling. Hvis forhandlingsretten ligger i HTK skrives organisationens navn samt TR s navn. Husk at afkrydse hvilken straffeattest der er set i forbindelse med ansættelsen, hvis dette kræves for stillingen. Dokumentet lukkes på krydset i øverste højre hjørne og der klikkes på Ja Oplægget er nu gemt i personalesagen med profilen Ansættelse før godkendelse Oplægget skal nu underskrives af leder og evt. organisationen, hvis der er individuelt aftalte løndele. Oplægget kan underskrives enten digitalt eller med underskrift på blanketten. Vejledning til digital underskrift 13
Vejledning til arkivering af lønoplæg med underskrift i personalesagen (afsnit 4). 24. Arkiv Oplæg med underskrift arkiveres i personalesagen Ansættelse i almindelighed. I denne sag arkiveres endvidere øvrig dokumentation i forbindelse med ansættelsen, f.eks. uddannelsesbevis og anciennitetsberegning m.m. Når du arkiverer oplæg i sagen med profilen Ansættelse efter godkendelse, modtager din lønkonsulent automatisk en mail. 25. Lønkonsulenten kontrollerer på baggrund af oplægget om ansættelsen, lønindplaceringen, dokumentationen m.v. er korrekt og der frigives til løn. Afvent mail fra lønkonsulent før der skrives ansættelsesbrev. 26. Skriv brev Fremsøg medarbejderen i hurtigsøgeren 1: Skriv tjenestenummer 2: Klik på Personalesag Klik på knappen Skriv brev Ansættelsesdato indsættes 14
Skabelonen Ansættelsesbrev vælges ved at klikke på linjen Hvis du får valgt den forkerte skabelon klikker du på Fortryd og kommer tilbage til datofeltet, hvor du taster dato igen og vælger den rigtige skabelon. Herefter skal du tage stilling til forskellige spørgsmål vedrørende ansættelsen. Det er vigtigt at du tager stilling til og markerer ud for alle spørgsmålene, da det har betydning for, hvilke tekster, der bliver flettet ind i brevet. Den øverste halvdel er dokumentets profil og det er vigtigt at dokumenttitel udfyldes allerede her, da der ikke vil være mulighed for at ændre efterfølgende. Der kan evt. udfyldes supplerende oplysninger. Du skal være opmærksom på, om der er tildelt individuelle tillæg, hvor oplæg med organisationens 15
godkendelse ikke er modtaget. I det tilfælde skal du sige ja i spørgsmål 3 i dette eksempel. Det vil få betydning for den tekst der flettes til brevet vedrørende lønnen. Det skal i disse tilfælde fremgå, at der er tale om acontoløn. Se i øvrigt punkt 29 Herefter klikker du på knappen Videre Klik på Åbn Opdater Word felter klik på Ja Når brevet er flettet, skal det kigges igennem og evt. tilrettes manuelt. Vær opmærksom på følgende: Check stillingsbetegnelsen. En eventuelt forkortet stillingsbetegnelse skal skrives fuldt ud. Check evt. tekst vedrørende acontoløn. Blanke linjer/rækker i lønsammensætningen skal slettes. Marker linjerne, højreklik og vælg slet Navn og stillingsbetegnelse påføres maskinelt for den, som skal stå som underskriver af brevet. Leder skal altid stå som underskriver, medmindre der er givet skriftlig bemyndigelse til at en anden medarbejder må stå som underskriver. Til sidst slettes eventuelle blanke linjer mellem afsnittene. Der skal være dobbelt linjeafstand mellem afsnittene. Særligt hvis du ansætter Rengøringsassistent skoler (ovk. 44141), Pædagog (ovk. 46001), Musikskolelærer (ovk. 45111) og lærer (ovk. 45001). Se vejledning Generelt vedrørende brevskrivning, punk 1-4. 27. Arkiv Dokumentet lukkes på krydset i øverste højre hjørne og der klikkes på Ja 16
Oplægget er nu gemt i personalesagen med profilen Ansættelsesbrev 28. Brevet fremsendes til medarbejderen vedlagt følgende: Skema vedr. omsorgsdage (fremsendes hvor det er relevant) Invitation til introduktionsdag (fremsendes ikke til elever, tidsbegrænsede ansættelser, ansatte i løntilskud/jobtræning, genansatte (varig ansættelse), timelønnede) Pensionsskema (fremsendes ikke til ansatte, der ER i pension fremgår af felt i lønsammensætning på ansættelsesbrevet) 29. Efter modtagelse af underskrevet oplæg fra organisation I de tilfælde hvor en nyansat medarbejder har fået tildelt individuelle tillæg, og hvor organisationens godkendelse endnu ikke var modtaget ved udfærdigelse af ansættelsesbrev, skal du gøre følgende, når du modtager det godkendte oplæg: Fremsøg medarbejderen i hurtigsøgeren 1: Skriv tjenestenummer 2: Klik på Personalesag Klik på knappen Skriv brev Ansættelsesdato indsættes 17
Skabelonen Ansættelse godkendelse efter acontoløn vælges ved at klikke på linjen Herefter klikker du på knappen Videre Oplysninger vedr. dokumenter er dokumentets profil og det er vigtigt at dokumenttitel udfyldes allerede her, da der ikke vil være mulighed for at ændre efterfølgende. Der kan evt. udfyldes supplerende oplysninger. Herefter klikker du på knappen Videre Klik på Åbn Opdater Word felter klik på Ja 18
Når brevet er flettet, skal det kigges igennem og evt. tilrettes manuelt. Vær opmærksom på følgende: Check stillingsbetegnelsen. En eventuelt forkortet stillingsbetegnelse skal skrives fuldt ud. Blanke linjer/rækker i lønsammensætningen skal slettes. Marker linjerne, højreklik og vælg slet Da navn og stillingsbetegnelse ikke påføres automatisk for den, som skal stå som underskriver af brevet, skal dette tastes manuelt. Leder skal altid stå som underskriver, medmindre der er givet skriftlig bemyndigelse til at en anden medarbejder må stå som underskriver. Til sidst slettes eventuelle blanke linjer mellem afsnittene. Der skal være dobbelt linjeafstand mellem afsnittene. Arkiv Dokumentet lukkes på krydset i øverste højre hjørne og der klikkes på Ja Oplægget er nu gemt i personalesagen med profilen Ansættelse godkendelse efter acontoløn Brevet fremsendes til medarbejderen. 19