DIREKTØRKONTRAKT Mellem direktør Lone Møller Sørensen Statens Byggeforskningsinstitut og departementschef Michael Dithmer, Økonomi- og Erhvervsministeriet indgås følgende direktørkontrakt. Resultatmålene fremgår af de følgende sider. Kontrakten er gældende for perioden 1. januar 2006 til og med 31. december 2006. Kontrakten er indgået på grundlag af Statens Byggeforskningsinstituts resultatkontrakt for år 2006-2008, og der henvises til denne for en nærmere beskrivelse af Statens Byggeforskningsinstituts øvrige resultatmål. Kontrakten er indgået i henhold til Finansministeriets publikation "Effektiv opgavevaretagelse i staten", oktober 2003. Principperne for vurderingen af resultaterne og ydelse af resultatlønstillæg fremgår af Økonomi- og Erhvervsministeriets vejledning i udarbejdelse af resultatkontrakter 2006. København, den 6. februar 2006 Departementschef Michael Dithmer Direktør Lone Møller Sørensen
Mål i direktørkontrakten. Kontraktstyringen i relation til styrelserne på Økonomi- og Erhvervsministeriets område udgøres af styrelsens resultatkontrakt, der vægtes med 2/3 del og målene for direktørens indsats på udvalgte områder, der fremgår af denne direktørkontrakt, der vægtes med 1/3 del. Målene for direktørens indsats er udarbejdet under hensyntagen til principperne for god offentlig topledelse og arbejdsprogrammets indsatsområde Lederskab. 1. Fokus på mål, resultater og effekter 1.1 Det er direktørens ansvar, at organisationens ledere og medarbejdere kender og forstår de politiske mål og intentioner, og at de forfølger disse mål. Direktøren skal understøtte, at organisationens faglige miljøer følger op på graden af målopfyldelse, herunder hvad der virker, og hvad der er uhensigtsmæssigt, og at det afrapporteres til direktøren. Det er en vigtig del af direktørens opgave at sikre, at alle ledere og medarbejdere har fokus på resultater og effekter. Det er ikke nok, at målene er defineret og handleplanerne lagt fast. Direktøren har en særlig opgave i at skabe en resultatorienteret ledelseskultur blandt organisationens ledere. 1.1. a Direktøren skal sikre, at der er udarbejdet en strategi for styrelsens faglige og organisatoriske udvikling, der bl.a. relaterer sig til koncernens arbejdsprogram. Strategien skal bidrage til, at retningen for styrelsens udvikling er klar for ledere og medarbejdere, så styrelsens opgaver kan tilrettelægges og prioriteres herefter. Strategien indsendes til departementet med henblik på drøftelse på styrelsesmødet i efteråret. SBi har en strategi der beskriver instituttets faglige og organisatoriske udvikling, 'Strategi 2004-2007'. Strategien indsendes til drøftelse på styrelsesmødet i efteråret. 1.1. b Direktøren skal sikre, at effekten af styrelsens opgaveløsning måles ved fastlagte målemetoder. Har styrelsen ikke målemetoder/systemer til at måle resultatkontraktens treårige strategiske målsætninger og de etårige resultatmål, skal der i 2006 udvikles og implementeres et målesystem, der sikrer, at direktøren løbende kan følge fremdriften i styrelsens et-årige resultatmål og de tre-årige strategiske målesætninger fra 2007. SBi har et system til opfølgning på både de strategiske målsætninger og 1-årige resultatmål. SBi indsender dokumentation for målesystemet. 1.2 Der kan være mange forskellige forklaringer på, at resultaterne ikke lever op til målene. I forlængelse heraf skal direktøren sikre, at resultatopfølgninger bliver brugt fremadrettet til at iværksætte handlinger, som forbedrer indsatsen. Der skal skabes rammer og incitamenter, der understøtter systematisk opfølgning på kerneopgaverne, og det skal sikres, at styrelsen udvikler indsatsen på baggrund af viden om sammenhængen mellem ressourcer, kompetencer, aktiviteter og resultater. 1.2 Direktøren skal sikre, at styrelsen løbende foretager procesoptimering dvs. sikrer, at arbejdsprocesser er planlagt og gennemføres så effektivt som muligt. Procesoptimeringen kan fx gennemføres med udgangspunkt i styrelsens opgavehierarki, med afsæt i Excellencemodellen, på baggrund af Lean-modellen eller lignende. a. Den interne kommunikationsproces, omfattende kommunikationsrådgivning og forlagsaktiviteter, analyseres og der opstilles mål samt handlingsplan for forbedring af processen. (Indgår som en del af resultatkontrakten.) b. Sikring af kvalitet og effektivitet i forskningsproces og -produkt b1. Analyse af området b2. Fastlæggelse af mål og udarbejdelse af handlingsplan 2
