Markedsinfo Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk Side 1
Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Rollebaseret Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 200 222 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato 29.09.10 Side 2
Indhold 1. Indledning... 5 Generelt... 5 Forudsætninger... 6 Menu... 6 Naddon produkter... 7 2. Opsætning... 8 Generelt... 8 Knappen WebHjælp... 8 Supplerende oplysninger... 8 Støttetabeller... 9 NN Markedsdata... 10 INFODirekt... 10 KOB... 10 Markedsinfo - om... 11 3. Søgning... 12 Virksomhed... 12 Geografi... 13 Økonomi... 14 Branche... 14 Knappen Funktion Gem søgning... 15 Knappen Funktion Åbn søgning... 15 Søgeresultat... 16 4. Virksomheder... 18 Stamdata... 18 Kommunikation... 19 Brancher... 20 Beslutningstagere... 20 Binavne... 21 Datterselskaber... 21 Ejerforhold... 22 Nøgletal... 22 Revisorer... 23 Knappen Overfør til på Virksomhedsskærmbilledet... 23 Knappen Opret som på Virksomhedsoplysninger... 25 Knappen Links på Virksomhedsskærmbilledet... 28 Knappen Funktion på virksomhedsskærmbilledet... 28 Side 3
Knappen Naviger på virksomhedsskærmbilledet... 28 5. Opdater alle virksomheder... 30 6. Debitor-, kreditor- og kontaktkortet... 31 Appendix A. RIM konfigurationsspørgeskema... 32 Side 4
1. Indledning Generelt Naddon Markedsinfo er en funktionalitetsudvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er en integration mellem dataleverandører som f. eks. INFODirekt og Debitor-, Kreditor- samt Kontaktkartoteket i Microsoft Dynamics NAV. NB! Det er nødvendigt, at have abonnement hos en dataleverandør for at kunne benytte dette add-on til Microsoft Dynamics NAV. Med Markedsinfo bliver det bl.a. muligt at: a. Importere data fra dataleverandører som INFODirekt og NN Markedsdata ud fra givne søgekriterier. b. Skifte frit mellem dataleverandører, kun ved at ændre i opsætningen i Microsoft Dynamics NAV. c. Oprette debitor, kreditor og kontakt i Microsoft Dynamics NAV ud fra søgeresultater. d. Opdatere debitor, kreditor og kontakt i Microsoft Dynamics NAV ud fra søgeresultater. e. Minimere fejl, da virksomhedsoplysninger overføres elektronisk i den form de optræder i, hos dataleverandøren. f. Opdaterer alle virksomhedsoplysningerne fra en dataleverandør via een kørsel. g. Integration til Debitor Register vedr. kredittjek. Dette forudsætter, at dataleverandør er NN Markedsdata. Kursusmaterialet gennemgår - udover opsætning - følgende scenarier: Søgning Virksomheder Oprettelser/Opdatering Støttetabeller Side 5
Diagram Opdater alle virksomheder Debitorkort Søgning Virksomheder Opret/opdater Kreditorkort Opslag Eksempelvis INFODirekt Debitor Register m.fl. Kontaktkort Figur 1.1 Diagram Forudsætninger For at benytte Markedsinfo forudsættes adgang til Microsoft Dynamics NAV samt at Markedsinfo-udvidelsesobjekter er installeret. Der skal være adgang til Internettet. Derudover skal der foreligge licens til Markedsdata. Det forudsættes at læseren af dette kursusmateriale er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og bekendt med debitorkort, kreditorkort samt kontaktkort. Skærmbilleder Under hvert skærmbillede er menustien angivet. Fra Microsoft Dynamics NAV vil man via knappen Hjælp (F1) kunne se de respektive kapitler i dette kursushæfte, såfremt webhjælp er slået til (se kapitel 2). Menu Figur 1.2 Markedsinfomenu Side 6
Naddon produkter På hjemmesiden www.naddon.dk kan du læse om dette og øvrige produkter i Naddon serien. Side 7
