28. marts 2014 Til beboerne Ved Stampedammen Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling for Grundejerforeningen Ved Stampedammen. Generalforsamlingen afholdes den: 15. april 2014 kl. 19.30 på Ungdomshuset Stampen Lundevej 26 2970 Hørsholm Med venlig hilsen Bestyrelsen Grundejerforeningen Ved Stampedammen Bilag: a) Indkaldelse med dagsorden. b) Bestyrelsens årsberetning c) Årsregnskab for 2013. d) Forslag til budget for 2014. Side 1 af 6
Generalforsamling, tirsdag den 15. april 2014, kl. 19.30. Bilag a I henhold til 11 i Vedtægterne for Grundejerforeningen Ved Stampedammen indkaldes hermed til ordinær generalforsamling, der afholdes tirsdag den 15. april 2014 på Ungdomshuset Stampen, Lundevej 26, 2970 Hørsholm. Generalforsamlingen begynder kl. 19.30 og har følgende dagsorden: 1) Valg af dirigent. 2) Valg af referent. 3) Bestyrelsens beretning (Vedlagt som bilag b) 4) Fremlæggelse af revideret årsregnskab for 2013 (vedlagt som bilag c). 5) Budget for 2014 (vedlagt som bilag d). 6) Gennemgang af beslutningsoplæg og afstemning vedrørende accept af tilbud på Overfladebehandling (OB) af veje og fortove i Ved Stampedammen. 7) Valg af medlemmer til Bestyrelsen. På valg er Christian Wedell-Wedellsborg (4), Lars Bjørck Olsen (44), Lars Eggert- Nielsen (8) og Ole Anker Larsen (45), som alle er villige til genvalg. 8) Valg af revisor. På valg er Ole Stougaard (25), som er villig til genvalg. 9) Valg af revisorsuppleant. På valg er Lennart Friis-Hansen (19), som er villig til genvalg. 10) Valg af maleudvalg. På valg er Leif Christensen (57) og Gert Nilsson (56), som begge er villige til genvalg.. 11) Valg af fællesarealudvalg. På valg er Hans Friis Mathiasen (1), Christian Wedell-Wedellsborg (4) og Steffen Syrach-Larsen (24). Hans (1) og Steffen (24) ønsker ikke genvalg og foreslås af bestyrelsen erstattet af Per Balser (48) og Charlotte Kjeldsen (36), som begge er villige til valg. 12) Valg af facadeudvalg På valg er Anne Rosengaard Jørgensen (31), Lis Bo (54) og Ulla Moldenhawer (57), som alle er villige til genvalg. 13) Eventuelt. Herunder fastsættelse af dato for Stampedag. Side 2 af 6
Bilag b Bestyrelsens årsberetning 2013/14 for Grundejerforeningen Ved Stampedammen Generelt: Bestyrelsen har i årets løb afholdt 5 bestyrelsesmøder. Herudover har Bestyrelsen haft diverse møder med GVS s nedsatte udvalg samt et antal arbejdsmøder uden deltagelse af den samlede Bestyrelse. Bestyrelsen besluttede ved starten af bestyrelsesåret, at der skulle fokuseres på følgende to områder: 1. Vedligeholdelse af veje og kloakker 2. Vedligeholdelse af fællesarealer Vedligeholdelse af veje og kloakker: Bestyrelsen har fortsat arbejdet med at få færdigretableret vores vejes tilstand efter nedlæggelse i jord af vores luftledninger. Som der blev orienteret om i sidste årsberetning har Hørsholm Kommune gennemført den ønskede mangelafhjælpning, bortset fra det afsluttende slidlag, som ikke helt lever op til Bestyrelsens ønsker. Den sidste del af revneforseglingen er nu gennemført, så vi kan komme videre med den nye belægning, som ventes udlagt henover sommeren 2014. Bestyrelsen har I løbet af året arbejdet videre med en plan for vedligeholdelse af belægningerne på vores veje, pladser og fortove. Belægningerne bærer præg af ælde samt de arbejder, der har været foretaget i forbindelse med indlægning af gas og fiber i husene, reparationer på vores kloak- og vandledninger samt nedgravning af strømkabler. Følgevirkningerne heraf er, at vi har haft mange frostskader, der har givet huller I belægningerne, som det løbende har været nødvendigt at