1.3 Endvidere skal direktøren sikre, at der foretages hensigtsmæssige prioriteringer af institutionens opgaver. I koncernen vil der blive foretaget prioriteringer på koncernniveau, så institutionerne må ændre lokale prioriteringer ud fra hensynet til fællesskabets bedste. Institutionerne bør tage hensyn til koncernens samlede funktion, når der lokalt prioriteres ressourcer og opgaver. Omvendt skal koncernen tage højde for de institutionelle forskelligheder. 1.3 Direktøren skal sikre, at styrelsen efterlever koncernens effektiviseringsstrategi herunder bl.a., at koncernindkøbspolitikken følges, så fx indkøb over 100.000 kr. koordineres med KoncernIndkøb, at styrelsen deltager i koncernens fælles udbud mv. a. Alle indkøb over 100.000 kr. koordineres med koncernindkøb. Styrelsen deltager endvidere i relevante fælles ØEM udbud. b. Planen for implementering af klare mål, jf. departementets notat af 9. august 2005, samt de relevante elementer i departementets vejledning til resultatkontrakter. 1.4 Lederne skal løbende kommunikere beslutninger, prioriteringer og strategier til medarbejderne. Desuden skal beslutninger videreformidles og begrundes, så de får den ønskede gennemslagskraft. Det er især afgørende, at der er overensstemmelse mellem det ledelsen siger og efterfølgende gør. Direktøren skal i forlængelse heraf understøtte, at lederne engagerer sig personligt i udviklingen af koncernen og løsningen af konkrete opgaver. I et koncernperspektiv er det afgørende, at institutionernes ledere er gode repræsentanter for koncernens strategier, politikker, værdier og beslutninger, og efterfølgende sikrer, at de implementeres lokalt. 1.4 Direktøren skal sikre, at cheferne gør arbejdsprogrammet kendt blandt medarbejderne og integreret i styrelsen, så det bliver anvendt. a. Arbejdsprogrammet anvendes ifm udarbejdelse af resultatkontrakt, ideer til koncernprojekter, årlige handlingsplaner og øvrige større tiltag. 2. Fokus på lydhørhed og påvirkning af omverdenen Den offentlige sektors legitimitet og omdømme fastholdes af kommunikationen udadtil. Direktøren har derfor et ansvar for, at styrelsen påvirker omverdenen ved at sikre en målrettet og vedvarende kommunikation af styrelsens mål, strategier og resultater, og klart at kommunikere hvad styrelsen står for. Hvad der ikke kan forklares kan ikke forsvares - Styrelsen skal opfattes som troværdig, kommunikerende og tilgængelig for omverdenen og det skal fremgå, at der er sammenhæng mellem styrelsens kommunikation, de politiske mål og de daglige handlinger. 2. Direktøren skal sikre, at styrelsen udarbejder en kommunikationsstrategi, der bidrager til at styrelsen bliver opfattet som troværdig, kommunikerende og tilgængelig af omverdenen jf. ovenstående. Udkast til kommunikationsstrategi indsendes til departementet og vil blive drøftet på styrelsesmødet i efteråret. a. Udarbejde et kommunikationsregnskab for 2005 Kommunikationsregnskabet er en samlet opgørelse af SBi kommunikationsaktiviteter og en vurdering af hvorledes SBi opfylder målene i kommunikationspolitikken og strategi, b. Vurdere om der er behov for en revision af kommunikationspolitikken 1 og evt. udarbejde en revideret kommunikationspolitik. 1 SBi har både en ekstern og intern kommunikationspolitik. 3
3. Fokus på ledelse I de kommende år bliver kampen om gode medarbejdere større i kraft af den demografiske udvikling. Koncernen har derfor en særlig udfordring i at tiltrække og fastholde de gode medarbejdere og ledere. Ambitionen er, at Økonomi- og Erhvervsministeriet er en attraktiv arbejdsplads. 3.1 Direktøren står i spidsen for udmøntning af principperne for kompetenceudvikling. Udmøntningen af kompetenceudviklingsstrategien skal ske i løbet af 2006 og medio 2007 og skal ske under hensyntagen til lokale tiltag. 3.1 Direktøren skal sikre at kompetenceudviklingsstrategien udmøntes effektivt i styrelsen. a. Revision af personalepolitikken, så den afspejler praksis for kompetenceudvikling herunder læring i praksis og karrieremuligheder b. Udbygge MUS så der sikres fokus på læring i praksis og karrieremuligheder c. Gennemføre et kompetenceudviklingsforløb indenfor projektledelse med fokus på 'proaktiv projektplanlægning og forskningsmetodikker' Målet er at opfylde de 15 principper for kompetenceudvikling i ØEM. 3.2 Det er vigtigt, at lederne i Økonomi- og Erhvervsministeriet motiverer medarbejderne i arbejdet med at nå koncernens vision og skabe en god arbejdsplads og koncern. Koncernens ledere skal være gode personaleledere, der støtter den enkelte medarbejders og koncernens udvikling. Herudover skal ledelsen samlet set være i besiddelse af de personlige og faglige kompetencer, som afspejler styrelsens udfordringer. Rekruttering og udvikling af ledere bør derfor have særlig bevågenhed. 