2. Opsætning Opsætningen kan ske manuelt, eller man kan få et RIM konfigurations-spørgeskema (Rapid Implementation Methodology), hvor man taster oplysningerne ind i et Excel regneark, som derpå indlæses i regnskabet. Konfigurationsspørgeskemaet kan med fordel bruges som checkliste forud for en manuel opsætning. Se appendix A RIM konfigurationsspørgeskema. Knappen Webhjælp giver adgang til hjælpemenuen, hvor teksten fra dette materiale er gengivet. Generelt I feltet dataleverandør vælges den udbyder, man har licens hos. Aktiver Webhjælp markeres, hvis man ønsker at benytte denne funtionalitet. Med knappen Webhjælp kan kommer man til det kapitel i dette kursusmateriale, som omhandler skærmbilledet. Hjælpen kan også nås via F1. Feltet Debug tilstand markeres, hvis man ønsker at systemet skal logge de webservice kald der oprettes til dataleverandøren og de svar der kommer tilbage. Disse logninger gemmes i brugerens system temp mappe. Figur 2.1 (Markedsinfo Opsætning - Opsætning) Knappen WebHjælp Denne knap går igen på skærmbillederne og vil ikke blive beskrevet i det efterfølgende materiale. Supplerende oplysninger På fanebladet Supplerende oplysninger kan man afmærke, hvilke supplerende oplysninger man ønsker at importere fra sin dataleverandør. Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 Klassisk Side 8
Figur 2.2 (Markedsinfo - Opsætning Opsætning) Støttetabeller Her vælger man hvilke tabeller fra dataleverandøren, man ønsker at importere. Værdierne i tabellerne kan, efter import, kun ses fra opslag på søgekortet og benyttes til opslag af værdier i forbindelse med at afgrænse søgningerne. Figur 2.3 (Markedsinfo - Opsætning Opsætning) Side 9
På knappen Funktion - Opdater støttetabeller kan man hente opdaterede værdier til støttetabellerne fra dataleverandøren. NN Markedsdata Password fås af NN Markedsdata ved oprettelse af licens. Med angivelse af maks antal resultater pr. søgning kan man optimere søgetiderne. INFODirekt Brugernavne og passwords fås af INFODirekt ved oprettelse af licens. KOB Produktet er klargjort til integration med KOB (Købmandsstandens Oplysningsbureau) men integrationen er ikke implementeret og dermed ikke understøttet. Figur 2.4 (Markedsinfo - Opsætning Opsætning) På knappen Funktion - Test forbindelsen - testes alene, om der er adgang til dataleverandørens webservice. NB! Adgangskode valideres ikke ved denne test. Side 10
Markedsinfo - om Her kan man se, hvilken version af modulet, man anvender. Figur 2.5 (Markedsinfo Opsætning - Om) Side 11
3. Søgning Ved hjælp af Søgning findes de firmaer, man ønsker at hente informationer om, fra sin dataleverandør, ud fra de definerede søgekriterier. Der skal gøres opmærksom på, at det er dataleverandørens søgefilter, der ligger til grund for resultatet. Eksempelvis kan en søgning på Høy i navn give resultater indeholdende høi, høj eller høy både store og små bogstaver - og en søgning på navn eks. Sports Partner (2 ord) kan vise resultater, hvor enten det ene, det andet eller begge ord forekommer ligeledes hvis de forekommer i binavne (se kapitel 4). Knappen Søg påbegynder søgning hos dataleverandøren via Internettet. Resultatet vises i et nyt skærmbillede, som beskrives sidst i dette kapitel - Søgeresultat. Knappen Ny søgning sletter søgefiltere i felterne, så man kan begynde forfra. Knappen Funktion indeholder menupunkter til Gem søgning, Åbn søgning og Opsætningsskærmbilledet. Åbn og gem søgning forklares senere i teksten. Virksomhed Der er følgende felter at afgrænse sin søgning på, hvoraf nogle er selvforklarende og ikke vil blive uddybet: Figur 3.1 (Markedsinfo - Søgning) Felt Navn Etableringsdato Forklaring Indtast navn. Der skelnes ikke mellem - stor og små bogstaver - i, j og y - For øvrige regler henvises til dataleverandørens vejledning. Hvornår er firmaet etableret Side 12