udbedre. En tilstandsundersøgelse af vores belægninger har vist, at der vil være en stor økonomisk fordel ved at få udlagt en ny belægning på alle arealerne i hele bebyggelsen én gang for alle, frem for hele tiden at lave mindre lappereparationer, som det har været tilfældet de sidste mange år. Bestyrelsen har derfor indhentet tilbud på en opretning af arealerne, herunder lukning af huller efter vinteren, udbedring af lunker, herunder udbedring af bump, etablering af et ekstra bump samt afmærkning af disse. I forlængelse heraf udlægning af et nyt slidlag på alle veje, pladser og fortove. Det valgte tilbud vil holde omkostningerne hertil indenfor en økonomisk ramme på ca. Kr. 400,000,- incl. moms. Den helt nøjagtige pris på Side 3 af 6
opretningsarbejder kender bestyrelsen først ultimo april, efter en endelig gennemgang af bebyggelsen, med vores asfaltentreprenør. Bestyrelsens har dog med udgangspunkt i dens erfaring med opretningsarbejder, indregnet omkostningerne hertil i ovenstående økonomiske ramme. Det er Bestyrelsens holdning, at det indhentede tilbud er særdeles fordelagtigt. Bestyrelsen forventer efterfølgende, at udgifter til opretningsarbejder i de kommende år vil blive minimeret, så der igen kan hensættes midler til fremtidige vedligeholdelsesarbejder på vores belægninger. Der vil under dagsordenens pkt. 6 stemmes om hvorvidt Bestyrelsen skal acceptere og arbejde videre med det indhentede tilbud, som jf. ovenfor vurderes at være særdeles fordelagtigt. Siden sidste Generalforsamling har Bestyrelsen løbende været i skriftlig kontakt med Hørsholm Vand Aps vedrørende den gentagne underminering af en brønd bag # 23. Status i denne sag er, at Hørsholm Vand har fremsendt et forslag til en fornyelse af det eksisterende kloaksystem, hvor ledningen langs nr. 23 nedlægges, opstrøms ledninger udskiftes med et nyt trykrør og der etableres en ny pumpestation beliggende på en matrikel ejet af Sjælsø Vand. Bestyrelsen har med visse forbehold godkendt Hørsholm Vand s anmodning om lov til at etablere den nye trykledning på fællesarealet (matr. nr. 53a). Hørsholm Vand har på samme vis anmodet Sjælsø Vand om lov til at etablere en pumpestation på Sjælsø Vand s matrikel. Sjælsø Vand har givet en positiv tilbagemelding på denne anmodning. Hørsholm Vand har derfor ladet en Landinspektør ansøge om etablering af pumpestationen i det fredede område. Hørsholm Vand afventer fortsat resultatet af denne ansøgning. Bestyrelsen vil orientere alle, når der tilgår nye oplysninger i sagen. Vedligeholdelse af fællesarealet: Fællesarealudvalget: Hans Friis Mathiasen (1), Christian Wedell-Wedellsborg (4), Steffen Syrach-Larsen (24) Udvalgets beretning for sæsonen 2012/2013: Vi har atter i år kunnet glæde os over et godt og gnidningsfrit samarbejde med vores Gartner i Byen (GiB). Medarbejderne er kapable, tjenstvillige og har efterkommet de ønsker, der løbende har været til forbedringer, f.eks. minimering af græsklatterne på Fælleden m.v.. Hertil kan tilføjes, at alle ydelser leveres til et særdeles rimeligt honorar. Udover fældning af gamle og genplantning af nye Robinier samt div. oprydninger i bede, så er skellet mellem Nr. 15 & 16 og naboen mod øst blevet forskønnet med en ny avnbøg hæk betalt 50/50 mellem Grundejerforeningen og naboens grund mod øst. Side 4 af 6