3.2 Direktøren følger op på ledelsesevalueringen og de individuelle udviklingsplaner. Ved afrapporteringen på direktørkontrakten indsendes dokumentation for opfølgningen. 3.3 Formålet med resultatbaseret løn til chefer er at motivere dem til i højere grad at yde en ekstra indsats indenfor de fagspecifikke og organisatoriske områder som ledelsen prioriterer. 3.3 Styrelsen skal øge andelen af resultatbaseret løn til chefer med 75 % i 2006 (i forhold til 2,28% i departementets notat af 13.10.2005 - jf. styrelsernes koncept for resultatbaseret løn). Styrelsen skal nå op på 10 % inden 2009. 4. Fokus på integration Det er regeringens mål, at opnå en bedre integration af etniske minoriteter i det danske samfund. Økonomiog Erhvervsministeriet skal bidrage hertil ved at øge andelen af etniske minoriteters andel af den samlede medarbejderskare. 4. Andelen af etniske minoriteter af den samlede medarbejderskare skal stige med mindst 10 pct. dog minimum med én person. 4
5. Fokus på it-sikkerhed ØEM er i dag i stort omfang afhængig af, at it-systemer og tilhørende procedurer fungerer sikkert og effektivt. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge it-sikkerheden så sikkerhedsniveauet er acceptabelt for organisationen. Med det formål gennemføres der derfor en årlig risikovurdering, hvis vigtigste element er ledelsens vurdering af konsekvenserne for organisationen, hvis et system eller et andet it-aktiv udsættes for skade. 5. Styrelsen skal senest ved udgangen af september måned 2006 have gennemført en ny risikovurdering af it-sikkerheden, der tjener som opfølgning på igangsatte forbedringstiltag og som grundlag for det kommende års forbedringsarbejde. 5
Scorebog for direktørkontrakten Nedenstående scorebog definerer opfyldelsen af direktørkontrakten, som er uddybet i ovenstående. Tabel 1. Direktørkontraktens målområder for 2006 Scorebog Ikke Delvist Opfyldt Nr. Vægt 0 point 50 point 100 point Mål, resultater og effekter 1.1 a Strategi for faglig og organisatorisk udvikling 1 0 1.1 b Målemetode og system til opfølgning 2 0 resultatkrav 1.2 Procesoptimering 20 0 resultatkrav 1.3 Effektivisering 8 0 resultatkrav 1.4 ØEM arbejdsprogram 5 0 resultatkrav Lydhørhed og påvirkning af omverden 2 Kommunikationsstrategi 15 0 resultatkrav Ledelse 3.1 Kompetenceudvikling 15 < 11 principper 3.2 Opfølgning på ledelsesevaluering 10 Opfølgningsmålene gennemført < 80% 3.3 Resultatbaseret chefløn 10 Resultatbaseretløn øget med < 60% Integration 4 Integration 5 0 resultatkrav IT-sikkerhed 5 IT-sikkerhed 10 0 resultatkrav 11 principper Opfølgningsmålene gennemført 80% Resultatbaseretløn øget med 60% 2 resultatkrav 2. resultatkrav 2 resultatkrav 13 principper Opfølgningsmålene gennemført 95% Resultatbaseretløn øget med 75% - Gennemført inden udgangen af nov. 2006 Gennemført inden udgangen af sep. 2006 1 SBi har en strategi der beskriver instituttets faglige og organisatoriske udvikling, Strategi 2004-2007 2 SBi har ingen åremålsansættelser der udløber i 2006. For alle mål skal målopfyldelsen kunne dokumenteres. 6
Scorebog for resultatkontrakten Nedenstående scorebog definerer opfyldelsen af SBi's resultatkontrakt. Opfyldelsen er uddybet i Resultatkontrakten. Tabel 2. SBi's målområder for 2006 Nr. Målområder Ikke Delvist Opfyldt Samfundsresultat Forskning 1 Forskningsresultater og videnskabelige publiceringer 0-2 resultatkrav 3 resultatkrav Formidling 2 Vejledninger og it-programmer 0-2-3 resultatkrav 4 resultatkrav 3 Presse Under 550 indslag Min. 550 indslag Min. 600 indslag 4 Web 0 resultatkrav 2 resultatkrav 5 Uddannelse og efteruddannelse 0 resultatkrav 2 resultatkrav Kunderesultat Innovation 6 Netværk 0-2 resultatkrav 3 resultatkrav 7 Myndighedsrådgivning 0 resultatkrav 2 resultatkrav Samarbejde og partnerskaber 8 Samarbejde med sektoren 0-2-3 resultatkrav 4 resultatkrav Økonomiske resultater Interne processer og ressourcer 9 Kommunikationsområdet 0-2-4 resultatkrav 5 resultatkrav 10 Mål for indtjening og medfinansiering 0-2 resultatkrav 3 resultatkrav 1 Strategiske mål: S = Samfundsresultater, K = Kunderesultater, Ø = Økonomiske resultater 7