Opdateringsdato Unik ID P-nummer Bevar søgekriterier Hvor langt tilbage i tid søges der data. TDC ID (historisk unik nøgle til identifikation) CVR Produktionsenhedsnummer Mærk af her for at bevare søgekriterier til næste søgning. Geografi Geografiske søgemuligheder. Opslagene giver hurtigt adgang til postnumre, kommunekoderne og regionskoderne. Figur 3.2 (Markedsinfo - Søgning) Her vises et eksempel på opslag i kommunekoderne, som viser de informationer der ligger i støttetabellerne til Markedsinfo. Disse støttetabeller kan opdateres fra Markedsinfo opsætningen. Figur 3.3 (Støttetabel - Kommunekode) Side 13
Økonomi På dette faneblad er det mulighed for at indtaste en række søgeintervaller af økonomisk karakter. Antallene angives i tusinder i dette skærmbillede. Figur 3.4 (Markedsinfo - Søgning) Branche Søgemuligheder indenfor specifikke brancher. Brug opslagene til at få hurtigt adgang til alle branchekoderne eller lav en søgningen ved at angive en fritekst i feltet Branche Figur 3.5 (Markedsinfo - Søgning) Side 14
Knappen Funktion Gem søgning Figur 3.6 (Markedsinfo Søgning) Her har man mulighed for at gemme de indtastede søgekriterier til senere brug. De gemte søgekriterier hentes frem igen, ved hjælp af Funktion Åbn søgning som beskrives senere. I feltet beskrivelse angives en et sigende navn for denne søgning, hvorefter der trykkes Gem for at gemme denne søgning. Figur 3.7 (Markedsinfo - Søgning) Knappen Funktion Åbn søgning Her har man mulighed for at indlæse de indtastede søgekriterier, som man tidligere har gemt. Vælg den søgning der ønskes at åbne og tryk OK. Herefter vil systemet udfylde de pågældende felter på søgekortet. Side 15
Figur 3.8 (Markedsinfo - Søgning) Søgeresultat Søgeresultaterne vises i nedenstående skærmbillede. Figur 3.9 (Markedsinfo Søgning efter gennemført søgning) Knappen Funktion giver mulighed for at gemme de fremsøgte data. De gemte data vil derefter kunne ses i menupunktet Virksomheder. - Gem: Gemmer det resultat/den virksomhed man står på. - Gem markerede (med Ctrl+F1): Man markerer først de resultater, man ønsker at gemme og derpå vælger denne funktion. Side 16
- Gem alle: Gemme alle fremsøgte resultater. - Gem alle som målgruppe: Denne er lidt speciel i det, at resultaterne IKKE bliver gemt som virksomheder, men derimod som kontaktpersoner. Når man gemmer alle som målgruppe, vil man blive bedt om at indtaste et navn for denne målgruppe. Systemet opretter en målgruppe (under Marketing i Dynamics NAV) og alle de oprettede kontakter tilknyttes denne målgruppe. Figur 3.10 (Markedsinfo Søgning efter gennemført søgning knappen Gem) Når søgningen er gemt betyder det, at man kan finde disse i skærmbilledet Virksomheder. (Se kap. 4). NB. Det gælder dog ikke dem der gemmes som målgruppe. Side 17
4. Virksomheder Når virksomhedsoplysninger er søgt frem, kan man se dem i dette skærmbillede. De fleste felter er selvforklarende, hvorfor kun en del uddybes i det efterfølgende. På de enkelte faneblade kan man se, hvilke felter der hentes data til hvis der i det viste eksempel findes nogle data. Stamdata Her vises alle stamdataene for virksomheden. Her får man det første overblik over virksomhedens størrelse og drift status. Der er endvidere lidt historik omkring hvornår virksomheden er grundlagt osv. Figur 4.1 (Markedsinfo Virksomheder) Felt Kilde Adresse Forklaring Angiver hvilken dataleverandør informationerne er hentet fra. Datofeltet bagved viser hvornår disse informationer sidst er blevet opdateret. Ved klik på denne etableres forbindelse til kortvisning for virksomhedens adresse. Side 18