Fællesarbejdsdagen den 6.oktober bød på et stort fremmøde. Anledningen blev også brugt til at fordele birkebrænde fra gennemførte fældninger på fællesområdet. Det var herligt at se unge og gamle svinge kløverne så brændestykkerne fløj til alle sider. I 2014/15 forudser FAU i samråd med GIB at der bliver fældet adskillige Robinier selvfølgelig med behørig genplantning, herunder Manna ask på pladserne. Robiniernes liv er udtjent Bodil væltede træet mellem Nr. 34 & 35, så der skal luges ud i de mest usunde træer. Facadeudvalget: Anne Rosengaard Jørgensen (31), Lis Bo (54) og Ulla Moldenhawer (57) Udvalgets beretning for sæsonen 2013/2014: Facadeudvalget har behandlet følgende sager: Ansøgning om etablering af skydedøre i nr. 39. Karen Kristiansen har gennem sin byggeleder Per Jensen ansøgt om etablering af skydedøre fra gulv til tagrem. i spisekrog i køkken samt i det tilstødende vinduesparti fra det lille værelse, der er sammenlagt med køkkenet. Facadeudvalget, anbefalede godkendelse af ændringen til bestyrelsen, såfremt vinduernes bredde bliver som de eksisterende, og rammer og karme så vidt muligt ligeledes skal være som eksisterende. Farver skal være de godkendte. Efterfølgende har facadeudvalget anmodet om at en iøjnefaldende ventilator på tag blev gjort mindre iøjnefaldende ved sortmaling det er sket. Ansøgning/godkendelse af isættelse af nye vinduer i nr. 54. Udskiftning af oprindelige vinduer til nye energivenlige vinduer fra Outline med sort alu udvendigt og træ indvendigt. Facadeudvalget (kun Anne og Ulla) anbefalede, at ovennævnte blev godkendt. Ansøgning/godkendelse om solpaneler på tag i nr. 54. Solpanelerne er samme slags som i nr. 6 og er monteret af samme firma (Topenergy). Panelerne er lagt fladt på taget, ikke vinklede og følger forskrifterne. De er derfor ikke synlige nedefra gårdplan. Inverteren er monteret i indvendig bryggers. Facadeudvalget (kun Anne og Ulla) anbefalede, at ovennævnte blev godkendt. Side 5 af 6
Maleudvalget: Leif Christensen (57) og Gert Nilsson (56) I 2013 kunne vi konstatere en synlig forbedring af bebyggelsens tilstand. Mange fulgte maleudvalgets anvisninger. Nogle blev ikke færdige i 2013, men er forberedt til afslutning i år. Nogle få har fortsat ikke udført anvist malearbejde. De vil i samarbejde med bestyrelsen få en særlig henvendelse. Klimaet 2013/14 har været stærkt befordrende for algevæksten. Mange mure er misfarvede (grønne eller sorte). De fleste vil formentlig ikke behøve maling, men blot en afvaskning. Maleudvalget vil i forbindelse med den årlige gennemgang af bebyggelsen også notere mure, der bør forsøges vasket, og vil også prøve at give nogle gode råd om, hvordan en afvaskning/højtrykspuling nemmest kan foretages. Øvrige sager: Af øvrige sager har Bestyrelsen i årets løb behandlet følgende: Dong og Hørsholm Kommunes færdiggørelse af retablering af veje. Gennemført diverse mindre reparationsarbejder af veje og kloakker. Hørsholm Vand s udskiftning af stophane ved #23. Deltagelse i informationsmøde på Fredensborg Rådhus, vedr. EU LIFE projektet omkring Usserød Å. Opfølgning på Maleudvalgets udarbejdede oversigt over nødvendige vedligeholdelsesarbejder på de enkelte boliger. Vedligeholdelse af GVS beboer-, adresse-, telefon- og mailingliste. Bestilling af afhentning af storskrald. Bestilling af tømning af kompostcontainer. Afslutningsvis vil Bestyrelsen benytte lejligheden til at takke de nedsatte udvalg samt foreningens revisor for indsatsen i det forløbne år. En speciel tak til de to afgående medlemmer af Fællesarealudvalget, Hans og Steffen. Også en stor tak til de beboere, der gennem deres store engagement sikrer at de traditionsrige fællesarrangementer Stampedagen, Fastelavnsfesten og Skt. Hans aften føres videre til glæde for alle beboerne. På vegne af Bestyrelsen for Grundejerforeningen Ved Stampedammen Lars Bjørck Olsen (formand) Side 6 af 6