Kommunikation Denne fane viser de oplyste informationer omkring kontakt til virksomheden. Figur 4.2 (Markedsinfo Virksomheder) Felt Forklaring E-mail Hjemmeside Ved klik på denne åbnes en ny mail, hvor adressat er indsat. Kræver at der anvendes Microsoft Outlook. Ved klik på denne etableres forbindelse til hjemmeside for virksomheden. Side 19
Brancher Her listes hvilke brancher virksomheden er tilknyttet. Der kan være en eller flere brancher oplyst, men der vil altid kun være én primær branche. Figur 4.3 (Markedsinfo Virksomheder) Beslutningstagere Her er beslutningstagerne listet for virksomheden. Den samme person kan godt være listet flere gange på denne fane, hvis personen besider forskellige roller for virksomheden. Figur 4.4 (Markedsinfo Virksomheder) Side 20
Binavne Her er virksomhedens binavne listet. Figur 4.5 (Markedsinfo Virksomheder) Datterselskaber Her ses en liste over datterselskaber med en angivelse i procent af, hvor stor en andel der ejes af datterselskabet. Figur 4.6 (Markedsinfo Virksomheder) Side 21
Ejerforhold Visning af hvem denne virksomhed ejes af. Der er igen angivelse af andel i procent i forhold til ejerskabet. Figur 4.7 (Markedsinfo Virksomheder) Nøgletal Virksomhedens nøgletal gennem de sidste 5 år. Der kan forekomme kolonner hvor der ikke er angivet nogle værdier, og det er fordi de ikke er blevet oplyst til dataleverandøren. I kolonnen link til regnskab kan man trykke på knappen og derved åbner systemet en Internet Explorer og viser hele regnskabet for virksomheden de pågældende år. Figur 4.8 (Markedsinfo Virksomheder) Side 22
Revisorer Her vises den eller de revisorer der er tilknyttet til virksomheden. Figur 4.9 (Markedsinfo Virksomheder) Knappen Overfør til på Virksomhedsskærmbilledet Overfør til har følgende valgmuligheder: Eksisterende debitor, Eksisterende kreditor eller Eksisterende kontakt. Når man vælger Overfør til Eksisterende debitor, vil følgende skærmbillede vise sig: Figur 4.10 (Markedsinfo Virksomheder Overfør ) Her vælger man den ønskede debitor, der skal opdateres med de nye informationer og trykker OK. Side 23
Figur 4.11 (Markedsinfo Virksomheder Overfør debitor) Man får vist data fra den eksisterende debitor i Navision, data fra Markedsinfo og resultat af sammenkædning af de to sæt data. Man har mulighed for at rette direkte i resultatfelterne. Når man vælger knappen Gem overføres data. Man får besked på, at opdateringen er gennemført. På debitorkortet kan man nu se de opdaterede adressefelter. Figur 4.12 (Salg & marketing - Salg - Debitorer) Side 24
Knappen Opret som på Virksomhedsoplysninger Opret som har følgende valgmuligheder: Opret debitor, Opret kreditor eller Opret kontakt. Figur 4.13 (Markedsinfo Virksomheder Opret som - Leverandør) Når man vælger Opret som vil følgende skærmbillede vise sig (som eksempel her vist for leverandør/kreditor): Side 25
Figur 4.14 (Markedsinfo Virksomheder Opret leverandør) Man får vist data fra Markedsinfo og hvordan det foreslås oprettet på Kreditorkortet i Microsoft Dynamics NAV, hvor det er muligt at rette i kreditoroplysningerne. Ved at afmærke feltet Beslutningstagere som.. overføres beslutningstagere til relaterede kontakter på Kontakt kort. Vælg knappen Opret og der kommer følgende besked: Side 26
På kreditorkortet kan man se resultatet. Figur 4.15 (Økonomistyring Gæld - Kreditorer) NB! Vil man at gøre brug af Beslutningstagere som relaterede kontakter på kontaktkortet, er det en god ide at begynde med at oprette virksomheden som kontakt. Derpå kan man gøre brug af afkrydsningsfeltet ved oprettelse af Debitor- eller Kreditorkort, som overfører samtlige Beslutningstagere for virksomheden til Relaterede kontakter på kontaktkortet. Ved oprettelse af debitorer får man adgang til endnu et felt; nemlig Brug debitorskabelon. Figur 4.16 (Markedsinfo Virksomheder Opret som - Kunde) Side 27
Skabelonerne hentes fra menupunktet Opsætning Programopsætning Salg & Marketing Debitorskabeloner. Når debitoren oprettes i Microsoft Dynamics NAV anvendes skabelonen til at udfylde bogføringsopsætning osv. Knappen Links på Virksomhedsskærmbilledet Links har følgende valgmuligheder: - Kort (Vejvisning): Hvis dataleverandøren er NN Markedsdata åbnes deres hjemmeside hvor et kort vises. Hvis det er en anden dataleverandør linkes der til Findvej.dk s hjemmeside. - Koncernhierarki:* Koncernhierarki vises på NN Markedsdatas hjemmeside. - Debitor Register:* Debitor Register giver direkte opslag i deres database og vises fra deres hjemmeside. *Forudsætter at dataleverandøren er NN Markedsdata. Knappen Funktion på virksomhedsskærmbilledet Funktion har følgende valgmuligheder: - Oversigt (F5): Oversigt viser alle gemte firmaer i en liste. - Slet firma (F4): Slet firma sletter firmaet fra NN Markedsinfo database i Microsoft Dynamics NAV. - Opdater information: Opdater information henter opdaterede informationer om virksomheden fra dataleverandøren,eksempelvis hvis der er kommet nye regnskabstal eller navne under beslutningstagere osv. Knappen Naviger på virksomhedsskærmbilledet Her kan man se, hvilke steder, Virksomhedens oplysninger er lagt ind i Microsoft Dynamics NAV med angivelse af type og nummer. Tryk på Vis kort for at åbne det respektive kort i Microsoft Dynamics NAV. Side 28
Eksempel: Figur 4.17 (Markedsinfo Virksomheder Naviger) Side 29
5. Opdater alle virksomheder Det er mulig at opdatere informationerne for alle virksomhederne i Markedsinfo. Under menuen Markedsinfo Periodiske aktiviteter findes kørslen Opdater alle virksomheder. Man vil blive præsenteret for en besked inden kørslen starter med mulighed for at afbryde kørslen igen, i det den kan tage lidt tid at kører, afhængigt af antallet af virksomheder der skal opdateres. NB: Det vil kun være virksomheder der har samme kilde (dataleverandør), som den dataleverandør der er angivet i Markedsinfo opsætningen, der vil blive opdateret. Side 30
6. Debitor-, kreditor- og kontaktkortet Har man på menupunktet Virksomheder valgt at opdatere eller oprette debitor, kreditor eller kontakt, kan resultatet efterfølgende ses på det tilhørende debitor-, kreditor- eller kontaktkort i Microsoft Dynamics NAV. Figur 6.1 (Salg & Marketing Salg Debitor) Ligeledes har disse kort fået påført en knap Markedsinfo. Ved hjælp af den kan man komme direkte over i Markedsinfo og se alle gemte data fra dataleverandøren i Virksomhedskortet. NB! Hvis der kommer en meddelelse om at firmaet ikke er fundet: Så findes firmaet ikke i de indhentede oplysninger fra dataleverandøren. Gå til Markedsinfo, Søgning og ved hjælp af søgekriterier indhendt informationerne. (se kap. 3) Side 31
Appendix A. RIM konfigurationsspørgeskema Side 32
Side 33
Side 34